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Un portfolio ou portefolio
est un dossier personnel dans
lequel les acquis de formation
et les acquis de l'expérience
d'une personne sont définis et
démontrés en vue d'une
reconnaissance par un établissement d'enseignement ou un
employeur. En France, on voit
parfois le terme de portefeuille de compétences. Avec le
développement de l'usage des
technologies, on parle maintenant de portfolio numérique ou de cyberfolio.
Le portfolio diffère du curriculum vitæ dans le sens où les
renseignements qu'il contient
sont articulés en fonction
d'un objectif, par exemple une
demande d'emploi, et qu'il doit
aussi présenter des preuves des
acquis de la personne.
Le terme portfolio est plus
fréquemment employé dans le
domaine des arts, en particulier dans les domaines du
graphisme, de la photographie
et de la programmation sur
internet. On rencontre
également le faux anglicisme «
book ». Le portfolio est aussi
utilisé dans la présentation de
projets artistiques voués à la
diffusion. Par exemple, l'artiste
désirant répondre à un appel
de dossier lancé par une
galerie d'art et/ou une salle
de spectacle devra réaliser un
portfolio en fonction de cet
objectif.
Le terme vient de l’anglais
Electronic Portfolio (Eportfolio)[réf. nécessaire] qui vient
lui même de l'italien portfolio
signifiant portefeuille. Le
ministère de l’Éducation du
Québec a défini ce terme en
2002 dans un document
intitulé : Le portfolio sur
support numérique1. De plus, le
ministère de l’Éducation en
France introduit également la
notion de portfolio numérique dans son Plan en faveur
des technologies de l’information appliquées à l’éducation2.

LE PORTFOLIO
DE
L’INSPECTEUR
COURS DE KHALIFA YAZIDI
PORTFOLIO DE L’INSPECTEUR
ETAPES DE REALISATION

Fiche N°01
Brainstorming
MindMapper

L’utilisation de Mindmapper va
permettre une organisation rigoureuse
du portfolio. Tout en étant une opération de pure créativité. L’inspecteur
pourra visuellement décider du contenu.
Le logiciel est très facile à utiliser, il suffit
de le lancer et d’ouvrir une nouvelle
page pour commencer directement la
saisie. Au centre il va placer son titre,
puis en laissant ce tire sélectionner il va
directement saisir ses « items » sans
aucune autre manipulation, le logiciel
rajoute de lui-même les branches. Pour
créer une sous branche, il suffit de
sélectionner la branche « mère » et ainsi
de suite.
Dans une première partie, l’inspecteur
va saisir les items sans réfléchir à
l’organisation, dans n’importe quel
ordre, l’essentiel étant de placer le
maximum d’idées.
Dans un deuxième temps, il va être
amené à revoir les idées une à une et là
toutes les manipulations sont possibles,
il peut supprimer des items, les regrouper, changer leur niveau, en rajouter. Il
s’agit d’arriver à une organisation claire,
logique et pratique.
Cette opération est capitale pour tout le
reste. L’essentiel est décidé à ce niveau.
L’inspecteur gagne en rigueur mais aussi
économisera par la suite énormément
de temps.
Il est conseillé de créer d’autres cartes
qui détaillent le contenu de chaque «
branche » ou item, directement, sans
attendre l’étape de la concrétisation du
portfolio sous « Excel », toujours dans un
soucis de rigueur et de gain de temps.
Il est à noter qu’ici l’inspecteur remue ses
méninges en solo, mais le principe est
toujours le même pour un Brainstorming avec des animateurs quand ils
seront amenés à créer leur portfolio ou
pour toute autre projet.
PORTFOLIO DE L’INSPECTEUR
ETAPES DE REALISATION

Fiche N°02
Création des
Répertoires
L’organisation générale du portfolio a
été décidée, il s’agit maintenant d’une
autre organisation qui en découle
directement, qui consiste en la
création des répertoires et des sous
répertoires qui vont contenir les
fichiers. Là aussi la rigueur est de mise,
plus les fichiers sont ordonnés plus
leur manipulation sera par la suite
aisée et sans mauvaise surprise.
Un Portfolio, au fil des jours va regrouper des centaines de fichiers. Des
fichiers « dynamiques », puisqu’ils
entrent dans un processus
d’interactivité (ils sont liés à des «
objets » qui permettent d’y accéder
par simple clic de la souris.
Donc il suffit de créer le répertoire
racine qui regroupe tous les autres
sous répertoire. Un premier avantage,
l’inspecteur pour transférer son portfolio sur une clef USB n’aura qu’à copier
ce répertoire.
Ensuite, et toujours guidée par la carte
obtenue lors de la première étape, il
devient aisé de créer rapidement les
sous-répertoires, et les sous-sous-répertoires (s’il y’en a), l’arborescence
ainsi réalisée ne lui manquera que les
fichiers qu’il faut transférer.
Ces opérations, on ne le dira jamais,
sont très importantes dans la réalisation du Portfolio, c’est pourquoi lors de
la création de l’arborescence, il faut
nommer les répertoire d’une manière
très explicite et bien réfléchie (le
répertoire qui va contenir les rapports
d’inspections sera, par exemple,
nommée [Rapports_inspections], celui
qui va contenir les fichiers Powerpoint
supports de formation se nommera
par exemple
[Supports_Formation_Multimédia]).
PORTFOLIO DE L’INSPECTEUR
ETAPES DE REALISATION

