Buku manual mutu spmi

Buku Manual SPMI-STKS SBY
BUKU MANUAL MUTU
SISTEM PENJAMINAN MUTU
LEMBAGA PENJAMINAN MUTU
STIKES SURABAYA
STIKES SURABAYA
TAHUN 2015

MANUAL MUTU
Kode Dokumen : SI/SPMI/SP-SG-SB
Revisi : -
Tanggal :
Perumusan Ketua Lembaga Penjaminan Mutu Internal
Perguruan Tinggi
Taufiq Hidayat, S.KM.,M.Kes
Pemeriksa Pembantu Ketua I
Sri Mekar, SST., M.MKes
Persetujuan dan penetapan Ketua STIKes
Dr. Ahmad Hariyanto, Drs., M.Si
Pengendali Ketua Lembaga Penjaminan Mutu Internal
Perguruan Tinggi
Taufiq Hidayat, S.KM.,M.Kes

VISI, MISI DAN STRATEGI
TUJUAN MANUAL
Manual Mutu merupakan suatu bagian dari Pedoman Sistem Penjaminan Mutu (SPM) yang bertujuan
untuk memberikan arah serta landasan pengembangan dan penerapan Sistem Penjaminan Mutu
(SPM) di seluruh unit kerja di lingkungan STIKes Surabaya, sebagai instrument penjaminan mutu dan
bukti otentik pelaksanaan Penjaminan mutu.
Luas Lingkup
Sasaran pemanfaatan Manual Mutu yang merupakan bagian dari Pedoman SPM adalah peningkatan
mutu, efisiensi dan efektivitas kinerja di seluruh unit kerja di lingkungan STIKes Surabaya, dengan
focus utama pada penyelenggaraan keseluruhan proses pendidikan (penerimaan calon mahasiswa
hingga proses wisuda dan alumni), penelitian dan pengabdian masyarakat serta kemitraan.
Kegiatan
Rincian kegiatan yang harus dikerjakan dalam implementasi SPMI oleh pemangku kepentingan
internal
Dalam upaya pelaksanaan dan pemenuhan standar yang telah ditetapkan, tiap unit kerja yang
telah menetapkan standar mutu perlu melaksanakan mekanisme sebagai berikut.
1. Tiap unit kerja perlu menyusun kebijakan yang terstruktur agar mampu menjalankan fungsi dan
tugasnya untuk melaksanakan berbagai program dan kegiatan dalam rangka mencapai standar
yang telah ditetapkan.
2. Kebijakan yang disusun untuk keperluan tersebut harus sejalan dan sesuai dengan kebijakan
terkait yang telah ditetapkan oleh unit kerja pada jenjang di atasnya.
3. Tiap pemimpin unit kerja berkomitmen dan secara konsisten mengacu pada pencapain standar-
standar yang telah ditetapkan dalam perencanaan dan pelaksanaan program dan kegiatan di unit
kerjanya.
4. Dalam pelaksanaan tugas dan fungsi tiap unit kerja, pemimpin unit kerja perlu memastikan
efektivitas pelaksanaan pemantauan dan evaluasi untuk menjamin pencapaian standar-standar
kinerja dan standar mutu yang ditetapkan.

