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RÉUSSIR SON ATELIER CRÉATIF
De l’organisation à l’animation
Hélène Cochet
Directrice de projets
hcochet@concept-image.fr
Élisabeth Alexandre
Directrice conseil
ealexandre@concept-image.fr
Quelle image avez-vous
aujourd'hui des
« ateliers de travail » ?
Pourquoi organiser
des ateliers créatifs ?
En mode projet.
Tout le monde
est chef de projet
(un peu).
Pour optimiser et augmenter leur productivité, les entreprises n’hésitent plus pour affecter des petites équipes sur des projets
précis. Pour plancher sur le lancement d’un nouveau produit, améliorer les process internes, etc.
Les salariés sont invités à mettre à contribution leurs compétences, et à travailler, en plus de leurs missions, sur des projets
transverses.
Pour piloter ces projets, des chefs de projet sont nommés : il vont devoir animer une réflexion collective. Or ce n’est peut être
pas leur cœur de métier.
Notes
Tout le monde
peut être amené
à organiser et animer un atelier.
Et ça ne s’improvise pas.
Pour être un bon chef de projet, il faut :
▪ Définir les objectifs
▪ S’entourer d’une équipe projet, qu’il faut mobiliser habilement, et qu’il faut embarquer
▪ Définir et piloter un planning, avec des étapes : jalons intermédiaires et un livrable (une décision) final(e)
▪ Communiquer la décision, accompagner le changement
Vous n’allez pas mener votre projet dans votre coin, ou en envoyant uniquement des mails à votre équipe. A un moment, il va
être intéressant de se voir, et donc d’organiser… un atelier de travail.
Notes
C’est quoi,
un atelier de travail ?
Avant de vous donner des pistes pour les préparer, on va définir ce qu’est un atelier de travail.
On appelle « atelier » une rencontre / réunion où différents participants mènent collectivement un travail pratique sur un sujet.
Notes
Plusieurs participants.
Chacun apporte son expertise, son expérience, son point de vue, qu’il partage avec l’ensemble du groupe.
Le groupe peut être composé de 3 à 100 membres, selon l’objectif de votre atelier.
L’organisation sera adaptée au nombre de participants.
Notes
Un animateur.
Il y a un chef d’orchestre.
Selon la taille du groupe, il peut y avoir 2 co-animateurs ou un assistant.
Notes
Le groupe est responsable
des productions issues de l’atelier
Pourquoi
un atelier de travail ?
• Former en faisant pratiquer
• Se projeter dans le futur
• Solutionner un problème
• Trouver des idées
• Informer / rassurer

Conduite du changement
• Prioriser
• Formaliser des messages
• Créer de la complicité
• Purger une situation tendue
• Analyser et approfondir
• Prendre une décision collective
Un atelier n’est pas une réunion
Il ne doit pas se limiter à une communication descendante.
Notes
Il introduit
une dimension
ludique
Tout en restant
structuré et adapté
aux objectifs
Diagnostic Conception Planification Réalisation Retour
d’expérience
Quand organiser un atelier ?
Avantages
d’un atelier
Consensus
La dynamique collective favorise le développement de la coopération intra-groupe, et l’obtention d’un consensus au sein des
équipes, qui ne partagent pas les mêmes intérêts.
Notes
Entendu, vu,

mis en pratique,

motivant
Entendu, vu,

mis en pratique
Entendu et vu
Entendu
Apprentissage / Mémorisation
L’apprentissage et la mémorisation sont plus puissants lorsque l’on pratique et qu’on confronte des expériences.
Chacun apprend de l'autre.
Les mises en situation donnent lieu à une meilleure mémorisation.
L'individu retient mieux en étant acteur et non simple spectateur.
Notes
Motivation / Implication
Quand on est acteur d’une réunion, on est obligé de se mouiller. Et donc on est impliqué dans le projet, on n’est plus juste
extérieur à celui-ci.
Or on peut tous être confrontés à des personnes en frein.
Notes
Créativité
Le travail en commun permet de générer des idées : pour trouver une solution innovante, mais également pour explorer
toutes les facettes d’un sujet ou d’un problème.
En groupe, on apprend toujours quelque chose.
Notes
Limites
d’un atelier
Coût
Vous mobilisez 5 collègues sur ½ journée. Ils sont facturés 1 000€ / journée, ça vous coûte déjà 2 500€ de facturation.
Plus le matériel, la salle, et les croissants.
Notes
Disponibilités
Vous ouvrez les agendas Outlook… bon courage pour trouver un créneau commun
Vous lancez un Doodle : vous n’avez pas une seule colonne verte complète
Il va falloir convaincre les gens de se dégager du temps : il faut qu’ils comprennent quel est leur intérêt de participer
Notes
Effets de groupe
Vous l’avez peut être déjà vécu : une personne qui ne s’exprime pas dans un atelier.
