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Mise en œuvre d’un Portail Intranet & Extranet pour la veille et l’intelligence territoriale Université Toulouse I MASTER Intelligence économique  10 novembre 2005
Sommaire Introduction : portail et gestion de contenu (1h00) portails web    sites vitrines Rubriques et services proposés Les grandes fonctions et rubriques d’un portail intranet Etudes de cas (2h00) Exemples de portails Navigation et démonstration Organisation et mise en œuvre (1h00) Aspects techniques Organisation humaine Erreurs à éviter Diagnostic : (non prévu) mise en oeuvre dans le cadre de son activité Questions & échanges 17/07/11
Portail web ≠ site vitrine Portail Web - intranet : pouvoir accéder en un seul et même site à toutes les informations disponibles dans l’organisation tendre vers l’exhaustivité, décrire la réalité de ce qui se passe ou se produit comme information dans l’organisation Permettre la diffusion d’une information dynamique et mise à jour en temps réel Objectif  : informer, c’est un outil d’information et d’échange Site vitrine : Présenter de manière succincte les atouts de l'organisation L’essentiel étant diffusé, les informations ne doivent théoriquement pas être modifiées Objectif  : communiquer sur son meilleur jour , C’est un outil de communication externe 17/07/11
Système : d’information #  informatique La confusion existe généralement entre système d’information et système informatique. Une organisation/entreprise peut très bien avoir un système d’information qui n’est pas en relation étroite avec son système informatique. Le système informatique peut très bien servir à autre chose que gérer l’information Le système d’information peut encore parfois s’affranchir de l’informatique 17/07/11
Portail intranet ; révélateur de l’organisation Un portail intranet peut être un outil pour aider à gérer les flux d’information, mais ne génère en rien une organisation (ce n’est pas parce qu’on propose un gestionnaire d’agenda que les utilisateurs vont mieux gérer leur temps) Un portail intranet accompagne la politique de diffusion ou d’organisation de l’information, il n’est en rien une solution miracle qui permet de mieux gérer son rapport à l’information et à la documentation Il cherche à proposer sur un site unique l’ensemble des services liés à l’information apporté par l’organisation Sans une organisation interne, le portail intranet d’information devient rapidement une coquille vide 17/07/11
L’information & la documentation et les portails intranet L’information et la documentation peuvent avoir des rôles et des objectifs différents selon les organisations : Assurer la gestion d’un centre de documentation (classement, indexation, prêt, gestion des abonnements, archivage,…) Assurer des missions de veille pour des départements ou des utilisateurs particuliers (recherche et diffusion d’informations,..) Produire des rapports, des statistiques, des études ou dossiers thématiques (recherche, analyse, mise forme) Diffuser une actualité (alerter, animer et sensibiliser les utilisateurs) Construire une connaissance ou un savoir technique (Knowledge Management) 17/07/11
Exigences d’un portail intranet de veille  & d’information Permettre aux travailleurs ou utilisateurs du savoir non-techniciens de  créer, gérer et publier   leurs propres informations sur les portails pour une  utilisation rapide  ;  Distribuer  des informations sécurisées,  à jour  et exactes pour le support de multiples initiatives de portail -  extranets   partenaires ,  intranets   employés  et sites de contact  clients  ;  Fournir des  informations rapides et ciblées  et  personnaliser le contenu  pour les différents publics et rôles.  Ajouter l'intelligence  de contenu afin d'accroître pertinence et ciblage des informations fournies aux utilisateurs ;  S'intègrer aux applications  de l’organisation et aux silos d'informations disparates et les rendent facilement accessible via des portails. Etc. 17/07/11
Extranet # intranet : définition Un  extranet  est une extension du système d'information de l'entreprise ou de l’organisation à des  partenaires situés au-delà du réseau.  De cette façon, un extranet n'est ni un intranet, ni un site internet, il s'agit d'un système  supplémentaire offrant par exemple aux clients d'une entreprise, à ses partenaires  ou à des filiales, un accès privilégié à certaines ressources  informatiques de l'entreprise par l'intermédiaire d'une interface Web.  17/07/11
Services & rubriques  proposés par un portail intranet  Liste non exhaustive des services proposées par un portail de contenu dans une organisation (domaine des possibles) Agenda partagé Documentation en ligne Gestion des abonnements,  Gestion des actualités Gestion de réunions  Forums de discussion Gestion de planning Evènements (salon , conférence,..) Gestion des Newsletters Moteur de recherche Phototèque & vidéothèque Ressources à disposition Liens utiles, bookmarks Sondages en ligne Ressources disponibles Compétences disponibles Foire aux questions (FAQ) Modèles de documents Gestion de projets Gestionnaire de tâches Notifications  Alertes 17/07/11
Fonctions liées à l’information proposées par un portail intranet - extranet Organisation simplifiée On y trouve une liste de rubriques « empilées » qui permettent d’accéder à plus ou moins de services Organisation en mode projet Le projet est le cœur du système, toutes les rubriques lui sont liées, permet un fonctionnement et une analyse par projet jusqu’à pouvoir gérer des processus métiers liés aux projets Organisation pour la veille Le portail a une orientation « veille » avec tous les services que cela peut comporter de recherche, classement, indexation, diffusion, analyse, etc. 17/07/11
