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Le Lean outil d'optimisation
dans le laboratoire
Dr.Barbouche Leila
02/03/2017
AssociationAmicale des Surveillants de la Santé Publique
Section : Institut Pasteur de Tunis
Objectifs des laboratoires
Problématiques
Exigences Qualité
Contraintes
budgétairesFaire face à
l’augmentation
d’activité
Résoudre les problèmes de
sous effectif
Contourner les difficultés de
recrutement
Nécessité d’adaptation et réflexion à de nouvelles solutions
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 2
Définition et principes
Définition
LEAN = mince, svelte, agile
C’est l’état visé
(entreprise réactive,
flexible, agile)
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 4
● Le Lean est un mot anglais qui peut être interprété comme « le juste
nécessaire ».
● Le Lean management est un système d'organisation du travail qui cherche à
mettre à contribution l'ensemble des acteurs afin d'éliminer les gaspillages
qui réduisent l'efficacité et la performance d'une entreprise, d'une unité de
production ou d'un département notamment.
● Le Lean n’est pas un outil ni une méthode, c’est un état
d’esprit d’amélioration continue!
● Le Lean concerne tout le personnel sur le site et pas seulement le
laboratoire !
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 5
Définition
Pensez autrement !
Etat actuel
● Nous allons vers une solution
● Nous sommes toujours occupés à
éteindre le feu !
● Nous n’avons pas la même
perception des problèmes ni des
causes des problèmes
● Nous ne prenons pas assez de
temps pour mesurer si la solution
est un réel succès
Etat futur
● Consacrer du temps à la
planification
● Définir le problème avec une
approche structurée
● Impliquer tous les acteurs
● Tester les solutions en place
afin de vérifier si l’objectif est
atteint
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 6
A quoi sert le Lean ?
● Éliminer le gaspillage au maximum afin de réduire les temps d’attente
● Viser l’amélioration continue
● Standardiser le processus
● Créer un flux de travail efficace visant à augmenter la productivité
● Augmenter la satisfaction de travail
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 7
Principes du Lean
● Pour cela, le Lean se fixe comme objectif d’éradiquer trois « démons » de
l’organisation du travail :
● Muda (« Sans valeur ») : tout ce qui est sans valeur
● Muri : l’excès, la surcharge de travail engendrée par des processus non
adaptés
● Mura : la variabilité, ou l’irrégularité
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 8
Principes du Lean
● Muda (« Sans valeur ») : tout ce qui est sans valeur :
● les gaspillages, ce qui est fait mais qui n’ajoute pas de valeur au produit —
c’est-à-dire ce qui finit à la poubelle —, les pannes, les déplacements inutiles,
les pertes de temps, les choses que l’on ajoute au produit, mais dont le client
ne veut pas, etc.
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 9
Principes du Lean
● Muri : l’excès, la surcharge de travail engendrée par des processus non
adaptés :
● le personnel, lorsque la charge de travail n’est pas adaptée au nombre de
travailleurs ;
● les installations, lorsque la charge est supérieure à ce qu’une installation peut
faire (sa capacité) ;
● les stocks, lorsque des pièces ou des produits ne « tournent pas ».
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 10
Principes du Lean
● Mura : la variabilité, ou l’irrégularité :
● des machines qui ne mettent pas toujours le même temps pour faire la même
chose et dont la qualité varie ;
● des opérateurs qui ne font pas tous et pas toujours le même travail lorsqu’ils
sont affectés à un même poste ;
● des fournisseurs qui ne livrent pas toujours les mêmes quantités de matière
première.
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 11
Les origines du Lean management
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 12
Démarche Lean
● Souvent représentée dans la forme d’une
maison
● Une organisation et des modes de
fonctionnements clairs créant une base
stable
● Des murs représentant un engagement
à l’optimisation et à la qualité des
processus
● Un toit protecteur construit autour de
pratiques managériales adaptées
● …le tout créant les conditions de vie
permettant à chacun de faire un petit
peu mieux, tous les jours, travaillant
ainsi ensemble pour développer la
compétitivité de l’entreprise
Kaizen Jidoka
Juste à
temps
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 13
Système à “3 dimensions”
Des concepts & techniques
les « méthodes » (Savoir)
Un mode de management
l’organisation (Savoir faire)
Des comportements
l’état d’esprit (Savoir être)
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 14
Système à “3 dimensions”
 Méthodes / Outils :
 5S : maintien de l’organisation et de la propreté
 VSM : réduction des temps de défilement
 Etc…
 Organisation :
 Equipe dédiée à temps plein/partiel
 Routines régulières à maintenir
 Standards à respecter
 Etc…
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 15
Système à “3 dimensions”
● Etat d’esprit :
• Au lieu d’expliquer ce que l’on ne peut pas faire, penser à comment
faire
• Parler toujours avec des données observées du terrain
• Gagner 60% dès maintenant au lieu de chercher la perfection
• Les difficultés et les contraintes sont des sources de progrès
• Les bonnes idées de 10 valent mieux que l’inspiration d’un seul
• Ne pas juger, ne pas blâmer
• L’amélioration est infinie
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 16
VALEUR AJOUTÉE
Philosophie Lean
Tout ce que l’on fait, c’est regarder le délai, entre le moment où
le client nous passe la commande jusqu’au moment ou on
reçoit le paiement, et nous réduisons ce délai en éliminant tous
les gaspillages.