Fiche N°03
Structure sous
Excel

Le Contenu du Portfolio est prêt,
organisé sous forme de répertoire, il
s’agit maintenant de créer la structure
qui se fera avec le Logiciel « Excel »,
pour entre autres, deux raisons
majeures, la première est que les
manipulations sont très simples et
n’obligent pas à des connaissances
approfondies du soft, la deuxième est
qu’Excel est un tableur mais aussi un
excellent gestionnaire de bases de
données et c’est cette dernière caractéristique qui nous intéresse le plus. Du
fait qu’on va en fin de compte créer des
bases (regroupant tous les documents
de l’inspecteur, tous genres et tous
formats confondus) qui soit facilement
consultables et gérables.
Il faut donc, créer un fichier Excel juste
en ouvrant un nouveau « Classeur »
(autre avantage du logiciel), et lui
attribuer un nom (portfolio, par
exemple). C’est le seul fichier à créer.
Le classeur est organisé en « Onglets »
qui sont trouvent en bas de la page et
portent au départ les dénominations
de « Feuille 1, Feuille 2, etc. ».
Donc il s’agit maintenant et avant tout
d’organiser le classeur, donc de renommer les « feuilles », l’opération est
facile, notre carte (Map) va nous aider
et rendre l’opération machinale. Une
page pour chaque branche (exemple
on va avoir, « Rapports », « Textes
Officiels_Jort », Textes Officiels « Circulaires », « Animateurs », etc.).
Pratiquement pour renommer une
onglet il suffit tout simplement de
double cliquer sur le titre « feuille1 » et
de saisir directement le nouveau
intitulé de la page (une page correspond à un onglet).
PORTFOLIO DE L’INSPECTEUR
ETAPES DE REALISATION

Fiche N°04
Fichier Animateurs
(Excel)

Les pages du classeur étant nommées,
il s’agit maintenant de s’intéresser au
contenu de chaque page.
Les pages sont des tableaux avec
lignes (1.2.3….) et de colonnes
(A.B.C…), il suffit donc en s’aidant des
Maps réalisées lors de la première
étape, de donner à chaque colonne
son titre.
La saisie est directe, cliquer dans la
cellule et saisir le texte. Les colonnes
peuvent être redimensionnées visuellement avec la souris en agissant sur l’un
des bords, ou tout simplement en
sélectionnant une colonne et avec le
bouton droit choisir « largeur de
colonne » dans le menu contextuel.
Pour sélectionner une cellule il suffit de
cliquer dedans, pour sélectionner toute
une colonne d’un seul coup il suffit de
cliquer sur la lettre qui la représente
dans la barre grise (haut de la feuille).
La même chose pour les lignes, il suffit
de clique sur le chiffre dans la barre
latérale.
L’opération de saisie peut paraître à ce
niveau contraignante vu le nombre par
exemples des rapports d’inspections
ou des animateurs, ou autres, mais elle
ne l’est que la première fois lors de la
construction du portfolio, parce
qu’ensuite l’inspecteur n’aura qu’à
rajouter juste qu’une ligne après toute
opération qu’il fait, ou nouveau document qu’il rajoute.
En plus on verra plus loin comment
automatiser certaines opérations au
niveau de la saisie.
PORTFOLIO DE L’INSPECTEUR
ETAPES DE REALISATION

Fiche N°05
Les Rapports
(Excel)

Il s’agit là juste d’un deuxième exemple
de feuille, pour insister sur l’importance
des Maps crées lors de la première
étape de la réalisation du Portfolio.
Le titre du Map, c’est le Titre de la
Feuille. Les branches du Map sont les
Titres des colonnes.
Il est toujours possible de déplacer une
colonne à tout moment, il suffit de la
sélectionner, clic sur la « lettre » et avec
la souris la replacer ou on veut.
On a beaucoup insisté sur la rigueur et
sur l’obligation de passer par Mindmapper, la raison est claire maintenant. Mais
cela ne doit être en aucun cas trop
contraignant, c’est-à-dire que
l’inspecteur si à un moment donné
dans la conception de ses pages ou
même après, décide de changer
n’importe quel élément il pourra le faire
sans problème. L’un des avantages du
numérique est que la personnalisation
de toute création est toujours possible.
Rien n’est définitif, ni immuable.
Le Portfolio est un « Classeur » personnel, qui va accompagner l’inspecteur
tout le long de sa carrière, et même
au-delà, il est donc important qu’il
s’améliore de jour en jour avec
l’expérience de son propriétaire et avec
le développement de la technologie
que cela soit au niveau du design ou du
fonctionnement interne ou du contenu
même.
PORTFOLIO DE L’INSPECTEUR
ETAPES DE REALISATION

