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Mémo
SEPA
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Comprendre
Bon à savoir
S’y préparer
Lexique
SEPA

QUELQUES NOTIONS
Le 1er février 2014, la norme SEPA devient obligatoire pour
l'ensemble des virements et prélèvements en euros à
l'intérieur de l'espace SEPA

COMPRENDRE

Objectifs du projet SEPA :
 Harmoniser les instruments de paiements dans la zone SEPA
 Renforcer l’efficacité des paiements et faciliter les échanges
transfrontaliers
 Permettre aux acteurs de la zone SEPA d’effectuer des paiements
scripturaux à l’intérieur de la zone SEPA aussi facilement que dans leur
propre pays

La zone SEPA
Elle se constitue des 27 pays de l’Union Européenne
+ l’Islande, le Liechtenstein, la Norvège, la Suisse
+ la Principauté de Monaco.
SEPA

QUELQUES NOTIONS
Ceci implique donc des formats européens unifiés :

COMPRENDRE

 Le virement SEPA, SEPA Credit Transfer (SCT )
 Le prélèvement SEPA, SEPA Direct Debit (SDD )

Et donc, de nombreux changements
Car si le virement SEPA s’apparente au virement national, le
prélèvement SEPA possède quant à lui de nombreuses
caractéristiques propres et doit être considéré comme un nouvel
instrument de paiement.
SEPA

LE PRÉLÈVEMENT SEPA
UN NOUVEL OUTIL DE PAIEMENT
…Ayant ses propres caractéristiques :

COMPRENDRE

 Accessibilité dans l’ensemble de l’Espace SEPA
 Implique une nouvelle identification du créancier (numéro ICS) et celle du
débiteur (IBAN et BIC )
 Nécessite un mandat de prélèvement SEPA
 Nécessite une référence pour chaque Mandat (RUM)
 Le mandat pourra être général pour des opérations « récurrentes » ou
unitaire pour des opérations « ponctuelles »

Le débiteur doit donner à son créancier une autorisation appelée
« mandat ». Ce mandat est conservé par le créancier. Le
créancier ne peut initier de paiement que s’il dispose d’une
autorisation du débiteur.

Source : Comité national SEPA
SEPA

LE PRÉLÈVEMENT SEPA
UN NOUVEL OUTIL DE PAIEMENT
….Répondant à de nouvelles règles

COMPRENDRE

 De nouveaux délais pour les échanges entre les banques
 De nouvelles règles pour les rejets et incidents de paiement (RTransaction)
 De nouvelles obligations de notification
 De nouvelles informations dans les ordres de prélèvements SEPA

Comme pour le prélèvement national, informez préalablement vos
clients débiteurs avant d’émettre un prélèvement SEPA. Cette
information doit se faire au moins 14 jours calendaires avant la date
d’échéance du premier prélèvement SEPA. Cette notification devra au
minimum contenir la date d’échéance du prélèvement, son montant,
votre ICS et la RUM que vous aurez attribuée au mandat
Source : Comité national SEPA
SEPA

QUI EST CONCERNÉ ?
Surtout les entreprises qui perçoivent des revenus
récurrents :

COMPRENDRE

 De très gros opérateurs (Energie,
Téléphonie, Presse ) concentrent en
France une partie importante des flux de
prélèvements

 Des opérateurs de toute tailles :
Cantines, Ecoles, Associations, Syndics de
copropriété, Experts-Comptables, Etc…
SEPA

ACTIVITÉS LES PLUS IMPACTÉES
PAR LE PRÉLÈVEMENT SEPA

COMPRENDRE
COMPTABILITÉ
TRÉSORERIE

SYSTÈMES
D’INFORMATION

COMMERCIALE
& MARKETING
CONTENTIEUX

FISCALITÉ
SEPA

LA GESTION DES MANDATS SEPA
La responsabilité juridique liée à la possession et la conservation du mandat
incombe désormais au cabinet. Il devient donc désormais seul responsable de
la gestion complète de son cycle de vie : signature, stockage, annulation,
charge de la preuve…

BON À SAVOIR



Nouveaux clients débiteurs : il est nécessaire de leur faire signer un mandat de
prélèvement SEPA



Dans le cadre de mandats existants : il n’est pas nécessaire de refaire signer les
mandats existants, mais vous avez l’obligation d‘informer vos clients débiteurs
de votre migration SEPA au plus tôt.



