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#1 – yOS-Day à Genève le 13 avril 2015
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#1 – yOS-Day à Genève le 13 avril 2015
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SharePoint 2013
Comment gérer au mieux les fichiers volumineux et les
grandes listes
Conférencier :
Benoît Jester - Asipe
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#1 – yOS-Day à Genève le 13 avril 2015
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Introduction
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Introduction
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Sommaire
SharePoint 2013 et les grandes listes
• Un peu de vocabulaire
• Quelques limites
• La (fameuse) limite des 5.000 éléments
• Les erreurs potentielles
Comment améliorer la gestion des grandes listes ?
• Plusieurs solutions !
Comment gérer les fichiers volumineux ?
#1 – yOS-Day à Genève le 13 avril 2015
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SharePoint 2013 et les grandes listes
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Un peu de vocabulaire
Limitations et frontières logicielles pour SharePoint 2013
3 catégories :
• Frontières (Boundaries) : limites statiques qui ne peuvent absolument pas être dépassées
• Seuils (Thresholds) : limites configurables qui peuvent être dépassées si des contraintes spécifiques l’imposent
• Limites prises en charge (Supported limits) : limites connues du produit qui peuvent être dépassées mais ….
Domaines d’application
• Applications web
• Bases de données de contenu
• Collections de sites
• Listes et bibliothèques
• Colonnes
• ..
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Quelques limites
Limite Valeur maximale Type de limite Commentaires
Taille de fichiers 2 Go Frontière 250 Mo par défaut
Versions mineures 511 Frontière Nombre maximal
Documents 30.000.000 par bibliothèque Pris en charge Dépend de l’organisation des
données
Eléments 30.000.000 par liste Pris en charge Dépend de la structure utilisée
Exemple : colonnes
Opérations en bloc 100 Seuil 100 éléments peuvent être
sélectionnés pour une opération
Affichage de liste 5.000 Seuil Nombre d’éléments qu’une
opération de base de données
peut traiter (row-level lock)
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La (fameuse) limite des 5.000 éléments
Pourquoi ce nombre de 5.000 ?
Parceque SQL Server is in da house !
• Utilisation fréquente de la stratégie de “row-level locking”
• Pour assurer que des mises à jour n’impactent pas d’autres utilisateurs
Dans le cas d’une opération concernant plus de 5.000 lignes (environ)
• SQL Server préfére locker la table entière, et non plus uniquement les lignes concernées
• Et ce jusqu’à la fin de l’opération
Environ 5.000 lignes car dépendant du site, de l’activité sur la base de données, et de la configuration du site
Lors du lock, les autres utilisateurs n’accèdent pas à la table (Dégradation des performances si fréquent …)
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Les erreurs potentielles
Sur les listes
• Vue en mode “feuille de données”
• Gestion de colonnes ou de types de contenu
• Gestion d’index
• Gestion de fichiers extraits
• Suppression de site ou de liste
• Sauvegarde de liste en tant que template
• Affichage de totaux dans des vues
• Gestion de pièces jointes
Sur les dossiers
• Gestion (copie, renommage, …)
• Gestion de la sécurité
• Ouverture avec l’explorateur Windows
#1 – yOS-Day à Genève le 13 avril 2015
yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved.
Comment améliorer la gestion des grandes listes ?
yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved.
Utiliser la fenêtre de délai quotidien
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Option des applications web nommée « Daily time window » (fenêtre de délai quotidien)
• Configurable via l’administration centrale
• Par application web
• Définit un intervalle de temps durant lequel les utilisateurs peuvent exécuter des opérations sans limites
• Tous les seuils et toutes les limites sont ignorés
Pas (seulement) pour de l’affichage !
