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LA COMMUNAUTÉ EN GESTION DES RISQUES
Le cycle de vie des risques de projets
Par: Agnès Bédard
Frédéric Chauvin
Vincent Guérard
Marie-Pier Pressé
Hind Belqorchi
Date: le 24 septembre 2015
Cet atelier contient des éléments et informations traduits à partir du guide PMBOK du PMI
Déroulement
1. Introduction et mise en contexte
2. Retour sur la dernière conférence
3. Cycle de vie d’un projet en fonction de la gestion des risques
4. Atelier en équipe
5. Résultats et discussion en plénière
6. Conclusion et prochaine activité
Communauté gestion des risques
2
Partagez votre expérience
• apprenez de nous et des autres participants
• demandez-vous ce que vous pouvez partager
Saisissez l’opportunité de sortir des sentiers battus!
• ouvrez votre esprit au changement
Merci de
• ne pas utiliser vos ordinateurs
• fermer vos téléphones
Communauté gestion des risques
Règles du jeu
3
Communauté gestion des risques
4
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Règles de sécurité
Communauté gestion des risques
Réunir des chargés de projets de divers domaines d’expertises
Prendre le « pouls » sur la réalité de la gestion des risques en GP
Susciter des réflexions et échanges entre les participants
Comprendre les défis et enjeux de la gestion des risques
5
1. Introduction et mise en contexte
Communauté gestion des risques
6
1. Introduction et mise en contexte
L’objectif est de vous permettre de mieux comprendre les
bénéfices de la gestion des risques tout au long de votre projet
Comprendre les fondements de la gestion des risques car il
est essentiel d’en maîtriser son cycle de vie
Comprendre les étapes clés de la gestion des risques en lien
avec les phases d’un projet
Communauté gestion des risques
7
Organisation Chargé de projets Client
• Outil de communication pour les trois parties (organisation, chargé de projets et client)
• Prioriser les projets et autres
interventions corporatives
• Contrôler les budgets du
portefeuille de projets (meilleure
planification budgétaire)
• Se protéger de conséquences
financières et légales
• Rapport vis-à-vis exécutif et
actionnaires (meilleure
compréhension des enjeux
projets)
• Prendre des décisions éclairées
• Allocation des ressources
• Comprendre les liens entre les
événements & leurs impacts sur le
projet
• Réputation – respect des objectifs
• Être en mesure de repérer les
risques liés au projet et de ses
impacts sur le projet et
l’organisation
• Anticiper les problèmes
• Préparer des pistes de solutions
• Justifier les contingences
• Sensibiliser et responsabiliser les
parties prenantes
• Gérer les attentes de la direction
et du client
• Identifier les opportunités
• Déterminer quantitativement les
probabilités de succès
• Augmenter les chances de succès
du projet
• S’assurer d’un retour sur
investissement
• Avoir une meilleure
compréhension des prévisions
budgétaires, de l’échéancier et de
la qualité
• Supporter les décisions
• Optimiser l’atteinte des
objectifs/Produits livrés
• Prévoir les impacts
• Planifier une réponse adéquate
aux risques
• Rassurant/sécuriser le client
2. Retour sur la dernière conférence
Communauté gestion des risques
3. Cycle de vie d’un projet
en fonction de
la gestion des risques
Démarrage Planification Exécution
Surveillance
et maîtrise
Clôture
Communauté gestion des risques
3. Cycle de vie d’un projet
Plan de
management
des risques
Identification
et évaluation
Plan de
maîtrise des
risques
Révision du
registre des
risques
Fermeture du
registre
Communauté gestion des risques
3. Processus en gestion des risques
Plan de
management
des risques
Fermeture du
registre
Plan de
maîtrise des
risques
Révision du
registre des
risques
Identification
et évaluation
ClôtureExécution
Surveillance
et maîtrise
Démarrage Planification
Communauté gestion des risques
12
Risques
Peu de
risques
Beaucoup
de
risques
Les risques de projet selon le cycle de vie
Communauté gestion des risques
Communauté gestion des risques
Exercice – Quelle sont les rôles et responsabilités en fonction des phases ?
