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Kick off de projet
Sylvain Loubradou
Contenu
Projet
Kick-
Off
Suivi Clôture
Rôles
Sponsor /
Leader
Contenu /
Créer
l’urgence,
Aligner
Qui
Pourquoi
Quoi
Comment
Animation
de projet
VSM
Méthode agile - Kanban
Design Thinking
Projet : rôles principaux
Sponsor
• Garant du pourquoi du projet
• Dans la transmission du sens
• Dans le suivi du leader
• Facilitateur du leader
• Moyens humains
• Moyens financiers
• Moyens matériels
Leader
• Garant du quoi et du comment du
projet
• Animateur et coordinateur de
l’équipe
• Garant de la méthode de travail
• Garant du respect des moyens
établis
• Remonte les problèmes rencontrés
par l’équipe projet
Réunion de kick-off, principes
Kick Off
Aligner
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les attendus
du projet
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projet
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de CODIR
Sponsor
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Sponsor
démarre
la réunion
Leader
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réunion
Donner
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projet?
* pour un projet de 3-6 mois, 1-2h de kickoff ; pour 6 mois et plus, 2-4h de kickoff
Introduction, le pourquoi du projet
Introduction Pourquoi du
projet?
Même
information
Retracer
l’origine du
projet, de la
réflexion
Montrer la
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projet  créer
de “l’urgence”
Montrer le
point A  où
sommes-nous
aujourd’hui?
Représenter
vers où veut-on
arriver
Rechercher un
format visuel
Kick-Off, répondre à qui?
Etapes Qui ? Pourquoi ? Quoi ? Comment ?
Réseau social du
projet
Pourquoi suis-je là?
A la rencontre de mes
voisins
• Présenter les participants au projet en faisant
marquer les liens forts entre personnes
• Utile si équipe grande (> 8 personnes) et se
connait moyennement
• Chacun expose ses attentes et envíes par
rapport au projet
• Permet de détecter des leviers de motivation
et/ou des incohérences dans les attentes
• Checklist des personnes impactées par le projet
• A faire s’il y a des doutes sur le périmètre ou
une gestion du changement importante à
réaliser
15 min
30 min
30 min
Etapes Qui ?
Réseau social du
projet
1. Chacun vient se présenter au tableau en écrivant son
prénom, en disant sa fonction et si possible un détail
innovant non intime sur sa vie (créer du lien en
connaissant les autres)
2. Chacun dessine un lien avec les autres noms s’ils
travaillent fréquemment ensemble (écrire sur quoi autor
du lien).
Jacques
CP
Aline
Magasin
Henri
Assistant
Juliette
Style
Sophie
Web
Denis
CGAdeline
Sponsor
José
Leader
Permet de repérer
les influenceurs du
projet (Denis par
exemple)
Permet de repérer
les isolés dans le
projet (Aline par
exemple)
Equipe qui se
connait peu
Plus de 8
personnes
Etapes Qui ?
Pourquoi suis-je là ?
1. La question est posée à l’équipe : pourquoi intervenez-
vous sur le projet, quelles sont vos attentes ?
2. Pendant 5 minutes, chaque participant note sur des
post-its ses idées (une par post-it)
3. Chacun explique ses post-its devant tous en les collant
sur le tableau.
4. Le leader regroupe en idées principales et synthétise.
Permet de repérer
les leviers de
motivation du
groupe
Permet de voir les
écarts d’attente sur
le projet
Conseillé de la faire à
chaque projet
Au debut de
la session
Idée 1 :
Innover
Idée 2 :
Plaisir à
bien faire
le métier
Idée 3 :
Impact
Client
Idée 4 :
Qualité
Etapes Qui ?
A la rencontre de
mes voisins ?
1. La question est posée à l’équipe : qui est impacté par le
projet et pourquoi?
2. 2 couleurs sont définies : une pour les personnes
impactées et une pour les raisons
3. Pendant 5 minutes, chaque participant note sur des
post-its ses idées (une par post-it)
4. Chacun explique ses post-its devant tous en les collant
sur le tableau.
5. Le leader regroupe en idées principales et synthétise.Permet de repérer
les leviers de
motivation du
groupe
Permet de voir les
écarts d’attente sur
le projet
A faire si incertitude
sur les impacts…
…ou sur les
participants au projet
Qui
Projet
Pour
quoi
Kick-Off, répondre à pourquoi?
Etapes Qui ? Pourquoi ? Quoi ? Comment ?
Elevator Pitch
• Résumer le projet en une phrase consensuée
par le groupe
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sur la longueur du projet
• Utile si groupe projet hétérogène30-60 min
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Elevator Pitch
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2. Si plus de 6 personnes, división en groupes de
máximum 6 personnes
3. Chaque groupe travaille sur sa versión du pitch
4. Les groupes partagent les pitchs
5. Le leader aide à construire le pitch final en recensant
d’abord les points communs puis en demandant un
choix ou une reformulation des points divergents.
