Déléguez votre Back office 
à un assistant virtuel
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Société d’assistants à distance (assistant virtuel) francophones 
pour les entrepreneurs et dirigeants TPE-P...
1. QU’EST-CE QU’UN ASSISTANT A DISTANCE ? 
4
Un assistant virtuel ou un assistant à distance (localisé à Madagascar) 
est une véritable personne, qui réalise à votre p...
Accompagner les entrepreneurs du web 
dans leur quête de gain de temps et d’organisation 
pour toujours plus de productivi...
Aider les dirigeants et chefs d’entreprise 
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à se concentrer sur leur expertise : 
développer le business et la stratégi...
Accompagne les Responsables et Managers 
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à se concentrer sur leur expertise, en apprenant à gérer leur temps 
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Déléguez pour se concentrer sur l’essentiel !
UN DIRIGEANT-ENTREPRENEUR 
avec une petite équipe de 2 à 50 personnes
UN SOLOENTREPRENEUR
UN MANAGER- UN RESPONSABLE
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Un entrepreneur est dans le FUTUR 
saisit des opportunités,offre une vision, innove, conçoit ...
MANAGER 
DANS LE PASSE 
Coordonne / dirige / délègue 
détecte les problèmes du passé 
et trouve des solutions 
TECHNICIEN ...
ENTREPRENEUR : il est DANS le FUTUR 
! 
Détecte les opportunités - donne le cap - Offre une vision
1. Créateur 
2. Entrepreneur 
3. Chef d’entreprise
Entrepreneur sera/est un chef d’entreprise ! 
à la tête d’un système du!rable, rentable et pérenne
OBJECTIF COMMUN 
(entre entrepreneur et manager) 
! 
Produire des résultats en peu de temps 
et avec peu de ressources hum...
Concentrer vos équipe sur des tâches 
à haute valeur ajoutée !
Pourquoi ?
1. Gain de temps pour penser vos 
processus, vision et stratégie 
! 
2. Gain de temps pour … « vendre » 
vos produits ou o...
par quel moyen ?
DELEGUEZ LES TÂCHES « PARASITES » !
! 
Déléguez les tâches à faible valeur ajoutée, 
à un ou une équipe d’assistants virtuels (assistant à distance)
Identifiez les 20% des tâches à haute valeur ajoutée qui vont générer 
80% de résultats dans votre business et 
augmenter ...
Identifiez TOUTES les autres tâches à faible valeur ajoutée et qui se répètent 
plusieurs fois dans une journée, dans une ...
ENTREPRENEUR - MANAGER - RESPONSABLE 
Wonder délégator - aime déléguer ! 
La « Boutique » doit tourner même en votre absen...
ENTREPRENEUR - DIRIGEANT - MANAGER 
Un Wonder délégator qui aime déléguer !
COMMENT PRepARER 
UNE FUTURE DELEGATION ?
méthode en 3 temps
1. identifiez les tâches a déléguer 
! 
2. traduisez les tâches en 
procédureS 
! 
3. briefez ces tâches et mesurez les 
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première étape 
! 
1. identifiez les tâches a déléguer 
! 
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COMMENT SAVOIR Si UNE TÂCHE 
PEUT ÊTRE DELEGUEE ?
COMMENT SAVOIR CE QUE JE PEUX DELEGUER ?
Dès qu’une tâche se répète plus de trois fois dans la 
semaine, mois ou dans la journée et qu’elle peut se traduire 
en pr...
1. Identifier les Tâches pouvant être déléguées 
X 1 tâche totalement hors coeur de métier / expertise 
1 tâche récurrente...
3 conditions cumulatives pour considérer 
qu’une tâche peut être déléguée 
(réalisée par un tiers totalement externe à mon...
1. identifiez les tâches que vous 
pouvez déléguer dans votre 
business model 
! 
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Identifier les tâches à déléguer 
dans votre Business Model 
Votre expertise 
haute valeur ajoutée 
Back office 
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Les co...
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Front office 
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BACK OFFICE : les coulisses de votre offre 
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DE VOTRE 
OFFRE = 
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Logistique 
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Quelles tâches récurrentes et hors coeur de métier , 
puis-je déléguer ? 
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OFFRE = 
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Seconde étape 
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2. traduisez les tâches en procédure
Construisez-vous un Kit de délégation 
Ecrivez une procédure pour chaque tâche à déléguer
ATTENTION Ne confondez pas TÂCHES et MISSION 
1 tâche = ACTION concrète 
1 Projet = succession de tâches (actions concrète...
Ecrivez TOUTES vos procédures 
et préparer une future délégation 
Conseil : 
commencez par détailler TOUT le parcours de l...
Qu’est-ce qu’une PROCEDURE ?