Durée : 20 minutes
En équipe (par table) selon le rôle remis par l’animatrice, veuillez:
1. Vous déplacer afin d’être confortable
2. Tenter, en équipe, de répondre à la question
3. Identifier les réponses possibles sur la feuille posée sur la table
4. Présenter les résultats (un représentant par table)
Une discussion en plénière suivra pour partager les résultats
Durée : 20 minutes
13
4. Atelier en équipe
Communauté gestion des risques
14
Organisation Chargé de projets Client
Démarrage
Planification
Exécution
Surveillance
et maîtrise
Clôture
Communauté gestion des risques
15
Organisation Chargé de projets Client
5. Résultats et discussion en plénière
Démarrage Cadre de travail
Indicateurs rouge
Promouvoir la culture
Supporter le processus
Stratégie portefeuille
Besoins-Vision-Attentes
Identifier les PP
Définir la strat. de GDR
Clarifier sa tolérance
aux risques
Comprendre les risques
Enjeux définition
Planification Questionner l’approche
aux risques
Approbation de la
planification en GDR
Organiser la GDR
Établir les moyens de
communications
Planifier les ateliers
d’identification
Effectuer l’analyse Q&Q
Participer à
l’identification
Roadmap - Jalon
Portée
Assurer la qualité
Communauté gestion des risques
16
Organisation Chargé de projet Client
Participation
Implication dans les
décisions
Itérations planification
Changement
5. Résultats et discussion en plénière
Exécution
Surveillance
et maîtrise
Supporter le projet
Assurer la gouvernance
Gestion des crises
Clôture
Surveiller les changements
Mettre à jour le registre
Réévaluer l’état des risques
Assurer l’avancement des
plans de réponse
Évolution du registre
Évaluer ROI / Client
Prise de décision
Réorienter au besoin
Gestion des PP
Veiller à la mémoire
collective
Piloter les réponses aux
risques
Informer les parties
prenantes
Réduire les risques et leurs
impacts
Informer et se tenir
informer
Suivi livrables
Validation
Itération
Confirmer la clôture des
risques
Accepter le transf de la resp.
Leçons apprise
Enregistrer les leçons
apprises
Vérifier la clôture des
risques
Communauté gestion des risques
17
5. Résultats et discussion en plénière
Démarrage Planification Exécution
Surveillance
et maîtrise
Clôture
Organisation Client
Chargé de projets
Communauté gestion des risques
18
… ça dépend de :
• l’entreprise,
• du projet,
• du client,
• du chargé de projet
6. Conclusion
Communauté gestion des risques
19
Indicateurs en gestion des risques
Date: Février 2016
6. Prochaine activité
https://www.linkedin.com/grp/home?gid=6664211
Communauté gestion des risques
MERCI DE
VOTRE
PARTICIPATION
20
Communauté gestion des risques
21
Annexes
Idées recueillies pendant l’événement
Rôle : Client
22
Démarrage
• Définir les besoins et la tolérance
• Informer (expliquer) sur le contexte
Planification
• Identifier les jalons et la portée incluant les ressources
• Identifier les implications dans les différentes phases
• S’assurer de la qualité
Exécution
• Rôle consultatif
• Dans certains domaines : Tests (TI)
Surveillance et maîtrise
• Faire le suivi sur les livrables selon les besoins identifiés
Clôture
• Être formé
• Participer aux leçons apprises
• Participer à la conformité
• Célébrer !
Rôle : Client
23
Démarrage
• Analyse des leçons apprises pour les projets similaires antérieurs
• Définition des besoins qualitatifs et quantitatifs le plus clair possible
Planification
• Justification => Business Case
• Implication (ex. ressources)
• Plan de mitigation des risques
Exécution
• Participation active
• Prise de décision
• Itérations plan
• S’assurer que le plan de mitigation est suivi
Surveillance et maîtrise
• Contrôle de qualité des livrables incluant le risque
Clôture
• Respect des besoins identifiés au démarrage
• Leçons apprises
Rôle : Client
24
Démarrage
• Définition des contraintes / tolérances
• Définition des hypothèses
Planification
• Roadmap : Milestones, types d’information
Exécution
• Changements et vérifications
Surveillance et maîtrise
• Suivi
• Validations (Testing & Commisionning)
• Itérations
Clôture
• Documentations (manuel d’opérations)
• Clôture du contrat
Rôle : Chargé de projet
25
Démarrage
• Charte (contraintes, hypothèses, risques à haut niveau, limites)
• Manque d’informations, déresponsabilisation
Planification
• Plan de gestion des risques
• Identifier nos risques => registre
• Évaluation qualitative / quantitative
• Évaluation : réserve de gestion / contingence
Exécution
• Domaine, organisation, séquence
• Acception, intégrité (sociaux dynamiques, politiques), décision
Surveillance et maîtrise
• Sensibilisation des responsables
• Mesures de mitigations respectées
• Menaces pour le projet
• Suivi de contingences
Clôture
• Leçons apprises (roulement)
Rôle : Chargé de projet
26
Démarrage
• Risques à très haut niveau identifiés
(organisationnel, business, projet)
Planification
• Identification et évaluation
• Risques (ressources et client, co. Dir.)
