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Conduite du changement, le grand tabou
Conduite du changement, le
grand tabou
Cecilia Lentini & Miguel Membrado
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Décideurs Métiers
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#mstechdays

Décideurs Métiers
Sommaire
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Problématique de changement
Les 5 nouveaux paradigmes dans les pratiques de travail
Conduire le changement pour quel objectif
Quels bénéfices à changer ?
4 clés pour rendre possible l’adoption
Méthode de changement
Comment les solutions de collaboration facilitent la conduite de
changement

#mstechdays

Décideurs Métiers
Problématique du changement
IL Y A PLUS D’ÉCHECS QUE DE SUCCÈS !

Le déploiement de la technologie seule ne sert
qu’à créer confusion et surcharge de travail

Il faut modifier les habitudes de travail
quotidiennes de chacun et faire évoluer
l’organisation
#mstechdays

Décideurs Métiers
5 CHANGEMENTS DE
PARADIGME MAJEURS
• Ce que nous apportent les nouvelles générations
d’environnements de travail collaboratif et social dans
le Cloud

#mstechdays

Décideurs Métiers
1. La fin annoncée des fichiers

Avant
L’information est produite, partagée
et classée en utilisant des fichiers et
des dossiers
#mstechdays

Après
L’information est produite, partagée et
retrouvée en ligne en utilisant un moteur de
recherche et des liens de navigation
Décideurs Métiers
2. Le partage comme maître mot

Avant
Les gens s’envoient des emails et gèrent
toute leur information dans leur boîte aux
lettres
#mstechdays

Après
L’information est stockée dans un
réceptacle unique et partagée avec
tous les collaborateurs

Décideurs Métiers
3. Une information ouverte par défaut

Avant
L’information est verrouillée par
défaut et les droits d’accès sont
donnés en fonction des besoins
#mstechdays

Après
L’information est accessible par défaut et
fermée en fonction des besoins de
confidentialité
Décideurs Métiers
4. Une collaboration temps-réel

Avant

Après

L’information accessible est différée
dans le temps à cause de
l’inefficacité du système
d‘information et des usages de
travail inadaptés

Accès temps-réel à l’information, que
ce soit en communication synchrone
ou en co-production d’information

#mstechdays

Décideurs Métiers
5. UNE DIFFUSION EN MODE « BROADCAST »
User

User

User

User

User

User

User

User

User

User

User

User
User

User
User

Avant
L’information est produite et
diffusée à des personnes ciblées
(email, chat, ...)
#mstechdays

Après
L’information est produite et diffusée de manière
large, sans ciblage personnalisé. Elle est alors
consommé par ceux qui sont intéressés par la
personne ou par le sujet.
Décideurs Métiers
CONDUIRE LE CHANGEMENT POUR
QUEL OBJECTIF ?
• Pourquoi faut-il changer nos habitudes de
travail quotidiennes

#mstechdays

Décideurs Métiers
DES GAINS DE PRODUCTIVITÉ AU RDV
• Le problème
–
–

Les dirigeants cherchent à augmenter
de 20% la productivité de leur personnel
55% des individus en entreprise sont
déjà en situation de stress au travail

• Pratiques collaboratives & sociales
–
–
–
–

20 à 25% de gains de productivité prouvés
50% de la productivité d'un employé dépend
aujourd'hui de son environnement de travail digital
1h par jour et par personne de gagné
Soit 20.000 h/mois pour une entreprise de 1.000 personnes

• Autre gains rendus possibles
–

Mobilité et télétravail : 20 à 30% de gains de productivité individuels

Sources 2013 : Gartner, McKinsey, CEB, Kimind, ANVIE

#mstechdays

Décideurs Métiers
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face à l’instabilité et au développement de son environnement.

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– Accompagner le changement c’est à la fois anticiper, définir et mettre en
place cette démarche.

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changement au travers d’une démarche participative pour une meilleure
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COMMENT LES SOLUTIONS DE
COLLABORATION FACILITENT
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CHANGEMENT

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1

• Cartographie

2

• Cas d’usages

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• Maquettes

4

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• Métriques, com.

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7

• Plan global

#mstechdays

•
•
•
•

Sites SharePoint pour gérer le projet d’adoption
Office en ligne pour la co-rédaction
Formulaires Excel pour les sondages usages
Network Yammer pour la communication entre les
participants au projet et au pilote
• Sites SharePoint pour les maquettes de GED, de
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Décideurs Métiers
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enjeux
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du changement
Faites-le sans tarder !