Attention : les mandats actuels ne sont valables QUE pour les prélèvements en
SDD CORE

« Cette information peut se faire sous la forme d’une communication
spécifique à la migration ou sur le support utilisé pour la notification
préalable du premier prélèvement SEPA. »

Source : Comité national SEPA

LA FAÇON LA PLUS NATURELLE SERA DE L’INDIQUER SUR LA FACTURE
SEPA

LE MANDAT SEPA
Libre sur la forme…. et normé sur le fond :
Si le créancier peut le présenter à sa convenance, le mandat SEPA doit
notamment impérativement contenir :

BON À SAVOIR










« Mandat de Prélèvement SEPA » en guise de titre
La RUM
Le numéro ICS
Les coordonnées du créancier
Les coordonnées bancaires du débiteur (IBAN + BIC)
Le type de paiement
La signature du débiteur
La date et le lieu de la signature du mandat

Attention « Un mandat pour lequel aucun ordre de prélèvement SEPA n’a été
présenté pendant une période de 36 mois (à compter de la date d’échéance du
dernier prélèvement SEPA, même si celui-ci a été refusé, rejeté, retourné ou
remboursé par la banque du débiteur) devient caduc et ne doit donc plus être
utilisé »
Source : Comité national SEPA
SEPA

L’ORDRE DE PRÉLÈVEMENT SEPA
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES OBLIGATOIRES

BON À SAVOIR







La RUM (référence unique de mandat)
Le numéro ICS,
Le type de paiement : ponctuel ou récurrent
La séquence de présentation de l'opération
Le libellé de l'opération

• Mention "OOFF" (pour "one-off") pour une opération isolée,
• Mention "FRST" (pour "first") pour une première opération d'une série,
• Mention "RCUR" (pour "recurrent") pour les opérations consécutives à une
première opération,
• Mention "FNAL" (pour "final") pour la dernière opération d'une série.
Source : Comité national SEPA
SEPA
BON À SAVOIR

TYPOLOGIES DE PRÉLÈVEMENTS &
CARACTÉRISTIQUES
Le prélèvement SEPA classique qui va remplacer les prélèvements
nationaux est dit « SDD CORE ». Il existe cependant une variante :
le prélèvement SEPA interentreprises ou « SDD B2B »
 Uniquement pour les entreprises
 Délais raccourcis de notification du prélèvement et de retour de la
banque
 Contestation quasi impossible si acceptation
 Contrôles renforcés par la banque du débiteur
 Nécessité de faire signer un mandat spécifique « SDD B2B »

Ce type de prélèvement est optionnel, et toutes les
banques ne le gèrent pas pour le moment
SEPA

LES AVANTAGES DU SEPA
REVOIR SES PROCESS DE PAIEMENT

BON À SAVOIR

RÉDUIRE SES DÉLAIS D’ENCAISSEMENTS

FACILITER LES ÉCHANGES TRANSFRONTALIERS (EA)
STANDARDISER ET HARMONISER LES MOYENS DE
PAIEMENTS AU SEIN D’UN GROUPE PRÉSENT (EA)
DIMINUER DES COÛTS D’ENCAISSEMENT
RENFORCER LES CONTRÔLES ET BÉNÉFICIER D’UNE
TRAÇABILITÉ DES ECHANGES
SEPA

IBANISER LES COORDONNÉES BANCAIRES
L’IBAN : (International Bank Account Number) est l’identifiant
international du compte bancaire.

S’Y PRÉPARER

Le BIC : (Business Identifier Code) est l’identifiant international de
l’établissement bancaire, constitué de 8 ou 11 caractères

Attention : ils doivent être renseignés pour TOUS les dossiers

Notre Préconisation
Profitez des outils de conversion automatique
proposés par votre éditeur et gagnez du temps !
SEPA

L’ICS
ICS : Identifiant de Créancier SEPA

S’Y PRÉPARER

 L’ICS est unique pour chaque entité juridique. Il est obligatoire et
DOIT être demandé auprès de l’établissement bancaire
 La demande d’attribution d’un ICS en France est effectuée auprès
de la Banque de France par la banque du créancier

Notre Préconisation
Anticiper : un délai de 3 semaines est
actuellement observé pour sa délivrance !
SEPA

LA GESTION DE LA RUM
RUM : La Référence Unique de Mandat est donnée pour chaque trio
créancier / IBAN/ ICS. Le cabinet doit avoir autant de RUM que de
mandats de prélèvement.

