Preparare il database per la creazione dei report
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Questo tutorial costituisce il passo successivo alla validazione del database: la sua preparazione alla creazione dei report. In particolare, viene uniformata la valuta dello Spend, trasformando gli importi espressi in valute non locali in Euro. Inoltre, viene aggiunta la descrizione della macrocategoria e sottocategoria, che risulterà utile per la creazione dei report di sintesi dello Spend per categoria, che verrà affrontata nel prossimo tutorial. Per scaricare il file di esempio copia il link seguente e incollalo sulla barra di ricerca: http://tinyurl.com/ooqc8ak Per essere sempre aggiornato sugli ultimi caricamenti seguici su twitter, pinterest e google+ @suiteufficio o visita il sito www.suiteufficio.it Se il video è sfocato, riavviare la riproduzione.
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Preparare il database per la creazione dei report
- 1. ORGANIZZARE IL PROPRIO LAVORO ANALIZZARE PREPARARE IL DATABASE PER LA CREAZIONE DI REPORT =SE(K2="EUR";L2;CERCA.VERT(K2;tassi _cambio!$A$1:$B$8;2;0)*dati!L2) TAGS Analizzare dati di speso o fatturato C12 011 Valuta locale e valuta della transazione, tassi di cambio Lavorare con i codici, incrociare informazioni provenienti da tabelle differenti C1 01 Stringhe, funzioni annidate Funzioni destra, sinistra, stringa.estrai, cerca.vert C2 1
- 2. In questo tutorial viene affrontato il tema della preparazione del database per la fase successiva di creazione di report. I dati utilizzati, di pura invenzione, sono quelli relativi agli acquisti mensili effettuati da un’azienda manifatturiera X in un determinato anno. Supponiamo che l’azienda abbia 5 siti produttivi ed ipotizziamo che gli acquisti siano suddivisi in: diretti - materie prime e confezionamento, confluiscono nel prodotto finito indiretti - tutto ciò che invece non vi confluisce, ma che è necessario per la sua produzione CapEx - investimenti, spesa per acquistare beni durevoli OpEx - spese operative di gestione e categorizzati rispetto alla tipologia di merce acquistata (macrocategoria e sottocategoria). I dati di speso sono indicati nella valuta in cui è effettuato l’acquisto. Il database è già stato validato e depurato di tutte le imprecisioni nel tutorial precedente. In questo tutorial verranno aggiunti dei campi al database per convertire il valore degli acquisti in valuta locale e per associare al codice C12 la descrizione della macrocategoria e sottocategoria La creazione di report e grafici di sintesi dei risultati sarà oggetto del prossimo e ultimo tutorial. ORGANIZZARE IL PROPRIO LAVORO ANALIZZARE PREPARARE IL DATABASE PER LA CREAZIONE DI REPORT
- 3. CAMPI DATABASE ORIGINALE: DESCRIZIONE E VALORI Nome del campo Mese Sito Sito produttivo_ produttivo descr gen-12 feb-12 IT2 Milano mar-12 FR1 Parigi apr-12 FR2 Londra 1 0 giu-12 lug-12 Sulla destra sono riportate le intestazioni delle colonne del database, come sono in partenza, e i valori consentiti Flag che vale 1 per acquisti effettuati con ordine d'acquisto, 0 se effettuati fuori ordine Lione UK1 Ordine/NO Codice a 3 cifre associato alla categoria di merce acquistata Le prime 2 cifre corrispondono alla macrocategoria, l'ultima alla