Ce diaporama a bien été signalé.
Nous utilisons votre profil LinkedIn et vos données d’activité pour vous proposer des publicités personnalisées et pertinentes. Vous pouvez changer vos préférences de publicités à tout moment.

PROPOSAL PROYEK PERUBAHAN. Penataan Arsip Terpadu

89 864 vues

Publié le

PROPOSAL PROYEK PERUBAHAN, PENATAAN ARSIP TERPADU DI TINGKAT KELURAHAN

Publié dans : Carrière
  • Soyez le premier à commenter

PROPOSAL PROYEK PERUBAHAN. Penataan Arsip Terpadu

  1. 1. PROPOSAL PROYEK PERUBAHAN PENATAAN ARSIP TERPADU DI KELURAHAN …………………. KECAMATAN ……………….. KOTA …………………. DISUSUN : …………………………….. NIS : ………………………… PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN TAHUN 2014 DIKLAT PIM.IV/XKV/2014
  2. 2. RENCANA AKSI PERUBAHAN (PROJECT CHARTER) 1. IDENTITAS PROYEK Judul Penataan arsip secara terpadu di Kelurahan …………… Kecamatan …………. Kota …………………….. Deskrispi Bahwa dalam rangka meningkatkan penyelenggaraan pengelolaan kearsipan perlu adanya ruang khusus arsip dan penanganan penyimpanan arsip secara profesional sehingga akan mempermudah pelaksanakan pekerjaan Sponsor Lurah Pringlangu Kecamatan Pekalongan Barat Kota Pekalongan ( SUPONO, SE ) Project Leader Sekretaris Kelurahan Pringlangu Kecamatan Pekalongan Barat Kota Pekalongan ( SOKHIB, SH ) Sumber daya Tim .1. Dasar Hukum 2. Sumber daya manusia 3. Dana  UU No.43 Tahun 2009 tentang kearsipan  Perwal No.46 Tahun 2013 tentang Tata kearsipan dinamis Internal 1. Kasi Pemerintahan 2. Kasi Kesejahteraan Masyarakat 3. Kasi Keamanan dan Ketertiban 4. Staf Sekretariat 5. Staf Seksi Pemerintahan 6. Staf Seksi Kesmas Eksternal 1. Kantor Perpustakaan daan Arsip Daerah 2. Lembaga Pemberdayaan Masyarakat ( LPM ) 3. Rukun Tetangga ( RT ) 4. Masyarakat APBD Swadaya 2. LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM)
  3. 3. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009.tentang Kearsipan dan Peraturan Walikota Pekalongan No.46 tahun 2013 tentang Tata Kearsipan Dinamis, menerangkan bahwa yang dimaksud dengan kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip sedangkan yang dimaksud dengan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media masa sesuai dengan perkembangan teknologi inforrmasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan ,perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakataan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Penyeleggaraan kearsipan bertujuan antara lain : 1. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintah daerah ,lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan, serta ANRI sebagai penyelengara kearsipan nasional, 2. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti sah,menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan perundang-undangan. 3. Menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya, 4. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu 5. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara, 6. Menjamin keselamatan aset nasional dibidang ekonomi, sosial, politik, budaya,pertahanan,serta keamanan sebagai identitas jadi diri bangsa dan 7. Meningkatkan kualitas pelayaanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autektik dan terpercaya. Dari uraian diatas tampak bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata mempunyai jangkauan yang amat luas yaitu kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi serta sebagai alat pengawasaan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan segala kegiatannya baik pada kantor-kantor lembaga negara dan swasta
