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Jeu des achats 2019

Le document présente le jeu d'entreprise 'Le jeu des achats®' qui initie les participants aux compétences clés du métier d'acheteur, incluant la sélection et la négociation avec les fournisseurs ainsi que la gestion du portefeuille d'achats. Destiné à un public varié, il se déroule sur une durée de 7 heures, divisée en plusieurs phases axées sur la compréhension et la mise en pratique des processus d'achats. Les participants exécutent des simulations basées sur des scénarios réels, visant à améliorer leur stratégie d'achat et à faire face aux imprévus dans la gestion des fournisseurs.

Formation◦
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Tout droit réservé - CIPE 201 www.CIPE.fr diaporama de présentation du jeu d'entreprise : Une mise en situation interactive pour comprendre le métier d’acheteur Le jeu des Achats® a été développé d'après une idée originale de Julie JAMBERT (consultante formatrice enseignante Achat & Logistique)
Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 2 • 1ère phase du jeu : Découvrir le métier d’acheteur – Les prérogatives de l’acheteur vs Approvisionneur – Définir le processus Achat – Sélection des fournisseurs: • Recueil des besoins et définition du cahier des charges pour appel d’offre • Dépouillement de l’appel d’offre et sélection des fournisseurs – Négociation simple: • Préparation d’un entretien de négociation • Réalisation d’un entretien de négociation • 2ème phase du jeu : mise en mouvement – Mettre en place sa stratégie achat et gérer son portefeuille fournisseurs – Mots-clés : • Leviers d’action • Partenariat fournisseur • Double source Description du jeu en 1 diapo Le jeu des Achats® est une initiation au métier d’acheteur Tout droit réservé - CIPE 2019 - www.CIPE.fr
Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 33 • Public concerné : – Tout public – Encadrement, Maîtrise, Employés – Etudiants • Taille du groupe : – entre 6 et 36 personnes • 7h00 – Fractionnable en plusieurs séances Public et Durée Tout droit réservé - CIPE 2019 - www.CIPE.fr
Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 4 • Mettre en œuvre les bonnes pratiques du métier d’acheteur: – Comprendre quels sont les enjeux et les contraintes du métier d’acheteur au quotidien – Mettre en œuvre le processus Achat – Etre capable de réaliser une négociation simple (phase préparatoire et entretien de négociation) • Simuler le pilotage d’un portefeuille fournisseurs et les leviers d’action à disposition de l’acheteur. • Mettre en œuvre les bonnes stratégies au bon moment. Objectifs Le jeu des Achats® Le jeu des Achats® est une initiation au métier d’acheteur Tout droit réservé - CIPE 2019 - www.CIPE.fr
Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 5 • Le nombre de participants peut varier de 6 à 36 personnes : • Le nombre idéal est entre 12 et 24 personnes Participants 2 à 6 équipes de 2 à 6 personnes 5Tout droit réservé - CIPE 2019 - www.CIPE.fr
Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 6 • 6 équipes sont constituées • Elles sont en compétition • On peut mettre en jeu de 2 à 6 équipes Préparation de la salle tableau de papier vidéo-projection affichage commun A D E F C B Tout droit réservé - CIPE 2019 - www.CIPE.fr
Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 7 Contenus des chapitres §Les participants découvrent l'activité de l'entreprise et la mission qu’ils devront remplir §Préciser les activités de l’acheteur et celles de l’approvisionneur §Les équipes remettent dans l’ordre les activités du processus Achat §Parmi 3 cas possibles (Imprimantes, MP Grumes, Espaces verts) recueillir le besoin et formaliser le cahier des charges. §Le but est de prendre conscience de l’importance de comprendre les besoins du client. §Les équipes doivent dépouiller l’appel d’offre et choisir les fournisseurs à rencontrer. §Le but est d’identifier les critères techniques, financiers etc… à évaluer pour choisir les fournisseurs. §Comprendre la décomposition d’un coût complet §A l’aide du déroulé type de négociation, les équipes doivent préparer leur entretien de négociation. §Le but est de percevoir l’importance de préparer son entretien de négociation. §Les équipes réalisent l’entretien de négociation préparé. §Le but est de comprendre les étapes de l’entretien de négociation sur un cas simple. §Les équipes sont en compétition §Elles doivent faire évoluer leur portefeuille fournisseurs en fonction de la stratégie de l’entreprise. §Le but est de sécuriser l’activité tout en réduisant ses coûts d’achat. Vue d'ensemble de la simulation Présentation de l'entreprise 1. Prérogatives de l’Acheteur et Processus Achat 3. Choix des fournisseurs à négocier 4. Préparation de la négociation 10 min 40 min 1 h 20 min 40 min Total : 7 h 00 5. Négociation 6. Gestion du portefeuille fournisseurs 40 min 3 h 30 Durées : 7. Débriefing Variable §Leviers d’actions 10’ §Explications 20' §Année 1 1h00’ §Année 2 45’ §Année 3 45’ 2. Expression du besoin et Cahier des Charges Tout droit réservé - CIPE 2019 - www.CIPE.fr
Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 8 Contenu de la notation Type de notation §On note la bonne affectation des activités de l’acheteur et de l’approvisionneur. §On note le bon enchaînement des activités du processus Achats et leur définition. §Principe du démérite : 1 point de moins par erreur Quantitative §On note la bonne rédaction du cahier des charges en fonction des critères à faire figurer (voir correction proposée) §Principe du démérite : 1 point de moins par erreur Quantitative & Qualitative §On note le bon choix des fournisseurs à négocier en fonction de la correction proposée. Quantitative §Notation quelque peu subjective, à l'appréciation de l'animateur §Notation trop longue à réaliser Qualitative Trop longue §Notation quelque peu subjective, à l'appréciation de l'animateur §Notation trop longue à réaliser Qualitative Trop longue §On note la bonne affectation des leviers d’action à leur définition. §Chaque équipe rédige (en dehors de la salle) son dossier de restitution §L'animateur note le niveau des résultats atteints, et l'argumentation du dossier Quantitative & Qualitative • Les différents chapitres du jeu permettent de noter les équipes : Proposition de notation des équipes (enseignement) 2. Prérogatives de l’Acheteur et Processus Achat 4. Choix des fournisseurs à négocier 5. Préparation de la négociation 6. Négociation 7. Gestion du portefeuille fournisseurs 3. Expression du besoin et Cahier des Charges Tout droit réservé - CIPE 2019 - www.CIPE.fr
Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 9 1) Introduction: contexte de l’entreprise 2) Prérogatives de l’acheteur et processus achat 3) Expression du besoin et cahier des charges 4) Choix des fournisseurs à négocier 5) Préparation de la négociation 6) Négociation 7) Gestion du portefeuille fournisseurs 8) Débriefing DÉROULEMENT Tout droit réservé - CIPE 2019 - www.CIPE.fr
Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 10 Contexte • Vous travaillez pour Décomeuble, une entreprise de fabrication de meubles en bois massif. • Vous êtes positionné sur une clientèle haut de gamme. • Fort du constat de l’intérêt pour les meubles en bois relooké. • Vous avez lancé une nouvelle gamme de produits plus contemporains dans différents univers, qui tranchent avec les couleurs de bois traditionnelles. SalonChambre Bureau Tout droit réservé - CIPE 2019 - www.CIPE.fr
Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 11 Professionnalisation des Achats • Votre positionnement sur le meuble relooké est en forte croissance. • La direction de l’entreprise décide de professionnaliser sa chaîne logistique et donc ses achats. • Pour cela, Décomeuble vous recrute en tant qu’acheteur professionnel. • Vous êtes un expert Achat mais pas forcément un expert du secteur. L’entreprise en a conscience mais c’est votre expertise Achat qui est primordiale. • Historique sur les achats : – beaucoup de petits fournisseurs, – pas de continuité dans la qualité des approvisionnements, dans le suivi des interlocuteurs, la traçabilité des lots etc…. • Le montant des achats annuels s’élèvent pour l’entreprise à 6,72 millions d’euros soit 70% du CA réalisé. Tout droit réservé - CIPE 2019 - www.CIPE.fr
Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 12 Vos missions •Vous devrez définir et mettre en œuvre le processus Achat de l’entreprise. •Vous sélectionnerez et négocierez de nouveaux fournisseurs. •Vous piloterez votre portefeuille fournisseurs en fonction de la stratégie de l’entreprise. Tout droit réservé - CIPE 2019 - www.CIPE.fr
Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 13 1) Introduction: contexte de l’entreprise 2) Prérogatives de l’acheteur et processus achat 3) Expression du besoin et cahier des charges 4) Choix des fournisseurs à négocier 5) Préparation de la négociation 6) Négociation 7) Gestion du portefeuille fournisseurs 8) Débriefing DÉROULEMENT Tout droit réservé - CIPE 2019 - www.CIPE.fr Objectif du chapitre Positionner le cadre d’intervention de l’acheteuren terme d’activité et de processus.
Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 14 Mise en place d’un processus Achat : le rôle de chacun Vos premières actions: üSpécifier les activités de l’acheteur et les activités de l’approvisionneur. üChaque activité n’est dédiée qu’à l’un ou l’autre des métiers. X X Tout droit réservé - CIPE 2019 - www.CIPE.fr
Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 15 Mise en place du processus Achat de l’entreprise Les participants devront organiser les étapes du processus achat et associer les définitions correspondantes à chaque activité. Tout droit réservé - CIPE 2019 - www.CIPE.fr
Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 16 1) Introduction: contexte de l’entreprise 2) Prérogatives de l’acheteur et processus achat 3) Expression du besoin et cahier des charges 4) Choix des fournisseurs à négocier 5) Préparation de la négociation 6) Négociation 7) Gestion du portefeuille fournisseurs 8) Débriefing DÉROULEMENT Tout droit réservé - CIPE 2019 - www.CIPE.fr Objectif du chapitre Recueillir l’information auprès des bonsinterlocuteurs, comprendre le besoin et savoir leformaliser sous forme de cahier des charges.…
Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 17 Priorisation des actions à mener •Les équipes sont chargées de recueillir le besoin et de le formaliser sous forme de Cahier des charges pour 3 types d’achat: •Achat de Matière première: – Grumes •Achat de produit: – les imprimantes •Achat de prestation de service: – Entretien des espaces verts Tout droit réservé - CIPE 2019 - www.CIPE.fr
Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 18 Recueil du besoin et formalisation Fiches interviews des prescripteurs ou utilisateurs Rédaction du Cahier des charges Fonctionnel Questionnement du besoin Tout droit réservé - CIPE 2019 - www.CIPE.fr
Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 19 1) Introduction: contexte de l’entreprise 2) Prérogatives de l’acheteur et processus achat 3) Expression du besoin et cahier des charges 4) Choix des fournisseurs à négocier 5) Préparation de la négociation 6) Négociation 7) Gestion du portefeuille fournisseurs 8) Débriefing DÉROULEMENT Tout droit réservé - CIPE 2019 - www.CIPE.fr Objectif du chapitre Analyser les propositions des fournisseurs enidentifiant les critères clés. Choisir les fournisseurs pour la négociation
Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 20 • Vous analysez les offres reçues des fournisseurs et Choix des fournisseurs à négocier Offres des fournisseurs Fiche de dépouillement Tout droit réservé - CIPE 2019 - www.CIPE.fr
Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 21 1) Introduction: contexte de l’entreprise 2) Prérogatives de l’acheteur et processus achat 3) Expression du besoin et cahier des charges 4) Choix des fournisseurs à négocier 5) Préparation de la négociation 6) Négociation 7) Gestion du portefeuille fournisseurs 8) Débriefing DÉROULEMENT Tout droit réservé - CIPE 2019 - www.CIPE.fr Objectif du chapitre Comprendre l’importance de préparer sonentretien de négociation Définir les objectifs de négociation
Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 22 • Dans chaque équipe, les participants se répartissent les rôles d’acheteur et de vendeur. • Sur le cas des imprimantes vous préparez votre entretien de négociation à l’aide de la trame proposée Préparation de l’entretien de négociation Tout droit réservé - CIPE 2019 - www.CIPE.fr
Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 23 1) Introduction: contexte de l’entreprise 2) Prérogatives de l’acheteur et processus achat 3) Expression du besoin et cahier des charges 4) Choix des fournisseurs à négocier 5) Préparation de la négociation 6) Négociation 7) Gestion du portefeuille fournisseurs 8) Débriefing DÉROULEMENT Tout droit réservé - CIPE 2019 - www.CIPE.fr Objectif du chapitre Suivre le déroulé type d’un entretien denégociation. Argumenter et atteindre ses objectifs denégociation
Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 24 Entretien de négociation – Mise en situation • Les participants réalisent leur en entretien de négociation à l’aide de la préparation réalisée. • Les autres membres de l’équipe observent l’entretien et analysent son déroulement grâce à la grille d’évaluation. Tout droit réservé - CIPE 2019 - www.CIPE.fr
Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 25 1) Introduction: contexte de l’entreprise 2) Prérogatives de l’acheteur et processus achat 3) Expression du besoin et cahier des charges 4) Choix des fournisseurs à négocier 5) Préparation de la négociation 6) Négociation 7) Gestion du portefeuille fournisseurs 8) Débriefing DÉROULEMENT Tout droit réservé - CIPE 2019 - www.CIPE.fr Objectif du chapitre Comprendre les leviers d’action à disposition del’acheteur dans sa relation fournisseurMettre en œuvre la stratégie achat et voirl’impact des décisions sur le fonctionnement del’entreprise.
Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 26 Leviers d’action de l’acheteur - Correction • Les équipes découvrent les leviers d’action à disposition de l’acheteur en associant le levier et la bonne définition associée. Tout droit réservé - CIPE 2019 - www.CIPE.fr
Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 27 • Chaque équipe choisit les fournisseurs avec lesquels elle va travailler et les leviers d’actions les plus pertinents qu’elle va mettre en œuvre. Investissement § Répondant le mieux à la stratégie de l’entreprise § Permettant de sécuriser l’activité § Permettant de réduire les coûts § Assurant un partenariat fournisseur Tout droit réservé - CIPE 2019 - www.CIPE.fr
Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 28 Principe de la gestion du portefeuille fournisseurs Comprendre la stratégie de l’entreprise Choisir les fournisseurs Choisir les leviers d’action Faire face aux évènements Tout droit réservé - CIPE 2019 - www.CIPE.fr
Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 29 Détail d’un fournisseur Localisation du fournisseur Fusiona Espagne 195 k€ 193 k€ 191 k€ 189 k€ 187 k€ 185 k€ H Coût du fournisseur initial Coût du fournisseur après mise en œuvre des leviers d’actions Tout droit réservé - CIPE 2019 - www.CIPE.fr Fournisseur historique Plateau de gestion du portefeuille fournisseurs
Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 30 Choix d’un fournisseur en double source / monosource Double source Mono source Mono source Tout droit réservé - CIPE 2019 - www.CIPE.fr Fournisseur non retenu Solution non retenue
Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 31 Choix d’un fournisseur en double source / monosource Double source Mono source Mono source Tout droit réservé - CIPE 2019 - www.CIPE.fr Fournisseur nonretenu Solution non retenue
Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 32 • Plusieurs événements surviennent : • Ces événements impactent plus ou moins fortement différents coûts de l’entreprise, en fonction des leviers d’actions mis en œuvre. Faire face aux événements Exemple d'événement : Vous êtes convoqué par la comptabilité. Il apparaît un écart de facturation chez votre fournisseur Pièces plastiques. Vous avez acheté des marchandises à la pièce. Le prix facturé est au carton. Le prix indiqué sur les factures n’étant pas strictement identique à celui commandé, la comptabilité a bloqué les paiements. Surcoûts liés à des impacts sur Impacts Achats Logistique et transport Production Qualité Réglemen- tation Satisfaction client 2. Commande attendue ne sera pas livrée + 1 000 € + 1 000 € Tout droit réservé - CIPE 2019 - www.CIPE.fr
Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 33 • L'équipe gagnante est celle qui réduit ses coûts d’achat tout en sécurisant l’activité (en minimisant les surcoûts liés aux aléas) • Le jeu se déroule sur 3 périodes, avec contextes et événements spécifiques Gestion du portefeuille fournisseurs Période 1 Période 2 Période 3 Coûts d’achat Surcoûts logistiques Surcoûts Production Surcoûts Qualité Contexte Événements Contexte Événements Contexte Événements Surcoûts liés à Réglementation Surcoûts liés à l’insatisfaction client Surcoûts Qualité Tout droit réservé - CIPE 2019 - www.CIPE.fr
Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 34 1) Présentation de l'entreprise & Indicateurs de Résultat 2) Cartographie & Indicateurs de Processus 3) Construction des Indicateurs 4) Indicateurs d'Action 5) Contribution aux Indicateurs de Résultat 6) Calcul des Indicateurs 7) Plan de progrès 8) Débriefing DÉROULEMENT Objectif du chapitre Prendre de la hauteur sur ce qui a été apprisdurant le jeu Tout droit réservé - CIPE 2019 - www.CIPE.fr
Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 35 • Le débriefing est orienté autour de la matrice de Kraljic et des stratégies associées • Les participants sont amenés à se demander: – Qu'est-ce qui est proche de la réalité ? – Qu'est-ce qui est éloigné de la réalité ? • Quels sont les contributions de l’acheteur à la performance de l’entreprise? Débriefing Tout droit réservé - CIPE 2019 - www.CIPE.fr
Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 36 • Un dossier de restitution (trame sous PowerPoint) est proposé dans le jeu • L'objectif est double : – Valider la compréhension – Débriefer la stratégie • Le dossier est rempli par chaque équipe en dehors de la salle, et est : – soit donné à l'enseignant – soit présenté à l'enseignant (exposé) • Il fait l'objet d'une notation • Ci-contre, le contenu que nous proposons Trame dossier de restitution Contenus Commentaires 1 Rôle de l’acheteur et approvisionneur Avec vos propres mots, expliquez le rôle de l’acheteur et le rôle de l’approvisionneur 2 Processus Achat Quelles sont les étapes majeures d’un processus achat avec vos mots ? 3 Elaboration du cahier des charges Quelles sont les bonnes pratiques à retenir pour l’élaboration d’un cahier des charges? 4 Choix du fournisseur à recevoir Quels sont les critères à regarder pour garder ou éliminer un fournisseur lors de l’appel d’offre ou consultation. 5 Négociation Quelles sont les facteurs clés de succès d’une bonne négociation? Quelles sont les erreurs à ne pas commettre. Qu’entend-on par coût complet de possession? 6 Stratégie Année 1 Expliquez pourquoi, en fonction du contexte, vous avez choisi d'agir sur tel ou tel fournisseur et avec quel levier d’action. 7 Stratégie Année 2 Expliquez pourquoi, en fonction du contexte, vous avez choisi d'agir sur tel ou tel fournisseur et avec quel levier d’action. 8 Stratégie Année 3 Expliquez pourquoi, en fonction du contexte, vous avez choisi d'agir sur tel ou tel fournisseur et avec quel levier d’action. 9 Stratégie Expliquez les niveaux atteints sur les indicateurs : cela correspondait-il aux objectifs que vous vous étiez fixés ? 10 Et si c'était à refaire ? Si vous deviez refaire le jeu, que feriez-vous différemment ? Quels seraient vos trucs et astuces ? Pensez-vous devoir reconsidérer votre stratégie achat? Tout droit réservé - CIPE 2019 - www.CIPE.fr
Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 37 MATRICE DE KRALJIC ANALYSE ABC DOUBLE SOURCE PARTENARIAT FOURNISSEUR CAHIER DES CHARGES APPEL D’OFFRE NEGOCIATION SÉLECTION FOURNISSEURS PROCESSUS ACHAT ASSURANCE QUALITÉ FOURNISSEUR VEILLE SUR REGLEMENTATION CLAUSES DES CONTRATS COÛT COMPLET COÛT DE POSSESSION VEILLE DES FOURNISSEURS AUDIT FOURNISSEUR Les principaux concepts abordés Tout droit réservé - CIPE 2019 - www.CIPE.fr
Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 38 Diverses formules de mise en œuvre du jeu sont possibles : n'hésitez pas à nous contacter • Acquisition du jeu : – Matériel – Licence d'utilisation – Option de formation de mise en main (formation des futurs formateurs à l'utilisation du jeu) – Option de customisation du jeu à votre problématique • Achat d'une animation du jeu : – Réalisée par un animateur du CIPE – Incluant le matériel mis en œuvre – Option de customisation de l'animation à votre problématique Modalités d'utilisation de Le jeu des Achats® 38 Contact : Nadia GHARBI Tél. : 01 40 64 59 18 Mail : info@cipe.fr • Le jeu peut être customisé, à divers niveaux : – Vocable utilisé – Choix de chapitres spécifiques du jeu existant – Ajout de concepts / chapitres – Adaptation du jeu à un nombre de stagiaires important – Etc. Tout droit réservé - CIPE 2019 - www.CIPE.fr