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Gestion Documentaire Enrichie
pour SharePoint 2010 :
Capture, Recherche & Collaboration
Edward O’Meara
Business Development Manager, Software

Europe, Moyen-Orient, Afrique

Documation - Mars 2012
www.kodaktransforms.com
  LES FILIALES DE KODAK EN DEHORS DES ETATS-UNIS POURSUIVRONT
   LEURS ACTIVITES NORMALEMENT PENDANT LA RESTRUCTURATION
VOLONTAIRE (PROCEDURE DU CHAPITRE 11) DES ACTIVITES AUX ETATS-UNIS
Les filiales hors des Etats-Unis ne sont pas incluses dans cette procédure et ne
sont pas sous contrôle judiciaire.
La circulation des marchandises et des services vers les clients continue
normalement dans le monde entier.
La Société obtient aux Etats-Unis 950 millions de dollars dans le cadre d’un
financement de débiteur-exploitant :
Pour améliorer ses liquidités aux Etats-Unis et dans le reste du monde,
Monétiser les brevets non stratégiques,
Résoudre équitablement les problématiques de pensions,
Permettre à la société de se concentrer sur ses secteurs d'activités les plus
rentables.
Les bases d’une GED réussie




            1. Adoption des Utilisateurs

                 2. Méthodologie

                  3. Technologie
ECM : 1 Stratégie & 5 Phases
Gérer la Croissance du Contenu Non-Structuré
Meilleures pratiques pour la GED
SharePoint
 • Gouvernance
 • Gestion du Cycle de Vie du Contenu
 • Plan de Classement
 • Ressources
 • Gestion du Changement
 • Gestion des Exceptions
 • Traçabilité
 • Politique de Rétention
Documents & Processus Métiers
        Quel processus allez-vous implémenter en priorité
                    dans SharePoint 2010?
                                                   Marketing     •   Direct Mail
                      Customer                                   •   Newsletters
                      Call Center                                •   Product Marketing Brochures
             • Letters                                           •   Product Specifications
             • Vouchers                                          •   Market Attack Plans         Sales
             • Coupons                                                                            • Sales Manuals
             • Checks                                                                             • Proposals/RFPs
             • Sales Program                                                                      • Event Invitations
               Information                                                                        • Sales Collateral
             • Product Literature
                                                    Enterprise                                    • Parts Catalogs
                                                   Information                                        Accounting
   Human                                                                                              • Statements
   Resources                                                                                          • Invoices
 • Recruiting Collaterals                                                                             • Reporting
                          Manufacturing
 • Employee Benefit                                                            General Services
   Communications        • Product Drawings
                         • Work Orders                                           •   Office Printing
 • Employee
                         • Safety Data Sheets                                    •   Commercial Print
   Education
                         • Change Orders                                         •   Publishing/Reprographics
                         • Process Sheets                                        •   Forms
                         • Product Documentation                                 •   Transactional Documents
SharePoint 2010 : Focus GED
  Document Sets
  BLOB Storage
  Business Connectivity
  Services
  Audit Trail
  Document ID
  Content Organization
  Managed Metadata
  List Validations
  Large List Optimization
  Search
Des fonctions GED à ajouter


         • Capture
         • Workflow
         • Storage & Archive Management
Exemple de mise en œuvre par Circum
 • La société Circum :
     – SSII spécialisée dans la mise en place de solutions
       SharePoint (Gold Microsoft)
     – Partenaire Kodak pour son activité « traitement de
       documents numériques »

 • Proposition de valeur :
     – Utiliser SharePoint comme une plateforme de productivité
       collaborative
     – Déployer les solutions complémentaires Kodak, Nintex et
       Arx pour Capturer, enrichir, visualiser, procédurer, valider
       et signer !

 • Domaines d’application :
    – Note de frais, demande de congés, …
    – Contrats, procédures qualité,…
    – Gestion des factures fournisseurs, courriers entrants
Exemple de mise en œuvre par Circum
 • La dématérialisation des factures fournisseur (Civia) :
     – Scan des factures, visualisation, association à un domaine (Market,
       Sce gx, Com,…)
     – Déclenchement d’un workflow (approbation, annotation, rejet,…)
     – Signature forte du document

 • Bénéfices :
     – Réduction du temps : fini les parapheurs !
     – Mobilité : les signataires peuvent approuver à partir d’un mobile
     – Réduction de 40% des coûts de traitement
     – Fiabilité
     – Réutilisation
Pourquoi la GED dans SharePoint?

