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Pourquoi externaliser certains classements ? Le cas des Archives départementales de
l’Aube.
Les opérations d’externalisation menées depuis un peu plus de quinze ans par les Archives
départementales de l’Aube ont déjà largement été évoquées en 2019, dans le numéro 131
d’Archivistes ! À l’époque, Arnaud Baudin, directeur-adjoint des Archives et du patrimoine, et
Gregory Fontaine, gérant de la société Fontaine et Fils Archives Services (F.F.A.S.), avait en
effet dressé le bilan d’une décennie de classements externalisés dans l’Aube1
.
Cet article conserve aujourd’hui toute sa pertinence et je m’en suis inspiré sans aucune
vergogne pour préparer ma courte intervention de ce jour.
Ceci étant posé, je vais essayer de vous expliquer comment nous en sommes arrivés à
mettre en place une externalisation partielle de nos classements, puis les raisons – ou plutôt
les contraintes, internes comme externes – qui nous ont conduit à choisir d’externaliser tel
ou tel fonds.
Je terminerais en vous donnant quelques éléments sur la manière dont s’organisent ces
opérations externalisées, ainsi que sur leur coût.
En arrivant aux Archives départementales de l’Aube, j’ai très vite partagé le constat qui avait
été établi en 2006 par mon prédécesseur, Xavier de la Selle, à savoir que les effectifs de la
direction – 17 personnes à l’époque, dont 3 contractuels, pour un peu moins de 20
kilomètres linéaires de fonds conservés (19 771 kml) – ne nous permettrait jamais de
résorber l’énorme arriéré accumulé dans la peu canonique série SC (série continue), ni
d’avancer dans le traitement de nos séries modernes…
A l’époque, la série SC, cotée de manière provisoire sous la forme de liasses (liasses SC 1 à
SC 9844) et de sous-séries (SC 77 à 310), regroupait en effet la majeure partie des archives
publiques produites dans l’Aube entre la fin du XIXe
siècle et la loi sur les archives du 3
janvier 1979.
Nous avions donc d’un côté une masse énorme de près de 6 kilomètres linéaires, réparties
entre 310 versements très diversement inventoriés – c’est un euphémisme – et de l’autre
des séries modernes extrêmement modestes et assez peu exploitables.
Le Département ne souhaitant pas recruter de nouveaux agents, même temporaires – au
risque d’alourdir ses frais de fonctionnement – mais étant prêt à nous allouer des crédits
d’investissement plutôt confortables, le choix de faire appel à un prestataire privé à très
rapidement été fait.
Nous avons alors bâti un premier cahier des charges et décidé de nous attaquer aux deux
séries modernes les plus lacunaires, à savoir les séries M et U.
1
BAUDIN (Arnaud), FONTAINE (Grégory), « Archives départementales et classement externalisé : une décennie
d’expérience dans l’Aube », dans Archivistes !, n° 131, octobre-décembre 2019, p. 24-25.
2
Suite à l’appel d’offre, c’est la société F.F.A.S., basée à Colombey-les-Deux-Églises, dans la
Haute-Marne, qui a été retenue pour extraire de la série SC les pièces relatives aux séries M
et U, puis pour procéder à leur classement dans le cadre réglementaire. Ces opérations, qui
se sont étalées sur trois ans, ont permis de reprendre la totalité de la série M, ainsi que les
fonds des 26 justices de Paix de l’Aube (sous-séries 10U-33U).
L’opération de reprise de la série SC aurait dû se poursuivre dans les années suivantes et
permettre, à l’horizon 2020, de la faire disparaître totalement… Mais les conséquences de la
révision générale des politiques publiques (RGPP) et des réformes successives de
l’administration déconcentrée des services de l’Etat nous ont rattrapés et nous ont contraints
à faire face, comme l’ensemble de nos collègues, à un afflux de versements – depuis 2009,
nos entrées représentent en moyenne 356 mètres linéaires par an, avec des pics à 455-460
ml.
Nous avons donc, de manière provisoire pensions-nous alors un peu naïvement, mis de côté
la série SC pour porter nos efforts de classement sur les fonds de la série W.