5. Hasil pemantauan dan evaluasi kinerja dianalisis dan ditindaklanjuti secara sistematis untuk
mengupayakan perbaikan dan peningkatan mutu secara berkelanjutan.
6. Keseluruhan tindakan pemenuhan standar harus didokumentasikan secara efektif, efisien dan
sistematis.
Uraian Pekerjaan
Penyusunan tiap standar perlu mengikuti suatu mekanisme penetapan dan pemenuhan standar yang
bersifat khusus sesuai jenis standar. Namun demikian secara umum, penetapan dan pemenuhan
standar mutu harus dilakukan mengikuti mekanisme yang akan diuraikan berikut ini:
Perumusan, Penyusunan dan Penetapan Standar
Secara umum, mekanisme penetapan standar mutu adalah sebagai berikut.
1. Standar mutu yang disusun harus mengacu pada Visi, Misi dan Tujuan STIKes Surabaya serta
dirumuskan dengan mempertimbangkan kondisi dan kemampuan unit kerja.
2. Standar mutu disusun dan ditetapkan secara berjenjang, mulai dari tingkat STIKes, program studi,
lab/bagian, dan seterusnya sesuai kebutuhan.
3. Tiap jenjang unit kerja yang akan menetapkan standar perlu melakukan kajian peraturan dan
perundang-undangan yang berlaku terkait dengan standar yang akan disusun.
4. Dasar perumusan standar dapat berupa peraturan perudang-undangan terkait, hasil evaluasi diri
tentang kinerja yang sedang berjalan, masukan dari stakeholders, hasil benchmarking, dan atau
hasil studi pelacakan (tracer study).
5. Standar yang akan ditetapkan oleh suatu unit kerja tidak boleh bertentangan dengan standar mutu
sejenis atau yang terkait yang telah ditetapkan oleh unit kerja pada jenjang di atasnya.
6. Unit kerja yang akan menetapkan standar perlu melakukan evaluasi diri terkait dengan standar
yang akan disusun dan ditetapkan.
7. Unit kerja membentuk tim sesuai dengan jenis standar yang akan disusun beranggota antara lain
unsur pemimpin unit kerja, unsur dosen, tenaga kependidikan.Jika diperlukan, tim juga dapat
menyertakan stakeholders eksternal, yang disetujui oleh pemimpin unit kerja penyusun standar.

8. Tim melakukan analisis kebutuhan standar untuk menentukan ruang lingkup, jenis dan kriteria
standar. Analisis kebutuhan juga dapat dilakukan berdasarkan hasil pemantauan dan evaluasi
kinerja pada siklus penjaminan mutu sebelumnya.
9. Sebelum ditetapkan, standar perlu disosialisasikan untuk mendapat umpan balik dan diuji peluang
implementabilitasnya sehingga benar-benar dapat digunakan sebagai acuan dalam implementasi
SPM.
10. Standar mutu perlu disahkan oleh pemimpin unit kerja dan pemimpin unit kerja pada jenjang di
atasnya, kecuali standar pada tingkat universitas dan fakultas.
11. Standar pada tingkat STIKes disahkan oleh pemimpin STIKes setelah mendapat persetujuan
Senat.
12. Setelah disahkan, standar harus disosialisasikan dan dipublikasikan secara terbuka kepada pihak-
pihak yang berkepentingan.
13. Perumusan standar harus mengikuti kaidah ABCD (Audience, Behaviour, Competence, dan
Degree) yang berarti:
Audience : menyebutkan siapa pelaku atau pengelola standar, siapa yang
bertanggungjawab/ditugasi dalam pencapaian standar tersebut
Behaviour : menjelaskan kondisi/keadaan, tindakan, perilaku yang bersifat “should be”
yang harus selalu dapat diukur
Competence : menjelaskan target/sasaran/tugas/materi/objekdalam perilaku (behaviour)
yang telah dirumuskan
Degree : menetapkan waktu/periode yang harus dicapai untuk mencapai atau
melakukan tindakan/perilaku pada standar tersebut
Jika standar dinyatakan dalam struktur kalimat lengkap, A adalah subjek, B berada pada
predikat, C menempati posisi objek dan D adalah keterangan.
Pelaksanaan Standar
Dalam upaya pelaksanaan dan pemenuhan standar yang telah ditetapkan, tiap unit kerja yang
telah menetapkan standar mutu perlu melaksanakan mekanisme sebagai berikut.
1. Tiap unit kerja perlu menyusun kebijakan yang terstruktur agar mampu menjalankan fungsi
dan tugasnya untuk melaksanakan berbagai program dan kegiatan dalam rangka mencapai
standar yang telah ditetapkan.

