1. HRM SYSTEM
Tomasz Karwatka
Enterprise 2.0
praktyczne wykorzystanie
Wiki w HR
Oprogramowanie Wiki staje się jednym z
najelastyczniejszych narzędzi wspierających rozwijanie
zasobów ludzkich w firmie. Analitycy rynku oraz praktycy
biznesu zgodnie twierdzą, że to jedna z najbardziej
perspektywicznych form komunikacji wewnętrznej firmy.
Efektywniejsza praca z wiedzą dla każdego USA jakie cele chcą osiągnąć dzięki wdrożeniu narzędzi nowej
Każdy mendżer zadaje sobie pytanie czy zrobił wszystko by generacji. Najczęściej (63%) wymieniano polepszenie współ-
stworzyć swoim pracownikom optymalne środowisko pracy. pracy, podniesienie świadomości wiedzy jaka jest w organiza-
Truizmem jest stwierdzenie, że pracownicy są jedną z najważ- cji (56%) oraz zwiększenie szybkości komunikacji i działania
niejszych wartości firmy. Warto zadać sobie pytanie co zrobić (również 56%).
by wartość ta nabrała realnego kształtu. Zarządzanie wiedzą wydaje się jednym z ciekawszych za-
Firmy często napotykają na poważne problemy związane stosowań trendu Enterprise 2.0. Dotychczas zarządzanie wie-
z utratą wiedzy przy odejściu pracownika oraz z długim pro- dzą zarezerwowane było dla korporacji. Dzięki tanim narzę-
cesem adaptacji nowych pracowników. Zjawiska te znacznie dziom (zawierającym dodatkowo dobryme praktykami) tak-
obniżają efektywność pracy zespołu . Nowe narzędzia, wywo- że sektor MSP może korzystać z dobrodziejstw tej dziedzi-
dzące się z trendu Enterprise 2.0, starają się na nowo podejść ny nauki.
do tych tematów. Enterprise 2.0 to nowe stanowisko wobec W zarządzaniu wiedzą oczywiście od lat chodzi o to samo
staromodnego korporacyjnego oprogramowania. Firmy za- – jak najlepsze wykorzystanie talentów w organizacji. Jak do-
czynają dostarczać swoim pracownikom szybkich i prostych tąd teoretycy upierali się aby rozdzielać zarządzanie wiedzą
w użyciu narzędzi społecznościowych – po to by pracowa- od systemów informatycznych, które to zarządzanie wspiera-
li wydajniej, kreatywniej oraz przyjemniej. Wszystko podane ją. W efekcie powstawały systemy, które zupełnie nie spełnia-
w sposób znany z Bloxa, GoldenLine, Naszej-Klasy czy Wiki- ły pokładanej w nich nadziei. Nawet jeśli w zarządzaniu wie-
pedii. dzą nie chodzi o technologię, to trzeba mieć na uwadze, że to
Termin Enterprise 2.0 istnieje w świadomości biznesu w USA właśnie technologia może mieć decydujące znaczenie w po-
od 2006. W ubiegłym roku zaczęło się o nim mówić w Polsce wodzeniu wdrożenia. Wiele firm wręcz zraziło się do hasła:
(konferencja Rewolucja w Komunikacji). Niemniej Enterpri- „zarządzanie wiedzą”, wdrażając u siebie jeden z dedykowa-
se 2.0, nawet na rynkach bardziej rozwiniętych, nadal brzmi nych systemów, który zamiast usprawniać pracę i zapewnić
dość obco i ciągle wiele firm nie do końca wie w jaki sposób możliwość dzielenia się wiedzą, stworzył jedynie nowe biu-
go zastosować . Firma Market Intelligence przedstawiła wyni- rokratyczne obowiązki. Nie należy jednak sądzić, że zarzą-
ki badań dotyczących Enterprise 2.0. Pytano menadżerów z dzanie wiedzą przeminie, jak niejedna tymczasowa koncep-
18 BUSINESS APPLICATIONS REVIEW 02/2009

2. HRM SYSTEM
cja. Zarządzanie wiedzą jest koniecznością w czasach, kie- ki znajdą informacje na temat projektów, strategii, badań ale
dy informacji jest nadmiar, ale dopiero naprawdę wartościo- także informacje przydatne w codziennej pracy – procedu-
wa wiedza zapewnia przewagę konkurencyjną. Trzeba jednak ry, rozliczenia, zasady przeprowadzania spotkań, konfigura-
spojrzeć realnie na zadania, które przed nami stawia zarzą- cję sprzętu.