Ou peut être même vous : on fait un tour de table, et vous cogitez, vous stressez. Jusqu’à ce que votre tour arrive. Et ce n’est
qu’une fois que vous vous êtes exprimé que vous déstressez et écoutez enfin les autres.
Certains ont du mal à exprimer et développer leurs idées devant les autres.
Cela peut être pour des raisons très variées :
▪Une mauvaise expérience passée sur un projet collectif
▪Un problème autre dans son quotidien qui le pollue et le met en frein
▪Un problème avec un autre participant
▪Une difficulté à prendre la parole en public ou devant certaines personnes (devant son N+1)
▪Un besoin de préparer ce qui va être dit / Une difficulté face au spontané
Notes
Une structure éprouvée
Il n’y a pas de recette miracle.
Nous avons tout de même identifié des grandes étapes qui permettent de réussir son atelier.
Notes
Introduction : icebreaker
Pour lancer la dynamique
L’ice breaker, ou inclusion, permet de faire entrer vos participants dans l’énergie du groupe.
Chacun arrive avec un état d’esprit individuel et l’ice breaker permet d’avoir un premier échange de mise à niveau, sans enjeu.
Cette étape sera pensée différemment si les participants se connaissent ou non.
Ce matin, vous ne vous connaissiez pas tous en arrivant, nous avons donc choisi une question large avec l’outil du
photolangage.
Parfois les participants se connaissent entre eux mais l’animateur ne les connaît pas, dans ce cas l’animateur choisira un ice
breaker lui permettant de connaître les participants, de sentir leur caractère.
Quand tout le monde se connaît, l’ice breaker permet à chacun d’indiquer son humeur du moment.
Nous vous proposerons quelques techniques d’ice breaker tout à l’heure.
Notes
Rappel du contexte et des objectifs
Pour maîtriser la réunion
L’animateur doit avoir fixé un objectif en amont et l’atteindre.
Pour cela le meilleur moyen est de le communiquer au groupe.
Pour un client dernièrement, nous avions besoin de récupérer de la matière pour travailler sur la personnalité et les valeurs
d’une marque. Nous avons organisé un atelier avec des salariés pour récupérer de la matière mais ils n’avaient pas été
associés au projet en amont.
Nous leur avons donc présenté les étapes du projet déjà franchies, à quel moment ils intervenaient et comment serait utilisé
la matière produite.
De cette manière, les participants ont pu comprendre ce qui était attendu.
C’est également lors de cette introduction que l’animateur indiquera les timings, les temps de pause.
Notes
Réflexion individuelle
Mettre en responsabilité
Certaines personnes ont besoin de temps pour formuler leur pensée.
Dans un atelier, on doit récolter les idées de chacun.
La réflexion individuelle permet à chacun de préparer ce qu’il a à dire sans être influencé par les autres et d’être reconnu au
même niveau que les autres.
C’est souvent grâce à la prise de notes, sur des feuilles ou des post-it qu’on mène cette étape.
Notes
Travail en (petits) groupes
Équilibrer la participation
Selon le nombre de participants, il peut être intéressant de travailler ensuite en petits groupes.
Par exemple, pour faire apparaître différents points de vue.
Chez le même client dernièrement, pour travailler sur la personnalité de la marque, nous avons demandé à chaque petit
groupe de mimer l’attitude de la marque dans une réception.
Un groupe mimait la marque telle qu’elle est perçue par ses salariés, un autre par ses clients et l’autre par ses fournisseurs.
Notes
Partage en plénière
Faire émerger les idées originales
Qu’il y ait eu travail en groupes ou pas, il est crucial de partager ses idées avec tout le groupe.
S’il y a des petits groupes, chacun présentera une restitution de ses travaux aux groupes et l’animateur prendra des notes sur
paperboard.
S’il y a eu uniquement un travail individuel, chacun est amené à présenter ses idées et à les afficher sur un support commun.
S’il y a beaucoup de matière, l’animateur peut demander au groupe lui même de catégoriser les idées qui en ressortent.
Par exemple chez un client, nous animions un atelier sur les cibles consommateur, le groupe était appelé à trier les idées et
ne retenir que celles avec lesquelles tout le monde était d’accord.
Notes
Synthèse générale
Pour s’aligner sur une vision commune
Une fois toute la matière récoltée, l’animateur formulera une synthèse orale de ce qui a été produit lors de l’atelier.

Cela permet au groupe de s’accorder sur une vision commune et de constater le travail accompli.

C’est à ce moment que l’animateur indiquera les prochaines étapes du projet.
Notes
Déclusion
A l’inverse de l’ice breaker, le temps de déclusion permet à chacun de s’exprimer sur son ressenti avant de retourner travailler.
Le temps de déclusion peut être un simple tour de table ou un petit jeu comme l’ice breaker.
Lors de ce moment, l’animateur demandera un feedback sur l’atelier et si besoin pourra s’assurer que les participants sont en
accord avec la décision prise.
