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TUTORIEL
2 0 1 8
BIEN DÉBUTER
AVEC
Ce tutoriel a pour objet de bien débuter
avec KROQI.
	Il présente les principes d’utilisation
de la plateforme collaborative KROQI.
	Le guide traite les points suivants :
	  Présentation de la plateforme
	  Fonctionnalités de la plateforme
	  Fonctionnalités des espaces projets
BIEN DÉBUTER
AVEC
2
KROQI
	 Une plateforme collaborative qui permet de :
	 	Collaborer entre les différents
intervenants du projet
	 	  Centraliser les données du projet
		 Échanger de la donnée
	 	 Mieux travailler ensemble
	 Bonus : passer le projet en BIM* !
*BIM = Building Information Modeling
3
ACCÈS À
Pour créer un espace ou se connecter à la
plateforme KROQI, il suffit de se rendre sur le site
www.kroqi.fr
Sur ce site il vous est possible de créer un
espace, de vous connecter à la plateforme,
d’accéder au forum ou de télécharger différents
documents utiles à la prise en main de la
plateforme.
4
LA PLATEFORME
Création d’un espace
pour la mise en place
de KROQI lors de sa
première utilisation
Connexion à votre
compte individuel
et accès aux différents
espaces auquels
vous êtes invités
Accès au forum
regroupant un
ensemble de
questions / réponses
5
CRÉATION D’UN ESPACE
 CLIQUEZ SUR
 LA FENÊTRE CI-DESSOUS S’AFFICHE
Si votre projet n’a pas encore d’espace dédié, vous pouvez en créer une sur cette page.
L’idéal est de confier cette tâche à l’AMO BIM du projet (l’AMO BIM Parvis a créé des
modèles de projets avec une arborescence déjà établie qui permet de faciliter la mise en
place de l’outil) ou au conducteur d’opération si le projet n’est pas en BIM.
CRÉER VOTRE ESPACE
6
SE CONNECTER À SON COMPTE
 CLIQUEZ SUR
 LA FENÊTRE CI-DESSOUS S’AFFICHE
Cette fenêtre vous permet de vous connecter à votre compte.
À chaque compte peuvent correspondre plusieurs espaces.
Lors de la connexion il est demandé de sélectionner l’espace auquel l’utilisateur souhaite
accéder.
Un fois connecté à la plateforme, et dans le cas où l’utilisateur est affecté à plusieurs
espaces, il peut en quelques clics changer d’espace sans avoir à se reconnecter.
SE CONNECTER
7
PN
Barre de raccourcis
SUR LA
8
Ensemble des projets accessibles
par l’utilisateur dans l’espace
PLATEFORME
Vue générale sur la page
9
PN
AirTime
Outil de visioconférence
BARRE DE
Accueil
Retour à l’accueil de la plateforme
Contacts
Ensemble des contacts présents sur l’espace
Recherche
Outil de recherche
Chat
Retrouvez ici vos #channels, messages
directs et groupe de discussion
Messages
L’envoi de mail se fait via l’adresse
utilisée pour se connecter à l’espace
Options
Permet d’accéder au forum de KROQI
ou à Viméo pour visualiser des tutoriels,
choisir la langue de la plateforme et
d’accéder aux liens de téléchargement
de KROQI drive et EveBIM
10
PN
PN
Prénom Nom
Compétence
PN
RACCOURCIS
Permet d’accéder aux
informations de l’utilisateur et
de les modifier (nom, société,
numéro de téléphone, mot de
passe...).
En fonction des droits d’accès
de l’utilisateur, il est également
possible d’ajouter, de supprimer
ou de modifier les autres
utilisateurs, et de paramétrer
l’espace de travail.
Permet d’accéder au travail de
l’utilisateur, à savoir les tâches
qui lui sont attribuées, son
agenda, les activités projets
de l’utilisateur, les validations
qu’il a demandées ou qu’il
doit réaliser. Il est également
possible de paramétrer les
notifications reçues par mail.
11
PN
LISTE DES PROJETS
Liste des projets
Channel
Gestion
documentaire Tâches Agenda
Système similaire au
chat, à la différence
que les messages,
liens et autres
documents publiés
dans le channel,
sont visibles par
l’ensemble des
utilisateurs du projet.
Permet d’accéder
à l‘ensemble des
dossiers et des
documents du projet.
En fonction des droits
d’accès, l’utilisateur
peut visualiser les
tâches qui lui sont
assignées, en créer
de nouvelles et en
assigner à d’autres
utilisateurs.
