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Réunion publique: Une organisation préparée en vaut deux
                   Le management des risques



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     PRÉSENTATION DU SYSTÈME
D’ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE MUTUALISÉ
               (SAE)




      Services concernés :
                Élus locaux
                Responsables administratifs
                Directions des systèmes d’information




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Réunion publique: Une organisation préparée en vaut deux
                   Le management des risques



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 Le SAE c’est :

      Moins de papiers
      Valeur probante des documents garantie
      Conservation des documents dans la durée




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                     Le management des risques



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 Présentation générale du SAE mutualisé du Cdg60

      Genèse
             De la GED au SAE
             Des compétences archivistiques, informatiques, juridiques,
             Le choix de la mutualisation


      Concrétisation du projet
               Analyse des besoins
               Internalisation ou externalisation ?
               Le contrôle scientifique et technique de l’État
               Le choix du prestataire




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                     Le management des risques



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 Présentation générale du SAE mutualisé du Cdg60

      Les enjeux pour les collectivités territoriales
               La société numérique
               La pérennité du support numérique
               L’intégrité des informations conservées
               Une obligation et une nécessité


      Complémentarité et continuité de l’archivage (traditionnel)
             Du papier au numérique
             Multiplicité des formats
             Faire coexister les supports en bonne intelligence




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 Les documents administratifs numériques et leur
  conservation réglementaire

      Archive numérique et réglementation
            La preuve numérique
            La signature électronique


      Documents administratifs nativement numériques
            Dématérialisation de la production de documents administratifs
            Dématérialisation des échanges de documentations administratives




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 Les documents administratifs numériques et leur
  conservation réglementaire

      Archivage, conservation et communication des documents numériques
            Collecte
            Conservation dans le temps
            Communication


      Valeur probante et sécurité
               Empreinte numérique
               Traçabilité
               Sécurisation de l’accès aux documents
               Sécurisation des supports physique de stockage




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 Le déploiement du SAE auprès des collectivités de l’Oise

      Modalités et responsabilités contractuelles
            Présentation des différents acteurs
            Contractualisation et responsabilité de chaque entité


      Accompagnement
            Formations des collectivités
            Administration du système par les archivistes du CDG 60
            Mutualisation de la maintenance du système au niveau du CDG 60




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 Le déploiement du SAE auprès des collectivités de l’Oise

      Coût et phase de déploiement du système
            Hébergement
            Administration de la plateforme d’archivage


      Mise en production du système
            Versements, tris, éliminations, communications
            Les nouveaux flux documentaires
            Les politiques d’archivage




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 Discours de clôture




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  • 2. Réunion publique: Une organisation préparée en vaut deux Le management des risques SAE  Le SAE c’est :  Moins de papiers  Valeur probante des documents garantie  Conservation des documents dans la durée www.cdg60.com Réunion publique du 15/11/2012 à Compiègne Page 2
  • 3. Réunion publique: Une organisation préparée en vaut deux Le management des risques SAE  Présentation générale du SAE mutualisé du Cdg60  Genèse  De la GED au SAE  Des compétences archivistiques, informatiques, juridiques,  Le choix de la mutualisation  Concrétisation du projet  Analyse des besoins  Internalisation ou externalisation ?  Le contrôle scientifique et technique de l’État  Le choix du prestataire www.cdg60.com Réunion publique du 15/11/2012 à Compiègne Page 3
  • 4. Réunion publique: Une organisation préparée en vaut deux Le management des risques SAE  Présentation générale du SAE mutualisé du Cdg60  Les enjeux pour les collectivités territoriales  La société numérique  La pérennité du support numérique  L’intégrité des informations conservées  Une obligation et une nécessité  Complémentarité et continuité de l’archivage (traditionnel)  Du papier au numérique  Multiplicité des formats  Faire coexister les supports en bonne intelligence www.cdg60.com Réunion publique du 15/11/2012 à Compiègne Page 4
  • 5. Réunion publique: Une organisation préparée en vaut deux Le management des risques SAE  Les documents administratifs numériques et leur conservation réglementaire  Archive numérique et réglementation  La preuve numérique  La signature électronique  Documents administratifs nativement numériques  Dématérialisation de la production de documents administratifs  Dématérialisation des échanges de documentations administratives www.cdg60.com Réunion publique du 15/11/2012 à Compiègne Page 5
  • 6. Réunion publique: Une organisation préparée en vaut deux Le management des risques SAE  Les documents administratifs numériques et leur conservation réglementaire  Archivage, conservation et communication des documents numériques  Collecte  Conservation dans le temps  Communication  Valeur probante et sécurité  Empreinte numérique  Traçabilité  Sécurisation de l’accès aux documents  Sécurisation des supports physique de stockage www.cdg60.com Réunion publique du 15/11/2012 à Compiègne Page 6
  • 7. Réunion publique: Une organisation préparée en vaut deux Le management des risques SAE  Le déploiement du SAE auprès des collectivités de l’Oise  Modalités et responsabilités contractuelles  Présentation des différents acteurs  Contractualisation et responsabilité de chaque entité  Accompagnement  Formations des collectivités  Administration du système par les archivistes du CDG 60  Mutualisation de la maintenance du système au niveau du CDG 60 www.cdg60.com Réunion publique du 15/11/2012 à Compiègne Page 7
  • 8. Réunion publique: Une organisation préparée en vaut deux Le management des risques SAE  Le déploiement du SAE auprès des collectivités de l’Oise  Coût et phase de déploiement du système  Hébergement  Administration de la plateforme d’archivage  Mise en production du système  Versements, tris, éliminations, communications  Les nouveaux flux documentaires  Les politiques d’archivage www.cdg60.com Réunion publique du 15/11/2012 à Compiègne Page 8
  • 9. Réunion publique: Une organisation préparée en vaut deux Le management des risques SAE  Discours de clôture www.cdg60.com Réunion publique du 15/11/2012 à Compiègne Page 9