1. 5th Meeting in Komunikasi Bisnis – by Meily Margaretha
PENGORGANISASIAN &
REVISI PESAN-PESAN
BISNIS
2.
3. Penyebab Pesan-Pesan Tak
Terorganisasi Dengan Baik
1. Bertele-tele.
2. Memasukkan bahan-bahan yang tidak
relevan.
3. Menyajikan ide-ide secara tidak logis.
4. Informasi penting kadang kala tidak
tercakup didalam pembahasan.
4. Bagaimana Mengorganisasi Pesan-
Pesan Bisnis yang Baik?
Subjek & tujuan jelas.
Semua informasi berhubungan dengan
subjek & tujuan.
Ide-ide dikelompokkan & disajikan dengan
cara yang logis.
Semua informasi penting sudah tercakup.
5. Manfaat Pengorganisasian
Yang Baik
a) Membantu audiens memahami suatu
pesan (kognitif).
b) Membantu audiens menerima suatu
pesan (afektif).
c) Menghemat waktu audiens.
d) Mempermudah pekerjaan komunikator.
6. Pengorganisasian Pesan-Pesan
Melalui Outline
Mendefinisikan
&
Mengelompokkan
Ide-ide
Menentukan urutan
dengan rencana
operasional
7. IDENTIFIKASI &
PENGELOMPOKKAN IDE
Ide Pokok
1. Alasan 2. Alasan 3. Alasan
Umum Umum Umum
Bukti Bukti Bukti Bukti Bukti Bukti
8. Menentukan Urutan Dengan
Rencana Organisasional
a. Pendekatan Langsung (Direct Approach).
b. Pendekatan Tidak Langsung (Indirect Approach).
9. Pendekatan Langsung
(Direct Approach)
• ≈ pendekatan deduktif (deductive
approach).
• Ide pokok bukti-bukti pendukung.
• Reaksi audiens cenderung positif &
menyenangkan.
10. Kelebihan Direct Approach
• Menghemat waktu pembaca.
• Menetapkan bingkai berpikir yang
tepat.
• Mencegah frustasi.
11. Pendekatan Tidak Langsung
(Indirect Approach)
≈ pendekatan induktif (inductive
approach).
Bukti pendukung ide pokok.
Reaksi audiens cenderung negatif atau
tidak menyenangkan.
13. Jika Jika agak Jika Jika tidak Jika tidak Jika
Senang Tertarik Netral Tertarik Senang Bermusuhan
PENDEKATAN PENDEKATAN
LANGSUNG TIDAK LANGSUNG
----------- --------------
Berita baik-------------- -----------------------------
Atau ide utama--------- -----------------------------
----------------------------- -----------------------------
----------------------------- Berita Buruk------------
----------------------------- Atau ide utama---------
----------------------------- -----------------------------
-------------- -------------
14. DIRECT or INDIRECT APPROACH??
Saudara sebagai manajer meminta
karyawan bekerja lembur untuk memenuhi
tenggat waktu yang penting.
Manajer Saudara mempromosikan Saudara
dari staf manajer SDM menjadi wakil
manajer SDM.
Saudara meminta cuti kepada bos Saudara
karena harus menghadiri pernikahan adik
Saudara.
15. Rencana Organisasional
A) Direct Request
Penyampaian langsung pada point yang
dituju.
Dapat berupa surat maupun memo.
B) Pesan Rutin, Good News atau
Goodwill
Memberikan informasi rutin.
16. Rencana Organisasional
C) Pesan Bad News
Mengumumkan penolakan suatu lamaran.
Merampingkan karyawan.
Menurunkan pangkat.
D) Pesan Persuasif
Audiens sangat tidak tertarik terhadap pesan-
pesan yang disampaikan.
17. Pesan Positif (Good News)
Pesan diawali dengan pembukaan yang jelas
dan ringkas.
Contoh:
Departemen sumberdaya manusia menetapkan
Saudara diterima sebagai staf keuangan mulai
tanggal 20 Maret 2007.