6. Relecture et publication du picth
Permet d’aligner
l’équipe sur une
phrase projet
Donne au sponsor
un outil lui
permettant de
valider l’orientation
du projet
Recommandé si
groupe hétérogène…
…ou projet
long
Phrase:
Remplacer les (textes) par ce qui correspond au projet
Pour :
Qui :
Le projet :
Est un :
Qui permet :
Au contraire de :
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(problème à régler ou besoin)
(nom du projet)
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Qui ? Pourquoi ? Quoi ? Comment ?Etapes
La boîte du projet
• Représenter le projet par une boîte d’emballage
composée par le groupe
• Permet de visualiser l’intention du groupe
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La Not List
• Construire le territoire du projet
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projet et détecter des incertitudes fortes
La data box
• Définir la mesure du succès du projet
• Permet de se focaliser sur les résultats du
projet
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30 min
30 min
Etapes Quoi ?
La boîte du projet
1. La question est posée : comment représenter le projet
par une boîte d’emballage ?
2. Si plus de 8 personnes, diviser en groupes de máximum
8 personnes.
3. Disposer le matériel à disposition
4. Chaque groupe doit expliquer les éléments choisis pour
la boîte et pourquoi
5. Positionner la(es) boîte(s) dans la salle projet ou un
endroit emblématique pour le groupe projet.Permet de repérer
les leviers de
motivation du
groupe
Permet de voir les
écarts d’attente sur
le projet
A faire si
projet long…
…ou peu
tangible
Prévoir beaucoup
de matériel créatif
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Etapes Quoi ?
La Not List
1. Poser la question : quels éléments vont faire partie du
projet et lesquels non
2. Chacun a 5 minutes pour écrire ses idées sur post-it
3. Partage des idées, chacun une idée à son tour en la
positionnant In/Out/?
4. Si une idée génère une discussion de plus d’une minute
 dans la case ? indéfini
Permet de
délimiter le projet
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le leader à repérer
les incertitudes et
décisions très tôt
pour action
A faire pour chaque
projet
Parler de territoire du
projet et pas d’idées
In Out
Indéfini ?
Etapes Quoi ?
La Databox
1. La question est posée : comment mesurer le succès du
projet ?
2. Chacun écrit ses idées sur des post-its
3. Partage des idees, chacun en presente une et
argumente. La faisabilité doit être abordée
4. Le groupe sélectionne soit par consensus soit par vote
les trois indicateurs les plus pertinents pour le projet
Aligne l’équipe sur
les attentes du
projet
Aligné avec la
démarche VSM,
permet de
préparer la mesure
future
A faire pour mesurer
le succès du projet
Autoriser des KPI
qualitatifs
KPI
faisables Abandon : KPI
non faisables
3
3 Votes
7
1
5
22
KPI choisi
Kick-Off, répondre à comment?
ourquoi ? Quoi ? Comment ?Etapes
La Timeline
• Permet de visualiser les étapes prévues du
projet
• Fait participer l’équipe sur les activités et
charges qu’elle prévoit
Les rôles
• Lister les rôles possibles dans le projet
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apporteur d’idées
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positionner
La méthode
• Définir le rythme de rencontre du groupe projet
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30 min
15 min
15 min
Etapes Comment ?