  4. 4. Dalam proses penyajian informasi agar pimpinan dapat membuat keputusan dan merencanakaan kebijakan, maka harus ada sistem dan prosedur kerja yang baik dt bidang kearsipan.Suatu lembaga baik itu lembaga negara ataupun swasta tidak akan sanggup memberikan data informasi yang baik,lengkap dan akurat, jika lembaga tersebut tidak memiliki manajemen kearsipan yang baik dan teratur. Arsip dapat dikatakan suatu sistem dimana satu sama yang lain saling berkaitan dalam satu ikatan yang utuh, karena arsip dapat menunjang suatu program kegiatan organisasi, baik dari segi perencanaan, pelaksanaan maupun pengendalian tugas organisasi yang bersangkutan. Kelurahan Pringlangu adalah salah satu dari 13 Kelurahan yang berada diwilayah Kecamatan Pekalongan Barat Kota Pekalongan, Kelurahan Pringlangu terbagi menjadi 7 ( tujuh ) Rukun Warga dan 36 ( tiga puluh enam ) Rukun Tetangga. Kelurahan Pringlangu dengan luas wilayah 90.09 Ha dengan jumlah penduduk : 6950 jiwa - Laki-laki : 3512 - Perempuan : 3438 - Jumlah KK : 1835 Dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat Kelurahanringlang di dukung oleh 10 tenaga yang terdiri dari 6 tenaga PNS dan 4 Non PNS,. terbagi dalam Jabatan Sruktural 4 orang, staf 2 orang dan ek Perangkat Desa 2 orang A. Uraian Tugas Pokok dan Fungsi Sekretaris Kelurahan sesuai dengan Peraturan Walikota Pekalongan Nomor 67 Tahun 2013, mempunyai rincian tugas jabatan Sekretaris Kelurahan sebagai berikut : 1. Merumuskan sasaran program kerja pengelolaan administrasi umum. 2. Menyelenggarakan administrasi surat menyurat dan urusan rumah tangga. 3. Menyelenggarakan dan mengolah serta membuat laporan administrasi kepegawaian 4. Mengarahkan administrasi keuangan yang meliputi penyusunan anggaran Merumuskan sasaran program kerja pengelolaan administrasi umum. 5. Mengkoordinasikan prencanaan,pengadaan dan pemeliharaan barang inventaris serta perlengkapan kantor 6. Menyelenggarakan pelayanan umum 7. Menyelenggaraakan pengawasan dan pengkoordinasiana penyelenggaran kegiatan
  5. 5. dikantor kelurahan. 8. Menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) dan atau Standar Pelayanan (SP) 9. Melaksanakan Standar Operasional Prosedur (SOP) dan atau Standar Pelayanan (SP). 10.Mengevaluasi pelaksanaan Standar Operasional Prosedur (SOP) dan atau Standar Pelayanan (SP) 11.Mengatur pelaksanaan tugas bawahan dengan memberi petunjuk dan arahan. 12.Mengevaluasi pelaksanaan tugas bawahan secara rutin guna peningkatan kinerja. 13.Memberikan penilaian kinerja bawahan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 14.Menjabarkan perintah atasan baik secara lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas. 15.Memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan sebagai bahan pengambilan keputusan. 16.Melaporkan pelaksanaan tugas kepada atasan sesuai dengan peraturan yang berlaku sebagai bentuk pertanggungjawaban pelaaksanaan tugas. 17.Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan tugas secara berkala agar tercapai sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan. 18.Mengevaluasi, membina, mengawasi, mengendaalikan dan melaporkan pelaksanaan program dan kegiatan. 19.Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya. Dalam menangani pengeloaan kearsipan Sekretariat Kelurahan Pringlangu belum sesuai dengan tata kelola kearsipan yang benar, karena daalam pengelolaan kearsipannya masih melakukaan penyimpanan arsip belum sesuai dengan klasifikasi , sehingga pencarian kembali arsip yang dibutuhkan sulit / lama, karena masih banyak arsip yang diletakan diatas meja belum disimpan sesuai dengan kepentingannya. Agar penataan arsip dapat dilaksanakan dengan baik, maka diperlukan suatu penataan kembali arsip sesuai dengan kode klasifikasi yang ada sehingga dapat mempermudah dalam pencarian arsip.
