Статья Натальи Уразовой о качестве процесса закупки и взаимодействия с поставщиком

1. Наталья Уразова. Качество в закупках www.urazova.com
Из диалога с закупщиком: большим спросом, а на этого поставщика приходится
основная часть закупок.
- У нас хорошо поставлены закупки - мы закупаем
только качественную продукцию. Вы же слышали про ...
компанию "ХХХ"?
В этом диалоге выделяются 2 момента:
- Да, слышала. По официальным данным процент
дефектов у них составляет 1,27%, т.е. действительно 1. Между этими компаниями явно должны быть
качественной продукции у них выходит 98,73%. партнерские отношения или, как минимум,
Какие у вас есть гарантии, что вам и вашим клиентам кооперация, потому что взаимодействуют крупный
не поступят партии или единичные изделия с клиент и поставщик основного продукта. Но
дефектом? отношения выстроены, как экономически
целесообразные, т.е. оппортунистические.
- Ну, у всех бывает брак, но у нас договор на 20
страниц и там четко прописано, как осуществляется Вопрос для самопроверки: по каким признакам
замена и гарантийные обязательства поставщика. И я определила тип отношений с поставщиком?
пока поставщик еще ни разу не отказался от возврата
и замены. 2. Менеджер по закупкам под качеством поставок
подразумевает только качество самой продукции, а
- То есть к вам поступает иногда брак, но Вы не в не полного комплекса логистических услуг,
курсе, как обеспечивается качество продукции на сопровождающих продукт.
выходе у предприятия-поставщика. А скажите, какой
процент от общего объема продаж поставщика Вопрос для самопроверки: по каким параметрам
составляют ваши закупки? вы определяете качество деятельности
поставщика и ваш процесс взаимодействия?
- Вообще-то, это коммерческая тайна, но я знаю, что
мы очень серьезный клиент для них. Не будем сейчас о том, почему у нас до сих пор
. объемы продаж поставщика считаются коммерческой
- А они для вас? тайной, а отметим все моменты, касающиеся
качества. Сейчас недостаточно иметь качественный
- Это основной продукт нашей компании и пользуется продукт - весь процесс поставок должен быть
1

2. Наталья Уразова. Качество в закупках www.urazova.com
качественным и с минимальными издержками на Применительно к качеству услуг выделяют:
единицу продукции.
• компетентность (фирма обладает требуемыми
Давайте для начала обратимся к понятию качества. навыками и знаниями, чтобы оказать услугу);
• надежность (стабильность работы фирмы);
 отзывчивость (система не выходит из строя при
Определение: Качество – совокупность непривычных запросах);
характеристик объекта, относящихся к его • доступность (легкость контакта с сотрудниками
способности удовлетворять установленные и фирмы);
предполагаемые требования. • понимание (понимание специфических потребностей
клиентов);
• коммуникация (своевременное информирование
Составляющими качества товара являются: клиентов на доступном языке);
• доверие (репутация фирмы);
 функциональное соответствие (способность товара • безопасность (защита от риска физического и
правильно выбрать базовую функцию); морального);
 дополнительные функции (диапазон возможностей • обходительность (вежливость, внимательность,
товара помимо базовой функции); дружелюбие);
 соответствие (соблюдение норм и стандартов на • осязаемость (материальная привлекательность
заявленном уровне); помещений и формы персонала).
 надежность (отсутствие поломок или дефектов в
работе в течение заданного срока);
 долговечность (полезный срок службы товара или
частота его использования до выхода из строя);
 сервис (диапазон, скорость и эффективность услуг, А теперь пора определить, какие требования мы – как
обеспечиваемых до, во время и после продажи); потребители – должны установить к качеству
 эстетичность (дизайн, вид, цвет, вкус и т. п.); процесса поставок от конкретного поставщика.
 воспринимаемое качество (репутация, имидж товара
или марки).
2