S’Y PRÉPARER

Une RUM est unique. A défaut, il y a un risque de rejet du mandat.
La RUM peut être amenée à changer :
 le créancier ou le débiteur déménage et change de SIRET,
 le créancier ou le débiteur fusionne, TUP… avec une autre entité
juridique…
 …

Notre Préconisation
Limitez les risques de rejets grâce à un outil
d’incrémentation automatique permettant de
garantir l’unicité de la RUM !
SEPA

EN SYNTHÈSE LA TO DO
Approche
collaborative en
interne

S’Y PRÉPARER

CUSTOMER
CENTRIC
(POUR LES
USAGES)

RECOMMANDATIONS

Relations
partenaires
bancaires

Mises à jour
applicatives
SEPA

EN SYNTHÈSE LA TO DO
APPROCHE
COLLABORATIVE EN
INTERNE

MISES À JOUR
APPLICATIVES

RELATIONS
PARTENAIRES
BANCAIRES

S’Y PRÉPARER
Etablir un plan de migration
avec tous les acteurs
Identifier l’ensemble des
applicatifs utilisés qui
génèrent des fichiers
virements et/ou
prélèvements
Evaluer le volume
d’Autorisations de
Prélèvement répertoriées et
archivées afin de prévenir
les clients du passage à Sepa
Faire un audit des processus
de vente et d’encaissement
Réfléchir à une codification
« intelligente » des RUM
Ne pas oublier l’aspect
juridique (revoir les CGV,…)

Faire un point sur les
mises à jour
nécessaires qui
permettront de :
Mettre à jour les
coordonnées bancaires
des tiers (IBAN/BIC)

Contacter ses
partenaires bancaires
pour connaître les
démarches propres à
chaque établissement

Gérer les virements
Sepa

Récupérer son ICS
auprès de sa banque

Gérer les
prélèvements Sepa

Contacter les banques
pour l’envoi des
conventions SDD et
avenants télématiques

Echanger avec sa
banque
(communication
bancaire)
SEPA

LA TO DO DANS QUEL ORDRE
5

S’Y PRÉPARER

Migrer tous les prélèvements au format SEPA
Notification des clients

4

Tests avec banque
Mise à niveau info

3

Signature mandats nouveaux clients
Information clients prélevés

2

RUM
Conversion des RIB en IBAN-BIC
Signer un contrat SDD avec chaque banque

1

Diagnostic services bancaires
Diagnostic informatique et interne
Se former
L’ICS
SEPA

CE QUI CHANGE AVEC LE PRÉLÈVEMENT SEPA
Avant
 Autorisation de prélèvement -> banque responsable
 Motif d’opération : 31 caractères
 Fichier de prélèvement « allégé »

EN BREF

Après
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


Mandat de prélèvement -> créancier responsable
Motif d’opération : 140 caractères
Identifiant Créancier SEPA (ICS)
Référence Unique de Mandat (RUM)
Notification au moins 14 jours avant pour le 1er prélèvement SEPA
Obligation de séquencement des prélèvements
Gestion des incidents de paiement (R-transactions)

Et n’oubliez pas : les éléments présents dans ce mémo sont donnés à titre
d'information. Ils ne sont pas forcément exhaustifs et ne sauraient se
substituer à la réglementation applicable.
SEPA
EN BREF

LEXIQUE









BIC : Business Identifier Code
IBAN : International Bank Account Number
ICS : Identifiant de Créancier SEPA
RUM : Référence Unique de Mandat
SCT : SEPA Credit Transfer
SDD : SEPA Direct Debit
SEPA : Single Euro Payments Area
VOUS ÊTES
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UNE FORMATION MÉTIER + PRODUIT
UNE GESTION DES VIREMENTS SEPA INTÉGRÉE
UN MODULE DÉDIÉ DE GESTION DES PRÉLÈVEMENTS