  6. 6. B. Identifikasi Permasalahan a. Belum optimalnya penataan kearsipan Penataan kearsipan yang dilaksanakan selama ini masih acak-acakan belum sesuai dengan peraturan kearsipan b. Belum tertatanya dengan baik sistem kearsipan karena tidak ada petugas khusus untuk menata arsip. c. Kurangnya SDM dan Sarana prasarana guna penataan kearsipan Untuk memotret kondisi riil permasalahan utama diatas yang ada di kelurahan Pringlangu Kecamatan Pekalongan Barat Kota Pekalongan dilakukan satu alat analisis dengan menggunakan Force Field Analyzis dengan harapan jika faktor pendukung dan penghambat dapat diketahui dengan baik maka intervensi yang dilakukan dapat lebih tepat. Adapun hasil analisisnya sebagai berikut : Tabel 2 Analisa Kekuatan Medan Penataan Arsip Terpadu di Kelurahan Pringlangu Kec. Pekalongan Barat Kota Pekalongan
  7. 7. Gambar 1 : FORCE FIELD ANALYSIS (1951) FAKTOR PENDORONG FAKTOR PENGHAMBAT 1. Adanya dukungan Intern 2. UU No.43/2009 dan Perwal Pekalongan No.46 / 2013 3. Adanya ruang yang representatif Skor =15 1. Kurangnya pemahaman tata cara penyelenggaraan kearsipan 2. Kurangnya sarana dan prasarana 3. Kurangnya SDM yang memadai Skor =12 5 4 3 2 1 1 2 3 4 5 Analisis Kekuatan Penghambat Utama : H1 Pelaksanaan kearsipan dapat berjalan dengan tertib dan lancar H2 Adanya sarana dan prasarana yang memadai H3 Pengelola kerasipan diikut sertakan dalam Bintek Analisis Kekuatan Pendorong Utama D1 Adanya komitmen pimpinan untuk mendorong kemajuan dalam pelaksanaan pengelolaan kearsipan D2 Memberikan kewajiban untuk tertib administrasi guna memenuhi transparansi D3 Sarana dan prasarana untuk penyimpanan kearsipan dibutuhkan ruang khusus yang reprensentatif sehingga semua berkas kearsipan dapat tersimpan dengan aman. (5) (5) (4) (4) (4) Terlaksananya Optimalisasi Penataa Arsip di Kelurahan Pringlangu Kec. Pekalongan Barat Kota Pekalongan (5)
  8. 8. Dari analisis diatas dapat disimpulkan bahwa langkah-langkah intervensinya sebagai berikut : 1 Perlunya penataan arsip yang sesuai dengan peraturan yang berlaku 2 .Menyiapkan ruang khusus untuk arsip, sehingga mempermudah pencarian arsip dan mencegah kerusakan arsip 3. Dari hasil Benchmarking di Kabapaten Bantul di Desa Panggungharjo Kecamatan Sewon kami mendapatkan temuan inovasi bahwa pengelolaan Arsip didesa tersebut ada seorang arsiparis C.Target Area Perubahan LURAH Kasi Pemerintahan Sek. Kelurahan Kasi TrantibKasi Kesmas Kasi Pembangunan Belum Optimalnya Penataan Arsip di Kelurahan Pringlangu Kec,Pekalongan Barat Kota Pekalongan
  9. 9. Dalam proyek perubahan ini dengan area perubahan pada tata Kelola. Adapun data administrasi sebagai berikut : • Tahun 2012 surat masuk sebanyak 1000 buah • Tahun 2012 surat keluar sebanyak= 200 • Tahun 2013 surat masuk sebanyak • Tahun 2013 surat keluar sebanyak • Buku mutasi tanah • Buku Register Pindah Penduduk • Buku Register KK • Buku Register KTP • Buku Register Legalisasi umum • Ruang Khusus Arsip 3. TUJUAN A. Tujuan Jangka Pendek a. Melakukan penataan kearsipan secara terpadu b. Menyediakan ruang khusus arsip B. Jangka Menengah Melakukan pengelolaan kearsipan sesuai prosedur dan sesuai dengan aturan yang berlaku C. Jangka Panjang Melakukan pelayanan 4. MANFAAT Kegiatan Penataan arsip terpadu di Kelurahan Pringlangu Kecamatan Pekalongan Barat Kota Pekalongan adalah meningkatnya penaganan kearsipan meliputi tertatanya arsip, tertibnya proses surat menyurat, tersedia data yang valid di Kelurahan Pringlangu Kecamatan Pekalongan Barat Kota Pekalongan. 