Le CFO masqué: Experte en modélisation d'affaires, MVP Excel, MVP Data Platform (Power BI) à Le CFO masqué
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Excel: Comment s'assurer de l'intégrité de ses calculs?
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Économie & finance
Plus de 80% des modèles financiers et opérationnels élaborés dans Excel comportent des erreurs importantes. Vous trouverez, dans cette présentation, de nombreux trucs pour vous assurer de l'intégrité de vos calculs
Excel: Comment s'assurer de l'intégrité de ses calculs?
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Comment s’assurer de l’intégrité de ses
calculs dans Excel?
Par Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA
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Modélisation financière
CFO du Québec
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Excel : Tableaux de bord
Excel : Modèles financiers budgétaires
Excel : PowerPivot
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Webinaires
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Plan de présentation
Introduction
Normes (standards) dans l’entreprise
Meilleures pratiques d’affaires
Documentation des modèles Excel
Validation de l’entrée de données
Totaux de contrôle
Automatisation des calculs
Protection des cellules et des fichiers
Audit des modèles Excel
Formation
Conclusion
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Introduction
Plus de 80% des modèles financiers et
opérationnels élaborés dans Excel comportent
des erreurs importantes causant des écarts majeurs
dans les résultats
Histoires d’horreur dans Excel
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Introduction
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Introduction
Erreurs les plus souvent rencontrées
Erreurs dans l’écriture des formules utilisées
Formules liées à des plages de cellules incomplètes ou
non localisées
Formules liées à des plages de cellules trop grandes
Formules liées à de mauvaises cellules
Valeurs entrées comme du texte
Mauvaises formules
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Normes
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Normes
Établir des normes à suivre pour l’élaboration des
fichiers Excel dans l’entreprise
Permettre à tous les employés de comprendre tous les
fichiers Excel
Permettre à tous les “développeurs” de modifier
adéquatement les fichiers existants
Permettre la pérennité des fichiers Excel après le
départ des développeurs
Permettre à un nouvel employé de se familiariser plus
rapidement avec tous les fichiers Excel de l’entreprise
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Meilleures pratiques d’affaires
Séparer les différentes sections du modèle
(inputs, outputs, plages de données de
référence, documentation, etc.)
Conférer un format particulier à chaque type de
donnée, selon sa vocation (Input, output, cellule
liée, etc.), en évitant d’utiliser trop de couleurs
Insérer des titres de colonnes et des titres de lignes
Présenter des tables faciles à comprendre
Afficher les unités de mesure
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Meilleures pratiques d’affaires
Article de
référence:
Modélisation
financière:
Concepts de base
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Meilleures pratiques d’affaires
Article de
référence:
Modélisation
financière dans
Excel: Structure
d’un bon modèle
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Meilleures pratiques d’affaires
Article de
référence:
Modélisation
financière dans
Excel: Structure
d’une page efficace
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Meilleures pratiques d’affaires
Article de
référence:
Modélisation
financière dans
Excel: Les formats
et les styles
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Meilleures pratiques d’affaires
Article de
référence:
Modélisation
financière dans
Excel: Les
hypothèses
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Meilleures pratiques d’affaires
Article de
référence:
Modélisation
financière dans
Excel: Analyses de
sensibilité
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Meilleures pratiques d’affaires
Ne pas cacher d’information, au mieux, utiliser la
fonctionnalité “grouper”
Sauver fréquemment sous différentes versions
Prévoir l’évolution du modèle (insérer des espaces
supplémentaires pour des données similaires)
Traiter les fichiers liés avec beaucoup de soin
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Meilleures pratiques d’affaires
Un truc par rapport aux fichiers liés
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Meilleures pratiques d’affaires
Insérer une seule formule par colonne, par
ligne, par plage
Insérer une seule fois chaque input dans le
modèle
Ne pas insérer de “hardcoding” dans les formules
ATTENTION AUX
TRIANGLES VERTS!
