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Charles Pierre Diatta
Warehouse Supervisor – Spare Parts Coordinator
MANUEL SYNTHETIQUE DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES DE GESTION DES STOCKS
Ce manuel synthétique formalise les principales procédures administratives dans le cadre de la gestion des stocks de pièces de rechange, de pièces
électriques, de produits chimiques et huileux et de consommables au sein des Centrales électriques ou autres exploitations industrielles.
Les objectifs visés ici répondent aux soucis :
- De transparence dans la gestion des stocks avec répartition selon le protocole de mise à disposition des pièces essentielles et celles nécessaires au
fonctionnement des divers moteurs lors de l’exploitation et stockées dans les magasins.
- De suivi correct du niveau des stocks conformément aux recommandations du Top Management qui sont entre autres de disposer d’un volume de
stock pas trop élevé pour éviter des frais substantiels (coûts d’entreposage, matériels obsolètes, vols, etc.)
- D’anticipation des besoins en pièces de rechange et produits autres pour une meilleure productivité (préparation des divers programmes de
révision).
- De préparation de l’inventaire de fin d’exercice et l’établissement d’informations fiables pour leur prise en compte dans la Comptabilité Générale.
STRUCTURE DU MANUEL
Le manuel est structuré de manière à en faciliter son exploitation et sa mise à jour est nécessaire pour son adaptation à l’évolution de la Centrale ou
exploitations industrielle autre et aux procédures formalisées.
La tenue à jour de ce manuel est tout aussi importante que sa mise en place. En effet, s’il n’est actualisé régulièrement, il perd son efficacité. La
responsabilité incombe aux Gestionnaires de stocks et sous le contrôle du Maintenance Manager.
Il établit les règles de gestion des stocks matérialisées par des documents administratifs divers.
- Gestion de entrées et des sorties (avec inspections diverses)
- Organisation physique du magasin (Rangement, sécurisation, nettoiement)
- Rapports mensuels à établir pour la hiérarchie (Inventaire, chrono des entrées et sorties diverses, etc.)
- Préparation des différentes révisions annuelles
- Gestion des transferts inter-magasins
- Planification et exécution de l’inventaire annuel
- Recommandations diverses
Charles Pierre Diatta
Warehouse Supervisor – Spare Parts Coordinator
GESTION DES STOCKS
PROCEDURE : ENTREE EN STOCK
OBJECTIF
RISQUES
Définir les modalités de réception physique en magasin des pièces, matériels, matières, fournitures et consommables livrées et
réceptionnées et leur enregistrement dans le Système (Progiciel de gestion des stocks).
PRECAUTIONS / CONTROLES
-Entrée fictive
-Entrée non conforme
-Valorisation incorrecte des articles en stocks
ETAPE INTERVENANTS TACHES SUPPORTS
Livraison par le fournisseur des
articles commandés
matérialisée par le Bon de
livraison
Magasinier
-Contrôler la cohérence entre les articles commandés et ceux livrés par le
fournisseur (descriptions et quantités)
-Informer le Service demandeur
-Dresser un avis d’arrivée
-Actualisation de l’inventaire dans Excel ou autre Application
-Archivage
-Ordre d’achat
-Quotation
-Mail d’approbation de
la Cotation du
Demandeur
-Bon de commande
-Accusé de réception
-Facture Proforma
-Bon de livraison visé
-Fiche de réclamation
Superviseur du Service
demandeur
Warehouse Supervisor
-Procéder à l’inspection qualité de la réception et viser le Bon de livraison
accompagné du Bon de commande
-Remplir si nécessaire la fiche de réclamation (Claim Notification) en cas
d’incohérence
-Constituer une liasse composée de la demande d’achat (Oder Request), de la
Cotation du fournisseur, de la Commande (Purchase Order), de l’accusé de
réception (Order Acknowledgment), de la livraison (Packing List) et de la facture
Proforma (Proforma Invoice)
-Enregistrer dans le système l’opération d’entrée en stock sur la base de la
commande (Purchase Order)
Charles Pierre Diatta
Warehouse Supervisor – Spare Parts Coordinator
RECOMMANDATIONS
La réception de pièces, matériels, fournitures et matières diverses est souvent très volumineuse et nécessite donc le support du Superviseur et d’un aide
(Helper) pour la manutention. Il est nécessaire aussi d’identifier les étagères correspondantes au fil de la réception pour un bon rangement (en conformité
avec l’emplacement même dans le système).
L’intervention du Service demandeur est quelque fois sollicitée pour identifier les articles réceptionnés en raison de leur complexité.
Charles Pierre Diatta
Warehouse Supervisor – Spare Parts Coordinator
PROCEDURE : SORTIE DE STOCK
OBJECTIF
Définir les modalités de traitement des sorties de stock en magasin
RISQUES
-Consommation abusive
-Retours intempestifs d’articles préalablement sortis du magasin
-Sortie non autorisée
-Sortie non conforme à la demande
PRECAUTIONS / CONTROLES
-S’assurer que toute sortie de stock du magasin est suivie d’un Bon de sortie dûment signé par le Service demandeur et validé par
le Magasinier avec précision du Work Order (Demande d’intervention) ou autre , du code et de la quantité
-S’assurer de la mise à jour automatique du fichier des stocks (dans le système)
ETAPE INTERVENANTS TACHES SUPPORTS
Emission, validation et
archivage de la demande de
sortie de stock
Service Utilisateur -Etablir la demande de sortie et la signer (par le Superviseur)
-Remettre la demande au Magasin
-Emettre un bon de retour en cas de non utilisation ou d’inconformité
-Demande de
sortie de stock
-Bon de sortie
-Bon de retour
Magasinier
Warehouse Supervisor
-Recevoir la demande de sortie de stock et vérifier la disponibilité et l’emplacement
des articles
-Livrer les articles demandés, viser le bon de sortie et délivrer une copie au requérant
-Archivage
-Actualiser l’inventaire dans Excel ou autre application
-Dresser la liste de toutes les sorties selon les Work Orders (demande d’intervention)
ou autre
-Son intervention est surtout indiquée lors des révisions (Overhauling) ou réparations
diverses pour venir en appoint au Magasinier et contrôler que les règles de
déstockage sont bien respectées.
-Enregistrement dans le système des mouvements de sortie effectués.
-Contrôler la cohérence entre les sorties des Work Orders et des Bons de sortie établis
et procéder aux rectifications si nécessaire
Charles Pierre Diatta
Warehouse Supervisor – Spare Parts Coordinator
RECOMMANDATIONS
Le déstockage stock réduit le volume monétaire des stocks et donc l’Actif du Bilan comptable. A cet effet il est très important de veiller au respect strict des
règles de sortie d’articles. Toute sortie de stock doit être matérialisée par un Bon de sortie dûment signé par le Superviseur ou le Chef d’Equipe avec les
informations nécessaires (description, code, quantité, numéro Work Order). La mise à la disposition du magasin de carnets de Bons de sortie est obligatoire
pour garantir la traçabilité des divers mouvements de stocks.
Charles Pierre Diatta
Warehouse Supervisor – Spare Parts Coordinator
TRANSFERTS INTER-SITES
Le transfert inter-sites est le prêt ou l’emprunt de matériels, de matières ou pièces de rechange entre les différentes Centrales. Il permet de « secourir » les
sites qui sont en rupture de stock d’articles indispensables au fonctionnement régulier des moteurs. En raison du temps long de réception de pièces de
rechange, cette pratique est nécessaire pour éviter l’arrêt des moteurs. Cependant des règles s’imposent : la demande par mail de mise à disposition
(Prêt /Emprunt) doit être faite avant tout. Selon la disponibilité de l’article un Bon de mise à disposition Prêt en quatre exemplaires est établi par le
Magasinier et visé par le Directeur d’exploitation ou par Chef de la Maintenance. Ainsi, pour garantir la traçabilité des divers mouvements il est
recommandé de disposer de carnet de Bon de sortie pour prêt de matériels ou de pièces de rechange.
Un fichier de suivi des divers mouvements inter-sites de prêt et d’emprunt de pièces de rechange doit être créé sur Excel ou autre application avec un
recoupement régulier pour éviter les incohérences de part et d’autre des différents sites.
