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Comment choisir un partenaire pour la migration à Office 365

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Pour la migration à Office 365, tous les partenaires ne se valent pas. Dans ce guide nous avons assemblé les pratiques d’excellence et les éléments clés dont il faut tenir compte dans l'évaluation d'un excellent partenaire de migration. Ceux-ci sont basés sur l'expérience directe acquise lors de la migration de plus de 20 000 boîtes de messagerie.

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Comment choisir un partenaire pour la migration à Office 365

  1. 1. Comment choisir un partenaire pour la migration à Office 365MC Passez en mode infonuagique sans compromettre le rendement, la collaboration ou la sécurité dans votre parc informatique
  2. 2. Joignez-nous dès aujourd'hui 1-800-268-7638 | www.softchoice.com | @softchoice_fr 2 Pour la migration à Office 365, tous les partenaires ne se valent pas. Très souvent, on se rend compte sur le tard qu'un partenaire qui semblait prometteur est en voie de rater la cible. Des problèmes surviennent parfois lorsque le projet n'est pas bien défini ou que les bénéfices et les limites d'Office 365 ne sont pas clairement communiqués au tout début du projet. Quelques fois, ce sont les lendemains de la migration qui n'ont pas été le sujet d'une réflexion suffisante. Il nous arrive tous d'avoir de mauvaises journées. Le défi pour de nombreuses organisations consiste à savoir comment séparer le bon grain de l’ivraie. J'ai assemblé ce que je crois être les meilleures pratiques et les éléments clés dont il faut tenir compte dans l'évaluation d'un excellent partenaire de migration. Ceux-ci sont basés sur l'expé-rience directe acquise lors de la migration de plus de 20 000 boîtes de messagerie (à ce jour). Dans chaque section, je décris les éléments essentiels à considérer à chacune des étapes de la migration. J'espère qu'ils vous guideront dans votre passage en mode infonuagique. Comment choisir un partenaire pour la migration à Office 365 MC | Introduction Tim McKellips Directeur des services techniques Softchoice
  3. 3. Joignez-nous dès aujourd'hui 1-800-268-7638 | www.softchoice.com | @softchoice_fr 3 Twitter : @Mckellip LinkedIn : Tim McKellips À propos de Tim McKellips Faites connaissance avec Tim Tim McKellips a consacré l’ensemble de sa carrière de 16 ans dans le secteur des technologies et des services professionnels de Microsoft, d’abord comme consultant Exchange 5.5 et Windows NT, puis à titre de directeur d’une succursale de Microsoft dans le centre et l’est des États-Unis. Il s’est joint à Softchoice en 2007. Tim assure la direction de l’équipe des services techniques de l’entreprise. Il a pour mandat d’établir la stratégie et la méthodologie de mise en oeuvre de solutions informatiques complexes. Il est également le chef du soutien aux produits Microsoft en Amérique du Nord. Tim est un adepte enthousiaste des gadgets électroniques et des technologies informatiques. Dans ses temps libres, Tim s'amuse avec sa famille à rénover pièce par pièce leur maison ancestrale dans le nord du Wisconsin.
  4. 4. Joignez-nous dès aujourd'hui 1-800-268-7638 | www.softchoice.com | @softchoice_fr 4 Le moment venu d’investir dans Office 365, bon nombre de fournisseurs vous diront comment ils souhaitent exécuter votre projet. En réalité, le processus de planification et de conception vise plutôt à comprendre vos besoins et votre environnement informatique pour concevoir la solution qui convient le mieux. À l'étape de la planification et de la conception, je propose ce qui suit : Évaluez votre situation courante Il est essentiel de bien connaître l'état actuel de vos systèmes avant de planifier l'état souhaité. Nombreux sont ceux qui omettent cette étape pour ensuite composer avec des retards et des pannes en cours de migration. Le fait est que votre structure n'est pas plus solide que les fondations sur lesquelles elle repose. Selon moi, l'essentiel est de s'assurer que votre annuaire Active Directory est en bon état et qu'il ne contient pas d'erreurs. Par exemple, il arrive souvent que les administrateurs informatiques configurent des serveurs d'échange temporaires qu'ils oublient de retirer d'Active Directory une fois qu'ils ne sont plus nécessaires. La mise hors service de ces serveurs et le transfert de données erronées sont la cause de défaillances d'Office 365. 1 SOYEZ PRÉCIS La planification et la conception
