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Toulouse, Mardi 23 novembre 2010
OATAO
(Open Archive Toulouse Archive Ouverte) :
genèse, évolution...
OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
Plan

Genèse d'OATAO

Organisation de l'archive

La communication

Les statistiques

Les perspectives
OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
La genèse...
... d'OATAO
OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
Un contexte plutôt favorable...
OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
Une première expérience
Une première expérience concluante : une archive
ouverte des thèses de l'INP mise en place dès 2005
avec comme résultats :
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OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
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OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
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OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
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travaux de recherche de l'établissement, et donc
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OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
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OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
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L'archive doit devenir l'une des briques de l'entrepôt de
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OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
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
1100 chercheurs
OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
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OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
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commerciales à comité de lecture (6 laboratoires)
OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
53,33%
19,05%
2,38%
25,24%
Diffusion
autorisée
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non autorisée
Pas d'information sur le site
de l’éditeur
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Résultat de l'étude
OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
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OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
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OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
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OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
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Les index

Year

Person

Laboratory

Institution

Université de Toulouse

French research institution

Other partners
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Plateforme de diffusion
Choix « provisoire » : Eprints, logiciel libre OAI

Déjà utilisée pour l'archive des thèses

Facilement configurable

Une communauté active

Principales fonctionnalités :

Autocomplete-as-you-type

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bibliographiques

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
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
Import de données possible
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Un groupe de travail
« pro doc »
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doc». 7 réunions en 3 mois
Travail sur les métadonnées. Assurer la
compatibilité avec :

l'archive nationale

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OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
Un groupe de travail
« pro doc »
Rendre compatible l'archive locale avec HAL signifie
d'associer :

chaque auteur à un laboratoire connu de l'archive
nationale
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à chaque Eprints, la classification de l'archive
nationale
OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
Un groupe de travail
« pro doc »

Définition des métadonnées obligatoires, visibles ou
non au déposant, pour chaque type de document
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normes de saisie de catalogage)
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OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
Ouverture officielle de l'archive ouverte OATAO
(Open Archive Toulouse/Toulouse Archive Ouverte)
le 17 janvier 2008
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Organisation de l'archive
Comment ca marche ?
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Organisation

Une équipe de pilotage constituée des différents
SCD

Une équipe staff-oatao (~ 10 personnes)
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Organisation

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
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
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Innover...
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Sandrine Malotaux (sandrine.malotaux@inp-toulouse.fr)
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L'archive ouverte OATAO : genese et evolution