Ce temps doit être prévu en amont et ne pas être bâclé.
Souvent le format atelier peut créer une synergie nouvelle et le temps de déclusion est souvent plus détendu que le reste de
l’atelier.
Fréquemment, lorsque nous organisons des ateliers chez nos clients, les participants se rendent compte du manque de
communication entre eux et la méconnaissance qu’ils ont des problématiques de leurs collègue.
Notes
Quelques exemples
de méthodes d’animation
Pour démarrer
Météo
Vous pouvez utiliser la méthode classique : chaque participant présente son humeur actuelle à travers sa météo (soleil,
nuage, le calme après la tempête)
On peut également organiser une météo dans l’espace : dans un coin de la pièce, tous les participants soleil se retrouvent
ensemble, idem dans un autre coin de la pièce pour les participants nuage. Cela permet de se lever, de bouger, de se mettre
en mouvement. Et de débriefer d’abord en sous-groupe avec des participants qui sont dans le même état d’esprit, avant de
rejoindre l’ensemble du groupe et de procéder à un tour de table
Notes
Choix des images
Vous mettez à disposition des participants des images, vous posez une question au participants (par exemple : « qu’attendez
vous de ce projet ? ») et ils utilisent l’image de leur choix pour présenter leur réponse au groupe. Cette méthode s’appelle le
photolangage.
Le seule matériel nécessaire : des images.
Vous pouvez acheter sur Internet des cartes toutes faites, cartonnées et plastifiées.
Vous pouvez aussi vous amuser à en chercher sur Google (des publicités, des photos d’œuvres d’art, etc.), ou imprimer vos
photos de vacances (faites une bonne sélection avant)
Notes
Dessiner un blason
Vous remettez à chaque participant un blason sur une feuille
de papier. Dans ce blason se trouvent 3 questions, à choisir en
fonction de l’objectif de votre atelier et des participants.
Chaque participant va compléter son blason, et le présenter au
groupe.
Notes
Les 3 choses les
plus importantes
dans ma vie
Les 3 choses que
je souhaite
réaliser dans ma
vie
professionnelle
Les expériences
que je souhaite
partager
Choisissez votre icebreaker
En fonction du public, des besoins
Avec toujours un tour de table
Pour explorer
Atelier personas
L’objectif : représenter vos cibles tout au long de votre projet. Vous allez vous baser sur des données réelles (par exemple des
données sur vos consommateurs), puis mobiliser des collaborateurs lors d’un atelier pour avoir de la matière afin de dresser
un portrait pour chacune de vos cibles. Cela vous permettra d’incarner de façon plus personnelles vos différentes cibles, et
de les prioriser. Dans un projet web par exemple, vous pourrez vous référer à ces personas tout au long de votre démarche de
conception.
Notes
Pire scénario / Scénario idéal
Cette méthode permet d’imaginer le pire scénario pour une situation (exemple : le pire parcours utilisateur pour acheter un
billet de spectacle en ligne). Cette première étape permet d’évacuer le négatif, et de faire remonter des situations réellement
vécues.
Une fois le pire scénario établi par le groupe, on prend le problème à l’inverse et on traduit, pour chaque étape, le négatif en
positif. On a ainsi le scénario idéal.
Vous pouvez enfin identifier comment vous vous positionnez actuellement par rapport à cette cible idéale, et ce que vous
souhaitez mettre en œuvre pour vous en rapprocher
Notes
Pour prioriser
Buy a feature
Cette méthode force vos participants à faire des choix. Nous avons organisé cet atelier pour un client : l’objectif était de
demander à des utilisateurs réels d’une application mobile de quelles fonctionnalités ils auraient besoin dans une nouvelle
version de l’application. Afin d’éviter l’effet « liste au père noël », nous avons présenté aux participants une quarantaine de
fonctionnalités, chacune ayant un prix fixé en fonction de sa complexité à mettre en œuvre. Les participants se sont vu
remettre une somme d’argent identique, et ont dû acheter les fonctionnalités de leur choix. A chaque transaction, on
demande au participant de nous expliquer la raison de son achat. Cela permet de prioriser, et de ne mettre en place que ce
qui va être réellement utile.
Notes
Pour converger, retenir l’essentiel
Résumé
Lorem ipsum dolor amet
chambray tilde PBR&B
tousled, man bun waistcoat
squid disrupt hot chicken.
Hot chicken celiac artisan
church-key franzen yr
disrupt tattooed.
En 24 mots
Lorem ipsum dolor amet
tilde tousled. Celiac artisan
church-key franzen disrupt
tattooed.
En 12 mots
Lorem ipsum dolor amet.
En 4 mots
Afin d’établir une synthèse en groupe, vous pouvez procéder par itérations. Cela peut être intéressant dans le cadre de la
rédaction d’un slogan, de la formalisation de votre mission d’entreprise. Vous demandez au groupe de travailler sur une
phrase en 24 mot. Puis de retravailler cette phrase en 12 mots. Et enfin en 4 mots.