dzanie wiedzą. Jednym z najważniejszych celów jest stwo- Pierwszy dzień w pracy nowego pracownika można poświę-
rzenie oprogramowania na tyle elastycznego, by dopasowa- cić na zapoznanie go z Wiki. Pracownik zyskuje aktualne źró-
ło się do kultury organizacyjnej firmy. Tylko oprogramowanie, dło informacji, poznaje też wcześniejsze pomysły, inicjaty-
które pozwoli pracownikom aktywnie włączyć się w proces je- wy i projekty. Cały zespół nie traci efektywności pracy gdyż
go adaptacji ma szanse zdobyć uznanie i akceptację zespołu. większość odpowiedzi na pytania nowego pracownika znajdu-
Narzędzia Enterprise 2.0, dzięki swojej elastyczności wynie- je się w Wiki.
sionej z trendu Web 2.0, mają szansę oddać inicjatywę w rę-
ce pracowników. To oni mogą wybrać oprogramowanie, dosto- Masz doskonały pomysł ale teraz nie ma czasu by
sować i i używać je tak, jak używają swoich ulubionych serwi- go realizować?
sów społecznościowych. Dział IT ma zapewnić jedynie tech- Zapisz go w sekcji Pomysły na Wiki. Może kiedyś ty - lub ktoś
niczne funkcjonowanie narzędzia – na poziomie koncepcyj- inny z zespołu - wrócicie do niego. Najbardziej kreatywne fir-
nym sterowanie przejmują użytkownicy. my zapisują wszystkie pomysły. Wiki pozwala gromadzić ba-
Według raportu Enterprise 2.0 wydanego przez MarketIQ zę pomysłów a także nagradzać ich autorów, co zachęca do
najczęściej używanymi narzędziami Enterprise 2.0 w firmach wymiany wiedzy.
są kanały RSS oraz firmowe Wiki. Oba narzędzia znajdują się
w fazie dynamicznego wzrostu i adresują zagadnienia zwią- Z firmy odchodzi pracownik?
zane z zarządzaniem wiedzą. Czy jego wiedza odejdzie wraz z nim? W Wiki pracownicy opi-
Forrester Research zauważa, że dzisiejsze pokolenie 12-17- sują swoje pomysły, inspiracje, projekty, dokumenty i proce-
latków bardzo aktywnie korzysta ze społecznościowych na- dury. Odejście pracownika będzie dużo mniejszą stratą dla fir-
rzędzi Web 2.0. W tej grupie aż 1/3 to twórcy treści. Natomiast my jeśli zespół oraz jego następca będą mieli dostęp do ma-
w populacji obecnych 50 latków tylko 7% to twórcy. W najbliż- teriałów, nad którymi pracował oraz wiedzy, którą zgromadził.
szym czasie grupa 50 latków odejdzie na emerytury a firmy Jest to swego rodzaju „kopia bezpieczeństwa” pracownika.
przyjmą do pracy dzisiejsze nastolatki. Można spodziewać
się, że Ci pracownicy z chęcią przeniosą swoje „cywilne” za- Szukasz źródeł inspiracji?
chowania na grunt firmy, popularyzując przy tym narzędzia W stresie nie zawsze jest łatwo stworzyć oryginalną koncep-
Enterprise 2.0. cję. Gdy można sięgnąć do setek i tysięcy wcześniej zapisa-
nych pomysłów, nagle wszystko staje się prostsze. Czasem
Enterprise 2.0 w praktyce - Wiki dla zespołu jeden rzut oka na zapis burzy mózgów sprzed roku może oka-
Prezentuję niżej kilka pragmatycznych zastosowań narzędzia zać się impulsem do stworzenia ciekawych rozwiązań. War-
Wiki – sztandarowego instrumentu trendu Enterprise 2.0. Z to dokumentować wszystkie spotkania oraz pomysły za po-
narzędzi tego typu korzystają już dzisiaj małe i duże firmy na mocą Wiki.
całym świecie.