PROCEDURE : TRANSFERT INTER-SITES
OBJECTIF
Définir les modalités de transfert de stocks vers d’autres centrales sous forme de Prêt
Définir les modalités d’emprunt de pièces de rechange ou produits autres
RISQUES
-Sortie de stock non-autorisée
-Sortie non-conforme à la demande
-Consommation abusive
-Désaccord sur les quantités empruntés ou prêtés
-Rupture de stock après prêt
-Retard dans le remboursement
PRECAUTIONS / CONTROLES : PRET
-S’assurer que la demande a été faite par la Centrale requérante
-S’assurer de la disponibilité du stock en quantité suffisante pour parer à toute rupture future
-S’assurer que la demande a été approuvée par le Directeur de la Centrale et le Maintenance manager
-S’assurer que le Magasinier a bien établi le Bon de sortie et visé par le Directeur d’exploitation ou du Maintenance Manager
PRECAUTIONS / CONTROLES :
EMPRUNT
-S’assurer de l’indisponibilité du stock
-S’assurer que la demande a été faite par le Maintenance Manager ou le Directeur d’exploitation
-S’assurer que la demande a été approuvée par le Directeur d’exploitation
-S’assurer que le matériel reçu est conforme à celui demandé
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Warehouse Supervisor – Spare Parts Coordinator
SORTIE DE MATERIEL POUR PRET
ETAPE INTERVENANTS TACHES DESTINATION DOCUMENTS SUPPORTS
1-Demande de transfert (Prêt)
Centrale requérante
Directeur Centrale
Envoi par mail de la demande de prêt
Approuve la demande et donne ordre au
Warehouse Supervisor de vérifier la
disponibilité du stock
Directeur d’exploitation
Warehouse Supervisor / Magasinier
Email
Email approuvé et
demande de vérification
du stock
2-Exécution de la demande de
prêt / Envoi du matériel
Magasinier
Warehouse
Supervisor
Prépare le conditionnement du matériel
sollicité et établit le Bon de sortie Centrale
visé par ses soins et par le Warehouse
Supervisor
Envoie au Directeur de la Centrale ou du
Maintenance Manager pour visa
Donne à l’expéditeur du matériel sollicité
deux exemplaires à faire signer par le
requérant
Mise à jour du fichier
Directeur de la Centrale /
Maintenance Manager
Directeur de la Centrale requérante /
Maintenance Manager de la Centrale
requérante
Bon de sortie Centrale
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Warehouse Supervisor – Spare Parts Coordinator
RECEPTION DE MATERIEL / EMPRUNT
ETAPE INTERVENANTS TACHES DESTINATION DOCUMENTS SUPPORTS
1-Demande de transfert
(Emprunt)
Directeur de la
Centrale /
Maintenance Manager
Warehouse Supervisor
Magasinier
Constate la rupture de stock. Vue
l’urgence, demande au Warehouse
Supervisor de solliciter un emprunt
dans une Centrale voisine
Le matériel n’étant pas disponible en
stock, reçoit l’ordre de faire établir un
Bon d’emprunt. Fait descendre
l’information vers le Magasinier.
Vise la demande d’emprunt
Etablit la demande visée par le
Warehouse Supervisor et l’envoie pour
être visée par le Directeur de la Centrale
ou le Maintenance Manager
Magasin
Directeur de la Centrale
Maintenance Manager
Demande d’emprunt
2-Réception du matériel sollicité
Réceptionne le matériel sollicité
accompagné d’un bon de livraison
Vérifie la conformité du BL à la
demande émise au préalable
Avise le Service demandeur de l’arrivée
du produit
Mise à jour du fichier et archivage de la
liasse
Directeur de la Centrale
Maintenance Manager Bordereau de livraison
Charles Pierre Diatta
Warehouse Supervisor – Spare Parts Coordinator
PLANIFICATION DE L’INVENTAIRE
Le suivi régulier des stocks (par l’établissement mensuel d’un inventaire physique) permet d’avoir des données de stocks fiables. Il est alors recommandé de
toujours continuer à établir un rapport mensuel d’inventaire à recouper avec l’inventaire théorique (Progiciel) pour extraire les incohérences.
La préparation de l’inventaire est une étape très importante. Elle permet d’anticiper sur les éventuels problèmes (emplacement, nuance, différence de stock
due aux prêts ou emprunts de stocks inter-sites, etc.)
Il faut noter aussi qu’établir l’inventaire de stocks n’est pas seulement le travail du Magasinier. Les différentes opérations d’entrée et de sortie de stocks ont
concerné durant toute l’année les acteurs suivants : Fournisseurs, Magasinier, Superviseurs, Chef de la Maintenance ou des Opérations et le Directeur de la
Centrale. Même s’il est l’acteur principal de cette étape de la vie de la Centrale, il demeure qu’il doit être soutenu. Ainsi, il est recommandé de tenir une
réunion de préparation de l’inventaire pour définir les contours et soulever et régler les problèmes éventuels. Une équipe sera alors mise en place pour
permettre un bon déroulement avec comme intervenants selon leur disponibilité : le Magasinier, le Warehouse Supervisor, les Superviseurs
(Maintenance pour les pièces de rechange mécaniques, Electricité pour les Auxiliaries et les Electrical parts) et 2 aides (Helpers) pour la manutention.
Les moyens logistiques doivent suivre aussi avec la disponibilité d’un chariot transpalette, escabeau, etc.
Charles Pierre Diatta
Warehouse Supervisor – Spare Parts Coordinator
PROCEDURE : PLANIFICATION DE L’INVENTAIRE
OBJECTIF Fixer le cadre de l’inventaire et préparer l’ensemble des ressources nécessaires
RISQUES
-Personnel mal ou peu préparé
-Erreurs de comptage (double comptages, confusion, etc.)
-Comptage non-exhaustif
-Fatigue
-Accidents
PRECAUTIONS / CONTROLES
-S’assurer que toutes les dispositions sont prises pour un bon inventaire
-S’assurer de la disponibilité des différents intervenants (Superviseurs, Warehouse Supervisor, Magasinier, Helpers)
-S’assurer de la disponibilité des moyens logistiques (transpalette, escabeau, feuilles de comptage, stylos,
marqueurs, étiquettes, craies, etc.)
-S’assurer du bon rangement des articles, aménagement et dégagement des voies de passage
ETAPE INTERVENANTS TACHES DOCUMENTS SUPPORTS
1-Planification de l’inventaire
Directeur de la Centrale
Maintenance Manager
Warehouse Supervisor
Supervisors (Electrical : Mechanical)
Magasinier & Helpers
Service de la Comptabilité
-Répertorier tous les sites à inventorier
-Contacter tous les Services concernés et
organiser une réunion de coordination
-Evaluer les hypothèses diverses
-Prévoir formellement les différents services
Liste de lieux à inventorier
Note fixant la date et les
modalités d’inventaire par le
Directeur de la Centrale
2-Consitution du programme et de l’équipe
d’inventaire
Directeur de la Centrale
Maintenance Manager
Warehouse Supervisor
Supervisors (Electrical / Mechanical)
Magasinier & Helpers
Service de la Comptabilité
-Constituer l’équipe de Supervision de
l’inventaire et l’équipe de pilotage
-Etablir le calendrier d’exécution de
l’inventaire physique par site
Calendrier d’exécution de
l’inventaire
Liste de l’équipe d’intervention
(Supervision et Pilotage)
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Warehouse Supervisor – Spare Parts Coordinator
(Suite)
ETAPE INTERVENANTS TACHES DOCUMENTS SUPPORTS
3-Préparation des instructions d’inventaire
Directeur de la Centrale ou
d’Exploitation
Maintenance Manager
Warehouse Supervisor
Supervisors (Electrical / Mechanical)
Magasinier
Service de la Comptabilité
Procéder à une revue des procédures de
gestion des stocks et d’inventaire
-Revoir les dispositions des inventaires
précédents
-Revoir les systèmes de contrôle internes
environnant, notamment les historiques, les
besoins des différentes révisions,
-Vérifier l’applicabilité des systèmes d’achat,
de réception, de sortie de stocks
-Demander le retour d’articles prêtés et le
remboursement d’articles empruntés après
dressage des états de prêt et d’emprunt
-Vérifier l’existence de réceptions non encore
comptabilisées
-Identifier les zones à difficultés potentielles
4-Formation du Personnel
Chef de la Maintenance
Warehouse Supervisor
Supervisors
Magasinier &Helpers
Service de la Comptabilité
-Présenter les instructions d’inventaire et le
calendrier
-Expliquer l’objectif de chaque étape
(préparation, exécution, conclusion) et les
tâches à réaliser par les uns et les autres
-S’assurer que le Personnel concerné a bonne
connaissance de :
*L’organisation des magasins
*Des familles d’articles, des articles
(Références, désignations)
*Des techniques de comptage et de contrôle
des comptages (outils et méthodes)
Instructions d’inventaire,
calendrier et liste des
participants signés par le
Directeur de la Centrale
Liste des Magasins et des
familles d’articles
Charles Pierre Diatta
Warehouse Supervisor – Spare Parts Coordinator
5-Organisation des magasins
Warehouse Supervisor
Magasinier & Helpers (aides)
-S’assurer du bon emplacement des articles
-S’assurer que les étiquetages et les
références sont bien portés sur les rayons, les
étagères, les casiers et les articles
-Identifier les articles obsolètes, détériorés ou
hors d’usage et es ranger à part
-Dégagement des allées
6-Préparation de la logistique
Directeur de la Centrale ou
Maintenance Manager
Warehouse Supervisor
-S’assurer de la disponibilité du matériel
requis pour le comptage : feuilles de
comptage, stylos, marqueurs, étiquettes,
craies, etc.
