Выступление Натальи Храмцовской о нормативных документах, необходимых для электронного документооборота в организации на семинаре - совещании "Обмен опытом использования системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "ДЕЛО" в органах государственной власти субъектов Российской Федерации", сентябрь 2005 Dr Natasha Khramtsovsky's presentation "By-laws necessary for implementing electronic records management in an organization" at the meeting & workshop co-organized by Moscow Region's Government and Electronic Office Systems LLP, September 2005.

1. 2222--2323 сентябрясентября 20052005 гг.. СеминарСеминар--совещаниесовещание попо обменуобмену опытомопытом работыработы 11
НормативныеНормативные документыдокументы,,
необходимыенеобходимые длядля электронногоэлектронного
документооборотадокументооборота вв организацииорганизации
Храмцовская Наталья Александровна
ведущий эксперт по управлению документацией
компании «Электронные Офисные Системы»,
член “Гильдии Управляющих Документацией” и ARMA International

2. 2222--2323 сентябрясентября 20052005 гг.. СеминарСеминар--совещаниесовещание попо обменуобмену опытомопытом работыработы 22
СС чегочего начинатьначинать??
««БезБез внедрениявнедрения хорошиххороших практикпрактик
делопроизводстваделопроизводства ии безбез консультацииконсультации
специалистовспециалистов ДОУДОУ прыгатьпрыгать вв вагонвагон
электронногоэлектронного документооборотадокументооборота сложносложно ии
опасноопасно..»»
изиз отчётаотчёта ««АутентичностьАутентичность электронныхэлектронных документовдокументов»»,,
подготовленногоподготовленного длядля ЮНЕСКОЮНЕСКО ии МеждународногоМеждународного СоветаСовета АрхивовАрхивов
((ICA StudyICA Study 1313--2),2), январьянварь 20042004 гг..

3. 2222--2323 сентябрясентября 20052005 гг.. СеминарСеминар--совещаниесовещание попо обменуобмену опытомопытом работыработы 33
ТребованияТребования стандартастандарта ISOISO 1548915489
««УправлениеУправление документациейдокументацией»»
УправлениеУправление документамидокументами вв организацииорганизации
включаетвключает::
разработкуразработку регламентоврегламентов ии стандартовстандартов,,
распределениераспределение ответственностиответственности ии
полномочийполномочий,,
разработкуразработку ии распространениераспространение процедурпроцедур ии
руководящихруководящих указанийуказаний,,

4. 2222--2323 сентябрясентября 20052005 гг.. СеминарСеминар--совещаниесовещание попо обменуобмену опытомопытом работыработы 44
ВнутренниеВнутренние нормативныенормативные документыдокументы
ИнструкцияИнструкция попо делопроизводствуделопроизводству
ИнструкцияИнструкция попо информационнойинформационной безопасностибезопасности
РегламентыРегламенты работыработы сс отдельнымиотдельными видамивидами
электронныхэлектронных документовдокументов
ИнструкцииИнструкции попо выполнениювыполнению отдельныхотдельных
операцийопераций
ДолжностныеДолжностные инструкцииинструкции

5. 2222--2323 сентябрясентября 20052005 гг.. СеминарСеминар--совещаниесовещание попо обменуобмену опытомопытом работыработы 55
ВнутренниеВнутренние нормативныенормативные документыдокументы
ПравилаПравила работыработы сс конфиденциальнойконфиденциальной ии
секретнойсекретной информациейинформацией,, вв тт..чч.. сс
персональнымиперсональными даннымиданными
ПорядокПорядок обеспеченияобеспечения непрерывностинепрерывности
деловойделовой деятельностидеятельности
ПорядокПорядок храненияхранения ии уничтоженияуничтожения
электронныхэлектронных документовдокументов
ПравилаПравила использованияиспользования ЭЦПЭЦП