CONTACT : SEPA@CEGID.FR

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  • 3. SEPA QUELQUES NOTIONS Le 1er février 2014, la norme SEPA devient obligatoire pour l'ensemble des virements et prélèvements en euros à l'intérieur de l'espace SEPA COMPRENDRE Objectifs du projet SEPA :  Harmoniser les instruments de paiements dans la zone SEPA  Renforcer l’efficacité des paiements et faciliter les échanges transfrontaliers  Permettre aux acteurs de la zone SEPA d’effectuer des paiements scripturaux à l’intérieur de la zone SEPA aussi facilement que dans leur propre pays La zone SEPA Elle se constitue des 27 pays de l’Union Européenne + l’Islande, le Liechtenstein, la Norvège, la Suisse + la Principauté de Monaco.
  • 4. SEPA QUELQUES NOTIONS Ceci implique donc des formats européens unifiés : COMPRENDRE  Le virement SEPA, SEPA Credit Transfer (SCT )  Le prélèvement SEPA, SEPA Direct Debit (SDD ) Et donc, de nombreux changements Car si le virement SEPA s’apparente au virement national, le prélèvement SEPA possède quant à lui de nombreuses caractéristiques propres et doit être considéré comme un nouvel instrument de paiement.
  • 5. SEPA LE PRÉLÈVEMENT SEPA UN NOUVEL OUTIL DE PAIEMENT …Ayant ses propres caractéristiques : COMPRENDRE  Accessibilité dans l’ensemble de l’Espace SEPA  Implique une nouvelle identification du créancier (numéro ICS) et celle du débiteur (IBAN et BIC )  Nécessite un mandat de prélèvement SEPA  Nécessite une référence pour chaque Mandat (RUM)  Le mandat pourra être général pour des opérations « récurrentes » ou unitaire pour des opérations « ponctuelles » Le débiteur doit donner à son créancier une autorisation appelée « mandat ». Ce mandat est conservé par le créancier. Le créancier ne peut initier de paiement que s’il dispose d’une autorisation du débiteur. Source : Comité national SEPA
  • 6. SEPA LE PRÉLÈVEMENT SEPA UN NOUVEL OUTIL DE PAIEMENT ….Répondant à de nouvelles règles COMPRENDRE  De nouveaux délais pour les échanges entre les banques  De nouvelles règles pour les rejets et incidents de paiement (RTransaction)  De nouvelles obligations de notification  De nouvelles informations dans les ordres de prélèvements SEPA Comme pour le prélèvement national, informez préalablement vos clients débiteurs avant d’émettre un prélèvement SEPA. Cette information doit se faire au moins 14 jours calendaires avant la date d’échéance du premier prélèvement SEPA. Cette notification devra au minimum contenir la date d’échéance du prélèvement, son montant, votre ICS et la RUM que vous aurez attribuée au mandat Source : Comité national SEPA
  • 7. SEPA QUI EST CONCERNÉ ? Surtout les entreprises qui perçoivent des revenus récurrents : COMPRENDRE  De très gros opérateurs (Energie, Téléphonie, Presse ) concentrent en France une partie importante des flux de prélèvements  Des opérateurs de toute tailles : Cantines, Ecoles, Associations, Syndics de copropriété, Experts-Comptables, Etc…
  • 8. SEPA ACTIVITÉS LES PLUS IMPACTÉES PAR LE PRÉLÈVEMENT SEPA COMPRENDRE COMPTABILITÉ TRÉSORERIE SYSTÈMES D’INFORMATION COMMERCIALE & MARKETING CONTENTIEUX FISCALITÉ