18. Pesan Negatif (Bad News)
Urutan Pesan:
1. Mengemukakan alasan penolakan agar
audiens dapat mengerti & menerimanya.
2. Memberikan alternatif yang dapat diterima.
3. Mengakhiri pesan dengan pernyataan positif.
19. Terima kasih atas surat anda tertanggal 10 April 2006 yang bermaksud
agar kami mengganti sepatu yang anda pesan dengan model sepatu yang lain.
Perlu anda ketahui bahwa kami menganjurkan kepada konsumen untuk
mencoba mengenakan sepatu yang baru dibelinya untuk berjalan beberapa
saat guna memastikan kesesuaian ukuran dan merasakan kenyamanannya.
Apabila anda menghendaki model dan ukuran yang berbeda, kami segera
mengirimkannya setelah sepatu yang kurang sesuai dikembalikan.
Pada sepatu yang anda kembalikan kami mendapati noda lumpur pada
solnya dan goresan pada haknya. Seandainya sepatu yang anda kembalikan
kami terima tanpa noda tersebut, kami bersedia menggantinya. Oleh karena
itu, dengan menyesal kami tidak dapat memenuhi permintaan anda.
Model Black Stancy merupakan sepatu produk kebanggaan kami dengan
kualitas terbaik yang terjamin terbuat dari kulit pilihan, tahan lama, dan nyaman
dipakai.
Meskipun kami tidak dapat memenuhi permintaan anda, kami harap anda
dapat memahami alasan kami, dan kami berharap anda tetap bersedia
membeli produk-produk kami yang lain pada waktu yang akan datang. Bersama
ini kami sertakan kupon diskon yang dapat anda gunakan apabila anda
membeli sepatu di toko pengecer resmi produk kami.
20. PEMILIHAN ALTERNATIF ANTARA
PENDEKATAN LANGSUNG & PENDEKATAN TIDAK LANGSUNG
Jenis Reaksi Pendekatan Pembukaan Inti Pesan Penutup
Pesan Audiens
Pesan rutin, Senang Langsung Mulai dengan Menyajikan Diakhiri
kabar baik, atau netral gagasan pokok, rincian yang dengan
itikad baik permintaan diperlukan komentar yang
menyenangkan
Pesan yang Kurang Tidak Awali dengan Memberikan Diakhiri
kurang Senang Langsung pernyataan netral alasan atas dengan salam
menggembir & alasan jawaban yg penutup yang
akan penyampaian kurang bernada akrab
pesan menggembirak
an &
memberikan
saran positif
Pesan Tidak Tidak Awali dengan Membangkitka Tindakan
Persuasif tertarik atau Langsung ungkapan atau n minat Permintaan
tidak pertanyaan yang audiens
mengharap menarik terhadap
kan perhatian subjek pesan.
Mengugah
hasrat
u/menerima
22. Mengapa Revisi Sangat
Diperlukan?
• Peninjauan ulang atau penyempurnaan untuk
antisipasi kesalahan ketik atau kekurangan
lainnya, sehingga sesuai dengan maksud &
tujuan pesan.
• Hanya sedikit penulis yang bisa menghasilkan
sebuah tulisan yang memuaskan pada versi
pertama.
23. REVISI
• Keterampilan merevisi.
• Memilih kata-kata yang tepat.
• Membuat kalimat yang efektif.
• Mengembangkan paragraf.
24. Keterampilan Merevisi
• Pesan bisnis ≠ pesan pribadi.
• Pesan bisnis memerlukan proses
pemikiran, tenaga, & waktu yang cukup.
• Pesan bisnis: tertulis & lisan.
• Memiliki persamaan & perbedaan dari:
Sisi format penulisan,
Gaya penulisan, &
Cara penyampaiannya.
25. I. Pesan-Pesan Bisnis Tertulis
a) Mengevalusi Isi, Pengorganisasian &
Gaya Penulisan:
Baca seluruh dokumen dengan cepat
(skimming).
Hal-hal yang perlu diperhatikan:
- Substansi pesan.
- Pengorganisasian pesan.
- Gaya penulisan.
