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Méthodologie de capitalisation et valorisation des expériences des projets et programmes: démarche et outils de la FRAO Journées de formation FIDAfrique/IFADafrica Nairobi, 23-24 avril 2009
SOMMAIRE clarification de concepts clé Capitalisation Connaissance  et gestion des connaissances; Institution apprenante II. Démarche  I.1 Fondements analytiques I.2 Démarche générale I.3 les étapes et les outils
 
Capitalisation Processus participatif de construction d’un capital à partir d’informations et de connaissances  au sein d’une organisation en vue de leur valorisation interne et auprès d’autres acteurs ou organisations. Les connaissances individuelles sont mises au service du collectif pour améliorer la conduite des activités ou la conception nouveaux projets
 
Gestion des connaissances Connaissances  Ensemble prescrit et circonscrit d’informations capables de produire/provoquer des changements (améliorations) ou d’inspirer des actions (faire et comment faire) plus efficaces dans un contexte élargi et pouvant déboucher sur un nouvel apprentissage et de nouvelles connaissances.  Connaissances tacites:  savoirs faire Individuels Connaissances explicites : dans des supports
 
Gestion des connaissances (suite)  1. Un ensemble de mécanismes et de procédures pour  réunir, organiser, présenter et diffuser  l’information issue de la capitalisation des expériences menées avec les partenaires, les opérateurs et  les communautés à la base . 2. Procéder régulièrement à l’évaluation de la manière dont ces différentes opérations ont été menées et leurs résultats.  3. Mécanismes et procédures qui permettent d’apprendre des  communautés et d’autres initiatives.
 
L’Institution apprenante  Savoir apprendre de son expérience et de son environnement : Culture d’auto évaluation et d’apprentissage; Encourager la créativité pour innover; Favoriser et planifier les interactions/réflexions entre les différents niveaux et avec les partenaires; Multidisciplinarité et approche holistique
 
Présentation de la démarche I.1 Fondements analytiques
 
Les phases Expression des connaissances Les Formalisation Caractérisation Identification Valorisation des connaissances Diffusion Accès
 
Which knowledge is available? Assessment of Information & communication system Identification of successes and failures Which communication tools are appropriate? books, booklets, articles,  experiences sheets, video clips Interviews, cartoons What to capitalize on? What to systematize? Process Results  Lessons Innovations How to share, disseminate? Forums Web sites Farmers workshops Meetings Share fairs PARTICIPATORY APPROACH
 
Analyse du système d’InfoCom Un préalable : le diagnostic participatif des pratiques d’infocom et de capitalisation Objectifs : analyser  la place et les activités de  capitalisation et la valorisation des expériences dans les projets Activités  État des lieux des méthodes de gestion de l’information et des connaissances avec l’équipe de projet. Outils :  grille d’auto-évaluation des pratiques, grille d’auto-audit Produits du diagnostic participatif : la situation de référence du projet en KM
 
La grille d’auto-évaluation Objectifs  Connaître l’importance accordée à la capitalisation (processus, moyens techniques et humains); Analyser les pratiques du projet en matière d’information, communication et échanges à l’interne comme avec l’extérieur
 
Grille d’auto-évaluation Critères/variables (25) Score idéal Score du projet Activités planifiées de capitalisation 4 Fonction de veille et prospective 4 Vision et orientations stratégiques 4 Réunion internes régulières entre différents niveaux 4 Existence d’un chargé de l’Infocom 4 Publication de guides ou manuels 4 Edition de bulletins, revues 4 Existence site web et webmaster 4 Existence d’un centre de documentation 4 Visites d’échange 4
 
Grille auto-audit Outil d’auto-évaluation et d’analyse de certaines variables organisationnelles importantes pour la production et la diffusion des connaissance:  Communication; l’innovation; le partenariat  par ex Chaque variable est analysée à travers 3 s/variables déclinées en situations.
 
Grille auto-audit organisationnelle Communication Information; Echanges Concertation Innovation Apprentissage Créativité Flexibilité
 
Identification des connaissances Investigation et réflexion collective sur les enseignements tirés des expériences du projet sur le thème choisi.  Mise à contribution des connaissances tacites et explicites; Echanges et validation interne de connaissances au niveau du projet
 
Passé Futur Positif Négatif  LE SEPO: outil d’aide à la réflexion critique SUCCES  Les réussites obtenues en qualité et en quantité, les objectifs atteints et les forces visibles ; le plaisir, l’amusement POTENTIALITES  Les possibilités, les idées, les voeux, les tendances, les capacités non utilisées ECHECS  Les difficultés, les faiblesses, les goulots d’étranglement OBSTACLES  Les obstacles, la résistance, l’opposition, conditions de cadre défavorables
 
Questions pour la réflexion Que considérez vous comme succès ou échecs dans l’expérience? Pourquoi? Quels sont les facteurs qui expliquent ces résultats? Qu’est ce qui peut être considérer comme potentiel? Quels sont les obstacles possibles Qu’avez-vous appris? Pouvez vous le décrire?
 