Fiche N°06
Format Date
(Excel)

Excel, pour être bien exploité doit être
renseigné sur le contenu ou format
des lignes ou colonnes, par exemple si
une colonne va recevoir des dates, il
faut « l’indiquer » au logiciel, pour qu’il
se comporte en conséquence, sinon il
va considérer que le contenu des
cellules est une série de chiffre ou
combinaison chiffres et lettre.
On a tout à gagner donc à « formater »
la colonne, pour cela il suffit de sélectionner toute la colonne, puis un clic
droit sur la colonne et dans le menu
contextuel choisir « format de cellule
», ce qui va ouvrir une fenêtre de
dialogue qui permet de formater les
nombres (choisir leur format), de
décider de l’alignement, de la police,
de la bordure, etc. Dans notre
exemple on va donc dans l’onglet «
Nombre » choisir « Date » et là on peut
choisir n’importe quel format de date
qui nous convient (toutes les combinaisons sont possible), il y’a même
une fenêtre « exemple » qui donne
une aperçu du format qu’on a sélectionné.
Ensuite, une fois le format appliqué à
la colonne (même si elle ne contient
aucune), on peut saisir la date dans
n’importe quel format, le logiciel le
ramène au format défini.
Exemple
si on a opté pour le format de date :
17/02/2011
Et que lors de la saisie on a tapé :
17-2-11 le résultat sera 17/02/2011.
Autre avantage du formatage, si on
veut avoir des dates qui se suivent
dans notre colonne (par exemple pour
créer un agenda), il suffit tout simplement de saisir la première date, et
ensuite de faire « une copie vers le bas
», c’est-à-dire avec la souris tirer vers le
bas le petit carreau noir situé à droite
et en bas de la cellule sélectionnée.
PORTFOLIO DE L’INSPECTEUR
ETAPES DE REALISATION

Fiche N°07
Créer une Série
(Excel)

Dans les tableaux on est amené
souvent à créer une colonne dite «
Numéro d’ordre », il s’agit tout simplement d’une série de chiffres qui se
suivent.
Excel permet avec une manipulation
très simple de gagner du temps et
d’automatiser cette opération.
Il suffit, pour faire simple, de taper le
premier numéro (1 par exemple), de
faire une copie vers le bas, en tirant
sur la poignet de la cellule (bas de la
cellule à droite), donc on va avoir une
série de (1), maintenant il faut,
comme toujours renseigner Excel
qu’il s’agit là d’une série, et pour cela,
comme toujours, sélectionner la liste
de (1) obtenue ensuite aller dans le
Menu « Accueil/Edition »
(représentée par une petite flèche
bleu dirigée vers le bas) et d’ouvrir la
fenêtre de dialogue et de choisir les
options voulues : « Série en Ligne ou
en Colonne », le type de série et puis
la valeur du pas.
Normalement si on a sélectionné
notre colonne, le logiciel sera qu’il
s’agit d’une série en colonnes, pour
le type, c’est le « linéaire » qui est le
plus souvent utilisé, et la valeur du
pas (c’est-à-dire quel nombre rajouter pour construire la série).
Une série avec la valeur du pas =1
donnera 1, 2, 3, 4, 5….
Une série avec la valeur de pas = 5
donnera 1, 6, 11, 16, …
PORTFOLIO DE L’INSPECTEUR
ETAPES DE REALISATION

Fiche N°08
Créer une Liste
(Excel)

Dans le portfolio de l’inspecteur, il y’a
beaucoup de données qui reviennent
souvent comme les nom des institutions, les noms des animateurs, les
différentes opérations (visites, inspections, réunion, etc.).. Il est donc intéressant de ne les saisir qu’une seule fois,
cela aura l’avantage du gain de temps,
mais surtout d’éviter les erreurs de saisie
qui posent un problème dans la gestion
des bases de données.
Donc pour éviter ce genre d’erreurs et
ne saisir qu’une seule fois les données
qui se répètent (même dans des feuilles
différentes),il suffit d’aller sur une feuille
du classeur, de saisir par exemple toutes
les opérations de l’inspecteur , ensuite
de sélectionner cette liste, clic droit
pour ouvrir le menu contextuel et
choisir l’option « définir un nom » et
dans la fenêtre de dialogue qui s’ouvre,
saisir le nom que vous voulez donner à
la liste (dans notre cas on va l’appeler
[operation], il faut éviter les accents et
les espaces dans le nom).
Et là où on veut que notre liste soit liée à
une colonne il suffit de renseigner le
logiciel en allant dans le Menu «
Données/Validation donnée » et dans la
fenêtre qui s’ouvre et dans la liste déroulante choisir « Liste » puis dans « Source
» mettre le signe « = » suivi du nom
donné à la liste. (=operation) . Et c’est
terminé. Une petite fleche apparait dans
chaque cellule sélectionnée et si on
clique dessus on a notre liste il suffit de
cliquer sur l’intitulé voulu pour qu’il
s’affiche dans la cellule.
PORTFOLIO DE L’INSPECTEUR
ETAPES DE REALISATION