Fonctions liées à l’information proposées par un portail intranet - extranet Organisation pour la documentation et l’archivage On y trouve tous les outils adaptés pour la documentation et l’archivage  (thésaurus, gestion des prêts, gestion des abonnement, etc.) Organisation par communautés Peuvent rejoindre le mode en projet, organisé par centre d’intérêt de chaque communautés, comportent peu d’outils d’indexation, fonctions de stockage simplifiées, interfaces simplifiées, peu d’outils statistiques Tendances actuelles des portails : Apporter le plus de fonctions possibles, intégration des outils les plus performants de chaque type, pour en faire un outil intégré global 17/07/11
Fonctions liées à l’information proposées par un portail intranet - extranet Diffuser - Alerter Partager - Echanger  des informations & des documents Rechercher des informations Analyser - Formaliser - Synthétiser l’information Classer - Archiver la documentation  (Numérique et papier) Collaborer dans le cadre de la production d’une information Capitaliser des savoirs-faire et de la connaissance Protéger l’information se trouvant sur le serveur 17/07/11
Fonctions liées à l’information proposées par un portail intranet-  extranet Diffuser & Alerter La fonction essentielle d’un portail intranet est de diffuser une information à un public ciblé et ceci de manière simplifiée et rapide. Cette fonction de diffusion et d’alerte peut cependant prendre différentes formes et peut faire appel à différents types de technologies internet, elles peuvent être plus ou moins automatisées et paramétrables De la plus simplifiée qui consiste en un affichage sur le portail web à la plus récente, l’envoi par SMS On y trouve notamment les techniques - rubriques suivantes  : les Flux RSS XML, les Newsletters, les alertes par mail ou par SMS 17/07/11
Fonctions liées à l’information proposées par un portail intranet- extranet Partager-Echanger  des informations & des documents La tendance actuelle des portails est d’offrir la possibilité aux utilisateurs ou communautés de partager et d’échanger tout type de documents La diffusion simple d’information sur un portail Web ou un Weblog permet de réaliser cette fonction de partage, par simple publication sur celui-ci Des systèmes plus évolués permettent non seulement de publier cette information mais, échanger, enrichir On y trouve notamment les techniques - rubriques suivantes  : Gestion des versions de documents, Forums, liste de diffusion, .. 17/07/11
Fonctions liées à l’information proposées par un portail intranet - extranet Rechercher une information Un portail est essentiellement composé d’une multitude d’information et de documents disponibles aux utilisateurs Ces informations sont en général gérées par un moteur de base de données qui peut être plus ou moins puissant La solution la plus simple et souvent la plus utilisée est la recherche par mots clés en utilisant un moteur de recherche Aujourd’hui les moteurs permettent une indexation, non seulement sur des fichiers textes, des champs spécifiques mais également sur différents types de fichiers y compris images, photos, vidéo, pdf,… Les bonnes vieilles méthodes manuelles d'indexation restent utilisées mais dans un cadre spécifique, tendent à disparaître au fur et à mesure de l’évolution technologiques et des performances des moteurs   17/07/11
Fonctions liées à l’information proposées par un portail intranet - extranet Analyser - Formaliser - Synthétiser Les données actuelles disponibles sur Internet sont nombreuses et parfois trop abondantes. L’essentiel de ces informations sont diffusées de manière brutes, non traités et analysées, elles relatent des faits, de l’actualité. Il faudrait parler plus de données que d’information Pour donner du sens aux données, il faudra donc utiliser des moyens ou des outils d’analyse  qui vont donner un peu plus de sens On y trouve notamment les techniques - rubriques suivantes  : Cartographie des données, graphiques, synthèses manuelles, analyse lexicographique. 17/07/11
Fonctions liées à l’information proposées par un portail intranet - extranet Classer - archiver   Les premiers outils documentaires informatiques étaient orientés essentiellement sur les métiers de la documentation, ils ont existé bien avant l’ère de l’Internet. Nombreux sont les logiciels et outils existants sur le marché (ex : Alexandrie un des plus connu dans le monde de la doc.) Aujourd’hui ces outils s’ouvrent à l’environnement utilisateurs et intègre des fonctions portails tout en conservant la puissance d’un outils documentaire spécialisé. On y trouve notamment les techniques - rubriques suivantes  : upload de fichier, gestion de photothèques, indexation automatique 17/07/11
Fonctions liées à l’information proposées par un portail intranet - extranet Collaborer -  groupeware L’utilisation de l’Internet apporte de nouveaux mode de travail et de fonctionnement dans les organisations Qu’ils soient synchrones ou asynchrones ces outils permettent de s’affranchir de nombreuses réunions étapes, facilitent le suivi de l’évolution des projets, l’accès aux bases de références utiles aux projets et aux  On y trouve notamment les techniques - rubriques suivantes  : Gestionnaire de projet, gestionnaire de resousrces et de tâches, Agenda partagé, synchronisation PC/Serveur, Chat, Netmeeting, video-conferencing,.. 17/07/11
Fonctions liées à l’information proposées par un portail intranet - extranet Capitaliser des savoir et savoir-faire  Les nouveaux enjeux de l’informatique communicante se situent dans la capitalisation des savoirs et savoir-faire Certes, Internet à fluidifié les échanges de manière croissante, mais l’information essentielle, s’est à dire les savoir-faire et la connaissance réelle de l’organisation ont du mal à être stockées Pourtant la capitalisation des actions menées servent à l’amélioration des niveaux de réponses et donc de la productivité des organisation On y trouve notamment les techniques - rubriques suivantes  : les FAQ, Annuaires de compétences, vidéos,.. 17/07/11