6. 2222--2323 сентябрясентября 20052005 гг.. СеминарСеминар--совещаниесовещание попо обменуобмену опытомопытом работыработы 66
ИнструкцияИнструкция попо делопроизводствуделопроизводству::
дополнительныдополнительны положенияположения
ЕдиныеЕдиные принципыпринципы управленияуправления информациейинформацией
ии документациейдокументацией вв организацииорганизации вневне
зависимостизависимости отот видавида носителейносителей
ОсобенностиОсобенности делопроизводстваделопроизводства вв условияхусловиях
использованияиспользования электронныхэлектронных документовдокументов
РаспределениеРаспределение ответственностиответственности ии
полномочийполномочий заза работуработу сс электроннымиэлектронными ии
бумажнымибумажными документамидокументами

7. 2222--2323 сентябрясентября 20052005 гг.. СеминарСеминар--совещаниесовещание попо обменуобмену опытомопытом работыработы 77
ИнструкцияИнструкция
попо информационнойинформационной безопасностибезопасности
ТехническиеТехнические средствасредства защитызащиты,, правилаправила
доступадоступа ии использованияиспользования
ОбеспечениеОбеспечение соответствиясоответствия законодательнозаконодательно--
нормативнымнормативным требованиямтребованиям
–– ЗащитаЗащита бумажныхбумажных документовдокументов
–– УправлениеУправление электроннымиэлектронными документамидокументами попо
правиламправилам ДОУДОУ
ВопросыВопросы безопасностибезопасности,, связанныесвязанные сс
персоналомперсоналом ии обучениеобучение пользователейпользователей

8. 2222--2323 сентябрясентября 20052005 гг.. СеминарСеминар--совещаниесовещание попо обменуобмену опытомопытом работыработы 88
ПравилаПравила работыработы сс отдельнымиотдельными
видамивидами электронныхэлектронных документовдокументов
ИспользованиеИспользование СЭДСЭД
ИспользованиеИспользование интернетаинтернета,, электроннойэлектронной
почтыпочты ии системсистем мгновенныхмгновенных сообщенийсообщений
ИспользованиеИспользование сайтасайта
ПрименениеПрименение ЭЦПЭЦП вв государственнойгосударственной
организацииорганизации
ВедениеВедение электронногоэлектронного архиваархива

9. 2222--2323 сентябрясентября 20052005 гг.. СеминарСеминар--совещаниесовещание попо обменуобмену опытомопытом работыработы 99
РаботаРабота сс конфиденциальнойконфиденциальной ии
секретнойсекретной электроннойэлектронной информациейинформацией
…… нене осуществлятьосуществлять включениевключение информационныхинформационных
системсистем,, сетейсетей связисвязи ии автономныхавтономных персональныхперсональных
компьютеровкомпьютеров,, вв которыхкоторых обрабатываетсяобрабатывается информацияинформация,,
содержащаясодержащая сведениясведения,, составляющиесоставляющие государственгосударствен--
нуюную тайнутайну,, ии служебнаяслужебная информацияинформация ограниченногоограниченного
распространенияраспространения,, аа такжетакже длядля которыхкоторых установленыустановлены
особыеособые правилаправила доступадоступа кк информационныминформационным ресурсамресурсам,,
вв составсостав средствсредств международногомеждународного информационногоинформационного
обменаобмена,, вв томтом числечисле вв …… ««ИнтернетИнтернет»»
УказУказ ПрезидентаПрезидента РФРФ ""ОО мерахмерах попо обеспечениюобеспечению информационнойинформационной безопасностибезопасности РоссийскойРоссийской
ФедерацииФедерации вв сфересфере международногомеждународного информационногоинформационного обменаобмена"" №№ 611611 отот 1212 маямая 20042004 годагода

10. 2222--2323 сентябрясентября 20052005 гг.. СеминарСеминар--совещаниесовещание попо обменуобмену опытомопытом работыработы 1010
Генеральная инспекция выявила нарушения в
работе с секретной информацией директора
ЦРУ Джона Дойча (2000 год)
ДойчДойч регулярнорегулярно переписывалпереписывал изиз
служебныхслужебных компьютеровкомпьютеров вв свойсвой
домашнийдомашний секретнейшуюсекретнейшую
информациюинформацию.. ПричемПричем вв довольнодовольно
большихбольших объемахобъемах..
ДойчДойч хранилхранил всевсе своисвои архивыархивы вв
компьютерекомпьютере,, нене имеющемимеющем никакойникакой
системысистемы безопасностибезопасности,, котораякоторая
блокировалаблокировала быбы доступдоступ постороннихпосторонних
лицлиц кк секретнымсекретным материаламматериалам
httphttp://://utrotest.utro.ruutrotest.utro.ru//articlesarticles//accidentsaccidents/2000/05/31/200005310078094555.shtml?2000/05/31/2000/05/31/200005310078094555.shtml?2000/05/31
БывшийБывший директордиректор ЦРУЦРУ
((маймай 19951995 –– декабрьдекабрь
1996)1996) ДжонДжон ДойчДойч