Fiche N°09
Le Tri
(Excel)

Le tri est une manipulation qui revient
souvent dans les bases de données,
dans les listes, elle permet de bien
visualiser une liste. On peut faire
différents tris (Tri par ordre alphabétique croissant ou décroissant (de A à Z
ou de Z à A) quand il s’agit de texte, du
plus grand au plus petit ou l’inverse
quand il s’agit de nombre, du plus
récent au plus ancien ou l’inverse
quand il s’agit de date, etc.)
Pour ce faire dans Excel, il suffit de
sélectionner tout le tableau (pas la
colonne sur laquelle se fera le tri seule),
ensuite d’aller dans le Menu
Données/Tri et d’ouvrir la fenêtre de
dialogue qui va permettre là de choisir
la colonne/critère de tri, et de décider
des options (Trier sur/Ordre).
Excel permet de faire des tris sur des
dates, des textes, des nombres mais
aussi sur la couleur de la cellule ou la
couleur de la police de caractère.
Mieux encore on peut faire des tris sur
différents niveaux, pour cela il faut «
Ajouter un niveau », c’est-à-dire que
Excel va tenir compte en premier lieu
des critères du premier niveau, ensuite
de ceux du deuxième niveau, et ainsi
de suite.
Exemple on va faire un tri sur deux
niveaux, le premier sur la colonne «
opération » (de A à Z) et le deuxième
sur la colonne « Date » (du plus ancien
au récent), on obtiendra dans la
colonne « opération » les opérations
classées par ordre alphabétique mais
aussi classé du point de vue date. Si on
n’a pas rajouté le deuxième niveau,
Excel dans le tri n’aurai pas tenu
compte de la date mais de l’odre de
saisie.
PORTFOLIO DE L’INSPECTEUR
ETAPES DE REALISATION

Fiche N°10
Créer des Liens
(Excel)

L’un des intérêts majeur du Portfolio
est l’interactivité, c’est-à-dire que
l’accès à n’importe quel fichier dépend
d’un simple clic de souris. Un accès
direct qui suppose donc un « Lien »
entre l’item sur lequel on va cliquer (le
titre du rapport par exemple) et l’objet
lui-même (donc le rapport) qui va
s’afficher.
Là encore, la création d’un lien est
d’une facilité déroutante. Il suffit de
sélectionner la cellule dans laquelle se
trouve notre item, faire ensuite un clic
droit pour faire apparaitre le Menu
contextuel et de sélectionner « Lien
Hypertexte », une fenêtre de dialogue
va s’ouvrir pour nous permettre de
choisir le fichier à lier.
La fenêtre se compose de deux parties,
celle de gauche me permet de choisir
si mon objet est une page web ou un
fichier, ou s’il s’agit d’un lien dans le
classeur même, celle de droite/centre
est une sorte d’explorateur qui permet
de naviguer dans l’arborescence des
répertoires.
Une fois le fichier trouvé et sélectionné, un clic sur « ok » et le lien est en
place.
Il est entendu qu’il est possible de
supprimer un lien créé ou de le modifier, en suivant les mêmes étapes que
pour la création du lien, déjà dans le
menu contextuel on ne trouve plus «
Lien Hypertexte » mais trois options «
Supprimer, modifier et ouvrir lien »
PORTFOLIO DE L’INSPECTEUR
ETAPES DE REALISATION

Fiche N°11
Les Filtres
(Excel)
Le filtre n’est pas le Tri, il permet
d’extraire de la base juste les
données définies par le filtre.
Dans un tableau comme le nôtre je
veux voir uniquement « les opérations = inspection » donc
j’applique un filtre « inspection »
sur la colonne « opérations » et le
tour est joué. Seules les opérations
« inspections » sont affichées,
toutes les autres sont cachées (pas
supprimées).
Pour ce faire, c’est très simple, il
suffit de sélectionner le tableau,
ensuite d’aller dans le Menu «
Données/Filtrer » (symboliser par
un entonnoir » et de faire un clic,
automatiquement dans la ligne des
titres, et pour chaque colonne on a
une petite flèche pointée vers le
bas qui apparait.
Il suffit maintenant de choisir
quelle colonne va « être filtrée » de
cliquer sur la flèche et de choisir «
le Filtre », seul le résultat est affiché.
Pour faire réapparaitre tout le
tableau ou bien dans la liste des
filtres cocher « sélectionner tout »
ou bien dans le Menu «
Données/Filtrer » désélectionner le
bouton « Filtrer ».
C’est une option très intéressante
et très utile pour l’inspecteur,
surtout qu’on peut imprimer les
listes filtrées (s’il veut avoir juste les
opérations « Formation », il va
appliquer le filtre à la colonne «
opérations » et imprimer le résultat
»