2. Kebijakan yang disusun untuk keperluan tersebut harus sejalan dan sesuai dengan kebijakan
terkait yang telah ditetapkan oleh unit kerja pada jenjang diatasnya
3. Tiap pemimpin unit kerja berkomitmen dan secara konsisten mengacu pada pencapain
standar-standar yang telah ditetapkan dalam perencanaan dan pelaksanaan program dan
kegiatan di unit kerjanya.
4. Dalam pelaksanaan tugas dan fungsi tiap unit kerja, pemimpin unit kerja perlu memastikan
efektivitas pelaksanaan pemantauan dan evaluasi untuk menjamin pencapaian standar-
standar kinerja dan standar mutu yang ditetapkan.
5. Hasil pemantauan dan evaluasi kinerja dianalisis dan ditindaklanjuti secara sistematis untuk
mengupayakan perbaikan dan peningkatan mutu secara berkelanjutan.
6. Keseluruhan tindakan pemenuhan standar harus didokumentasikan secara efektif, efisien dan
sistematis.
Pengendalian, Pengembangan dan Peningkatan Standar
Pengendalian standar dilaksanakan dengan prinsip umum yaitu untuk memastikan bahwa
pelaksanaan program dan kegiatan di STIKes Surabaya berpedoman pada pencapaian standar dan
dengan mengikuti prosedur yang disepakati. Perubahan standar hanya dapat dilakukan melalui
mekanisme yang telah ditetapkan dalam Penyusunan dan Penetapan Standar. Kemudian, untuk
mengendalikan standar, semua unit yang ada di lingkungan STIKes Surabaya perlu menetapkan
secara sah standar-standar yang diberlakukan.
Dalam Pelaksanaan Standar, tahap pemantauan dan evaluasi penerapan standar merupakan
tahap penting yang menjadi bagian dari aspek Pengendalian Standar.Selain memantau dan
mengevaluasi kesesuaian pelaksanaan standar, pemimpin unit dapat menggunakan hasil pemantauan
dan evaluasi tersebut untuk mengendalikan standar yang telah ditetapkan.
Tahap ini mencakup tiga hal yaitu: a) pemantauan, evaluasi pelaksanaan dan pengukuran
ketercapaian standar; b) upaya perbaikan, serta c) pengembangan dan peningkatan standar. Ketiga
hal ini bersifat siklus dan dilakukan secara berkesinambungan dan konsisten.Siklus-siklus ini pada
akhirnya akan mewujudkan konsep Kaizen (perbaikan dan peningkatan berkelanjutan).

Gambar 4-1. Siklus Pengendalian dan Peningkatan Standar Mutu
Tahap pemantauan dan evaluasi ketercapaian standar salah satunya dicapai melalui
pelaksanaan audit mutu internal.Audit mutu internal harus dilakukan untuk memastikan bahwa
pelaksanaan program dan kegiatan di STIKes Surabaya berjalan sesuai dengan rencana, dengan
prosedur yang benar, dan mengarah pada pencapaian standar yang telah ditentukan.Mekanisme audit
internal yang perlu diperhatikan dalam rangka implementasi SPM adalah sebagai berikut.
1. Audit internal dapat dilakukan pada aspek akademik maupun non akademik.Audit mutu akademik
internal (AMAI) merupakan audit yang wajib dilaksanakan pada semua program studi, dan
penyenggara program pendidikan lainnya.
2. Audit internal non akademik dilaksanakan sesuai kebutuhan manajemen, sedikitnya satu tahun
sekali.
3. Khusus AMAI, harus diselenggarakan minimal satu kali dalam satu tahun oleh STIKes
4. Cakupan Audit Mutu Internal ditetapkan berdasarkan hasil audit sebelumnya dan hasil evaluasi
diri, atau atas keperluan tertentu.
(1)
Evaluasi Diri
(2)
Upaya
Perbaikan
(3)
Audit Mutu
(4)
Solusi dan Hasil
Perbaikan
(5)
Peningkatan
Standar

