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Dématérialiser vos courriers
                            entrants et dossiers dans
                                SharePoint 2010

                                          Armando Benzaquen
Inge-Com
                                          Senior ECM Consultant
15 rue Charles Paradinas
                                          abenzaquen@inge-com.fr
92110 Clichy
                                          01-40-87-68-89
Std : 01.40.87.16.16
                                          www,inge-com.fr
Agenda
Présentation INGE-COM & Software Innovation


Challenges des Entreprises pour améliorer la gestion des flux Entrants (Courrier,Email,..)


Bénéfices pour l'Entreprise de dématérialiser les courriers Entrants


Présentation de l’offre 360 Case Management


Démonstration Live


Questions / Réponses
Présentation d’Inge-Com
             Inge-Com est une société d’ingénierie spécialisée dans l’intégration

  de solutions logicielles dans le domaine de l’E.C.M et la mise en œuvre des infrastructures
                                      techniques associées.



                            Création en 1988, 60 collaborateurs
                            CA consolidé : 8,58 Millions €
                            2 structures
                            Plus de 1000 clients actifs




                                                                    Pôle SSII
          Pôle Projet & Intégration
Ingénierie Documentaire
   Un département Ingénierie Documentaire lancé en 2001.
    Expériences de nos équipes dans la conduite de projet ECM
   (méthodologie projet, conduite du changement, intégration au
   SI…)
   Compétences SharePoint 2007/2010
   Expertise Open Text Content Server 2010 /Open Text Edocs
   Prestations AMOA /AMOE
   Case Management 360
Exemples de projets :

      Gestion de Contenu
      Dématérialisation de documents (contrats, factures…)
      Business Process Management (BPM)
      Record Management / Archivage légal,
      Archivage Messagerie, Applicatifs…
Quelques Références Inge-Com
Software Innovation in short
Company Facts
  25th Anniversary
  Focused ISV with a portfolio of standard
  Case & Document Management systems
  on the SharePoint and Office platforms
  Strong Technical and Business Alignment
  with Microsoft
  Target Market Segments:
      Public Sector, Government,
      Healthcare
      Organizations, Utilities
      Oil & Gas, Construction, Engineering

  Multi-Channel Business Model
  Over 300 employees based out of Norway,
  Sweden, and Denmark
  R&D in Norway and India
  Owned by Borea Private Equity
  Approx. 50 MEUR in 2009 revenues
Software Innovation international
                 positioning
Software Innovation has more than 25 years of experience and expertise in the
Information Management area
Software Innovation is a leading vendor of standard Case & Document Management
solutions on Microsoft SharePoint, with a strong dedication to help organizations
control, manage and share information and documents.
With its 300 employees, Software Innovation is perceived as a leading provider of
vertical Enterprise Content Management applications on Microsoft SharePoint.
The company is committed to providing future proof, flexible, and user friendly
standard solutions that promote increased productivity, efficient processes and
business control for public authorities and private enterprises.
The company has local operations and a strong partner network across the EMEA
360° Competitive Positioning
     °

360° does not compete directly with ECM
platforms like Open Text LiveLink, Oracle ECM,
EMC Documentum, or IBM FileNet

360° combines document-, records- , case- and
relationship management in one single product
and is built into a leading ECM & coplatform -
Microsoft SharePoint

360° is a “Composite Content Application”
that can orchestrate people, process and content
                                                              Contact
based on a framework and vertical configurations
based on domain expert knowledge                     Case               Project



                                                   Document             Activity


                                                              Custom
Challenges des
Entreprises




                 Slide 9
Quelques chiffres


Entre 70-90% du contenu est de
type non structuré
                                   … a typical organisation spends …
Environ 200 de croissance par an   $20 in labor to file one document
                                   $120 in labor to find a misfiled document
Le volume papier continu à         $220 in labor to reproduce a lost document
augmenter                          $8 to $15 to courier or overnight a document
                                   $12,000 per year to maintain one file
Les volumes eMails connaissent       cabinet with four file drawers
une croissance exponentielle
                                   Photocopies a typical document 19 times

De plus en plus d’échanges         Loses 7.5 percent of all documents
électroniques.                     Misfiles a remaining 3 percent of all
                                    documents