Exemple 
d’une 
PROCEDURE 
Les moyens 
Succession 
de tâches
Michael Gerber : 
« pensez votre entreprise comme une franchise » 
! 
« Tout y est organisé sous forme de processus, chacu...
Telle une franchise, Industrialisez TOUT ce qu’il y a 
autour de votre expertise, afin de disposer d’un recul sur vos 
pro...
Regroupez toutes ces procédures 
dans un même dossier : vous voilà équipé de 
votre premier KIT de délégation
Vous voilà Prêt à 
déléguer les tâches hors coeur de métier 
à une Tierce Personne ou stagiaire ou collaborateur
“Startup success can be engineered by following the process, 
which means it can be learned, which means it can be taught....
Un système durable, actionnable, duplicable 
grâce à des kits de procédures clé en main
Préparez DES MAINTENANT le mode « pilotage automatique »
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3. archivez en brief toutes ces procédures 
! 
(au fur et à mesure de votre avancement) 
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troisième étape...
Présenter la mission de façon MACRO 
Objectif : offrir une vision d’ensemble 
Définir les Résultats attendus 
Objectif : f...
PRéPAREZ DES BRIEFS (pour vous) 
Présenter votre activité et fournir tous les documents 
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UN BRIEF NEGLIGE 
! 
Acceptez d’investir du temps dans cette phase de briefing : 
Phase très importante d’assimilation 
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Des procédures peu claires 
Conseil : faîte preuve d’empathie dans la rédaction de vos procédures, afin 
d’éviter de multi...
Manque d’indicateurs 
nécessaires pour ajuster les tâches 
Quels sont vos Objectifs quantitatifs ? 
Quels sont vos Objecti...
Vous voilà Prêt à 
déléguer les tâches hors coeur de métier 
à votre assistant virtuel
regroupez et archivez toutes ces procédures 
(au fur et à mesure de votre avancement) 
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Bonne délégation ! 
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Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

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Voici les slides du webinar du 16 octobre 2014 : comment déléguer votre back-office à votre ou vos Assistant virtuel(s) ?

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Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

  1. 1. Déléguez votre Back office à un assistant virtuel
  2. 2. TIANA RAOILISON ! Entrepreneur et General Manager Smartelia !
  3. 3. SMARTELIA ! Société d’assistants à distance (assistant virtuel) francophones pour les entrepreneurs et dirigeants TPE-PME
  4. 4. 1. QU’EST-CE QU’UN ASSISTANT A DISTANCE ? 4
  5. 5. Un assistant virtuel ou un assistant à distance (localisé à Madagascar) est une véritable personne, qui réalise à votre place des tâches hors coeur de métier afin de vous concentrer sur l’essentiel
  6. 6. Accompagner les entrepreneurs du web dans leur quête de gain de temps et d’organisation pour toujours plus de productivité, de tranquillité et d’efficacité
  7. 7. Aider les dirigeants et chefs d’entreprise ! à se concentrer sur leur expertise : développer le business et la stratégie de leur entreprise ! « Travailler sur l’entreprise et non dans leur entreprise »
  8. 8. Accompagne les Responsables et Managers ! à se concentrer sur leur expertise, en apprenant à gérer leur temps et à déléguer à leurs équipes ! « Travailler sur le développement stratégique et performant de vos équipes et non dans l’opérationnel pur »
  9. 9. Déléguez pour se concentrer sur l’essentiel !
  10. 10. UN DIRIGEANT-ENTREPRENEUR avec une petite équipe de 2 à 50 personnes
  11. 11. UN SOLOENTREPRENEUR
  12. 12. UN MANAGER- UN RESPONSABLE
  13. 13. Entrepreneur - DIRIGEANT ! Un entrepreneur est dans le FUTUR saisit des opportunités,offre une vision, innove, conçoit une stratégie pour ensuite déléguer la réalisation opérationnelle de cette dernière
  14. 14. MANAGER DANS LE PASSE Coordonne / dirige / délègue détecte les problèmes du passé et trouve des solutions TECHNICIEN Dans le PRESENT EXPERT dans son domaine et Il maîtrise son expertise VISIONNAIRE Dans le FUTUR Saisit des opportunités et constamment à l’écoute du marché et des innovations
  15. 15. ENTREPRENEUR : il est DANS le FUTUR ! Détecte les opportunités - donne le cap - Offre une vision
  16. 16. 1. Créateur 2. Entrepreneur 3. Chef d’entreprise
  17. 17. Entrepreneur sera/est un chef d’entreprise ! à la tête d’un système du!rable, rentable et pérenne
  18. 18. OBJECTIF COMMUN (entre entrepreneur et manager) ! Produire des résultats en peu de temps et avec peu de ressources humaines
  19. 19. Concentrer vos équipe sur des tâches à haute valeur ajoutée !
  20. 20. Pourquoi ?