  • 1. Toulouse, Mardi 23 novembre 2010 OATAO (Open Archive Toulouse Archive Ouverte) : genèse, évolution...
  • 2. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010 Plan  Genèse d'OATAO  Organisation de l'archive  La communication  Les statistiques  Les perspectives
  • 3. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010 La genèse... ... d'OATAO
  • 4. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010 Un contexte plutôt favorable...
  • 5. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010 Une première expérience Une première expérience concluante : une archive ouverte des thèses de l'INP mise en place dès 2005 avec comme résultats :  Des statistiques de consultation encourageantes  Janvier 2006 : 10 934 thèses téléchargées  Décembre 2006 : 19 227 thèses téléchargées  Un premier « travail » de sensibilisation auprès des instances de l'université (CS, CA, etc...) déjà effectué  Des compétences acquises par le personnel du SCD
  • 6. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010 Un travail déjà bien engagé  Réflexions autour des archives ouvertes (GTAO Couperin)  Début du projet ORI-OAI  http://www.ori-oai.org/display/ORIOAI/ORI-OAI.ORG  Mise en place du PRES toulousain (mars 2007)  Des outils matures de dépôts
  • 7. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010 Pourquoi une archive ouverte ?
  • 8. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010  Améliorer la visibilité et l’accessibilité des travaux de recherche de l'établissement, et donc l’impact scientifique  Une archive proche des besoins des chercheurs  Souple, évolutive et réactive  Services aux laboratoires et aux chercheurs
  • 9. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010 Pourquoi une archive ouverte institutionnelle ?
  • 10. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010  Fournir des indicateurs recherche : un outil pour l'évaluation  Listes d'autorité modérées  Contrôle et maîtrise de l'indexation  Contrôle des droits de diffusion par les bibliothèques garanties par les SCD  Lien fort avec le SI des établissements. L'archive doit devenir l'une des briques de l'entrepôt de ressources (cours, thèses, articles, documents administratifs...)
  • 11. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010 Pourquoi une archive institutionnelle multi-établissement ?
  • 12. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010  La majorité des laboratoires de l'INP sont des laboratoires mixtes  Le souhait de plusieurs établissements d'entrer dans la nouvelle archive ouverte :  École Nationale Vétérinaire de Toulouse (ENVT)  Institut National Polytechnique de Toulouse (INPT) : 4 écoles d'ingénieurs  Institut Supérieur de l'Aéronautique et de l'Espace (ISAE)  École Nationale de Formation Agronomique (ENFA)
  • 13. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010 Potentiel recherche  Disciplines couvertes :  Sciences de l'ingénieur  Sciences vétérinaires  Sciences de l'éducation  Sciences de l'information et de la communication  900 publications/an  1100 chercheurs
  • 14. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010 Convaincre (oui c'est possible)... Informer... Piloter...
  • 15. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010 Convaincre... Une étude préalable du SCD  Juin 2006 : analyse des conditions juridiques d’archivage institutionnel selon les éditeurs  210 articles parus en 2005 dans des revues commerciales à comité de lecture (6 laboratoires)
  • 16. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010 53,33% 19,05% 2,38% 25,24% Diffusion autorisée Diffusion payante Diffusion non autorisée Pas d'information sur le site de l’éditeur 112 articles 53 articles 5 art. 40 articles Résultat de l'étude
  • 17. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010 Informer...  Les instances : CS, CA, directeurs labos  Les décideurs : Président, VP CS, les responsables de la recherche  Les chercheurs publiants  Les professionnels de la documentation
  • 18. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010 Piloter...  Projet à l'initiative du SCD et de la direction de la recherche : validation en juin 2006  Pilotage du projet par le SCD  Pas de postes dédiés  Financement demandé dans le contrat quadriennal 2007-2010 Objectif attendu : 1500 dépôts fin 2010...
  • 19. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010 En pratique ? Entrer dans le vif du sujet...
  • 20. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010 Un groupe de travail Septembre 2006. Constitution d'un groupe de travail mixte constitué de :  Correspondants laboratoires  Correspondants bibliothèques  Représentants d'autres universités intéressées par le projet  D'un représentant du SICD
  • 21. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010 Les objectifs 8 réunions du groupe en 1 an ...  Définir les besoins et les contraintes des laboratoires  Enquête et interview  Décrire les différents scénarios des dépôts possibles  S'accorder sur la typologie des documents diffusés dans l'archive ouverte.  Respecter les normes techniques et juridiques en vigueur Et ... changer les mentalités...
