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Réunion du conseil d’administration
                        Tenue le Lundi 5 décembre 2011 à 19h00
                       Dans les locaux du 720 de Gironde, Québec


PROCÈS-VERBAL


Présents : Michel-Marie Bellemare
           Marc-Antoine Bergeron
           Simon Brisebois
           Daniel Charland
           Danielle Lévesque
           Frédéric Maltais
           Denys Martin
           Guillaume Neveu
           André Raymond
           Amélie Spain
           Claude Thomassin

S’étaient excusés :
            Gilles Giroux

Assistait :
              Raphaël Lebailly, coordonnateur



L’assemblée est ouverte à 19h05, Daniel Charland souhaite la bienvenue à tous.

   1. Lecture et adoption de l’ordre du jour

Le projet d’ordre du jour suivant a été adopté à l’unanimité, avec modifications :

Ordre du jour
1. Lecture et adoption de l’ordre du jour
2. Lecture du procès-verbal de la dernière réunion
3. Suivis au procès-verbal
4. Mot du président
5. Rapport du coordonnateur
6. Rapport du trésorier
7. Rapport du responsable du parc
8. Rapport de la responsable du socioculturel
9. Rapport du représentant de l’Escale
10. Rapport du représentant des scouts
11. Varia
a) Inscriptions
b) Brunch
c) Avantage des administrateurs

PROCÈS-VERBAL                                                                        PAGE: 1
20111201-02 Après lecture, l’ordre du jour a été adopté à l’unanimité, sur une
proposition de Danielle Lévesque, appuyée par Marc-André Bergeron.

    2. Lecture et adoption du procès-verbal de la dernière réunion

20111206-03 Après lecture et modifications, le procès-verbal du 1er novembre 2011 est
adopté à l’unanimité, sur une proposition d’André Raymond, appuyée par Guillaume
Neveu.

    3. Suivis au procès-verbal

Contrat et lettre

Le contrat de location a été modifié. Une lettre d’information devra être préparée,
présentée à la prochaine réunion du conseil d’administration et envoyée aux voisins
immédiats des loisirs.

Ménage

Le contrat de nettoyage et cirage des planchers a été fait. Raphaël Lebailly doit revoir
Mme Drouin, l’animatrice des ateliers préscolaires, concernant le rangement du matériel
dans la salle l’Amibourg. Puis, Raphaêl discutera avec le comité pour l’aménagement du
chalet.

Le garage a été nettoyé par Claude Thomassin. Il serait important de garder le garage
en ordre.

Éclairage

Les lumières peuvent être allumées uniquement lorsqu’il y a de la surveillance de notre
part.

Travailleur de parc

Une nouvelle employée a été engagée pour seconder Sophie. Pour l’instant, elle s’est
engagée à rester jusqu’en juin.

Patinoire

Les bandes de la patinoire ne seront pas changées, puisqu’il est trop tard pour le faire.
Elles ont par contre été réparées.

Dépense imprévue

Nous avons dû remplacer l’aspirateur shop vac, puisque celle-ci a cessé de fonctionner.

Raphaël Lebailly a acheté un aspirateur Shop Vac au montant de 98$. Il est proposé par
Claude Thomassin d’entériner cet achat. La proposition est appuyée par Simon
Brisebois et adoptée à l’unanimité.



PROCÈS-VERBAL                                                                   PAGE: 2
4. Mot du président

Le miroir du couloir qui a été brisé devra être enlevé. Raphaël communiquera avec la
ville en urgence pour faire retirer le miroir.

Réunion des présidents

Michel-Marie Bellemare et Danielle Lévesque ont assistés à la réunion des présidents.
Danielle Lévesque nous fait un résumé de ce qui s’est dit lors de cette réunion. Au
niveau des octrois pour le terrain de balle, ils seront désormais calculés en fonction de
l’utilisation des terrains.

Un montant de 150$ était alloué pour de la formation. Ce montant n’a pas été utilisé
dans notre corporation. Il est encore possible d’obtenir le même montant cette année.

Dans les travaux prévus pour l’année 2012, les bandes et l’asphalte de la patinoire
seront changés. Les salaires prévus pour les employés de la patinoire sont de
11$/heure pour ceux qui font l’entretien et de 10,50$/heure pour ceux qui font la
surveillance. Pour le terrain de balle, le salaire prévu pour celui qui prépare le terrain est
de 11,00-11,50$/heure et les surveillants auront un salaire de 10,50$/heure.