ClientFournisseurs
Valeur ajoutée Gaspillages
Gaspillages
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 18
Valeur ajoutée
« Toute activité que le client
est prêt à payer »
- Taiichi Ohno (TOYOTA) -
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 19
● 3 conditions pour être sûr d’avoir de la valeur ajoutée :
Valeur ajoutée
Transformation réelle
Bon du
premier
coup
Orienté client
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 20
20
● Concevoir/ analyser
● Vendre
● Acheter
● Comptabiliser
● Communiquer
● Former
● Recruter
● Chercher
● Attendre
● Dupliquer
● Corriger
● Stocker
● Transporter
● Détruire
Valeur ajoutée Non Valeur ajoutée
Quand ajoutons-nous de la valeur ?
Quelles sont les valeurs ajoutées IPT ?
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 21
21
Philosophie LEAN
● Identifier la valeur exigée
par le client et la chaine qui
la produit.
● Rendre la chaine fluide
sans contrainte en
produisant au plus juste
dans les meilleurs délais
avec perfection et à
moindre coût/temps.
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 22
Démarche Lean
● La démarche LEAN est une philosophie qui devient par la suite une culture
● « Do it right first time every time »
● Valeur dans une chaine d’activités
 Valeur ajoutée
 NVA-Perte de temps inévitable: activité administrative
 NVA-Gaspillage de temps : activité superflue, contrainte dans le processus
Valeur ajoutée
Gaspillage
Perte
inévitable
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 23
7 GASPILLAGE
(MUDA)
Surproduction
Surstockage
Erreurs
Rebuts
Les 7 Muda
Transports
inutiles
Mouvements
inutiles
Temps
d’attente
Traitements
inutiles
MUDA
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 25
Les 7 Muda
● La Surproduction :
● (Faire plus que demandé)
● Le pire des muda !
● Perte de temps
● Génère les autres muda
Il y a surproduction chaque fois que l’on
génère plus d’information que ce qui est
juste nécessaire pour satisfaire le client ou
le processus suivant
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 26
Exemples :
-Trop de copies
-Diffusion d’une information sous
différentes formes ( fax, mail, affichage)
- Diffuser plus d’information que le
minimum nécessaire
- E-mail avec trop de destinataires
-Distribution d’informations aux
personnels non concernés
- Indicateurs inutiles, non exploités
- Achat de consommables en excès
● MUDA de Surproduction
Les 7 Muda : exemples
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 27
Les 7 Muda
● Trop de Stock / stock inutile
● D’échantillons
● De réactifs
● De consommables
● Le niveau de stock masque les problèmes.
● Quand le niveau baisse, les problèmes apparaissent
● L’amélioration est alors possible
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 28
Déséquilibre
des performances
main d’œuvre
Niveau de stock en baisse
Retards des
analyses
Pannes,
arrêts,...
Produits
défectueux
La diminution du stock révèle les problèmes.
Les 7 Muda
Niveau de stock élevé
Opérations
anormales
Les problèmes
apparaissent
Obstacles et défauts
non perçus
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 29
Exemples :
- Piles de dossiers sur les bureaux
- Documentations, prospectus qui
encombrent les tiroirs
● MUDA de Stockage
● Stockage d’informations
• Données stockées en excès
(Informatiques ou papier )
● Stocks d’en cours
• Travaux en cours de traitement
ou d’attente
Les 7 Muda : exemples
- Tableaux d’affichage surchargés
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 30
et pas à jour
- Stocks de fournitures
- Travaux lancés par séries
● Stockage de matériel et équipements
• Matériel et équipement hors d’usage
ou sans utilité réelle
• De produits finis
● Le Transport entraîne
● Des pertes de temps
● Des recherches
● Des risques de perte, de détérioration,
d’accident…
●On cherche avant tout à supprimer
les transports et pas à les automatiser
● A défaut, une bonne solution provisoire est
de regrouper les gaspillages de transport
en une fonction d’approvisionnement
Les 7 Muda
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 31
Exemples :
- Transporter des dossiers / échantillons
entre les bureaux
-Trier des documents ( micro -
transports )
- Transports vers la photocopieuse, fax
-Transférer des documents pour
obtenir des signatures ou accords
- Transferts redondants d’informations
Kilomètres parcourus par an par
les ouvriers et techniciens
● MUDA de Transport
● Informations ou documents transportés ou
transférés entre les étapes du processus
Les 7 Muda : exemples
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 32
● L’Attente (temps attente)
● Rallonge les cycles
● Fait perdre du temps
● Ne repose pas… elle énerve !
Les 7 Muda
●Ce type de gaspillage est sou-
vent masqué par d’autres Muda.
●Séparer le travail machine
du travail humain permet de
réduire ce type de Muda.
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 33
Exemples :
:
- Attente d’une validation pour
poursuivre le traitement
● MUDA d’Attente
● Attendre des
informations, d’autorisations, de
signatures, du système d’information
pour finir un travail
● Attendre un collègue ou une machine qui
n’a pas fini sa tâche,
● Les attentes font perdre du temps et
rallongent les cycles
Les 7 Muda : exemples
- Attente de la réparation de la
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 34
photocopieuse
- Attente de l’ouverture d’un fichier
informatique
-Attente de la distribution du
courrier
- Attente de l’arrivée de fournitures
Les 7 Muda
● MUDA de mouvement
● (déplacements ou mouvements
inutiles)
● Le personnel bouge ou fait des gestes
difficiles ou non naturels liés à
l’ergonomie d’un poste de travail non
optimisé.