A cette époque, le choix des fonds à externaliser s’est fait très aisément, puisqu’il s’est
concentré sur les entrées les plus volumineuses de l’année n-1 – celles que nous n’avions
aucune chance de traiter en interne, du moins dans un délai décent pour les services
versants et les lecteurs.
Entre 2011 et 2017, ce sont ainsi 67 versements équivalents à plus d’1,7 kml dont le
traitement a été externalisé : des fonds préfectoraux, de l’ancienne Direction départementale
de l’agriculture et de l’équipement, de l’Agence régionale de santé, des tribunaux d’instance
et de commerce, de la Maison centrale de Clairvaux, du Parc naturel régional de la Forêt
d’Orient ou de la Chambre de commerce et d’industrie.
A partir de 2018, les effectifs des Archives départementales s’étant progressivement étoffé,
notamment au niveau de l’équipe W, nous avons essayé de combiner la poursuite de ce
traitement externalisé des versements des années antérieures avec une reprise progressive
de l’arriéré, comme nous l’avions effectué en 2008-2010 : le choix s’est alors porté sur la
série S, dont de nombreux éléments étaient dispersés en série continue (131 ml, traités en
2019) et sur les fonds déposés de longue date par les communes – 2 dépôts en 2018, 15 en
2019…
L’importance des entrées de l’année 2019 (453 ml) a cependant rapidement mis fin à cette
ambition et nous avons dû suspendre la reprise de la série S pour recommencer le
traitement des versements – 270 ml d’archives judiciaires en 2020, 344,6 ml de versements
de la Poste, de la Banque de France, du centre de détention de Villenauxe-la-Grande, ou
encore de l’ancien tribunal d’instance en 2021…
En 2020, outre la poursuite des classements évoqués à l’instant, nous avons mis en place
deux autres opérations externalisées, toutes deux liées à la préparation du dépôt des
archives municipales de Troyes et à la nécessité de récupérer le plus de métrage linéaire
possible.
3
La première a consisté à accompagner l’équipe des archives municipales dans la mise en
place d’une opération de préparation du dépôt – récolement complet des fonds à déposer,
établissement des bordereaux d’élimination puis reprise des instruments de recherche des
archives contemporaines. Cette opération, d’un montant de 148 000 €, auxquels il faut
rajouter 23 000 € de frais de reconditionnement, d’élimination, de transport, etc., a
entièrement été prise en charge par la ville. Elle a permis l’élimination réglementaire de 493
ml (17 bordereaux d’élimination) et la constitution de fichiers qu’il a ensuite été aisé
d’intégrer dans notre SIA.
La seconde opération nous a permis de recommencer à travailler sur les quelques 3
kilomètres linéaires de la série continue que nous n’avions encore jamais eu l’occasion de
traiter. L’opération, d’un montant de 45 000 € TTC, consistait :
- à établir un diagnostic de l’état actuel de la série continue à partir des bordereaux de
versement au format papier ;
- à identifier les documents pouvant être réglementairement détruits ;
- à identifier les séries destinataires (séries modernes et W) des versements restants ;
- à procéder à l’extraction des magasins des documents à détruire, puis au
refoulement et au récolement topographique des magasins et à la mise à jour des
bordereaux de versement.
Ce traitement, mené au cours du second semestre 2020 et du premier trimestre 2021 nous a
non seulement permis de procéder à l’élimination de 550 ml d’archives, essentiellement
comptables, mais également d’établir un calendrier de traitement détaillé de la série continue
pour les années 2022-2030 (en déterminant notamment la priorité et le mode de classement
– en externe, en interne, confié à un stagiaire, etc.). Reste évidemment à savoir si nous
serons en mesure de le respecter en totalité…
En 2022 et 2023, nous avons poursuivi notre politique de traitement des versements, tout en
la modifiant quelque peu, pour l’adapter aux contraintes d’une situation très particulière, à
savoir la fermeture, programmée depuis 2016, de la Maison centrale de Clairvaux, et qui
sera effective au début de l’été prochain.