Organisation fonctionnelle d’un intranet de veille Exemple digimind Evolution Fonctionnalités évoluées d’administration, de surveillance, de workflow, d’alertes et d’analyse. L’équipement complet…pour la veille. 17/07/11
Organisation fonctionnelle d’un intranet de veille   Exemple Ariège Expansion Un outil complet  pour la veille territoriale 17/07/11 Fichier  clients, institutions,  prospects E-mailing Mailing courrier Etiquettes Statistiques Visite prospection Formulaire Web Information presse (SIG -Optionnel) Alimentation Exploitation Intranet Fichier zones,  territoires,  communes,  canton,  bassins Fichier  Documentation Structure fonctionnelle d’un intranet de veille « global » d’une organisation Publication  sur le Web Exploitation Extranet Fichier de Thématiques  de veille Listes  de diffusion  Thématiques Exploitation Intranet - Veille thématique - Gestion de la doc° Fichier  Production Fichier  Sources/Experts Courriers Abonnements Etudes CD-Rom Analyse de presse Communiqué de presse Rapport d’étonnement Bookmark communs Expertise métier Capital / savoir-faire Projets - Affaires
Besoins & solutions  (exemples) Axe Budget - Niveau de maîtrise informatique 17/07/11 Evolué Faible Faible Evolué Solutions  payantes hébergées - ASP Budget Niveau de maîtrise informatique Solutions  gratuites hébergées - ASP Solutions  gratuites logiciels libres Solutions  propriétaires évoluées SPIP Blog Mayeticvillage OpenGW PHP Nuke eZePortal Webspère PE Documentum Duereva CRP Digimind Easy-KM
Besoins & solutions  (exemples) Axe Services disponibles - Niveau de maîtrise informatique 17/07/11 Evolué Faible Faible Evolué Solutions hébergées payantes  ou gratuites  Services Niveau de maîtrise informatique Solutions  gratuites hébergées - ASP Solutions  gratuites logiciels libres Solutions  propriétaires évoluées SPIP Blog Mayeticvillage OpenGW PHP Nuke eZePortal Webspère PE Documentum Duereva CRP Wiki Digimind Easy-KM
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D’autres références et analyses sur les intranets  &  outils de veille Cartographie des outils de veille Veille magazine n°86 Septembre 2005 http://vtech.canalblog.com Liste d’outils ou de solutions disponibles http://solutions.journaldunet.com/0509/050928_panorama_veille.shtml http://www.zeknowledge.com/solutions_technologiques_km.htm 17/07/11
Etudes de cas :  Systèmes d’intranet pour la veille Hebdopresse.com Weblogs Centre de ressources MPE Easy-KM Extranet Ariège Expansion  Digimind Evolution workflow de veille (non disponible) 17/07/11
Hebdopresse.com Fonctions essentielles : Produire une lettre d’information hebdomadaire sur l’économie régionale en partageant le travail de dépouillement et de collecte de l’information issue d’une analyse de presse de plus d’une trentaine de revue et hebdomadaire. Organisation humaine : Travail en réseau de documentalistes professionnelles  Information & documentation : Répartition d’un plan de dépouillement selon une 20taine de thème Choix et saisie des synthèse d’articles effectués de manière décentralisée sur chaque département et chaque CCI productrice. Organisation informatique : Interface de saisie par formulaire web simplifié via accès restreint Affichage des informations saisies sur site web Diffusion par mail sous la forme d’une Newsletter 17/07/11
Weblogs Fonctions essentielles : Diffuser un fil d’actualité sur Internet, permettre aux visiteurs de poster des commentaires ou des remarques sur les informations produites. Permettre l’accès à la production d’information à des non informaticiens. Fonction journal généralement associée calendrier des publications Organisation humaine : Peut être gérer par une seule personne administrateur du Blog, dans le cas des Wiki collaboration multiple possible  Information & documentation : Structuration de l’information assez simple, thèmes aux choix de l’administrateur, classement thématique ou chronologique Organisation informatique : Interface de saisie par formulaire web simplifié via accès restreint Affichage des informations saisies directement sur le Blog Diffusion par mail sous la forme de Newsletters 17/07/11
CRR Midi-Pyrénées Expansion Fonctions essentielles : Assurer le partage d’information sur  l’économie de Midi-Pyrénées, partager de l’information sur les secteurs stratégiques définis Organisation humaine Utilisation de l’extranet par les chargés de mission de Midi-Pyrénées Expansion et des agences de développement de Midi-Pyrénées Alimentation des rubriques et chargement des documents ou photos par le centre de documentation de Midi-Pyrénées et les centres de ressources quand ils existent, des Agences départementales Information & documentation Dépouillement des revues effectuées par Centre de Doc de MPE  Newsletter envoyée chaque semaine sur les nouveaux articles rentrés Organisation informatique Accès par mot de passe pour les membres, pas de version Web ouvert aux internautes 17/07/11
CRP En ligne  Fonctions essentielles : Assurer le partage d’information sur la création d’entreprise ou d’autres formation, assurer le suivi des stagiaires, mettre à disposition les supports de cours. Accès via http://www.crpenligne.com Organisation humaine Animation et suivi par les responsables du stage Utilisation du gestionnaire en ligne par les stagiaires Information & documentation Informations et documentation technique mis en ligne par les animateurs et intervenants des formations Possibilité de stockage et d’échange d’information (sources, liens utiles, ..) par les stagiaires Organisation informatique Accès par mot de passe 17/07/11