Notes
Un atelier,
ça ne s’improvise pas.
Un atelier,
ça se prépare.
Parce que déjà, quand il est préparé, on fait face à de l’inconnu :
▪ Dynamique du groupe : personnalités, diversité des profils, contexte dans l’entreprise, contextes persos
▪ Retards / Départs pendant l’atelier (on essaie d’éviter, mais ça arrive)
▪ Hors sujets
▪ Dépassement du temps
Notes
Quelques conseils
avant de se lancer
Cadrage
Le rôle de l’animateur est d’abord de cadrer l’atelier.
Notes
Préparer l’atelier
Votre atelier doit toujours être préparé, adapté à ses participants et contenir un peu d’originalité.
Préparez votre objectif, votre ordre du jour, tout le contenu et matériel nécessaire.
Notes
Être clair sur le timing
On n’obtient pas la même chose en une heure ou en 4 heures.
Les participants doivent connaître les timings en amont.
Ce qui suggère que vous les avez définis et écrits.
Lors d’un atelier, si vous savez que les participants sont très sollicités par téléphone, n’hésitez pas à leur demander d’entrée
s’ils sont ok pour passer leurs appels à la pause.
L’animateur doit toujours avoir l’heure et le programme avec lui.
Notes
Être clair sur les prochaines étapes
Les participants doivent savoir ce qui sera fait de leurs contributions à l’issue de l’atelier. Dans le cadre d’un projet, nous
avons fait réfléchir des collaborateurs sur les valeurs de leur entreprise. Des idées fortes sont ressorties de l’atelier. Or ces
idées ont ensuite été retravaillées avec un groupe de travail plus restreint. Afin de ne pas frustrer les participants à l’issue de
l’atelier, il est crucial de leur expliquer en amont que la matière qui sera produite en collectif sera ensuite ré-exploitée, mais ne
sera pas reprise telle quelle.
Notes
Animation
Posture d’animateur
Il faut donner envie.
Et s’intéresser davantage à la dynamique qu’au contenu : rythme global, contributions, interactions
Votre rôle est de vous assurer que les timides parlent et que les bavards les écoutent !
Si vous animez un atelier créatif dans votre entreprise, vous serez peut être tenté de réagir par rapport au contenu qui sera
produit par les participants, car vous avez peut être un avis sur la question. Mais ce n’est pas votre rôle : vous devez rester
animateur.
Notes
Gérer les digressions
Quel que soit votre objectif, vous pouvez vous retrouver face à des participants qui veulent s’exprimer sur un autre sujet que
celui que vous avez choisi.
Il est important de revenir toujours au thème principal.
Vous pouvez utiliser la technique du "bac à sable«  : en amont de l’atelier, vous avez affiché dans la pièce un paperboard
vierge intitulé « bac à sable ». Vous viendrez y noter les idées que les participants pourront émettre mais qui seront hors
sujet. Ainsi, vous prenez en compte les remarques, vous ne cassez pas la dynamique de contribution, vous recadrez
rapidement, et vous gardez en tête des idées qui sont peut être hors sujet mais qui peuvent vous être précieuses.
Notes
Organisation et matériel
Il est crucial d’arriver en avance, pour que la salle soit prête et que le matériel fonctionne
Prévoyez des post-it (beaucoup)
Préparez des chevalets avec les prénoms des participants
Venez avec suffisamment de matériel
Munissez vous d’une montre, d’un chronomètre ou d’une montre. Ou d’un Smartphone qui fera les 3 à la fois.
Pensez à la logistique et à la prise de notes
Notes
Venez avec un assistant
S’il y a plus de 6 participants, faîtes vous accompagner.
Définissez bien en amont le rôle de chacun.
Si vous avez besoin d’enchaîner plusieurs exercices, vous pouvez alterner l’animation entre vous et votre assistant pour
gagner du temps.
Ou alors votre assistant ne fera que la prise de notes, le rangement, et surveillera le timing.
Si vous êtes seul, vous pouvez prendre en photo les contributions, ou encore filmer les restitutions de chaque groupe. Vous
ne perdrez pas de temps à noter, et vous repartez avec toute la matière.
Notes
Faites-vous plaisir !
N’hésitez pas à sortir du cadre scolaire et à vous adapter.
Si un exercice prend bien, laissez-le durer.
Plus votre atelier est préparé, plus vous saurez jouer avec en direct.
Si une étape traîne en longueur, marquez une pause.
Si l’émotion est trop forte, l’ambiance lourde, proposez un exercice léger juste après.
Dans un atelier avec des commerciaux, les participants devaient travailler sur les cibles de leur site web en utilisant la
démarche personas. Le consensus mettait du temps à se trouver et l’ambiance devenait tendue. Nous avons donc détendu
l’atmosphère en proposant d’imaginer les prénoms et visages de ces familles de cibles.