                                                                           Slide 10
Challenges des Entreprises
Problème numéro 1 -- > le papier
Au niveau de l’Entreprise :
   Volumétrie : Il y a encore trop papier (courrier, ..) dans
   l’Entreprise

   Coût/ Temps de traitement élevé du courrier papier
   versus un document électronique :

          - Distribution manuelle
          - Indexation
          - Recherche
          - Classement
          - Archivage

   Le temps de traitement élevé est un frein à
   l’amélioration de la qualité de service Client

   Nombreux risques liés aux traitements des courriers
   papiers :

          - perte/oubli d’un document
          - problème de confidentialité
                                                                Slide 11
Challenges des Entreprises
Au niveau de l’Entreprise :
     Rends plus difficile la mise en conformité
    des documents vis à vis des différentes
    régulations en vigueur (plus facile à gérer
    au format électronique).

    Difficulté d’accéder aux documents dans
    un contexte multi-site


    Difficulté d’avoir un vue globale d’un
    dossier (client, affaire, crédit, contrat ..)


    Duplication du contenu inévitable


    Besoins croissants en espaces de
    stockage physique,
                                                    Slide 12
Challenges des Entreprises
Au niveau du Service Courrier

   Manque d’efficacité et coût de fonctionnement
   élevé

   Difficulté à fournir un service de qualité et rapide
   aux différents départements de l’Entreprise

   Erreurs de qualification/dispatch du courrier

   Difficulté d’accélérer les processus liés au
   courrier entrant

   Nécessite de nombreuses ressources pour
   préparer les courriers et le capturer
   efficacement.

   Perte d'information ou documents égarés




                                                          Slide 13
Mise en œuvre d’une politique de
dématérialisation progressive :
- Courrier Entrant
- Dossiers (Case)
- Autres Formulaires




                             Slide 14
1 - Dématérialisation de certains dossiers/case



             Capture de toutes
              les informations
                 du dossier      Partenaires
                                  externes


                                               Notes du
                                               dossier
                                                          Tâches
 Profil du
 dossier                                                      Collaboration




                   Documents
                   du dossier


                                                              Traçabilité
Exemples de cases Entreprises
                                          Fonctionnalités clés :
 110103                        Sinistre
 Crédit                        ABC2010    • Capture d’informations

                                          • Extraction des données

                                          • Gestion des processus
                                            métiers

  Gestion d’une enquête                   • Gestion de contenu
  Gestion d’un appel d’offre
                                          • Conformité et conservation
  Demande de Prêt Bancaire                  des records
  Gestion d’une Plainte
                                          • Collaboration (et workflow ad
  Gestion d’un incident Technique           hoc)

                                          • Gestion des communications
                                            clients

                                                                     Slide 16
2- Dématérialiser le courrier entrant

Pourquoi la dématérialisation du Courrier
entrant est un processus Clé ?



Parce que tous les documents CRITIQUES
de l’Entreprise passent par le Mailroom (les
chèques, les contrats, les propositions, les
avenants, les factures, …) afin d’être
distribués au bon service pour traitement .




                                               Slide 17
Bénéfices pour l’Entreprise
 Création de valeur : -- > Permets d’automatiser de nombreux
 processus de l’Entreprise par une intégration forte au SI (Processus
 Factures, Relance Contrats, Cdes, ..) en remplacement des
 processus manuels.


 Réduction des coûts élevés du Back Office


 Réduction du temps de traitement par une mise à disposition
 immédiate de l’information aux utilisateurs (après Capture &
 indexation)


 Augmentation des revenues par un meilleur processus de traitement
 plus rapide (relance des contrats, facturation, ..)


 Réduction des espaces de stockage




                                                                        Slide 18
Bénéfices pour l’Entreprise

Amélioration de la qualité de Service Client (capacité de
réactivité, )


Réduction des risques en respectant les exigences de
conformité (Traçabilité, Sécurité,..)



Productivité & compétitivité accrue (Optimisation de la réactivité
du Front Office )


Gestion multicanale Entrante/ Sortante : prise en charge des
flux Emails, Fax et Formulaires Web.