• Ajout ou suppression d’un index
• Ajout ou suppression d’une colonne de liste
• Suppression ou copie de dossiers
• Modification des permissions d’une liste
• …
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Créer des colonnes indexées
Création
• Depuis une liste / bibliothèque
• En quelques clics
Les + :
• Amélioration des performances, combinée à des vues filtrées
• Indexation de 20 colonnes maximum
Les - :
• Consommation supplémentaire de ressources pour la mise à jour de l’index
• Limiter les colonnes indexées aux colonnes utilisées dans les vues
• Plusieurs types de colonne non supportées
• Calculées
• Multilignes
• Personnes et groupes
• …
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Créer des vues basées sur des colonnes indexées
Principes de création d’une vue
• La première colonne doit être indexée
• Les autres colonnes indexées ne sont pas prises en compte
• La première colonne (indexée) du filtre ne doit pas ramener plus d’éléments que le seuil
Attention aux éléments présents dans la corbeille
• Dépassement du seuil
• Résultats incomplets
Opérations pouvant néanmoins poser problème (accès à la liste entière)
• Ajout ou suppression d’index
• Affichage d’un total dans une colonne
• Ajout, mise à jour ou suppression de champs calculés
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Organiser les éléments dans des dossiers
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• L’accès aux éléments d’un dossier va utiliser cet index
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Contrôler les données affichées sur la page
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• Utiliser la « Limitation des éléments » (Groupes de taille spécifiée ou limite fixe)
• Utiliser le style « Volet Aperçu »
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Utiliser la synchronisation en mode déconnecté
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La gestion des fichiers volumineux
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Le stockage des données non structurées
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• Stockage des BLOBS en base
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• Fonctionnalité SQL Server, supporté par SharePoint 2013
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• Pas de support de la compression ou du TDE
RBS Remote
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Utilisation du RBS
Points d’attention
• RBS n’augmente pas les limites de stockage des bases de données de contenu
• Microsoft ne prend actuellement en charge que le fournisseur RBS FILESTREAM avec SharePoint 2013
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Utilisation
• Déterminer la taille moyenne des fichiers
• Taille > 1 Mo : amélioration des performances
• Taille < 256 Ko : diminution des performances globales
• Déterminer le type d’accès
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• En cas de révision de contenu : diminution des performances
• Coûts : Trouver le compromis entre les coûts de stockage et les coûts opérationnels.
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#1 – yOS-Day à Genève le 13 avril 2015
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yOS Tour Genève - SharePoint 2013 : Comment gérer au mieux les fichiers volumineux et les grandes listes

  • 1. #1 – yOS-Day à Genève le 13 avril 2015 www.yos-tour.com contact@yos-tour.com @YosTour yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved.
  • 2. #1 – yOS-Day à Genève le 13 avril 2015 yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. SharePoint 2013 Comment gérer au mieux les fichiers volumineux et les grandes listes Conférencier : Benoît Jester - Asipe MVP SharePoint @SPAsipe http://spasipe.wordpress.com
  • 3. #1 – yOS-Day à Genève le 13 avril 2015 yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Introduction
  • 4. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Introduction
  • 5. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Sommaire SharePoint 2013 et les grandes listes • Un peu de vocabulaire • Quelques limites • La (fameuse) limite des 5.000 éléments • Les erreurs potentielles Comment améliorer la gestion des grandes listes ? • Plusieurs solutions ! Comment gérer les fichiers volumineux ?
  • 6. #1 – yOS-Day à Genève le 13 avril 2015 yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. SharePoint 2013 et les grandes listes
  • 7. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Un peu de vocabulaire Limitations et frontières logicielles pour SharePoint 2013 3 catégories : • Frontières (Boundaries) : limites statiques qui ne peuvent absolument pas être dépassées • Seuils (Thresholds) : limites configurables qui peuvent être dépassées si des contraintes spécifiques l’imposent • Limites prises en charge (Supported limits) : limites connues du produit qui peuvent être dépassées mais …. Domaines d’application • Applications web • Bases de données de contenu • Collections de sites • Listes et bibliothèques • Colonnes • ..
  • 8. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Quelques limites Limite Valeur maximale Type de limite Commentaires Taille de fichiers 2 Go Frontière 250 Mo par défaut Versions mineures 511 Frontière Nombre maximal Documents 30.000.000 par bibliothèque Pris en charge Dépend de l’organisation des données Eléments 30.000.000 par liste Pris en charge Dépend de la structure utilisée Exemple : colonnes Opérations en bloc 100 Seuil 100 éléments peuvent être sélectionnés pour une opération Affichage de liste 5.000 Seuil Nombre d’éléments qu’une opération de base de données peut traiter (row-level lock)
  • 9. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. La (fameuse) limite des 5.000 éléments Pourquoi ce nombre de 5.000 ? Parceque SQL Server is in da house ! • Utilisation fréquente de la stratégie de “row-level locking” • Pour assurer que des mises à jour n’impactent pas d’autres utilisateurs Dans le cas d’une opération concernant plus de 5.000 lignes (environ) • SQL Server préfére locker la table entière, et non plus uniquement les lignes concernées • Et ce jusqu’à la fin de l’opération Environ 5.000 lignes car dépendant du site, de l’activité sur la base de données, et de la configuration du site Lors du lock, les autres utilisateurs n’accèdent pas à la table (Dégradation des performances si fréquent …)
  • 10. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Les erreurs potentielles Sur les listes • Vue en mode “feuille de données” • Gestion de colonnes ou de types de contenu • Gestion d’index • Gestion de fichiers extraits • Suppression de site ou de liste • Sauvegarde de liste en tant que template • Affichage de totaux dans des vues • Gestion de pièces jointes Sur les dossiers • Gestion (copie, renommage, …) • Gestion de la sécurité • Ouverture avec l’explorateur Windows
  • 11. #1 – yOS-Day à Genève le 13 avril 2015 yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Comment améliorer la gestion des grandes listes ?