1. Manfaat bagi Sekretaris mempermudah pecarian arsip sehingga memudahkan pekerjaan 2. Manfaat bagi SKPD adalah menjamin keamanan dan ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti sah, terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan
  10. 10. pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan perundang-undangan 3. Manfaat bagi Pemerintah Kota adalah terutama Kantor Perpustakaan Daerah kita mendukung programnya dan melaksanakan Peraturan Walikota Pekalongan No.46 tahun 2013 4. Manfaat bagi masyarakat adalah mempercepat pelayanan 5 RUANG LINGKUP Kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan dalam Optimasisasi Penataan Arsip Kelurahan Pringlangu Kecamatan Pekalongan Barat Kota Pekalongan sebagai berikut : 1. Melakukan rapat dengan unit-unit terkait 2. Pembentukan Tim Pengelola kearsipan 3. Mengadakan sosialisasi pengelolaan kearsipan 4. Menyediakan ruang khusus arsip, untuk menunjang tertib dan amannya arsip 5. Pelaksanaan penataan arsip 06.OUTPUT KUNCI(KEY PROJECT DELIVERABLE) Nama Deskripsi A.Jangka pendek 1. Terlaksananya rapat – rapat dengan unit-unit terkait. 2. Terbentuknya tim pelaksana pengelolaan kearsipan 3. Penyiapan Sarpras arsip 4. Tersosialisasinya sistem kearsipan 5. Adanya tenaga yang menguasai teknis pengelolaan kearsipan  Rapat persiapan dalam rangka pelaksaanaan pengeloaan kearsipan  Tim pelaksana pengelolaan kearsipan yang akan bekerja daan bertanggung jawab berjalannya proyek perubahan  Dengan adanya ruangan khusus mempermudah Pencaraian arsip dan kerusakan arsip  Dengan diadakan sosialisasi kepada seluruh pegawai Kelurahan tentang pengelolaan kearsipan yang benar  Dengan pelatihan diharapkan bisa menata arsip dengan benar
  11. 11. 6. Terlaksananya uji coba Pengelolan kearsipan B.Jangka Menengah Adanya pengelolaan kearsipan sesuai aturan yang berlaku C.Jangka Panjang Tersedianya pelayanan kearsipan yang optimal  Dengan berjalannya area perubahan ini diharapkan kearsipan berjalan dengan baik  Dengan terlaksananya pelayanan kearsipan yang benar data tersedia dapat dipertanggungjawabkan.  Dengan pelayanan kearsipan secara optimal diharapkan meningkatkan mutu pelayanan. 07.PENTAHAPAN (MILESTONES) NO TAHAP UTAMA WAKTU 1. 2. 3. a. Jangka Pendek 1. Kesepakatan untuk melakukan perubahan pengelolaan kearsipan 2. Pembentukan Tim Pelaksana Kegiatan 3. Penentuan sistem kearsipan 4. Penyiapan sarpras Arsip 5. Sosialisasi 6. Uji Coba Pengelolaan Arsip/ pelatihan b. Jangka Menengah 1. Monitoring dan evaluasi Pengelola arsip 2. Pelaksanaan Pengelola arsip terpadu c. Jangka Panjang 1. Pelayanan arsip terpadu Minggu ke 3 September 2014 Minggu ke 3 September 2014 Minggu ke 4 September 2014 Minggu ke 1 Oktober 2014 minggu ke 2 Oktober 2014 Minggu ke 3 Oktober s/d , 3 Nopember 2014 Sampai akhir 2014 Tahun 2015