Notes
Avant de se quitter
Qu’est ce que vous avez envie
d’appliquer en rentrant au
bureau ?
Réussir son atelier créatif : de l'organisation à l'animation
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Réussir son atelier créatif : de l'organisation à l'animation

  • 1. RÉUSSIR SON ATELIER CRÉATIF De l’organisation à l’animation Hélène Cochet Directrice de projets hcochet@concept-image.fr Élisabeth Alexandre Directrice conseil ealexandre@concept-image.fr
  • 2. Quelle image avez-vous aujourd'hui des « ateliers de travail » ?
  • 5. Tout le monde est chef de projet (un peu).
  • 6. Pour optimiser et augmenter leur productivité, les entreprises n’hésitent plus pour affecter des petites équipes sur des projets précis. Pour plancher sur le lancement d’un nouveau produit, améliorer les process internes, etc. Les salariés sont invités à mettre à contribution leurs compétences, et à travailler, en plus de leurs missions, sur des projets transverses. Pour piloter ces projets, des chefs de projet sont nommés : il vont devoir animer une réflexion collective. Or ce n’est peut être pas leur cœur de métier. Notes
  • 7. Tout le monde peut être amené à organiser et animer un atelier.
  • 8. Et ça ne s’improvise pas.
  • 9. Pour être un bon chef de projet, il faut : ▪ Définir les objectifs ▪ S’entourer d’une équipe projet, qu’il faut mobiliser habilement, et qu’il faut embarquer ▪ Définir et piloter un planning, avec des étapes : jalons intermédiaires et un livrable (une décision) final(e) ▪ Communiquer la décision, accompagner le changement Vous n’allez pas mener votre projet dans votre coin, ou en envoyant uniquement des mails à votre équipe. A un moment, il va être intéressant de se voir, et donc d’organiser… un atelier de travail. Notes
  • 10. C’est quoi, un atelier de travail ?
  • 11. Avant de vous donner des pistes pour les préparer, on va définir ce qu’est un atelier de travail. On appelle « atelier » une rencontre / réunion où différents participants mènent collectivement un travail pratique sur un sujet. Notes
  • 13. Chacun apporte son expertise, son expérience, son point de vue, qu’il partage avec l’ensemble du groupe. Le groupe peut être composé de 3 à 100 membres, selon l’objectif de votre atelier. L’organisation sera adaptée au nombre de participants. Notes
  • 15. Il y a un chef d’orchestre. Selon la taille du groupe, il peut y avoir 2 co-animateurs ou un assistant. Notes
  • 16. Le groupe est responsable des productions issues de l’atelier
  • 18. • Former en faisant pratiquer • Se projeter dans le futur • Solutionner un problème • Trouver des idées • Informer / rassurer
 Conduite du changement • Prioriser • Formaliser des messages • Créer de la complicité • Purger une situation tendue • Analyser et approfondir • Prendre une décision collective
  • 19. Un atelier n’est pas une réunion
  • 20. Il ne doit pas se limiter à une communication descendante. Notes
  • 21. Il introduit une dimension ludique Tout en restant structuré et adapté aux objectifs
  • 22. Diagnostic Conception Planification Réalisation Retour d’expérience Quand organiser un atelier ?
  • 25. La dynamique collective favorise le développement de la coopération intra-groupe, et l’obtention d’un consensus au sein des équipes, qui ne partagent pas les mêmes intérêts. Notes
  • 26. Entendu, vu,
 mis en pratique,
 motivant Entendu, vu,
 mis en pratique Entendu et vu Entendu Apprentissage / Mémorisation
  • 27. L’apprentissage et la mémorisation sont plus puissants lorsque l’on pratique et qu’on confronte des expériences. Chacun apprend de l'autre. Les mises en situation donnent lieu à une meilleure mémorisation. L'individu retient mieux en étant acteur et non simple spectateur. Notes
  • 29. Quand on est acteur d’une réunion, on est obligé de se mouiller. Et donc on est impliqué dans le projet, on n’est plus juste extérieur à celui-ci. Or on peut tous être confrontés à des personnes en frein. Notes
  • 31. Le travail en commun permet de générer des idées : pour trouver une solution innovante, mais également pour explorer toutes les facettes d’un sujet ou d’un problème. En groupe, on apprend toujours quelque chose. Notes
  • 33. Coût
  • 34. Vous mobilisez 5 collègues sur ½ journée. Ils sont facturés 1 000€ / journée, ça vous coûte déjà 2 500€ de facturation. Plus le matériel, la salle, et les croissants. Notes
  • 36. Vous ouvrez les agendas Outlook… bon courage pour trouver un créneau commun Vous lancez un Doodle : vous n’avez pas une seule colonne verte complète Il va falloir convaincre les gens de se dégager du temps : il faut qu’ils comprennent quel est leur intérêt de participer Notes