  • 12. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Utiliser la fenêtre de délai quotidien yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Option des applications web nommée « Daily time window » (fenêtre de délai quotidien) • Configurable via l’administration centrale • Par application web • Définit un intervalle de temps durant lequel les utilisateurs peuvent exécuter des opérations sans limites • Tous les seuils et toutes les limites sont ignorés Pas (seulement) pour de l’affichage ! • Ajout ou suppression d’un index • Ajout ou suppression d’une colonne de liste • Suppression ou copie de dossiers • Modification des permissions d’une liste • …
  • 13. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Créer des colonnes indexées Création • Depuis une liste / bibliothèque • En quelques clics Les + : • Amélioration des performances, combinée à des vues filtrées • Indexation de 20 colonnes maximum Les - : • Consommation supplémentaire de ressources pour la mise à jour de l’index • Limiter les colonnes indexées aux colonnes utilisées dans les vues • Plusieurs types de colonne non supportées • Calculées • Multilignes • Personnes et groupes • …
  • 14. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Créer des vues basées sur des colonnes indexées Principes de création d’une vue • La première colonne doit être indexée • Les autres colonnes indexées ne sont pas prises en compte • La première colonne (indexée) du filtre ne doit pas ramener plus d’éléments que le seuil Attention aux éléments présents dans la corbeille • Dépassement du seuil • Résultats incomplets Opérations pouvant néanmoins poser problème (accès à la liste entière) • Ajout ou suppression d’index • Affichage d’un total dans une colonne • Ajout, mise à jour ou suppression de champs calculés
  • 15. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Organiser les éléments dans des dossiers Principes • Réorganiser les données (limite des 5.000 éléments) • La création d’un dossier induit la création d’un index interne utilisé lors de l’accès à son contenu Performances • L’accès aux éléments d’un dossier va utiliser cet index • Performances améliorées grâce à cet index • Affichage d’un dossier au moins aussi performant qu’une vue utilisant une colonne indexée Inconvénients • Gestion des dossiers • Déplacement d’éléments entre les dossiers compliqué
  • 16. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Contrôler les données affichées sur la page Performance ! Performance ! • Limiter la taille de la page • Limiter les données à afficher Solutions • Utiliser la « Limitation des éléments » (Groupes de taille spécifiée ou limite fixe) • Utiliser le style « Volet Aperçu » • Utiliser la fonctionnalité « Grouper par » • Utiliser la vue en mode « Datasheet »
  • 17. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Utiliser la synchronisation en mode déconnecté Modification hors-ligne et synchronisation • Pas d’activité sur le serveur SQL • Ressources SharePoint moins impactées Access 2013 • Connexion bidirectionnelle (via Access Services) • Traitement de 50.000 éléments dans la limite de 2 Go • Transfert uniquement des modifications • Gestion des conflits Excel 2013 • Connexion unidirectionnelle (SharePoint vers Excel) • Capacités d’analyse d’Excel Outlook 2013 • Gestion de contacts, de tâches, de calendriers ou de bibliothèques SharePoint • Synchronisation des données
  • 18. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Utiliser la recherche Principes • Rapide • Mécanisme d’indexation spécifique • N’est pas impactée par les limitations en place • Recherche sur le site ou sur une bibliothèque/liste • Utilisation d’opérateurs logiques sur des colonnes • Résultats affinés
  • 19. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Utiliser des listes externes Principes • Basé sur le Business Connectivity Services (BCS) • Connexion à des données issues de SAP, de Webservices, ou SQL Server • Toutes les opérations de base sont possibles depuis SharePoint Avantages • Pas d’utilisation du serveur SQL de SharePoint pour récupérer les données • Une liste externe n’est pas impactée par les mêmes limitations qu’une liste « classique » • Possède ses propres limites
  • 20. #1 – yOS-Day à Genève le 13 avril 2015 yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Comment gérer les fichiers volumineux ?
  • 21. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Le cas particulier des vidéos Ajout (virtuel) de vidéos dans SharePoint • Ajout de la vidéo via un lien • Externalisation des vidéos (site IIS) • Charge due au streaming est supportée par la source hébergeant les vidéos • Attention à la sécurité décorélée de celle de SharePoint !