  5. 5. Joignez-nous dès aujourd'hui 1-800-268-7638 | www.softchoice.com | @softchoice_fr 5 Comment choisir un partenaire pour la migration à Office 365MC | Phase 1 : La planification et la conception Attention aux écarts! J'ai constaté que plusieurs responsables informatiques établissent leurs objectifs selon les fonction-nalités d'Office 365. Ce qui est souvent négligé est le travail à faire pour se rendre du point A au point B. Cet écart, c'est-à-dire la distance entre votre situation courante et celle qui est souhaitée, exige une planification et une conception minutieuse. Comment tenir compte des écarts? • Ne restreignez les besoins de votre entreprise aux fonctionnalités d'Office 365. Au contraire, un partenaire devrait définir avec vous les meilleurs moyens d'adapter Office 365 à vos besoins. • Définissez comment vous utiliserez Office 365 pour atteindre vos objectifs d'affaires. Par exemple, si un de vos objectifs de migration est d'assurer un service sans interruption, comment maintiendrez-vous la disponibilité du service durant cette période? • Déterminez l'incidence qu'aura la migration d'Office 365 sur le niveau de service à maintenir. Réexaminez vos conventions de niveau de service et vos principales politiques dans le cadre du plan de migration. Une telle démarche implique d'évaluer les répercussions qu'Office 365 aura sur vos objectifs à l'égard de la disponibilité du réseau, des politiques d'archivage et du temps de reprise. La migration est aussi l'occasion parfaite pour réaffirmer son engagement envers les conventions de niveau de service de l'entreprise, voire de les améliorer au besoin. Les niveaux de service doivent être pris en compte dans l'évaluation des écarts, sans quoi vous aurez de mauvaises surprises. Certains professionnels informatiques ont tendance à sous-estimer leurs besoins en matière de boîtes de messagerie et à planifier sans prendre les précautions nécessaires. Cela peut tripler les efforts que vous devrez consacrer à la migration. • Définissez quelles personnes seront touchées. Dans la mesure où les boîtes de messagerie sont le moteur de votre entreprise, vous devez comprendre l'impact qu'elles ont sur le rendement de votre entreprise. Certains professionnels informatiques ont même coupé l'accès à la messagerie pendant la migration. Même si certaines entreprises peuvent s'en tirer facilement, il serait avisé de prévoir une migration sans interruption de service pour éviter d'être confronté à la colère de vos collègues. Vous devez du même coup prévoir que d'autres systèmes ou équipements, comme les télécopieurs, pourraient être touchés par la migration. « » La distance entre votre situation courante et celle qui est souhaitée, que nous appelons écart, exige une planification et une conception minutieuse.
  6. 6. Joignez-nous dès aujourd'hui 1-800-268-7638 | www.softchoice.com | @softchoice_fr 6 Visualisez l'état souhaité Cet état devrait procurer plus de souplesse. Au terme de la migration à Office 365, vous devriez être plus flexible et avoir une stratégie opérationnelle qui pourra être modifiée au fil des années. Les clients me demandent souvent s'ils devraient conserver l'ensemble de leurs boîtes de messagerie sur site ou les transférer en mode infonuagique. En vérité, il ne s'agit pas nécessairement d'une question de tout ou rien. Un juste milieu consisterait à garder les boîtes de messagerie les plus sensibles sur site et à transférer les autres en mode infonuagique par souci d'économie. Ainsi, vous serez en mesure de respecter les conventions de niveau de service, de satisfaire toute contraintes réglementaire et de faciliter la reprise après sinistre. Établissez une stratégie globale de gestion des profils d'utilisateurs De nombreuses entreprises tendent à utiliser la migration à Office 365 comme levier pour établir une stratégie plus étendue de gestion de logiciels-services. Office 365 vous amène à réfléchir à la mise en oeuvre de votre stratégie globale de gestion des profils d'utilisateurs de logiciels-services. Lors de la migration à Office 365, prenez en considération : • Comment améliorerez-vous le rendement des utilisateurs tout en assurant la sécurité de vos données? Permettrez-vous à vos utilisateurs de se connecter par Active Directory pour accéder en toute sécurité non seulement à Office 365, mais à tous les logiciels-services? • De quelle manière allez-vous activer ou désactiver les accès? De quelle manière désactiverez-vous les accès aux autres logiciels-services d'un employé qui quitte votre entreprise? • Comment allez-vous gérer le profil des utilisateurs externes? Quels sont les meilleurs moyens de gérer les clients, les partenaires ou les fournisseurs ayant besoin d'accéder à vos applications et portails? Ce sont là des questions importantes. Établir la stratégie à adopter dans ce cas aura des effets positifs notables sur l'amélioration de la sécurité, de la gouvernance et du rendement à long terme.
