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2e
journée du consortium Libqual France
Institut des Sciences politiques de Paris
29 avril 2009
Appropriation de l’enquête
au sein des bibliothèques
Catherine Pousset - SCD Paris Descartes
Appropriation de Libqual
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• La situation à Paris Descartes
• Le partage des tâches
• Le déroulé des opérations
• Les retombées
La situation à Paris Descartes
• Un paysage documentaire éclaté
– en 2008 : 10 BU et 2 services transversaux
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• Une volonté politique d’expérimenter
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Un projet d’équipe
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• Mise en garde d’Angers.
• 7 février : groupe de travail pour valider périmètre /
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• 18 février : AG des personnels pour présenter l’enquête
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• Du 10 au 14 mars : contrôle et diffusion par les équipes
des sites de la campagne de lancement.
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PENDANT 4 semaines, du 17/3 au 18/4/8
• 3 e-mails enseignants / 3 e-mail étudiants
• points réguliers à tous les responsables de sites
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• repérage et relances des «publics déficitaires» :
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Dernière copie écran du monitoring diffusée le 18 avril au soir
• Faire tenir des stands avec ordi. portables hors les murs par des étudiants ET par
tous les agents à tour de rôle : près des bureaux de vote étudiants ; des machines
à café…
• Repérer les forums étudiants pas officiels mais actifs…
• Glisser nos marque-pages dans les lettres de relance aux lecteurs en retard.
• Demander aux profs / appariteurs de mettre notre enquête en page
d’accueil dans les salles informatiques.
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• Coller au plan de communication de la journée du numérique : portails,
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• Eponger les pénalités de retard en échange d’un questionnaire rempli valide.
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responsables pédagogiques et directeurs d’école doctorale
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Le savez-vous ? L’université Paris-Descartes a entrepris depuis bientôt un mois d’aller au devant de chacun des membres de la communauté des
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Pourquoi un si faible taux de réponse de la part des étudiants avancés dans une université qui mise autant sur la recherche et les parcours de
masters ?
> Vous ne vous êtes pas sentis concernés par une enquête sur les bibliothèques parce que vous ne consultez que des sources d’information en ligne ?
parce que vous ne passez que quelques heures par mois à l’université ?
> Vous en avez assez d’être sollicité par des sondages ? Vous avez fait un tour sur le questionnaire et l’avez trouvé bien alambiqué ?
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Chaque année, vous versez avec vos droits d’inscription des frais de bibliothèque qui participent non seulement à l’achat d’ouvrages pour tous les
niveaux d’enseignement mais également à l’acquisition de nombreuses ressources en ligne accessibles à distance via le portail ADEL : revues,
dictionnaires, encyclopédies, bases de données bibliographiques, logiciels de gestion bibliographiques…
Vous utilisez beaucoup, rarement, jamais ces ressources : dites-le et dites-nous pourquoi et comment vous être réellement utiles !
Ce type d’enquête qualitative à l’échelle d’une université est quasi inédit en France. Pour chaque question, il vous est demandé d’indiquer votre niveau
d’exigence et de noter l’université par rapport à ce niveau d’exigence (se situe-t-on au-delà de l’idéal ou en deça du minimum ou entre les deux). Une
fois compris ce principe et sachant que, si vous n’avez pas d’avis à donner par rapport à tel ou tel item, il suffit de cocher la case NA (non appliqué),
remplir le questionnaire ne vous prendra que 10mn.
http://survey.libqual.org/index.cfm?ID=950715
L’enquête se termine ce vendredi 18 avril. Merci d’avance de nous aider à améliorer le service conformément à vos besoins.
Si vous avez des questions par rapport à l’enquête n’hésitez pas à contacter les bibliothécaires chargés du dossier :
libqual@univ-paris5.fr
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APRES
• Avril : codage des commentaires soumis à vérification et
analyse des responsables de sites.
• Mai-juin : remerciement à l’occasion de la remise des
prix (2 juin) et affichage des taux de participation.
• Juillet : extraction des données propres à chaque site
(radars, tableaux), communiqués en même temps que la
synthèse générale aux responsables de sites.
Edition des radars par site : indispensable point de départ…
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synthèse générale aux responsables de sites.