• Plan de mitigation, Ident. de la contingence
• Stratégie de gestion des risques
Exécution
• Suit l’exécution du plan de mitigation
Surveillance et maîtrise
• Réévaluation des risques (2 sem.)
Clôture
• Réévaluation finale, remise de contingence
• Leçons apprises, Fermeture du registre
• Éventuel transfert à l’organisation
• Démarrage
• 0 à quelques risques Org/Bus apparaissent
pour le PM. Contingence déjà établie.
• S’obstiner à identifier de l’argent des risques
• Démarrage
• Ateliers / Ressources
• Rapport au CoDir, Plan d’actions PM
• DDC $ et temps
• Démarrage
• Certaines activités sont réalisées, d’autres
sont reportées dans le temps
• Démarrage
• Quand j’ai le temps
• Démarrage
• 1 mois après la livraison
Théorie Pratique
Rôle : Chargé de projet
27
Démarrage
• Identifier les risques macros avec les PP
• Évaluation macro de la contingence
Planification
• Détailler les risques (registre)
• Identifier et mettre en place les solutions
• Mettre en place le plan de gestion des risques
Exécution
• Mise à jour du registre des risques + plan de
management des risques
Surveillance et maîtrise
• Rencontres périodiques avec parties prenantes
• Revue des tableaux de bord
Clôture
• Vérifier les risques (fermés, réels, non répondus)
• Mise à jour des leçons apprises
• Démarrage
• Non participation des parties prenantes
• Contingence non adéquate
• Démarrage
• Pas de formalisation détaillée
• Pas de réponses définies (risques en suspens)
• Démarrage
• Manque de temps de suivi
• Négligence des parties prenantes
• Démarrage
• Manque de temps et d’intérêt
• Démarrage
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Théorie Pratique
Rôle : Organisation
28
Démarrage
• Stratégique / portefeuille + Déclarer attentes + Besoin / Vision / Attentes
• Indicateurs à rouge – Tableau de bord
• Définition équipe + responsable de la gestion des risques
Planification
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Exécution
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Le cycle de vie de la gestion des risques

  • 1. LA COMMUNAUTÉ EN GESTION DES RISQUES Le cycle de vie des risques de projets Par: Agnès Bédard Frédéric Chauvin Vincent Guérard Marie-Pier Pressé Hind Belqorchi Date: le 24 septembre 2015 Cet atelier contient des éléments et informations traduits à partir du guide PMBOK du PMI
  • 2. Déroulement 1. Introduction et mise en contexte 2. Retour sur la dernière conférence 3. Cycle de vie d’un projet en fonction de la gestion des risques 4. Atelier en équipe 5. Résultats et discussion en plénière 6. Conclusion et prochaine activité Communauté gestion des risques 2
  • 3. Partagez votre expérience • apprenez de nous et des autres participants • demandez-vous ce que vous pouvez partager Saisissez l’opportunité de sortir des sentiers battus! • ouvrez votre esprit au changement Merci de • ne pas utiliser vos ordinateurs • fermer vos téléphones Communauté gestion des risques Règles du jeu 3
  • 4. Communauté gestion des risques 4 Communauté gestion des risques Règles de sécurité
  • 5. Communauté gestion des risques Réunir des chargés de projets de divers domaines d’expertises Prendre le « pouls » sur la réalité de la gestion des risques en GP Susciter des réflexions et échanges entre les participants Comprendre les défis et enjeux de la gestion des risques 5 1. Introduction et mise en contexte
  • 6. Communauté gestion des risques 6 1. Introduction et mise en contexte L’objectif est de vous permettre de mieux comprendre les bénéfices de la gestion des risques tout au long de votre projet Comprendre les fondements de la gestion des risques car il est essentiel d’en maîtriser son cycle de vie Comprendre les étapes clés de la gestion des risques en lien avec les phases d’un projet
  • 7. Communauté gestion des risques 7 Organisation Chargé de projets Client • Outil de communication pour les trois parties (organisation, chargé de projets et client) • Prioriser les projets et autres interventions corporatives • Contrôler les budgets du portefeuille de projets (meilleure planification budgétaire) • Se protéger de conséquences financières et légales • Rapport vis-à-vis exécutif et actionnaires (meilleure compréhension des enjeux projets) • Prendre des décisions éclairées • Allocation des ressources • Comprendre les liens entre les événements & leurs impacts sur le projet • Réputation – respect des objectifs • Être en mesure de repérer les risques liés au projet et de ses impacts sur le projet et l’organisation • Anticiper les problèmes • Préparer des pistes de solutions • Justifier les contingences • Sensibiliser et responsabiliser les parties prenantes • Gérer les attentes de la direction et du client • Identifier les opportunités • Déterminer quantitativement les probabilités de succès • Augmenter les chances de succès du projet • S’assurer d’un retour sur investissement • Avoir une meilleure compréhension des prévisions budgétaires, de l’échéancier et de la qualité • Supporter les décisions • Optimiser l’atteinte des objectifs/Produits livrés • Prévoir les impacts • Planifier une réponse adéquate aux risques • Rassurant/sécuriser le client 2. Retour sur la dernière conférence