SEPO: utilisation des résultats Le SEPO abouti à des notes sur les succès, les enseignements (échecs) et les potentialités et les obstacles. Ces notes serviront dans le choix des thèmes de capitalisation
 
Exemple de note de succès et d’échecs (doc méthodologique)
Le choix des thèmes de capitalisation: Sur quoi faut il capitaliser: Processus; Résultats: effets, changements Leçons  Innovations
 
Choix des thèmes de capitalisation: critères Objectifs du projet et des composantes; La capitalisation doit servir à mieux atteindre les obj du projet Défis et enjeux  du développement rural Genre, pauvreté; durabilité des investissement, appropriation Questionnements sur les stratégies d’intervention stratégies d’intervention, les approches méthodologiques et organisationnelles planifiées et  Résultats non attendus du projet
 
Choix des thèmes de capitalisation: modalités Partir des résultats du SEPO (notes) Concertation pour un consensus sur les thèmes par une hiérarchisation pour définir les thèmes prioritaires Etre d’accord sur le processus et le produit Désigner un responsable pour piloter le processus Identifier les personnes ressources et les sources documentaires
 
Description des thèmes de capitalisation Après avoir réfléchi de manière concerté sur les succès et les échecs et choisi de manière concertée les thèmes, il s’agira maintenant pour l’équipe d’utiliser un certain nombre d’outils pour décrire les différents thèmes de capitalisation:  Fiches d’expérience; Etudes de cas; Systématisation de bonne pratique; Histoire de vie
 
Fiche de description d’une pratique ou innovation Titre Objectif visé Lieu Période Auteurs/innovateurs Bénéficiaires Description de la pratique ou de l’innovation Coût Observations Stratégies de diffusion
 
Outils de description des  thèmes de capitalisation: la fiche d’expérience Montrer un exemple d’une fiche et animer une discussion; Présenter la fiche d’expérience Idem pour histoire de vie et la description d’une pratique ou d’une innovation
Analyse systématique d’expérience L’analyse systématique de l’expérience est une méthode simple conçue pour colmater cette «fuite de connaissance» en fournissant un moyen de recueillir, d’analyser et de consigner l’expérience des institutions et des équipes de projet et d’en tirer profit. (doc méthodologique)
Partage des connaissances Des échelles et des outils de partage de connaissances  - au sein du projet; Niveau communautaire; Niveau national Niveau international (doc méthodologique)