● Mouvements non nécessaires.
Exemples :
- Implantations non optimisées
( nombreux déplacements )
- Soulever ou porter des poids
- Se pencher, se tourner
Bouger ne signifie pas travailler !
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 35
- Postes mal aménagés
- Éclairage insuffisant
- Bruit, courants d’air
● Le Processus
● Pas assez de processus:
• Résultats aléatoires,
temps perdu
● Trop de processus:
• Perte d’efficacité
• Mauvaise utilisation des
ressources
• Opérations standardisées
n’apportant pas de VA aux
yeux du client
Les 7 Muda
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 36
Exemples :
-Doubles contrôles ou validations
-Recherches d’informations sur
plusieurs écrans
-Recopies d’informations sur
plusieurs supports
- Taches mal définies
-Incompatibilités entre les
versions des logiciels utilisés
dans le service
● MUDA de Processus
● Standards de processus inexistants
ou inadéquats
● Les MUDA de processus entraînent :
• ..des pertes de temps
• ..une mauvaise utilisation des
ressources
Les 7 Muda : exemples
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 37
● Les Défauts entraînent
● Des pertes de temps
● Des pertes de matière
● Des surcoûts
● Des clients mécontents
Les 7 Muda
Exemples :
-Expédition du mauvais document
ou à une mauvaise adresse
- Fax illisibles
- Erreurs d’orthographe ou de frappe
- Réclamations clients
- Retard dans l’envoi d’une réponse
attendue
- Erreurs de calcul
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 38
Différents types de gaspillage dans un
laboratoire d’anapath
Les biopsies ne sont pas
toutes au même niveau
dans la caissette
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 39
Reprise Attente Inventaire Déplacements
Ne pas utiliser les bonnes
idées d’améliorations de
tout le personnel
Transport Sur-traitement Surproduction Talent
● Savoir exactement ce que le client recherche et pourquoi il paiera.
● Etapes :
● Identifier les MUDA.
● Eliminer les MUDA.
● Ajouter de la valeur.
Chasser les
Mudas !
Stratégie
● Gain :
● Réduire les temps , permettre des réponse plus rapides au client.
● Améliorer la valeur ajoutée des employés.
● Réduire la consommation
● Satisfaire le client
● Générer des économies
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 40
Les outils LEAN
Value Stream Map (VSM)
La réalité des processus
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 42
Value Stream Map (VSM)
● Value Stream Map signifie cartographie des flux de la chaîne de
valeur.
● Le VSM recense l’ensemble des activités (à valeur ajoutée et sans valeur
ajoutée), nécessaires à la transformation des matières et informations en
produit et/ou service acheté par le client.
● Le VSM permet de visualiser les activités, flux de matières et flux
d’informations sous forme d’un plan diagnostique qui servira à la mise en
place de la démarche Lean
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 43
Value Stream Map (VSM)
● Étape initiale d’une transformation Lean , il se décline en 4 étapes
● 1- Définir le périmètre de l’analyse
● 2- Cartographier l’état actuel (Identifier les gaspillages à éliminer dans la
chaîne de valeurs)
● 3- Développer l’état futur ( situation idéale, situation réaliste et plan
d’actions)
● 4- Changer l’état actuel en état futur
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 44
Value Stream Map (VSM)
● Pourquoi réaliser un VSM ?
● Pour comprendre la situation actuelle: donner une image globale, une
vue complète du processus
● Pour relever les sources de gaspillages
● Pour améliorer l’ensemble du processus en réduisant les opérations sans
valeur ajoutée
● Pour montrer les liens entre les flux d’information et le flux physique du produit
● Pour construire un plan projet d’amélioration par le Lean
● L’intérêt de cette démarche est double:
 Faire partager une vision, un objectif
 Trouver ou appliquer les techniques Lean
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 45
Le diagramme Spaghetti
Le diagramme spaghetti sert à :
● Donner une vision claire du flux
physique des pièces ou des
individus.
● Identifier les flux redondants, les
croisements récurrents et à
mesurer le trajet parcouru par
chaque produit ou personne.
● Aide à la réorganisation
géographique des machines ou
des services pour limiter les temps
de déplacements et leur non
valeur ajoutée.
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 46
Méthode 5S
● La méthode des 5 « S » (en anglais the 5 S's)
est une technique de management japonaise
visant à l'amélioration continue des tâches
effectuées dans une organisation.
● Les
termes
ranger,
premières
japonais
seiso
lettres de cinq
: trier, seiton :
:
(seiri
: nettoyer, seiketsu
standardiser, shitsuke : respecter/ être
rigoureux) qui ont pour objectif d'éliminer les
causes de nombreux petits problèmes, sources
de perte d'efficacité.
● C'est l'une des premières méthodes à mettre
en œuvre dans une démarche de lean
management.
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 47
Objectifs méthode 5S :Améliorer
l’environnement de travail
● A l’époque de la production de masse, l’encombrement était considéré
comme un signe d’activité
A l’heure de la qualité totale c’est l’inverse!