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Documentation
Insérer des instructions claires dans le fichier
Comment circulent les données dans le modèle (Smart
Art, Shapes) – voir menu “Insertion”
Comment repérer les cellules d’input
Comment faire l’entrée de données
Comment faire des modifications
Outils pour la documentation
Texte avec captures d’écrans (snipping
tool, greenshot, vidéos/tutoriels)
Insertion de commentaires dans les cellules (choisir l’option
Afficher)
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Documentation
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Documentation
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Documentation
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Documentation
ARTICLE DE
RÉFÉRENCE:
Ajouter une vidéo
dans Excel
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Validation entrée de données
Échelles de valeurs
Entiers
Décimaux
Listes
Dates
Temps
Longueur de texte
Personnalisé
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Validation entrée de données
Article de référence:
Astuce Excel: Validation
de données (Data
validation)
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Validation entrée de données
Article de référence:
Validation de données
alternatives
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Totaux de contrôle
Insérer des totaux de contrôle
Ex.: Actif balance avec Passif dans le bilan
Ajouter du format conditionnel pour faire ressortir
les erreurs
Ajouter une feuille de validation du modèle au
complet (reprendre tous les totaux de contrôle du
modèle et indiquer à l’utilisateur/modélisateur là où
il y a des erreurs)
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Totaux de contrôle
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Totaux de contrôle
Article de
référence:
Modèles financier
budgétaire dans
Excel:
Téléchargement
libre
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Automatisation/Standardisation
Comprendre les messages d’erreurs dans Excel
#N/A, #REF!, #NAME?, #DIV/0!, #NULL!, #VALUE!, #NUM!
Briser les formules complexes en de plus petites
formules (calculs intermédiaires)
Utiliser des tables (option “mettre sous forme de
tableau”)
Utiliser des champs nommés
Utiliser des fonctions avancées
(si/ou, index/equiv, decaler, somme.si.ens., etc.)
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Automatisation/Standardisation
Article de référence:
Excel: Maîtrisez-vous bien
les messages d’erreurs?
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Automatisation/Standardisation
Article de référence:
Découvrez la magie des
tableaux Excel
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Automatisation/Standardisation
Article de référence:
Astuce Excel: Nommer
une plage de cellules
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Protection du fichier
Protection des cellules
Protection des feuilles
Protection des fichiers
Article de référence:
Excel: Protégez vos
données
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Audit de fichiers Excel
Logiciels d’audit
http://www.operisanalysiskit.com/
http://www.jkp-ads.com/RefTreeAnalyser.asp
http://www.auditexcel.co.za/product/spreadsheet-
testing-tool/#%2EUdaowzuW-Sp
http://www.spreadsheetdetective.com/
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Audit de fichiers Excel
Auto-audit
F2
Fonctionnalités “repérer les dépendants” et “repérer
les antécédents”
Fenêtre espion (Watch window)
F5 ou “Atteindre” “cellules” (go to special)
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Audit de fichiers Excel
Article de référence:
Fonctionnalités Excel
pour tester vos formules
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Audit de fichiers Excel
Article de référence:
Excel: Utilisez-vous la
fenêtre espion?
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Audit de fichiers Excel
Article de référence:
Astuce Excel : Go to
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Audit par un tiers
Collègue de travail
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Formation
Maintenir ses compétences à jour par la formation
Évolution des fonctions et fonctionnalités à travers les
diverses versions d’Excel
Formation Excel sur les meilleures pratiques d’affaires
Menu d’aide Excel
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Conclusion
Excel est un outil très flexible
Il peut donc être utilisé pour élaborer des outils très
performants
En même temps, mal utilisé, il peut produire des
erreurs monumentales
C’est pourquoi il est important de comprendre les
types d’erreurs possibles et apprendre à maîtriser l’outil
et les meilleures pratiques d’affaires
Sinon, mieux vaut avoir recours à un logiciel ou un
expert pour auditer ses outils Excel
45. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA
Experte en modélisation d’affaires
Blogue: moncherwatson.wordpress.com
Cell.: 514-605-7112
Courriel: marchandsophie@hotmail.com
Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA
Experte en modélisation d’affaires
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Cell.: 514-605-7112
Courriel: marchandsophie@hotmail.com
Conclusion
Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA
514-605-7112
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http://www.lecfomasque.com