3. Наталья Уразова. Качество в закупках www.urazova.com
1. Качество предложения. отгрузки - время/дата ...по вопросам выполнения
заказа обращаться к фио,тел."
Как поставщик делает коммерческое предложение, Может ли поставщик гибко и быстро отреагировать на
как проводит переговоры, что предлагает на словах, изменения в заказе, способен ли он
что фиксирует в договоре, насколько он пунктуален, индивидуализировать заказ и др.
аккуратен в мелочах. Здесь уже можно увидеть, как
выстроены процессы у поставщика и какое качество 3. Качество прохождения заказа.
работы мы можем увидеть впоследствии.
Сообщают ли вам своевременно о сбоях в процессе
Недавно один из моих клиентов сделал электронную производства и поставок? Как вы можете
форму коммерческого предложения на своем сайте. проконтролировать выполнение заказа?
Количество входящих коммерческих предложений
резко сократилось - многим просто стало лень Например, в компании "Тетрапак" клиенты допущены
заполнять форму, ведь гораздо легче отправить в систему, где они могут увидеть полностью, на какой
типовой готовый файл в надежде, что и так стадии находится заявка, все ли идет по плану, когда
сработает. Закупщики избавились таким образом от ожидается выпуск продукции, отгрузка и т.п., все с
вала звонков и писем от нерадивых поставщиков, а точностью до минуты. Сколько еще поставщиков
сэкономленное время смогли направить на может похвастаться такой организацией работы?
выстраивание отношений с добросовестными
поставщиками. 4. Качество продукции.
2. Качество размещения заявки/заказа. Какова система качества у поставщика, как он
работает со своими поставщиками сырья, как
Как принято размещать заказ, насколько обеспечивает технологию изготовления, есть ли
автоматизирован процесс, сколько времени у вас НИОКР, как осуществляется выходной контроль и т.п.
занимает процедура размещения заказа, в какие
сроки рассматривается заявка, как подтверждается ее Можете ли вы лично побывать на производстве и
приемка в работу, и т.п. Пусть это будет, хотя бы, убедиться в том, что система качества есть и
простое подтверждение по эл.почте: "ваша заявка работает, уверены ли вы в том, что качество
принята в работу /время, дата, фио/ ожидаемое время продукции не только стабильно, но и постоянно
улучшается? Крупные компании часто держат целый
3

4. Наталья Уразова. Качество в закупках www.urazova.com
штат своих технологов, которые контролируют пространства, о сохранности упаковки и товара в
процесс производства у ключевых поставщиков, и пути и т.п.
стремятся к тому, чтобы поставщик принял
философию качества у себя на предприятии, - в этом Недавно на дороге получила «подарок» на капот
случае компания может быть спокойна за входное своей машины – из резко затормозившего впереди
качество и сможет уже сосредоточиться только на грузовика повываливались коробки. Хорошо, что в
качестве своих процессов и производства. коробках была одежда, а не что-нибудь тяжелое, и
обошлось без ремонта машины. Груз и тент не были
Когда вы в последний раз были на предприятии закреплены, а ведь это чей-то поставщик так
поставщика: посещали производство и склад готовой отгружает и доставляет товар.
продукции?
7. Качество комплектации.
5. Качество упаковки.
Насколько вы уверены в том, что у вас не будет
Часто упаковка призвана не только обеспечивать пересортицы, некомлекта, недостатка товара и проч.?
сохранность товара, но и является частью товара - Случается ли такое? Почему происходит и как
мало кто согласится купить товар в нарушенной поставщик совершенствует свой процесс? Как
упаковке. Удобна ли упаковка для вашего поставщик объясняет эти ситуации? Есть
производства, соответствует ли норма упаковки положительная динамика за время работы с
вашим потребностям? поставщиком?
Многим сейчас важна еще и экологичность упаковки, 8. Качество транспортировки.
возможность использовать ее вторично или
перерабатывать. Задумывается ли об этом поставщик? Доставка или самовывоз. Если доставка, то с какой
транспортной компанией работает поставщик или есть
6. Качество отгрузки на складе поставщика. собственный транспорт, застрахован ли груз,
надежная ли компания.
Знаете ли вы точное время отгрузки, как организован Если самовывоз, то будет ли простаивать ваша
процесс, какова скорость загрузки, заботится ли машина в ожидании отгрузки или все происходит
поставщик об оптимальном использовании точно вовремя и проч.
4

