Trop occupé ou déconnecté?

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Une étude sur l'impact des outils de communication au travail.

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Trop occupé ou déconnecté?

  1. 1. PRÉSENTÉE PAR TROP OCCUPÉ OU DÉCONNECTÉ? UNE ÉTUDE SUR L'IMPACT DES OUTILS DE COMMUNICATION AU TRAVAIL
  2. 2. Quand les utilisateurs décrochent Les employés disposent de plus d'outils de communication que jamais auparavant, que ce soit le téléphone traditionnel, le courriel, les applications de réseaux sociaux, la vidéoconférence ou la messagerie unifiée. Malgré tout, de nombreux directeurs de TI hésitent à investir dans de nouvelles technologies de collaboration, sous prétexte que celles déjà en place ne sont pas utilisées. La présente étude explique pourquoi la plupart des projets de communications et de collaboration unifiées (CCU) se soldent par un échec et ce que votre entreprise doit faire pour susciter l'engouement et favoriser l'adoption des utilisateurs. MMMÉÉÉÉÉÉÉTTTTTTTHHHHHHHOOOOOOODDOOLOGIE Softchoice, l'un des plus importants fournisseurs de solllllluuuuuuutttttiiiiiooonnnnsss informatiquuuueeeeesssss eeeeet de ssssssseeeervices impartis d'Amérique du Nord, a voulu connaître les processuuuuussssss eeeeeettt llles prioritéééésss ddddeeeeessss services de TI à l'égard du déploiement d'outils de CCU, de la formation et du sssssooooooouuuuutttiiieen. En vue de mesurer les répercussions d'un tel projet sur les habitudes ddddeeee cccooommunication, les préférences et la satisfaction au travail de 250 directeurs de TI et 750 eeeemmmmmmmppployés ont été sondées.
  3. 3. LES OUTILS DE COMMUNICATION CHIFFRÉS (TAUX D'UTILISATION PAR LES EMPLOYÉS) CELLULAIRE 68 % 69 % PARTAGE D'ÉCRAN 60 % 8 % VIDÉOCONFÉRENCE 70 % 5 % TÉL. DE BUREAU 86 % 82 % RÉSEAUX SOCIAUX 40 % 10 % COURRIEL 97 % 95 % MESSAGERIE INSTANTANÉE 68 % 40 % TÉLÉCONFÉRENCE 69 % 12 % ACCÈS AUX OUTILS UTILISATION QUOTIDIENNE
  4. 4. mais ont recours aux outils de communication pour travailler en équipe tout au long de la journée. 1er CONSTAT : 74 % DES EMPLOYÉS PRÉFÈRENT COMMUNIQUER EN PERSONNE AU TRAVAIL... 30 % PLUS DE 5 H PAR JOUR 26 % PLUS DE 2 H PAR JOUR 26 % MOINS DE 30 MIN PAR JOUR COMMUNICATIONS EN PERSONNE
  5. 5. 1. Il améliore leur productivité. 4. Il est compatible avec leurs appareils mobiles. 2. Il est facile à utiliser. 5. Il leur permet de travailler n'importe où. 3. Il est multifonction. Cinq raisons motivent les employés à l'utiliser. 2e CONSTAT : QUAND LES TI IMPLANTENT UN NOUVEL OUTIL…
  6. 6. 1. Il ne fonctionne pas bien. 2. Il n'améliore pas leur productivité. 3. Ils ont déjà trop d'outils à leur disposition. Trois raisons font en sorte que les employés ne l'utilisent pas. 3e CONSTAT : QUAND LES TI IMPLANTENT UN NOUVEL OUTIL…
  7. 7. • Un tiers des employés disent ne pas avoir reçu de formation. • La moitié des autres disent avoir reçu une formation de moins de 30 minutes. • 71 % des employés disent utiliser, dans le meilleur des cas, la moitié des fonctionnalités. • 38 % des employés disent avoir accès à des outils de communication qu'ils n'utilisent jamais parce qu'ils ne savent pas comment. • 77 % des employés disent ne pas être consultés avant la mise en œuvre d'un nouvel outil. • 58 % des employés disent ne pas être consultés sur l'utilité d'un outil après sa mise en œuvre. 4e CONSTAT : QUAND LES TI IMPLANTENT UN NOUVEL OUTIL…
  8. 8. 5e CONSTAT : LES EFFETS DE L'ABSENCE DE CONSULTATION Les employés non consultés dans le cadre d'un projet de mise en œuvre d'un outil de collaboration sont… 2x plus susceptibles d'être insatisfaits au travail. 18 % plus susceptibles d'avoir à résoudre leurs propres problèmes de soutien. 3x plus susceptibles de ne pas envisager une carrière à long terme.