-S’assurer de la disponibilité des moyens de
manutention : chariot, caisses, tec.
7-Identification et classification des stocks
Warehouse Supervisor
Magasinier
Service de la Comptabilité
-Vérifier les états des articles prêtés et
empruntés
-Vérifier l’état des articles obsolètes,
détériorés et hors d’usage
-Procéder à des contrôles spécifiques de
stocks nuls de même que de commandes
livrées mais non encore utilisées
-Dresser la liste de Pièces de rechange et
autres articles destinés à la Mobilisation et à
l’Extension
-Identifier les articles faisant l’objet de
réservation
-Identifier les articles à forte valeur unitaire
Liste des articles par rayons
Etat des articles en prêt
Etat des articles en Emprunt
Etat des articles obsolètes,
hors d’usage ou détériorés
Liste des articles réservés
Liste des articles à forte valeur
unitaire
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Warehouse Supervisor – Spare Parts Coordinator
8-Edition des listings d’inventaire Directeur de la Centrale ou
Maintenance Manager
Warehouse Supervisor
Magasinier
Service de la Comptabilité
Editer les listings définitifs de comptage
manuel et les états des quantités théoriques
définitifs par article après avoir effectué les
contrôles suivants :
-S’assurer que les références et les
désignations sur le listing prévu pour
l’inventaire correspondent à celles des
étiquettes
-S’assure de la logique et de la cohérence des
informations figurant sur les listings
d’inventaire (identifier les doublons sur les
codes, identifier les articles de même
référence ou qui se trouvent dans plusieurs
magasins, identifier les codes /libellés
« anormaux »
-Apurer les listings de toutes ces anomalies
(ou les expliquer) et sortir un listing le plus
proche possible de la réalité de la codification
et de la référenciation
Etats définitifs de comptage
manuel et les états des
quantités théoriques définitifs
par article
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Warehouse Supervisor – Spare Parts Coordinator
PROCEDURE : EXECUTION DE L’INVENTAIRE
OBJECTIF
Procéder au décompte et à la valorisation des stocks
Mettre en évidence le stock théorique avant l’inventaire et le stock physique inventorié et procéder à la restitution de l’inventaire
RISQUES
Non ou mauvaise comptabilisation
PRECAUTIONS / CONTROLES
Rapprochement des soldes comptables aux états de valorisation des stocks
ETAPE INTERVENANTS TACHES DOCUMENTS SUPPORTS
DEBUT : Le démarrage de l’inventaire
1-Organisation des comptages
Warehouse Supervisor
Magasinier & Helpers
Service de la Comptabilité
-Identifier et définir des zones de comptage (Magasin central,
Chemicals room, machine room, cabans, etc.)
-Répartir les zones de comptage par équipes
-Déterminer le Timing de comptages en tenant compte des
doubles comptages
-Définir le mode d’étiquetage (une fois le compte effectué d’un
étiquetage par comptage)
-Programmer la période de confrontation / rapprochement
(entre les différents comptages, entre les auditeurs internes et
les équipes de comptages, les numéros et les équipes
-Evaluer le Timing de la confrontation / Rapprochements
-Contrôler la disponibilité des intervenants
-Diriger les agents d’inventaire vers les équipes de comptage
d’affectation
-Rappeler les instructions globales de la prise d’inventaire
Feuilles d’émargement : Fiche de
présence
Listing des articles à compter
Charles Pierre Diatta
Warehouse Supervisor – Spare Parts Coordinator
ETAPE INTERVENANTS TACHES DOCUMENTS SUPPORTS
1-Organisation des comptages
(Suite)
Warehouse Supervisor
Magasinier & Helpers
Service de la Comptabilité
-Rappeler les intervenants sur les dispositions pour la réalisation
de l’inventaire (utilisation de la craie et du marqueur, etc.)
remettre la procédure
-Remettre les premières listes des articles à compter à chaque
responsable d’équipe
Feuilles de comptage visées
2-Exécution des comptages
Equipes de comptage
-Mettre toujours la date de comptage (date du jour)
-Inscrire le nom de l’intervenant et du chef d’équipe sur la feuille
de comptage
-Dans chaque casier, compter le nombre de pièces en tenant
compte de l’unité de mesure spécifiée sur la liste
-Indiquer sur la liste au stylo le nombre de pièces comptées
-Apposer systématiquement un tic mark au marqueur sur les
casiers comptés
-Lorsque la feuille de comptage est remplie, la ramener à l’équipe
de supervision qui la met dans le dossier complet
Feuille de comptage visée
Dossier des feuilles de comptage
visées
Charles Pierre Diatta
Warehouse Supervisor – Spare Parts Coordinator
ETAPE INTERVENANTS TACHES DOCUMENTS SUPPORTS
3-Supervision des comptages
Equipes de supervision
A ce stade de l’inventaire, il faut s’assurer :
-Les équipes de comptage n’ont pas accès à l’inventaire
permanent ou aux fiches de stock durant l’inventaire
-Le Magasinier ne doit pas impliquer dans le comptage et
n’intervient que pour renseigner sur les emplacements ou les
descriptions
-Les accès aux magasins sont règlementés
-Les unités de mesure figurant sur les feuilles de comptage sont
bien prises en compte
-De la correcte vérification du contenu des emballages (quantité,
qualité)
-Du correct enregistrement des quantités comptées
-De la réalisation du double comptage
-De l’utilisation de feuilles de comptage pré numérotées et
contrôler les séquences numériques des feuilles utilisées
-De la signature des feuilles par les équipes de comptage
-De l’existence de des indications de comptage permettant de
vérifier à la fin de l’inventaire que tous les articles ont été
comptés
-De la conservation des feuilles annulées ou non utilisées
-Que les équipes chargées du deuxième comptage comptent les
articles en stock avant de faire référence au premier comptage
-Des contrôles sont effectués pour identifier les contenus
d’emballages incomplets
Rapport d’inventaire
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Warehouse Supervisor – Spare Parts Coordinator
ETAPE INTERVENANTS TACHES DOCUMENTS SUPPORTS
3-Supervision des comptages
(Suite)
-Toutes les quantités sont déterminées par des comptages réels
-Un contrôle des séquences numériques est exercé sur les feuilles
de comptage
-Les feuilles de comptage indiquent clairement :
*la localisation de l’article
*la description de l’article
*l’unité de mesure
*la quantité
*l’état de l’article
-Les modifications sur les étiquettes ou les feuilles de comptage
sont autorisées et approuvées
4-Contrôle des feuilles de
comptage
Equipe de supervision
Veiller :
-Au rapprochement rapidement des comptages de l’inventaire
permanent
-A la conformité des premières listes
-A y apposer un visa de réception et les mettre en attente des
secondes
-Dès réception des premiers comptages procéder à des
comparaisons par quantité d’articles
-A valider les listes (états définitifs)
-A transmettre les listes à l’équipe de pilotage
Listes de comptage définitives