Yahoo groups - Veille Fonctions essentielles : Assurer la diffusion et l’échange d’information sur la veille et ses implications dans l’entreprise, via une liste de diffusion Possibilité sur le même service d’ouvrir un agenda partagé, une photothèque partagée,des documents consultables Organisation humaine Inscription libre sur  http://fr.groups.yahoo.com/group/veille/ Information & documentation Chaque membre de la liste peu diffuser de l’information ou ses questions par mail ou via l’interface yahoo Organisation informatique Service hébergé chez yahoo Les posts sont automatiquement indexés sur le moteur de recherche yahoo.fr 17/07/11
Mayeticvillage Fonctions essentielles : Permettre à une communauté fermée d’utilisateurs d’échanger des documents ou des informations Possibilité sur le même service d’ouvrir un agenda partagé, une photothèque partagée,des documents consultables Organisation humaine Inscription libre et gratuite sur http://www.mayeticvillage.fr Information & documentation Chaque membre de la communauté peut avoir accès en fonction de ses droits à plus ou moins de services en ligne Organisation informatique Service hébergé ,  gratuit ou payant selon la formule choisie 17/07/11
Martinet-on-line.com Fonctions essentielles : Diffuser sur le web une veille sur la veille et l’intelligence économique Pour le webmaster se faire connaître et tisser des relations Organisation humaine Alimentation essentiellement effectuée par le webmaster Accès en lecture et en saisie sur http://www.martinet-on-line.com Information & documentation Chaque membre du portail peut faire des commentaires ou envoyer des posts Organisation informatique Service hébergé   chez FAI, développé avec PHP Nuke 17/07/11
Extranet Ariège Expansion Fonctions essentielles : Assurer la veille et le partage d’information sur les entreprises et l’économie du département de l’Ariège, partager et diffuser de l’information sur les secteurs stratégiques  Assurer la gestion des projets de l’agence, multiples fonctionnalités Publication de certaines informations disponibles sur les sites web de l’agence et sur un portail dédié http://extranet.ariege-expansion.com Organisation humaine Utilisation et saisie des informations par l’ensemble des utilisateurs et des partenaires de l’agence Information & documentation Le portail est organisé pour la veille, chaque document ou information est indexé par un thème de veille et une localisation géographique Organisation informatique Serveur hébergé et développé en interne 17/07/11
Organisation et mise en œuvre d’un Intranet - Extranet de veille Aspects techniques Aspects humains Aspects liés à la documentation et l’information Les erreurs à ne pas commettre  17/07/11
Les freins aux bon développement d’un portail intranet - extranet de veille Goulets d'étranglement informatiques dans le processus de contribution au contenu.  Surcharge administrative dans le processus de publication vers le portail.  Employés et partenaires ne trouvent pas les informations dont ils ont besoin.  Les clients du portail ne peuvent pas accéder à des informations exactes et à jour.  Les différents portails (pour les clients, partenaires et employés) ne sont pas synchronisés.  Unifier le contenu et l'infrastructure de contenu entre les portails pour  fournir une expérience utilisateur cohérente.  Les utilisateurs doivent accéder à de multiples applications et référentiels pour tout leur contenu.  Intégrer le contenu entre les silos et les applications d'entreprise   17/07/11
Circuit de validation oui ou non ? La veille collaborative ou veille collective fait de l’intranet de veille une œuvre d’information collective pour autant elle touche à un sujet sensible de l’organisation qui nécessite parfois un circuit de validation . L'apparition des communautés de pratiques change la donne en matière de validation des contenus d'intranet. La relation de confiance entre lecteurs et contributeurs devient prépondérante "Quatre formes de validation sont identifiables : la validation par un  responsable hiérarchique , la validation par un  exper t -présenté comme légitime sur les contenus abordés-, la validation par un  responsable de la communication , ou bien encore, une validation effectuée par  le contributeur  lui-même, faisant du coup apparaître l'absence de chaîne de validation à proprement parler" 17/07/11
Développement interne, solution du marché ou externalisation du développement ? Réponse en terme de coût  : aujourd’hui de nombreuses solutions existent et souvent peu onéreuses ; chercher d’abord ce type de solutions, si en plus votre problématique est générique Réponse en terme d’efficacité  : Un développement ad-hoc collera toujours plus à votre problématique si celle-ci est spécifique. 17/07/11
Animation de la veille & production de contenu via l’intranet ? Les outils existent ou en tout cas peuvent être développé facilement avec toutes les techniques disponibles aujourd’hui. L’efficacité du système n’en sera pas pour autant augmentée => Un intranet de veille a besoin d’un Superviseur : animateur de la veille, formateur, coach, garant d’un système performant. 17/07/11
Les erreurs à ne pas commettre Oublier qu’un intranet de veille est un outil collectif (utilisation réelle des données et production de contenu par l’ensemble) Ne pas remettre en cause ses stratégies de veille Ne pas évaluer l’efficacité de son système de veille porté par l’intranet (statistiques, ..) Accumuler et empiler des données sans jugement sur leur portée pratique pour les actions et décisions. (Pensez à l’analyse et aux conclusions) 17/07/11

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Mettre en place un intranet de veille territoriale

  • 1. Mise en œuvre d’un Portail Intranet & Extranet pour la veille et l’intelligence territoriale Université Toulouse I MASTER Intelligence économique 10 novembre 2005