                                                                     Slide 19
Enquête AIIM 2012




                    Slide 20
Solution proposée




                    Slide 21
Combinaison de Microsoft SharePoint + 360




                                   Fonctions de Case management &
   Ergonomie                       Record Management avancé pour
   Facilite Adoption utilisateur   SharePoint 2010
   Collaboration                   Module 360 de Correspondance
   Moteur de Worfklow Intégré      Management Multi-Canal
   Portail Intranet/Extranet       Dématérialisant de tout type de
   Fonctions de Web content        dossier (clients, Contrats, Crédits,
                                   HR,)




                                                                     Slide 22
Part de marché de SharePoint

Un engouement croissant du marché
 Monde
    100 Millions d’utilisateurs (soit 20% de la base installée Office Client),
    +17.000 clients dans le Monde
    1 Milliards $ de CA atteint en l’espace de 6 ans
 France :
    Plus de 2 millions d’utilisateurs*
    1000 clients
    Compte EPG :40% du PCIB (soit environ 3,5 millions de PC) sont équipés
    de licences SharePoint
    30% de croissance entre FY08 et FY09         + de 55% sur les Grands
    Comptes
SharePoint as Business Platform

                     Portail
   Workflow

                                    GED
Social
Networking                           Collaboratif

Business                             Composites
intelligence
                                    Recherche
                                    d'Entreprise
 Formulaires
360 Case Management
Une application pouvant répondre en Standard à de nombreux besoins des départements

                                            Suivi des projets
        Tous types de
          demandes
     (travaux, plaintes,                                              Base de contacts
         crédits , ..)                                                   internes &
                                                                          externes
                                 Project                              (fournisseurs, .)


                    Case                           Contact

                             Process
                Document                           Activity

                                Property                              Gestionnaire de
                                                                          tâches
  Courrier, Email, FAX,
    formulaire Web
                                                       Property,
                                                     contracts etc.
Diapositive 25

1           Mona - two titles on this page, have translated both
            Mac User; 10/06/2011
1


The Case Management Folder                                            8
                                                                           9                 2

                                                                                                 3

                                                                       7                         4
                                                                                6       5




                              Capture de toutes les
                              informations
                              concernant le Case
                              depuis sa création
                              jusqu’à son archivage




                                                   Documents
                                      Record
                                   classificatio                  Process info
                                        n



                             Etc                                                 Board
                                                                                handling

                                                   Case
                                                   folder
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                                                   Case details
Schéma fonctionnel
SharePoint & 360




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                All components in SharePoint Foundation
                   can be used with 360
                                                                           Live Meeting
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Applications 360 de Case
Management prêtes à l’emploi




                          Slide 29
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- contracts             - meetings                   - suppliers
- correspondence etc.   - telephone conversations    - customers



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                               Starting from the project folder




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INGE COM - Optimisez vos processus métiers en dématérialisant vos courriers entrants et dossiers dans SharePoint 2010