  • 38. Vous l’avez peut être déjà vécu : une personne qui ne s’exprime pas dans un atelier. Ou peut être même vous : on fait un tour de table, et vous cogitez, vous stressez. Jusqu’à ce que votre tour arrive. Et ce n’est qu’une fois que vous vous êtes exprimé que vous déstressez et écoutez enfin les autres. Certains ont du mal à exprimer et développer leurs idées devant les autres. Cela peut être pour des raisons très variées : ▪Une mauvaise expérience passée sur un projet collectif ▪Un problème autre dans son quotidien qui le pollue et le met en frein ▪Un problème avec un autre participant ▪Une difficulté à prendre la parole en public ou devant certaines personnes (devant son N+1) ▪Un besoin de préparer ce qui va être dit / Une difficulté face au spontané Notes
  • 40. Il n’y a pas de recette miracle. Nous avons tout de même identifié des grandes étapes qui permettent de réussir son atelier. Notes
  • 41. Introduction : icebreaker Pour lancer la dynamique
  • 42. L’ice breaker, ou inclusion, permet de faire entrer vos participants dans l’énergie du groupe. Chacun arrive avec un état d’esprit individuel et l’ice breaker permet d’avoir un premier échange de mise à niveau, sans enjeu. Cette étape sera pensée différemment si les participants se connaissent ou non. Ce matin, vous ne vous connaissiez pas tous en arrivant, nous avons donc choisi une question large avec l’outil du photolangage. Parfois les participants se connaissent entre eux mais l’animateur ne les connaît pas, dans ce cas l’animateur choisira un ice breaker lui permettant de connaître les participants, de sentir leur caractère. Quand tout le monde se connaît, l’ice breaker permet à chacun d’indiquer son humeur du moment. Nous vous proposerons quelques techniques d’ice breaker tout à l’heure. Notes
  • 43. Rappel du contexte et des objectifs Pour maîtriser la réunion
  • 44. L’animateur doit avoir fixé un objectif en amont et l’atteindre. Pour cela le meilleur moyen est de le communiquer au groupe. Pour un client dernièrement, nous avions besoin de récupérer de la matière pour travailler sur la personnalité et les valeurs d’une marque. Nous avons organisé un atelier avec des salariés pour récupérer de la matière mais ils n’avaient pas été associés au projet en amont. Nous leur avons donc présenté les étapes du projet déjà franchies, à quel moment ils intervenaient et comment serait utilisé la matière produite. De cette manière, les participants ont pu comprendre ce qui était attendu. C’est également lors de cette introduction que l’animateur indiquera les timings, les temps de pause. Notes
  • 46. Certaines personnes ont besoin de temps pour formuler leur pensée. Dans un atelier, on doit récolter les idées de chacun. La réflexion individuelle permet à chacun de préparer ce qu’il a à dire sans être influencé par les autres et d’être reconnu au même niveau que les autres. C’est souvent grâce à la prise de notes, sur des feuilles ou des post-it qu’on mène cette étape. Notes
  • 47. Travail en (petits) groupes Équilibrer la participation
  • 48. Selon le nombre de participants, il peut être intéressant de travailler ensuite en petits groupes. Par exemple, pour faire apparaître différents points de vue. Chez le même client dernièrement, pour travailler sur la personnalité de la marque, nous avons demandé à chaque petit groupe de mimer l’attitude de la marque dans une réception. Un groupe mimait la marque telle qu’elle est perçue par ses salariés, un autre par ses clients et l’autre par ses fournisseurs. Notes
  • 49. Partage en plénière Faire émerger les idées originales
  • 50. Qu’il y ait eu travail en groupes ou pas, il est crucial de partager ses idées avec tout le groupe. S’il y a des petits groupes, chacun présentera une restitution de ses travaux aux groupes et l’animateur prendra des notes sur paperboard. S’il y a eu uniquement un travail individuel, chacun est amené à présenter ses idées et à les afficher sur un support commun. S’il y a beaucoup de matière, l’animateur peut demander au groupe lui même de catégoriser les idées qui en ressortent. Par exemple chez un client, nous animions un atelier sur les cibles consommateur, le groupe était appelé à trier les idées et ne retenir que celles avec lesquelles tout le monde était d’accord. Notes
  • 51. Synthèse générale Pour s’aligner sur une vision commune
  • 52. Une fois toute la matière récoltée, l’animateur formulera une synthèse orale de ce qui a été produit lors de l’atelier.
 Cela permet au groupe de s’accorder sur une vision commune et de constater le travail accompli.