  • 22. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010 Les grands principes retenus  UN dépôt unique pour le chercheur dans UNE seule archive. Pas de double dépôt dans HAL : compatibilité avec l'archive nationale  Pas d'obligation de dépôt mais...  Une archive ouverte doit avoir un contenu :  le texte intégral doit être obligatoirement déposé  Exception pour les documents confidentiels
  • 23. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010 Les grands principes retenus Des responsabilités bien réparties : un workflow simple Le déposant :  est garant de la validité scientifique  dispose de l'autorisation de tous les auteurs  dispose des droits concernant les documents tiers (photos, etc..) Les gestionnaires de l'archive assurent :  la validation technique des documents et des métadonnées,  le contrôle des droits de diffusion (Romeo/Sherpa)
  • 24. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010 Les grands principes retenus  Un dépôt rapide : pas plus de 5 minutes  Un format de diffusion unique : le format PDF  Une interface web en langue anglaise  Pas de classification thématique
  • 25. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010 Qui peut déposer et quoi ?  Tous les enseignants-chercheurs qui font partie des 4 établissements  Travaux de recherche réalisés au sein des 4 établissements  Travaux de recherche réalisés hors de ce périmètre  Dépôt exclusif de postprints dans l'archive ouverte  Une typologie de documents définie avec les chercheurs compatible avec l'archive nationale
  • 26. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010 Typologie Article An article in a journal, magazine, newspaper. Not necessarily peer-reviewed. May be an electronic-only medium, such as an online journal or news website. AUTHOR'S-VERSION please : Many "Green" publishers do not allow the use of the published pdf file Conference or Workshop Item A paper, poster, speech, lecture or presentation given at a conference, workshop or other event. Invited Conference Oral communication expressed at the time of a congress and answering an invitation. It can be given in opening of the event (plenary conference). Other Conference Oral communication (with support) made as a specialist (except congress) and answering an invitation launched by a university, a school, an organization, a company,... Book Section A chapter or section in a book. Book A book.
  • 27. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010 Typologie PhD Thesis A PhD thesis. HDR Habilitation à diriger des recherches. Mémoire University work (except thesis): master, maitrise, DEA, DESS, CNAM. Patent A published patent. Popular scientific article Document allowing the largest audience to reach the culture scientific, technical, industrial and environmental Report Internal reports (only for archive). Other Something within the scope of the repository, but not covered by the other categories.
  • 28. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010 Les index  Year  Person  Laboratory  Institution  Université de Toulouse  French research institution  Other partners
  • 29. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010 Plateforme de diffusion Choix « provisoire » : Eprints, logiciel libre OAI  Déjà utilisée pour l'archive des thèses  Facilement configurable  Une communauté active  Principales fonctionnalités :  Autocomplete-as-you-type  Export simple de ma bibliographie vers des logiciels bibliographiques  Alertes spécifiques par mail ou fil RSS  Possibilité de mise en place de CV, de listing  Import de données possible
  • 30. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010 Un groupe de travail « pro doc » Septembre 2007. Création d'un groupe de travail «pro doc». 7 réunions en 3 mois Travail sur les métadonnées. Assurer la compatibilité avec :  l'archive nationale  les recommandations du GTAO (http://gtao.wikidot.com)
  • 31. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010 Un groupe de travail « pro doc » Rendre compatible l'archive locale avec HAL signifie d'associer :  chaque auteur à un laboratoire connu de l'archive nationale  à chaque Eprints, la classification de l'archive nationale
  • 32. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010 Un groupe de travail « pro doc »  Définition des métadonnées obligatoires, visibles ou non au déposant, pour chaque type de document  Définition des règles de saisie (largement reprises des normes de saisie de catalogage)  Travail sur l'interface web du site  Rédaction de la FAQ, des aides en ligne, de la charte de dépôt, etc...  Mise en place technique de la maquette suivant les recommandations. Connexion au LDAP, etc...
  • 33. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010 Ouverture officielle de l'archive ouverte OATAO (Open Archive Toulouse/Toulouse Archive Ouverte) le 17 janvier 2008 Nom de domaine PRES : http://oatao.univ-toulouse.fr
  • 34. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010 Organisation de l'archive Comment ca marche ?
