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Les 10 étapes pour organiser un évènement d'entreprise
Quoi : agence de conseil et services en
marketing et communication


Qui: une équipe pluridisciplinaire
combinant expérience commerciale et
publicitaire

Pour qui: toute organisation marchande,
non-marchande, privée ou publique qui
désire professionnaliser sa communication


Où: où vous irez
Créateur de message

 Mesaoo signifie « message »
 en esperanto.




                               Nous créons vos messages.
Les 10 étapes pour organiser un évènement d'entreprise
LES ETAPES POUR REUSSIR UN
EVENEMENT D’ENTREPRISE
    Conception Préparation Implication   Envie
ETAPE 1 - Identifier la cible (participants) et les objectifs associés à l’événement
ETAPE 2 – Définir une thématique cohérente


Définir un concept événementiel (fil rouge) et identifier
les principaux éléments de l’événement




                                                            Design Stockholm House
ETAPE 3 – Définir une structure porteuse

   Désigner un comité d’organisation de(s) événement(s)

         -   Direction générale
         -   Direction commerciale
         -   Responsable de site
         -   Direction Production
         -   Direction marketing



 ETAPE 4 – Etudier la faisabilité de l’événement
        Information et retour sur les événements précédents
        Objectif global et objectifs secondaires
        Thématiques abordées (ressources internes et/ou externe)
        Date (prise en considération des événements concurrents, des vacances scolaires,
         de l’activité de la profession visée, de la saison, des disponibilités internes)
        Durée
        Lieux
        Budget
        Planning prévisionnel
ETAPE 5 – Création d’un storyboard de(s) événement(s)



                                         Rédaction d’un document réunissant une
                                         description de la cible visée, les objectifs associés
                                         à l’organisation des événements, le déroulement
                                         des événements et l’implication des acteurs
                                         internes et externes à l’entreprise.




 ETAPE 6 – Rédaction d’un cahier des charges
    Etablir la liste des éléments composants l’événement (voir slide 11)

 ETAPE 7 – Identification des intervenants internes et/ou externes
   - définition des rôles et responsabilités lors de l’événement
   - identification de sous-traitants et consultation en vue d’établir un budget final.
ETAPE 8 – Promotion de l’événement

 Invitation – Promotion interne – Promotion externe – Couverture presse
Ne pas oublier de penser à…

  RESTAURATION                     ENCADREMENT
  • Gestion des pauses             • Accueil hôtesse
  • Gestion des déjeuners/dîners   • Service de sécurité
  • Service reception/traiteur     • Service de restauration

  HEBERGEMENT                      AMENAGEMENT DES ESPACES
  TRANSPORT/TRANSFERT              • Conception et mise en place
  ANIMATIONS                         signalétique
                                   • Mise en scène florale
  REGIE SON/LUMIERE
                                   • Location de mobilier
  • Enregistrement/video
                                   • Gestion du vestiaire
  • Retransmission
                                   • Gestion du secrétariat
  • Mise en scène




                                                  mesaoo.com
                                              sales@mesaoo.com
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  • 2. Quoi : agence de conseil et services en marketing et communication Qui: une équipe pluridisciplinaire combinant expérience commerciale et publicitaire Pour qui: toute organisation marchande, non-marchande, privée ou publique qui désire professionnaliser sa communication Où: où vous irez
  • 3. Créateur de message Mesaoo signifie « message » en esperanto. Nous créons vos messages.
  • 5. LES ETAPES POUR REUSSIR UN EVENEMENT D’ENTREPRISE Conception Préparation Implication Envie
  • 6. ETAPE 1 - Identifier la cible (participants) et les objectifs associés à l’événement
  • 7. ETAPE 2 – Définir une thématique cohérente Définir un concept événementiel (fil rouge) et identifier les principaux éléments de l’événement Design Stockholm House
  • 8. ETAPE 3 – Définir une structure porteuse Désigner un comité d’organisation de(s) événement(s) - Direction générale - Direction commerciale - Responsable de site - Direction Production - Direction marketing ETAPE 4 – Etudier la faisabilité de l’événement  Information et retour sur les événements précédents  Objectif global et objectifs secondaires  Thématiques abordées (ressources internes et/ou externe)  Date (prise en considération des événements concurrents, des vacances scolaires, de l’activité de la profession visée, de la saison, des disponibilités internes)  Durée  Lieux  Budget  Planning prévisionnel
  • 9. ETAPE 5 – Création d’un storyboard de(s) événement(s) Rédaction d’un document réunissant une description de la cible visée, les objectifs associés à l’organisation des événements, le déroulement des événements et l’implication des acteurs internes et externes à l’entreprise. ETAPE 6 – Rédaction d’un cahier des charges Etablir la liste des éléments composants l’événement (voir slide 11) ETAPE 7 – Identification des intervenants internes et/ou externes - définition des rôles et responsabilités lors de l’événement - identification de sous-traitants et consultation en vue d’établir un budget final.
  • 10. ETAPE 8 – Promotion de l’événement Invitation – Promotion interne – Promotion externe – Couverture presse
  • 11. Ne pas oublier de penser à… RESTAURATION ENCADREMENT • Gestion des pauses • Accueil hôtesse • Gestion des déjeuners/dîners • Service de sécurité • Service reception/traiteur • Service de restauration HEBERGEMENT AMENAGEMENT DES ESPACES TRANSPORT/TRANSFERT • Conception et mise en place ANIMATIONS signalétique • Mise en scène florale REGIE SON/LUMIERE • Location de mobilier • Enregistrement/video • Gestion du vestiaire • Retransmission • Gestion du secrétariat • Mise en scène mesaoo.com sales@mesaoo.com blog.mesaoo.com