  • 2. Sommaire Introduction : portail et gestion de contenu (1h00) portails web  sites vitrines Rubriques et services proposés Les grandes fonctions et rubriques d’un portail intranet Etudes de cas (2h00) Exemples de portails Navigation et démonstration Organisation et mise en œuvre (1h00) Aspects techniques Organisation humaine Erreurs à éviter Diagnostic : (non prévu) mise en oeuvre dans le cadre de son activité Questions & échanges 17/07/11
  • 3. Portail web ≠ site vitrine Portail Web - intranet : pouvoir accéder en un seul et même site à toutes les informations disponibles dans l’organisation tendre vers l’exhaustivité, décrire la réalité de ce qui se passe ou se produit comme information dans l’organisation Permettre la diffusion d’une information dynamique et mise à jour en temps réel Objectif : informer, c’est un outil d’information et d’échange Site vitrine : Présenter de manière succincte les atouts de l'organisation L’essentiel étant diffusé, les informations ne doivent théoriquement pas être modifiées Objectif : communiquer sur son meilleur jour , C’est un outil de communication externe 17/07/11
  • 4. Système : d’information # informatique La confusion existe généralement entre système d’information et système informatique. Une organisation/entreprise peut très bien avoir un système d’information qui n’est pas en relation étroite avec son système informatique. Le système informatique peut très bien servir à autre chose que gérer l’information Le système d’information peut encore parfois s’affranchir de l’informatique 17/07/11
  • 5. Portail intranet ; révélateur de l’organisation Un portail intranet peut être un outil pour aider à gérer les flux d’information, mais ne génère en rien une organisation (ce n’est pas parce qu’on propose un gestionnaire d’agenda que les utilisateurs vont mieux gérer leur temps) Un portail intranet accompagne la politique de diffusion ou d’organisation de l’information, il n’est en rien une solution miracle qui permet de mieux gérer son rapport à l’information et à la documentation Il cherche à proposer sur un site unique l’ensemble des services liés à l’information apporté par l’organisation Sans une organisation interne, le portail intranet d’information devient rapidement une coquille vide 17/07/11
  • 6. L’information & la documentation et les portails intranet L’information et la documentation peuvent avoir des rôles et des objectifs différents selon les organisations : Assurer la gestion d’un centre de documentation (classement, indexation, prêt, gestion des abonnements, archivage,…) Assurer des missions de veille pour des départements ou des utilisateurs particuliers (recherche et diffusion d’informations,..) Produire des rapports, des statistiques, des études ou dossiers thématiques (recherche, analyse, mise forme) Diffuser une actualité (alerter, animer et sensibiliser les utilisateurs) Construire une connaissance ou un savoir technique (Knowledge Management) 17/07/11
  • 7. Exigences d’un portail intranet de veille & d’information Permettre aux travailleurs ou utilisateurs du savoir non-techniciens de créer, gérer et publier leurs propres informations sur les portails pour une utilisation rapide  ; Distribuer des informations sécurisées, à jour et exactes pour le support de multiples initiatives de portail - extranets partenaires , intranets employés et sites de contact clients ; Fournir des informations rapides et ciblées et personnaliser le contenu pour les différents publics et rôles. Ajouter l'intelligence de contenu afin d'accroître pertinence et ciblage des informations fournies aux utilisateurs ; S'intègrer aux applications de l’organisation et aux silos d'informations disparates et les rendent facilement accessible via des portails. Etc. 17/07/11
  • 8. Extranet # intranet : définition Un extranet est une extension du système d'information de l'entreprise ou de l’organisation à des partenaires situés au-delà du réseau. De cette façon, un extranet n'est ni un intranet, ni un site internet, il s'agit d'un système supplémentaire offrant par exemple aux clients d'une entreprise, à ses partenaires ou à des filiales, un accès privilégié à certaines ressources informatiques de l'entreprise par l'intermédiaire d'une interface Web. 17/07/11
  • 9. Services & rubriques proposés par un portail intranet Liste non exhaustive des services proposées par un portail de contenu dans une organisation (domaine des possibles) Agenda partagé Documentation en ligne Gestion des abonnements, Gestion des actualités Gestion de réunions Forums de discussion Gestion de planning Evènements (salon , conférence,..) Gestion des Newsletters Moteur de recherche Phototèque & vidéothèque Ressources à disposition Liens utiles, bookmarks Sondages en ligne Ressources disponibles Compétences disponibles Foire aux questions (FAQ) Modèles de documents Gestion de projets Gestionnaire de tâches Notifications Alertes 17/07/11
  • 10. Fonctions liées à l’information proposées par un portail intranet - extranet Organisation simplifiée On y trouve une liste de rubriques « empilées » qui permettent d’accéder à plus ou moins de services Organisation en mode projet Le projet est le cœur du système, toutes les rubriques lui sont liées, permet un fonctionnement et une analyse par projet jusqu’à pouvoir gérer des processus métiers liés aux projets Organisation pour la veille Le portail a une orientation « veille » avec tous les services que cela peut comporter de recherche, classement, indexation, diffusion, analyse, etc. 17/07/11