• 3 octobre : ateliers du SCD sur la qualité : mise en
commun des résultats de Libqual.
• Décembre : communication au Conseil de la
documentation et publication des résultats (affiches,
marque-pages, site web).
Pour la communication aux instances et aux usagers :
choix de la synthèse écrite
http://www.bu.univ-paris5.fr/spip.php?article863
Un compte-rendu de 2
pages à destination de
l’ensemble de la
communauté universitaire
pour présenter l’enquête
et ses 1ers résultats.
Des synthèses locales
adressées aux doyens pour
attirer leur attention sur des
difficultés particulières et la
pertinence des actions
entreprises.
Une campagne de
communication à
destination des
usagers pour
mettre en
évidence la
dynamique de la
démarche : « vos
remarques… nos
engagements ».
Les retombées
• Une méthodologie qui a retenu l’attention du
Bureau de l’Université et de l’OSEIPE.
• En interne :
– avancée de la culture de l’évaluation et de la
communication
– Identification de 2 niveaux d’actions :
• relais auprès des tutelles des besoins structurels (meilleure
reconnaissance des compétences informationnelles dans la
formation ; amélioration des locaux ; renfort des budgets
d’acquisitions)
• travail en interne : formation des personnels / vademecum /
politique documentaire / accès à la documentation en ligne
Les retombées
⇒ Objectifs nettement identifiés et partagés.
⇒ Poursuite de la réflexion sur les actions à mener
- en formation élargie - au sein des ateliers du SCD :
- oct. 2008 : Libqual / évaluation des services internes /
lancement d’un vademecum ;
- mars 2009 : référentiel de compétences pour les personnels ;
- juin 2009 : évaluation du vademecum ;
- ou restreintes :
- à l’occasion de brain storming, ex. « Web 2.0 : une solution
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- au sein des groupes de travail, ex. « Politique documentaire »
dont l’ambition renforcée à l’issue de Libqual.
Conclusion
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Libqual au SCD Paris Descartes : démarche d'appropriation de l'enquête en interne

  • 1. 2e journée du consortium Libqual France Institut des Sciences politiques de Paris 29 avril 2009 Appropriation de l’enquête au sein des bibliothèques Catherine Pousset - SCD Paris Descartes
  • 2. Appropriation de Libqual au sein des bibliothèques • La situation à Paris Descartes • Le partage des tâches • Le déroulé des opérations • Les retombées
  • 3. La situation à Paris Descartes • Un paysage documentaire éclaté – en 2008 : 10 BU et 2 services transversaux – 1 bibliothèque d’IUT – 2 bibliothèques inter-universitaires • Une volonté politique d’expérimenter – entamer une démarche qualité – compléter les indicateurs traditionnels
  • 4. Un projet d’équipe • 2 coordinatrices ; • 1 conservateur stagiaire + 1 ingénieur informaticien pour l’exploitation des résultats ; • Les responsables de services / sites et leurs équipes pour analyser les résultats, hiérarchiser les priorités et échafauder les plans d’actions.
  • 5. Déroulé des opérations AVANT • Mise en garde d’Angers. • 7 février : groupe de travail pour valider périmètre / calendrier / questions locales. • 18 février : AG des personnels pour présenter l’enquête « preview », à tester jusqu’au 10 mars. • Du 10 au 14 mars : contrôle et diffusion par les équipes des sites de la campagne de lancement.
  • 6. Déroulé des opérations PENDANT 4 semaines, du 17/3 au 18/4/8 • 3 e-mails enseignants / 3 e-mail étudiants • points réguliers à tous les responsables de sites quotidiens les 3 premiers jours - puis hebdomadaires : – taux de participation – commentaires – signalement des initiatives prises pour « booster » les réponses • repérage et relances des «publics déficitaires» : – messages ciblés – démarchage hors les murs
  • 7. Dernière copie écran du monitoring diffusée le 18 avril au soir
  • 8. • Faire tenir des stands avec ordi. portables hors les murs par des étudiants ET par tous les agents à tour de rôle : près des bureaux de vote étudiants ; des machines à café… • Repérer les forums étudiants pas officiels mais actifs… • Glisser nos marque-pages dans les lettres de relance aux lecteurs en retard. • Demander aux profs / appariteurs de mettre notre enquête en page d’accueil dans les salles informatiques. Exemple d’idées pour augmenter les taux de réponses • Coller au plan de communication de la journée du numérique : portails, signatures numériques, etc. - Aller vers les étudiants ayant un portable connecté au wifi pour leur montrer l’enquête (et au passage les ressources de la BU) • Eponger les pénalités de retard en échange d’un questionnaire rempli valide.