Charles Pierre Diatta
Warehouse Supervisor – Spare Parts Coordinator
ETAPE INTERVENANTS TACHES DESTINATION DOCUMENTS SUPPORTS
(SUITE)
5-Restitution de l’inventaire Warehouse Supervisor
Service Comptabilité
-Obtenir les listes de comptage
définitives
-Saisir les quantités confirmées par
l’équipement de supervision
-Validation de l’état d’inventaire en
apposant sa signature
Directeur de la Centrale ou
d’Exploitation
Maintenance Manager
Service de la Comptabilité
Etat des quantités inventoriées
Charles Pierre Diatta
Warehouse Supervisor – Spare Parts Coordinator
GESTION DES STOCKS
PROCEDURE : RAPPORT DES SORTIES D’ARTICLES PENDANT LES DIFFERENTES REVISIONS (OVERHAULING)
OBJECTIF S’assurer de la cohérence entre les sorties physiques et celles théoriques (Système) suivant les Work Orders
RISQUES Distorsion entre l’inventaire physique et celui théorique
PRECAUTIONS / CONTROLES Veiller à faire un rapprochement entre les Sorties physiques (Bons de sortie) et les sorties sur les Work Orders
ETAPE INTERVENANTS TACHES SUPPORTS
Rapprochement
Magasinier
Superviseurs
Warehouse Supervisor
-Dresser la liste des articles sortis durant les Révisions des moteurs (Magasin)
-Extraire dans le système (Système) les éléments sortis pour les Work Orders
-Procéder aux corrections
Liste des sortis
Liste des sorties sur les Work
Orders
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Warehouse Supervisor – Spare Parts Coordinator
GESTION DES STOCKS
PROCEDURE : GESTION DU SYSTEME
OBJECTIF
Garantir la traçabilité des mouvements d’entrée et de sortie de stocks
Etablir des rapports
Etablir un inventaire fiable
RISQUES
Erreur dans la saisie des données
Retard dans la mise à jour des informations
PRECAUTIONS / CONTROLES
Pointage des lignes saisies
Edition et contrôle des listings
ETAPE INTERVENANTS TACHES SUPPORTS
Saisie des
données
Warehouse Supervisor
Supervisors
-Enregistre les commandes émises par le Maintenance Manager
(Purchase Order)
-Placent les demandes de sortie d’articles selon le Work Order
Système
Maintenance Manager -Approuve les bons de commande placés par le Warehouse
Supervisor dans le système après contrôle
Charles Pierre Diatta
Warehouse Supervisor – Spare Parts Coordinator
GESTION DES STOCKS
PROCEDURE : ORGANISATION PHYSIQUE DES MAGASINS ET SECURISATION DES ARTICLES
OBJECTIF
Assurer la sécurité des magasins
RISQUES
Vols
Accidents
Désordre
PRECAUTIONS / CONTROLES
Eviter les entrées et sorties non autorisées
Respecter les consignes de sécurité
Respecter les consignes de sortie de stocks
ETAPE INTERVENANTS TACHES SUPPORTS
Organisation physique Warehouse Supervisor
Magasinier & Helpers
-Bien ranger les étagères
-Aménager les allées pour permettre une bonne circulation
-Eviter de mettre les pièces lourdes sur les étagères hautes
-Nettoyer régulièrement les magasins (balayage, dépoussiérage,
désinsectisation, dératisation réguliers)
Outils de nettoiement (balai, brosse,
plumeau, produits phytosanitaires, etc.)
Sécurisation des
magasins et des articles
Warehouse Supervisor
Magasinier & Helpers
-Veiller à la fermeture de toutes les issues à la descente
-Ne pas autoriser l’entrée aux personnes étrangères au Service sauf
cas de force majeure
-Etre le plus souvent possible présent lors des révisions (former deux
quarts de 8 heures : 8 heures -16 heures et 16 heures-24 heures)
Charles Pierre Diatta
Warehouse Supervisor – Spare Parts Coordinator
GESTION DES STOCKS
PROCEDURE : PREPARATION DES REVISIONS
OBJECTIF
Assurer la disponibilité des articles lors des révisions
RISQUES
Rupture de stocks
Sorties inappropriées de stocks
PRECAUTIONS / CONTROLES
Connaître les programmes de révision et les matériels prévus à cet effet
Suivre régulièrement les sorties de stocks
Trouver des alternatives en cas de rupture de stock ou d’inadéquation
ETAPE INTERVENANTS TACHES SUPPORTS
Préparation des révisions
Maintenance Manager
Warehouse Supervisor
Magasinier & Helpers
Superviseurs
-Déterminer et informer des périodes de révision
-Dresser la liste des articles nécessaires
-Déterminer la disponibilité des stocks et procéder à la commande des
articles en rupture de stock ou insuffisants
-Déclencher la commande en cas de rupture ou d’insuffisance de stocks
-Discuter des étapes de la révision pour connaître les priorités
Inventaire des articles
nécessaires pour les révisions
Liste des articles avec colonne
disponibilité
Demande d’achat (Purchase
Order)
-Dresse un programme de sortie d’articles
RECOMMANDATIONS
Les périodes de révisions sont des moments très importants dans la gestion des stocks de pièces de rechange et autres articles en raison des flux significatifs
de sorties de stocks. Les gestionnaires de stocks sont très sollicités et leur présence jusqu’à des heures tardives est nécessaire pour éviter des blocages au
niveau des Ateliers. Ainsi, ils sont au cœur des révisions et leur apport est indispensable !
Une bonne préparation des programmes de révision est donc obligatoire et l’implication des gestionnaires de stocks l’est davantage. Ils doivent être au
cœur des révisions et donc doivent cerner tout aussi bien que les acteurs principaux (Superviseurs, Chef d’équipe, Mécaniciens, Electriciens, etc.) les
contours de ces opérations programmées.
Charles Pierre Diatta
Warehouse Supervisor – Spare Parts Coordinator
GESTION DES STOCKS
PROCEDURE : GESTION ET SUIVI DES CONSOMMATIONS DE GASOIL ET CONTROLE DES VEHICULES
OBJECTIF
Assurer la disponibilité du stock de gasoil et le bon état des véhicules
RISQUES
Rupture de stocks
Consommations abusives de carburant
Vols ou détournements
Détérioration des véhicules
PRECAUTIONS / CONTROLES Etablir un Follow Up (Fiche de suivi)
Classer les factures selon les véhicules et par mois
ETAPE INTERVENANTS TACHES SUPPORTS
Suivi des consommations
mensuelles de gasoil
Warehouse Supervisor
Magasinier
-Etablir un tableau de suivi des consommations journalières de gasoil
-Contrôler journalièrement le niveau de la jauge des véhicules et les
confronter au compteur kilométré
-Etre toujours présent lors de l’approvisionnement des véhicules ou à
défaut appeler le gérant de la station d’essence pour ordonner la livraison
de carburant
Cartes à puce
Factures fournisseurs
Follow Up (Fiche de suivi)
Suivi de l’état des véhicules
Warehouse Supervisor
Magasinier
-Vérification journalière de l’état des véhicules
-Respecter et ordonner la vidange des véhicules
Cartes à puce
Factures fournisseurs
Carte de vidange
Follow Up
Charles Pierre Diatta
Warehouse Supervisor – Spare Parts Coordinator
RECOMMANDATIONS
La gestion de la dotation en carburant et sa consommation est une des tâches les plus difficiles de la gestion des stocks en raison de son caractère surtout
pécuniaire ! Elle requiert une honnêteté et une fermeté inébranlables car les tentations sont récurrentes et ceci dès les premiers jours de prise en charge.