11. 2222--2323 сентябрясентября 20052005 гг.. СеминарСеминар--совещаниесовещание попо обменуобмену опытомопытом работыработы 1111
ПорядокПорядок обеспеченияобеспечения непрерывностинепрерывности
деловойделовой деятельностидеятельности
СтыковкаСтыковка бумажногобумажного ии электронногоэлектронного
документооборотадокументооборота
ЗащитаЗащита важнейшихважнейших документовдокументов
ПорядокПорядок действийдействий вв случаеслучае,, еслиесли системасистема
электронногоэлектронного документооборотадокументооборота нене
работаетработает,, аа такжетакже послепосле восстановлениявосстановления еёеё
работоспособностиработоспособности

12. 2222--2323 сентябрясентября 20052005 гг.. СеминарСеминар--совещаниесовещание попо обменуобмену опытомопытом работыработы 1212
УраганУраган ««КатринаКатрина»»
НовыйНовый ОрлеанОрлеан,, СШАСША, 2005, 2005 годгод
УдалосьУдалось восстановитьвосстановить
информациюинформацию сс 90%90%
жесткихжестких дисковдисков,,
доставленныхдоставленных сс местаместа
катастрофыкатастрофы
СтоимостьСтоимость::
$100$100 –– диагностикадиагностика,,
$1000$1000 –– восстановлениевосстановление
данныхданных
httphttp://://www.startribune.comwww.startribune.com//storiesstories/535/5606109.html/535/5606109.html

13. 2222--2323 сентябрясентября 20052005 гг.. СеминарСеминар--совещаниесовещание попо обменуобмену опытомопытом работыработы 1313
ПорядокПорядок храненияхранения ии уничтоженияуничтожения
электронныхэлектронных документовдокументов
ЭлектронныеЭлектронные документыдокументы труднотрудно сохранитьсохранить ии
труднотрудно уничтожитьуничтожить
УстареваниеУстаревание оборудованияоборудования,, программногопрограммного
обеспеченияобеспечения ии форматовформатов,, необходимостьнеобходимость
миграциимиграции каждыекаждые 55--77 летлет
ПроблемаПроблема сохранениясохранения юридическойюридической силысилы
электронныхэлектронных документовдокументов
ЕдинственныйЕдинственный надежныйнадежный способспособ уничтоженияуничтожения
–– вместевместе сс носителемносителем

14. 2222--2323 сентябрясентября 20052005 гг.. СеминарСеминар--совещаниесовещание попо обменуобмену опытомопытом работыработы 1414
КатастрофаКатастрофа шаттлашаттла ««КолумбияКолумбия»»
11 февраляфевраля 20032003 годагода
ФирмаФирма KrollKroll OntrackOntrack
восстановилавосстановила 99%99%
содержимогосодержимого двухдвух
ноутбуковноутбуков,, бывшихбывших нана
бортуборту шаттлашаттла
ЖесткиеЖесткие дискидиски
ноутбуковноутбуков былибыли
найденынайдены вв озереозере
httphttp://://www.startribune.comwww.startribune.com//storiesstories/535/5606109.html/535/5606109.html
Обломки шаттла в небе
над Техасом