  • 8. Communauté gestion des risques 3. Cycle de vie d’un projet en fonction de la gestion des risques
  • 9. Démarrage Planification Exécution Surveillance et maîtrise Clôture Communauté gestion des risques 3. Cycle de vie d’un projet
  • 10. Plan de management des risques Identification et évaluation Plan de maîtrise des risques Révision du registre des risques Fermeture du registre Communauté gestion des risques 3. Processus en gestion des risques
  • 11. Plan de management des risques Fermeture du registre Plan de maîtrise des risques Révision du registre des risques Identification et évaluation ClôtureExécution Surveillance et maîtrise Démarrage Planification Communauté gestion des risques
  • 12. 12 Risques Peu de risques Beaucoup de risques Les risques de projet selon le cycle de vie Communauté gestion des risques
  • 13. Communauté gestion des risques Exercice – Quelle sont les rôles et responsabilités en fonction des phases ? Durée : 20 minutes En équipe (par table) selon le rôle remis par l’animatrice, veuillez: 1. Vous déplacer afin d’être confortable 2. Tenter, en équipe, de répondre à la question 3. Identifier les réponses possibles sur la feuille posée sur la table 4. Présenter les résultats (un représentant par table) Une discussion en plénière suivra pour partager les résultats Durée : 20 minutes 13 4. Atelier en équipe
  • 14. Communauté gestion des risques 14 Organisation Chargé de projets Client Démarrage Planification Exécution Surveillance et maîtrise Clôture
  • 15. Communauté gestion des risques 15 Organisation Chargé de projets Client 5. Résultats et discussion en plénière Démarrage Cadre de travail Indicateurs rouge Promouvoir la culture Supporter le processus Stratégie portefeuille Besoins-Vision-Attentes Identifier les PP Définir la strat. de GDR Clarifier sa tolérance aux risques Comprendre les risques Enjeux définition Planification Questionner l’approche aux risques Approbation de la planification en GDR Organiser la GDR Établir les moyens de communications Planifier les ateliers d’identification Effectuer l’analyse Q&Q Participer à l’identification Roadmap - Jalon Portée Assurer la qualité
  • 16. Communauté gestion des risques 16 Organisation Chargé de projet Client Participation Implication dans les décisions Itérations planification Changement 5. Résultats et discussion en plénière Exécution Surveillance et maîtrise Supporter le projet Assurer la gouvernance Gestion des crises Clôture Surveiller les changements Mettre à jour le registre Réévaluer l’état des risques Assurer l’avancement des plans de réponse Évolution du registre Évaluer ROI / Client Prise de décision Réorienter au besoin Gestion des PP Veiller à la mémoire collective Piloter les réponses aux risques Informer les parties prenantes Réduire les risques et leurs impacts Informer et se tenir informer Suivi livrables Validation Itération Confirmer la clôture des risques Accepter le transf de la resp. Leçons apprise Enregistrer les leçons apprises Vérifier la clôture des risques
  • 17. Communauté gestion des risques 17 5. Résultats et discussion en plénière Démarrage Planification Exécution Surveillance et maîtrise Clôture Organisation Client Chargé de projets
  • 18. Communauté gestion des risques 18 … ça dépend de : • l’entreprise, • du projet, • du client, • du chargé de projet 6. Conclusion
  • 19. Communauté gestion des risques 19 Indicateurs en gestion des risques Date: Février 2016 6. Prochaine activité https://www.linkedin.com/grp/home?gid=6664211
  • 20. Communauté gestion des risques MERCI DE VOTRE PARTICIPATION 20
  • 21. Communauté gestion des risques 21 Annexes Idées recueillies pendant l’événement
  • 22. Rôle : Client 22 Démarrage • Définir les besoins et la tolérance • Informer (expliquer) sur le contexte Planification • Identifier les jalons et la portée incluant les ressources • Identifier les implications dans les différentes phases • S’assurer de la qualité Exécution • Rôle consultatif • Dans certains domaines : Tests (TI) Surveillance et maîtrise • Faire le suivi sur les livrables selon les besoins identifiés Clôture • Être formé • Participer aux leçons apprises • Participer à la conformité • Célébrer !