Nous n’entrerons pas dans les détails mais pour une bonne gestion des cartes des dispositions s’imposent :
1-Ne pas laisser les chauffeurs décider des moments d’approvisionnement en carburant
2-Toujours travailler avec le gérant de la station pour parer à toute éventualité de fraudes
3-Etre le plus souvent possible lors de l’approvisionnement en carburant et porter sur la facture le nombre de kilomètres parcourus et le nom du chauffeur.
4-Etablir et envoyer mensuellement au Directeur de la Centrale la synthèse des consommations pour chaque carte
5-Veiller au respect des délais de vidange et décider des réparations et maintenance à faire exécuter
6-Aviser et conseiller le Directeur de la Centrale des réparations et maintenance à effectuer ainsi que l’état des véhicules

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MANUEL SYNTHETIQUE DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES DE GESTION DES STOCKS

  • 1. Charles Pierre Diatta Warehouse Supervisor – Spare Parts Coordinator MANUEL SYNTHETIQUE DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES DE GESTION DES STOCKS Ce manuel synthétique formalise les principales procédures administratives dans le cadre de la gestion des stocks de pièces de rechange, de pièces électriques, de produits chimiques et huileux et de consommables au sein des Centrales électriques ou autres exploitations industrielles. Les objectifs visés ici répondent aux soucis : - De transparence dans la gestion des stocks avec répartition selon le protocole de mise à disposition des pièces essentielles et celles nécessaires au fonctionnement des divers moteurs lors de l’exploitation et stockées dans les magasins. - De suivi correct du niveau des stocks conformément aux recommandations du Top Management qui sont entre autres de disposer d’un volume de stock pas trop élevé pour éviter des frais substantiels (coûts d’entreposage, matériels obsolètes, vols, etc.) - D’anticipation des besoins en pièces de rechange et produits autres pour une meilleure productivité (préparation des divers programmes de révision). - De préparation de l’inventaire de fin d’exercice et l’établissement d’informations fiables pour leur prise en compte dans la Comptabilité Générale. STRUCTURE DU MANUEL Le manuel est structuré de manière à en faciliter son exploitation et sa mise à jour est nécessaire pour son adaptation à l’évolution de la Centrale ou exploitations industrielle autre et aux procédures formalisées. La tenue à jour de ce manuel est tout aussi importante que sa mise en place. En effet, s’il n’est actualisé régulièrement, il perd son efficacité. La responsabilité incombe aux Gestionnaires de stocks et sous le contrôle du Maintenance Manager. Il établit les règles de gestion des stocks matérialisées par des documents administratifs divers. - Gestion de entrées et des sorties (avec inspections diverses) - Organisation physique du magasin (Rangement, sécurisation, nettoiement) - Rapports mensuels à établir pour la hiérarchie (Inventaire, chrono des entrées et sorties diverses, etc.) - Préparation des différentes révisions annuelles - Gestion des transferts inter-magasins - Planification et exécution de l’inventaire annuel - Recommandations diverses
  • 2. Charles Pierre Diatta Warehouse Supervisor – Spare Parts Coordinator GESTION DES STOCKS PROCEDURE : ENTREE EN STOCK OBJECTIF RISQUES Définir les modalités de réception physique en magasin des pièces, matériels, matières, fournitures et consommables livrées et réceptionnées et leur enregistrement dans le Système (Progiciel de gestion des stocks). PRECAUTIONS / CONTROLES -Entrée fictive -Entrée non conforme -Valorisation incorrecte des articles en stocks ETAPE INTERVENANTS TACHES SUPPORTS Livraison par le fournisseur des articles commandés matérialisée par le Bon de livraison Magasinier -Contrôler la cohérence entre les articles commandés et ceux livrés par le fournisseur (descriptions et quantités) -Informer le Service demandeur -Dresser un avis d’arrivée -Actualisation de l’inventaire dans Excel ou autre Application -Archivage -Ordre d’achat -Quotation -Mail d’approbation de la Cotation du Demandeur -Bon de commande -Accusé de réception -Facture Proforma -Bon de livraison visé -Fiche de réclamation Superviseur du Service demandeur Warehouse Supervisor -Procéder à l’inspection qualité de la réception et viser le Bon de livraison accompagné du Bon de commande -Remplir si nécessaire la fiche de réclamation (Claim Notification) en cas d’incohérence -Constituer une liasse composée de la demande d’achat (Oder Request), de la Cotation du fournisseur, de la Commande (Purchase Order), de l’accusé de réception (Order Acknowledgment), de la livraison (Packing List) et de la facture Proforma (Proforma Invoice) -Enregistrer dans le système l’opération d’entrée en stock sur la base de la commande (Purchase Order)
  • 3. Charles Pierre Diatta Warehouse Supervisor – Spare Parts Coordinator RECOMMANDATIONS La réception de pièces, matériels, fournitures et matières diverses est souvent très volumineuse et nécessite donc le support du Superviseur et d’un aide (Helper) pour la manutention. Il est nécessaire aussi d’identifier les étagères correspondantes au fil de la réception pour un bon rangement (en conformité avec l’emplacement même dans le système). L’intervention du Service demandeur est quelque fois sollicitée pour identifier les articles réceptionnés en raison de leur complexité.
  • 4. Charles Pierre Diatta Warehouse Supervisor – Spare Parts Coordinator PROCEDURE : SORTIE DE STOCK OBJECTIF Définir les modalités de traitement des sorties de stock en magasin RISQUES -Consommation abusive -Retours intempestifs d’articles préalablement sortis du magasin -Sortie non autorisée -Sortie non conforme à la demande PRECAUTIONS / CONTROLES -S’assurer que toute sortie de stock du magasin est suivie d’un Bon de sortie dûment signé par le Service demandeur et validé par le Magasinier avec précision du Work Order (Demande d’intervention) ou autre , du code et de la quantité -S’assurer de la mise à jour automatique du fichier des stocks (dans le système) ETAPE INTERVENANTS TACHES SUPPORTS Emission, validation et archivage de la demande de sortie de stock Service Utilisateur -Etablir la demande de sortie et la signer (par le Superviseur) -Remettre la demande au Magasin -Emettre un bon de retour en cas de non utilisation ou d’inconformité -Demande de sortie de stock -Bon de sortie -Bon de retour Magasinier Warehouse Supervisor -Recevoir la demande de sortie de stock et vérifier la disponibilité et l’emplacement des articles -Livrer les articles demandés, viser le bon de sortie et délivrer une copie au requérant -Archivage -Actualiser l’inventaire dans Excel ou autre application -Dresser la liste de toutes les sorties selon les Work Orders (demande d’intervention) ou autre -Son intervention est surtout indiquée lors des révisions (Overhauling) ou réparations diverses pour venir en appoint au Magasinier et contrôler que les règles de déstockage sont bien respectées. -Enregistrement dans le système des mouvements de sortie effectués. -Contrôler la cohérence entre les sorties des Work Orders et des Bons de sortie établis et procéder aux rectifications si nécessaire
  • 5. Charles Pierre Diatta Warehouse Supervisor – Spare Parts Coordinator RECOMMANDATIONS Le déstockage stock réduit le volume monétaire des stocks et donc l’Actif du Bilan comptable. A cet effet il est très important de veiller au respect strict des règles de sortie d’articles. Toute sortie de stock doit être matérialisée par un Bon de sortie dûment signé par le Superviseur ou le Chef d’Equipe avec les informations nécessaires (description, code, quantité, numéro Work Order). La mise à la disposition du magasin de carnets de Bons de sortie est obligatoire pour garantir la traçabilité des divers mouvements de stocks.
