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To do list – template
19/04/2017
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reserved
1
To do list| Vue d’ensemble
19/04/2017
consultorama.101@gmail.com – all rights
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2
Objectif
Liste structurée de tâches à realiser dans
un future proche, avec des éléments de
priorisation et d’état d’avancement.
Contenu standard
▪ Description des tâches
▪ Responsable*
▪ Criticité
▪ Deadline
▪ Statut
▪ Commentaire
*si partagé avec l’équipe et le client
Utilisation
▪ ‘individually’ : used to ensure you do
not forget to do anything important
▪ ‘collectively’: used to share tasks and
progress within team &/or with client
Conseils d’implémentation
▪ Présenter de façon claire, spécifique et
synthétique
▪ Allouer systématiquement un
responsable
▪ Doit être facile à lire, de préférence
avec couleurs & icones
Outils
▪ MS PPT, MS XL, MS Notes
▪ Gmail, MS Outlook …
▪ Applis (todoist par ex.)
Templates
▪ Voir les slides suivants
3 principes de base à respecter pour élaborer et mettre à jour to do list
19/04/2017
consultorama.101@gmail.com – all rights
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3
Cela ne doit prendre
que quelques minutes
de remplir une to do
list
Utiliser des nombres et
des termes précis pour
décrire les tâches
N’importe quel
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équipe doit pouvoir
comprendre vos tâches
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31
2
Il y a différentes façons de créer et mettre à jour une to do list …
19/04/2017
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Elaborer votre propre to
do list
Utiliser un template de
to do list fourni dans
certains outils
Utiliser les
fonctionnalités de
gestion de tâches de
votre messagerie
Utiliser une
application
dédiée
To do list
… chacune d’entre elles présentant des avantages particuliers
19/04/2017
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Adaptable Collaboratif Facile à utiliser Automatisé
Faîtes votre
propre to do
Utilisez votre
messagerie
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Utilisez une appli
Faible Moyen Elevé
and the winner is ….
Si vous créez votre
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Les messageries &
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Partie 2: Priorités
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19/04/2017
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6
# Categorie Description des tâches Resp. Criticité Délai Statut Commentaire
A001 Catégorie 2 Resp. 6
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commencé
A002 Catégorie 1 Resp. 4 En cours
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Que devons-nous accomplir?
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en premier?
Où en est-on?
Criticality Deadline
# Categorie Description des tâches Resp.
A001 Catégorie 2 Resp. 6
A002 Catégorie 1 Resp. 4
A003 Catégorie 1 Resp. 4
To do list – Partie 1: determiner ce qui doit être accompli
1
2
3
Le champ ‘#’ sert à attribuer un numéro de série
à chaque tâche afin de rendre la navigation et les
contrôles plus faciles.
Vous pouvez allier le champ ‘#’ avec le champ
‘Catégorie’ (par exemple, toutes les tâches de la
catégorie A ont un numéro de série AXXX)
Le champ ‘Catégorie’ sert à qualifier la nature des
tâches à accomplir:
▪ Vous travaillez sur plusieurs streams ou projets
▪ Vous couvrez un spectre de tâches très large
Appliquez le principe ‘MECE’
Le champ ‘Description’ sert à … décrire chaque tâche,
en suivant des règles simples:
▪ Soyez spécifique et synthétique
▪ Commencez les descriptions avec un verbe d’action
▪ Evitez de regrouper des tâches (même si elles sont
interconnectées, elles peuvent avoir des deadlines
particuliers)
19/04/2017
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reserved
7
4
Le champ ‘Responsable’ sert à identifier qui est aux
commandes de chaque tâche. A utiliser lorsque vous
voulez partager votre to do list avec votre équipe ou
votre client.
La responsabilité est une notion cruciale, car il s’agit
d’une condition sine qua non pour que quelqu’un
commence à travailler effectivement sur les tâches.
Vous pouvez utiliser le nom complet ou seulement les
initiales les responsables.
To do list | Quelques champs à rajouter dans la partie 1
19/04/2017
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reserved
8
Sous-catégorie Livrable Equipe
2
3
A utiliser pour présenter les livrables (nom
et/ou nature) qui seront produits via les
tâches à effectuer
A utiliser si vous voulez analyser les
tâches à travers un prisme
organisationnel.