Permet, en fonction
des droit d’accès,
d’accéder aux tâches
et réunions de
l’utilisateur, et des
autres utilisateurs du
projet. Un lien est
possible avec Outlook.
12
ET NAVIGATION
Réunion Activités
Selon les droits, permet à l’utilisateur
de modifier le projet, d’y ajouter des
participants, de modifier les droits de ceux-ci
ou de dupliquer le projet
Utilisateurs du projet
...
Permet d’envoyer
des avis de réunion.
Il est possible de
proposer plusieurs
dates aux autres
collaborateurs et
d’arrêter une date
en fonction de leurs
réponses.
Regroupe l’ensemble
des activités (dépôt de
document, mise à jour,
modification...) qui ont
eu lieu sur le projet.
Dans le cas où des tâches ont été créées, une pastille
de couleur s’affiche pour indiquer si les jalons sont
respectés. Lorsqu’elle est verte, aucune deadline n’est
dépassée, lorsqu’elle devient rouge, au moins une
tâche n’a pas été réalisée dans les temps.
Lorsque l’on sélectionne un projet, la barre des tâches
reste la même à l’exception de cette pastille. Celle-ci
est remplacée par le bouton qui liste l’ensemble
des services proposés sur la plateforme (outils de
conception architecturale, checker…). Ces services
sont des extensions de la plateforme et peuvent être
payants.
13
PN
CHANNEL
Fonctionnalités du channel
14
Nombre de personnes connectées
Options du chat
Liste des messages postés
Zone pour écrire votre message
Particularités :
 Pas de possibilité de « Tagguer » ou « Marquer » un intervenant sur la plateforme
pour le moment
 Les messages peuvent être mis en favoris pour les retrouver
 Un système de recherche est présent sur le channel
 Système de visibilité de lecture de la part des autres intervenants
15
PN
 Dépôt de documents
 Gestion des droits
 Versionning
 Verrouillage
 Demande de validation
 Partage
Sous-dossier 1
Sous-dossier 2
 Sous-dossier 2
Options / Interactions
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de la plateforme
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dossier actif
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16
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17
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18
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19
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TÂCHES
Nouvelle liste,
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Tâche sélectionnée
et prête à démarrer
+ bouton pour démarrer la tâche
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+ bouton pour valider ou refuser
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Tâche(s) validée(s)
 Les listes de Création d’une tâche sont exportables au format Excel
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20
Lorsqu’une tâche est sélectionnée,
l’ensemble des paramètres de celle-ci
s’affiche sur la droite.
Il est alors possible de voir et de modifier
diverses informations, de relancer les
responsables de la tâche, d’ajouter des
rappels, d’ajouter des sous tâches, de joindre
un fichier, de poster un commentaire sur la
tâche, de programmer une récurrence et de
visualiser les dernières actions réalisées sur
la tâche.
Il est également possible de créer un lien
propre à la tâche pour l’envoyer à une
personne n’ayant pas accès à KROQI.
21
PN
TÂCHES
Le planning de Gantt permet de lier les listes de
tâches entre elles en sélectionnant la fin d’une liste
de tâches et en la reliant, à l’aide de la souris, au
début d’une autre liste de tâches.
Il est ensuite possible de visualiser le chemin critique
des listes de tâches, leur avancement ainsi que le
nombre de jours restants ou de retard.
22
GANTT
Taux d’avancement
de la liste de tâches
sélectionnées
Répartition des tâches
de la liste en pourcentage,
en nombre de tâches
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par acteur
Dépendances
de la liste de tâches
avec les autres listes
de tâches
23
PN
AGENDA
Permet d’afficher
l’agenda de KROQI
dans OUTLOOK
	 Permet d’ajouter un évènement dans l’agenda
	 Liaison avec Outlook
	Attention, le jour et l’heure de fin ne se calent pas automatiquement vous pouvez donc
avoir des réunions qui ont une « fin » avant le « début »
	 Invitation par mail des participants
	 Création d’une conférence AirTime avec le bouton
24
AirTime
25
PN
	 Liste de toutes les réunions
	 Ajout de réunion
	 Choix de la date de réunion parmi une liste
	 Ajout dans l’agenda
	 Les participants sont notifiés par mail
Ajout de proposition de réunion
Initiales
du demandeur
de la réunion
Nom de la réunion AirTime
Lieu de la réunion
Option d’ajout de créneau(x) :
Possibilité d’ajouter plusieurs
créneaux avec date et heure
Liste de tous les créneaux
proposés pour la réunion
Listes des participants
pour la réunion
RÉUNIONS
26
Réponses
des participants
à la demande
de réunion
Résumé
des participants
disponibles
Bouton pour
verrouiller la date
de réunion :
la réunion passe
en vert dans la
liste des réunions
Date et heure
de la réunion validée
Proposition(s)
de dates et heures
de réunion et bouton
de renseignement
de disponibilités
27
PN
ACTIVITÉS
Bouton d’export des activités
Liste des
activités de
la plateforme
28
Liste des filtres disponibles.