  9. 9. LES EFFETS POSITIFS DE LA CONSULTATION Les employés consultés dans le cadre d'un projet de mise en œuvre d'un outil de collaboration sont… 18 % plus susceptibles de penser que l'outil les rend productifs. 23 % plus susceptibles d'être satisfaits de leur emploi. 26 % plus susceptibles de penser qu'ils possèdent le bon outil pour effectuer leurs tâches.
  10. 10. Ces derniers devraient améliorer l'expérience et non distraire. 6e CONSTAT : LA PLUPART DES EMPLOYÉS UTILISENT DES OUTILS DE COLLABORATION PENDANT LES RÉUNIONS 69 % DES EMPLOYÉS UTILISENT DES OUTILS DE COMMUNICATION SANS FIL PENDANT LES RÉUNIONS. 76 % DE CES EMPLOYÉS DISENT ÊTRE DISTRAITS PAR CES OUTILS.
  11. 11. 7e CONSTAT : CLIVAGE GÉNÉRATIONNEL • Les jeunes Y sont plus susceptibles d'apporter des outils de communication à une réunion. • Étonnamment, les baby-boomers sont plus susceptibles d'être distraits par ces outils. • Les jeunes Y sont plus susceptibles d'affirmer que disposer de nombreux outils de communication au travail les rend plus productifs. • Les jeunes Y sont aussi plus susceptibles de savoir utiliser au moins la moitié des fonctionnalités de ces outils.
  12. 12. 8e CONSTAT : COMMUNICATIONS LABORIEUSES Est-il difficile d'implanter et de soutenir des outils de communication? 4directeurs de TI sur 5affirment que moins du quart des demandes de soutien est lié au mauvais fonctionnement. 11 %des directeurs de TI n'ayant pas intégré les outils relatifs à la voix, à la vidéo et aux données prévoient le faire bientôt. 2directeurs de TI sur 3pensent que les solutions de CU sont faciles à gérer après leur mise en œuvre. 44 %des directeurs de TI ont trouvé difficile l'implantation d'une solution de CU. 54 %des directeurs de TI ont recours aux solutions d'un fournisseur tiers pour la mise en œuvre d'outils de CU.
  13. 13. 9e CONSTAT : HORS DU BUREAU Comprendre le comportement des utilisateurs en dehors du réseau sécurisé. 49 % des employés travaillent plus de 5 heures par semaine en dehors du bureau et, la plupart du temps, en dehors des heures d'ouverture. 85 % des directeurs de TI soutiennent les outils de communication en dehors des heures d'ouverture. 68 % des directeurs de TI pensent que la variété des outils de communication auxquels les employés ont accès engendre des risques de sécurité.
  14. 14. Les outils de CCU sont rassembleurs et ont le pouvoir d'améliorer la productivité et la participation des employés. Malheureusement, la majorité des projets de mise en œuvre échouent parce que les employés sont exclus du processus. Deux facteurs, souvent négligés, sont essentiels au succès d'un projet d'implantation : 1) Bien avant d'arrêter son choix sur l'une ou l'autre des technologies offertes, une entreprise doit se pencher sur sa propre culture, tels les impératifs de productivité et les habitudes de travail. 2) Après la mise en œuvre, les entreprises doivent soutenir les employés au moyen d'une solide stratégie de communication et d'adoption afin qu'ils apprennent à utiliser l'outil et, plus encore, à l'apprécier. S'il est facile de mettre en œuvre et d'utiliser une technologie, il est plus difficile de libérer le plein potentiel des employés. Pour y arriver, il faut une bonne planification stratégique, une campagne de communication efficace et l'adhésion des employés. CONCLUSION Accorder la priorité aux gens plutôt qu'à la technologie.
  15. 15. 2. COMMUNIQUER Informez-les clairement des problèmes qu'ils éviteront grâce au nouvel outil. 3. FORMER Offrez une formation complète sur l'utilisation du nouvel outil. 4. MESURER Fixez des objectifs d'adoption mesurables avant la mise en œuvre et suivez le progrès. 5. RECOMMENCER Prenez régulièrement le pouls du personnel, tenez compte des réticences et mesurez le degré d'adoption. 1. CONSULTER Demandez à vos employés ce qui faciliterait leur travail; proposez une vison. RECOMMANDATIONS 5 étapes pour assurer le succès de la mise en œuvre d'un outil de communication
  16. 16. COMMUNIQUEZ AVEC NOUS WWW.SOFTCHOICE.COM/SERVICES 1-800-268-7638

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