Désordre,
manque de
propreté
Signes d’une
organisation
déficiente
Risques
d’accidents
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 48
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 49
Étape Action Objectif
1. Seiri : Eliminer/ Débarasser Trier, supprimer l’inutile et ne garder
que le strict nécessaire
Travailler efficacement et ne pas être
gêné par l’inutile
2. Seiton : Ranger Choisir un endroit approprié à
chaque objet et bien l’identifier
Éviter la perte de temps en
cherchant les objets
3. Seiso : Nettoyer Supprimer les sources de salissures
et les saletés
Travailler dans un environnement
propre et agréable
4. Seiketsu : Standardiser Standardiser les meilleurs pratiques Maintenir les 3 premiers S
grâce à un management visuel
5. Shitsuke : Respecter Assurer le respect des standards
établis :
Acquérir de nouvelles habitudes
Faire des autocontrôles permanents
Traiter directement les anomalies
détectées
S’améliorer en permanence
5S au labo en pratique
Seiri : éliminer
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 50
5S au labo en pratique
Seiton : ranger
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 51
Indicateurs de performance
● Les indicateurs de performance (ou KPI pour key performance
indicators) au cœur du lean management et reposent sur la transparence
des résultats en temps réel pour tenter d'améliorer la réactivité aux
problèmes constatés.
● Chaque zone ou service doit disposer de ses propres indicateurs, affichés
sur place. Les écarts significatifs par rapport aux objectifs fixés doivent
donner lieu à une analyse et à un plan d'action correctif.
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 52
Indicateur qualité
● Indicateur qualité: mesure de l’aptitude d’un ensemble de caractéristiques
intrinsèques à satisfaire des exigences
● Le laboratoire doit définir des indicateurs qualité pour surveiller et évaluer la
performance au travers des aspects critiques des processus pré analytiques,
analytiques et post-analytiques.
ISO 9000:2015 (2.3.6.4; 3.9)
ISO 9001:2015 (4.4.1)
ISO 15189:2012 (4.14.7; 3.19)
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 53
Caractéristiques des bons indicateurs qualité
Mesurables
( objectifs)
Atteignables
Participatifs à
tous les
niveaux
Les bons
indicateurs
qualité
Interprétables
(spécifiques)
Action
(orientés vers
l’action)
Complets (tout
le cycle/
processus)
Programmés à
court et long
terme
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 54
SUCCESS STORIES
5S bureau secrétariat
AVANT APRES
+33% sur l’espace de stockage documents
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 56
Organisation de la gestion de stock
Avant démarche Lean Après démarche Lean
Besoin de moins d’espace
Moins de temps perdu à rechercher des articles
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 57
Management visuel: exemple 5S
Poste de mise en cassettes des biopsies
Avant démarche Lean Après démarche Lean
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 58
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 59
Flux de travail et maintenance par les
techniciens d’hémoculture
Avant démarche Lean Après démarche Lean
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 60
Mise en œuvre de la VSM dans un laboratoire
d’hématologie
VSM initiale
● La première étape consiste en un état
des lieux afin de savoir ce qui se passe,
quand et pourquoi .
● Chaque action est notée à l’aide d’un
« Post-it » jaune en renseignant si
possible le temps de réalisation et le
nombre d’opérateurs.
● Les éventuels dysfonctionnement et
gaspillages sont décrits pour
chacune des actions et identifiés à
l’aide de « Post-It » roses placés
sous l’étape concernée
Les éléments à non valeur ajoutée sur
lesquels il est possible d’agir pour
réduire le délai de rendu des résultats se
retrouvent essentiellement dans les
phases d’attente entre deux actions
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 61
Mise en œuvre de la VSM dans un laboratoire
d’hématologie
VSM idéale
● Comme pour le processus initial, à l’aide
de « post-it » de couleur verte, les
étapes de flux « idéal » sont
redessinées, débarrassées des
gaspillages et des dysfonctionnements
identifiés avec l’hypothèse que les
technologies utilisées sont existantes et
que les temps, ressources et
investissements ne sont pas une
contrainte.
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 62
Mise en œuvre de la VSM dans un laboratoire
d’hématologie
VSM réaliste
● Elle est définie à partir de la VSM
idéale, en intégrant les contraintes du
budget, de temps et de ressources.
● Tous les «Post-it» roses (
dysfonctionnements et gaspillages) ont
été revus pour intégrer les idées
d’amélioration pouvant être réalisées
dans les prochains mois.
● Ces idées d’amélioration sont intégrées
dans le cadre d’un plan d’action.
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 63
Amélioration de la durée de réalisation du
processus d’analyse biologique
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 64
RÉSUMÉ
Comment y-arriver ?
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 66
Chasser les
mudas
Devenir
Lean
Diminuer les
mouvements
et
déplacements
sans VA
Réduire les
temps d’attente
entre les
différentes
étapes
d’analyse
Simplifier et
sécuriser le
transport des
matières,
consommables
…
Pourrait -
on faire
autrement
?