  12. 12. 08.TATA KELOLA PROYEK STRUKTUR DESKRIPSI (Penjelasan peran masing-masing dalam penyelenggaraan proyek perubahan) Contoh : • Sponsor 1. Memberikan persetujuan, dukungan, arahan adanya proyek perubahan 2. Mengkoordinasikan kegiatan 3. Membantu menyelesaikan hambatan • Project Leader 1. Memimpin jalannya proyek perubahan mulai dari merencanakan, mengkoordinasikan, membentuk Tim Pelaksana, penjadwalan, memotitor dan evaluasi dengan bimbingan sponsor dan coach. 2. Memberikan arahan strategi kepada Tim 3. Menyusun rencana kerja Tim 4. Melakukan komunikasi dengan daan kesepakataan dengan Stakeholders 5. Melaporkan pelaksanaan proyek dan hasilnya kepada Lurah 6. Menyelesaikan masalah yang tidak dapat diselesaikan oleh Tim • Tim Sosialisasi sistem kearsipa Bertugas mensosialisasi sistem kearsipan yang sesuai dengan aturan yang berlaku • Tim Penyiapan Sarpras arsip Bertugas menyiapkan feling kabinet dan pengecataan ruangan • Tim Penataan Sistem kearsipan Bertugas melakukan penataan arsip mulai awal tahun 2014 Tim Pengelola kearsipan Coach ……………….. Counselor Tim Sosialisasi Project Leader Sekretaris kelurahan …………………… Sponsor Lurah Tim Sarpas arsip Tim Penataan Arsip
  13. 13. • Tim Pengelola kearsipan Mengelola dari awal sampai akhir • Coach / Couselor 1. Melakukan diskusi dan memberikan maasukan daalam menyusun rancangan proyek 2. Memonitor kegiataan peserta selama Takin Ownership 3. Membantu melakukan intervensi bila peserta mengalaami permasalahan sebatas kewenangan 4. Melakukan komunikasi dengan mentor terkait kegiatan peserta selama tahap Taaking ownership 5. Membantu dokumentasi proses dan memonitor perkembangan hasil sesuai dengan yang diharapkan. 09.ANGGARAN JUMLAH DESKRIPSI Rp. 1.000.000,- ( satu juta rupiah ) Rp. 390.000,- ( tiga ratus sembilan puluh ribu rupiah ) Estimasi anggaran digunakan untuk perbaikan ruangan (Dibebankan pada APBD II ) Estimasi anggaran digunakan untu k : 1.Konsumsi rapat koordinasi pelaksanaan proyek perubahan 15 orang x Rp. 10.000 = Rp. 150.000,- 2. Konsumsi rapat Sosialisas Penglolaan kearsipan.15 orang x Rp.10.000 = Rp.150.000,- 3. konsumsi untuk evaluasi pelaksanaan pengelolaaan kearsipan. 3 kl x 3 orang x Rp.10.000 = Rp.90.000,- ( Dibebankan swadaya )
  14. 14. 10.IDENTIFIKASI STAKEHOLDERS 1 Promotors 1. Lurah 2 Latens 2.Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah 3 Defenders 1.Kasi Pemerintahan 2.Kasi Kesejahteraan Masyarakat 3.Kasi Pembangunan 4.Kasi Keamanan dan Ketertiban 4 Apathetic 1.LPM 2.RT 3.Masyarakat 4.Staf NET MAP Sekretaris Lurah Sekretaris Lurah Kasi Pemerintahan Kasi Pemerintahan Kasi Kesmas Kasi Kesmas StafStaf KPADKPAD Stakeholde r Internal Stakeholde r Internal Stakeholde r Eksternal Stakeholde r Eksternal ++ : Sangat Berpengaruh + : Berpengaruh ++ LurahLurah ++ ++ ++ ++ + RTRT + + LPMLPM MasyarakatMasyarakat + ++ Kasi Trantib Kasi Trantib Kasi Pemb. Kasi Pemb.