5. Kaprodi dapat mengajukan permohonan audit mutu internal kepada pemimpin STIKes Surabaya
apabila diperlukan.
6. STIKes Surabaya harus melakukan audit kepada seluruh unit kerja sedikitnya satu kali dalam satu
tahun.
7. Hanya personal yang telah mendapat kewenangan audit yang dapat melakukan audit atas
koordinasi UPT Penjaminan Mutu atau Unit Penjaminan Mutu Fakultas/PPS.
8. Kewenangan ini dinyatakan dalam bentuk Sertifikat Auditor yang diterbitkan oleh Ketua STIKes
Surabaya
9. Hasil dan rekomendasi auditmutu internal harus ditindaklanjuti oleh pemimpin unitkerja dan tindak
lanjut rekomendasi yang dilakukan dilaporkan kepada pemimpin unitkerja pada jenjang diatasnya.
10. Laporan audit internal harus dapat diakses oleh pemimpin unit kerja yang diaudit serta pemimpin
unit kerja pada jenjang diatasnya.
11. STIKes, Prodi, dan pemimpin Lembaga Penelitian dan Lembaga Pengabdian Kepada masyarakat
perlu menyusun mekanisme yang efektif untuk menyampaikan hasil audit internal kepada pihak
yang berkepentingan, termasuk para pengelola program studi, dosen dan senat
universitas/fakultas.
12. Mekanisme rinci pelaksanaan audit mutu harus diuraikan pada Standar Prosedur Operasional
Audit Mutu Internal.
Pihak yang Terkena Kebijakan

Manual penetapan standar mutu berlaku untuk semua unit di lingkungan STIKes Surabaya, yang
meliputi STIKes, unit, Prodi dan sub unit di lingkungan STIKes Surabaya.
Istilah dan Definisi
1. Kebijakan merupakan pernyataan tertulis yang menjelaskan mengenai pemikiran, sikap dan
pandangan pada suatu institusi berkenaan dengan suatu hal (dalam hal ini penjaminan mutu)
2. Kebijakan SPMImerupakan pemikiran, sikap dan pandngan kegiatan institusi mengenai SPMI
yang berlaku di STIKes Surabaya (mencakup persyaratan SPMI)
3. Manual SPMI/Prosedure merupakan dokumen tertulis berisi petunjuk teknis praktis
menjalankan atau melaksanakan SPMI
4. Standar SPMImerupakan dokumen tertulis yang berisikan kriteria, patokan, ukuran, spesifikasi
mengenai suatu hal yang harus dipenuhi.
5. Evaluasi diri merupakan kegiatan setiap unit yang menjadi bagian kegiatan institusi,
dilaksanakan secara periodik, meliputi memeriksa, menganalisis dan menilai kinerja diri
selama kurun waktu tertentu. Sebagai cara mengetahui kekurangan yang terjadi di dalam
sistem yang berjalan di STIKes.
6. Audit SPMI termasuk audit yang menjadi syarat pada Sistem Managemen Mutu Perguruan
Tinggi merupakan kegiatan rutin setiap akhir semester tahun akademik yang dilakukan oleh
auditor internal, untuk memastikan pelaksanaan SPMI dan sistem managemen mutu PT
sesuai dengan standar minimum yang dibuat oleh etiap unit di STIKes Surabaya.
7. Mutu diartikan sebagai sesuatu yang dijalankan sesuai harapan pengguna, hasil luaran
memenuhi syarat dan sesuai dengan apa yang dijanjikan.
8. Penjaminan mutu merupakan suatu proses penentuan standar mutu pengelolaan secara
konsisten, berkelanjutan, terdokumentasi dengan tujuan memenuhi kepuasaan pengguna.
9. Penjaminan mutu pendidikan dipahami sebagai suatu kegiatan sistemik dan terpadu dengan
menetapkan standar secara konsisten dan berkelanjutan, bertujuan untuk meningkatkan
kecerdasan kehidupan bangsa melalui pendidikan, serta memenuhi kepuasaan pengguna.
Formulir yang Digunakan
Kelompok Standar No Standar Nama Standar