Les archives de la Maison centrale de Clairvaux, qui a longtemps été la plus importante
prison de haute sécurité de France, ont toujours été suivies avec attention et les versements
ont été réguliers tout au long des dernières années. Au début de l’année 2022, il restait
cependant près de 620 ml sur le site, répartis entre plusieurs espaces de stockage et dans
un état sanitaire parfois un peu préoccupant.
En accord avec la direction de l’établissement et le ministère de la Justice, nous avons donc
demandé à notre prestataire de commencer les opérations sur le site même de la Maison
centrale, en lien avec les agents du greffe (récolement et rédaction des bordereaux
d’élimination), puis de les poursuivre dans ses propres locaux – qui se trouvent être à
Harricourt, dans la Haute-Marne, à quelques kilomètres de Clairvaux. De cette manière,
nous récupérerons en, juin prochain, un versement actuellement estimé à 400 ml,
entièrement classé et conditionné.
Au final, entre 2018 et le milieu de l’année 2023, les opérations externalisées nous ont
permis de classer un peu plus de 1 627 mètres linéaires d’archives (328,5 ml en 2018, 284
ml en 2019, 270 ml en 2020, 344,6 ml en 2021, 400 ml en 2022), ce qui porte à 3,3 kml le
4
nombre de fonds entièrement traités en 15 ans et demi. Ces 3,3 kml représentent tout de
même un peu plus de 9 années d’entrées aux Archives départementales, et près de 12% de
la totalité des fonds conservés…
Complétée par le traitement en interne d’une centaine de mètres linéaires de fonds sériels
chaque année, cette opération externalisée de classement permet de traiter les nouveaux
versements dès l’année n-1, de résorber progressivement le passif et de mettre chaque
année à la disposition du public 400 nouveaux mètres linéaires d’archives publiques.
Sur le plan pratique, les opérations externalisées ont généralement été menées par la
société F.F.A.S., sauf en 2014, où nous avons travaillé avec la société Archiv Système.
Une opération classique de traitement mobilise 2 à 4 opérateurs du prestataire, installé dans
une salle de tri spécifiquement réservée à cet usage. Elle est habituellement supervisée, tout
au long de la chaîne de traitement, par Arnaud Baudin, responsable du contrôle scientifique
et technique sur les archives des services de l’État. Dans certain cas, il peut être remplacé
par sa collègue responsable des archives du Conseil départemental, ou par moi-même,
lorsque l’opération concerne une commune.
Cette opération classique comporte en règle générale quatre grandes étapes de travail,
définies au préalable dans le cahier des charges :
- une phase d’évaluation comprenant l’étude des bordereaux de versement et des
circulaires, le repérage des documents, la détermination des grandes parties du futur
plan de classement (séries organiques), la préparation des modèles de fichier Excel
pour la saisie en fonction des informations et des séries à traiter, les propositions
d'élimination ;
- une phase de description archivistique des documents à l’unité, de tri, de chemisage,
d’épuration des métaux et d’élaboration du plan de classement ;
- une phase de classement des dossiers, de chemisage, de cotation, de mise en boîte,
de rangement dans les magasins et de récolement – chemises et boîtes de
conservation, sangles adaptées, etc. sont toutes fournies par les Archives
départementales;
- une phase de finalisation de l'instrument de recherche, d’indexation et d’encodage au
format XML-EAD.
Le coût annuel des opérations, fléchées en investissement depuis l’origine, a évolué au fil
des années : il a beaucoup bougé dans les premières années, naviguant entre 40 000 € au
minimum et 67 000 € au maximum par an entre 2008 et 2013. Il s’est ensuite stabilisé à
60 000 € entre 2014 et 2016, avant de passer à 70 000 € en 2017, puis à 84 000 € (70 000 €
H.T.) entre 2018 et 2020, lorsque nous avons abandonné les marchés annuels au profit d’un
premier accord-cadre triennal à bons de commandes. Depuis 2021 et l’entrée en vigueur
d’un nouvel accord-cadre à bon de commandes (quadriennal cette fois-ci), ce montant
s’élève à 126 000 € par an (105 000 € H.T.) - soit 420 000 € HT sur 4 ans.