27. Contoh:
Samar-samar Jelas
Karyawan belum Peringatkan karyawan
cukup disadarkan Saudara tentang
mengenai bahan kimia ini.
kemungkinan
konsekuensi
merugikan yang
terkandung dalam
bahan-bahan kimia
ini.
28. Membuat Pesan Ringkas
Bertele-tele Ringkas
Ada tiga hal yang Saya ingin melakukan
ingin saya lakukan. tiga hal.
29. b) Mengedit Mekanik/Teknik Penulisan
o Susunan kalimat, sesuai dengan kaidah bahasa.
o Penggunaan kapitalisasi secara tepat.
o Penulisan tanda baca secara benar.
o Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat .
o Perhatikan pengulangan kata yang tidak tepat.
30. c) Mengedit Format & Layout
Format & bentuk fisik penulisan:
• Menarik, ditata rapi, bersih & tidak penuh
coretan, menggunakan kertas yang berkualitas.
31. CONTOH
Kami bermaksud menyelenggarakan
konferensi tahunan di hotel Rose Garden
dalam bulan depan. Sehubungan dengan hal
tersebut kami berharap dapat
memperoleh informasi tentang
ketersediaan kamar untuk 350 peserta
konferensi. Selain itu, kami juga
memerlukan informasi tentang konsumsi
dan kendaraan yang memadai untuk antar-
jemput dari bandara ke hotel dan
sebaliknya.
32. REVISI
Asosiasi Manajemen Wirausaha Indonesia merencanakan
konferensi nasional bertempat di hotel Rose Garden dari tanggal
25-30 April 2007. Sehubungan dengan rencana tersebut kami
memerlukan informasi yang terinci sebelum kami menetapkan
keputusan akhir. Kami berharap pihak manajemen dapat
memberikan jawaban atas beberapa pertanyaan berikut:
1. Dapatkah disediakan akomodasi untuk 350 orang untuk
tanggal-tanggal tersebut diatas (dengan perkiraan tiga
perempat dari peserta lebih menyukai single room)?
2. Berapa biaya penginapan untuk setiap kamar?
3. Dapatkan disediakan tiga ruang pertemuaan yang besar pada
tanggal-tanggal tersebut (setiap ruang berkapasitas 125
orang?
4. Kami lebih menyukai makan bersama dalam bentuk
prasmanan untuk makan pagi, siang, dan malam. Dapatkah
hal tersebut dipenuhi?Kami juga memerlukan informasi
tentang menu dan harga.
5. Apakah hotel Rose Garden memiliki kendaraan yang
representatif untuk antar-jemput peserta dan dari
hotel/airport?
33. II. Pesan-Pesan Bisnis Lisan
• Disampaikan melalui rapat/pertemuan
bisnis, negosiasi, presentasi bisnis.
• Perlu kerangka dasar (outline) tentang
substansi pesan-pesan yang akan
disampaikan.
• Perlu pengeditan yang mencakup:
- Substansi pesan.
- Pengorganisasian pesan.
- Gaya penulisan.
34. Substansi Pesan
• Apakah inti pesan telah tercantum di
dalamnya?
• Apakah data pendukung (tabel, grafik,
bagan, audio, audivisual) juga sudah
tercantum?
35. Pengorganisasian Pesan
• Pembuka.
• Penyampaian substansi pesan.
• Penutup.
Gaya Bahasa
• Lebih menarik & dinamis daripada
tertulis.
• Penyampaian yang lebih santai, luwes &
tidak monoton.
36. PEMILIHAN KATA YANG TEPAT
• Kata yang sudah familiar/dikenal.
• Kata yang singkat.
• Hindari kata bermakna ganda.
• Contoh:
– Kacamata yang dikonsumsi untuk berenang di
kolam renang ini dirancang oleh divisi R & D di
bawah pengawasan rezim Pak Yoshida, pemilik
perusahaan ini.
– Revisi??
37. MEMBUAT KALIMAT EFEKTIF
Bentuk kalimat yang dengan sadar &
sengaja disusun untuk mencapai
informasi yang tepat & baik.
Contoh:
A man without his woman is nothing.