  • 9. SEPA LA GESTION DES MANDATS SEPA La responsabilité juridique liée à la possession et la conservation du mandat incombe désormais au cabinet. Il devient donc désormais seul responsable de la gestion complète de son cycle de vie : signature, stockage, annulation, charge de la preuve… BON À SAVOIR  Nouveaux clients débiteurs : il est nécessaire de leur faire signer un mandat de prélèvement SEPA  Dans le cadre de mandats existants : il n’est pas nécessaire de refaire signer les mandats existants, mais vous avez l’obligation d‘informer vos clients débiteurs de votre migration SEPA au plus tôt.  Attention : les mandats actuels ne sont valables QUE pour les prélèvements en SDD CORE « Cette information peut se faire sous la forme d’une communication spécifique à la migration ou sur le support utilisé pour la notification préalable du premier prélèvement SEPA. » Source : Comité national SEPA LA FAÇON LA PLUS NATURELLE SERA DE L’INDIQUER SUR LA FACTURE
  • 10. SEPA LE MANDAT SEPA Libre sur la forme…. et normé sur le fond : Si le créancier peut le présenter à sa convenance, le mandat SEPA doit notamment impérativement contenir : BON À SAVOIR         « Mandat de Prélèvement SEPA » en guise de titre La RUM Le numéro ICS Les coordonnées du créancier Les coordonnées bancaires du débiteur (IBAN + BIC) Le type de paiement La signature du débiteur La date et le lieu de la signature du mandat Attention « Un mandat pour lequel aucun ordre de prélèvement SEPA n’a été présenté pendant une période de 36 mois (à compter de la date d’échéance du dernier prélèvement SEPA, même si celui-ci a été refusé, rejeté, retourné ou remboursé par la banque du débiteur) devient caduc et ne doit donc plus être utilisé » Source : Comité national SEPA
  • 11. SEPA L’ORDRE DE PRÉLÈVEMENT SEPA INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES OBLIGATOIRES BON À SAVOIR      La RUM (référence unique de mandat) Le numéro ICS, Le type de paiement : ponctuel ou récurrent La séquence de présentation de l'opération Le libellé de l'opération • Mention "OOFF" (pour "one-off") pour une opération isolée, • Mention "FRST" (pour "first") pour une première opération d'une série, • Mention "RCUR" (pour "recurrent") pour les opérations consécutives à une première opération, • Mention "FNAL" (pour "final") pour la dernière opération d'une série. Source : Comité national SEPA
  • 12. SEPA BON À SAVOIR TYPOLOGIES DE PRÉLÈVEMENTS & CARACTÉRISTIQUES Le prélèvement SEPA classique qui va remplacer les prélèvements nationaux est dit « SDD CORE ». Il existe cependant une variante : le prélèvement SEPA interentreprises ou « SDD B2B »  Uniquement pour les entreprises  Délais raccourcis de notification du prélèvement et de retour de la banque  Contestation quasi impossible si acceptation  Contrôles renforcés par la banque du débiteur  Nécessité de faire signer un mandat spécifique « SDD B2B » Ce type de prélèvement est optionnel, et toutes les banques ne le gèrent pas pour le moment
  • 13. SEPA LES AVANTAGES DU SEPA REVOIR SES PROCESS DE PAIEMENT BON À SAVOIR RÉDUIRE SES DÉLAIS D’ENCAISSEMENTS FACILITER LES ÉCHANGES TRANSFRONTALIERS (EA) STANDARDISER ET HARMONISER LES MOYENS DE PAIEMENTS AU SEIN D’UN GROUPE PRÉSENT (EA) DIMINUER DES COÛTS D’ENCAISSEMENT RENFORCER LES CONTRÔLES ET BÉNÉFICIER D’UNE TRAÇABILITÉ DES ECHANGES
  • 14. SEPA IBANISER LES COORDONNÉES BANCAIRES L’IBAN : (International Bank Account Number) est l’identifiant international du compte bancaire. S’Y PRÉPARER Le BIC : (Business Identifier Code) est l’identifiant international de l’établissement bancaire, constitué de 8 ou 11 caractères Attention : ils doivent être renseignés pour TOUS les dossiers Notre Préconisation Profitez des outils de conversion automatique proposés par votre éditeur et gagnez du temps !
  • 15. SEPA L’ICS ICS : Identifiant de Créancier SEPA S’Y PRÉPARER  L’ICS est unique pour chaque entité juridique. Il est obligatoire et DOIT être demandé auprès de l’établissement bancaire  La demande d’attribution d’un ICS en France est effectuée auprès de la Banque de France par la banque du créancier Notre Préconisation Anticiper : un délai de 3 semaines est actuellement observé pour sa délivrance !