Développer le
mieux-être au
travail des
collaborateurs
Maîtriser
les stocks
Améliorer
l’ergonomie
des postes de
travailRéduire
les
risques
de TMS
Impliquer les
collaborateurs
dans une
démarche
d’amélioration
continue
Eliminer les
opérations
inutiles
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 67
Le Lean…
Ce n’ est pas…
● Une nouvelle mode
● Une boite à outils “magique”
● Travailler plus, tout seul
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 68
● Existe depuis 1950
●
C ’est…
● Un investissment important
● Une méthode de réduction du personnel
Une culture, un état d’esprit
● Travailler mieux, en groupe
● Des initiatives rapides, immédiates
● Concerne tous les services/
départements
Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 69
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Lean : outil d'optimisation dans le laboratoire

  • 1. Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire Dr.Barbouche Leila 02/03/2017 AssociationAmicale des Surveillants de la Santé Publique Section : Institut Pasteur de Tunis
  • 2. Objectifs des laboratoires Problématiques Exigences Qualité Contraintes budgétairesFaire face à l’augmentation d’activité Résoudre les problèmes de sous effectif Contourner les difficultés de recrutement Nécessité d’adaptation et réflexion à de nouvelles solutions Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 2
  • 4. Définition LEAN = mince, svelte, agile C’est l’état visé (entreprise réactive, flexible, agile) Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 4
  • 5. ● Le Lean est un mot anglais qui peut être interprété comme « le juste nécessaire ». ● Le Lean management est un système d'organisation du travail qui cherche à mettre à contribution l'ensemble des acteurs afin d'éliminer les gaspillages qui réduisent l'efficacité et la performance d'une entreprise, d'une unité de production ou d'un département notamment. ● Le Lean n’est pas un outil ni une méthode, c’est un état d’esprit d’amélioration continue! ● Le Lean concerne tout le personnel sur le site et pas seulement le laboratoire ! Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 5 Définition
  • 6. Pensez autrement ! Etat actuel ● Nous allons vers une solution ● Nous sommes toujours occupés à éteindre le feu ! ● Nous n’avons pas la même perception des problèmes ni des causes des problèmes ● Nous ne prenons pas assez de temps pour mesurer si la solution est un réel succès Etat futur ● Consacrer du temps à la planification ● Définir le problème avec une approche structurée ● Impliquer tous les acteurs ● Tester les solutions en place afin de vérifier si l’objectif est atteint Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 6
  • 7. A quoi sert le Lean ? ● Éliminer le gaspillage au maximum afin de réduire les temps d’attente ● Viser l’amélioration continue ● Standardiser le processus ● Créer un flux de travail efficace visant à augmenter la productivité ● Augmenter la satisfaction de travail Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 7
  • 8. Principes du Lean ● Pour cela, le Lean se fixe comme objectif d’éradiquer trois « démons » de l’organisation du travail : ● Muda (« Sans valeur ») : tout ce qui est sans valeur ● Muri : l’excès, la surcharge de travail engendrée par des processus non adaptés ● Mura : la variabilité, ou l’irrégularité Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 8
  • 9. Principes du Lean ● Muda (« Sans valeur ») : tout ce qui est sans valeur : ● les gaspillages, ce qui est fait mais qui n’ajoute pas de valeur au produit — c’est-à-dire ce qui finit à la poubelle —, les pannes, les déplacements inutiles, les pertes de temps, les choses que l’on ajoute au produit, mais dont le client ne veut pas, etc. Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 9
  • 10. Principes du Lean ● Muri : l’excès, la surcharge de travail engendrée par des processus non adaptés : ● le personnel, lorsque la charge de travail n’est pas adaptée au nombre de travailleurs ; ● les installations, lorsque la charge est supérieure à ce qu’une installation peut faire (sa capacité) ; ● les stocks, lorsque des pièces ou des produits ne « tournent pas ». Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 10
  • 11. Principes du Lean ● Mura : la variabilité, ou l’irrégularité : ● des machines qui ne mettent pas toujours le même temps pour faire la même chose et dont la qualité varie ; ● des opérateurs qui ne font pas tous et pas toujours le même travail lorsqu’ils sont affectés à un même poste ; ● des fournisseurs qui ne livrent pas toujours les mêmes quantités de matière première. Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 11
  • 12. Les origines du Lean management Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 12
  • 13. Démarche Lean ● Souvent représentée dans la forme d’une maison ● Une organisation et des modes de fonctionnements clairs créant une base stable ● Des murs représentant un engagement à l’optimisation et à la qualité des processus ● Un toit protecteur construit autour de pratiques managériales adaptées ● …le tout créant les conditions de vie permettant à chacun de faire un petit peu mieux, tous les jours, travaillant ainsi ensemble pour développer la compétitivité de l’entreprise Kaizen Jidoka Juste à temps Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 13
  • 14. Système à “3 dimensions” Des concepts & techniques les « méthodes » (Savoir) Un mode de management l’organisation (Savoir faire) Des comportements l’état d’esprit (Savoir être) Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 14
  • 15. Système à “3 dimensions”  Méthodes / Outils :  5S : maintien de l’organisation et de la propreté  VSM : réduction des temps de défilement  Etc…  Organisation :  Equipe dédiée à temps plein/partiel  Routines régulières à maintenir  Standards à respecter  Etc… Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 15