sottocategoria Roma mag-12 Valori ammessi e/o descrizione IT1 C12 ago-12 set-12 I valori assunti da C12 sono riportati nella slide n.8 Valuta Numero ordine Capex Codice a 4 cifre identificativo dell'ordine Flag che vale 1 nel caso in cui l'acquisto sia contabilizzato come un Capex, 0 se Opex ott-12 nov-12 Fornitore Fornitore_desc dic-12 ID codice a 3 cifre identificativo del fornitore Nome del fornitore E' la valuta utilizzata per l'acquisto Spend in valuta E' il valore monetario dell‘uscita espresso nella valuta della transazione 1 0 1 ORGANIZZARE IL PROPRIO LAVORO ANALIZZARE PREPARARE IL DATABASE PER LA CREAZIONE DI REPORT
- 4. A destra la tabella riportante le categorie merceologiche d’acquisto. MACROCATEGORIA E’ la categoria di livello superiore SOTTOCATEGORIA E’ sempre associata alla macrocategoria a cui appartiene C12 E’ il codice completo, costituito dall’unione di macrocategoria e sottocategoria Es. per “Materie prime” è C1 01 C2 1 C12 011 D/I Classificazione in acquisti diretti, indiretti o non applicabile Ordine/NO 1 per merci acquistate con ordine d’acquisto, 0 per Spend fuori ordine ORGANIZZARE IL PROPRIO LAVORO ANALIZZARE MACROCATEGORIA C1 01 01 02 02 02 03 04 04 05 05 05 05 06 06 06 07 07 07 08 08 08 08 08 09 09 09 10 10 10 11 11 11 12 98 98 98 99 99 SOTTOCATEGORIA C1_descrizione Materiali Materiali Confezionamento Confezionamento Confezionamento Acquisti diretti non categorizzati Servizi generali Servizi generali Utilities Utilities Utilities Utilities Strumenti e parti di ricambio Strumenti e parti di ricambio Strumenti e parti di ricambio Trasporti Trasporti Trasporti Informatica, telecomunicazioni e cancelleria Informatica, telecomunicazioni e cancelleria Informatica, telecomunicazioni e cancelleria Informatica, telecomunicazioni e cancelleria Informatica, telecomunicazioni e cancelleria Marketing Marketing Marketing Consulenze e outsourcing Consulenze e outsourcing Consulenze e outsourcing Viaggi di lavoro Viaggi di lavoro Viaggi di lavoro Acquisti indiretti non categorizzati Spese finanziarie Spese finanziarie Spese finanziarie Dipendenti e spese per il sociale Dipendenti e spese per il sociale C2 1 2 1 2 3 0 1 2 1 2 3 4 1 2 3 1 2 3 1 2 3 4 5 1 2 3 1 2 3 1 2 3 0 1 2 3 1 2 C2_descrizione Materie prime Semilavorati Imballaggio primario Imballaggio secondario Etichette Acquisti diretti non categorizzati Servizi Manutenzione Energia elettrica Gas Acqua Altre tipologie di energia Strumenti Manutenzione Parti di ricambio Costi consegna prodotti Trasporti a mezzo corriere Altri costi di trasporto Hardware IT Software Reti Telecomunicazione Cancelleria Merchandising Pubblicità Sponsorizzazioni Consulenti Servizi in outsourcing Traduzioni Alloggio Trasporto Rimborsi spese Acquisti indiretti non categorizzati Interessi Servizi bancari Imposte e tasse Costo del personale Donazioni C12 011 012 021 022 023 030 041 042 051 052 053 054 061 062 063 071 072 073 081 082 083 084 085 091 092 093 101 102 103 111 112 113 120 981 982 983 991 992 D/I Ordine/NO Diretti Diretti Diretti Diretti Diretti Diretti Indiretti Indiretti Indiretti Indiretti Indiretti Indiretti Indiretti Indiretti Indiretti Indiretti Indiretti Indiretti Indiretti Indiretti Indiretti Indiretti Indiretti Indiretti Indiretti Indiretti Indiretti Indiretti Indiretti Indiretti Indiretti Indiretti Indiretti N/A N/A N/A N/A N/A 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 0 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 0 0 0 0 0 PREPARARE IL DATABASE PER LA CREAZIONE DI REPORT