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  • 1. Un portfolio ou portefolio est un dossier personnel dans lequel les acquis de formation et les acquis de l'expérience d'une personne sont définis et démontrés en vue d'une reconnaissance par un établissement d'enseignement ou un employeur. En France, on voit parfois le terme de portefeuille de compétences. Avec le développement de l'usage des technologies, on parle maintenant de portfolio numérique ou de cyberfolio. Le portfolio diffère du curriculum vitæ dans le sens où les renseignements qu'il contient sont articulés en fonction d'un objectif, par exemple une demande d'emploi, et qu'il doit aussi présenter des preuves des acquis de la personne. Le terme portfolio est plus fréquemment employé dans le domaine des arts, en particulier dans les domaines du graphisme, de la photographie et de la programmation sur internet. On rencontre également le faux anglicisme « book ». Le portfolio est aussi utilisé dans la présentation de projets artistiques voués à la diffusion. Par exemple, l'artiste désirant répondre à un appel de dossier lancé par une galerie d'art et/ou une salle de spectacle devra réaliser un portfolio en fonction de cet objectif. Le terme vient de l’anglais Electronic Portfolio (Eportfolio)[réf. nécessaire] qui vient lui même de l'italien portfolio signifiant portefeuille. Le ministère de l’Éducation du Québec a défini ce terme en 2002 dans un document intitulé : Le portfolio sur support numérique1. De plus, le ministère de l’Éducation en France introduit également la notion de portfolio numérique dans son Plan en faveur des technologies de l’information appliquées à l’éducation2. LE PORTFOLIO DE L’INSPECTEUR COURS DE KHALIFA YAZIDI
  • 2. PORTFOLIO DE L’INSPECTEUR ETAPES DE REALISATION Fiche N°01 Brainstorming MindMapper L’utilisation de Mindmapper va permettre une organisation rigoureuse du portfolio. Tout en étant une opération de pure créativité. L’inspecteur pourra visuellement décider du contenu. Le logiciel est très facile à utiliser, il suffit de le lancer et d’ouvrir une nouvelle page pour commencer directement la saisie. Au centre il va placer son titre, puis en laissant ce tire sélectionner il va directement saisir ses « items » sans aucune autre manipulation, le logiciel rajoute de lui-même les branches. Pour créer une sous branche, il suffit de sélectionner la branche « mère » et ainsi de suite. Dans une première partie, l’inspecteur va saisir les items sans réfléchir à l’organisation, dans n’importe quel ordre, l’essentiel étant de placer le maximum d’idées. Dans un deuxième temps, il va être amené à revoir les idées une à une et là toutes les manipulations sont possibles, il peut supprimer des items, les regrouper, changer leur niveau, en rajouter. Il s’agit d’arriver à une organisation claire, logique et pratique. Cette opération est capitale pour tout le reste. L’essentiel est décidé à ce niveau. L’inspecteur gagne en rigueur mais aussi économisera par la suite énormément de temps. Il est conseillé de créer d’autres cartes qui détaillent le contenu de chaque « branche » ou item, directement, sans attendre l’étape de la concrétisation du portfolio sous « Excel », toujours dans un soucis de rigueur et de gain de temps. Il est à noter qu’ici l’inspecteur remue ses méninges en solo, mais le principe est toujours le même pour un Brainstorming avec des animateurs quand ils seront amenés à créer leur portfolio ou pour toute autre projet.
  • 3. PORTFOLIO DE L’INSPECTEUR ETAPES DE REALISATION Fiche N°02 Création des Répertoires L’organisation générale du portfolio a été décidée, il s’agit maintenant d’une autre organisation qui en découle directement, qui consiste en la création des répertoires et des sous répertoires qui vont contenir les fichiers. Là aussi la rigueur est de mise, plus les fichiers sont ordonnés plus leur manipulation sera par la suite aisée et sans mauvaise surprise. Un Portfolio, au fil des jours va regrouper des centaines de fichiers. Des fichiers « dynamiques », puisqu’ils entrent dans un processus d’interactivité (ils sont liés à des « objets » qui permettent d’y accéder par simple clic de la souris. Donc il suffit de créer le répertoire racine qui regroupe tous les autres sous répertoire. Un premier avantage, l’inspecteur pour transférer son portfolio sur une clef USB n’aura qu’à copier ce répertoire. Ensuite, et toujours guidée par la carte obtenue lors de la première étape, il devient aisé de créer rapidement les sous-répertoires, et les sous-sous-répertoires (s’il y’en a), l’arborescence ainsi réalisée ne lui manquera que les fichiers qu’il faut transférer. Ces opérations, on ne le dira jamais, sont très importantes dans la réalisation du Portfolio, c’est pourquoi lors de la création de l’arborescence, il faut nommer les répertoire d’une manière très explicite et bien réfléchie (le répertoire qui va contenir les rapports d’inspections sera, par exemple, nommée [Rapports_inspections], celui qui va contenir les fichiers Powerpoint supports de formation se nommera par exemple [Supports_Formation_Multimédia]).