Vous pouvez ainsi ajouter différents
champs comme l’équipe, le
département, la compagnie …
1
A utiliser si vous voulez analyser les tâches
sous différents angles (vous pouvez ajouter
plusieurs niveaux de sous-catégories)
To do list | Partie 2 : ce qui doit être fait en premier
19/04/2017
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reserved
9
Le champ ‘Criticité’ sert à mesurer l’importance des tâches dans la liste.
Vous pouvez utiliser une échelle à 3 degrés (élevée – moyenne – basse) pour
qualifier les tâches de la liste, sachant qu’en général, vous devriez avoir une
majorité de ‘moyenne’ et un nombre limité de ‘élevée’ et ‘faible’.
Criticality Deadline
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Le champ ‘Deadline’ sert à identifier les tâches urgentes, i.e.
avec un deadline proche.
Il est fondamental d’allouer un deadline précis à chaque
tâche de la liste (éviter ASAP autant que possible).
Précisez quelle est la nature des deadlines présentés (initial,
corrigé, réel ...).
Criticité Deadline
1
Criticité et deadlines servent à remplir une matrice d’Eisenhower
19/04/2017
consultorama.101@gmail.com – all rights
reserved
10
Ui UI
ui uI
U: urgent -> deadline proche
Tâches à effectuer rapidement car un engagement a été pris
u: non urgent -> deadline éloigné
Tâches sans contraintes de temps (du moins dans l’immédiat)
I: important -> criticité élevée
Tâches à fort enjeu (positif si effectuées, négatif sinon)
i: not important -> faible criticité
Tâches à enjeu faible (en positif ou en négatif)
To do list | Quelques champs à rajouter dans la partie 2
19/04/2017
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11
Priorité Dépendence Ordre
2
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3 Sert à ordonner les tâches
1
Le niveau de priorité est le produit de la criticité et des délais.
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P2: tâches à priorité moyenne, correspondant aux catégories uI et Ui
P3: tâches à faible priorité, correspondant à la catégorie ui
To do list | Quelques champs à rajouter dans la partie 2
19/04/2017
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reserved
12
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5
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initialement et réalisé
4
Sert à conserver une trace du délai entre la date
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simplement à disposer d’éléments de
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Statut Commentaire
Pas
commencé
En cours
En cours
To do list | Partie 3 : où vous en êtes à ce jour
1
2
Le champ ‘Commentaire’ sert à présenter des
informations complémentaires sur l’avancement, les
risques, les retards …
Le champ ‘Statut’ sert à determiner si les tâches sont
effectuées en accord avec le planning initialement prévu.
Vous pouvez utiliser un système à 4 valeurs:
19/04/2017
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13
Fait
Pas commencé
En cours
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To do list | Quelques champs à rajouter dans la partie 3
19/04/2017
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reserved
14
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2
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conséquences des menaces identifiées
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Sert à identifier clairement les retards (et en conséquence à re-prioriser votre
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Quelques conseils à suivre pour créer une to do list avec MS Excel
19/04/2017 15
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  • 1. To do list – template 19/04/2017 consultorama.101@gmail.com – all rights reserved 1