- 5. IL DATABASE ORIGINALE: CARATTERISTICHE E STRUTTURA Il database originale è costituito da 5.108 righe ed ogni riga corrisponde ad una riga di ordine o voce di uscita, nel caso di acquisti fuori ordine. ORGANIZZARE IL PROPRIO LAVORO ANALIZZARE PREPARARE IL DATABASE PER LA CREAZIONE DI REPORT
- 6. A) CONVERSIONE DELLO SPEND IN VALUTA LOCALE Per la conversione bisogna mappare le valute presenti nel database, ricercare i tassi di cambio e costruire una tabellina di conversione da cui pescare per applicare il cambio riga per riga. Per prima cosa cerchiamo nel campo valuta tutte le valute presenti e le riportiamo su un foglio nuovo. Poi scarichiamo da internet i tassi di cambio. Le valute sono 8, per cui è più veloce ricercare una tabella di conversione rispetto al singolo valore (rates table). In questo caso abbiamo preso i tassi giornalieri del 2/1/2014. Incolliamo i tassi e completiamo la tabellina di conversione in Excel. A questo punto possiamo uniformare la valuta delle righe. Creiamo una colonna nel database (Spend in valuta locale) e, per le valute diverse da Euro, moltiplichiamo per il valore del tasso. Clic per video ORGANIZZARE IL PROPRIO LAVORO ANALIZZARE Spesso le aziende strutturate fissano dei tassi di cambio standard per il periodo (che può essere annuale, semestrale, mensile, etc.). In questo caso basta recuperare la tabella di conversione nella intranet aziendale. VALUTA CAD CHF DKK GBP HUF NOK USD TASSO CAMBIO 0,685907 0,813122 0,134065 1,208215 0,003352 0,119053 0,730424 tasso di cambio valutaeuro del 2gen-2014 PREPARARE IL DATABASE PER LA CREAZIONE DI REPORT
- 7. A) CONVERSIONE DELLO SPEND IN VALUTA LOCALE Ecco il risultato. I valori che erano già in EURO sono rimasti invariati, mentre quelli in altra valuta sono stati convertiti in EURO applicando i tassi di cambio della tabella di conversione. Valuta EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR Spend in Spend in valuta EUR 1.012 1.012 856 856 196 196 13.218 13.218 12.491 12.491 2.808 2.808 2.632 2.632 2.293 2.293 1.870 1.870 VALORI IN EURO ORGANIZZARE IL PROPRIO LAVORO ANALIZZARE CHF USD USD USD USD GBP USD GBP GBP Spend in valuta Spend in EUR - Valuta - 10.250 - 5.831 - 2.792 - 2.792 - 1.002 - 1.622 278 396 315 12.606 7.984 3.823 3.823 1.372 1.343 380 328 261 ALTRE VALUTE PREPARARE IL DATABASE PER LA CREAZIONE DI REPORT
- 8. B) AGGIUNTA DESCRIZIONE MACROCATEGORIA E SOTTOCATEGORIA Le descrizioni di macro e sottocategoria sono associate al codice L2 nella tabella delle categorie. Per riportarle nel database occorre scomporre il codice L2 nelle 2 parti componenti con le funzioni per l’estrazione delle stringhe e ricercare con il cercaverticale la parte del codice associata prima alla macrocategoria (C1) e poi alla sottocategoria (C2), facendoci restituire le descrizioni rispettivamente associate ai codici. C12 LE FUNZIONI DESTRA(), SINISTRA() E STRINGA.ESTRAI() 011 Servono a prelevare un numero di caratteri specificato da una stringa di testo contenuta nella cella di