15. 2222--2323 сентябрясентября 20052005 гг.. СеминарСеминар--совещаниесовещание попо обменуобмену опытомопытом работыработы 1515
ПравилаПравила использованияиспользования ЭЦПЭЦП
НеобходимоНеобходимо определитьопределить юридическуююридическую
основуоснову использованияиспользования ЭЦПЭЦП
ВозможностьВозможность несанкционированногонесанкционированного
использованияиспользования ЭЦПЭЦП
ПоявлениеПоявление целойцелой группыгруппы документовдокументов,,
которыекоторые необходимонеобходимо хранитьхранить вв течениетечение
длительногодлительного временивремени –– сс возможностьювозможностью
перепроверкиперепроверки ЭЦПЭЦП

16. 2222--2323 сентябрясентября 20052005 гг.. СеминарСеминар--совещаниесовещание попо обменуобмену опытомопытом работыработы 1616
ТипичныеТипичные ошибкиошибки
ЗабываютЗабывают обоб управленииуправлении электроннымиэлектронными
документамидокументами попо правиламправилам ДОУДОУ
НеНе включаютвключают вопросывопросы длительногодлительного
храненияхранения электронныхэлектронных документовдокументов
УпорУпор нана техническиетехнические средствасредства защитызащиты
информацииинформации
НеНе учитываютучитывают необходимостьнеобходимость повышенияповышения
квалификацииквалификации персоналаперсонала

17. 2222--2323 сентябрясентября 20052005 гг.. СеминарСеминар--совещаниесовещание попо обменуобмену опытомопытом работыработы 1717
ТипичныеТипичные ошибкиошибки
НеНе включаютвключают вв орбитуорбиту электронногоэлектронного
документооборотадокументооборота руководителейруководителей
организацииорганизации
ОпытОпыт показываетпоказывает,, чточто использованиеиспользование СЭДСЭД
руководителямируководителями повышаетповышает исполнительскуюисполнительскую
дисциплинудисциплину,, увеличиваетувеличивает эффективностьэффективность ии
скоростьскорость принятияпринятия решенийрешений

18. 2222--2323 сентябрясентября 20052005 гг.. СеминарСеминар--совещаниесовещание попо обменуобмену опытомопытом работыработы 1818
ТипичныеТипичные недочетынедочеты вв инструкцииинструкции
попо делопроизводствуделопроизводству
АвтоматизацияАвтоматизация бумажногобумажного документооборотадокументооборота
безбез какихкаких--либолибо измененийизменений
ПлохоПлохо отраженоотражено взаимодействиевзаимодействие бумажногобумажного
ии электронногоэлектронного документопотоковдокументопотоков
ПерекосыПерекосы:: гдегде--тото пытаютсяпытаются полностьюполностью
забытьзабыть пропро бумагубумагу,, гдегде--тото используютиспользуют
современныесовременные СЭДСЭД каккак электронныеэлектронные
картотекикартотеки..

19. 2222--2323 сентябрясентября 20052005 гг.. СеминарСеминар--совещаниесовещание попо обменуобмену опытомопытом работыработы 1919
ТипичныеТипичные недочетынедочеты вв инструкцииинструкции
попо делопроизводствуделопроизводству
ЛучшеЛучше иметьиметь небольшойнебольшой,, неидеальныйнеидеальный,, ноно
««работающийработающий»» документдокумент -- чемчем шедевршедевр
нормотворчестванормотворчества,, которыйкоторый никтоникто нене читаетчитает ии
нене исполняетисполняет
ЗабываютЗабывают,, чточто документациядокументация организацииорганизации ––
этоэто нене толькотолько ОРДОРД

20. 2222--2323 сентябрясентября 20052005 гг.. СеминарСеминар--совещаниесовещание попо обменуобмену опытомопытом работыработы 2020
ЭЛЕКТРОННЫЕЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕОФИСНЫЕ СИСТЕМЫСИСТЕМЫ
WWW.EOS.RUWWW.EOS.RU
EE--mail:mail: hramhram@@eos.rueos.ru
107023107023 гг.. МоскваМосква,, улул.. ЭлектрозаводскаяЭлектрозаводская, 52, 52
ТелефонТелефон//факсфакс: 580: 580--7575--1515
ЭлектроннаяЭлектронная почтапочта::
СлужбаСлужба маркетингамаркетинга:: market@eos.rumarket@eos.ru
СлужбаСлужба поддержкиподдержки:: support@eos.rusupport@eos.ru
СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