  • 1. Dématérialiser vos courriers entrants et dossiers dans SharePoint 2010 Armando Benzaquen Inge-Com Senior ECM Consultant 15 rue Charles Paradinas abenzaquen@inge-com.fr 92110 Clichy 01-40-87-68-89 Std : 01.40.87.16.16 www,inge-com.fr
  • 2. Agenda Présentation INGE-COM & Software Innovation Challenges des Entreprises pour améliorer la gestion des flux Entrants (Courrier,Email,..) Bénéfices pour l'Entreprise de dématérialiser les courriers Entrants Présentation de l’offre 360 Case Management Démonstration Live Questions / Réponses
  • 3. Présentation d’Inge-Com Inge-Com est une société d’ingénierie spécialisée dans l’intégration de solutions logicielles dans le domaine de l’E.C.M et la mise en œuvre des infrastructures techniques associées. Création en 1988, 60 collaborateurs CA consolidé : 8,58 Millions € 2 structures Plus de 1000 clients actifs Pôle SSII Pôle Projet & Intégration
  • 4. Ingénierie Documentaire Un département Ingénierie Documentaire lancé en 2001. Expériences de nos équipes dans la conduite de projet ECM (méthodologie projet, conduite du changement, intégration au SI…) Compétences SharePoint 2007/2010 Expertise Open Text Content Server 2010 /Open Text Edocs Prestations AMOA /AMOE Case Management 360 Exemples de projets : Gestion de Contenu Dématérialisation de documents (contrats, factures…) Business Process Management (BPM) Record Management / Archivage légal, Archivage Messagerie, Applicatifs…
  • 6. Software Innovation in short Company Facts 25th Anniversary Focused ISV with a portfolio of standard Case & Document Management systems on the SharePoint and Office platforms Strong Technical and Business Alignment with Microsoft Target Market Segments: Public Sector, Government, Healthcare Organizations, Utilities Oil & Gas, Construction, Engineering Multi-Channel Business Model Over 300 employees based out of Norway, Sweden, and Denmark R&D in Norway and India Owned by Borea Private Equity Approx. 50 MEUR in 2009 revenues
  • 7. Software Innovation international positioning Software Innovation has more than 25 years of experience and expertise in the Information Management area Software Innovation is a leading vendor of standard Case & Document Management solutions on Microsoft SharePoint, with a strong dedication to help organizations control, manage and share information and documents. With its 300 employees, Software Innovation is perceived as a leading provider of vertical Enterprise Content Management applications on Microsoft SharePoint. The company is committed to providing future proof, flexible, and user friendly standard solutions that promote increased productivity, efficient processes and business control for public authorities and private enterprises. The company has local operations and a strong partner network across the EMEA
  • 8. 360° Competitive Positioning ° 360° does not compete directly with ECM platforms like Open Text LiveLink, Oracle ECM, EMC Documentum, or IBM FileNet 360° combines document-, records- , case- and relationship management in one single product and is built into a leading ECM & coplatform - Microsoft SharePoint 360° is a “Composite Content Application” that can orchestrate people, process and content Contact based on a framework and vertical configurations based on domain expert knowledge Case Project Document Activity Custom
  • 10. Quelques chiffres Entre 70-90% du contenu est de type non structuré … a typical organisation spends … Environ 200 de croissance par an $20 in labor to file one document $120 in labor to find a misfiled document Le volume papier continu à $220 in labor to reproduce a lost document augmenter $8 to $15 to courier or overnight a document $12,000 per year to maintain one file Les volumes eMails connaissent cabinet with four file drawers une croissance exponentielle Photocopies a typical document 19 times De plus en plus d’échanges Loses 7.5 percent of all documents électroniques. Misfiles a remaining 3 percent of all documents Slide 10
  • 11. Challenges des Entreprises Problème numéro 1 -- > le papier Au niveau de l’Entreprise : Volumétrie : Il y a encore trop papier (courrier, ..) dans l’Entreprise Coût/ Temps de traitement élevé du courrier papier versus un document électronique : - Distribution manuelle - Indexation - Recherche - Classement - Archivage Le temps de traitement élevé est un frein à l’amélioration de la qualité de service Client Nombreux risques liés aux traitements des courriers papiers : - perte/oubli d’un document - problème de confidentialité Slide 11
  • 12. Challenges des Entreprises Au niveau de l’Entreprise : Rends plus difficile la mise en conformité des documents vis à vis des différentes régulations en vigueur (plus facile à gérer au format électronique). Difficulté d’accéder aux documents dans un contexte multi-site Difficulté d’avoir un vue globale d’un dossier (client, affaire, crédit, contrat ..) Duplication du contenu inévitable Besoins croissants en espaces de stockage physique, Slide 12