#mstechdays

• Transversalité, flexibilité, mobilité
• Entreprise numérique
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• En adoptant les nouvelles pratiques collaboratives
• En raccourcissant les cycles de décision grâce au temps réel
• En accélérant le temps grâce à la co-production d’informations
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• En diffusant progressivement le changement
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• … la conduite du changement prend du temps
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Conduite du changement, le grand tabou

  • 2. Conduite du changement, le grand tabou Cecilia Lentini & Miguel Membrado Partner Practice Recruiter & CEO Microsoft & Cloudlivia cecill@microsoft.com / membrado@cloudlivia.com Décideurs Métiers
  • 3. Donnez votre avis ! Depuis votre smartphone sur : http://notes.mstechdays.fr De nombreux lots à gagner toute les heures !!! Claviers, souris et jeux Microsoft… Merci de nous aider à améliorer les Techdays ! #mstechdays Décideurs Métiers
  • 4. Sommaire • • • • • • • Problématique de changement Les 5 nouveaux paradigmes dans les pratiques de travail Conduire le changement pour quel objectif Quels bénéfices à changer ? 4 clés pour rendre possible l’adoption Méthode de changement Comment les solutions de collaboration facilitent la conduite de changement #mstechdays Décideurs Métiers
  • 5. Problématique du changement IL Y A PLUS D’ÉCHECS QUE DE SUCCÈS ! Le déploiement de la technologie seule ne sert qu’à créer confusion et surcharge de travail Il faut modifier les habitudes de travail quotidiennes de chacun et faire évoluer l’organisation #mstechdays Décideurs Métiers
  • 6. 5 CHANGEMENTS DE PARADIGME MAJEURS • Ce que nous apportent les nouvelles générations d’environnements de travail collaboratif et social dans le Cloud #mstechdays Décideurs Métiers
  • 7. 1. La fin annoncée des fichiers Avant L’information est produite, partagée et classée en utilisant des fichiers et des dossiers #mstechdays Après L’information est produite, partagée et retrouvée en ligne en utilisant un moteur de recherche et des liens de navigation Décideurs Métiers
  • 8. 2. Le partage comme maître mot Avant Les gens s’envoient des emails et gèrent toute leur information dans leur boîte aux lettres #mstechdays Après L’information est stockée dans un réceptacle unique et partagée avec tous les collaborateurs Décideurs Métiers
  • 9. 3. Une information ouverte par défaut Avant L’information est verrouillée par défaut et les droits d’accès sont donnés en fonction des besoins #mstechdays Après L’information est accessible par défaut et fermée en fonction des besoins de confidentialité Décideurs Métiers
  • 10. 4. Une collaboration temps-réel Avant Après L’information accessible est différée dans le temps à cause de l’inefficacité du système d‘information et des usages de travail inadaptés Accès temps-réel à l’information, que ce soit en communication synchrone ou en co-production d’information #mstechdays Décideurs Métiers
  • 11. 5. UNE DIFFUSION EN MODE « BROADCAST » User User User User User User User User User User User User User User User Avant L’information est produite et diffusée à des personnes ciblées (email, chat, ...) #mstechdays Après L’information est produite et diffusée de manière large, sans ciblage personnalisé. Elle est alors consommé par ceux qui sont intéressés par la personne ou par le sujet. Décideurs Métiers
  • 12. CONDUIRE LE CHANGEMENT POUR QUEL OBJECTIF ? • Pourquoi faut-il changer nos habitudes de travail quotidiennes #mstechdays Décideurs Métiers
  • 13. DES GAINS DE PRODUCTIVITÉ AU RDV • Le problème – – Les dirigeants cherchent à augmenter de 20% la productivité de leur personnel 55% des individus en entreprise sont déjà en situation de stress au travail • Pratiques collaboratives & sociales – – – – 20 à 25% de gains de productivité prouvés 50% de la productivité d'un employé dépend aujourd'hui de son environnement de travail digital 1h par jour et par personne de gagné Soit 20.000 h/mois pour une entreprise de 1.000 personnes • Autre gains rendus possibles – Mobilité et télétravail : 20 à 30% de gains de productivité individuels Sources 2013 : Gartner, McKinsey, CEB, Kimind, ANVIE #mstechdays Décideurs Métiers