  • 6. Charles Pierre Diatta Warehouse Supervisor – Spare Parts Coordinator TRANSFERTS INTER-SITES Le transfert inter-sites est le prêt ou l’emprunt de matériels, de matières ou pièces de rechange entre les différentes Centrales. Il permet de « secourir » les sites qui sont en rupture de stock d’articles indispensables au fonctionnement régulier des moteurs. En raison du temps long de réception de pièces de rechange, cette pratique est nécessaire pour éviter l’arrêt des moteurs. Cependant des règles s’imposent : la demande par mail de mise à disposition (Prêt /Emprunt) doit être faite avant tout. Selon la disponibilité de l’article un Bon de mise à disposition Prêt en quatre exemplaires est établi par le Magasinier et visé par le Directeur d’exploitation ou par Chef de la Maintenance. Ainsi, pour garantir la traçabilité des divers mouvements il est recommandé de disposer de carnet de Bon de sortie pour prêt de matériels ou de pièces de rechange. Un fichier de suivi des divers mouvements inter-sites de prêt et d’emprunt de pièces de rechange doit être créé sur Excel ou autre application avec un recoupement régulier pour éviter les incohérences de part et d’autre des différents sites. PROCEDURE : TRANSFERT INTER-SITES OBJECTIF Définir les modalités de transfert de stocks vers d’autres centrales sous forme de Prêt Définir les modalités d’emprunt de pièces de rechange ou produits autres RISQUES -Sortie de stock non-autorisée -Sortie non-conforme à la demande -Consommation abusive -Désaccord sur les quantités empruntés ou prêtés -Rupture de stock après prêt -Retard dans le remboursement PRECAUTIONS / CONTROLES : PRET -S’assurer que la demande a été faite par la Centrale requérante -S’assurer de la disponibilité du stock en quantité suffisante pour parer à toute rupture future -S’assurer que la demande a été approuvée par le Directeur de la Centrale et le Maintenance manager -S’assurer que le Magasinier a bien établi le Bon de sortie et visé par le Directeur d’exploitation ou du Maintenance Manager PRECAUTIONS / CONTROLES : EMPRUNT -S’assurer de l’indisponibilité du stock -S’assurer que la demande a été faite par le Maintenance Manager ou le Directeur d’exploitation -S’assurer que la demande a été approuvée par le Directeur d’exploitation -S’assurer que le matériel reçu est conforme à celui demandé
  • 7. Charles Pierre Diatta Warehouse Supervisor – Spare Parts Coordinator SORTIE DE MATERIEL POUR PRET ETAPE INTERVENANTS TACHES DESTINATION DOCUMENTS SUPPORTS 1-Demande de transfert (Prêt) Centrale requérante Directeur Centrale Envoi par mail de la demande de prêt Approuve la demande et donne ordre au Warehouse Supervisor de vérifier la disponibilité du stock Directeur d’exploitation Warehouse Supervisor / Magasinier Email Email approuvé et demande de vérification du stock 2-Exécution de la demande de prêt / Envoi du matériel Magasinier Warehouse Supervisor Prépare le conditionnement du matériel sollicité et établit le Bon de sortie Centrale visé par ses soins et par le Warehouse Supervisor Envoie au Directeur de la Centrale ou du Maintenance Manager pour visa Donne à l’expéditeur du matériel sollicité deux exemplaires à faire signer par le requérant Mise à jour du fichier Directeur de la Centrale / Maintenance Manager Directeur de la Centrale requérante / Maintenance Manager de la Centrale requérante Bon de sortie Centrale
  • 8. Charles Pierre Diatta Warehouse Supervisor – Spare Parts Coordinator RECEPTION DE MATERIEL / EMPRUNT ETAPE INTERVENANTS TACHES DESTINATION DOCUMENTS SUPPORTS 1-Demande de transfert (Emprunt) Directeur de la Centrale / Maintenance Manager Warehouse Supervisor Magasinier Constate la rupture de stock. Vue l’urgence, demande au Warehouse Supervisor de solliciter un emprunt dans une Centrale voisine Le matériel n’étant pas disponible en stock, reçoit l’ordre de faire établir un Bon d’emprunt. Fait descendre l’information vers le Magasinier. Vise la demande d’emprunt Etablit la demande visée par le Warehouse Supervisor et l’envoie pour être visée par le Directeur de la Centrale ou le Maintenance Manager Magasin Directeur de la Centrale Maintenance Manager Demande d’emprunt 2-Réception du matériel sollicité Réceptionne le matériel sollicité accompagné d’un bon de livraison Vérifie la conformité du BL à la demande émise au préalable Avise le Service demandeur de l’arrivée du produit Mise à jour du fichier et archivage de la liasse Directeur de la Centrale Maintenance Manager Bordereau de livraison
  • 9. Charles Pierre Diatta Warehouse Supervisor – Spare Parts Coordinator PLANIFICATION DE L’INVENTAIRE Le suivi régulier des stocks (par l’établissement mensuel d’un inventaire physique) permet d’avoir des données de stocks fiables. Il est alors recommandé de toujours continuer à établir un rapport mensuel d’inventaire à recouper avec l’inventaire théorique (Progiciel) pour extraire les incohérences. La préparation de l’inventaire est une étape très importante. Elle permet d’anticiper sur les éventuels problèmes (emplacement, nuance, différence de stock due aux prêts ou emprunts de stocks inter-sites, etc.) Il faut noter aussi qu’établir l’inventaire de stocks n’est pas seulement le travail du Magasinier. Les différentes opérations d’entrée et de sortie de stocks ont concerné durant toute l’année les acteurs suivants : Fournisseurs, Magasinier, Superviseurs, Chef de la Maintenance ou des Opérations et le Directeur de la Centrale. Même s’il est l’acteur principal de cette étape de la vie de la Centrale, il demeure qu’il doit être soutenu. Ainsi, il est recommandé de tenir une réunion de préparation de l’inventaire pour définir les contours et soulever et régler les problèmes éventuels. Une équipe sera alors mise en place pour permettre un bon déroulement avec comme intervenants selon leur disponibilité : le Magasinier, le Warehouse Supervisor, les Superviseurs (Maintenance pour les pièces de rechange mécaniques, Electricité pour les Auxiliaries et les Electrical parts) et 2 aides (Helpers) pour la manutention. Les moyens logistiques doivent suivre aussi avec la disponibilité d’un chariot transpalette, escabeau, etc.
  • 10. Charles Pierre Diatta Warehouse Supervisor – Spare Parts Coordinator PROCEDURE : PLANIFICATION DE L’INVENTAIRE OBJECTIF Fixer le cadre de l’inventaire et préparer l’ensemble des ressources nécessaires RISQUES -Personnel mal ou peu préparé -Erreurs de comptage (double comptages, confusion, etc.) -Comptage non-exhaustif -Fatigue -Accidents PRECAUTIONS / CONTROLES -S’assurer que toutes les dispositions sont prises pour un bon inventaire -S’assurer de la disponibilité des différents intervenants (Superviseurs, Warehouse Supervisor, Magasinier, Helpers) -S’assurer de la disponibilité des moyens logistiques (transpalette, escabeau, feuilles de comptage, stylos, marqueurs, étiquettes, craies, etc.) -S’assurer du bon rangement des articles, aménagement et dégagement des voies de passage ETAPE INTERVENANTS TACHES DOCUMENTS SUPPORTS 1-Planification de l’inventaire Directeur de la Centrale Maintenance Manager Warehouse Supervisor Supervisors (Electrical : Mechanical) Magasinier & Helpers Service de la Comptabilité -Répertorier tous les sites à inventorier -Contacter tous les Services concernés et organiser une réunion de coordination -Evaluer les hypothèses diverses -Prévoir formellement les différents services Liste de lieux à inventorier Note fixant la date et les modalités d’inventaire par le Directeur de la Centrale 2-Consitution du programme et de l’équipe d’inventaire Directeur de la Centrale Maintenance Manager Warehouse Supervisor Supervisors (Electrical / Mechanical) Magasinier & Helpers Service de la Comptabilité -Constituer l’équipe de Supervision de l’inventaire et l’équipe de pilotage -Etablir le calendrier d’exécution de l’inventaire physique par site Calendrier d’exécution de l’inventaire Liste de l’équipe d’intervention (Supervision et Pilotage)
