ORGANISATION DE MANIFESTATIONS                      Proposé par Slim Kacem  Président de l’Association Tunisienne pour la ...
Définition AFNOR Z67-101Un projet est défini par un ensemble d’activités, qui sont prises encharge, dans un délai donné et...
Slim.Kacem@edunet.tn
Intrant: Initiation du projet                           1.   Pourquoi?           •   Objectif                           2....
1. Objectif:                           • S’inscrit dans une stratégie                           • Clairement formulé      ...
4. Date / Heure                           •   Le contexte général                           •   l’aspect symbolique (dates...
6. Partenaires                           • Choisis selon besoins (Partenaire                             stratégique, part...
8. Ressources (définition sommaire)                           • Logistiques                             (transport, héberg...
Extrant: Fiche du projet                                Fiche Projet: Organisation d’une                                  ...
Intrant: Fiche du projet                          1.   Listing des taches                          2.   Attribution des re...
1. Listing des taches                      Contenu et documentation :                       conférences, activités, etc. ...
1. Listing des taches                      Intervenants: Conférenciers,                       techniciens, animateurs, in...
1. Listing des taches                      Communication:                           Préparation de supports papiers     ...
2. Attribution des responsabilités                      Pour chaque famille de taches, un seul                       resp...
3. Planning & délais                      Pour chaque tache, un délai précis                      Les délais doivent êtr...
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4. Contrôle et remédiation                      3 réunions sont à prévoir:                         Une réunion de lancem...
4. Contrôle et remédiation                      Les mesures correctives peuvent                       consister entre-aut...
 Le groupe communication est                     renforcé par des membres en                     provenance des autres gr...
 Penser à:                           Désigner un président de cession                           Désigner un présentateu...
 Penser à:                        Restituer de suite les équipements et                         les locaux utilisés     ...
 Deux réunions d’évaluation sont à                       prévoir:                            Une réunion sommaire       ...
 La réunion de clôture examine:                           Le taux d’atteinte des objectifs                            in...
 Le dossier de la manifestation                       comporte                            La fiche projet               ...
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Organisation de manifestations (Cadre associatif)

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Organisation de manifestations (Cadre associatif)