  • 35. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010 Organisation  Une équipe de pilotage constituée des différents SCD  Une équipe staff-oatao (~ 10 personnes)  Modération des articles (double, ...)  Contrôle des métadonnées  Contrôle technique des documents  Contrôle des droits de diffusion  Formation des utilisateurs  Une équipe tech-oatao (4 personnes)  Contrôle qualité  Organisation du travail  Formation des gestionnaires  Administration du serveur (mise à jour, développement, ...)
  • 36. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010 Organisation  Des outils  Un wiki de travail  Google documents  Des listes pour :  Les gestionnaires (staff-oatao@)  Les administrateurs (tech-oatao@)  Les politiques (oatao@)  Des réunions régulières
  • 37. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010 Organisation  Un peu de technique  Un serveur virtuel dédié : Red Hat Enterprise Linux Server  2,8Go de RAM/38 Go de disque  Sauvegarde assurée par la DSI de l'INPT  EPrints 3.2.4 (Victoria Sponge)  Temps moyen par document : gestion  30 à 45 min
  • 38. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010 La communication Peut-être le plus difficile...
  • 39. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010 Faire savoir Communication interne  Réunions/formation des chercheurs  Rédaction de « flyers »  Articles dans le journal de l'INP
  • 40. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010 Faire savoir Communication externe  Déclaration d'OATAO dans les différents sites de références : ROAR, DRIVER, Eprints, OAISTER...  Articles (Arabesque - ABES), conférences (LIBER, Journée Couperin), ...  Semaine de l'Open Acess 2010 : Interview de chercheurs  Exemple : http://www.youtube.com/watch?v=HQQiDyImeLU&feature=related
  • 41. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
  • 42. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
  • 43. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010 Statistiques ? Retour sur investissement...
  • 44. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
  • 45. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
  • 46. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
  • 47. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
  • 48. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010
  • 49. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010  Les perspectives Innover...
  • 50. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010 Être à l'écoute des besoins  Faciliter la rédaction des rapports quadriennaux  Exportation des données (divers formats)  Rendre visible le travail des laboratoires  sur le site web du laboratoire (affichage adapté) http://www.envt.fr/Documentation/ArchivesOuvertes.php?choix=xenobiotiques  sur les pages personnelles des chercheurs http://personnel.isae.fr/laurent-joly/article/liste-de-publications.html http://www.enfa.fr/recherche/laboratoires/toulouse-educagro/isabelle-fabre/  Assurer la sauvegarde des données
  • 51. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010 Proposer de nouveau services Exemples :  importation DOI, Pubmed...  Afficher le nombre de citations des articles (Web Of Science)  Les facteurs d'impact des revues ?
  • 52. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010 Coopérer  Vers une coopération internationale et des archives thématiques :  EPFL Ecole Polytechnique Fédérale de Lausanne  Universitat Politècnica de Catalunya  OATAO...  Le moissonneur du PRES toulousain  Nouveaux participants à OATAO :  Nouveaux laboratoires  Purpan, Météo ....
  • 53. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010 L'avenir : quelques pistes  Vers l'obligation du dépôt ?  Archivage externe : CINES  Une meilleur intégration au SI : référentiel interne et externe...  Les soutenances de thèse (podcast)  Le web sémantique  Les données de la recherche
  • 54. OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010 Contacts Sandrine Malotaux (sandrine.malotaux@inp-toulouse.fr) Jean-Marie Le Bechec (Jean-Marie.LeBechec@inp-toulouse.fr) OATAO : http://oatao.univ-toulouse.fr

Notes de l'éditeur

  1. En particulier le groupe de travail sur les MD : être raccord avec le futur schéma AI.FR 3 personnes dans ori : fonctionnelle/développement et pilotage
  2. Il faut bien débuter quelque part
  3. Trouver le bon casting : Les chercheurs moteurs qui comptent Les bons correspondants 8 labos (dont un labo propre du cnrs) + 5 établissements
  4. Besoins : enquête auprès des laboratoires sur leurs pratiques. Combien de chercheurs ? De doctorants ? Comment de publis ? Existe-il des personnes ressources ? Dépôt dans HAL ? Conservent-ils le texte intégral ? Pourquoi faire ? Publi des refs ? Sur le Web ? Sur HAL ? Ailleurs ? Utilisation pour ?? Quelles contraintes ? INRA, etc.. Quels souhaits pour les ao ? Quels services ? Rédaction sous quel format ? Words, LaTeX ? Validation scientifique ?
  5. Un contenu : La politique des éditeurs peut changer La sauvegarde...
  6. Posprints : pour permettre l'évaluation Décharger au maximum le déposant du travail Un format unique pour simplifier la consultation. Nous acceptons le dépôt des documents dans d'autres formats mais nous effectuons la conversion pdf