  21. 21. 1. Gain de temps pour penser vos processus, vision et stratégie ! 2. Gain de temps pour … « vendre » vos produits ou offres ! 3. augmenter rentabilité et efficacité
  22. 22. par quel moyen ?
  23. 23. DELEGUEZ LES TÂCHES « PARASITES » !
  24. 24. ! Déléguez les tâches à faible valeur ajoutée, à un ou une équipe d’assistants virtuels (assistant à distance)
  25. 25. Identifiez les 20% des tâches à haute valeur ajoutée qui vont générer 80% de résultats dans votre business et augmenter les résultats de vos équipes ! ET Concentrez-vous uniquement sur ces tâches !
  26. 26. Identifiez TOUTES les autres tâches à faible valeur ajoutée et qui se répètent plusieurs fois dans une journée, dans une semaine ou dans le mois ET DELEGUEZ les à des techniciens (EX : assistants virtuels)
  27. 27. ENTREPRENEUR - MANAGER - RESPONSABLE Wonder délégator - aime déléguer ! La « Boutique » doit tourner même en votre absence
  28. 28. ENTREPRENEUR - DIRIGEANT - MANAGER Un Wonder délégator qui aime déléguer !
  29. 29. COMMENT PRepARER UNE FUTURE DELEGATION ?
  30. 30. méthode en 3 temps
  31. 31. 1. identifiez les tâches a déléguer ! 2. traduisez les tâches en procédureS ! 3. briefez ces tâches et mesurez les résultats
  32. 32. première étape ! 1. identifiez les tâches a déléguer ! !
  33. 33. COMMENT SAVOIR Si UNE TÂCHE PEUT ÊTRE DELEGUEE ?
  34. 34. COMMENT SAVOIR CE QUE JE PEUX DELEGUER ?
  35. 35. Dès qu’une tâche se répète plus de trois fois dans la semaine, mois ou dans la journée et qu’elle peut se traduire en procédure impersonnelle
  36. 36. 1. Identifier les Tâches pouvant être déléguées X 1 tâche totalement hors coeur de métier / expertise 1 tâche récurrente 1 tâche traduisible en procédure impersonnelle, claire et précise X X
  37. 37. 3 conditions cumulatives pour considérer qu’une tâche peut être déléguée (réalisée par un tiers totalement externe à mon expertise) LA RECURRENCE HORS COEUR DE METIER Traduisible en PROCEDURE
  38. 38. 1. identifiez les tâches que vous pouvez déléguer dans votre business model ! ! première étape !
  39. 39. Identifier les tâches à déléguer dans votre Business Model Votre expertise haute valeur ajoutée Back office ! Les coulisses de production de votre offre Front office ! Mise à disposition de votre offre FOCUS
  40. 40. Votre expertise haute valeur ajoutée Back office ! Les coulisses de production de votre offre Front office ! Mise à disposition de votre offre FOCUS
  41. 41. BACK OFFICE : les coulisses de votre offre FABRICATION DE VOTRE OFFRE = Production Comptabilité Logistique Ressources Humaines Marketing Communication Administratif Commercial Partenaires fournisseurs Usines Facturation client Relance Paiement Suivi Paiement Dossier administratif Administration des achats et frais généraux Administration des ventes - Personnalisation des devis & contrats - Suivi tableau de bord Facturation - Suivi des stocks - Gestion Agenda des consultants / commerciaux - Suivi des commandes - Suivi des livraisons - Mise en forme Newsletter - Publication Newsletter - Encoder les CV - Prise de RDV candidats Blog - Retranscription Entretien Evenement - Recherche prestataire - Demande de devis - Réservation de salle
  42. 42. Quelles tâches récurrentes et hors coeur de métier , puis-je déléguer ? FABRICATION DE VOTRE OFFRE = Production Comptabilité Logistique Ressources Humaines Marketing Communication Administratif Commercial Partenaires fournisseurs Usines Facturation client Relance Paiement Suivi Paiement Dossier administratif Administration des achats et frais généraux Administration des ventes - Personnalisation des devis & contrats - Suivi tableau de bord Facturation - Suivi des stocks - Gestion Agenda des consultants / commerciaux - Suivi des commandes - Suivi des livraisons - Mise en forme Newsletter - Publication Newsletter - Encoder les CV - Prise de RDV candidats Blog - Retranscription Entretien Evenement - Recherche prestataire - Demande de devis - Réservation de salle
  43. 43. Exemple pour un E-commerçant entrepreneur
  44. 44. Support client Vision & stratégie Partenariat ! Sélection et relation Fournisseurs Livraison Commande Support client Paiement Livraison Stock Remontée de commandes place de marché Création & Insertion fiche produit Rédaction & Mise en forme FAQ, Tutoriaux, blog
  45. 45. POUR UN SOLOENTREPRENUR
  46. 46. Marketing et Logistique Online Webinar, Formation, Atelier Stratégie - Vision Relation Client Marketing - Commerciale RDV New biz Marketing de contenu Finance Comptabilité Agenda Prise de RDV Email Suivi lead & Prospect
  47. 47. ET pour tout entrepreneur
  48. 48. Administration des ventes : Suivi & lead & Webinar Prospect Gestion des emails Tableaux de bord Suivi Client O Agenda prise de RDV Recherche Internet Stratégie - Vision Relation Client Marketing - Commerciale RDV New biz Tableaux de bord Facturation
  49. 49. ! Seconde étape ! 2. traduisez les tâches en procédure
  50. 50. Construisez-vous un Kit de délégation Ecrivez une procédure pour chaque tâche à déléguer
  51. 51. ATTENTION Ne confondez pas TÂCHES et MISSION 1 tâche = ACTION concrète 1 Projet = succession de tâches (actions concrètes)
  52. 52. Ecrivez TOUTES vos procédures et préparer une future délégation Conseil : commencez par détailler TOUT le parcours de l’avant-vente à la vente, en passant par l’après-vente de vos produits
  53. 53. Qu’est-ce qu’une PROCEDURE ?