Tracisz codziennie dużo czasu na poszukiwanie
Jak szybko wdrożyć nowego pracownika? informacji?
Gdy organizacja posiada swoją Wiki, pracownicy mogą groma- Członkowie zespołu zapisują informacje w różnych forma-
dzić i dzielić się informacjami, których inni potrzebują. W Wi- tach, często trudnych do współdzielenia oraz przeszukiwa-
02/2009 BUSINESS APPLICATIONS REVIEW 19

3. HRM SYSTEM
nia.BiznesWiki umożliwia integrację z oprogramowaniem Offi- wijanie Wiki w kontrolowanym środowisku, pracę z małą licz-
ce, dzięki czemu pracownicy bez trudu mogą publikować swo- bą grup, przekazywanie im przydatnych wskazówek i rozwija-
je informacje. Tak opublikowane treści są proste do przeszu- nie przykładów użycia Wiki, tak aby pokazać innym w jaki spo-
kiwania. Można także zobaczyć historię zmian każdego doku- sób korzystać z oprogramowania.
mentu oraz dyskusje prowadzone podczas jego tworzenia. Pilotaż pozwala również na stworzenie odpowiednich struk-
tur administracyjnych i wsparcia, szczególnie działu tech-
Dokumentacja projektów, które prowadzisz jest nicznego, które będą pomocne przy rozrastaniu się Wiki.
nieaktualna?
Dla menadżerów istotne jest posiadanie aktualnej dokumen- Syndrom pustej strony
tacji projektowej i zapewnienie dostępu do niej całemu ze- Systemy Wiki są bardzo elastyczne ale podczas wdrożenia
społowi. Wiki umożliwia wygodne dokumentowanie dowolne- może okazać się to ich minusem. Często nazwa się tę sytu-
go projektu na bieżąco, podczas prac nad nim. Członkowie ze- ację syndromem pustej strony. Syndrom polega na tym, że
społu mają dostęp do zawsze aktualnych informacji. użytkownik loguje się do systemu i nie wie jak zacząć uży-
wać oprogramowania.
Jak wybrać Wiki? Można uniknąć tej, sytuacji poprzez stworzenie wstępnej
Wybór oprogramowania Wiki jest bardzo duży. W procesie tym struktury danych Wiki. Taka struktura może obejmować kata-
warto wziąć pod uwagę następujące kwestie: logi i najważniejsze strony – tak aby nowy użytkownik zoba-
czył praktyczne wykorzystanie Wiki.
• Polityka dotycząca przechowywania danych
Osobista strona Wiki
Niektóre firmy wymagają aby dane przechowywano tylko na fir- Możesz poprosić każdego pracownika o utworzenie swojej
mowych serwerach. Należy wtedy wybrać takie oprogramowa- prywatnej strony Wiki. Na takiej stronie pracownik może opi-
nie Wiki, które można wdrożyć we własnej serwerowni i zgod- sać nad czym aktualnie pracuje, nad czym będzie pracował
nie z wytycznymi technicznymi. Najczęściej klienci wybierają w przyszłości oraz utworzyć sekcję, w której inne osoby bę-
środowisko Windows lub Linux jako platformę do uruchomie- dą mogły zadawać pytania. Pracownik na swojej stronie może
nia oprogramowania. Istnieją systemy Wiki dla obu środowisk. zamieszczać także informacje kontaktowe oraz wszelkie inne
W mniejszych firmach bezpieczniejszym rozwiązaniem jest informacje, które pozwolą na lepszą komunikację. W ten spo-
utrzymywanie danych na serwerach firmy dostarczającej Wiki. sób szybko stworzysz aktualną bazę ekspertów twojej orga-
Podpisane porozumienie SLA (Service Level Agreement) gwa- nizacji.