  • 11. Fonctions liées à l’information proposées par un portail intranet - extranet Organisation pour la documentation et l’archivage On y trouve tous les outils adaptés pour la documentation et l’archivage (thésaurus, gestion des prêts, gestion des abonnement, etc.) Organisation par communautés Peuvent rejoindre le mode en projet, organisé par centre d’intérêt de chaque communautés, comportent peu d’outils d’indexation, fonctions de stockage simplifiées, interfaces simplifiées, peu d’outils statistiques Tendances actuelles des portails : Apporter le plus de fonctions possibles, intégration des outils les plus performants de chaque type, pour en faire un outil intégré global 17/07/11
  • 12. Fonctions liées à l’information proposées par un portail intranet - extranet Diffuser - Alerter Partager - Echanger des informations & des documents Rechercher des informations Analyser - Formaliser - Synthétiser l’information Classer - Archiver la documentation (Numérique et papier) Collaborer dans le cadre de la production d’une information Capitaliser des savoirs-faire et de la connaissance Protéger l’information se trouvant sur le serveur 17/07/11
  • 13. Fonctions liées à l’information proposées par un portail intranet- extranet Diffuser & Alerter La fonction essentielle d’un portail intranet est de diffuser une information à un public ciblé et ceci de manière simplifiée et rapide. Cette fonction de diffusion et d’alerte peut cependant prendre différentes formes et peut faire appel à différents types de technologies internet, elles peuvent être plus ou moins automatisées et paramétrables De la plus simplifiée qui consiste en un affichage sur le portail web à la plus récente, l’envoi par SMS On y trouve notamment les techniques - rubriques suivantes : les Flux RSS XML, les Newsletters, les alertes par mail ou par SMS 17/07/11
  • 14. Fonctions liées à l’information proposées par un portail intranet- extranet Partager-Echanger des informations & des documents La tendance actuelle des portails est d’offrir la possibilité aux utilisateurs ou communautés de partager et d’échanger tout type de documents La diffusion simple d’information sur un portail Web ou un Weblog permet de réaliser cette fonction de partage, par simple publication sur celui-ci Des systèmes plus évolués permettent non seulement de publier cette information mais, échanger, enrichir On y trouve notamment les techniques - rubriques suivantes : Gestion des versions de documents, Forums, liste de diffusion, .. 17/07/11
  • 15. Fonctions liées à l’information proposées par un portail intranet - extranet Rechercher une information Un portail est essentiellement composé d’une multitude d’information et de documents disponibles aux utilisateurs Ces informations sont en général gérées par un moteur de base de données qui peut être plus ou moins puissant La solution la plus simple et souvent la plus utilisée est la recherche par mots clés en utilisant un moteur de recherche Aujourd’hui les moteurs permettent une indexation, non seulement sur des fichiers textes, des champs spécifiques mais également sur différents types de fichiers y compris images, photos, vidéo, pdf,… Les bonnes vieilles méthodes manuelles d'indexation restent utilisées mais dans un cadre spécifique, tendent à disparaître au fur et à mesure de l’évolution technologiques et des performances des moteurs 17/07/11
  • 16. Fonctions liées à l’information proposées par un portail intranet - extranet Analyser - Formaliser - Synthétiser Les données actuelles disponibles sur Internet sont nombreuses et parfois trop abondantes. L’essentiel de ces informations sont diffusées de manière brutes, non traités et analysées, elles relatent des faits, de l’actualité. Il faudrait parler plus de données que d’information Pour donner du sens aux données, il faudra donc utiliser des moyens ou des outils d’analyse qui vont donner un peu plus de sens On y trouve notamment les techniques - rubriques suivantes : Cartographie des données, graphiques, synthèses manuelles, analyse lexicographique. 17/07/11
  • 17. Fonctions liées à l’information proposées par un portail intranet - extranet Classer - archiver Les premiers outils documentaires informatiques étaient orientés essentiellement sur les métiers de la documentation, ils ont existé bien avant l’ère de l’Internet. Nombreux sont les logiciels et outils existants sur le marché (ex : Alexandrie un des plus connu dans le monde de la doc.) Aujourd’hui ces outils s’ouvrent à l’environnement utilisateurs et intègre des fonctions portails tout en conservant la puissance d’un outils documentaire spécialisé. On y trouve notamment les techniques - rubriques suivantes : upload de fichier, gestion de photothèques, indexation automatique 17/07/11
  • 18. Fonctions liées à l’information proposées par un portail intranet - extranet Collaborer - groupeware L’utilisation de l’Internet apporte de nouveaux mode de travail et de fonctionnement dans les organisations Qu’ils soient synchrones ou asynchrones ces outils permettent de s’affranchir de nombreuses réunions étapes, facilitent le suivi de l’évolution des projets, l’accès aux bases de références utiles aux projets et aux On y trouve notamment les techniques - rubriques suivantes : Gestionnaire de projet, gestionnaire de resousrces et de tâches, Agenda partagé, synchronisation PC/Serveur, Chat, Netmeeting, video-conferencing,.. 17/07/11
  • 19. Fonctions liées à l’information proposées par un portail intranet - extranet Capitaliser des savoir et savoir-faire Les nouveaux enjeux de l’informatique communicante se situent dans la capitalisation des savoirs et savoir-faire Certes, Internet à fluidifié les échanges de manière croissante, mais l’information essentielle, s’est à dire les savoir-faire et la connaissance réelle de l’organisation ont du mal à être stockées Pourtant la capitalisation des actions menées servent à l’amélioration des niveaux de réponses et donc de la productivité des organisation On y trouve notamment les techniques - rubriques suivantes : les FAQ, Annuaires de compétences, vidéos,.. 17/07/11