Il y aura d’avantage de suivi des budgets pour s’assurer que les états financiers des
corporations de l’arrondissement sont bien à jour. La ville souhaite également mettre
des normes pour l’attribution d’aide financière pour les fêtes de quartier.

   5. Tournée des bâtiments

Le ménage et le rangement sont à revoir dans les locaux. Le chalet l’Amibourg devrait
aussi être repeint. Les rangements devraient être vidés car beaucoup de matériel ne
sert plus.

   6. Rapport du coordonnateur

Local ados

Actuellement, il y a quelques problèmes avec certains enfants qui font un peu de
trouble. Il y a eu une bagarre la semaine dernière et il y a régulièrement des bris. Les
jeunes ont fait une demande pour du matériel de hockey pour l’hiver ou pour le local
ados. Raphaël aimerait proposer que les jeunes s’inscrivent au local ados et qu’on leur
fasse signer un contrat où il y aurait les coordonnés des parents et que Sophie, avec les
jeunes proposent une liste de règles de vie. Raphaël devra nous transmettre la liste des
règles de vie suggérés pour la prochaine réunion du conseil d’administration.

Relâche scolaire

Raphaël nous présente la programmation de la relâche scolaire. Pour ce qui est de la
contribution de chacune des corporations, le montant actuel pour notre corporation est
fixé à 500$. À partir de l’an prochain, tous auront le montant de base de 500$ et par la
suite, un montant supplémentaire sera ajouté en fonction du nombre d’inscriptions.



PROCÈS-VERBAL                                                                       PAGE: 3
Plaisir d’hiver

La date de la fête de plaisir d’hiver à été fixé au dimanche 5 février.



    7. Rapport du trésorier

Le changement des signataires pour les effets bancaires a été fait. Monsieur Maltais
nous présente les États financiers pour les mois de septembre et octobre. Il prévoit
également une rencontre avec la comptable pour établir le contact et connaîre leur façon
de faire. Demain, il y aura la première rencontre du comité des finances. Le document
de présentation des états financiers est en travail. Des colonnes de cumulatif et de
budget prévu seront ajoutées.


    8. Rapport du responsable du parc

La petite patinoire sera un peu agrandit et on déplacera la glissade. Claude Thomassin
lance également le projet d’avoir une petite patinoire avec des bandes pour les plus
petits. La corporation devrait probablement payer les bandes et la ville se chargerait de
monter, démonter et entreposer les bandes. Marc-André propose également l’installation
de lumières autour du bâtiment pour éclairer les coins non éclairés. Il propose des
lumières à détecteur de mouvements. Marc-André propose également de libérer
rapidement le matériel de l’armoire des scouts pour que cet espace de rangement
redevienne disponible.

Il serait important de rappeler au concierge de faire le tour de la patinoire et du terrain
pour les nettoyer. Daniel Charland et Claude Thomassin, proposent également que les
quatre employés en charge de la patinoire viennent nettoyer et préparer le terrain et le
sous-sol avant le début de la saison.


    9. Rapport de la responsable du socioculturel

Danielle Lévesque relance l’idée du brunch pour les membres du conseil
d’administration et leur conjoint. Elle nous fera quelques suggestions lors de la
prochaine réunion.


    10.       Rapport du représentant de l’Escale

Selon une lettre reçue de la ville, les corporations doivent fournir aux groupes de l’âge
d’or :
    - Une demi-journée gratuite par semaine incluant l’équipement minimum.
    - Une grille préférentielle pour les autres locations.
    - Un espace de rangement.
    - Un accès au bloc sanitaire lors d’activité extérieure.

Du côté des groupes de l’âge d’or, ils doivent :

PROCÈS-VERBAL                                                                      PAGE: 4
-   Remettre la clé de leur rangement à la coporation.
   -   Remboursement lors de bris par des membres.

   11. Rapport du représentant des scouts

Les scouts sont maintenant en règle au niveau de la formation des animateurs.


   12. Varia

   A) Inscriptions
L’inscription de la session d’hiver a lieu le 10 janvier à 19h00, les gens qui sont
disponibles pourront venir donner un goût de main.

   B) Avantage des administrateurs

Étant donné l’heure, Danielle nous suggère de remettre ce point et le suivant à la
prochaine réunion.


La prochaine réunion du conseil aura lieu le mardi 17 janvier 2012, à 19h00.