rantuje klientowi dostępność i niezawodoność danych. Firma
utrzymująca kilkaset czy kilka tysięcy systemów Wiki jest w Warsztaty Wiki
stanie zainwestować bardzo poważne środki w utrzymanie naj- Zbierz ludzi, którzy w Twojej organizacji używają Wiki i po-
wyższej jakości usług i bezpieczeństwa danych. Może się oka- zwól im podzielić się tym, co robią. Zorganizuj warsztaty - jed-
zać, że paradoksalnie dane te są dużo bezpieczniejsze niż gdy- nodniowe wydarze, podczas którego pracownicy zbiorąą się
by znajdowały się na serwerach firmowych. i wygłaszą krótkie, najwyżej pięciominutowe odczyty i de-
monstracje swoich dokonań w Wiki. Jest to świetny sposób na
• Polityka dotycząca kodu oprogramowania to żeby ludzie, którzy na co dzień pracują w różnych zespo-
łach i wykonują odmienną pracę, pokazali jak to robią.
Część firm posiada wytyczne dotyczące otwartości oprogramo-
wania. Spotkaliśmy się z klientami, którzy nie tolerują instalacji Lepsze spotkania
w swojej infrastrukturze wolnego oprogramowania (Open Sour- Spotkania są nieodłączną częścią pracy zespołów i grup
ce), tłumacząc ten fakt względami bezpieczeństwa. Oczywiście w każdej organizacji. Są podstawową formą działalności, pod-
dyskusja nad przewagą otwartego i zamkniętego oprogramowa- czas której ludzie planują, informują się wzajemnie o stanie
nia stale trwa ale należy pamiętać, że poziom bezpieczeństwa projektów, rozwijają nowe projekty, itp.
nie zależy praktycznie od modelu dystrybucji oprogramowania. Są one też jednymi z najczęściej wykorzystywanych, cza-
Warto jednak zweryfikować czy wybrane oprogramowanie Wiki sami wręcz nadużywanych aktywności grup. Ludzie ma-
jest zgodne z polityką dotycząca kodu oprogramowania. Wiele ją skłonności do ciągłego zwoływania spotkań na każdy, na-
firm (zwłaszcza organizacje administracji publicznej) coraz czę- wet najmniej ważny temat. Spotkania te nie są zazwyczaj do-
ściej skłania się ku oprogramowaniu Open-Source. Jego dużą za- brze zaplanowane. W efekcie pracownicy mogą spędzić cały
letą jest bezpieczeństwo związane z rozwojem oprogramowania dzień na kolejnych zebraniach, a pod koniec pracy stwierdzić,
– łatwiej będzie znaleźć firmę, która niezależnie od dostawcy że niewiele osiągnęli.
będzie mogła dalej opiekować się oprogramowaniem. Wiki może pomóc w takich sytuacjach, poprawiającwymia-
nę informacji w grupach, uczynić spotkania krótszymi i bar-
Wiki a inne systemy dziej skoncentrowanymi na konkretnych kwestiach, które
Często w firmach istnieją już systemy, w których przechowu- muszą być przedyskutowane w grupie. Informacje mniej istot-
je się fragmentaryczne bazy danych. Lotus Notes, Sharepoint ne, np. dotyczące postępów w pracach nad projektami moż-
oraz inne źródła informacji powinny zostać połączone z Wiki. na publikować na Wiki.
Należy upewnić się, że wybrane oprogramowanie pozwoli za-
importować bazy danych lub zatwierdzić ich integrację.
Tomasz Karwatka / Divante. Autor jest dyrektorem opera-
Wdrożenie systemu Wiki cyjnym w firmie tworzącej oprogramowanie BusinessWi-
Wdrożenie Wiki w firmach zaczyna się od przeprowadzenia ki (http://onbusinesswiki.com)
projektu pilotażowego. Projekt ten pozwala na tworzenie i roz-
20 BUSINESS APPLICATIONS REVIEW 02/2009