5. Наталья Уразова. Качество в закупках www.urazova.com
9. Качество самой поставки. невозможно будет наладить качество отдельно
взятого производства.
Вы уверены, что этот поставщик поставит точно в
срок, или вынуждены держать больший страховой 11. Качество отработки рекламации и претензий.
запас для гарантии наличия товара? Время поставки
обозначается в часах или «от рассвета до заката»? Если заказ выполняют быстро, то рекламацию должны
отрабатывать в сверхзвуковом режиме и со скоростью
Приходится ли вашему складскому персоналу «бить света. Так ли это с вашими поставщиками?
баклуши» до обеда, а потом пахать на разгрузке в Существует ли четкая схема замены и возврата
поте лица в сверхурочное время, потому что все товара, как прописано исполнение гарантийных
поставщики приехали в одно время под конец обязательств?
рабочего дня?
12. Качество реакции на ваши предложения по
Многие продуктовые компании обязательно ведут улучшению.
оценку доставки, где есть такие пункты, как чистота
не только машины, но и одежды водителя. Как вы Когда вы последний раз обращались с таким
оцениваете доставку, как об этом узнает поставщик. предложением к поставщику, как он реагировал,
каким конкретным действием отреагировал, сообщил
10. Качество оформления документов. ли о проведенной работе?
Документооборот – часто головная боль для многих Даете ли вы поставщику обратную связь о его работе,
закупщиков. То документы не отправили с грузом, то отвечает ли он официально на такие обращения,
неправильно оформили, то предоставили неполный происходят ли изменения в его работе?
комплект. А сколько проблем возникает с
несоответствием номенклатурных названий у ***
поставщика с вашими? Приходится тратить уйму Вот и 12 стульев получились, на которых сидит
времени на решение таких простых вопросов. Сбои в качество поставки для вас. Синим цветом отмечены те
таком простом процессе настораживают – если в пункты, на которые чаще всего пока обращают
компании стремятся к качеству, то философия внимание закупщики, но этого мало.
пронизывает все процессы компании, иначе Как и что вы оцениваете?
5

6. Наталья Уразова. Качество в закупках www.urazova.com
Справка.
Очень важен п.12, а именно, как лично оцениваете Из международных стандартов качества ISO:
работу поставщика и инициируете улучшения у
поставщика? Процесс закупок
Если вы просто фиксируете проблемы и недочеты Организация должна обеспечивать соответствие
поставщика, но не воздействуете на него, не закупленной продукции установленным требованиям
воспитываете, не стимулируете улучшение его к закупкам. Тип и степень управления, применяемые
деятельности, то вряд ли получите необходимое по отношению к поставщику и закупленной
качество. Напрашивается частенько желание сменить продукции, должны зависеть от ее воздействия на
поставщика, но рынок - есть рынок, на нем последующие стадии жизненного цикла продукции
существуют негласные отраслевые стандарты, почти или готовую продукцию.
все придерживаются практики "не хуже других" и "от
перемены мест слагаемых сумма не изменится". Поставщики
Будьте активны – проявите инициативу, начинайте
Организация должна оценивать и выбирать
воспитание своего поставщика!
поставщиков на основе их способности поставлять
продукцию в соответствии с требованиями
организации. Должны быть разработаны критерии
Ну, и проверьте себя по этим пунктам - для кого-то
отбора, оценки и повторной оценки. Записи
вы тоже являетесь поставщиком.
результатов оценивания и любых необходимых
действий, вытекающих из оценки, должны
поддерживаться в рабочем состоянии.
С уважением, Наталья Уразова
+7(495)649-8616 Информация по закупкам
Информация по закупкам должна описывать
заказанную продукцию, включая, где это
необходимо:
6

7. Наталья Уразова. Качество в закупках www.urazova.com
а) требования к утверждению продукции,
процедур, процессов и оборудования;
б) требования к квалификации персонала;
в) требования к системе менеджмента качества.
Организация должна обеспечивать адекватность
установленных требований к закупкам до их
сообщения поставщику.
Проверка закупаемой продукции
Организация должна устанавливать и внедрять
деятельность по проверке закупленной продукции,
или другие действия, необходимые для
гарантирования того, что закупленная продукция
соответствует установленным требованиям по
закупкам.
В тех случаях, когда организация или ее потребитель
назначают выполнение проверки на предприятии
поставщика, организация должна заявить о
назначении проверочных мероприятий и методах
выпуска продукции в информации по закупке.
7