  • 16. Système à “3 dimensions” ● Etat d’esprit : • Au lieu d’expliquer ce que l’on ne peut pas faire, penser à comment faire • Parler toujours avec des données observées du terrain • Gagner 60% dès maintenant au lieu de chercher la perfection • Les difficultés et les contraintes sont des sources de progrès • Les bonnes idées de 10 valent mieux que l’inspiration d’un seul • Ne pas juger, ne pas blâmer • L’amélioration est infinie Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 16
  • 18. Philosophie Lean Tout ce que l’on fait, c’est regarder le délai, entre le moment où le client nous passe la commande jusqu’au moment ou on reçoit le paiement, et nous réduisons ce délai en éliminant tous les gaspillages. ClientFournisseurs Valeur ajoutée Gaspillages Gaspillages Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 18
  • 19. Valeur ajoutée « Toute activité que le client est prêt à payer » - Taiichi Ohno (TOYOTA) - Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 19
  • 20. ● 3 conditions pour être sûr d’avoir de la valeur ajoutée : Valeur ajoutée Transformation réelle Bon du premier coup Orienté client Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 20 20
  • 21. ● Concevoir/ analyser ● Vendre ● Acheter ● Comptabiliser ● Communiquer ● Former ● Recruter ● Chercher ● Attendre ● Dupliquer ● Corriger ● Stocker ● Transporter ● Détruire Valeur ajoutée Non Valeur ajoutée Quand ajoutons-nous de la valeur ? Quelles sont les valeurs ajoutées IPT ? Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 21 21
  • 22. Philosophie LEAN ● Identifier la valeur exigée par le client et la chaine qui la produit. ● Rendre la chaine fluide sans contrainte en produisant au plus juste dans les meilleurs délais avec perfection et à moindre coût/temps. Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 22
  • 23. Démarche Lean ● La démarche LEAN est une philosophie qui devient par la suite une culture ● « Do it right first time every time » ● Valeur dans une chaine d’activités  Valeur ajoutée  NVA-Perte de temps inévitable: activité administrative  NVA-Gaspillage de temps : activité superflue, contrainte dans le processus Valeur ajoutée Gaspillage Perte inévitable Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 23
  • 26. Les 7 Muda ● La Surproduction : ● (Faire plus que demandé) ● Le pire des muda ! ● Perte de temps ● Génère les autres muda Il y a surproduction chaque fois que l’on génère plus d’information que ce qui est juste nécessaire pour satisfaire le client ou le processus suivant Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 26
  • 27. Exemples : -Trop de copies -Diffusion d’une information sous différentes formes ( fax, mail, affichage) - Diffuser plus d’information que le minimum nécessaire - E-mail avec trop de destinataires -Distribution d’informations aux personnels non concernés - Indicateurs inutiles, non exploités - Achat de consommables en excès ● MUDA de Surproduction Les 7 Muda : exemples Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 27
  • 28. Les 7 Muda ● Trop de Stock / stock inutile ● D’échantillons ● De réactifs ● De consommables ● Le niveau de stock masque les problèmes. ● Quand le niveau baisse, les problèmes apparaissent ● L’amélioration est alors possible Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 28
  • 29. Déséquilibre des performances main d’œuvre Niveau de stock en baisse Retards des analyses Pannes, arrêts,... Produits défectueux La diminution du stock révèle les problèmes. Les 7 Muda Niveau de stock élevé Opérations anormales Les problèmes apparaissent Obstacles et défauts non perçus Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 29
  • 30. Exemples : - Piles de dossiers sur les bureaux - Documentations, prospectus qui encombrent les tiroirs ● MUDA de Stockage ● Stockage d’informations • Données stockées en excès (Informatiques ou papier ) ● Stocks d’en cours • Travaux en cours de traitement ou d’attente Les 7 Muda : exemples - Tableaux d’affichage surchargés Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 30 et pas à jour - Stocks de fournitures - Travaux lancés par séries ● Stockage de matériel et équipements • Matériel et équipement hors d’usage ou sans utilité réelle • De produits finis
  • 31. ● Le Transport entraîne ● Des pertes de temps ● Des recherches ● Des risques de perte, de détérioration, d’accident… ●On cherche avant tout à supprimer les transports et pas à les automatiser ● A défaut, une bonne solution provisoire est de regrouper les gaspillages de transport en une fonction d’approvisionnement Les 7 Muda Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 31
  • 32. Exemples : - Transporter des dossiers / échantillons entre les bureaux -Trier des documents ( micro - transports ) - Transports vers la photocopieuse, fax -Transférer des documents pour obtenir des signatures ou accords - Transferts redondants d’informations Kilomètres parcourus par an par les ouvriers et techniciens ● MUDA de Transport ● Informations ou documents transportés ou transférés entre les étapes du processus Les 7 Muda : exemples Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 32
  • 33. ● L’Attente (temps attente) ● Rallonge les cycles ● Fait perdre du temps ● Ne repose pas… elle énerve ! Les 7 Muda ●Ce type de gaspillage est sou- vent masqué par d’autres Muda. ●Séparer le travail machine du travail humain permet de réduire ce type de Muda. Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 33
  • 34. Exemples : : - Attente d’une validation pour poursuivre le traitement ● MUDA d’Attente ● Attendre des informations, d’autorisations, de signatures, du système d’information pour finir un travail ● Attendre un collègue ou une machine qui n’a pas fini sa tâche, ● Les attentes font perdre du temps et rallongent les cycles Les 7 Muda : exemples - Attente de la réparation de la Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 34 photocopieuse - Attente de l’ouverture d’un fichier informatique -Attente de la distribution du courrier - Attente de l’arrivée de fournitures