  • 23. Rôle : Client 23 Démarrage • Analyse des leçons apprises pour les projets similaires antérieurs • Définition des besoins qualitatifs et quantitatifs le plus clair possible Planification • Justification => Business Case • Implication (ex. ressources) • Plan de mitigation des risques Exécution • Participation active • Prise de décision • Itérations plan • S’assurer que le plan de mitigation est suivi Surveillance et maîtrise • Contrôle de qualité des livrables incluant le risque Clôture • Respect des besoins identifiés au démarrage • Leçons apprises
  • 24. Rôle : Client 24 Démarrage • Définition des contraintes / tolérances • Définition des hypothèses Planification • Roadmap : Milestones, types d’information Exécution • Changements et vérifications Surveillance et maîtrise • Suivi • Validations (Testing & Commisionning) • Itérations Clôture • Documentations (manuel d’opérations) • Clôture du contrat
  • 25. Rôle : Chargé de projet 25 Démarrage • Charte (contraintes, hypothèses, risques à haut niveau, limites) • Manque d’informations, déresponsabilisation Planification • Plan de gestion des risques • Identifier nos risques => registre • Évaluation qualitative / quantitative • Évaluation : réserve de gestion / contingence Exécution • Domaine, organisation, séquence • Acception, intégrité (sociaux dynamiques, politiques), décision Surveillance et maîtrise • Sensibilisation des responsables • Mesures de mitigations respectées • Menaces pour le projet • Suivi de contingences Clôture • Leçons apprises (roulement)
  • 26. Rôle : Chargé de projet 26 Démarrage • Risques à très haut niveau identifiés (organisationnel, business, projet) Planification • Identification et évaluation • Risques (ressources et client, co. Dir.) • Plan de mitigation, Ident. de la contingence • Stratégie de gestion des risques Exécution • Suit l’exécution du plan de mitigation Surveillance et maîtrise • Réévaluation des risques (2 sem.) Clôture • Réévaluation finale, remise de contingence • Leçons apprises, Fermeture du registre • Éventuel transfert à l’organisation • Démarrage • 0 à quelques risques Org/Bus apparaissent pour le PM. Contingence déjà établie. • S’obstiner à identifier de l’argent des risques • Démarrage • Ateliers / Ressources • Rapport au CoDir, Plan d’actions PM • DDC $ et temps • Démarrage • Certaines activités sont réalisées, d’autres sont reportées dans le temps • Démarrage • Quand j’ai le temps • Démarrage • 1 mois après la livraison Théorie Pratique
  • 27. Rôle : Chargé de projet 27 Démarrage • Identifier les risques macros avec les PP • Évaluation macro de la contingence Planification • Détailler les risques (registre) • Identifier et mettre en place les solutions • Mettre en place le plan de gestion des risques Exécution • Mise à jour du registre des risques + plan de management des risques Surveillance et maîtrise • Rencontres périodiques avec parties prenantes • Revue des tableaux de bord Clôture • Vérifier les risques (fermés, réels, non répondus) • Mise à jour des leçons apprises • Démarrage • Non participation des parties prenantes • Contingence non adéquate • Démarrage • Pas de formalisation détaillée • Pas de réponses définies (risques en suspens) • Démarrage • Manque de temps de suivi • Négligence des parties prenantes • Démarrage • Manque de temps et d’intérêt • Démarrage • Passer au projet suivant ☺ Théorie Pratique
  • 28. Rôle : Organisation 28 Démarrage • Stratégique / portefeuille + Déclarer attentes + Besoin / Vision / Attentes • Indicateurs à rouge – Tableau de bord • Définition équipe + responsable de la gestion des risques Planification • Approbation de la planification en gestion des risques Exécution • Gestion des crises (risques concrétisés) Surveillance et maîtrise • Surveiller l’évolution du registre • Évaluer le « ROI » vs. investissement / satisfaction du client • Prise de décision GO / NO GO + Réorienter au besoin • Communication et gestion des parties prenantes à haut niveau • Négociation des ressources + Signatures Clôture • Reconnaissance du bon travail • Leçons apprises +/- et améliorations futures • Communiquer la réussite aux parties prenantes