Talent Basen tietoisku Valtio Expo 2016: "Tehosta tietotyötä virtuaalisella robotisoinnilla". Ohjelmistorobotiikalla voidaan korvata manuaalisia rutiinitehtäviä, nopeuttaa asioiden käsittelyä ja parantaa tiedon laatua. Tyypillisesti ohjelmistorobotti on edullisempi kuin järjestelmäintegraatioprojektit eivätkä ne vaadi muutoksia olemassa oleviin järjestelmiin. Ohjelmistorobottien kokeilu kannattaa: valitse prosessi, arvioi teknologiavaihtoehdot ja kokeile nopeasti pienellä pilotilla. Jos etsit kumppania, niin autamme mielellämme! www.talentbase.fi

1. Tehosta tietotyötä virtuaalisella
robotisoinnilla
Asko Relas
Valtio Expo 2016

2. Tausta
Talent Base: 2013 -
Senior konsultti, Head of Innovation
Altotech: 2013 - 2015
Technical lead
IBM: 2007 – 2013
Ohjelmistokehittäjä, IT-konsultti

3. Talent Base
• Teemme riippumatonta IT-suunnittelua vaativiin hankkeisiin
• Konseptoimme ja suunnittelemme juuri teidän tarpeisiinne
sopivan ratkaisun, jotta teette oikeat teknologia- ja
toimittajavalinnat
• Ohjaamme teknistä toteutusta, jotta saatte varmasti sitä, mitä
tarvitsette
• Huolehdimme jalkautuksen suunnittelusta, jotta hankkeistanne
seuraa konkreettista hyötyä

4. ”Maailman laiskin työntekijä”
Tehokkuutta tavoitellut ohjelmistoinsinööri oli automatisoinut
arkisia askareita työstään ja antoi tietokoneen hoitaa jopa
yhteydenpidon vaimoon.
Iltalehti 25.11.2015

5. Suomen ensimmäinen IT-hype
lupaa vähentää rutiininomaiseen
tiedonkäsittelyyn tarvittavaa aikaa
Tietoviikko 11/1990
”… julkisen hallinnon rationalisointiin
ja työvoiman kasvun hillitsemiseen
kannattaisi tietotekniikkaa soveltaa
runsaasti ja määrätietoisesti.” Lähde: Tietoviikko

6. • Tiedon käsittelyn automatisointi ei ole pysynyt mukana
tietojärjestelmien määrän kasvun kanssa
• Usein ainoastaan korkean profiilin hankkeet ja ydinprosessit saavat
riittävän rahoituksen kaikkiin tarpeellisiin järjestelmäintegraatioihin
• Lisäksi, lakimuutokset saattavat edellyttää muutoksia tiedon
käsittelyssä nopeammin, kuin vanhoja järjestelmiä ehditään
muuttaa
• Seurauksena liian usein ihmiset paikkaavat järjestelmien puutteita
suorittamalla rutiininomaisia työtehtäviä
Onko lupaus toteutunut?

7. Toimistotyötä liukuhihnalla
• Valmistavassa teollisuudessa
liukuhihnatyöskentelyä on
onnistuttu korvaamaan
roboteilla
• Voisiko liukuhihnamaisen
näyttöpäätetyön korvata
myös roboteilla?
Lähde: Wikipedia

8. Ohjelmistorobotit?
• Ohjelmistorobotti (engl. software robot,
robotic process automation, virtual
workforce) on tietokoneohjelma, joka
käyttää tietokonetta samalla tavalla kuin
ihminen
• Kyseessä ei ole siis fyysinen laite, vaan
ohjelmisto, joka muuttaa tietokoneen
ikään kuin itseään soittavaksi pianoksi
Lähde: Wikipedia

9. Miten ohjelmistorobotti toimii?
• Ohjelmistorobotti käyttää olemassa olevia järjestelmiä niiden
käyttöliittymien kautta samalla tavalla kuin järjestelmän muut
käyttäjät
– Liikuttaa hiirtä, avaa ja sulkee ikkunoita, kopioi tekstiä ikkunasta
toiseen, kirjoittaa jne.
• Robotin käyttöönotto on verrattavissa uuden työntekijän
kouluttamiseen: sille opetetaan kyseisen
liiketoimintaprosessin rutiinit, jonka jälkeen robotti osaa
toistaa ne virheettömästi