  54. 54. Exemple d’une PROCEDURE Les moyens Succession de tâches
  55. 55. Michael Gerber : « pensez votre entreprise comme une franchise » ! « Tout y est organisé sous forme de processus, chacun connait précisément son rôle. Tous les processus sont clairement décrits ! Votre rôle : veillez à ce que ces derniers soient bien appliqués »
  56. 56. Telle une franchise, Industrialisez TOUT ce qu’il y a autour de votre expertise, afin de disposer d’un recul sur vos process mais aussi de préparer une éventuelle délégation A noter : le secret des startup qui se sont développées très rapidement : Des processus écrits dans des procédures claires et précises Exemple : airBNB ou Uber
  57. 57. Regroupez toutes ces procédures dans un même dossier : vous voilà équipé de votre premier KIT de délégation
  58. 58. Vous voilà Prêt à déléguer les tâches hors coeur de métier à une Tierce Personne ou stagiaire ou collaborateur
  59. 59. “Startup success can be engineered by following the process, which means it can be learned, which means it can be taught.” Eric Ries « This is how Uber in particular scaled so quickly. They’ve grown to over 70 cities and they’ve killed it in all of them. How did they do it? With a playbook. » So now they just execute, like turning a key.
  60. 60. Un système durable, actionnable, duplicable grâce à des kits de procédures clé en main
  61. 61. Préparez DES MAINTENANT le mode « pilotage automatique »
  62. 62. ! ! ! 3. archivez en brief toutes ces procédures ! (au fur et à mesure de votre avancement) ! ! ! troisième étape !
  63. 63. Présenter la mission de façon MACRO Objectif : offrir une vision d’ensemble Définir les Résultats attendus Objectif : fournir des indicateurs de suivis et métriques pour avancer Feuille de route datée : planning de délégation
  64. 64. PRéPAREZ DES BRIEFS (pour vous) Présenter votre activité et fournir tous les documents de présentation nécessaires Donner du sens - Offrir une vision d’ensemble : Préciser le contexte et objectif de la mission en une seule phrase Estimer votre temps passé par jour / par semaine pour la mission X Fixer vos objectifs quantitatifs et qualitatifs : Qu’attendez-vous Ecrivez votre procédure pour exécuter les tâches, telle une recette de cuisine Indiquez un futur planning de délégation X X X X X concrètement ? X Indiquez les « Moyens » (cf ingrédient recettes de cuisine)
  65. 65. Ecueils à éviter 65
  66. 66. UN BRIEF NEGLIGE ! Acceptez d’investir du temps dans cette phase de briefing : Phase très importante d’assimilation de la mission générale : contexte, activité, objectif…
  67. 67. Des procédures peu claires Conseil : faîte preuve d’empathie dans la rédaction de vos procédures, afin d’éviter de multiplier les allers-retours ! Mettez-vous à la place d’une personne totalement extérieure à votre expertise, métier et activité
  68. 68. Manque d’indicateurs nécessaires pour ajuster les tâches Quels sont vos Objectifs quantitatifs ? Quels sont vos Objectifs qualitatifs ? Vos KPI’s et indicateurs pour suivre et mesurer l’efficacité de votre collaboration avec l’assistant virtuel
  69. 69. Vous voilà Prêt à déléguer les tâches hors coeur de métier à votre assistant virtuel
  70. 70. regroupez et archivez toutes ces procédures (au fur et à mesure de votre avancement) ! ! ! un conseil !
  71. 71. des questions… !
  72. 72. Bonne délégation ! ! tiana@smartelia.com

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