  • 11. Charles Pierre Diatta Warehouse Supervisor – Spare Parts Coordinator (Suite) ETAPE INTERVENANTS TACHES DOCUMENTS SUPPORTS 3-Préparation des instructions d’inventaire Directeur de la Centrale ou d’Exploitation Maintenance Manager Warehouse Supervisor Supervisors (Electrical / Mechanical) Magasinier Service de la Comptabilité Procéder à une revue des procédures de gestion des stocks et d’inventaire -Revoir les dispositions des inventaires précédents -Revoir les systèmes de contrôle internes environnant, notamment les historiques, les besoins des différentes révisions, -Vérifier l’applicabilité des systèmes d’achat, de réception, de sortie de stocks -Demander le retour d’articles prêtés et le remboursement d’articles empruntés après dressage des états de prêt et d’emprunt -Vérifier l’existence de réceptions non encore comptabilisées -Identifier les zones à difficultés potentielles 4-Formation du Personnel Chef de la Maintenance Warehouse Supervisor Supervisors Magasinier &Helpers Service de la Comptabilité -Présenter les instructions d’inventaire et le calendrier -Expliquer l’objectif de chaque étape (préparation, exécution, conclusion) et les tâches à réaliser par les uns et les autres -S’assurer que le Personnel concerné a bonne connaissance de : *L’organisation des magasins *Des familles d’articles, des articles (Références, désignations) *Des techniques de comptage et de contrôle des comptages (outils et méthodes) Instructions d’inventaire, calendrier et liste des participants signés par le Directeur de la Centrale Liste des Magasins et des familles d’articles
  • 12. Charles Pierre Diatta Warehouse Supervisor – Spare Parts Coordinator 5-Organisation des magasins Warehouse Supervisor Magasinier & Helpers (aides) -S’assurer du bon emplacement des articles -S’assurer que les étiquetages et les références sont bien portés sur les rayons, les étagères, les casiers et les articles -Identifier les articles obsolètes, détériorés ou hors d’usage et es ranger à part -Dégagement des allées 6-Préparation de la logistique Directeur de la Centrale ou Maintenance Manager Warehouse Supervisor -S’assurer de la disponibilité du matériel requis pour le comptage : feuilles de comptage, stylos, marqueurs, étiquettes, craies, etc. -S’assurer de la disponibilité des moyens de manutention : chariot, caisses, tec. 7-Identification et classification des stocks Warehouse Supervisor Magasinier Service de la Comptabilité -Vérifier les états des articles prêtés et empruntés -Vérifier l’état des articles obsolètes, détériorés et hors d’usage -Procéder à des contrôles spécifiques de stocks nuls de même que de commandes livrées mais non encore utilisées -Dresser la liste de Pièces de rechange et autres articles destinés à la Mobilisation et à l’Extension -Identifier les articles faisant l’objet de réservation -Identifier les articles à forte valeur unitaire Liste des articles par rayons Etat des articles en prêt Etat des articles en Emprunt Etat des articles obsolètes, hors d’usage ou détériorés Liste des articles réservés Liste des articles à forte valeur unitaire
  • 13. Charles Pierre Diatta Warehouse Supervisor – Spare Parts Coordinator 8-Edition des listings d’inventaire Directeur de la Centrale ou Maintenance Manager Warehouse Supervisor Magasinier Service de la Comptabilité Editer les listings définitifs de comptage manuel et les états des quantités théoriques définitifs par article après avoir effectué les contrôles suivants : -S’assurer que les références et les désignations sur le listing prévu pour l’inventaire correspondent à celles des étiquettes -S’assure de la logique et de la cohérence des informations figurant sur les listings d’inventaire (identifier les doublons sur les codes, identifier les articles de même référence ou qui se trouvent dans plusieurs magasins, identifier les codes /libellés « anormaux » -Apurer les listings de toutes ces anomalies (ou les expliquer) et sortir un listing le plus proche possible de la réalité de la codification et de la référenciation Etats définitifs de comptage manuel et les états des quantités théoriques définitifs par article
  • 14. Charles Pierre Diatta Warehouse Supervisor – Spare Parts Coordinator PROCEDURE : EXECUTION DE L’INVENTAIRE OBJECTIF Procéder au décompte et à la valorisation des stocks Mettre en évidence le stock théorique avant l’inventaire et le stock physique inventorié et procéder à la restitution de l’inventaire RISQUES Non ou mauvaise comptabilisation PRECAUTIONS / CONTROLES Rapprochement des soldes comptables aux états de valorisation des stocks ETAPE INTERVENANTS TACHES DOCUMENTS SUPPORTS DEBUT : Le démarrage de l’inventaire 1-Organisation des comptages Warehouse Supervisor Magasinier & Helpers Service de la Comptabilité -Identifier et définir des zones de comptage (Magasin central, Chemicals room, machine room, cabans, etc.) -Répartir les zones de comptage par équipes -Déterminer le Timing de comptages en tenant compte des doubles comptages -Définir le mode d’étiquetage (une fois le compte effectué d’un étiquetage par comptage) -Programmer la période de confrontation / rapprochement (entre les différents comptages, entre les auditeurs internes et les équipes de comptages, les numéros et les équipes -Evaluer le Timing de la confrontation / Rapprochements -Contrôler la disponibilité des intervenants -Diriger les agents d’inventaire vers les équipes de comptage d’affectation -Rappeler les instructions globales de la prise d’inventaire Feuilles d’émargement : Fiche de présence Listing des articles à compter
  • 15. Charles Pierre Diatta Warehouse Supervisor – Spare Parts Coordinator ETAPE INTERVENANTS TACHES DOCUMENTS SUPPORTS 1-Organisation des comptages (Suite) Warehouse Supervisor Magasinier & Helpers Service de la Comptabilité -Rappeler les intervenants sur les dispositions pour la réalisation de l’inventaire (utilisation de la craie et du marqueur, etc.) remettre la procédure -Remettre les premières listes des articles à compter à chaque responsable d’équipe Feuilles de comptage visées 2-Exécution des comptages Equipes de comptage -Mettre toujours la date de comptage (date du jour) -Inscrire le nom de l’intervenant et du chef d’équipe sur la feuille de comptage -Dans chaque casier, compter le nombre de pièces en tenant compte de l’unité de mesure spécifiée sur la liste -Indiquer sur la liste au stylo le nombre de pièces comptées -Apposer systématiquement un tic mark au marqueur sur les casiers comptés -Lorsque la feuille de comptage est remplie, la ramener à l’équipe de supervision qui la met dans le dossier complet Feuille de comptage visée Dossier des feuilles de comptage visées
  • 16. Charles Pierre Diatta Warehouse Supervisor – Spare Parts Coordinator ETAPE INTERVENANTS TACHES DOCUMENTS SUPPORTS 3-Supervision des comptages Equipes de supervision A ce stade de l’inventaire, il faut s’assurer : -Les équipes de comptage n’ont pas accès à l’inventaire permanent ou aux fiches de stock durant l’inventaire -Le Magasinier ne doit pas impliquer dans le comptage et n’intervient que pour renseigner sur les emplacements ou les descriptions -Les accès aux magasins sont règlementés -Les unités de mesure figurant sur les feuilles de comptage sont bien prises en compte -De la correcte vérification du contenu des emballages (quantité, qualité) -Du correct enregistrement des quantités comptées -De la réalisation du double comptage -De l’utilisation de feuilles de comptage pré numérotées et contrôler les séquences numériques des feuilles utilisées -De la signature des feuilles par les équipes de comptage -De l’existence de des indications de comptage permettant de vérifier à la fin de l’inventaire que tous les articles ont été comptés -De la conservation des feuilles annulées ou non utilisées -Que les équipes chargées du deuxième comptage comptent les articles en stock avant de faire référence au premier comptage -Des contrôles sont effectués pour identifier les contenus d’emballages incomplets Rapport d’inventaire