  • 22. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. La gestion des fichiers volumineux BLOB : Binary Large Object • Objet (large) stocké dans une base de données • Connu par sa taille et son emplacement, et non via par structure (fichier Office, vidéo) • Les BLOBs sont des données non structurées (80% des données en entreprise) • Stockage possible hors de la base de données  Utilisation du RBS RBS : Remote BLOB Storage • Ensemble d’API fourni par SQL Server (SQL Server 2008 à 2014) • Permet de stocker des BLOBs hors de la base de données • Les métadonnées liées au BLOB restent en base • Scope : base de données Avantages • Transparent pour l’utilisateur • Optimisation des I/O (bypass de SQL Server) • Temps de transfert accéléré entre le client et le serveur SQL
  • 23. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Le stockage des données non structurées BLOB SQL • Stockage des BLOBS en base FILESTREAM (local) • Fonctionnalité SQL Server, supporté par SharePoint 2013 • Les BLOBs sont déplacés sur le système de fichiers • Pas de support de la compression ou du TDE RBS Remote • Providers RBS dédiés • AvePoint (DocAve Storage Manager) • Metalogix (StoragePoint) • …
  • 24. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Utilisation du RBS Points d’attention • RBS n’augmente pas les limites de stockage des bases de données de contenu • Microsoft ne prend actuellement en charge que le fournisseur RBS FILESTREAM avec SharePoint 2013 • S’il n’est utilisé sur des lecteurs de disque dur locaux ou sur des lecteurs iSCSI • Les fonctionnalités de sauvegarde et de restauration sont opérationnelles • Pas de chiffrement, pas de compression Utilisation • Déterminer la taille moyenne des fichiers • Taille > 1 Mo : amélioration des performances • Taille < 256 Ko : diminution des performances globales • Déterminer le type d’accès • En cas de lecture de contenu : gains de performances possibles • En cas de révision de contenu : diminution des performances • Coûts : Trouver le compromis entre les coûts de stockage et les coûts opérationnels.
  • 25. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. #1 – yOS-Day à Genève le 13 avril 2015 Merci à nos sponsors OR : Argent :

Notes de l'éditeur

  1. https://support.office.com/en-sg/article/Manage-lists-and-libraries-with-many-items-11ecc804-2284-4978-8273-4842471fafb7 https://technet.microsoft.com/en-us/library/Cc262813.aspx
  2. https://support.office.com/en-sg/article/Manage-lists-and-libraries-with-many-items-11ecc804-2284-4978-8273-4842471fafb7 https://technet.microsoft.com/en-us/library/Cc262813.aspx
  3. https://support.office.com/en-sg/article/Manage-lists-and-libraries-with-many-items-11ecc804-2284-4978-8273-4842471fafb7 https://technet.microsoft.com/en-us/library/Cc262813.aspx
  4. https://support.office.com/en-sg/article/Manage-lists-and-libraries-with-many-items-11ecc804-2284-4978-8273-4842471fafb7 https://technet.microsoft.com/en-us/library/Cc262813.aspx
  5. https://support.office.com/en-sg/article/Manage-lists-and-libraries-with-many-items-11ecc804-2284-4978-8273-4842471fafb7 https://technet.microsoft.com/en-us/library/Cc262813.aspx
  6. https://support.office.com/en-sg/article/Manage-lists-and-libraries-with-many-items-11ecc804-2284-4978-8273-4842471fafb7 https://technet.microsoft.com/en-us/library/Cc262813.aspx
  7. https://support.office.com/en-sg/article/Manage-lists-and-libraries-with-many-items-11ecc804-2284-4978-8273-4842471fafb7 https://technet.microsoft.com/en-us/library/Cc262813.aspx
  8. https://support.office.com/en-sg/article/Manage-lists-and-libraries-with-many-items-11ecc804-2284-4978-8273-4842471fafb7 https://technet.microsoft.com/en-us/library/Cc262813.aspx
  9. https://support.office.com/en-sg/article/Manage-lists-and-libraries-with-many-items-11ecc804-2284-4978-8273-4842471fafb7 https://technet.microsoft.com/en-us/library/Cc262813.aspx
  10. https://support.office.com/en-sg/article/Manage-lists-and-libraries-with-many-items-11ecc804-2284-4978-8273-4842471fafb7 https://technet.microsoft.com/en-us/library/Cc262813.aspx
  11. https://spasipe.wordpress.com/2014/04/25/sharepoint-2013-elements-deployes-pour-la-gestion-des-videos-et-ajout-de-videos-via-un-lien/
  12. https://technet.microsoft.com/en-us/library/ee748649.aspx https://technet.microsoft.com/en-us/library/ff628583.aspx#benefit_filestream http://fr.slideshare.net/tuncertan/storing-and-managing-your-content-in-share-point-tspbug
  13. https://technet.microsoft.com/en-us/library/ee748649.aspx http://fr.slideshare.net/tuncertan/storing-and-managing-your-content-in-share-point-tspbug http://www.slideshare.net/tuncertan/storing-and-managing-your-content-in-share-point-spsnyc
  14. https://technet.microsoft.com/fr-fr/library/ff628583.aspx#benefit_filestream