Par défaut, toutes les activités de la plateforme
sont affichées.
Il est possible de filtrer par date, par personne,
par mot clé ou type d’activité.
29
PN
	 Les services sont des « Briques » qui se connectent
à la plateforme
	Ci-dessous la liste des services disponibles à ce jour :
	Les types de fichiers pouvant
appliquer le service sont
précisés dans les encadrés gris
de chacun de ceux-ci
(ex : [*.ifc] pour BIMdata.io)
	 Les services sont à activer
directement sur le fichier
concerné par le menu « détail »
(cf. p17) et en sélectionnant
« Lancer un service »
30
31
CONTACTS
Stanislas TABOUREAU
Responsable AMO BIM / Parvis
stanislas.taboureau@parvis.fr
Thibault BOURDEL
Expert BIM GEM / Direction Ingénierie Travaux
thibault.bourdel@arep.fr
Alain JACQUET
Responsable Déploiement BIM
alain.jacquet@arep.fr
LA TECHNOLOGIE PERMET AUJOURD’HUI DE MIEUX
TRAVAILLER ENSEMBLE. LES MÉTHODES DE TRAVAIL
COLLABORATIF SE DÉVELOPPENT DE PLUS EN PLUS,
COMME LE BIM PAR EXEMPLE.
L’OUTIL ESSENTIEL À CES MÉTHODES EST UNE
PLATEFORME TELLE QUE KROQI.
DE NOMBREUX DONNEURS D’ORDRES (DONT SNCF
GARES  CONNEXIONS) SE SONT ENGAGÉS AUPRÈS
DE L’ÉTAT DANS LA « CHARTE OBJECTIFS BIM 2022 »
À UTILISER KROQI.
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Tuto KROQI

  • 1. TUTORIEL 2 0 1 8 BIEN DÉBUTER AVEC
  • 2. Ce tutoriel a pour objet de bien débuter avec KROQI. Il présente les principes d’utilisation de la plateforme collaborative KROQI. Le guide traite les points suivants :  Présentation de la plateforme  Fonctionnalités de la plateforme  Fonctionnalités des espaces projets BIEN DÉBUTER AVEC 2
  • 3. KROQI Une plateforme collaborative qui permet de :  Collaborer entre les différents intervenants du projet  Centraliser les données du projet  Échanger de la donnée  Mieux travailler ensemble Bonus : passer le projet en BIM* ! *BIM = Building Information Modeling 3
  • 4. ACCÈS À Pour créer un espace ou se connecter à la plateforme KROQI, il suffit de se rendre sur le site www.kroqi.fr Sur ce site il vous est possible de créer un espace, de vous connecter à la plateforme, d’accéder au forum ou de télécharger différents documents utiles à la prise en main de la plateforme. 4
  • 5. LA PLATEFORME Création d’un espace pour la mise en place de KROQI lors de sa première utilisation Connexion à votre compte individuel et accès aux différents espaces auquels vous êtes invités Accès au forum regroupant un ensemble de questions / réponses 5
  • 6. CRÉATION D’UN ESPACE CLIQUEZ SUR LA FENÊTRE CI-DESSOUS S’AFFICHE Si votre projet n’a pas encore d’espace dédié, vous pouvez en créer une sur cette page. L’idéal est de confier cette tâche à l’AMO BIM du projet (l’AMO BIM Parvis a créé des modèles de projets avec une arborescence déjà établie qui permet de faciliter la mise en place de l’outil) ou au conducteur d’opération si le projet n’est pas en BIM. CRÉER VOTRE ESPACE 6
  • 7. SE CONNECTER À SON COMPTE CLIQUEZ SUR LA FENÊTRE CI-DESSOUS S’AFFICHE Cette fenêtre vous permet de vous connecter à votre compte. À chaque compte peuvent correspondre plusieurs espaces. Lors de la connexion il est demandé de sélectionner l’espace auquel l’utilisateur souhaite accéder. Un fois connecté à la plateforme, et dans le cas où l’utilisateur est affecté à plusieurs espaces, il peut en quelques clics changer d’espace sans avoir à se reconnecter. SE CONNECTER 7
  • 9. Ensemble des projets accessibles par l’utilisateur dans l’espace PLATEFORME Vue générale sur la page 9
  • 10. PN AirTime Outil de visioconférence BARRE DE Accueil Retour à l’accueil de la plateforme Contacts Ensemble des contacts présents sur l’espace Recherche Outil de recherche Chat Retrouvez ici vos #channels, messages directs et groupe de discussion Messages L’envoi de mail se fait via l’adresse utilisée pour se connecter à l’espace Options Permet d’accéder au forum de KROQI ou à Viméo pour visualiser des tutoriels, choisir la langue de la plateforme et d’accéder aux liens de téléchargement de KROQI drive et EveBIM 10