  • 4. PORTFOLIO DE L’INSPECTEUR ETAPES DE REALISATION Fiche N°03 Structure sous Excel Le Contenu du Portfolio est prêt, organisé sous forme de répertoire, il s’agit maintenant de créer la structure qui se fera avec le Logiciel « Excel », pour entre autres, deux raisons majeures, la première est que les manipulations sont très simples et n’obligent pas à des connaissances approfondies du soft, la deuxième est qu’Excel est un tableur mais aussi un excellent gestionnaire de bases de données et c’est cette dernière caractéristique qui nous intéresse le plus. Du fait qu’on va en fin de compte créer des bases (regroupant tous les documents de l’inspecteur, tous genres et tous formats confondus) qui soit facilement consultables et gérables. Il faut donc, créer un fichier Excel juste en ouvrant un nouveau « Classeur » (autre avantage du logiciel), et lui attribuer un nom (portfolio, par exemple). C’est le seul fichier à créer. Le classeur est organisé en « Onglets » qui sont trouvent en bas de la page et portent au départ les dénominations de « Feuille 1, Feuille 2, etc. ». Donc il s’agit maintenant et avant tout d’organiser le classeur, donc de renommer les « feuilles », l’opération est facile, notre carte (Map) va nous aider et rendre l’opération machinale. Une page pour chaque branche (exemple on va avoir, « Rapports », « Textes Officiels_Jort », Textes Officiels « Circulaires », « Animateurs », etc.). Pratiquement pour renommer une onglet il suffit tout simplement de double cliquer sur le titre « feuille1 » et de saisir directement le nouveau intitulé de la page (une page correspond à un onglet).
  • 5. PORTFOLIO DE L’INSPECTEUR ETAPES DE REALISATION Fiche N°04 Fichier Animateurs (Excel) Les pages du classeur étant nommées, il s’agit maintenant de s’intéresser au contenu de chaque page. Les pages sont des tableaux avec lignes (1.2.3….) et de colonnes (A.B.C…), il suffit donc en s’aidant des Maps réalisées lors de la première étape, de donner à chaque colonne son titre. La saisie est directe, cliquer dans la cellule et saisir le texte. Les colonnes peuvent être redimensionnées visuellement avec la souris en agissant sur l’un des bords, ou tout simplement en sélectionnant une colonne et avec le bouton droit choisir « largeur de colonne » dans le menu contextuel. Pour sélectionner une cellule il suffit de cliquer dedans, pour sélectionner toute une colonne d’un seul coup il suffit de cliquer sur la lettre qui la représente dans la barre grise (haut de la feuille). La même chose pour les lignes, il suffit de clique sur le chiffre dans la barre latérale. L’opération de saisie peut paraître à ce niveau contraignante vu le nombre par exemples des rapports d’inspections ou des animateurs, ou autres, mais elle ne l’est que la première fois lors de la construction du portfolio, parce qu’ensuite l’inspecteur n’aura qu’à rajouter juste qu’une ligne après toute opération qu’il fait, ou nouveau document qu’il rajoute. En plus on verra plus loin comment automatiser certaines opérations au niveau de la saisie.
  • 6. PORTFOLIO DE L’INSPECTEUR ETAPES DE REALISATION Fiche N°05 Les Rapports (Excel) Il s’agit là juste d’un deuxième exemple de feuille, pour insister sur l’importance des Maps crées lors de la première étape de la réalisation du Portfolio. Le titre du Map, c’est le Titre de la Feuille. Les branches du Map sont les Titres des colonnes. Il est toujours possible de déplacer une colonne à tout moment, il suffit de la sélectionner, clic sur la « lettre » et avec la souris la replacer ou on veut. On a beaucoup insisté sur la rigueur et sur l’obligation de passer par Mindmapper, la raison est claire maintenant. Mais cela ne doit être en aucun cas trop contraignant, c’est-à-dire que l’inspecteur si à un moment donné dans la conception de ses pages ou même après, décide de changer n’importe quel élément il pourra le faire sans problème. L’un des avantages du numérique est que la personnalisation de toute création est toujours possible. Rien n’est définitif, ni immuable. Le Portfolio est un « Classeur » personnel, qui va accompagner l’inspecteur tout le long de sa carrière, et même au-delà, il est donc important qu’il s’améliore de jour en jour avec l’expérience de son propriétaire et avec le développement de la technologie que cela soit au niveau du design ou du fonctionnement interne ou du contenu même.