  • 16. SEPA LA GESTION DE LA RUM RUM : La Référence Unique de Mandat est donnée pour chaque trio créancier / IBAN/ ICS. Le cabinet doit avoir autant de RUM que de mandats de prélèvement. S’Y PRÉPARER Une RUM est unique. A défaut, il y a un risque de rejet du mandat. La RUM peut être amenée à changer :  le créancier ou le débiteur déménage et change de SIRET,  le créancier ou le débiteur fusionne, TUP… avec une autre entité juridique…  … Notre Préconisation Limitez les risques de rejets grâce à un outil d’incrémentation automatique permettant de garantir l’unicité de la RUM !
  • 17. SEPA EN SYNTHÈSE LA TO DO Approche collaborative en interne S’Y PRÉPARER CUSTOMER CENTRIC (POUR LES USAGES) RECOMMANDATIONS Relations partenaires bancaires Mises à jour applicatives
  • 18. SEPA EN SYNTHÈSE LA TO DO APPROCHE COLLABORATIVE EN INTERNE MISES À JOUR APPLICATIVES RELATIONS PARTENAIRES BANCAIRES S’Y PRÉPARER Etablir un plan de migration avec tous les acteurs Identifier l’ensemble des applicatifs utilisés qui génèrent des fichiers virements et/ou prélèvements Evaluer le volume d’Autorisations de Prélèvement répertoriées et archivées afin de prévenir les clients du passage à Sepa Faire un audit des processus de vente et d’encaissement Réfléchir à une codification « intelligente » des RUM Ne pas oublier l’aspect juridique (revoir les CGV,…) Faire un point sur les mises à jour nécessaires qui permettront de : Mettre à jour les coordonnées bancaires des tiers (IBAN/BIC) Contacter ses partenaires bancaires pour connaître les démarches propres à chaque établissement Gérer les virements Sepa Récupérer son ICS auprès de sa banque Gérer les prélèvements Sepa Contacter les banques pour l’envoi des conventions SDD et avenants télématiques Echanger avec sa banque (communication bancaire)
  • 19. SEPA LA TO DO DANS QUEL ORDRE 5 S’Y PRÉPARER Migrer tous les prélèvements au format SEPA Notification des clients 4 Tests avec banque Mise à niveau info 3 Signature mandats nouveaux clients Information clients prélevés 2 RUM Conversion des RIB en IBAN-BIC Signer un contrat SDD avec chaque banque 1 Diagnostic services bancaires Diagnostic informatique et interne Se former L’ICS
  • 20. SEPA CE QUI CHANGE AVEC LE PRÉLÈVEMENT SEPA Avant  Autorisation de prélèvement -> banque responsable  Motif d’opération : 31 caractères  Fichier de prélèvement « allégé » EN BREF Après        Mandat de prélèvement -> créancier responsable Motif d’opération : 140 caractères Identifiant Créancier SEPA (ICS) Référence Unique de Mandat (RUM) Notification au moins 14 jours avant pour le 1er prélèvement SEPA Obligation de séquencement des prélèvements Gestion des incidents de paiement (R-transactions) Et n’oubliez pas : les éléments présents dans ce mémo sont donnés à titre d'information. Ils ne sont pas forcément exhaustifs et ne sauraient se substituer à la réglementation applicable.
  • 21. SEPA EN BREF LEXIQUE        BIC : Business Identifier Code IBAN : International Bank Account Number ICS : Identifiant de Créancier SEPA RUM : Référence Unique de Mandat SCT : SEPA Credit Transfer SDD : SEPA Direct Debit SEPA : Single Euro Payments Area
  • 22. VOUS ÊTES CLIENT CEGID ? PROFITEZ D’UN ACCOMPAGNEMENT SEPA COMPLET !     UN SERVICE DE CONVERSION DES RIB EN LIGNE UNE FORMATION MÉTIER + PRODUIT UNE GESTION DES VIREMENTS SEPA INTÉGRÉE UN MODULE DÉDIÉ DE GESTION DES PRÉLÈVEMENTS CONTACT : SEPA@CEGID.FR