  • 11. PN PN Prénom Nom Compétence PN RACCOURCIS Permet d’accéder aux informations de l’utilisateur et de les modifier (nom, société, numéro de téléphone, mot de passe...). En fonction des droits d’accès de l’utilisateur, il est également possible d’ajouter, de supprimer ou de modifier les autres utilisateurs, et de paramétrer l’espace de travail. Permet d’accéder au travail de l’utilisateur, à savoir les tâches qui lui sont attribuées, son agenda, les activités projets de l’utilisateur, les validations qu’il a demandées ou qu’il doit réaliser. Il est également possible de paramétrer les notifications reçues par mail. 11
  • 12. PN LISTE DES PROJETS Liste des projets Channel Gestion documentaire Tâches Agenda Système similaire au chat, à la différence que les messages, liens et autres documents publiés dans le channel, sont visibles par l’ensemble des utilisateurs du projet. Permet d’accéder à l‘ensemble des dossiers et des documents du projet. En fonction des droits d’accès, l’utilisateur peut visualiser les tâches qui lui sont assignées, en créer de nouvelles et en assigner à d’autres utilisateurs. Permet, en fonction des droit d’accès, d’accéder aux tâches et réunions de l’utilisateur, et des autres utilisateurs du projet. Un lien est possible avec Outlook. 12
  • 13. ET NAVIGATION Réunion Activités Selon les droits, permet à l’utilisateur de modifier le projet, d’y ajouter des participants, de modifier les droits de ceux-ci ou de dupliquer le projet Utilisateurs du projet ... Permet d’envoyer des avis de réunion. Il est possible de proposer plusieurs dates aux autres collaborateurs et d’arrêter une date en fonction de leurs réponses. Regroupe l’ensemble des activités (dépôt de document, mise à jour, modification...) qui ont eu lieu sur le projet. Dans le cas où des tâches ont été créées, une pastille de couleur s’affiche pour indiquer si les jalons sont respectés. Lorsqu’elle est verte, aucune deadline n’est dépassée, lorsqu’elle devient rouge, au moins une tâche n’a pas été réalisée dans les temps. Lorsque l’on sélectionne un projet, la barre des tâches reste la même à l’exception de cette pastille. Celle-ci est remplacée par le bouton qui liste l’ensemble des services proposés sur la plateforme (outils de conception architecturale, checker…). Ces services sont des extensions de la plateforme et peuvent être payants. 13
  • 15. Nombre de personnes connectées Options du chat Liste des messages postés Zone pour écrire votre message Particularités :  Pas de possibilité de « Tagguer » ou « Marquer » un intervenant sur la plateforme pour le moment  Les messages peuvent être mis en favoris pour les retrouver  Un système de recherche est présent sur le channel  Système de visibilité de lecture de la part des autres intervenants 15
  • 16. PN  Dépôt de documents  Gestion des droits  Versionning  Verrouillage  Demande de validation  Partage Sous-dossier 1 Sous-dossier 2 Sous-dossier 2 Options / Interactions du dossier Arborescence de la plateforme Chemin du dossier actif Liste des fichiers dans le dossier actif Description du fichier sélectionné GESTION 16
  • 20. PN TÂCHES Nouvelle liste, ajout de filtre(s), accès au planning de Gantt Créer une nouvelle tâche dans la liste Tâche sélectionnée et prête à démarrer + bouton pour démarrer la tâche Tâche en cours + bouton pour terminer la tâche Tâche à valider ou à refuser + bouton pour valider ou refuser Tâche refusée + bouton pour recommencer la tâche Tâche(s) validée(s)  Les listes de Création d’une tâche sont exportables au format Excel  Une tâche peut être déplacée dans la liste ou changée de liste 20