  • 17. Charles Pierre Diatta Warehouse Supervisor – Spare Parts Coordinator ETAPE INTERVENANTS TACHES DOCUMENTS SUPPORTS 3-Supervision des comptages (Suite) -Toutes les quantités sont déterminées par des comptages réels -Un contrôle des séquences numériques est exercé sur les feuilles de comptage -Les feuilles de comptage indiquent clairement : *la localisation de l’article *la description de l’article *l’unité de mesure *la quantité *l’état de l’article -Les modifications sur les étiquettes ou les feuilles de comptage sont autorisées et approuvées 4-Contrôle des feuilles de comptage Equipe de supervision Veiller : -Au rapprochement rapidement des comptages de l’inventaire permanent -A la conformité des premières listes -A y apposer un visa de réception et les mettre en attente des secondes -Dès réception des premiers comptages procéder à des comparaisons par quantité d’articles -A valider les listes (états définitifs) -A transmettre les listes à l’équipe de pilotage Listes de comptage définitives
  • 18. Charles Pierre Diatta Warehouse Supervisor – Spare Parts Coordinator ETAPE INTERVENANTS TACHES DESTINATION DOCUMENTS SUPPORTS (SUITE) 5-Restitution de l’inventaire Warehouse Supervisor Service Comptabilité -Obtenir les listes de comptage définitives -Saisir les quantités confirmées par l’équipement de supervision -Validation de l’état d’inventaire en apposant sa signature Directeur de la Centrale ou d’Exploitation Maintenance Manager Service de la Comptabilité Etat des quantités inventoriées
  • 19. Charles Pierre Diatta Warehouse Supervisor – Spare Parts Coordinator GESTION DES STOCKS PROCEDURE : RAPPORT DES SORTIES D’ARTICLES PENDANT LES DIFFERENTES REVISIONS (OVERHAULING) OBJECTIF S’assurer de la cohérence entre les sorties physiques et celles théoriques (Système) suivant les Work Orders RISQUES Distorsion entre l’inventaire physique et celui théorique PRECAUTIONS / CONTROLES Veiller à faire un rapprochement entre les Sorties physiques (Bons de sortie) et les sorties sur les Work Orders ETAPE INTERVENANTS TACHES SUPPORTS Rapprochement Magasinier Superviseurs Warehouse Supervisor -Dresser la liste des articles sortis durant les Révisions des moteurs (Magasin) -Extraire dans le système (Système) les éléments sortis pour les Work Orders -Procéder aux corrections Liste des sortis Liste des sorties sur les Work Orders
  • 20. Charles Pierre Diatta Warehouse Supervisor – Spare Parts Coordinator GESTION DES STOCKS PROCEDURE : GESTION DU SYSTEME OBJECTIF Garantir la traçabilité des mouvements d’entrée et de sortie de stocks Etablir des rapports Etablir un inventaire fiable RISQUES Erreur dans la saisie des données Retard dans la mise à jour des informations PRECAUTIONS / CONTROLES Pointage des lignes saisies Edition et contrôle des listings ETAPE INTERVENANTS TACHES SUPPORTS Saisie des données Warehouse Supervisor Supervisors -Enregistre les commandes émises par le Maintenance Manager (Purchase Order) -Placent les demandes de sortie d’articles selon le Work Order Système Maintenance Manager -Approuve les bons de commande placés par le Warehouse Supervisor dans le système après contrôle
  • 21. Charles Pierre Diatta Warehouse Supervisor – Spare Parts Coordinator GESTION DES STOCKS PROCEDURE : ORGANISATION PHYSIQUE DES MAGASINS ET SECURISATION DES ARTICLES OBJECTIF Assurer la sécurité des magasins RISQUES Vols Accidents Désordre PRECAUTIONS / CONTROLES Eviter les entrées et sorties non autorisées Respecter les consignes de sécurité Respecter les consignes de sortie de stocks ETAPE INTERVENANTS TACHES SUPPORTS Organisation physique Warehouse Supervisor Magasinier & Helpers -Bien ranger les étagères -Aménager les allées pour permettre une bonne circulation -Eviter de mettre les pièces lourdes sur les étagères hautes -Nettoyer régulièrement les magasins (balayage, dépoussiérage, désinsectisation, dératisation réguliers) Outils de nettoiement (balai, brosse, plumeau, produits phytosanitaires, etc.) Sécurisation des magasins et des articles Warehouse Supervisor Magasinier & Helpers -Veiller à la fermeture de toutes les issues à la descente -Ne pas autoriser l’entrée aux personnes étrangères au Service sauf cas de force majeure -Etre le plus souvent possible présent lors des révisions (former deux quarts de 8 heures : 8 heures -16 heures et 16 heures-24 heures)
  • 22. Charles Pierre Diatta Warehouse Supervisor – Spare Parts Coordinator GESTION DES STOCKS PROCEDURE : PREPARATION DES REVISIONS OBJECTIF Assurer la disponibilité des articles lors des révisions RISQUES Rupture de stocks Sorties inappropriées de stocks PRECAUTIONS / CONTROLES Connaître les programmes de révision et les matériels prévus à cet effet Suivre régulièrement les sorties de stocks Trouver des alternatives en cas de rupture de stock ou d’inadéquation ETAPE INTERVENANTS TACHES SUPPORTS Préparation des révisions Maintenance Manager Warehouse Supervisor Magasinier & Helpers Superviseurs -Déterminer et informer des périodes de révision -Dresser la liste des articles nécessaires -Déterminer la disponibilité des stocks et procéder à la commande des articles en rupture de stock ou insuffisants -Déclencher la commande en cas de rupture ou d’insuffisance de stocks -Discuter des étapes de la révision pour connaître les priorités Inventaire des articles nécessaires pour les révisions Liste des articles avec colonne disponibilité Demande d’achat (Purchase Order) -Dresse un programme de sortie d’articles RECOMMANDATIONS Les périodes de révisions sont des moments très importants dans la gestion des stocks de pièces de rechange et autres articles en raison des flux significatifs de sorties de stocks. Les gestionnaires de stocks sont très sollicités et leur présence jusqu’à des heures tardives est nécessaire pour éviter des blocages au niveau des Ateliers. Ainsi, ils sont au cœur des révisions et leur apport est indispensable ! Une bonne préparation des programmes de révision est donc obligatoire et l’implication des gestionnaires de stocks l’est davantage. Ils doivent être au cœur des révisions et donc doivent cerner tout aussi bien que les acteurs principaux (Superviseurs, Chef d’équipe, Mécaniciens, Electriciens, etc.) les contours de ces opérations programmées.
  • 23. Charles Pierre Diatta Warehouse Supervisor – Spare Parts Coordinator GESTION DES STOCKS PROCEDURE : GESTION ET SUIVI DES CONSOMMATIONS DE GASOIL ET CONTROLE DES VEHICULES OBJECTIF Assurer la disponibilité du stock de gasoil et le bon état des véhicules RISQUES Rupture de stocks Consommations abusives de carburant Vols ou détournements Détérioration des véhicules PRECAUTIONS / CONTROLES Etablir un Follow Up (Fiche de suivi) Classer les factures selon les véhicules et par mois ETAPE INTERVENANTS TACHES SUPPORTS Suivi des consommations mensuelles de gasoil Warehouse Supervisor Magasinier -Etablir un tableau de suivi des consommations journalières de gasoil -Contrôler journalièrement le niveau de la jauge des véhicules et les confronter au compteur kilométré -Etre toujours présent lors de l’approvisionnement des véhicules ou à défaut appeler le gérant de la station d’essence pour ordonner la livraison de carburant Cartes à puce Factures fournisseurs Follow Up (Fiche de suivi) Suivi de l’état des véhicules Warehouse Supervisor Magasinier -Vérification journalière de l’état des véhicules -Respecter et ordonner la vidange des véhicules Cartes à puce Factures fournisseurs Carte de vidange Follow Up
  • 24. Charles Pierre Diatta Warehouse Supervisor – Spare Parts Coordinator RECOMMANDATIONS La gestion de la dotation en carburant et sa consommation est une des tâches les plus difficiles de la gestion des stocks en raison de son caractère surtout pécuniaire ! Elle requiert une honnêteté et une fermeté inébranlables car les tentations sont récurrentes et ceci dès les premiers jours de prise en charge. Nous n’entrerons pas dans les détails mais pour une bonne gestion des cartes des dispositions s’imposent : 1-Ne pas laisser les chauffeurs décider des moments d’approvisionnement en carburant 2-Toujours travailler avec le gérant de la station pour parer à toute éventualité de fraudes 3-Etre le plus souvent possible lors de l’approvisionnement en carburant et porter sur la facture le nombre de kilomètres parcourus et le nom du chauffeur. 4-Etablir et envoyer mensuellement au Directeur de la Centrale la synthèse des consommations pour chaque carte 5-Veiller au respect des délais de vidange et décider des réparations et maintenance à faire exécuter 6-Aviser et conseiller le Directeur de la Centrale des réparations et maintenance à effectuer ainsi que l’état des véhicules