  • 9. E-mail aux masters / doctorants envoyé par l’intermédiaire des responsables pédagogiques et directeurs d’école doctorale Etudiants de masters, doctorats, étudiants en formation continue, Le savez-vous ? L’université Paris-Descartes a entrepris depuis bientôt un mois d’aller au devant de chacun des membres de la communauté des enseignants, chercheurs et étudiants, pour recueillir vos avis sur la qualité des services de documentation qu’elle vous offre. Cette enquête a déjà recueilli 2700 réponses, ce qui est beaucoup. Mais la plupart proviennent soit d’étudiants de licence, soit d’enseignants chercheurs. Pourquoi un si faible taux de réponse de la part des étudiants avancés dans une université qui mise autant sur la recherche et les parcours de masters ? > Vous ne vous êtes pas sentis concernés par une enquête sur les bibliothèques parce que vous ne consultez que des sources d’information en ligne ? parce que vous ne passez que quelques heures par mois à l’université ? > Vous en avez assez d’être sollicité par des sondages ? Vous avez fait un tour sur le questionnaire et l’avez trouvé bien alambiqué ? > Vous avez pensé que votre voix ne comptait pas ? Chaque année, vous versez avec vos droits d’inscription des frais de bibliothèque qui participent non seulement à l’achat d’ouvrages pour tous les niveaux d’enseignement mais également à l’acquisition de nombreuses ressources en ligne accessibles à distance via le portail ADEL : revues, dictionnaires, encyclopédies, bases de données bibliographiques, logiciels de gestion bibliographiques… Vous utilisez beaucoup, rarement, jamais ces ressources : dites-le et dites-nous pourquoi et comment vous être réellement utiles ! Ce type d’enquête qualitative à l’échelle d’une université est quasi inédit en France. Pour chaque question, il vous est demandé d’indiquer votre niveau d’exigence et de noter l’université par rapport à ce niveau d’exigence (se situe-t-on au-delà de l’idéal ou en deça du minimum ou entre les deux). Une fois compris ce principe et sachant que, si vous n’avez pas d’avis à donner par rapport à tel ou tel item, il suffit de cocher la case NA (non appliqué), remplir le questionnaire ne vous prendra que 10mn. http://survey.libqual.org/index.cfm?ID=950715 L’enquête se termine ce vendredi 18 avril. Merci d’avance de nous aider à améliorer le service conformément à vos besoins. Si vous avez des questions par rapport à l’enquête n’hésitez pas à contacter les bibliothécaires chargés du dossier : libqual@univ-paris5.fr
  • 10. Déroulé des opérations APRES • Avril : codage des commentaires soumis à vérification et analyse des responsables de sites. • Mai-juin : remerciement à l’occasion de la remise des prix (2 juin) et affichage des taux de participation. • Juillet : extraction des données propres à chaque site (radars, tableaux), communiqués en même temps que la synthèse générale aux responsables de sites.
  • 11. Edition des radars par site : indispensable point de départ… à usage interne
  • 12. Déroulé des opérations APRES • Avril : codage des commentaires soumis à vérification et analyse des responsables de sites. • Mai-juin : remerciement à l’occasion de la remise des prix (2 juin) et affichage des taux de participation. • Juillet : extraction des données propres à chaque site (radars, tableaux), communiqués en même temps que la synthèse générale aux responsables de sites. • 3 octobre : ateliers du SCD sur la qualité : mise en commun des résultats de Libqual. • Décembre : communication au Conseil de la documentation et publication des résultats (affiches, marque-pages, site web).
  • 13. Pour la communication aux instances et aux usagers : choix de la synthèse écrite http://www.bu.univ-paris5.fr/spip.php?article863 Un compte-rendu de 2 pages à destination de l’ensemble de la communauté universitaire pour présenter l’enquête et ses 1ers résultats. Des synthèses locales adressées aux doyens pour attirer leur attention sur des difficultés particulières et la pertinence des actions entreprises. Une campagne de communication à destination des usagers pour mettre en évidence la dynamique de la démarche : « vos remarques… nos engagements ».