La Timeline
1. Une ligne du temps est déssinée sur le tableau
2. Le sponsor positionne les 3-4 grandes dates importantes
3. Chacun écrit les activités à réaliser sur des post-its, une
couleur peut être attribuée à chaque équipe ou rôle
4. Partage des idees, chacun en presente une et la
positionne sur la ligne du temps, la hauteur en fonction
de la charge prévue
5. Le sponsor et le leader synthétisent pour valider les
dates
Aligne l’équipe sur
les attentes du
projet
Aligné avec la
démarche VSM,
permet de
préparer la mesure
future
A faire pour visualiser
les étapes et la charge
Sur les dates lointaines,
donner de la marge
Date 1
FaibleChargeForte
Date 2 Date 3
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Suivi de
projet
Aligner le
format aux
attentes du
projet
Assurer le
rythme du
projet et
l’attention
Se doter de la
transparence
nécessaire
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VSM
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Kick off de projet - Fiches pratiques en français

  • 1. Kick off de projet Sylvain Loubradou
  • 2. Contenu Projet Kick- Off Suivi Clôture Rôles Sponsor / Leader Contenu / Créer l’urgence, Aligner Qui Pourquoi Quoi Comment Animation de projet VSM Méthode agile - Kanban Design Thinking
  • 3. Projet : rôles principaux Sponsor • Garant du pourquoi du projet • Dans la transmission du sens • Dans le suivi du leader • Facilitateur du leader • Moyens humains • Moyens financiers • Moyens matériels Leader • Garant du quoi et du comment du projet • Animateur et coordinateur de l’équipe • Garant de la méthode de travail • Garant du respect des moyens établis • Remonte les problèmes rencontrés par l’équipe projet
  • 4. Réunion de kick-off, principes Kick Off Aligner l’équipe sur les attendus du projet Créer le sens de l’urgence (nécessité) du projet Pas une réunion de CODIR Sponsor absent Trop long // projet * Présence de toute l’équipe projet Sponsor démarre la réunion Leader anime la réunion Donner l’impulsion à une équipe éphémère Etapes Qui ? Pourquoi ? Quoi ? Comment ? Introduction Pourquoi du projet? * pour un projet de 3-6 mois, 1-2h de kickoff ; pour 6 mois et plus, 2-4h de kickoff
  • 5. Introduction, le pourquoi du projet Introduction Pourquoi du projet? Même information Retracer l’origine du projet, de la réflexion Montrer la nécessité du projet  créer de “l’urgence” Montrer le point A  où sommes-nous aujourd’hui? Représenter vers où veut-on arriver Rechercher un format visuel
  • 6. Kick-Off, répondre à qui? Etapes Qui ? Pourquoi ? Quoi ? Comment ? Réseau social du projet Pourquoi suis-je là? A la rencontre de mes voisins • Présenter les participants au projet en faisant marquer les liens forts entre personnes • Utile si équipe grande (> 8 personnes) et se connait moyennement • Chacun expose ses attentes et envíes par rapport au projet • Permet de détecter des leviers de motivation et/ou des incohérences dans les attentes • Checklist des personnes impactées par le projet • A faire s’il y a des doutes sur le périmètre ou une gestion du changement importante à réaliser 15 min 30 min 30 min
  • 7. Etapes Qui ? Réseau social du projet 1. Chacun vient se présenter au tableau en écrivant son prénom, en disant sa fonction et si possible un détail innovant non intime sur sa vie (créer du lien en connaissant les autres) 2. Chacun dessine un lien avec les autres noms s’ils travaillent fréquemment ensemble (écrire sur quoi autor du lien). Jacques CP Aline Magasin Henri Assistant Juliette Style Sophie Web Denis CGAdeline Sponsor José Leader Permet de repérer les influenceurs du projet (Denis par exemple) Permet de repérer les isolés dans le projet (Aline par exemple) Equipe qui se connait peu Plus de 8 personnes
  • 8. Etapes Qui ? Pourquoi suis-je là ? 1. La question est posée à l’équipe : pourquoi intervenez- vous sur le projet, quelles sont vos attentes ? 2. Pendant 5 minutes, chaque participant note sur des post-its ses idées (une par post-it) 3. Chacun explique ses post-its devant tous en les collant sur le tableau. 4. Le leader regroupe en idées principales et synthétise. Permet de repérer les leviers de motivation du groupe Permet de voir les écarts d’attente sur le projet Conseillé de la faire à chaque projet Au debut de la session Idée 1 : Innover Idée 2 : Plaisir à bien faire le métier Idée 3 : Impact Client Idée 4 : Qualité
  • 9. Etapes Qui ? A la rencontre de mes voisins ? 1. La question est posée à l’équipe : qui est impacté par le projet et pourquoi? 2. 2 couleurs sont définies : une pour les personnes impactées et une pour les raisons 3. Pendant 5 minutes, chaque participant note sur des post-its ses idées (une par post-it) 4. Chacun explique ses post-its devant tous en les collant sur le tableau. 5. Le leader regroupe en idées principales et synthétise.Permet de repérer les leviers de motivation du groupe Permet de voir les écarts d’attente sur le projet A faire si incertitude sur les impacts… …ou sur les participants au projet Qui Projet Pour quoi