  • 2. To do list| Vue d’ensemble 19/04/2017 consultorama.101@gmail.com – all rights reserved 2 Objectif Liste structurée de tâches à realiser dans un future proche, avec des éléments de priorisation et d’état d’avancement. Contenu standard ▪ Description des tâches ▪ Responsable* ▪ Criticité ▪ Deadline ▪ Statut ▪ Commentaire *si partagé avec l’équipe et le client Utilisation ▪ ‘individually’ : used to ensure you do not forget to do anything important ▪ ‘collectively’: used to share tasks and progress within team &/or with client Conseils d’implémentation ▪ Présenter de façon claire, spécifique et synthétique ▪ Allouer systématiquement un responsable ▪ Doit être facile à lire, de préférence avec couleurs & icones Outils ▪ MS PPT, MS XL, MS Notes ▪ Gmail, MS Outlook … ▪ Applis (todoist par ex.) Templates ▪ Voir les slides suivants
  • 3. 3 principes de base à respecter pour élaborer et mettre à jour to do list 19/04/2017 consultorama.101@gmail.com – all rights reserved 3 Cela ne doit prendre que quelques minutes de remplir une to do list Utiliser des nombres et des termes précis pour décrire les tâches N’importe quel membre de votre équipe doit pouvoir comprendre vos tâches et prendre le relai Facile à faire Facile à lire Spécifique 31 2
  • 4. Il y a différentes façons de créer et mettre à jour une to do list … 19/04/2017 consultorama.101@gmail.com – all rights reserved 4 Elaborer votre propre to do list Utiliser un template de to do list fourni dans certains outils Utiliser les fonctionnalités de gestion de tâches de votre messagerie Utiliser une application dédiée To do list
  • 5. … chacune d’entre elles présentant des avantages particuliers 19/04/2017 consultorama.101@gmail.com – all rights reserved 5 Adaptable Collaboratif Facile à utiliser Automatisé Faîtes votre propre to do Utilisez votre messagerie Utilisez un template Utilisez une appli Faible Moyen Elevé and the winner is …. Si vous créez votre propre to do, vous pouvez ajouter / retirer toutes les informations que vous voulez en fonction de vos besoins Les messageries & applis dédiées ont été nativement conçus pour encourager le travail collaboratif Les applis et les templates sont très faciles d’utilisation – l’experience utilisateur varie en fonction des logiciels de messagerie Les messageries & applis dédiées ont des fonctionnalités comme les rappels, les interactions avec l’agenda
  • 6. To do list – une version basique sous MS XL Partie 1: Nature Partie 2: Priorités Partie 3: Etat d’avancement 19/04/2017 consultorama.101@gmail.com – all rights reserved 6 # Categorie Description des tâches Resp. Criticité Délai Statut Commentaire A001 Catégorie 2 Resp. 6 Pas commencé A002 Catégorie 1 Resp. 4 En cours A003 Catégorie 1 Resp. 4 En cours Que devons-nous accomplir? Que doit-on faire en premier? Où en est-on? Criticality Deadline
  • 7. # Categorie Description des tâches Resp. A001 Catégorie 2 Resp. 6 A002 Catégorie 1 Resp. 4 A003 Catégorie 1 Resp. 4 To do list – Partie 1: determiner ce qui doit être accompli 1 2 3 Le champ ‘#’ sert à attribuer un numéro de série à chaque tâche afin de rendre la navigation et les contrôles plus faciles. Vous pouvez allier le champ ‘#’ avec le champ ‘Catégorie’ (par exemple, toutes les tâches de la catégorie A ont un numéro de série AXXX) Le champ ‘Catégorie’ sert à qualifier la nature des tâches à accomplir: ▪ Vous travaillez sur plusieurs streams ou projets ▪ Vous couvrez un spectre de tâches très large Appliquez le principe ‘MECE’ Le champ ‘Description’ sert à … décrire chaque tâche, en suivant des règles simples: ▪ Soyez spécifique et synthétique ▪ Commencez les descriptions avec un verbe d’action ▪ Evitez de regrouper des tâches (même si elles sont interconnectées, elles peuvent avoir des deadlines particuliers) 19/04/2017 consultorama.101@gmail.com – all rights reserved 7 4 Le champ ‘Responsable’ sert à identifier qui est aux commandes de chaque tâche. A utiliser lorsque vous voulez partager votre to do list avec votre équipe ou votre client. La responsabilité est une notion cruciale, car il s’agit d’une condition sine qua non pour que quelqu’un commence à travailler effectivement sur les tâches. Vous pouvez utiliser le nom complet ou seulement les initiales les responsables.