  • 7. PORTFOLIO DE L’INSPECTEUR ETAPES DE REALISATION Fiche N°06 Format Date (Excel) Excel, pour être bien exploité doit être renseigné sur le contenu ou format des lignes ou colonnes, par exemple si une colonne va recevoir des dates, il faut « l’indiquer » au logiciel, pour qu’il se comporte en conséquence, sinon il va considérer que le contenu des cellules est une série de chiffre ou combinaison chiffres et lettre. On a tout à gagner donc à « formater » la colonne, pour cela il suffit de sélectionner toute la colonne, puis un clic droit sur la colonne et dans le menu contextuel choisir « format de cellule », ce qui va ouvrir une fenêtre de dialogue qui permet de formater les nombres (choisir leur format), de décider de l’alignement, de la police, de la bordure, etc. Dans notre exemple on va donc dans l’onglet « Nombre » choisir « Date » et là on peut choisir n’importe quel format de date qui nous convient (toutes les combinaisons sont possible), il y’a même une fenêtre « exemple » qui donne une aperçu du format qu’on a sélectionné. Ensuite, une fois le format appliqué à la colonne (même si elle ne contient aucune), on peut saisir la date dans n’importe quel format, le logiciel le ramène au format défini. Exemple si on a opté pour le format de date : 17/02/2011 Et que lors de la saisie on a tapé : 17-2-11 le résultat sera 17/02/2011. Autre avantage du formatage, si on veut avoir des dates qui se suivent dans notre colonne (par exemple pour créer un agenda), il suffit tout simplement de saisir la première date, et ensuite de faire « une copie vers le bas », c’est-à-dire avec la souris tirer vers le bas le petit carreau noir situé à droite et en bas de la cellule sélectionnée.
  • 8. PORTFOLIO DE L’INSPECTEUR ETAPES DE REALISATION Fiche N°07 Créer une Série (Excel) Dans les tableaux on est amené souvent à créer une colonne dite « Numéro d’ordre », il s’agit tout simplement d’une série de chiffres qui se suivent. Excel permet avec une manipulation très simple de gagner du temps et d’automatiser cette opération. Il suffit, pour faire simple, de taper le premier numéro (1 par exemple), de faire une copie vers le bas, en tirant sur la poignet de la cellule (bas de la cellule à droite), donc on va avoir une série de (1), maintenant il faut, comme toujours renseigner Excel qu’il s’agit là d’une série, et pour cela, comme toujours, sélectionner la liste de (1) obtenue ensuite aller dans le Menu « Accueil/Edition » (représentée par une petite flèche bleu dirigée vers le bas) et d’ouvrir la fenêtre de dialogue et de choisir les options voulues : « Série en Ligne ou en Colonne », le type de série et puis la valeur du pas. Normalement si on a sélectionné notre colonne, le logiciel sera qu’il s’agit d’une série en colonnes, pour le type, c’est le « linéaire » qui est le plus souvent utilisé, et la valeur du pas (c’est-à-dire quel nombre rajouter pour construire la série). Une série avec la valeur du pas =1 donnera 1, 2, 3, 4, 5…. Une série avec la valeur de pas = 5 donnera 1, 6, 11, 16, …
  • 9. PORTFOLIO DE L’INSPECTEUR ETAPES DE REALISATION Fiche N°08 Créer une Liste (Excel) Dans le portfolio de l’inspecteur, il y’a beaucoup de données qui reviennent souvent comme les nom des institutions, les noms des animateurs, les différentes opérations (visites, inspections, réunion, etc.).. Il est donc intéressant de ne les saisir qu’une seule fois, cela aura l’avantage du gain de temps, mais surtout d’éviter les erreurs de saisie qui posent un problème dans la gestion des bases de données. Donc pour éviter ce genre d’erreurs et ne saisir qu’une seule fois les données qui se répètent (même dans des feuilles différentes),il suffit d’aller sur une feuille du classeur, de saisir par exemple toutes les opérations de l’inspecteur , ensuite de sélectionner cette liste, clic droit pour ouvrir le menu contextuel et choisir l’option « définir un nom » et dans la fenêtre de dialogue qui s’ouvre, saisir le nom que vous voulez donner à la liste (dans notre cas on va l’appeler [operation], il faut éviter les accents et les espaces dans le nom). Et là où on veut que notre liste soit liée à une colonne il suffit de renseigner le logiciel en allant dans le Menu « Données/Validation donnée » et dans la fenêtre qui s’ouvre et dans la liste déroulante choisir « Liste » puis dans « Source » mettre le signe « = » suivi du nom donné à la liste. (=operation) . Et c’est terminé. Une petite fleche apparait dans chaque cellule sélectionnée et si on clique dessus on a notre liste il suffit de cliquer sur l’intitulé voulu pour qu’il s’affiche dans la cellule.