 • SharePoint est déjà dans votre entreprise !

 • Pour tout ou une partie de vos process métiers

 • Compétences internes existantes

 • Vaste Ecosystème de Partenaires SharePoint

 • SharePoint Professionals

 • Subject Matter Experts

 • Accompagnement intégrateurs

 • Solutions clés-en-main et personnalisables
Adoption Utilisateurs:
Simplifier la Capture
 Contrôle,                                                          Coût SW
 Conformité                                                         < 4000 €
 & ROI
                        Recherche Approbation Workflow Stockage




                                                              Envoi automatique des
                    Numérisation       Dossiers surveillés
Collaborateurs                                               Documents et Données
               en réseau libre-service et tâches illimités
                                                                dans SharePoint
Adoption Utilisateurs :
Simplifier la Capture… riche en informations !
Adoption Utilisateurs :
Simplifier la Capture… riche en informations !
            CAPTURE                              INDEX                     OUTPUT
  Entrée      Optimiser    Extraire les   Indexer les     Valider les  Formater
Documents                   Données       Documents     Informations Image & Data   Envoi
             les images




                                                                                    ODBC


      Scanners            CAPTURE PRO SOFTWARE
Adoption Utilisateurs :
Simplifier la Capture… riche en informations !
Adoption Utilisateurs:
Simplifier la Capture
 Scan & View                                                 Coût SW
 de & vers                                                   < 3600 €
 SharePoint!                                                 10 users
                   Recherche Approbation Workflow Stockage




                                           Numériser, Visualiser, Comparer,
    Agents         Numérisation ponctuelle    Editer, Indexer, Annoter
 Service Clients     depuis SharePoint       & Trouver dans SharePoint
DEMO
Scan And View
Numériser depuis SharePoint vers SharePoint
De SharePoint vers SharePoint
Kodak Scan And View: DEMO numérisation
Meilleures Pratiques : Trouver + vite
vos documents SharePoint
  Taxonomie: Comment classez-vous vos documents?
     Types de Contenu: Assistant Capture Pro - indexation automatique
     Dossiers: Assistant Capture Pro - création automatique

  Comment nommez-vous vos documents?
     Ponctuel : fonction embarquée dans le scanner
     Ponctuel + Colonnes manuelles : Scan & View
     Multiple, variable & automatique (Colonnes & Dossiers) : Capture Pro

  Effectuez-vous des recherches sur:
      Contenu ? PDF OCR embarqué dans le scanner & Capture Pro
          Recherche SharePoint plein-texte
      Métadonnées? Colonnes complétées automatiques Capture Pro
          Recherche multi-critères sur les Colonnes Scan and View

  Combien de temps consacrez-vous à chercher?
      Trouver visuellement Document Viewer
Adoption Utilisateurs:
Trouver en un clin d’œil !
Adoption Utilisateurs:
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avec les Colonnes !
Adoption Utilisateurs:
Comparer vos documents SharePoint
Adoption Utilisateurs:
Editez les images & infos… simultanément !

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                                             Annotations
Accélérez l’expansion
de la GED avec SharePoint
  Eliminez les silos d’information !

  Dites au revoir aux frontières, doublons et surcoûts !

  Bonjour à l’expansion transparente et contrôlée !

  Avec le soutien de Partenaires glocaux
Evolution du rôle de SharePoint


                      ECM
                       ECM

                   Amélioration de
                    productivité
                  pour une fonction
                       unique
                       unique


                     Partage de
                      fichiers
                       fichiers
                       Client
                        léger
Les Partenaires Kodak
améliorent votre usage de la GED SharePoint !