A. Standar Isi Std/SPMI/A-01 Standar kerangka dasar dan struktur kurikulum
Std/SPMI/A-02 Standar beban belajar
Std/SPMI/A-03 Standar muatan Kurikulum
B. Standar Proses Pembelajaran Std/SPMI/B-01 Standar perencanaan proses pembelajaran
Std/SPMI/B-02 Standar pelaksanaan proses pembelajaran
C. Standar Kompetensi Mahasiswa Std/SPMI/C-01 Standar kompetensi lulusan
Std/SPMI/C-02 Standar kompetensi kelompok mata kuliah
Std/SPMI/C-03 Standar kompetensi mata kuliah
D. Standar dosen dan tenaga
kependidikan
Std/SPMI/D-01 Standar kualifikasi dan kompetensi dosen
Std/SPMI/D-02 Standar kinerja dosen dan kependidikan
Std/SPMI/D-03 Standar tenaga kependidikan
E. Standar sarana dan prasarana Std/SPMI/E-01 Standar ruang kuliah dan perlengkapannya
F. Standar pengelolaan Std/SPMI/F-01 Standar pengelolaan sumber dya manusia
Std/SPMI/F-02 Standar pengelolaan akademi
Std/SPMI/F-03 Standar pengelolaan kemahasiswaan
Std/SPMI/F-04 Standar pengelolaan persoalia
Std/SPMI/F-05 Standar penelitin dan pengabdian kepada masyarakat
Std/SPMI/F-06 Standar pengelolaan sarana dan prasarana
Std/SPMI/F-07 Standar pengelolaan keuangan
Std/SPMI/F-08 Standar pengelolaan sistem informasi
Std/SPMI/F-09 Standar sistem penjaminan mutu
G. Standar pembiayaan Std/SPMI/G-01 Standar biaya penerima
Std/SPMI/G-02 Standar penggunaan pembiayaan
Std/SPMI/G-03 Standar akuntabilitas
H. Standar penilaian pendidikan Std/SPMI/H-01 Standar penilaian hasil belajar oleh dosen
Std/SPMI/H-02 Standar penilaian hasil pembelajaran oleh satuan
pendidikan
I. Standar penelitian Std/SPMI/I-01 Standar penelitian
J. Standar pengabdian masyarakat Std/SPMI/J-01 Standar pengabdian kepada masyarakat
K. Standar kerja sama Std/SPMI/K-01 Standar kerjasama institusi
Adapun yang menjadi sarana pendukung pada kegiatan penjaminan mutu diantaranya adalah:
1. Dokumen penunjang audit internal dalam bentuk format borang yang akan diisikan oleh setiap
prodi dan akan di telaah oleh auditor internal
2. Dokumen ceklist kesesuaian borang dengan haasil temuan di prodi masing-masing
3. Dokumen pelaporan hasil audit internal dan saran perbaikan
SSaarraannaa PPeenndduukkuunngg
KKeeggiiaattaann

4. Dokumen rencana tindak lanjut masing-masing prodi yang akan dilakukan perifikasi oleh
pimpinan tertinggi STIKes.

Referensi
1. DIKTI D. Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi. Jakarta: DIKTI. 2012
2. Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia. Peraturan Menteri pendidikan dan
Kebudayaan Republik Indonesia No.50 Tahun 2014 tentang Sistem Penjaminan Mutu
Pendidikan Tinggi. Jakarta. 2014
3. Lembaga Penjaminan Mutu Internal Universitas Gadjah Mada, Penjaminan Mutu Internal dan
Audit Mutu Internal PT. UGM. 2015 (hasil dosen Magang DIKTI Agustus-desember 2015)

Buku manual mutu spmi

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Viewers also liked

Viewers also liked (18)

Similar to Buku manual mutu spmi

Similar to Buku manual mutu spmi (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Buku manual mutu spmi