  • 20. Organisation fonctionnelle d’un intranet de veille Exemple digimind Evolution Fonctionnalités évoluées d’administration, de surveillance, de workflow, d’alertes et d’analyse. L’équipement complet…pour la veille. 17/07/11
  • 21. Organisation fonctionnelle d’un intranet de veille Exemple Ariège Expansion Un outil complet pour la veille territoriale 17/07/11 Fichier clients, institutions, prospects E-mailing Mailing courrier Etiquettes Statistiques Visite prospection Formulaire Web Information presse (SIG -Optionnel) Alimentation Exploitation Intranet Fichier zones, territoires, communes, canton, bassins Fichier Documentation Structure fonctionnelle d’un intranet de veille « global » d’une organisation Publication sur le Web Exploitation Extranet Fichier de Thématiques de veille Listes de diffusion Thématiques Exploitation Intranet - Veille thématique - Gestion de la doc° Fichier Production Fichier Sources/Experts Courriers Abonnements Etudes CD-Rom Analyse de presse Communiqué de presse Rapport d’étonnement Bookmark communs Expertise métier Capital / savoir-faire Projets - Affaires
  • 22. Besoins & solutions (exemples) Axe Budget - Niveau de maîtrise informatique 17/07/11 Evolué Faible Faible Evolué Solutions payantes hébergées - ASP Budget Niveau de maîtrise informatique Solutions gratuites hébergées - ASP Solutions gratuites logiciels libres Solutions propriétaires évoluées SPIP Blog Mayeticvillage OpenGW PHP Nuke eZePortal Webspère PE Documentum Duereva CRP Digimind Easy-KM
  • 23. Besoins & solutions (exemples) Axe Services disponibles - Niveau de maîtrise informatique 17/07/11 Evolué Faible Faible Evolué Solutions hébergées payantes ou gratuites Services Niveau de maîtrise informatique Solutions gratuites hébergées - ASP Solutions gratuites logiciels libres Solutions propriétaires évoluées SPIP Blog Mayeticvillage OpenGW PHP Nuke eZePortal Webspère PE Documentum Duereva CRP Wiki Digimind Easy-KM
  • 24. Besoins & solutions (exemples) Axe Services disponibles - Budget 17/07/11 Evolué Faible Faible Evolué Solutions hébergées payantes Services Solutions gratuites hébergées Solutions gratuites logiciels libres Solutions propriétaires évoluées SPIP Blog Mayeticvillage OpenGW PHP Nuke eZePortal Webspère PE Documentum Duereva Wiki Budget Digimind Easy-KM
  • 25. D’autres références et analyses sur les intranets & outils de veille Cartographie des outils de veille Veille magazine n°86 Septembre 2005 http://vtech.canalblog.com Liste d’outils ou de solutions disponibles http://solutions.journaldunet.com/0509/050928_panorama_veille.shtml http://www.zeknowledge.com/solutions_technologiques_km.htm 17/07/11
  • 26. Etudes de cas : Systèmes d’intranet pour la veille Hebdopresse.com Weblogs Centre de ressources MPE Easy-KM Extranet Ariège Expansion Digimind Evolution workflow de veille (non disponible) 17/07/11
  • 27. Hebdopresse.com Fonctions essentielles : Produire une lettre d’information hebdomadaire sur l’économie régionale en partageant le travail de dépouillement et de collecte de l’information issue d’une analyse de presse de plus d’une trentaine de revue et hebdomadaire. Organisation humaine : Travail en réseau de documentalistes professionnelles Information & documentation : Répartition d’un plan de dépouillement selon une 20taine de thème Choix et saisie des synthèse d’articles effectués de manière décentralisée sur chaque département et chaque CCI productrice. Organisation informatique : Interface de saisie par formulaire web simplifié via accès restreint Affichage des informations saisies sur site web Diffusion par mail sous la forme d’une Newsletter 17/07/11
  • 28. Weblogs Fonctions essentielles : Diffuser un fil d’actualité sur Internet, permettre aux visiteurs de poster des commentaires ou des remarques sur les informations produites. Permettre l’accès à la production d’information à des non informaticiens. Fonction journal généralement associée calendrier des publications Organisation humaine : Peut être gérer par une seule personne administrateur du Blog, dans le cas des Wiki collaboration multiple possible Information & documentation : Structuration de l’information assez simple, thèmes aux choix de l’administrateur, classement thématique ou chronologique Organisation informatique : Interface de saisie par formulaire web simplifié via accès restreint Affichage des informations saisies directement sur le Blog Diffusion par mail sous la forme de Newsletters 17/07/11
  • 29. CRR Midi-Pyrénées Expansion Fonctions essentielles : Assurer le partage d’information sur l’économie de Midi-Pyrénées, partager de l’information sur les secteurs stratégiques définis Organisation humaine Utilisation de l’extranet par les chargés de mission de Midi-Pyrénées Expansion et des agences de développement de Midi-Pyrénées Alimentation des rubriques et chargement des documents ou photos par le centre de documentation de Midi-Pyrénées et les centres de ressources quand ils existent, des Agences départementales Information & documentation Dépouillement des revues effectuées par Centre de Doc de MPE Newsletter envoyée chaque semaine sur les nouveaux articles rentrés Organisation informatique Accès par mot de passe pour les membres, pas de version Web ouvert aux internautes 17/07/11
  • 30. CRP En ligne Fonctions essentielles : Assurer le partage d’information sur la création d’entreprise ou d’autres formation, assurer le suivi des stagiaires, mettre à disposition les supports de cours. Accès via http://www.crpenligne.com Organisation humaine Animation et suivi par les responsables du stage Utilisation du gestionnaire en ligne par les stagiaires Information & documentation Informations et documentation technique mis en ligne par les animateurs et intervenants des formations Possibilité de stockage et d’échange d’information (sources, liens utiles, ..) par les stagiaires Organisation informatique Accès par mot de passe 17/07/11