  • 14. Les retombées • Une méthodologie qui a retenu l’attention du Bureau de l’Université et de l’OSEIPE. • En interne : – avancée de la culture de l’évaluation et de la communication – Identification de 2 niveaux d’actions : • relais auprès des tutelles des besoins structurels (meilleure reconnaissance des compétences informationnelles dans la formation ; amélioration des locaux ; renfort des budgets d’acquisitions) • travail en interne : formation des personnels / vademecum / politique documentaire / accès à la documentation en ligne
  • 15. Les retombées ⇒ Objectifs nettement identifiés et partagés. ⇒ Poursuite de la réflexion sur les actions à mener - en formation élargie - au sein des ateliers du SCD : - oct. 2008 : Libqual / évaluation des services internes / lancement d’un vademecum ; - mars 2009 : référentiel de compétences pour les personnels ; - juin 2009 : évaluation du vademecum ; - ou restreintes : - à l’occasion de brain storming, ex. « Web 2.0 : une solution aux problèmes d’accès aux ressources électroniques ? » ; - au sein des groupes de travail, ex. « Politique documentaire » dont l’ambition renforcée à l’issue de Libqual.
  • 16. Conclusion Un travail d’appropriation • longue durée • aux effets persistants
  • 17. Merci de votre attention

Notes de l'éditeur

  1. 35500 étudiants, 1500 enseignants chercheurs. Pluridisciplinaire : Santé, Maths, informatique, Droit, Eco., Gestion, Sciences de l’éducation, linguistique, Sociologie, Psychologie, STAPS Pas d’enquête public menée auparavant
  2. Tandem des coordinatrices = Carole Letrouit, directrice adjointe + chargée de la partie politique du dossier et du paramétrage de l’enquête / Catherine Pousset, responsable de site + chargée de la partie com’ et logistique Le conservateur stagiaire = Perrine Cambier / l’ingénieur informatique = Quentin Morelon
  3. 7 février : Groupe de travail formé après une présentation en réunion de responsables de sites par les 2 coordinatrices + 4 autres responsables de sites. 18 février : nombreuses réactions de la salle. Les idées pour inciter le public à participer fusent. Les tests sont en revanche plus longs à effectuer : l’enquête rebute, est jugée trop longue, l’une des dernières questions (43) sur la « position » du répondant apparaît déjà comme mal libellé et source d’erreur.
  4. Chaque semaine, chaque site recevait le fichier excel avec les commentaires le concernant.
  5. Ou encore : se planter devant les affiches et manifester son intérêt bruyamment Aller vers les étudiants ayant un portable connecté au wifi pour leur montrer l’enquête (et au passage les ressources de la BU) Relancer par téléphone les enseignants Eponger les pénalités de retard en échange d’un questionnaire rempli et valide…
  6. 3375 questionnaires recueillis > 3137 exploitables = 10% 1307 commentaires = 1/3
  7. A Paris Descartes, les sites recouvrent des publics et des ressources bien distincts : la synthèse générale n’est pas suffisante >> Radars / tableaux / recueils de commentaires doivent être affinés par site et fournissent une matière très riche… à usage interne. Croisés aux recueils de commentaire et reprenant les grilles d’analyse par grande dimension proposées par Libqual, chaque équipe : vérifie la représentativité des réponses recherche les traits saillants : points forts / points faibles / suggestions d’amélioration Travaille sur les réponses à apporter : travail d’explication ou actions à mener => Le temps = facteur nécessaire pour dépassionner les discussions…
  8. Le contenu des affiches a été bâti par les équipes ; relu, « lissé » et « abrégé » par l’équipe de direction. Fabrication artisanale, aidée des exp. précédentes, notamment Angers… On aurait eu besoin à la fois pour la conception et pour la réalisation technique de collaborer avec des pro. Beaucoup d’énergie pour faire connaître ces résultats : rendre compte semblait la moindre des choses pour légitimer la démarche… même incomplètement / imparfaitement.