  • 35. Les 7 Muda ● MUDA de mouvement ● (déplacements ou mouvements inutiles) ● Le personnel bouge ou fait des gestes difficiles ou non naturels liés à l’ergonomie d’un poste de travail non optimisé. ● Mouvements non nécessaires. Exemples : - Implantations non optimisées ( nombreux déplacements ) - Soulever ou porter des poids - Se pencher, se tourner Bouger ne signifie pas travailler ! Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 35 - Postes mal aménagés - Éclairage insuffisant - Bruit, courants d’air
  • 36. ● Le Processus ● Pas assez de processus: • Résultats aléatoires, temps perdu ● Trop de processus: • Perte d’efficacité • Mauvaise utilisation des ressources • Opérations standardisées n’apportant pas de VA aux yeux du client Les 7 Muda Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 36
  • 37. Exemples : -Doubles contrôles ou validations -Recherches d’informations sur plusieurs écrans -Recopies d’informations sur plusieurs supports - Taches mal définies -Incompatibilités entre les versions des logiciels utilisés dans le service ● MUDA de Processus ● Standards de processus inexistants ou inadéquats ● Les MUDA de processus entraînent : • ..des pertes de temps • ..une mauvaise utilisation des ressources Les 7 Muda : exemples Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 37
  • 38. ● Les Défauts entraînent ● Des pertes de temps ● Des pertes de matière ● Des surcoûts ● Des clients mécontents Les 7 Muda Exemples : -Expédition du mauvais document ou à une mauvaise adresse - Fax illisibles - Erreurs d’orthographe ou de frappe - Réclamations clients - Retard dans l’envoi d’une réponse attendue - Erreurs de calcul Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 38
  • 39. Différents types de gaspillage dans un laboratoire d’anapath Les biopsies ne sont pas toutes au même niveau dans la caissette Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 39 Reprise Attente Inventaire Déplacements Ne pas utiliser les bonnes idées d’améliorations de tout le personnel Transport Sur-traitement Surproduction Talent
  • 40. ● Savoir exactement ce que le client recherche et pourquoi il paiera. ● Etapes : ● Identifier les MUDA. ● Eliminer les MUDA. ● Ajouter de la valeur. Chasser les Mudas ! Stratégie ● Gain : ● Réduire les temps , permettre des réponse plus rapides au client. ● Améliorer la valeur ajoutée des employés. ● Réduire la consommation ● Satisfaire le client ● Générer des économies Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 40
  • 42. Value Stream Map (VSM) La réalité des processus Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 42
  • 43. Value Stream Map (VSM) ● Value Stream Map signifie cartographie des flux de la chaîne de valeur. ● Le VSM recense l’ensemble des activités (à valeur ajoutée et sans valeur ajoutée), nécessaires à la transformation des matières et informations en produit et/ou service acheté par le client. ● Le VSM permet de visualiser les activités, flux de matières et flux d’informations sous forme d’un plan diagnostique qui servira à la mise en place de la démarche Lean Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 43
  • 44. Value Stream Map (VSM) ● Étape initiale d’une transformation Lean , il se décline en 4 étapes ● 1- Définir le périmètre de l’analyse ● 2- Cartographier l’état actuel (Identifier les gaspillages à éliminer dans la chaîne de valeurs) ● 3- Développer l’état futur ( situation idéale, situation réaliste et plan d’actions) ● 4- Changer l’état actuel en état futur Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 44
  • 45. Value Stream Map (VSM) ● Pourquoi réaliser un VSM ? ● Pour comprendre la situation actuelle: donner une image globale, une vue complète du processus ● Pour relever les sources de gaspillages ● Pour améliorer l’ensemble du processus en réduisant les opérations sans valeur ajoutée ● Pour montrer les liens entre les flux d’information et le flux physique du produit ● Pour construire un plan projet d’amélioration par le Lean ● L’intérêt de cette démarche est double:  Faire partager une vision, un objectif  Trouver ou appliquer les techniques Lean Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 45
  • 46. Le diagramme Spaghetti Le diagramme spaghetti sert à : ● Donner une vision claire du flux physique des pièces ou des individus. ● Identifier les flux redondants, les croisements récurrents et à mesurer le trajet parcouru par chaque produit ou personne. ● Aide à la réorganisation géographique des machines ou des services pour limiter les temps de déplacements et leur non valeur ajoutée. Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 46
  • 47. Méthode 5S ● La méthode des 5 « S » (en anglais the 5 S's) est une technique de management japonaise visant à l'amélioration continue des tâches effectuées dans une organisation. ● Les termes ranger, premières japonais seiso lettres de cinq : trier, seiton : : (seiri : nettoyer, seiketsu standardiser, shitsuke : respecter/ être rigoureux) qui ont pour objectif d'éliminer les causes de nombreux petits problèmes, sources de perte d'efficacité. ● C'est l'une des premières méthodes à mettre en œuvre dans une démarche de lean management. Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 47
  • 48. Objectifs méthode 5S :Améliorer l’environnement de travail ● A l’époque de la production de masse, l’encombrement était considéré comme un signe d’activité A l’heure de la qualité totale c’est l’inverse! Désordre, manque de propreté Signes d’une organisation déficiente Risques d’accidents Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 48