  • 21. Lorsqu’une tâche est sélectionnée, l’ensemble des paramètres de celle-ci s’affiche sur la droite. Il est alors possible de voir et de modifier diverses informations, de relancer les responsables de la tâche, d’ajouter des rappels, d’ajouter des sous tâches, de joindre un fichier, de poster un commentaire sur la tâche, de programmer une récurrence et de visualiser les dernières actions réalisées sur la tâche. Il est également possible de créer un lien propre à la tâche pour l’envoyer à une personne n’ayant pas accès à KROQI. 21
  • 22. PN TÂCHES Le planning de Gantt permet de lier les listes de tâches entre elles en sélectionnant la fin d’une liste de tâches et en la reliant, à l’aide de la souris, au début d’une autre liste de tâches. Il est ensuite possible de visualiser le chemin critique des listes de tâches, leur avancement ainsi que le nombre de jours restants ou de retard. 22
  • 23. GANTT Taux d’avancement de la liste de tâches sélectionnées Répartition des tâches de la liste en pourcentage, en nombre de tâches et en nombre de tâches réalisées, par acteur Dépendances de la liste de tâches avec les autres listes de tâches 23
  • 24. PN AGENDA Permet d’afficher l’agenda de KROQI dans OUTLOOK  Permet d’ajouter un évènement dans l’agenda  Liaison avec Outlook  Attention, le jour et l’heure de fin ne se calent pas automatiquement vous pouvez donc avoir des réunions qui ont une « fin » avant le « début »  Invitation par mail des participants  Création d’une conférence AirTime avec le bouton 24
  • 26. PN  Liste de toutes les réunions  Ajout de réunion  Choix de la date de réunion parmi une liste  Ajout dans l’agenda  Les participants sont notifiés par mail Ajout de proposition de réunion Initiales du demandeur de la réunion Nom de la réunion AirTime Lieu de la réunion Option d’ajout de créneau(x) : Possibilité d’ajouter plusieurs créneaux avec date et heure Liste de tous les créneaux proposés pour la réunion Listes des participants pour la réunion RÉUNIONS 26
  • 27. Réponses des participants à la demande de réunion Résumé des participants disponibles Bouton pour verrouiller la date de réunion : la réunion passe en vert dans la liste des réunions Date et heure de la réunion validée Proposition(s) de dates et heures de réunion et bouton de renseignement de disponibilités 27
  • 28. PN ACTIVITÉS Bouton d’export des activités Liste des activités de la plateforme 28
  • 29. Liste des filtres disponibles. Par défaut, toutes les activités de la plateforme sont affichées. Il est possible de filtrer par date, par personne, par mot clé ou type d’activité. 29
  • 30. PN  Les services sont des « Briques » qui se connectent à la plateforme  Ci-dessous la liste des services disponibles à ce jour :  Les types de fichiers pouvant appliquer le service sont précisés dans les encadrés gris de chacun de ceux-ci (ex : [*.ifc] pour BIMdata.io)  Les services sont à activer directement sur le fichier concerné par le menu « détail » (cf. p17) et en sélectionnant « Lancer un service » 30
  • 31. 31
  • 32. CONTACTS Stanislas TABOUREAU Responsable AMO BIM / Parvis stanislas.taboureau@parvis.fr Thibault BOURDEL Expert BIM GEM / Direction Ingénierie Travaux thibault.bourdel@arep.fr Alain JACQUET Responsable Déploiement BIM alain.jacquet@arep.fr LA TECHNOLOGIE PERMET AUJOURD’HUI DE MIEUX TRAVAILLER ENSEMBLE. LES MÉTHODES DE TRAVAIL COLLABORATIF SE DÉVELOPPENT DE PLUS EN PLUS, COMME LE BIM PAR EXEMPLE. L’OUTIL ESSENTIEL À CES MÉTHODES EST UNE PLATEFORME TELLE QUE KROQI. DE NOMBREUX DONNEURS D’ORDRES (DONT SNCF GARES CONNEXIONS) SE SONT ENGAGÉS AUPRÈS DE L’ÉTAT DANS LA « CHARTE OBJECTIFS BIM 2022 » À UTILISER KROQI. KROQI EST MIS À DISPOSITION PAR LE MINISTÈRE DE LA COHÉSION DES TERRITOIRES, GRATUITEMENT. POURQUOI NE PAS EN PROFITER ? AREPCommunication-DirectiondesOpérations-Éditionjuillet2018