  • 14. La conduite du changement : un facteur humain Quelles sont les étapes de développement d’un groupe ? Un groupe est un organisme qui, comme une personne, évolue au fil du temps Plusieurs études démontrent que la majorité des groupes évoluent suivant quatre phases : – La rencontre  recherche d’affinités – L’étape conflictuelle  idées et opinions différentes, test de valeur – La régulation  choix du leader, distribution des rôles et responsabilités – L’efficacité  acceptation, vision partagée #mstechdays Décideurs Métiers
  • 15. La conduite du changement : un facteur humain « Choisir c’est savoir renoncer : Qui en est vraiment capable ? » • Le changement c’est notre quotidien à tous – Le changement désigne la démarche qui accompagne la vie de tous face à l’instabilité et au développement de son environnement. • Le changement ça s’accompagne – Accompagner le changement c’est à la fois anticiper, définir et mettre en place cette démarche. • Le changement c’est souvent un problème humain – Prendre en compte les valeurs, la culture, les résistances au changement au travers d’une démarche participative pour une meilleure compréhension et acceptation par les individus des « nouvelles règles du jeu » #mstechdays Décideurs Métiers
  • 16. 4 CLÉS POUR RENDRE POSSIBLE L’ADOPTION • La conduite du changement est difficile à grande échelle et doit être organisée • Les méthodes existent, certains environnements la favorisent #mstechdays Décideurs Métiers
  • 17. 1. Maitriser la spirale d’adoption Adoption Adoption Communication Coaching Evangelization (c) 2008-2014 – Miguel Membrado #mstechdays Décideurs Métiers
  • 18. 2. Organiser la dissémination virale Others Project Teams Managers IT Teams (c) 2008-2014 – Miguel Membrado #mstechdays Décideurs Métiers
  • 19. 3. Anticiper la courbe d’apprentissage Attention Productivity Risk Success 4 3 2 1 Learning (comprehension) Lost of time (incomprehension) 3 months (c) 2008-2014 – Miguel Membrado #mstechdays Acquisition (assimilation) Adoption (second nature) 6 months Delay Décideurs Métiers today’s efficiency level
  • 20. E-mails + file attachments 4. Adopter progressivement Instant messaging + VoIP + Video Collaborative Workspaces WIKI Social bookmarking Websites/Blogging Online Publication Customizable Homepages / RSS Online Publication Online Publication Social Networks Months 0 3 (c) 2008-2014 – Miguel Membrado #mstechdays 6 9 12 15 18 Exemple extrait des travaux de recherche du projet européen Sangathan dédié aux environnements de travail collaboratif Décideurs Métiers
  • 21. MÉTHODE CONDUITE DE CHANGEMENT La méthode Kimind d’adoption des pratiques collaboratives #mstechdays Décideurs Métiers
  • 22. Une méthode en 7 étapes 1 • Cartographie de l’information 2 • Cas d’usages référents 3 • Maquettes technico-fonctionnelles 4 • Priorisations pour favoriser l’adoption 5 • Métriques et Communication 6 • Pilote opérationnel d’évaluation business 7 • Plan global d’adoption pour la structure (c) 2007-2014 – Kimind / Cloudlivia #mstechdays Décideurs Métiers
  • 23. COMMENT LES SOLUTIONS DE COLLABORATION FACILITENT LA CONDUITE DE CHANGEMENT #mstechdays Décideurs Métiers
  • 24. 1 • Cartographie 2 • Cas d’usages 3 • Maquettes 4 • Priorisation 5 • Métriques, com. 6 • Pilote 7 • Plan global #mstechdays • • • • Sites SharePoint pour gérer le projet d’adoption Office en ligne pour la co-rédaction Formulaires Excel pour les sondages usages Network Yammer pour la communication entre les participants au projet et au pilote • Sites SharePoint pour les maquettes de GED, de Gestion de projet, etc... • Networks Yammer pour les extranets • « Un bon email est un email que l’on peut supprimer après l’avoir lu » • Conversations dans Yammer • Production et partage de fichiers dans SharePoint Décideurs Métiers
  • 25. Démystification & Connaissances des enjeux Les usages ont changé De nouveaux paliers de productivité Une stratégie de conduite du changement Faites-le sans tarder ! #mstechdays • Transversalité, flexibilité, mobilité • Entreprise numérique • Collaboration et réseaux sociaux d’entreprise • En adoptant les nouvelles pratiques collaboratives • En raccourcissant les cycles de décision grâce au temps réel • En accélérant le temps grâce à la co-production d’informations • En adoptant des usages participatifs et collaboratifs • En diffusant progressivement le changement • En mesurant les résultats et la progression • … la conduite du changement prend du temps • … les bénéfices sont réels et mesurables • … le business en a besoin Décideurs Métiers
  • 26. Merci de votre attention #mstechdays Décideurs Métiers