  7. 7. Joignez-nous dès aujourd'hui 1-800-268-7638 | www.softchoice.com | @softchoice_fr 7 Comprenez les rôles et les profils d'utilisateurs Les responsables informatiques se préoccupent grandement des profils d'utilisateurs. Bien que cela demeure un aspect important, nous devons maintenant dissocier les utilisateurs des profils. Pour tirer le meilleur parti de votre investissement dans Office 365, vous devez non seulement définir qui sont les utilisateurs de la technologie, mais aussi comment ils l'utilisent. Voici un exemple. Vos travailleurs mobiles souhaitent-ils utiliser Office 365 sur leur iPad? Un travailleur mobile constitue un « rôle » et son utilisation d'un iPad constitue un « profil » distinct. Si ce profil n'est pas pris en charge, les utilisateurs utiliseront des ressources extérieurs à votre service informatique pour accomplir leur travail. C'est là que le plan de licences prend tout son sens. Les choix que vous faites relativement aux utilisateurs et aux profils dans la planification d'une migration à Office 365 auront un impact sur les options de votre plan de licences, ainsi que sur vos coûts. Soyez conscient des forces et des limites d'Office 365 Bien qu'Office 365 soit une puissante suite de services, elle peut ne pas entièrement satisfaire vos besoins. Il se peut que vous souhaitiez archiver des charges de travail pour Office 365 à la fois sur site et en mode infonuagique, mais les données de collaboration sur site seulement. Étant donné qu'Office 365 n'offre pas les deux options, vous voudrez peut-être utiliser le service d'un tiers, comme Mimecast, pour ajouter cette fonction. Il se peut aussi que vous nécessitiez des niveaux supplémentaires de sécurité et de chiffrement. Il est important de comprendre l'écosystème d'Office 365, surtout si vous évoluez dans un secteur hautement réglementé. « » L’état désiré devrait procurer plus de souplesse. Au terme de la migration vers Office 365, vous devriez être plus flexible et avoir une stratégie opérationnelle pouvant être modifiée au fil des années.
  8. 8. Joignez-nous dès aujourd'hui 1-800-268-7638 | www.softchoice.com | @softchoice_fr 8 2 La conception et la mise en oeuvre RENSEIGNEZ-VOUS Chaque migration à Office 365 est muée par le même objectif : assurer un passage fructueux en mode infonuagique. C'est votre point de départ qui vous distingue. Vous utilisiez peut-être Google Docs ou Lotus Notes. Vous migrez peut-être d'une version précédente d'Office. Il est essentiel de bien connaître ces plateformes et votre situation au point de départ. Faites valoir vos différences C'est une chose de connaître les pratiques d'excellence d'Office 365. Par contre, le plus important est de les adapter à vos exigences et vos objectifs uniques. Êtes-vous assujettis à la loi HIPPA? Quels sont vos besoins en matière de chiffrement de données? Comment vos données seront-elles archivées? Ces facteurs, comme d’autres, contribuent au résultat final. Misez sur une mise en oeuvre sans heurts Vos employés ne devraient pas être conscients du fait qu'une migration est en cours. Pour assurer une mise en oeuvre sans heurts, vous devez identifier les personnes touchées par la migration. Un bon moyen serait de tester Office 365 avec un groupe d'utilisateurs avant le déploiement général. Mettez en place une stratégie permettant à vos employés d'utiliser Office pendant la migration.
  9. 9. Joignez-nous dès aujourd'hui 1-800-268-7638 | www.softchoice.com | @softchoice_fr 9 Pensez à long terme Lorsque vous êtes à court de temps et de ressources, la formation est souvent négligée. Ne faites pas cette erreur : pour qu'une migration soit réussie, Office 365 doit être activement utilisée. Avant d'aller de l'avant avec la migration et la validation, vous devez planifier la suite des choses. De quelle façon allez-vous enseigner les nouvelles fonctionnalités d'Office 365 à vos employés? Comment veillerez-vous à ce qu'elle soit utilisée? Un plan d'adoption et de soutien encouragera les utilisateurs à tirer le meilleur parti d'Office 365. Ainsi, l'adoption des services infonuagiques sera plus fructueuse à long terme. « » Chaque migration à Office 365 est muée par le même objectif : assurer un passage fructueux en mode infonuagique. C'est votre point de départ qui vous distingue. Comment choisir un partenaire pour la migration à Office 365MC | Phase 2 : Conception et mise en oeuvre