 C’est à ce moment que l’animateur indiquera les prochaines étapes du projet. Notes
  • 54. A l’inverse de l’ice breaker, le temps de déclusion permet à chacun de s’exprimer sur son ressenti avant de retourner travailler. Le temps de déclusion peut être un simple tour de table ou un petit jeu comme l’ice breaker. Lors de ce moment, l’animateur demandera un feedback sur l’atelier et si besoin pourra s’assurer que les participants sont en accord avec la décision prise. Ce temps doit être prévu en amont et ne pas être bâclé. Souvent le format atelier peut créer une synergie nouvelle et le temps de déclusion est souvent plus détendu que le reste de l’atelier. Fréquemment, lorsque nous organisons des ateliers chez nos clients, les participants se rendent compte du manque de communication entre eux et la méconnaissance qu’ils ont des problématiques de leurs collègue. Notes
  • 58. Vous pouvez utiliser la méthode classique : chaque participant présente son humeur actuelle à travers sa météo (soleil, nuage, le calme après la tempête) On peut également organiser une météo dans l’espace : dans un coin de la pièce, tous les participants soleil se retrouvent ensemble, idem dans un autre coin de la pièce pour les participants nuage. Cela permet de se lever, de bouger, de se mettre en mouvement. Et de débriefer d’abord en sous-groupe avec des participants qui sont dans le même état d’esprit, avant de rejoindre l’ensemble du groupe et de procéder à un tour de table Notes
  • 60. Vous mettez à disposition des participants des images, vous posez une question au participants (par exemple : « qu’attendez vous de ce projet ? ») et ils utilisent l’image de leur choix pour présenter leur réponse au groupe. Cette méthode s’appelle le photolangage. Le seule matériel nécessaire : des images. Vous pouvez acheter sur Internet des cartes toutes faites, cartonnées et plastifiées. Vous pouvez aussi vous amuser à en chercher sur Google (des publicités, des photos d’œuvres d’art, etc.), ou imprimer vos photos de vacances (faites une bonne sélection avant) Notes
  • 62. Vous remettez à chaque participant un blason sur une feuille de papier. Dans ce blason se trouvent 3 questions, à choisir en fonction de l’objectif de votre atelier et des participants. Chaque participant va compléter son blason, et le présenter au groupe. Notes Les 3 choses les plus importantes dans ma vie Les 3 choses que je souhaite réaliser dans ma vie professionnelle Les expériences que je souhaite partager
  • 63. Choisissez votre icebreaker En fonction du public, des besoins Avec toujours un tour de table
  • 66. L’objectif : représenter vos cibles tout au long de votre projet. Vous allez vous baser sur des données réelles (par exemple des données sur vos consommateurs), puis mobiliser des collaborateurs lors d’un atelier pour avoir de la matière afin de dresser un portrait pour chacune de vos cibles. Cela vous permettra d’incarner de façon plus personnelles vos différentes cibles, et de les prioriser. Dans un projet web par exemple, vous pourrez vous référer à ces personas tout au long de votre démarche de conception. Notes
  • 67. Pire scénario / Scénario idéal
  • 68. Cette méthode permet d’imaginer le pire scénario pour une situation (exemple : le pire parcours utilisateur pour acheter un billet de spectacle en ligne). Cette première étape permet d’évacuer le négatif, et de faire remonter des situations réellement vécues. Une fois le pire scénario établi par le groupe, on prend le problème à l’inverse et on traduit, pour chaque étape, le négatif en positif. On a ainsi le scénario idéal. Vous pouvez enfin identifier comment vous vous positionnez actuellement par rapport à cette cible idéale, et ce que vous souhaitez mettre en œuvre pour vous en rapprocher Notes
  • 71. Cette méthode force vos participants à faire des choix. Nous avons organisé cet atelier pour un client : l’objectif était de demander à des utilisateurs réels d’une application mobile de quelles fonctionnalités ils auraient besoin dans une nouvelle version de l’application. Afin d’éviter l’effet « liste au père noël », nous avons présenté aux participants une quarantaine de fonctionnalités, chacune ayant un prix fixé en fonction de sa complexité à mettre en œuvre. Les participants se sont vu remettre une somme d’argent identique, et ont dû acheter les fonctionnalités de leur choix. A chaque transaction, on demande au participant de nous expliquer la raison de son achat. Cela permet de prioriser, et de ne mettre en place que ce qui va être réellement utile. Notes
  • 72. Pour converger, retenir l’essentiel
  • 73. Résumé Lorem ipsum dolor amet chambray tilde PBR&B tousled, man bun waistcoat squid disrupt hot chicken. Hot chicken celiac artisan church-key franzen yr disrupt tattooed. En 24 mots Lorem ipsum dolor amet tilde tousled. Celiac artisan church-key franzen disrupt tattooed. En 12 mots Lorem ipsum dolor amet. En 4 mots
  • 74. Afin d’établir une synthèse en groupe, vous pouvez procéder par itérations. Cela peut être intéressant dans le cadre de la rédaction d’un slogan, de la formalisation de votre mission d’entreprise. Vous demandez au groupe de travailler sur une phrase en 24 mot. Puis de retravailler cette phrase en 12 mots. Et enfin en 4 mots. Notes
  • 75. Un atelier, ça ne s’improvise pas.