riferimento. C1 01 C2 1 Clic per video ORGANIZZARE IL PROPRIO LAVORO ANALIZZARE La funzione DESTRA(riferimento_cella;num_caratteri) restituisce un numero di caratteri specificato della stringa di riferimento a partire da destra; la funzione SINISTRA(riferimento_cella;num_caratteri) a partire da sinistra; STRINGA.ESTRAI(riferimento_cella; inizio; num_caratteri) restituisce il numero di caratteri specificato in num_caratteri a partire dalla posizione definita in inizio PREPARARE IL DATABASE PER LA CREAZIONE DI REPORT
- 9. B) AGGIUNTA DESCRIZIONE MACROCATEGORIA E SOTTOCATEGORIA Il risultato è quello riportato nella tabella in basso. Il database ora è pronto per la creazione di report e grafici di sintesi dei risultati. Numero ordine Fornitore Fornitore_desc 6774 1200 fornitore322 7004 1527 4547 C1 C1_descr 063 06 Strumenti e parti di ricambio 3 Parti di ricambio fornitore431 103 10 Consulenze e outsourcing 3 Traduzioni 237 fornitore1 011 01 Materiali 1 Materie prime 4547 237 fornitore1 011 01 Materiali 1 Materie prime 6850 1350 fornitore372 084 08 Informatica, telecomunicazioni e cancelleria 4 Telecomunicazione 6239 780 fornitore182 120 12 Acquisti indiretti non categorizzati 0 Acquisti indiretti non categorizzati 5473 450 fornitore72 022 02 Confezionamento 2 Imballaggio secondario 6239 780 fornitore182 120 12 Acquisti indiretti non categorizzati 0 Acquisti indiretti non categorizzati 6238 780 fornitore182 120 12 Acquisti indiretti non categorizzati 0 Acquisti indiretti non categorizzati 5474 450 fornitore72 022 02 Confezionamento 2 Imballaggio secondario 2681 1995 fornitore587 120 12 Acquisti indiretti non categorizzati 0 Acquisti indiretti non categorizzati 6704 1119 fornitore295 023 02 Confezionamento 3 Etichette 6704 1119 fornitore295 023 02 Confezionamento 3 Etichette 6810 1272 fornitore346 011 01 Materiali 1 Materie prime 6973 1473 fornitore413 102 10 Consulenze e outsourcing 2 Servizi in outsourcing 2713 1944 fornitore570 981 98 Spese finanziarie 1 Interessi 3037 1257 fornitore341 073 07 Trasporti 3 Altri costi di trasporto 3037 1257 fornitore341 073 07 Trasporti 3 Altri costi di trasporto 6794 1245 fornitore337 102 10 Consulenze e outsourcing 2 Servizi in outsourcing 2745 1896 fornitore554 120 12 Acquisti indiretti non categorizzati 0 Acquisti indiretti non categorizzati ORGANIZZARE IL PROPRIO LAVORO ANALIZZARE C12 C2 C2_descr PREPARARE IL DATABASE PER LA CREAZIONE DI REPORT
- 10. ORGANIZZARE IL PROPRIO LAVORO ANALIZZARE PREPARARE IL DATABASE PER LA CREAZIONE DI REPORT BACKUP
- 11. A) CONVERSIONE DELLO SPEND IN VALUTA LOCALE Ora inseriamo la funzione che ci consentirà di convertire i valori dello Spend dalla valuta della transazione alla valuta locale (EUR). =SE(K2="EUR";L2;CERCA.VERT(K2;tassi_cambio!$A$1:$B$8;2;0)*dati!L2) Se la valuta è già euro (condizione> K2=EUR) non c’è bisogno di nessuna conversione, per cui viene riportato il valore in Spend in valuta (SE_VERO>L2) ORGANIZZARE IL PROPRIO LAVORO ANALIZZARE Altrimenti, cerca la valuta CERCA.VERT(K2 nella tabella di conversione (foglio tassi_cambio!, riferimenti di cella $A$1:$B$8) e restituisce il valore del cambio (indice 2) Moltiplica il tasso per il valore dello Spend da convertire *dati!L2 PREPARARE IL DATABASE PER LA CREAZIONE DI REPORT