  • 8. To do list | Quelques champs à rajouter dans la partie 1 19/04/2017 consultorama.101@gmail.com – all rights reserved 8 Sous-catégorie Livrable Equipe 2 3 A utiliser pour présenter les livrables (nom et/ou nature) qui seront produits via les tâches à effectuer A utiliser si vous voulez analyser les tâches à travers un prisme organisationnel. Vous pouvez ainsi ajouter différents champs comme l’équipe, le département, la compagnie … 1 A utiliser si vous voulez analyser les tâches sous différents angles (vous pouvez ajouter plusieurs niveaux de sous-catégories)
  • 9. To do list | Partie 2 : ce qui doit être fait en premier 19/04/2017 consultorama.101@gmail.com – all rights reserved 9 Le champ ‘Criticité’ sert à mesurer l’importance des tâches dans la liste. Vous pouvez utiliser une échelle à 3 degrés (élevée – moyenne – basse) pour qualifier les tâches de la liste, sachant qu’en général, vous devriez avoir une majorité de ‘moyenne’ et un nombre limité de ‘élevée’ et ‘faible’. Criticality Deadline 2 Le champ ‘Deadline’ sert à identifier les tâches urgentes, i.e. avec un deadline proche. Il est fondamental d’allouer un deadline précis à chaque tâche de la liste (éviter ASAP autant que possible). Précisez quelle est la nature des deadlines présentés (initial, corrigé, réel ...). Criticité Deadline 1
  • 10. Criticité et deadlines servent à remplir une matrice d’Eisenhower 19/04/2017 consultorama.101@gmail.com – all rights reserved 10 Ui UI ui uI U: urgent -> deadline proche Tâches à effectuer rapidement car un engagement a été pris u: non urgent -> deadline éloigné Tâches sans contraintes de temps (du moins dans l’immédiat) I: important -> criticité élevée Tâches à fort enjeu (positif si effectuées, négatif sinon) i: not important -> faible criticité Tâches à enjeu faible (en positif ou en négatif)
  • 11. To do list | Quelques champs à rajouter dans la partie 2 19/04/2017 consultorama.101@gmail.com – all rights reserved 11 Priorité Dépendence Ordre 2 Sert à connecter les tâches les unes aux autres: ▪ Dépendance amont: tâches devant être effectuées avant ▪ Dépendance aval: tâches devant être effectuées après Identifier les dépendances est plus facile après avoir alloué un numéro de série à chaque tâche 3 Sert à ordonner les tâches 1 Le niveau de priorité est le produit de la criticité et des délais. Vous pouvez utiliser une echelle à 3 degrés: P1: tâches à forte priorité, correspondant à la catégorie UI de la matrice d’Eisenhower P2: tâches à priorité moyenne, correspondant aux catégories uI et Ui P3: tâches à faible priorité, correspondant à la catégorie ui
  • 12. To do list | Quelques champs à rajouter dans la partie 2 19/04/2017 consultorama.101@gmail.com – all rights reserved 12 Date de création Deadline initial Deadline réel 5 Sert à monitorer les différences entre attendu initialement et réalisé 4 Sert à conserver une trace du délai entre la date de création et de réalisation des tâches, ou plus simplement à disposer d’éléments de chronologie
  • 13. Statut Commentaire Pas commencé En cours En cours To do list | Partie 3 : où vous en êtes à ce jour 1 2 Le champ ‘Commentaire’ sert à présenter des informations complémentaires sur l’avancement, les risques, les retards … Le champ ‘Statut’ sert à determiner si les tâches sont effectuées en accord avec le planning initialement prévu. Vous pouvez utiliser un système à 4 valeurs: 19/04/2017 consultorama.101@gmail.com – all rights reserved 13 Fait Pas commencé En cours En attente
  • 14. To do list | Quelques champs à rajouter dans la partie 3 19/04/2017 consultorama.101@gmail.com – all rights reserved 14 Retards Risques / menaces 2 Sert à identifier les retards potentiellement à venir, en mettant en lumière la nature / les causes / les conséquences des menaces identifiées 1 Sert à identifier clairement les retards (et en conséquence à re-prioriser votre travail ou prendre toute action correctrice qui s’impose). Vous pouvez utiliser une formule avec pour arguments les deadlines, la date du jour et le statut pour identifier automatiquement les retards. Overdues
  • 15. Quelques conseils à suivre pour créer une to do list avec MS Excel 19/04/2017 15 Utiliser des listes déroulantes pour tous les champs devant être remplis avec des données homogènes (statut, criticité, catégorie, responsable notamment) Utiliser le formatage conditionnel pour les champs au contenu visuel (statut, criticité par exemple) Utiliser des formules pour calculer les champs ‘complexes’ comme les retards consultorama.101@gmail.com – all rights reserved