  15. 15. 1. Lingkaran Stakeholder (Stakeholder Circle)’. Tahapan dalam membuat pemetaan dan analisis stakeholder adalah sebagai berikut: a) Identifikasi stakeholder; b) Prioritas (Prioritise) stakeholder; c) Visualisasi stakeholder; d) Pelibatan (Engage) stakeholder; dan e) Monitor stakeholder. 2. Urutan prioritas stakeholder ditentukan berdasarkan indikator: a) Power (kekuatan) pengaruhnya terhadap kelangsungan dan keberhasilan proyek; b) Proximity (tingkat keterlibatan langsung) di dalam proyek; c) Interest (kepentingan), kepentingan stakeholder dalam proyek. Tabel I : Indikator Penilaian Kekuatan Pengaruh Stakeholder Preferensi Definisi Konsep Definisi Operasional Power (kekuatan Pengaruh) Kewenangan formal untuk mengambil keputusan 1 2 3 4 Tidak memiliki kewenangan Terbatas hanya pada 1 fungsi Beberapa fungsi Penuh pada semua fungsi Proximity (Keterlibatan) Keterlibatan secara langsung pada proyek Tidak terlibat langsung Pada satu tahap saja Pada beberapa tahap Terlibat pada setiap tahapan Interest (Kepentingan) Kepentingan terhadap proyek Tidak memiliki kepentingan Satu kepentingan Beberapa kepentingan Kepentinga n penuh Sumber: modifyng Derek Walker, et. al., 2008
  16. 16. Tabel 2. Matriks Kekuatan Pengaruh Stakeholder No Stakeholder Power Proximity interest Skor INTERNAL 1 Lurah 4 4 4 12 2 Kasi Pemerintahan 2 4 4 10 3 Kasi Kesmas 2 4 4 10 4. Kasi Trantib 2 4 4 10 5. Kasi Pembangunan 2 4 4 10 6 Staf 1 2 4 7 EKSTERNAL 1. Kasi Arsip KPAD 1 4 4 9 2. RT 1 1 4 6 3 LPM 1 1 4 6 4. Masyarakat 1 1 4 6 Jumlah 86 Nilai Tertinggi = ∑ Indikator x Bobot tertinggi = 3 x 4 = 12 ; Nilai Terendah = ∑ Indikator x bobot terendah = 3 x 1 = 3 Rentang = Nilai Tertinggi – Nilai Terendah = 12 – 3 = 9 Interval = Kategori peringkat dan strategi kerjasama dengan stakeholder berdasarkan pengaruh/minat/ kepentingannya dapat diklasifikasikan sebagai berikut : 1. Apathetics (Low power, less interested people) nilai 3 – 5,25 simbul (- -) : Tidak punya minat/kepentingan dan tidak berpengaruh. ( Monitor terus golongan ini, tapi jangan sampai membuat bosan dengan komunikasi anda yang berlebihan 2. Latens (High Power, less interested people) nilai 5,26 – 7,51 simbul (- +) : Punya minat/kepentingan dan tidak berpengaruh (Cukup bekerja dg mereka agar tetap
  17. 17. Peng aruh puas, tapi tidak perlu terlalu banyak sehingga mereka malah bosan dengan pesan kita) 3. Defender (Low power, High interested people) nilai 7,52 - 9,77 simbul (- +) Punya minat/kepentingan dan sedikit pengaruh (Pertahankan agar orang yg masuk golongan ini tetap dijaga mendapatkan informasi, dan usahakan bicara dg mereka untuk memastikan tidak ada masalah 4. Promoters (High Power, High Interested people) 9,78 – 12 7 simbul (- +) : Punya minat/kepentingan dan punya pengaruh ( Harus melibatkan orang orang tersebut karena memiliki pengaruh besar) Mapping Stakeholders tinggi rendah interes tinggi LATENS Kantor Perpustakaan dan Arsip Daearh LATENS Kantor Perpustakaan dan Arsip Daearh PROMOTERS Lurah PROMOTERS Lurah APATHETIC Lembaga Pemberdayaan Masy Rukun Tetangga Masyarakat Staf APATHETIC Lembaga Pemberdayaan Masy Rukun Tetangga Masyarakat Staf DEFENDER Kasi Pemerintahan Kasi Pembangunan Kasi Kesejahteran masy Kasi Trantib DEFENDER Kasi Pemerintahan Kasi Pembangunan Kasi Kesejahteran masy Kasi Trantib