L’ordre du jour étant épuisée, la séance est levée à 9h45.




__________________________                       ___________________________
Daniel Charland, président                       Amélie Spain, secrétaire




PROCÈS-VERBAL                                                                   PAGE: 5

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  • 1. Réunion du conseil d’administration Tenue le Lundi 5 décembre 2011 à 19h00 Dans les locaux du 720 de Gironde, Québec PROCÈS-VERBAL Présents : Michel-Marie Bellemare Marc-Antoine Bergeron Simon Brisebois Daniel Charland Danielle Lévesque Frédéric Maltais Denys Martin Guillaume Neveu André Raymond Amélie Spain Claude Thomassin S’étaient excusés : Gilles Giroux Assistait : Raphaël Lebailly, coordonnateur L’assemblée est ouverte à 19h05, Daniel Charland souhaite la bienvenue à tous. 1. Lecture et adoption de l’ordre du jour Le projet d’ordre du jour suivant a été adopté à l’unanimité, avec modifications : Ordre du jour 1. Lecture et adoption de l’ordre du jour 2. Lecture du procès-verbal de la dernière réunion 3. Suivis au procès-verbal 4. Mot du président 5. Rapport du coordonnateur 6. Rapport du trésorier 7. Rapport du responsable du parc 8. Rapport de la responsable du socioculturel 9. Rapport du représentant de l’Escale 10. Rapport du représentant des scouts 11. Varia a) Inscriptions b) Brunch c) Avantage des administrateurs PROCÈS-VERBAL PAGE: 1
  • 2. 20111201-02 Après lecture, l’ordre du jour a été adopté à l’unanimité, sur une proposition de Danielle Lévesque, appuyée par Marc-André Bergeron. 2. Lecture et adoption du procès-verbal de la dernière réunion 20111206-03 Après lecture et modifications, le procès-verbal du 1er novembre 2011 est adopté à l’unanimité, sur une proposition d’André Raymond, appuyée par Guillaume Neveu. 3. Suivis au procès-verbal Contrat et lettre Le contrat de location a été modifié. Une lettre d’information devra être préparée, présentée à la prochaine réunion du conseil d’administration et envoyée aux voisins immédiats des loisirs. Ménage Le contrat de nettoyage et cirage des planchers a été fait. Raphaël Lebailly doit revoir Mme Drouin, l’animatrice des ateliers préscolaires, concernant le rangement du matériel dans la salle l’Amibourg. Puis, Raphaêl discutera avec le comité pour l’aménagement du chalet. Le garage a été nettoyé par Claude Thomassin. Il serait important de garder le garage en ordre. Éclairage Les lumières peuvent être allumées uniquement lorsqu’il y a de la surveillance de notre part. Travailleur de parc Une nouvelle employée a été engagée pour seconder Sophie. Pour l’instant, elle s’est engagée à rester jusqu’en juin. Patinoire Les bandes de la patinoire ne seront pas changées, puisqu’il est trop tard pour le faire. Elles ont par contre été réparées. Dépense imprévue Nous avons dû remplacer l’aspirateur shop vac, puisque celle-ci a cessé de fonctionner. Raphaël Lebailly a acheté un aspirateur Shop Vac au montant de 98$. Il est proposé par Claude Thomassin d’entériner cet achat. La proposition est appuyée par Simon Brisebois et adoptée à l’unanimité. PROCÈS-VERBAL PAGE: 2
  • 3. 4. Mot du président Le miroir du couloir qui a été brisé devra être enlevé. Raphaël communiquera avec la ville en urgence pour faire retirer le miroir. Réunion des présidents Michel-Marie Bellemare et Danielle Lévesque ont assistés à la réunion des présidents. Danielle Lévesque nous fait un résumé de ce qui s’est dit lors de cette réunion. Au niveau des octrois pour le terrain de balle, ils seront désormais calculés en fonction de l’utilisation des terrains. Un montant de 150$ était alloué pour de la formation. Ce montant n’a pas été utilisé dans notre corporation. Il est encore possible d’obtenir le même montant cette année. Dans les travaux prévus pour l’année 2012, les bandes et l’asphalte de la patinoire seront changés. Les salaires prévus pour les employés de la patinoire sont de 11$/heure pour ceux qui font l’entretien et de 10,50$/heure pour ceux qui font la surveillance. Pour le terrain de balle, le salaire prévu pour celui qui prépare le terrain est de 11,00-11,50$/heure et les surveillants auront un salaire de 10,50$/heure. Il y aura d’avantage de suivi des budgets pour s’assurer que les états financiers des corporations de l’arrondissement sont bien à jour. La ville souhaite également mettre des normes pour l’attribution d’aide financière pour les fêtes de quartier. 