  1. 1. ORGANISATION DE MANIFESTATIONS Proposé par Slim Kacem Président de l’Association Tunisienne pour la Qualité en Education
  2. 2. Définition AFNOR Z67-101Un projet est défini par un ensemble d’activités, qui sont prises encharge, dans un délai donné et dans des limites de ressourcesimparties, par des personnes qui y sont affectées, dans le but d’atteindredes objectifs définis. Slim.Kacem@edunet.tn
  3. 3. Slim.Kacem@edunet.tn
  4. 4. Intrant: Initiation du projet 1. Pourquoi? • Objectif 2. Pou qui? • Public cible 3. Quoi? • Type 4. Quand? • Date / Heure 5. Où? • Lieu 6. Avec qui? • Partenaires 7. Par qui? • Equipe 8. Quels • Ressources Acteur: moyensConseil d’administration Slim.Kacem@edunet.tn
  5. 5. 1. Objectif: • S’inscrit dans une stratégie • Clairement formulé 2. Public cible: • Repend à l’objectif défini • Bien identifié 3. Type: • Adapté à l’objectif défini et au public identifié (Conférence de presse, conférence, séminaire, expositio Acteur: n, session de formation, cocktail ouConseil d’administration réception, Festival, etc.) Slim.Kacem@edunet.tn
  6. 6. 4. Date / Heure • Le contexte général • l’aspect symbolique (dates spécifiques) • Les contraintes du public cible • Les contraintes des intervenants 5. Lieu • Le contexte général • Les spécificités du public cible • La nature de la manifestation • l’aspect symbolique (lieux spécifiques) Acteur:Conseil d’administration Slim.Kacem@edunet.tn
  7. 7. 6. Partenaires • Choisis selon besoins (Partenaire stratégique, partenaire occasionnel) • Démarche pragmatique loin des complaisances 7. Equipe • Désigner le chef du projet • Lui accorder la tache de formation de l’équipe Acteur:Conseil d’administration Slim.Kacem@edunet.tn
  8. 8. 8. Ressources (définition sommaire) • Logistiques (transport, hébergement, locaux, sonoris ation, etc.) • Communication • Documentation • Services (conférenciers, etc.)  Moyens financiers • Volume • Sources (Fonds Acteur: propres, partenaires, sponsors, etConseil d’administration c.) Slim.Kacem@edunet.tn
  9. 9. Extrant: Fiche du projet Fiche Projet: Organisation d’une manifestation  Type de manifestation  Initiateur(s)  Objectif(s)  Public cible  Date / Heure  Lieu  Partenaire(s) Acteur:  Equipe du projetConseil d’administration  Ressources Slim.Kacem@edunet.tn
  10. 10. Intrant: Fiche du projet 1. Listing des taches 2. Attribution des responsabilités 3. Planning & délais 4. Contrôle et remédiation Acteur:Equipe du projet Slim.Kacem@edunet.tn
  11. 11. 1. Listing des taches  Contenu et documentation : conférences, activités, etc.  Définition, collecte, fourniture, arc hivage, etc.  Logistiques et approvisionnement:  Transport, locaux, équipements, c onsommables, cadeaux et gadgets, etc.  Réservation, aménagement, insta llation, décoration, etc. Acteur:Equipe du projet Slim.Kacem@edunet.tn
  12. 12. 1. Listing des taches  Intervenants: Conférenciers, techniciens, animateurs, interprètes, etc.  Contacts, gestion…  Administration et trésorerie:  Courriers (Réservations, autorisations, invitations, demandes de subventions, etc.)  Pièces comptables (bons de commandes, reçus, factures, etc.)  Confirmation Acteur:Equipe du projet Slim.Kacem@edunet.tn
  13. 13. 1. Listing des taches  Communication:  Préparation de supports papiers et numériques (dépliants, communiqué de presse, site web, contenu pour réseaux sociaux, etc.)  Contact avec la presse (écrite, audiovisuelle, électronique)  Préparation des locaux (visuels, définition des emplacements, Acteur: etc.)Equipe du projet  Accueil et information (invité, Slim.Kacem@edunet.tn
  14. 14. 2. Attribution des responsabilités  Pour chaque famille de taches, un seul responsable est désigné.  Pour chaque membre, une seule responsabilité est attribuée  Le responsable a l’autonomie nécessaire  Le responsable peut se faire aider par d’autres membres qu’il choisit  Le responsable rend compte au chef projet Acteur:Equipe du projet  Les responsables se connaissent et Slim.Kacem@edunet.tn communiquent entre eux (relation de
  15. 15. 3. Planning & délais  Pour chaque tache, un délai précis  Les délais doivent être cohérents: la date d’exécution d’une tache doit tenir compte des délais attribués aux autres taches en rapport  Les membres de l’équipe du projet connaissent les délais de toutes les taches Acteur:Equipe du projet Slim.Kacem@edunet.tn
  16. 16. Extrants: Diagramme Gantt / Check-list / tableau de bord Ta J J J J J J J J J J J J j j j j j j Res Avan che 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Pon ce s 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 sable ment s T01 R01 T02 R01 T03 R02 T04 R03 T05 R04 T06 R05 Acteur: T07 R05Equipe du projet Slim.Kacem@edunet.tn
  17. 17. 4. Contrôle et remédiation  3 réunions sont à prévoir:  Une réunion de lancement du projet pour responsabiliser les membres et définir les modalités et les critères d’évaluation  Une réunion d’évaluation à mi- parcours  Une « répétition générale » la veille de la manifestation  Le chef du projet procède à un contrôle Acteur: continu et intervient pour apporter lesEquipe du projet mesures correctives nécessaires Slim.Kacem@edunet.tn
  18. 18. 4. Contrôle et remédiation  Les mesures correctives peuvent consister entre-autre à:  Renforcer l’équipe  Fournir davantage de moyens  Décaler les délais (en cas de nécessité absolue)  Changer le responsable  Annuler la tache  Etc. Acteur:Equipe du projet Slim.Kacem@edunet.tn
  19. 19.  Le groupe communication est renforcé par des membres en provenance des autres groupes dont les taches sont accomplies. Les principales taches de communication sont:  Accueil VIP  Accueil public  Relation journalistes  Information et orientation Acteur:  AnimationEquipe du projet  Sécurité Slim.Kacem@edunet.tn
  20. 20.  Penser à:  Désigner un président de cession  Désigner un présentateur/animateur  Annoncer le timing et l’afficher  Soigner les détails  Gérer les imprévus et avoir un plan B  Réaliser un sondage (satisfaction)  Eviter de:  Paniquer  Improviser Acteur:Equipe du projet  Discriminer Slim.Kacem@edunet.tn
  21. 21.  Penser à:  Restituer de suite les équipements et les locaux utilisés  Honorer de suite les engagement financiers en rapport avec la manifestation  Fournir du contenu aux médias  Collecter les couvertures médiatiques  Adresser des messages de remerciement aux participants Acteur:Equipe du projet  Mettre à jour le carnet d’adresses Slim.Kacem@edunet.tn
  22. 22.  Deux réunions d’évaluation sont à prévoir:  Une réunion sommaire immédiatement après la manifestation (fêter la réussite/gronder les défaillants)  Une réunion de clôture: une semaine après la tenue de la manifestation Acteur:Conseil d’administration Slim.Kacem@edunet.tn
  23. 23.  La réunion de clôture examine:  Le taux d’atteinte des objectifs initiaux  Le rendement de l’équipe du projet  Le niveaux des intervenants  Le public (Présence, satisfaction, etc.)  La couverture médiatique  Les aspects financiers  Une fiche d’évaluation est Acteur: renseignéeConseil d’administration  Un dossier de la manifestation est Slim.Kacem@edunet.tn
  24. 24.  Le dossier de la manifestation comporte  La fiche projet  Les documents de préparation (taches, responsables, budget, intervenants, public, etc.)  Le contenu présenté  Un reportages photos/vidéo  Le dossier de presse  La fiche d’évaluation Acteur:Conseil d’administration Slim.Kacem@edunet.tn
  25. 25. MERCI POUR VOTRE ATTENTION Slim.Kacem@edunet.tn

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