Presentación de un Plan de Mejora para el Ayuntamiento de San Sebastián de los Reyes, correspondiente al Curso Superior de Dirección Pública del INAP (Instituto Nacional de Administración Pública - España) Autor: Luis Manuel Candil Martín

2. Plan de mejora de Comunicación Interna

3. Plan de mejora de Comunicación Interna
Para qué sirve la Comunicación Interna:
-Favorece o promueve las relaciones eficientes
entre las personas
-Constituye un medio de cohesión interna
-Coordina adecuada y responsablemente los
recursos disponibles
-Orienta a las personas hacia el logro de una misión
compartida
-Integra la convivencia entre lo formal y lo informal
-Establece una relación abierta con el entorno
Y, sobre todo…

4. Plan de mejora de Comunicación Interna
La Organización estará en condiciones
de aprovechar mejor las
potencialidades de sus recursos
humanos
Convertirá en una ventaja competitiva
la imaginación, inteligencia e iniciativa
de las personas

5. Plan de mejora de Comunicación Interna
El Plan de Mejora se plantea como una herramienta para mejorar el
rendimiento
El Plan se apoya sobre un proceso de monitorización de la
Organización que:
-Facilite tomar decisiones
-Prevea las reacciones a las acciones
El Plan incluye indicadores de medición resultado de:
-Lo que se ha observado que es necesario hacer
-Sobre lo que se estimado que es necesario incidir

6. Plan de mejora de Comunicación Interna
El fin de un buena Comunicación Interna es:
-Trasladar a las personas la misión de la
Organización
-Fijar la visión de la Institución
-Establecer con claridad sus valores relevantes
Permeabilizar a la Organización con una
nueva cultura organizacional

7. Plan de mejora de Comunicación Interna

8. Plan de mejora de Comunicación Interna
El Ayuntamiento de San Sebastián de los Reyes se ha
transformado
-Crecimiento del personal
-Dispersión de centros de trabajo
-Especialización de las tareas de las personas
-Externalización / privatización servicios públicos
Proceso de `extrañamiento´ versus
Proceso de cohesión

9. Plan de mejora de Comunicación Interna
El principal objetivo de nuestro Plan es el incremento
de la cohesión, que se desgrana en:
-Impulsar la identidad corporativa
-Potenciar la comunicación personal y
ascendente
-Intensificar herramientas de comunicación
*vertical
*horizontal
*diagonalmente
-Lograr un clima laboral positivo

10. Plan de mejora de Comunicación Interna
Objetivo General
“Incrementar la cohesión entre las personas que forman la Organización”
Objetivo específico 1:
Impulsar la identidad corporativa propia
Responsable:
Área de Comunicación
Indicadores
Porcentaje de documentos de comunicación externa a los que se aplicación correctamente la identidad corporativa: 90%
Porcentaje de documentos de comunicación interna en los que se aplicación correctamente la identidad corporativa: 100 %
Porcentaje de edificios y espacios públicos que cumplen las normas de identidad (señalética y la corporativización de los edificios): 100%
Grado de conocimiento de los objetivos e identidad corporativa (numero sobre 10):.7/10
Evaluación y logro del objetivo
Periodo de ejecución: 2 años
Evaluación: Se realizan dos evaluaciones parciales, una cada 12 meses
Criterio de cumplimiento: El objetivo se entiende cumplido cuando se alcanzan las magnitudes indicadas en el apartado `Logro objetivo´
Actividades
a.-Realización de campaña de difusión de la imagen corporativa
b.-Incorporación correcta de la comunicación corporativa a todos los soportes informativos externos propios de la Institución
c.-Realización de un manual de comunicación interna
d.-Publicación de un manual de consulta de imagen la corporativa a la intranet
e.-Corporativización de los edificios públicos y espacios de trabajo de la Organización
f.-Aplicación de la identidad corporativa a la uniformidad y flota de vehículos de la Institución, incluyendo personal y medios de empresas
externas que prestan servicios públicos municipales
g.-Evaluación del conocimiento de la identidad corporativa (evaluación parcial)

11. Plan de mejora de Comunicación Interna

12. Plan de mejora de Comunicación Interna
Pero el Plan de Mejora se enfrenta a algunos
desafíos….
-La Comunicación Interna se encuentra en un segundo
plano en las prioridades políticas
-La desconfianza hacia los mensajes y la comunicación
formal proveniente de la dirección
Este y otros elementos se definen entre las debilidades
en un análisis DAFO que se presenta a continuación:

13. Plan de mejora de Comunicación Interna
ANALISIS DAFO
Organización
Puntos fuertes
-Una imagen corporativa definida
-Una organización numéricamente asequible
-Una edad media de 45 años, que permite el acceso y uso de las nuevas
tecnologías (TICS)
-Estabilidad en el empleo
-Un Gabinete de Comunicación con recursos humanos y experiencia
suficientes.
-Acciones previas exitosas de Comunicación Interna –newsletters,
corporativización centros de trabajo, portal del empleado…-
-Existencia de herramientas y aplicaciones informáticas aplicables a este Plan
-Colaboración de algunos líderes organizacionales en este Plan
-Fuerte personalidad de la Organización

14. Plan de mejora de Comunicación Interna
Puntos débiles
-Crecimiento muy importante y rápido del personal municipal.
-Personal no municipal, perteneciente a otras empresas, pero que realiza tareas propias del
Ayuntamiento.
-Algo más del 25% de la plantilla son miembros de la Policía Local, que mantiene una relación
`especial´ con la Organización.
-Existencia de una cierta cantidad de miembros de la plantilla que no acceden con facilidad a los
canales de comunicación formales.
-Diáspora progresiva de las personas que forman la organización hacia diversos centros de trabajo
(efecto centrífugo).
-Desconfianza hacia los mensajes y la comunicación formal proveniente de la dirección.
-Falta de colaboración en los mandos intermedios, que no conocen/comparten la relevancia de la
Comunicación Interna.
-Escasa colaboración del ámbito político.
-Falta de datos estadísticos de la morfología de la Organización.
-No evaluación del clima laboral de la Organización.
-Beligerancia sindical.
-Fuertes flujos de comunicación informal descontrolada (rumorología).
-No se ha planificado la política de Comunicación Interna en relación con los objetivos de la
Organización, su misión y valores.

15. Plan de mejora de Comunicación Interna
Entorno
Amenazas
-Desprestigio del ámbito público, en particular las administraciones locales,
que merma la autoconfianza de los empleados
-Crisis económica de largo alcance que debilita el apoyo presupuestario a
planes y acciones.
Oportunidades
-El nuevo modelo de administración que se impone paulatinamente en todas
las organizaciones administrativas, buscando la eficiencia
-Percepción social de la Comunicación Interna como una herramienta muy
poderosa para la mejora del funcionamiento de las organizaciones.

16. Plan de mejora de Comunicación Interna
El Plan recoge una serie de herramientas necesarias para mejorar la
Comunicación Interna, entre otras:
-Manual on line de Acogida-Bienvenida
-Plan de Formación continuo: presencial y e-learning
-Línea de atención telefónica
-Sms informativos
-Correos electrónicos
-Buzón físico y virtual de sugerencias
-Encuestas
-Entrevistas
-Espacios de encuentro
-Focus groups y grupos de mejora
-Movilidad laboral
-Revista e información audiovisual
-Concursos y premios
-Acciones sociales y solidarias
Y, un elemento aparte, por su relevancia y su potencial:
-Intranet, Portal del empleado y blogosfera

17. Plan de mejora de Comunicación Interna

18. Plan de mejora de Comunicación Interna
Pero el Plan sería estéril sin un diagnóstico:
Se proponen dos tipos de técnicas de investigación:
-Una dirigida a los directivos: grupos enfocados y entrevistas en profundidad
-Y una encuesta destinada al resto de los empleados: presencial o a través de la
intranet
La auditoría evaluará la percepción y los puntos de vista relacionados
con el compromiso, la formación y la definición de los objetivos de
nuestra Organización y los fines individuales.

19. Plan de mejora de Comunicación Interna
Las acciones a desarrollar usarán preferentemente los recursos humanos,
materiales y económicos actualmente disponibles
En lo que respecta al presupuesto de gastos correspondiente a:
-Auditoria sobre el clima laboral y la situación de la comunicación interna en la Organización
-Plan de Formación
-Corporativización de edificios y uniformidad de los empleados
-Instalación de los buzones de sugerencias
-Premios destinados a los planes de mejora
-Renovación y ampliación de los espacios de descanso
-Actualización de la Intranet y el Portal del empleado
Asciende a 90.000€ el año 2012, y 60.000€ el año siguiente
El coste de recursos humanos también se computa en el Plan y se atenderá con
personal propio de las tres áreas que desarrollarán este proyecto conjunto.
En cuanto al cronograma de desarrollo de este Plan de Mejora, se ha previsto una
duración de dos años, coincidiendo con los ejercicios 2012 y 2013

20. Plan de mejora de Comunicación Interna
El Plan de Mejora de la Comunicación
Interna que se acaba de exponer se ha
de entender como una herramienta
para optimizar el rendimiento, pues
su fin es integrar en la Institución
elementos innovadores que sitúen a
la Organización en una clara
situación de ventaja competitiva.
Este es el camino.

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