  • 76. Un atelier, ça se prépare.
  • 77. Parce que déjà, quand il est préparé, on fait face à de l’inconnu : ▪ Dynamique du groupe : personnalités, diversité des profils, contexte dans l’entreprise, contextes persos ▪ Retards / Départs pendant l’atelier (on essaie d’éviter, mais ça arrive) ▪ Hors sujets ▪ Dépassement du temps Notes
  • 80. Le rôle de l’animateur est d’abord de cadrer l’atelier. Notes
  • 82. Votre atelier doit toujours être préparé, adapté à ses participants et contenir un peu d’originalité. Préparez votre objectif, votre ordre du jour, tout le contenu et matériel nécessaire. Notes
  • 83. Être clair sur le timing
  • 84. On n’obtient pas la même chose en une heure ou en 4 heures. Les participants doivent connaître les timings en amont. Ce qui suggère que vous les avez définis et écrits. Lors d’un atelier, si vous savez que les participants sont très sollicités par téléphone, n’hésitez pas à leur demander d’entrée s’ils sont ok pour passer leurs appels à la pause. L’animateur doit toujours avoir l’heure et le programme avec lui. Notes
  • 85. Être clair sur les prochaines étapes
  • 86. Les participants doivent savoir ce qui sera fait de leurs contributions à l’issue de l’atelier. Dans le cadre d’un projet, nous avons fait réfléchir des collaborateurs sur les valeurs de leur entreprise. Des idées fortes sont ressorties de l’atelier. Or ces idées ont ensuite été retravaillées avec un groupe de travail plus restreint. Afin de ne pas frustrer les participants à l’issue de l’atelier, il est crucial de leur expliquer en amont que la matière qui sera produite en collectif sera ensuite ré-exploitée, mais ne sera pas reprise telle quelle. Notes
  • 89. Il faut donner envie. Et s’intéresser davantage à la dynamique qu’au contenu : rythme global, contributions, interactions Votre rôle est de vous assurer que les timides parlent et que les bavards les écoutent ! Si vous animez un atelier créatif dans votre entreprise, vous serez peut être tenté de réagir par rapport au contenu qui sera produit par les participants, car vous avez peut être un avis sur la question. Mais ce n’est pas votre rôle : vous devez rester animateur. Notes
  • 91. Quel que soit votre objectif, vous pouvez vous retrouver face à des participants qui veulent s’exprimer sur un autre sujet que celui que vous avez choisi. Il est important de revenir toujours au thème principal. Vous pouvez utiliser la technique du "bac à sable«  : en amont de l’atelier, vous avez affiché dans la pièce un paperboard vierge intitulé « bac à sable ». Vous viendrez y noter les idées que les participants pourront émettre mais qui seront hors sujet. Ainsi, vous prenez en compte les remarques, vous ne cassez pas la dynamique de contribution, vous recadrez rapidement, et vous gardez en tête des idées qui sont peut être hors sujet mais qui peuvent vous être précieuses. Notes
  • 93. Il est crucial d’arriver en avance, pour que la salle soit prête et que le matériel fonctionne Prévoyez des post-it (beaucoup) Préparez des chevalets avec les prénoms des participants Venez avec suffisamment de matériel Munissez vous d’une montre, d’un chronomètre ou d’une montre. Ou d’un Smartphone qui fera les 3 à la fois. Pensez à la logistique et à la prise de notes Notes
  • 94. Venez avec un assistant
  • 95. S’il y a plus de 6 participants, faîtes vous accompagner. Définissez bien en amont le rôle de chacun. Si vous avez besoin d’enchaîner plusieurs exercices, vous pouvez alterner l’animation entre vous et votre assistant pour gagner du temps. Ou alors votre assistant ne fera que la prise de notes, le rangement, et surveillera le timing. Si vous êtes seul, vous pouvez prendre en photo les contributions, ou encore filmer les restitutions de chaque groupe. Vous ne perdrez pas de temps à noter, et vous repartez avec toute la matière. Notes
  • 97. N’hésitez pas à sortir du cadre scolaire et à vous adapter. Si un exercice prend bien, laissez-le durer. Plus votre atelier est préparé, plus vous saurez jouer avec en direct. Si une étape traîne en longueur, marquez une pause. Si l’émotion est trop forte, l’ambiance lourde, proposez un exercice léger juste après. Dans un atelier avec des commerciaux, les participants devaient travailler sur les cibles de leur site web en utilisant la démarche personas. Le consensus mettait du temps à se trouver et l’ambiance devenait tendue. Nous avons donc détendu l’atmosphère en proposant d’imaginer les prénoms et visages de ces familles de cibles. Notes
  • 98. Avant de se quitter
  • 99. Qu’est ce que vous avez envie d’appliquer en rentrant au bureau ?