10. Soveltuvuus?
• Robotin suorittama tehtävä alkaa aina tietystä, kerrasta
toiseen samanlaisesta tapahtumasta
– Esim. sähköpostilaatikkoon tulee viesti, hakemistoon tulee tiedosto,
tietokantaan tulee rivi, tai tiettynä päivämääränä ja kellonaikana
• Tehtävä noudattaa aina samaa logiikkaa; ei vaadi
tulkinnanvaraista päätöstä
• Prosessiin liittyvien järjestelmien käyttöliittymät ja/tai
rajapinnat eivät muutu usein

11. Ohjelmistorobotin hyötyjä
• Tyypillisesti edullisempi kuin perinteinen
järjestelmäintegraatioprojekti
• Ei vaadi muutoksia olemassa oleviin järjestelmiin
• Järjestelmien elinkaari pitenee: investoinneista saadaan
parempi hyöty
• Voi mahdollistaa sellaisten työpaikkojen säilyttämisen, jotka
aikaisemmin ovat olleet ulkoistusuhan alla
– Esim. kirjanpitoa ja muita taloushallinnon prosesseja ulkoistetaan
halpoihin maihin

12. Korvaako robotti ihmisen?
Ihmisen vahvuudet:
• Empatia
• Sosiaalinen vuorovaikutus
• Asioiden tulkinta
• Abstrakti ajattelu
• Ongelmanratkaisu
Ohjelmistorobotin vahvuudet:
• Toisteiset tehtävät
• Virheettömyys
• Nopeus
• 24 / 7 työskentely
• Työvoiman skaalaus tarpeen mukaan

13. • Automaation tavoitteena tulee olla
• Vapauttaa ihmiseltä aikaa mielekkääseen työhön
poistamalla rutiinitehtäviä
• Vähentää asioiden käsittelyyn kuluvaa aikaa
• Parantaa käsitellyn tiedon laatua
• Ihmisen tekemän työn helpottaminen, esimerkiksi tiedon
esikäsittelyllä
Korvaako robotti ihmisen?

14. Tyypilliset käyttötapaukset
• Fuusiot ja yrityskaupat
– Samanaikaisesti käytössä useita järjestelmiä saman tehtävän
suorittamiseen
– Ennen kuin järjestelmät saadaan integroitua tai harmonisoitua,robotti voi
kopioida tietoja järjestelmien välillä
• Suurten tietomäärien tarkistus, esim. taloushallinto, palkanlaskenta
– Robotti voi tarkistaa tiedot ennalta määrättyjen sääntöjen mukaan, ja
korostaa poikkeustapaukset
• Asiakaspalvelu: Tietopyynnöt, lupakäsittelyprosessit, yms.

15. Esimerkkejä Suomesta ja maailmalta
• OpusCapita: Palkkahallinnon automatisointi. Tietojen
esikäsittely, tarkistus, vertailu, ja siirtäminen järjestelmien
välillä.
• HUS: Pilotti lähetteiden automaattisesta kirjaamisesta
• Telefónica UK (O2): SIM-korttien vaihtoprosessi

16. Varteenotettavia teknologioita

17. Jos haluat kokeilla ohjelmistorobottia
• Valitse prosessi
– Jossa kuluu paljon aikaa manuaaliseen rutiininomaiseen työhön
– Jonka suorittamiseen käytetään jotain keskeisimmistä tietojärjestelmistäsi
à Koestetaan yhteensopivuus
• Valitse kumppani
– Tekemään arvio robotiikan soveltuvuudesta
– Auttamaan oikean teknologian valitsemisessa
– Auttamaan teknologian pilotoinnissa,ja mahdollisessa käyttöönotossa
myöhemmin
• Kokeile nopeasti, aloita pienestä

18. Jos haluat kokeilla ohjelmistorobottia
Suunnittelu
• Tunnistetaan mahdolliset
automatisoitavat prosessit ja niihin
liittyvät järjestelmät
• Määritellään business case
• Valitaan teknologia ja toimitusmalli
(palvelu vs. omistus)
• Valitaan prosessi pilottiin
Pilotti Projektointi
• Automatisoidaan valittu prosessi
• Vahvistetaan saavutetut hyödyt
• Päätetään hankkeen jatkamisesta
• Pilotin jalkautus
• Priorisoidaan ja
automatisoidaan loput prosessit
• Koulutetaan henkilökunta
• Sovitaan ylläpidosta

19. Kiitos!