  • 31. Yahoo groups - Veille Fonctions essentielles : Assurer la diffusion et l’échange d’information sur la veille et ses implications dans l’entreprise, via une liste de diffusion Possibilité sur le même service d’ouvrir un agenda partagé, une photothèque partagée,des documents consultables Organisation humaine Inscription libre sur http://fr.groups.yahoo.com/group/veille/ Information & documentation Chaque membre de la liste peu diffuser de l’information ou ses questions par mail ou via l’interface yahoo Organisation informatique Service hébergé chez yahoo Les posts sont automatiquement indexés sur le moteur de recherche yahoo.fr 17/07/11
  • 32. Mayeticvillage Fonctions essentielles : Permettre à une communauté fermée d’utilisateurs d’échanger des documents ou des informations Possibilité sur le même service d’ouvrir un agenda partagé, une photothèque partagée,des documents consultables Organisation humaine Inscription libre et gratuite sur http://www.mayeticvillage.fr Information & documentation Chaque membre de la communauté peut avoir accès en fonction de ses droits à plus ou moins de services en ligne Organisation informatique Service hébergé , gratuit ou payant selon la formule choisie 17/07/11
  • 33. Martinet-on-line.com Fonctions essentielles : Diffuser sur le web une veille sur la veille et l’intelligence économique Pour le webmaster se faire connaître et tisser des relations Organisation humaine Alimentation essentiellement effectuée par le webmaster Accès en lecture et en saisie sur http://www.martinet-on-line.com Information & documentation Chaque membre du portail peut faire des commentaires ou envoyer des posts Organisation informatique Service hébergé chez FAI, développé avec PHP Nuke 17/07/11
  • 34. Extranet Ariège Expansion Fonctions essentielles : Assurer la veille et le partage d’information sur les entreprises et l’économie du département de l’Ariège, partager et diffuser de l’information sur les secteurs stratégiques Assurer la gestion des projets de l’agence, multiples fonctionnalités Publication de certaines informations disponibles sur les sites web de l’agence et sur un portail dédié http://extranet.ariege-expansion.com Organisation humaine Utilisation et saisie des informations par l’ensemble des utilisateurs et des partenaires de l’agence Information & documentation Le portail est organisé pour la veille, chaque document ou information est indexé par un thème de veille et une localisation géographique Organisation informatique Serveur hébergé et développé en interne 17/07/11
  • 35. Organisation et mise en œuvre d’un Intranet - Extranet de veille Aspects techniques Aspects humains Aspects liés à la documentation et l’information Les erreurs à ne pas commettre 17/07/11
  • 36. Les freins aux bon développement d’un portail intranet - extranet de veille Goulets d'étranglement informatiques dans le processus de contribution au contenu. Surcharge administrative dans le processus de publication vers le portail. Employés et partenaires ne trouvent pas les informations dont ils ont besoin. Les clients du portail ne peuvent pas accéder à des informations exactes et à jour. Les différents portails (pour les clients, partenaires et employés) ne sont pas synchronisés. Unifier le contenu et l'infrastructure de contenu entre les portails pour fournir une expérience utilisateur cohérente. Les utilisateurs doivent accéder à de multiples applications et référentiels pour tout leur contenu. Intégrer le contenu entre les silos et les applications d'entreprise 17/07/11
  • 37. Circuit de validation oui ou non ? La veille collaborative ou veille collective fait de l’intranet de veille une œuvre d’information collective pour autant elle touche à un sujet sensible de l’organisation qui nécessite parfois un circuit de validation . L'apparition des communautés de pratiques change la donne en matière de validation des contenus d'intranet. La relation de confiance entre lecteurs et contributeurs devient prépondérante "Quatre formes de validation sont identifiables : la validation par un responsable hiérarchique , la validation par un exper t -présenté comme légitime sur les contenus abordés-, la validation par un responsable de la communication , ou bien encore, une validation effectuée par le contributeur lui-même, faisant du coup apparaître l'absence de chaîne de validation à proprement parler" 17/07/11
  • 38. Développement interne, solution du marché ou externalisation du développement ? Réponse en terme de coût : aujourd’hui de nombreuses solutions existent et souvent peu onéreuses ; chercher d’abord ce type de solutions, si en plus votre problématique est générique Réponse en terme d’efficacité : Un développement ad-hoc collera toujours plus à votre problématique si celle-ci est spécifique. 17/07/11
  • 39. Animation de la veille & production de contenu via l’intranet ? Les outils existent ou en tout cas peuvent être développé facilement avec toutes les techniques disponibles aujourd’hui. L’efficacité du système n’en sera pas pour autant augmentée => Un intranet de veille a besoin d’un Superviseur : animateur de la veille, formateur, coach, garant d’un système performant. 17/07/11
  • 40. Les erreurs à ne pas commettre Oublier qu’un intranet de veille est un outil collectif (utilisation réelle des données et production de contenu par l’ensemble) Ne pas remettre en cause ses stratégies de veille Ne pas évaluer l’efficacité de son système de veille porté par l’intranet (statistiques, ..) Accumuler et empiler des données sans jugement sur leur portée pratique pour les actions et décisions. (Pensez à l’analyse et aux conclusions) 17/07/11