    Capture, Recherche & Collaboration
Points clés
• SharePoint valorise vos informations
   Economies en vue !
   Plus que du partage
   Pas une GED clés-en-main

• Une GED SharePoint réussie requiert :
   Stratégie, Soutien, et Travail d’équipe
   Compréhension des processus métiers
   avec les fonctionnels
   Design
   Add-ons GED tiers clés-en-main
   Configuration
   Support Partenaires glocaux
www.kodak.com/go/sharepoint




        Edward O’Meara
        Kodak
        edward.omeara@kodak.com
        +33 1 40 01 31 23
KODAK  - Gestion documentaire enrichie pour SharePoint 2010 - capture, recherche et collaboration

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KODAK - Gestion documentaire enrichie pour SharePoint 2010 - capture, recherche et collaboration

  • 1. Gestion Documentaire Enrichie pour SharePoint 2010 : Capture, Recherche & Collaboration Edward O’Meara Business Development Manager, Software Europe, Moyen-Orient, Afrique Documation - Mars 2012
  • 2. www.kodaktransforms.com LES FILIALES DE KODAK EN DEHORS DES ETATS-UNIS POURSUIVRONT LEURS ACTIVITES NORMALEMENT PENDANT LA RESTRUCTURATION VOLONTAIRE (PROCEDURE DU CHAPITRE 11) DES ACTIVITES AUX ETATS-UNIS Les filiales hors des Etats-Unis ne sont pas incluses dans cette procédure et ne sont pas sous contrôle judiciaire. La circulation des marchandises et des services vers les clients continue normalement dans le monde entier. La Société obtient aux Etats-Unis 950 millions de dollars dans le cadre d’un financement de débiteur-exploitant : Pour améliorer ses liquidités aux Etats-Unis et dans le reste du monde, Monétiser les brevets non stratégiques, Résoudre équitablement les problématiques de pensions, Permettre à la société de se concentrer sur ses secteurs d'activités les plus rentables.
  • 3. Les bases d’une GED réussie 1. Adoption des Utilisateurs 2. Méthodologie 3. Technologie
  • 4. ECM : 1 Stratégie & 5 Phases Gérer la Croissance du Contenu Non-Structuré
  • 5. Meilleures pratiques pour la GED SharePoint • Gouvernance • Gestion du Cycle de Vie du Contenu • Plan de Classement • Ressources • Gestion du Changement • Gestion des Exceptions • Traçabilité • Politique de Rétention
  • 6. Documents & Processus Métiers Quel processus allez-vous implémenter en priorité dans SharePoint 2010? Marketing • Direct Mail Customer • Newsletters Call Center • Product Marketing Brochures • Letters • Product Specifications • Vouchers • Market Attack Plans Sales • Coupons • Sales Manuals • Checks • Proposals/RFPs • Sales Program • Event Invitations Information • Sales Collateral • Product Literature Enterprise • Parts Catalogs Information Accounting Human • Statements Resources • Invoices • Recruiting Collaterals • Reporting Manufacturing • Employee Benefit General Services Communications • Product Drawings • Work Orders • Office Printing • Employee • Safety Data Sheets • Commercial Print Education • Change Orders • Publishing/Reprographics • Process Sheets • Forms • Product Documentation • Transactional Documents
  • 7. SharePoint 2010 : Focus GED Document Sets BLOB Storage Business Connectivity Services Audit Trail Document ID Content Organization Managed Metadata List Validations Large List Optimization Search
  • 8. Des fonctions GED à ajouter • Capture • Workflow • Storage & Archive Management
  • 9. Exemple de mise en œuvre par Circum • La société Circum : – SSII spécialisée dans la mise en place de solutions SharePoint (Gold Microsoft) – Partenaire Kodak pour son activité « traitement de documents numériques » • Proposition de valeur : – Utiliser SharePoint comme une plateforme de productivité collaborative – Déployer les solutions complémentaires Kodak, Nintex et Arx pour Capturer, enrichir, visualiser, procédurer, valider et signer ! • Domaines d’application : – Note de frais, demande de congés, … – Contrats, procédures qualité,… – Gestion des factures fournisseurs, courriers entrants