  • 10. PORTFOLIO DE L’INSPECTEUR ETAPES DE REALISATION Fiche N°09 Le Tri (Excel) Le tri est une manipulation qui revient souvent dans les bases de données, dans les listes, elle permet de bien visualiser une liste. On peut faire différents tris (Tri par ordre alphabétique croissant ou décroissant (de A à Z ou de Z à A) quand il s’agit de texte, du plus grand au plus petit ou l’inverse quand il s’agit de nombre, du plus récent au plus ancien ou l’inverse quand il s’agit de date, etc.) Pour ce faire dans Excel, il suffit de sélectionner tout le tableau (pas la colonne sur laquelle se fera le tri seule), ensuite d’aller dans le Menu Données/Tri et d’ouvrir la fenêtre de dialogue qui va permettre là de choisir la colonne/critère de tri, et de décider des options (Trier sur/Ordre). Excel permet de faire des tris sur des dates, des textes, des nombres mais aussi sur la couleur de la cellule ou la couleur de la police de caractère. Mieux encore on peut faire des tris sur différents niveaux, pour cela il faut « Ajouter un niveau », c’est-à-dire que Excel va tenir compte en premier lieu des critères du premier niveau, ensuite de ceux du deuxième niveau, et ainsi de suite. Exemple on va faire un tri sur deux niveaux, le premier sur la colonne « opération » (de A à Z) et le deuxième sur la colonne « Date » (du plus ancien au récent), on obtiendra dans la colonne « opération » les opérations classées par ordre alphabétique mais aussi classé du point de vue date. Si on n’a pas rajouté le deuxième niveau, Excel dans le tri n’aurai pas tenu compte de la date mais de l’odre de saisie.
  • 11. PORTFOLIO DE L’INSPECTEUR ETAPES DE REALISATION Fiche N°10 Créer des Liens (Excel) L’un des intérêts majeur du Portfolio est l’interactivité, c’est-à-dire que l’accès à n’importe quel fichier dépend d’un simple clic de souris. Un accès direct qui suppose donc un « Lien » entre l’item sur lequel on va cliquer (le titre du rapport par exemple) et l’objet lui-même (donc le rapport) qui va s’afficher. Là encore, la création d’un lien est d’une facilité déroutante. Il suffit de sélectionner la cellule dans laquelle se trouve notre item, faire ensuite un clic droit pour faire apparaitre le Menu contextuel et de sélectionner « Lien Hypertexte », une fenêtre de dialogue va s’ouvrir pour nous permettre de choisir le fichier à lier. La fenêtre se compose de deux parties, celle de gauche me permet de choisir si mon objet est une page web ou un fichier, ou s’il s’agit d’un lien dans le classeur même, celle de droite/centre est une sorte d’explorateur qui permet de naviguer dans l’arborescence des répertoires. Une fois le fichier trouvé et sélectionné, un clic sur « ok » et le lien est en place. Il est entendu qu’il est possible de supprimer un lien créé ou de le modifier, en suivant les mêmes étapes que pour la création du lien, déjà dans le menu contextuel on ne trouve plus « Lien Hypertexte » mais trois options « Supprimer, modifier et ouvrir lien »
  • 12. PORTFOLIO DE L’INSPECTEUR ETAPES DE REALISATION Fiche N°11 Les Filtres (Excel) Le filtre n’est pas le Tri, il permet d’extraire de la base juste les données définies par le filtre. Dans un tableau comme le nôtre je veux voir uniquement « les opérations = inspection » donc j’applique un filtre « inspection » sur la colonne « opérations » et le tour est joué. Seules les opérations « inspections » sont affichées, toutes les autres sont cachées (pas supprimées). Pour ce faire, c’est très simple, il suffit de sélectionner le tableau, ensuite d’aller dans le Menu « Données/Filtrer » (symboliser par un entonnoir » et de faire un clic, automatiquement dans la ligne des titres, et pour chaque colonne on a une petite flèche pointée vers le bas qui apparait. Il suffit maintenant de choisir quelle colonne va « être filtrée » de cliquer sur la flèche et de choisir « le Filtre », seul le résultat est affiché. Pour faire réapparaitre tout le tableau ou bien dans la liste des filtres cocher « sélectionner tout » ou bien dans le Menu « Données/Filtrer » désélectionner le bouton « Filtrer ». C’est une option très intéressante et très utile pour l’inspecteur, surtout qu’on peut imprimer les listes filtrées (s’il veut avoir juste les opérations « Formation », il va appliquer le filtre à la colonne « opérations » et imprimer le résultat »