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  • 2. SOMMAIRE clarification de concepts clé Capitalisation Connaissance et gestion des connaissances; Institution apprenante II. Démarche I.1 Fondements analytiques I.2 Démarche générale I.3 les étapes et les outils
  • 3.  
  • 4. Capitalisation Processus participatif de construction d’un capital à partir d’informations et de connaissances au sein d’une organisation en vue de leur valorisation interne et auprès d’autres acteurs ou organisations. Les connaissances individuelles sont mises au service du collectif pour améliorer la conduite des activités ou la conception nouveaux projets
  • 5.  
  • 6. Gestion des connaissances Connaissances Ensemble prescrit et circonscrit d’informations capables de produire/provoquer des changements (améliorations) ou d’inspirer des actions (faire et comment faire) plus efficaces dans un contexte élargi et pouvant déboucher sur un nouvel apprentissage et de nouvelles connaissances. Connaissances tacites: savoirs faire Individuels Connaissances explicites : dans des supports
  • 7.  
  • 8. Gestion des connaissances (suite) 1. Un ensemble de mécanismes et de procédures pour réunir, organiser, présenter et diffuser l’information issue de la capitalisation des expériences menées avec les partenaires, les opérateurs et les communautés à la base . 2. Procéder régulièrement à l’évaluation de la manière dont ces différentes opérations ont été menées et leurs résultats. 3. Mécanismes et procédures qui permettent d’apprendre des communautés et d’autres initiatives.
  • 9.  
  • 10. L’Institution apprenante Savoir apprendre de son expérience et de son environnement : Culture d’auto évaluation et d’apprentissage; Encourager la créativité pour innover; Favoriser et planifier les interactions/réflexions entre les différents niveaux et avec les partenaires; Multidisciplinarité et approche holistique
  • 11.  
  • 12. Présentation de la démarche I.1 Fondements analytiques
  • 13.  
  • 14. Les phases Expression des connaissances Les Formalisation Caractérisation Identification Valorisation des connaissances Diffusion Accès
  • 15.  
  • 16. Which knowledge is available? Assessment of Information & communication system Identification of successes and failures Which communication tools are appropriate? books, booklets, articles, experiences sheets, video clips Interviews, cartoons What to capitalize on? What to systematize? Process Results Lessons Innovations How to share, disseminate? Forums Web sites Farmers workshops Meetings Share fairs PARTICIPATORY APPROACH
  • 17.  
  • 18. Analyse du système d’InfoCom Un préalable : le diagnostic participatif des pratiques d’infocom et de capitalisation Objectifs : analyser la place et les activités de capitalisation et la valorisation des expériences dans les projets Activités État des lieux des méthodes de gestion de l’information et des connaissances avec l’équipe de projet. Outils : grille d’auto-évaluation des pratiques, grille d’auto-audit Produits du diagnostic participatif : la situation de référence du projet en KM
  • 19.  
  • 20. La grille d’auto-évaluation Objectifs Connaître l’importance accordée à la capitalisation (processus, moyens techniques et humains); Analyser les pratiques du projet en matière d’information, communication et échanges à l’interne comme avec l’extérieur
  • 21.  
  • 22. Grille d’auto-évaluation Critères/variables (25) Score idéal Score du projet Activités planifiées de capitalisation 4 Fonction de veille et prospective 4 Vision et orientations stratégiques 4 Réunion internes régulières entre différents niveaux 4 Existence d’un chargé de l’Infocom 4 Publication de guides ou manuels 4 Edition de bulletins, revues 4 Existence site web et webmaster 4 Existence d’un centre de documentation 4 Visites d’échange 4
  • 23.  
  • 24. Grille auto-audit Outil d’auto-évaluation et d’analyse de certaines variables organisationnelles importantes pour la production et la diffusion des connaissance: Communication; l’innovation; le partenariat par ex Chaque variable est analysée à travers 3 s/variables déclinées en situations.
  • 25.  
  • 26. Grille auto-audit organisationnelle Communication Information; Echanges Concertation Innovation Apprentissage Créativité Flexibilité
  • 27.  
  • 28. Identification des connaissances Investigation et réflexion collective sur les enseignements tirés des expériences du projet sur le thème choisi. Mise à contribution des connaissances tacites et explicites; Echanges et validation interne de connaissances au niveau du projet
  • 29.  
  • 30. Passé Futur Positif Négatif LE SEPO: outil d’aide à la réflexion critique SUCCES Les réussites obtenues en qualité et en quantité, les objectifs atteints et les forces visibles ; le plaisir, l’amusement POTENTIALITES Les possibilités, les idées, les voeux, les tendances, les capacités non utilisées ECHECS Les difficultés, les faiblesses, les goulots d’étranglement OBSTACLES Les obstacles, la résistance, l’opposition, conditions de cadre défavorables
  • 31.  
  • 32. Questions pour la réflexion Que considérez vous comme succès ou échecs dans l’expérience? Pourquoi? Quels sont les facteurs qui expliquent ces résultats? Qu’est ce qui peut être considérer comme potentiel? Quels sont les obstacles possibles Qu’avez-vous appris? Pouvez vous le décrire?
  • 33.  
  • 34. SEPO: utilisation des résultats Le SEPO abouti à des notes sur les succès, les enseignements (échecs) et les potentialités et les obstacles. Ces notes serviront dans le choix des thèmes de capitalisation
  • 35.  
  • 36. Exemple de note de succès et d’échecs (doc méthodologique)
  • 37. Le choix des thèmes de capitalisation: Sur quoi faut il capitaliser: Processus; Résultats: effets, changements Leçons Innovations
  • 38.  
  • 39. Choix des thèmes de capitalisation: critères Objectifs du projet et des composantes; La capitalisation doit servir à mieux atteindre les obj du projet Défis et enjeux du développement rural Genre, pauvreté; durabilité des investissement, appropriation Questionnements sur les stratégies d’intervention stratégies d’intervention, les approches méthodologiques et organisationnelles planifiées et Résultats non attendus du projet
  • 40.  
  • 41. Choix des thèmes de capitalisation: modalités Partir des résultats du SEPO (notes) Concertation pour un consensus sur les thèmes par une hiérarchisation pour définir les thèmes prioritaires Etre d’accord sur le processus et le produit Désigner un responsable pour piloter le processus Identifier les personnes ressources et les sources documentaires
  • 42.  
  • 43. Description des thèmes de capitalisation Après avoir réfléchi de manière concerté sur les succès et les échecs et choisi de manière concertée les thèmes, il s’agira maintenant pour l’équipe d’utiliser un certain nombre d’outils pour décrire les différents thèmes de capitalisation: Fiches d’expérience; Etudes de cas; Systématisation de bonne pratique; Histoire de vie
  • 44.  
  • 45. Fiche de description d’une pratique ou innovation Titre Objectif visé Lieu Période Auteurs/innovateurs Bénéficiaires Description de la pratique ou de l’innovation Coût Observations Stratégies de diffusion
  • 46.  
  • 47. Outils de description des thèmes de capitalisation: la fiche d’expérience Montrer un exemple d’une fiche et animer une discussion; Présenter la fiche d’expérience Idem pour histoire de vie et la description d’une pratique ou d’une innovation
  • 48. Analyse systématique d’expérience L’analyse systématique de l’expérience est une méthode simple conçue pour colmater cette «fuite de connaissance» en fournissant un moyen de recueillir, d’analyser et de consigner l’expérience des institutions et des équipes de projet et d’en tirer profit. (doc méthodologique)
  • 49. Partage des connaissances Des échelles et des outils de partage de connaissances - au sein du projet; Niveau communautaire; Niveau national Niveau international (doc méthodologique)