5. Tournée des bâtiments Le ménage et le rangement sont à revoir dans les locaux. Le chalet l’Amibourg devrait aussi être repeint. Les rangements devraient être vidés car beaucoup de matériel ne sert plus. 6. Rapport du coordonnateur Local ados Actuellement, il y a quelques problèmes avec certains enfants qui font un peu de trouble. Il y a eu une bagarre la semaine dernière et il y a régulièrement des bris. Les jeunes ont fait une demande pour du matériel de hockey pour l’hiver ou pour le local ados. Raphaël aimerait proposer que les jeunes s’inscrivent au local ados et qu’on leur fasse signer un contrat où il y aurait les coordonnés des parents et que Sophie, avec les jeunes proposent une liste de règles de vie. Raphaël devra nous transmettre la liste des règles de vie suggérés pour la prochaine réunion du conseil d’administration. Relâche scolaire Raphaël nous présente la programmation de la relâche scolaire. Pour ce qui est de la contribution de chacune des corporations, le montant actuel pour notre corporation est fixé à 500$. À partir de l’an prochain, tous auront le montant de base de 500$ et par la suite, un montant supplémentaire sera ajouté en fonction du nombre d’inscriptions. PROCÈS-VERBAL PAGE: 3
  • 4. Plaisir d’hiver La date de la fête de plaisir d’hiver à été fixé au dimanche 5 février. 7. Rapport du trésorier Le changement des signataires pour les effets bancaires a été fait. Monsieur Maltais nous présente les États financiers pour les mois de septembre et octobre. Il prévoit également une rencontre avec la comptable pour établir le contact et connaîre leur façon de faire. Demain, il y aura la première rencontre du comité des finances. Le document de présentation des états financiers est en travail. Des colonnes de cumulatif et de budget prévu seront ajoutées. 8. Rapport du responsable du parc La petite patinoire sera un peu agrandit et on déplacera la glissade. Claude Thomassin lance également le projet d’avoir une petite patinoire avec des bandes pour les plus petits. La corporation devrait probablement payer les bandes et la ville se chargerait de monter, démonter et entreposer les bandes. Marc-André propose également l’installation de lumières autour du bâtiment pour éclairer les coins non éclairés. Il propose des lumières à détecteur de mouvements. Marc-André propose également de libérer rapidement le matériel de l’armoire des scouts pour que cet espace de rangement redevienne disponible. Il serait important de rappeler au concierge de faire le tour de la patinoire et du terrain pour les nettoyer. Daniel Charland et Claude Thomassin, proposent également que les quatre employés en charge de la patinoire viennent nettoyer et préparer le terrain et le sous-sol avant le début de la saison. 9. Rapport de la responsable du socioculturel Danielle Lévesque relance l’idée du brunch pour les membres du conseil d’administration et leur conjoint. Elle nous fera quelques suggestions lors de la prochaine réunion. 10. Rapport du représentant de l’Escale Selon une lettre reçue de la ville, les corporations doivent fournir aux groupes de l’âge d’or : - Une demi-journée gratuite par semaine incluant l’équipement minimum. - Une grille préférentielle pour les autres locations. - Un espace de rangement. - Un accès au bloc sanitaire lors d’activité extérieure. Du côté des groupes de l’âge d’or, ils doivent : PROCÈS-VERBAL PAGE: 4
  • 5. - Remettre la clé de leur rangement à la coporation. - Remboursement lors de bris par des membres. 11. Rapport du représentant des scouts Les scouts sont maintenant en règle au niveau de la formation des animateurs. 12. Varia A) Inscriptions L’inscription de la session d’hiver a lieu le 10 janvier à 19h00, les gens qui sont disponibles pourront venir donner un goût de main. B) Avantage des administrateurs Étant donné l’heure, Danielle nous suggère de remettre ce point et le suivant à la prochaine réunion. La prochaine réunion du conseil aura lieu le mardi 17 janvier 2012, à 19h00. L’ordre du jour étant épuisée, la séance est levée à 9h45. __________________________ ___________________________ Daniel Charland, président Amélie Spain, secrétaire PROCÈS-VERBAL PAGE: 5