Il faut ajouter à cette somme un autre budget d’investissement annuel de 50 000 € TTC pour
l’acquisition d’un matériel de conditionnement adapté aux règles de la conservation
préventive.

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RASAD du 9 et 10 mars 2023 Nancy - Supports

  • 1. 1 Pourquoi externaliser certains classements ? Le cas des Archives départementales de l’Aube. Les opérations d’externalisation menées depuis un peu plus de quinze ans par les Archives départementales de l’Aube ont déjà largement été évoquées en 2019, dans le numéro 131 d’Archivistes ! À l’époque, Arnaud Baudin, directeur-adjoint des Archives et du patrimoine, et Gregory Fontaine, gérant de la société Fontaine et Fils Archives Services (F.F.A.S.), avait en effet dressé le bilan d’une décennie de classements externalisés dans l’Aube1 . Cet article conserve aujourd’hui toute sa pertinence et je m’en suis inspiré sans aucune vergogne pour préparer ma courte intervention de ce jour. Ceci étant posé, je vais essayer de vous expliquer comment nous en sommes arrivés à mettre en place une externalisation partielle de nos classements, puis les raisons – ou plutôt les contraintes, internes comme externes – qui nous ont conduit à choisir d’externaliser tel ou tel fonds. Je terminerais en vous donnant quelques éléments sur la manière dont s’organisent ces opérations externalisées, ainsi que sur leur coût. En arrivant aux Archives départementales de l’Aube, j’ai très vite partagé le constat qui avait été établi en 2006 par mon prédécesseur, Xavier de la Selle, à savoir que les effectifs de la direction – 17 personnes à l’époque, dont 3 contractuels, pour un peu moins de 20 kilomètres linéaires de fonds conservés (19 771 kml) – ne nous permettrait jamais de résorber l’énorme arriéré accumulé dans la peu canonique série SC (série continue), ni d’avancer dans le traitement de nos séries modernes… A l’époque, la série SC, cotée de manière provisoire sous la forme de liasses (liasses SC 1 à SC 9844) et de sous-séries (SC 77 à 310), regroupait en effet la majeure partie des archives publiques produites dans l’Aube entre la fin du XIXe siècle et la loi sur les archives du 3 janvier 1979. Nous avions donc d’un côté une masse énorme de près de 6 kilomètres linéaires, réparties entre 310 versements très diversement inventoriés – c’est un euphémisme – et de l’autre des séries modernes extrêmement modestes et assez peu exploitables. Le Département ne souhaitant pas recruter de nouveaux agents, même temporaires – au risque d’alourdir ses frais de fonctionnement – mais étant prêt à nous allouer des crédits d’investissement plutôt confortables, le choix de faire appel à un prestataire privé à très rapidement été fait. Nous avons alors bâti un premier cahier des charges et décidé de nous attaquer aux deux séries modernes les plus lacunaires, à savoir les séries M et U. 1 BAUDIN (Arnaud), FONTAINE (Grégory), « Archives départementales et classement externalisé : une décennie d’expérience dans l’Aube », dans Archivistes !, n° 131, octobre-décembre 2019, p. 24-25.
