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Pourquoi les solutions de collaboration
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stratégies de collaboration?
Au programme
• L'évolution du rôle des services de TI
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Pourquoi les solutions de collaboration déçoivent parfois les attentes

  • 1. Pourquoi les solutions de collaboration déçoivent parfois les attentes (...et comment corriger le tir)
  • 3. Pourquoi la culture fait obstacle aux stratégies de collaboration?
  • 4. Au programme • L'évolution du rôle des services de TI • Étude sur les solutions de collaboration : L'impact des outils de communication sur les employés • Ce qui fait échouer les projets de collaboration et de communications unifiées • Les meilleures pratiques pour votre projet de collaboration • Évaluation de votre entreprise
  • 5. Les solutions de collaboration en entreprise aujourd'hui Avez-vous déjà mis en œuvre des solutions de collaboration dans votre entreprise? • Les employés sont reconnaissants et vous disent à quel point les outils de collaboration leur sont utiles? • Pouvez-vous mesurer le rendement des investissements et transmettre clairement les résultats à la direction et au service des finances? • Si vous effectuiez un sondage – où 5 serait la meilleure note – obtiendriez- vous une majorité de 5?
  • 6. Vous reconnaissez-vous? Cette BD n'est pas entièrement loufoque...
  • 7. Notre étude En vue de mesurer les répercussions d'un projet de collaboration sur les habitudes de communication, nous avons sondé les préférences et la satisfaction au travail de 250 directeurs de TI et de 750 employés. Ce que nous avons appris : • Les gens aiment encore les réunions en personne. • Un grand nombre d'outils de communication ont été mis en œuvre. • Seule la moitié des fonctionnalités sont utilisées. • De nombreux employés ne savent pas se servir des outils dont ils disposent. • Les volets utilisation et adoption sont souvent négligés. • La majorité des employés ne sont pas consultés avant la mise en œuvre. • Beaucoup d'employés vivent des frustrations à l'égard des outils.
  • 9. • Insert study slide – Finding #8 – Communication Breakdown
  • 10. Par où commencer? Comment assurer le succès d'un investissement dans une solution de collaboration? • Faire l'inventaire du parc informatique. • Identifier le problème à résoudre. • Garder l'esprit ouvert. • Établir un plan pour aller de l'avant. • Inclure les parties concernées dans le processus. • Élaborer une vision pour atteindre la réussite.
  • 11. La marche à suivre • Élaborer une vision. • Définir les mesures de succès. • Comprendre les besoins opérationnels. • Connaître les parties prenantes. • Favoriser l'utilisation et l'adoption. • Mesurer le niveau de succès.
  • 12. Élaborer une vision Les projets innovants sont rarement arrimés aux mission et vision générales de l'entreprise. De nombreux programmes sont mis sur pied sans vision clairement définie. La marche à suivre : • Identifier le problème à résoudre. • Connaître la réelle valeur de la solution de collaboration pour l'entreprise. • Ne présumer de rien.
  • 14. Définir les mesures de succès La plupart des entreprises ne prennent pas le temps de définir en quoi le projet sera une réussite. La marche à suivre : • Comment mesurerez-vous le succès dans 18 mois? • Concentrez-vous sur trois à cinq objectifs mesurables. • Établissez un point de référence pour ces mesures dès maintenant.
  • 15. Comprendre les besoins opérationnels Comme la plupart des projets ont des échéanciers serrés, les services de l'entreprise ne sont pas consultés pour connaître leurs besoins, l'usage qu'ils feraient des outils et les éléments qu'ils privilégient. La marche à suivre : • Demandez l'avis d'employés dans tous les services, pas seulement des employés des TI. • Assurez-vous de bien comprendre les besoins opérationnels. • Sensibilisez la direction et le personnel aux aspects qu'ils pourraient méconnaître.
  • 18. Connaître les parties prenantes Pour la majorité des gens le terme « parties prenantes » renvoie aux membres de la haute direction. En fait, les parties prenantes sont les gens qui seront le plus touchés par l'introduction d'une nouvelle technologie. La marche à suivre : • Faites la liste de tous les employés qui seront touches par le nouvel outil. • Réunissez-les et écoutez-les. • Encouragez-les à décrire ce qui leur permet d'effectuer leurs tâches avec succès.
  • 21. Favoriser l'utilisation et l'adoption Le succès d'un projet porteur de changement dépend de sa capacité à faire évoluer l'entreprise. Ironiquement, la formation est perçue comme une façon de sensibiliser les employés à la valeur du nouvel investissement. La marche à suivre : • Déterminez quelle formation sera nécessaire. • Renseignez-vous au sujet des programmes d'encouragement à l'utilisation et à l'adoption offerts par les fabricants ou partenaires. • Mettez sur pied un groupe au sein de l'entreprise qui élaborera un plan d'utilisation et d'adoption pour chaque poste.