  • 13. Challenges des Entreprises Au niveau du Service Courrier Manque d’efficacité et coût de fonctionnement élevé Difficulté à fournir un service de qualité et rapide aux différents départements de l’Entreprise Erreurs de qualification/dispatch du courrier Difficulté d’accélérer les processus liés au courrier entrant Nécessite de nombreuses ressources pour préparer les courriers et le capturer efficacement. Perte d'information ou documents égarés Slide 13
  • 14. Mise en œuvre d’une politique de dématérialisation progressive : - Courrier Entrant - Dossiers (Case) - Autres Formulaires Slide 14
  • 15. 1 - Dématérialisation de certains dossiers/case Capture de toutes les informations du dossier Partenaires externes Notes du dossier Tâches Profil du dossier Collaboration Documents du dossier Traçabilité
  • 16. Exemples de cases Entreprises Fonctionnalités clés : 110103 Sinistre Crédit ABC2010 • Capture d’informations • Extraction des données • Gestion des processus métiers Gestion d’une enquête • Gestion de contenu Gestion d’un appel d’offre • Conformité et conservation Demande de Prêt Bancaire des records Gestion d’une Plainte • Collaboration (et workflow ad Gestion d’un incident Technique hoc) • Gestion des communications clients Slide 16
  • 17. 2- Dématérialiser le courrier entrant Pourquoi la dématérialisation du Courrier entrant est un processus Clé ? Parce que tous les documents CRITIQUES de l’Entreprise passent par le Mailroom (les chèques, les contrats, les propositions, les avenants, les factures, …) afin d’être distribués au bon service pour traitement . Slide 17
  • 18. Bénéfices pour l’Entreprise Création de valeur : -- > Permets d’automatiser de nombreux processus de l’Entreprise par une intégration forte au SI (Processus Factures, Relance Contrats, Cdes, ..) en remplacement des processus manuels. Réduction des coûts élevés du Back Office Réduction du temps de traitement par une mise à disposition immédiate de l’information aux utilisateurs (après Capture & indexation) Augmentation des revenues par un meilleur processus de traitement plus rapide (relance des contrats, facturation, ..) Réduction des espaces de stockage Slide 18
  • 19. Bénéfices pour l’Entreprise Amélioration de la qualité de Service Client (capacité de réactivité, ) Réduction des risques en respectant les exigences de conformité (Traçabilité, Sécurité,..) Productivité & compétitivité accrue (Optimisation de la réactivité du Front Office ) Gestion multicanale Entrante/ Sortante : prise en charge des flux Emails, Fax et Formulaires Web. Slide 19
  • 20. Enquête AIIM 2012 Slide 20
  • 21. Solution proposée Slide 21
  • 22. Combinaison de Microsoft SharePoint + 360 Fonctions de Case management & Ergonomie Record Management avancé pour Facilite Adoption utilisateur SharePoint 2010 Collaboration Module 360 de Correspondance Moteur de Worfklow Intégré Management Multi-Canal Portail Intranet/Extranet Dématérialisant de tout type de Fonctions de Web content dossier (clients, Contrats, Crédits, HR,) Slide 22
  • 23. Part de marché de SharePoint Un engouement croissant du marché Monde 100 Millions d’utilisateurs (soit 20% de la base installée Office Client), +17.000 clients dans le Monde 1 Milliards $ de CA atteint en l’espace de 6 ans France : Plus de 2 millions d’utilisateurs* 1000 clients Compte EPG :40% du PCIB (soit environ 3,5 millions de PC) sont équipés de licences SharePoint 30% de croissance entre FY08 et FY09 + de 55% sur les Grands Comptes
  • 24. SharePoint as Business Platform Portail Workflow GED Social Networking Collaboratif Business Composites intelligence Recherche d'Entreprise Formulaires
  • 25. 360 Case Management Une application pouvant répondre en Standard à de nombreux besoins des départements Suivi des projets Tous types de demandes (travaux, plaintes, Base de contacts crédits , ..) internes & externes Project (fournisseurs, .) Case Contact Process Document Activity Property Gestionnaire de tâches Courrier, Email, FAX, formulaire Web Property, contracts etc.
  • 26. Diapositive 25 1 Mona - two titles on this page, have translated both Mac User; 10/06/2011
  • 27. 1 The Case Management Folder 8 9 2 3 7 4 6 5 Capture de toutes les informations concernant le Case depuis sa création jusqu’à son archivage Documents Record classificatio Process info n Etc Board handling Case folder Access Log history Parties References involved Case details
  • 29. SharePoint & 360 Web Upload Initiate parts Archive All components in SharePoint Foundation can be used with 360 Live Meeting Documents & News Project Office Images Tasks Lists Blogs Survey/ Calendar Discussions Links Wikis forms
  • 30. Applications 360 de Case Management prêtes à l’emploi Slide 29
  • 32. 360 Contract Management Documents Activities Contacts - contracts - meetings - suppliers - correspondence etc. - telephone conversations - customers Vue à 360 degré d’un dossier
  • 33. 360 Project Management 360 degrees overview: Starting from the project folder Project Case Contact Process Document Activity Property
  • 35. Mobilité eWorker for iPad Slide 34
  • 36. Mobilité eWorker for iPad Slide 35