  • 10. Exemple de mise en œuvre par Circum • La dématérialisation des factures fournisseur (Civia) : – Scan des factures, visualisation, association à un domaine (Market, Sce gx, Com,…) – Déclenchement d’un workflow (approbation, annotation, rejet,…) – Signature forte du document • Bénéfices : – Réduction du temps : fini les parapheurs ! – Mobilité : les signataires peuvent approuver à partir d’un mobile – Réduction de 40% des coûts de traitement – Fiabilité – Réutilisation
  • 11. Pourquoi la GED dans SharePoint? • SharePoint est déjà dans votre entreprise ! • Pour tout ou une partie de vos process métiers • Compétences internes existantes • Vaste Ecosystème de Partenaires SharePoint • SharePoint Professionals • Subject Matter Experts • Accompagnement intégrateurs • Solutions clés-en-main et personnalisables
  • 12. Adoption Utilisateurs: Simplifier la Capture Contrôle, Coût SW Conformité < 4000 € & ROI Recherche Approbation Workflow Stockage Envoi automatique des Numérisation Dossiers surveillés Collaborateurs Documents et Données en réseau libre-service et tâches illimités dans SharePoint
  • 13. Adoption Utilisateurs : Simplifier la Capture… riche en informations !
  • 14. Adoption Utilisateurs : Simplifier la Capture… riche en informations ! CAPTURE INDEX OUTPUT Entrée Optimiser Extraire les Indexer les Valider les Formater Documents Données Documents Informations Image & Data Envoi les images ODBC Scanners CAPTURE PRO SOFTWARE
  • 15. Adoption Utilisateurs : Simplifier la Capture… riche en informations !
  • 16. Adoption Utilisateurs: Simplifier la Capture Scan & View Coût SW de & vers < 3600 € SharePoint! 10 users Recherche Approbation Workflow Stockage Numériser, Visualiser, Comparer, Agents Numérisation ponctuelle Editer, Indexer, Annoter Service Clients depuis SharePoint & Trouver dans SharePoint
  • 17. DEMO Scan And View Numériser depuis SharePoint vers SharePoint
  • 18. De SharePoint vers SharePoint Kodak Scan And View: DEMO numérisation
  • 19. Meilleures Pratiques : Trouver + vite vos documents SharePoint Taxonomie: Comment classez-vous vos documents? Types de Contenu: Assistant Capture Pro - indexation automatique Dossiers: Assistant Capture Pro - création automatique Comment nommez-vous vos documents? Ponctuel : fonction embarquée dans le scanner Ponctuel + Colonnes manuelles : Scan & View Multiple, variable & automatique (Colonnes & Dossiers) : Capture Pro Effectuez-vous des recherches sur: Contenu ? PDF OCR embarqué dans le scanner & Capture Pro Recherche SharePoint plein-texte Métadonnées? Colonnes complétées automatiques Capture Pro Recherche multi-critères sur les Colonnes Scan and View Combien de temps consacrez-vous à chercher? Trouver visuellement Document Viewer
  • 20. Adoption Utilisateurs: Trouver en un clin d’œil !
  • 22. Adoption Utilisateurs: Comparer vos documents SharePoint
  • 23. Adoption Utilisateurs: Editez les images & infos… simultanément ! Toolbar ribbon Document tabs Column Search tab Document explorer Document view Metadata panel Page thumbnails Annotations
  • 24. Accélérez l’expansion de la GED avec SharePoint Eliminez les silos d’information ! Dites au revoir aux frontières, doublons et surcoûts ! Bonjour à l’expansion transparente et contrôlée ! Avec le soutien de Partenaires glocaux
  • 25. Evolution du rôle de SharePoint ECM ECM Amélioration de productivité pour une fonction unique unique Partage de fichiers fichiers Client léger
  • 26. Les Partenaires Kodak améliorent votre usage de la GED SharePoint ! Capture, Recherche & Collaboration
  • 27. Points clés • SharePoint valorise vos informations Economies en vue ! Plus que du partage Pas une GED clés-en-main • Une GED SharePoint réussie requiert : Stratégie, Soutien, et Travail d’équipe Compréhension des processus métiers avec les fonctionnels Design Add-ons GED tiers clés-en-main Configuration Support Partenaires glocaux
  • 28.
  • 29. www.kodak.com/go/sharepoint Edward O’Meara Kodak edward.omeara@kodak.com +33 1 40 01 31 23