  • 22. • Insert – study slide Finding #4 – When IT Implements a new Communications tool
  • 23. Mesurer le niveau de succès. La plupart des entreprises peinent à démontrer le succès d'un projet au-delà du classique « livré dans les temps et budgets établis ». De nombreux dirigeants sont surpris de ne pas voir les économies auxquelles ils s'attendaient. La marche à suivre : • Intégrez le service des TI dans le processus, de 3 à 6 mois avant le début de la mise en œuvre. • Planifiez des réunions pour effectuer le suivi après la mise en œuvre. • Identifiez les lacunes. • Communiquez les niveaux de succès et d'adoption.
  • 25. Rappel • Élaborer une vision • Définir la nature du succès • Être à l'écoute des besoins opérationnels • Établir qui sont les parties prenantes • Instaurer un plan axé sur l'utilisation et l'adoption • Mesurer le succès régulièrement
  • 26. Si cette situation est la vôtre!
  • 27. Voici comment vous en sortir... Où votre entreprise se situe-t-elle aujourd'hui?  Nous avons clairement cerné la nature du succès d'une solution de collaboration.  L'entreprise et les TI se sont concertés pour fixer les priorités.  Nous connaissons toutes les parties prenantes et leurs mesures du succès.  Nous avons élaboré un plan d'utilisation et d'adoption, pas seulement un plan de formation.  Nous avons l'assurance de pouvoir démontrer un réel rendement des investissement (ROI).
  • 28. Nous vous aidons à optimiser vos investissements informatiques actuels et à maximiser le rendement de nouveaux investissements. Merci!
  • 31. Au programme • Notre propre expérience des solutions de collaboration • La solution de collaboration de Cisco UC et Microsoft Lync : choix = multiples possibilités • Étapes 1,5 de 5 étapes : choisir la technologie
  • 32. L'adoption d'une solution de collaboration : l'expérience Softchoice Les TI à la rescousse! • Recommandation de l'outil voix/vidéo de Cisco par l'équipe de réseau/téléphonie • Implantation au sein du service de TI • Mise à l'épreuve auprès des employés de TI • Vérification de la qualité • Réduction des coûts dans la ligne de mire • Mise en œuvre dans l'ensemble de l'entreprise • Résultat, un franc succès!
  • 33. Les résultats après un an • Réduction draconienne des coûts liés au système de la voix • Élimination des circuits dédiés dans tous nos bureaux au pays • Mise en service d'un système d'appels sortants dans 30 succursales • Élimination de l'architecture PBX • Transfert de la gestion des systèmes de voix et vidéo au service de TI
  • 34. Les conséquences du manque de vision Lance et compte! • Intégration de la messagerie vocale • Vidéoconférence entre bureaux clé • Mesure du succès sur une année – Mise en œuvre et réduction des lignes et des frais généraux Poteau! • Évolution rapide des fonctionnalités • Solution de collaboration avancée demandée par les utilisateurs • Occasion de collaborer avec des partenaires et des clients • Élimination d'un tiers pour le système de téléconférence
  • 35. La bataille pour remporter la faveur des utilisateurs
  • 36. L'offre des technologies de collaboration Partage de contenu Vidéo Voix Présence Messagerie
  • 38. Les grands champions des systèmes vocaux 2013 2015
  • 39. Tableau comparatif des solutions de collaboration Microsoft et Cisco Grille des fonctionnalités Téléphonie de base X X Téléphones de bureau X* X Modules clients pour PC X X Modules clients pour appareils mobiles X X Téléconférence X X Centre d'appels X X Messagerie instantanée et présence X X Webconférence X X Services de fédération X X Intégration d'Outlook X X Vidéo poste-à-poste X X Vidéo multipoint X* X Intégration de système de salle de réunion X* X
  • 41. Prise de décision du point de vue opérationnel Cisco Fonctionnalités recherchées Microsoft Grande équipe de soutien Microsoft Investissement dans un réseau étendu de Cisco Mise en œuvre de Lync, messagerie instantanée et présence Centre d'appels Personnel de soutien informatique limité
  • 42. Prise de décision du point de vue fonctionnel Cisco Fonctionnalités exigées Microsoft Vidéo HD – salles et ordinateurs Intégration des applications Microsoft Redondance multisites Intégration de logiciels-services
  • 44. Étape 1,5 • Types d'utilisateurs • Outils utilisés • Besoins essentiels Faire le portrait des utilisateurs • Mise en œuvre • Obtention des licences • Soutien Définir le besoin d'investissement • Harmoniser à la vision • Harmoniser au processus d'affaires Établir la liste des fonctionnalités • Valider le concept • Susciter l'intérêt des utilisateurs à l'extérieur des TI Tester les options
  • 45. Ce que Softchoice peut faire pour vous Excellence en satisfaction de la clientèle
  • 48. Récapitulation Où votre entreprise se situe-t-elle aujourd'hui?  Nous avons clairement cerné la nature du succès d'une solution de collaboration.  L'entreprise et les TI se sont concertés pour fixer les priorités.  Nous connaissons toutes les parties prenantes et leurs mesures du succès.  Nous avons élaboré un plan d'utilisation et d'adoption, pas seulement un plan de formation.  Nous avons l'assurance de pouvoir démontrer un réel rendement des investissement (ROI).