  • 49. Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 49 Étape Action Objectif 1. Seiri : Eliminer/ Débarasser Trier, supprimer l’inutile et ne garder que le strict nécessaire Travailler efficacement et ne pas être gêné par l’inutile 2. Seiton : Ranger Choisir un endroit approprié à chaque objet et bien l’identifier Éviter la perte de temps en cherchant les objets 3. Seiso : Nettoyer Supprimer les sources de salissures et les saletés Travailler dans un environnement propre et agréable 4. Seiketsu : Standardiser Standardiser les meilleurs pratiques Maintenir les 3 premiers S grâce à un management visuel 5. Shitsuke : Respecter Assurer le respect des standards établis : Acquérir de nouvelles habitudes Faire des autocontrôles permanents Traiter directement les anomalies détectées S’améliorer en permanence
  • 50. 5S au labo en pratique Seiri : éliminer Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 50
  • 51. 5S au labo en pratique Seiton : ranger Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 51
  • 52. Indicateurs de performance ● Les indicateurs de performance (ou KPI pour key performance indicators) au cœur du lean management et reposent sur la transparence des résultats en temps réel pour tenter d'améliorer la réactivité aux problèmes constatés. ● Chaque zone ou service doit disposer de ses propres indicateurs, affichés sur place. Les écarts significatifs par rapport aux objectifs fixés doivent donner lieu à une analyse et à un plan d'action correctif. Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 52
  • 53. Indicateur qualité ● Indicateur qualité: mesure de l’aptitude d’un ensemble de caractéristiques intrinsèques à satisfaire des exigences ● Le laboratoire doit définir des indicateurs qualité pour surveiller et évaluer la performance au travers des aspects critiques des processus pré analytiques, analytiques et post-analytiques. ISO 9000:2015 (2.3.6.4; 3.9) ISO 9001:2015 (4.4.1) ISO 15189:2012 (4.14.7; 3.19) Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 53
  • 54. Caractéristiques des bons indicateurs qualité Mesurables ( objectifs) Atteignables Participatifs à tous les niveaux Les bons indicateurs qualité Interprétables (spécifiques) Action (orientés vers l’action) Complets (tout le cycle/ processus) Programmés à court et long terme Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 54
  • 56. 5S bureau secrétariat AVANT APRES +33% sur l’espace de stockage documents Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 56
  • 57. Organisation de la gestion de stock Avant démarche Lean Après démarche Lean Besoin de moins d’espace Moins de temps perdu à rechercher des articles Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 57
  • 58. Management visuel: exemple 5S Poste de mise en cassettes des biopsies Avant démarche Lean Après démarche Lean Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 58
  • 59. Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 59
  • 60. Flux de travail et maintenance par les techniciens d’hémoculture Avant démarche Lean Après démarche Lean Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 60
  • 61. Mise en œuvre de la VSM dans un laboratoire d’hématologie VSM initiale ● La première étape consiste en un état des lieux afin de savoir ce qui se passe, quand et pourquoi . ● Chaque action est notée à l’aide d’un « Post-it » jaune en renseignant si possible le temps de réalisation et le nombre d’opérateurs. ● Les éventuels dysfonctionnement et gaspillages sont décrits pour chacune des actions et identifiés à l’aide de « Post-It » roses placés sous l’étape concernée Les éléments à non valeur ajoutée sur lesquels il est possible d’agir pour réduire le délai de rendu des résultats se retrouvent essentiellement dans les phases d’attente entre deux actions Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 61
  • 62. Mise en œuvre de la VSM dans un laboratoire d’hématologie VSM idéale ● Comme pour le processus initial, à l’aide de « post-it » de couleur verte, les étapes de flux « idéal » sont redessinées, débarrassées des gaspillages et des dysfonctionnements identifiés avec l’hypothèse que les technologies utilisées sont existantes et que les temps, ressources et investissements ne sont pas une contrainte. Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 62
  • 63. Mise en œuvre de la VSM dans un laboratoire d’hématologie VSM réaliste ● Elle est définie à partir de la VSM idéale, en intégrant les contraintes du budget, de temps et de ressources. ● Tous les «Post-it» roses ( dysfonctionnements et gaspillages) ont été revus pour intégrer les idées d’amélioration pouvant être réalisées dans les prochains mois. ● Ces idées d’amélioration sont intégrées dans le cadre d’un plan d’action. Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 63
  • 64. Amélioration de la durée de réalisation du processus d’analyse biologique Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 64
  • 66. Comment y-arriver ? Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 66
  • 67. Chasser les mudas Devenir Lean Diminuer les mouvements et déplacements sans VA Réduire les temps d’attente entre les différentes étapes d’analyse Simplifier et sécuriser le transport des matières, consommables … Pourrait - on faire autrement ? Développer le mieux-être au travail des collaborateurs Maîtriser les stocks Améliorer l’ergonomie des postes de travailRéduire les risques de TMS Impliquer les collaborateurs dans une démarche d’amélioration continue Eliminer les opérations inutiles Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 67
  • 68. Le Lean… Ce n’ est pas… ● Une nouvelle mode ● Une boite à outils “magique” ● Travailler plus, tout seul Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 68 ● Existe depuis 1950 ● C ’est… ● Un investissment important ● Une méthode de réduction du personnel Une culture, un état d’esprit ● Travailler mieux, en groupe ● Des initiatives rapides, immédiates ● Concerne tous les services/ départements
  • 69. Le Lean outil d'optimisation dans le laboratoire | 69