  • 2. 2 Suite à l’appel d’offre, c’est la société F.F.A.S., basée à Colombey-les-Deux-Églises, dans la Haute-Marne, qui a été retenue pour extraire de la série SC les pièces relatives aux séries M et U, puis pour procéder à leur classement dans le cadre réglementaire. Ces opérations, qui se sont étalées sur trois ans, ont permis de reprendre la totalité de la série M, ainsi que les fonds des 26 justices de Paix de l’Aube (sous-séries 10U-33U). L’opération de reprise de la série SC aurait dû se poursuivre dans les années suivantes et permettre, à l’horizon 2020, de la faire disparaître totalement… Mais les conséquences de la révision générale des politiques publiques (RGPP) et des réformes successives de l’administration déconcentrée des services de l’Etat nous ont rattrapés et nous ont contraints à faire face, comme l’ensemble de nos collègues, à un afflux de versements – depuis 2009, nos entrées représentent en moyenne 356 mètres linéaires par an, avec des pics à 455-460 ml. Nous avons donc, de manière provisoire pensions-nous alors un peu naïvement, mis de côté la série SC pour porter nos efforts de classement sur les fonds de la série W. A cette époque, le choix des fonds à externaliser s’est fait très aisément, puisqu’il s’est concentré sur les entrées les plus volumineuses de l’année n-1 – celles que nous n’avions aucune chance de traiter en interne, du moins dans un délai décent pour les services versants et les lecteurs. Entre 2011 et 2017, ce sont ainsi 67 versements équivalents à plus d’1,7 kml dont le traitement a été externalisé : des fonds préfectoraux, de l’ancienne Direction départementale de l’agriculture et de l’équipement, de l’Agence régionale de santé, des tribunaux d’instance et de commerce, de la Maison centrale de Clairvaux, du Parc naturel régional de la Forêt d’Orient ou de la Chambre de commerce et d’industrie. A partir de 2018, les effectifs des Archives départementales s’étant progressivement étoffé, notamment au niveau de l’équipe W, nous avons essayé de combiner la poursuite de ce traitement externalisé des versements des années antérieures avec une reprise progressive de l’arriéré, comme nous l’avions effectué en 2008-2010 : le choix s’est alors porté sur la série S, dont de nombreux éléments étaient dispersés en série continue (131 ml, traités en 2019) et sur les fonds déposés de longue date par les communes – 2 dépôts en 2018, 15 en 2019… L’importance des entrées de l’année 2019 (453 ml) a cependant rapidement mis fin à cette ambition et nous avons dû suspendre la reprise de la série S pour recommencer le traitement des versements – 270 ml d’archives judiciaires en 2020, 344,6 ml de versements de la Poste, de la Banque de France, du centre de détention de Villenauxe-la-Grande, ou encore de l’ancien tribunal d’instance en 2021… En 2020, outre la poursuite des classements évoqués à l’instant, nous avons mis en place deux autres opérations externalisées, toutes deux liées à la préparation du dépôt des archives municipales de Troyes et à la nécessité de récupérer le plus de métrage linéaire possible.
  • 3. 3 La première a consisté à accompagner l’équipe des archives municipales dans la mise en place d’une opération de préparation du dépôt – récolement complet des fonds à déposer, établissement des bordereaux d’élimination puis reprise des instruments de recherche des archives contemporaines. Cette opération, d’un montant de 148 000 €, auxquels il faut rajouter 23 000 € de frais de reconditionnement, d’élimination, de transport, etc., a entièrement été prise en charge par la ville. Elle a permis l’élimination réglementaire de 493 ml (17 bordereaux d’élimination) et la constitution de fichiers qu’il a ensuite été aisé d’intégrer dans notre SIA. La seconde opération nous a permis de recommencer à travailler sur les quelques 3 kilomètres linéaires de la série continue que nous n’avions encore jamais eu l’occasion de traiter. L’opération, d’un montant de 45 000 € TTC, consistait : - à établir un diagnostic de l’état actuel de la série continue à partir des bordereaux de versement au format papier ; - à identifier les documents pouvant être réglementairement détruits ; - à identifier les séries destinataires (séries modernes et W) des versements restants ; - à procéder à l’extraction des magasins des documents à détruire, puis au refoulement et au récolement topographique des magasins et à la mise à jour des bordereaux de versement. Ce traitement, mené au cours du second semestre 2020 et du premier trimestre 2021 nous a non seulement permis de procéder à l’élimination de 550 ml d’archives, essentiellement comptables, mais également d’établir un calendrier de traitement détaillé de la série continue pour les années 2022-2030 (en déterminant notamment la priorité et le mode de classement – en externe, en interne, confié à un stagiaire, etc.). Reste évidemment à savoir si nous serons en mesure de le respecter en totalité… En 2022 et 2023, nous avons poursuivi notre politique de traitement des versements, tout en la modifiant quelque peu, pour l’adapter aux contraintes d’une situation très particulière, à savoir la fermeture, programmée depuis 2016, de la Maison centrale de Clairvaux, et qui sera effective au début de l’été prochain. Les archives de la Maison centrale de Clairvaux, qui a longtemps été la plus importante prison de haute sécurité de France, ont toujours été suivies avec attention et les versements ont été réguliers tout au long des dernières années. Au début de l’année 2022, il restait cependant près de 620 ml sur le site, répartis entre plusieurs espaces de stockage et dans un état sanitaire parfois un peu préoccupant. En accord avec la direction de l’établissement et le ministère de la Justice, nous avons donc demandé à notre prestataire de commencer les opérations sur le site même de la Maison centrale, en lien avec les agents du greffe (récolement et rédaction des bordereaux d’élimination), puis de les poursuivre dans ses propres locaux – qui se trouvent être à Harricourt, dans la Haute-Marne, à quelques kilomètres de Clairvaux. De cette manière, nous récupérerons en, juin prochain, un versement actuellement estimé à 400 ml, entièrement classé et conditionné. Au final, entre 2018 et le milieu de l’année 2023, les opérations externalisées nous ont permis de classer un peu plus de 1 627 mètres linéaires d’archives (328,5 ml en 2018, 284 ml en 2019, 270 ml en 2020, 344,6 ml en 2021, 400 ml en 2022), ce qui porte à 3,3 kml le
  • 4. 4 nombre de fonds entièrement traités en 15 ans et demi. Ces 3,3 kml représentent tout de même un peu plus de 9 années d’entrées aux Archives départementales, et près de 12% de la totalité des fonds conservés… Complétée par le traitement en interne d’une centaine de mètres linéaires de fonds sériels chaque année, cette opération externalisée de classement permet de traiter les nouveaux versements dès l’année n-1, de résorber progressivement le passif et de mettre chaque année à la disposition du public 400 nouveaux mètres linéaires d’archives publiques. Sur le plan pratique, les opérations externalisées ont généralement été menées par la société F.F.A.S., sauf en 2014, où nous avons travaillé avec la société Archiv Système. Une opération classique de traitement mobilise 2 à 4 opérateurs du prestataire, installé dans une salle de tri spécifiquement réservée à cet usage. Elle est habituellement supervisée, tout au long de la chaîne de traitement, par Arnaud Baudin, responsable du contrôle scientifique et technique sur les archives des services de l’État. Dans certain cas, il peut être remplacé par sa collègue responsable des archives du Conseil départemental, ou par moi-même, lorsque l’opération concerne une commune. Cette opération classique comporte en règle générale quatre grandes étapes de travail, définies au préalable dans le cahier des charges : - une phase d’évaluation comprenant l’étude des bordereaux de versement et des circulaires, le repérage des documents, la détermination des grandes parties du futur plan de classement (séries organiques), la préparation des modèles de fichier Excel pour la saisie en fonction des informations et des séries à traiter, les propositions d'élimination ; - une phase de description archivistique des documents à l’unité, de tri, de chemisage, d’épuration des métaux et d’élaboration du plan de classement ; - une phase de classement des dossiers, de chemisage, de cotation, de mise en boîte, de rangement dans les magasins et de récolement – chemises et boîtes de conservation, sangles adaptées, etc. sont toutes fournies par les Archives départementales; - une phase de finalisation de l'instrument de recherche, d’indexation et d’encodage au format XML-EAD. Le coût annuel des opérations, fléchées en investissement depuis l’origine, a évolué au fil des années : il a beaucoup bougé dans les premières années, naviguant entre 40 000 € au minimum et 67 000 € au maximum par an entre 2008 et 2013. Il s’est ensuite stabilisé à 60 000 € entre 2014 et 2016, avant de passer à 70 000 € en 2017, puis à 84 000 € (70 000 € H.T.) entre 2018 et 2020, lorsque nous avons abandonné les marchés annuels au profit d’un premier accord-cadre triennal à bons de commandes. Depuis 2021 et l’entrée en vigueur d’un nouvel accord-cadre à bon de commandes (quadriennal cette fois-ci), ce montant s’élève à 126 000 € par an (105 000 € H.T.) - soit 420 000 € HT sur 4 ans. Il faut ajouter à cette somme un autre budget d’investissement annuel de 50 000 € TTC pour l’acquisition d’un matériel de conditionnement adapté aux règles de la conservation préventive.