  18. 18. 1.PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF (TEAM WORK) NO DESKRIPSI 1 • Sponsor a. Memberikan persetujuan, dukungan, arahan adanya proyek perubahan b. Mengkoordinasikan kegiatan c. Membantu menyelesaikan hambatan • Coach / Couselor a. Melakukan diskusi dan memberikan maasukan daalam menyusun rancangan proyek b. Memonitor kegiataan peserta selama Takin Ownership c. Membantu melakukan intervensi bila peserta mengalaami permasalahan sebatas kewenangan d. Melakukan komunikasi dengan mentor terkait kegiatan peserta selama tahap Taaking ownership e. Membantu dokumentasi proses dan memonitor perkembangan hasil sesuai dengan yang diharapkan. • Tim I Penataan Sistem Kearsipan • Tim Penyiapan Sarpras • Tim III Sosialisasi sistem Kearsipan • Tim IV Pengelola kearsipan 2 Jangka waktu berlakunya tim sampai dengan terlaksananya proyek perubahan dengan etika dan mekanisme tim kerja untuk saling koordinasi, melapor, saling menghargai dan bersama-sama melaksanakan proyek perubahan, 12.IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA / MASALAH NO DESKRIPSI 1 POTENSI KENDALA 1. Kurangnya Motivasi 2. Persepsi anggota tim yang berbeda 3. Kurang soliditas tim 2 RESIKO 1. Hasilnya tidak sesuai yang telah direncanakaan 2. Proyek perubahan tidak berjalan sesui jadwal 3 SRATEGI MENGATASI MASALAH 1. Memberikan motifasi kepada semua tim perlu/penting proyek perubahan yang akan dilaksanakan. 2. Membuat Komitmen bersama dengan seluruh tim Agar lebih valid dapat dibantu dengan matriks Analisis Persoalan Potensial ketika nanti proyek perubahan ini diimplementasikan (contoh terlampir)
  19. 19. 13.KRITERIA DAN FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN 1.KRETERIA a. Tersidianya ruang khusus arsip ( dana Rp.1.000.000,- ) 100 % b. Tercapainya kesepakataan untuk melakukan perubahan Pengelolaan kearsipan c. Meningkatnya pengetahuan SDM Pegawai Kelurahan tentang pengelolaan kearsipan d. Tercapainya Pelaksanaan pengelolaan kearsipan e.Tercapainya Monitoring pelaksanaan kearsipan f. Tercapainya evaluasi pengelolaan kearsipan 2, FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN a.Dukungan dari Tim, Mentor, dan stakehorders b.Terlaksananya kegiatan penataan Kearsipan 14.DAFTAR RENCANA KEGIATAN PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN No . Kegiatan Capaian Target Waktu 1. Rapat pembentukan Tim Koordinasi agar mendapatkan dukungan 16 September 2014 2. Penyusunan SK Tim Terbentuknya Tim Pengelola Kearsipan dengan SK Lurah 17 s/d 18 September 2014 3. Konsultasi dengan KPAD untuk diadakan Sosialisasi dan pelatihan penyusunan arsip Mendapatkan jadwal Sosialisasi dan pelatihan 19 September 2014 4 FGD sistem Arsip Kesepakatan penggunaan Sistem Kearsipan 22 September 2014 4 Penyiapan ruangan Tersedianya ruangan Khusus 23 s/d 30 September 2014 5 Penyiapan Peralatan Tersedianya peralatan kearsipan 1 s/d 4 Oktober 2014
  20. 20. 6. Penataan ruangan arsip terpadu Tertatanya ruangan arsip 6 s/d 10 Oktober 2014 7. Sosialisasi Internal Semua Pegawai Kelurahan Pelaporan 13 Oktober 2014 8. Bintek tim Pengelola Kearsipan Tenaga khusus mampu mengelola arsip 14 s/d 16 Oktober 2014 9 Uji Coba Pengelolaan arsip Semua arsip disimpan disatu ruangan 16 Oktober s/d 17 Nopember 2014 15.PERSETUJUAN Pekalongan, September 2014 Project Sponsor : Atasan peserta …………………………………. ………………………………… NIP……………………………….

×