  10. 10. Joignez-nous dès aujourd'hui 1-800-268-7638 | www.softchoice.com | @softchoice_fr 10 La plupart des partenaires testent Office 365 en cours de migration. Si tout se passe comme convenu, ils passent à l'étape suivante. En revanche, ils omettent parfois de valider que tout fonctionne conformément au plan initial. Vous pouvez, par exemple, créer des boîtes de messagerie fictives, envoyer quelques courriels de test et procéder à la migration convaincus que tout va pour le mieux. Vous devez, par contre, vérifier que toutes les boîtes de messagerie de vos utilisateurs sont fonctionnelles. La règle à suivre ici est d'abord de prévoir, puis de procéder à une vérification. Un bon plan mal exécuté se traduit par un échec. Vous devez effectuer des tests, prendre les mesures nécessaires, puis valider. 3 La migration et la validation SOYEZ EXPLICITE
  11. 11. Joignez-nous dès aujourd'hui 1-800-268-7638 | www.softchoice.com | @softchoice_fr 11 La phase qui suit la migration est le moment pour vous de garantir le succès de vos efforts à long terme. Cela inclut la mise en place d'un plan de soutien qui définit clairement les mesures que vous prendrez pour gérer les changements à venir dans votre entreprise. Que se passera-t-il si des personnes clés quittent votre entreprise? Votre plan de soutien devrait comprendre la documentation nécessaire pour permettre aux nouveaux utilisateurs et à votre personnel informatique de reprendre ce que d'autres ont laissé en chemin. Quelle place accordez-vous au soutien dans votre vision d'Office 365? Pour la plupart des entreprises, une bonne documentation suffit. Si vous passez en mode infonuagique pour abandonner les tâches de soutien et vous concentrer sur d'autres priorités, il pourrait être judicieux d'assurer le soutien également en mode infonuagique. Dans le monde traditionnel, vos employés répondent à des billets et résolvent des problèmes. Avec Office 365, vos billets sont acheminés à un centre de soutien dédié. Au lieu de résoudre directement les incidents, votre personnel informatique se charge de transmettre les problèmes à un fournisseur externe. Offrir à vos utilisateurs mobiles le soutien continu jour et nuit auquel ils s'attendent peut poser un défi de taille. Si vous ne disposez pas des ressources internes nécessaires pour gérer Office 365, choisir des services de gestion impartis, tels que les services Keystone de Softchoice, pourrait s'avérer judicieux. Vous bénéficierez ainsi des services permanents de contrôle, de soutien et de gestion des incidents pour Office 365. Pour être à la hauteur, un tel service imparti devrait inclure la révision périodique de vos besoins informatiques et un mentorat continu offerts par des spécialistes Office 365 qui connaissent votre environnement informatique et qui peuvent vous aider à dresser un plan pour l'avenir. 4 Après la migration SOYEZ PRÊT
  12. 12. Joignez-nous dès aujourd'hui 1-800-268-7638 | www.softchoice.com | @softchoice_fr 12 Les points importants à retenir J'ai traité d'un large éventail de questions. Ces renseignements devraient vous donner un aperçu des principaux facteurs à prendre en considération dans votre évaluation d'un partenaire de migration. En résumé, la réussite de la migration dépend des points suivants : Comment choisir un partenaire pour la migration à Office 365MC | Sommaire SOYEZ PRÉCIS SOYEZ PRÊT SOYEZ EXPLICITE RENSEIGNEZ-VOUS PLANIFIEZ ET ÉVALUEZ ADÉQUATEMENT LA PORTÉE, L'ÉCHÉANCIER ET LE BUDGET DU PROJET RENSEIGNEZ-VOUS SUR LA VALEUR ET LES LIMITES D'OFFICE 365 ÉTABLISSEZ ET MAINTENEZ UNE STRATÉGIE DE COMMUNICATION SOLIDE ET COHÉRENTE ANTICIPEZ LES PROBLÈMES QUI POURRAIENT SURVENIR PENDANT LA MIGRATION ET SOYEZ PRÊT À INTERVENIR DÈS LE JOUR DEUX
  13. 13. Joignez-nous dès aujourd'hui 1-800-268-7638 | www.softchoice.com | @softchoice_fr 13 À propos de Softchoice Comptant plus de 40 succursales au Canada et aux États-Unis, Softchoice est un des chefs de file nord-américains en approvisionnement et en services-conseils informatiques. Son approche holistique des TI est soutenue par une gamme de services de conception, de mise en oeuvre et de services de gestion impartie. Grâce à des services uniques comme Softchoice Cloud, ainsi qu'à une grande maîtrise de Microsoft Office 365, Softchoice simplifie l'approvisionnement, la mise en oeuvre et la gestion des services infonuagiques pour votre entreprise. © 2014 Softchoice. Tous droits réservés. Toutes les marques de commerce appartiennent à leur propriétaire respectif. Pour consulter les autres guides de cette série : » Opération migration Six leçons tirées de la migration de plus de 20 000 boîtes de messagerie Office 365MC » Le guide essentiel des plans de licences infonuagiques pour Office 365MC

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