  • 10. Kick-Off, répondre à pourquoi? Etapes Qui ? Pourquoi ? Quoi ? Comment ? Elevator Pitch • Résumer le projet en une phrase consensuée par le groupe • Permet de conserver la raison initiale du projet sur la longueur du projet • Utile si groupe projet hétérogène30-60 min
  • 11. Etapes Pourquoi ? Elevator Pitch 1. Présentation de l’elevator pitch 2. Si plus de 6 personnes, división en groupes de máximum 6 personnes 3. Chaque groupe travaille sur sa versión du pitch 4. Les groupes partagent les pitchs 5. Le leader aide à construire le pitch final en recensant d’abord les points communs puis en demandant un choix ou une reformulation des points divergents. 6. Relecture et publication du picth Permet d’aligner l’équipe sur une phrase projet Donne au sponsor un outil lui permettant de valider l’orientation du projet Recommandé si groupe hétérogène… …ou projet long Phrase: Remplacer les (textes) par ce qui correspond au projet Pour : Qui : Le projet : Est un : Qui permet : Au contraire de : Il apporte : (bénéficiaires du projet, clients…) (problème à régler ou besoin) (nom du projet) (description courte du projet) (1-3 caractéristiques) (situation de référence ou concurrent) (1-3 avantages)
  • 12. Kick-Off, répondre à quoi? Qui ? Pourquoi ? Quoi ? Comment ?Etapes La boîte du projet • Représenter le projet par une boîte d’emballage composée par le groupe • Permet de visualiser l’intention du groupe • Utile sur un projet long ou peu tangible La Not List • Construire le territoire du projet • Permet de délimiter ce qui ne fera pas partie du projet et détecter des incertitudes fortes La data box • Définir la mesure du succès du projet • Permet de se focaliser sur les résultats du projet 60-90 min 30 min 30 min
  • 13. Etapes Quoi ? La boîte du projet 1. La question est posée : comment représenter le projet par une boîte d’emballage ? 2. Si plus de 8 personnes, diviser en groupes de máximum 8 personnes. 3. Disposer le matériel à disposition 4. Chaque groupe doit expliquer les éléments choisis pour la boîte et pourquoi 5. Positionner la(es) boîte(s) dans la salle projet ou un endroit emblématique pour le groupe projet.Permet de repérer les leviers de motivation du groupe Permet de voir les écarts d’attente sur le projet A faire si projet long… …ou peu tangible Prévoir beaucoup de matériel créatif Nom du projet Image du projet Slogan du projet 3 caractéristiques 3 avantages
  • 14. Etapes Quoi ? La Not List 1. Poser la question : quels éléments vont faire partie du projet et lesquels non 2. Chacun a 5 minutes pour écrire ses idées sur post-it 3. Partage des idées, chacun une idée à son tour en la positionnant In/Out/? 4. Si une idée génère une discussion de plus d’une minute  dans la case ? indéfini Permet de délimiter le projet Aide le sponsor et le leader à repérer les incertitudes et décisions très tôt pour action A faire pour chaque projet Parler de territoire du projet et pas d’idées In Out Indéfini ?
  • 15. Etapes Quoi ? La Databox 1. La question est posée : comment mesurer le succès du projet ? 2. Chacun écrit ses idées sur des post-its 3. Partage des idees, chacun en presente une et argumente. La faisabilité doit être abordée 4. Le groupe sélectionne soit par consensus soit par vote les trois indicateurs les plus pertinents pour le projet Aligne l’équipe sur les attentes du projet Aligné avec la démarche VSM, permet de préparer la mesure future A faire pour mesurer le succès du projet Autoriser des KPI qualitatifs KPI faisables Abandon : KPI non faisables 3 3 Votes 7 1 5 22 KPI choisi
  • 16. Kick-Off, répondre à comment? ourquoi ? Quoi ? Comment ?Etapes La Timeline • Permet de visualiser les étapes prévues du projet • Fait participer l’équipe sur les activités et charges qu’elle prévoit Les rôles • Lister les rôles possibles dans le projet • Sponsor, leader, réalisation, voix du client, apporteur d’idées • Positionner ou demander à chacun de se positionner La méthode • Définir le rythme de rencontre du groupe projet • avec le leader, avec le sponsor • Choisir le format du suivi du projet (tableau Kanban, fichier Excel, Trello, Gantt…) 30 min 15 min 15 min
  • 17. Etapes Comment ? La Timeline 1. Une ligne du temps est déssinée sur le tableau 2. Le sponsor positionne les 3-4 grandes dates importantes 3. Chacun écrit les activités à réaliser sur des post-its, une couleur peut être attribuée à chaque équipe ou rôle 4. Partage des idees, chacun en presente une et la positionne sur la ligne du temps, la hauteur en fonction de la charge prévue 5. Le sponsor et le leader synthétisent pour valider les dates Aligne l’équipe sur les attentes du projet Aligné avec la démarche VSM, permet de préparer la mesure future A faire pour visualiser les étapes et la charge Sur les dates lointaines, donner de la marge Date 1 FaibleChargeForte Date 2 Date 3
  • 18. Suivi de projets, techniques Suivi de projet Aligner le format aux attentes du projet Assurer le rythme du projet et l’attention Se doter de la transparence nécessaire Amélioration de process VSM Création, innovation Design Thinking Suivi, coordination Méthode Agile, Kanban ! Possibilité de mixer VSM et Kanban, VSM pour la photo et Kanban pour le suivi du plan d’actions Idem entre Design Thinking et Kanban