nouvelle expérience de travail
Immergez-vous dans les nouveaux
usages
Pour poursuivre l’expérience en ligne,
rendez-vous sur
www.nouvelle-experience.fr
Etudes sur les usages :
EMS Conseil
Maximilien Chayriguès,
mc@ems-conseil.com
Projet Campus :
Form’A
Ghislain Grimm
ggrimm@forma.fr
Projet Nouvelle Expérience
de Travail : Microsoft France
Thomas Kerjean,
Responsable Marketing,
Groupe produits Office,
tkerjean@microsoft.com
Contacts :

3
Table des matières
Editorial : retour sur la nouvelle expérience de travail chez Microsoft France 4
1 FONDEMENTS DE LA NOUVELLE EXPERIENCE DE TRAVAIL 5
1.1 UN PROJET D’ENTREPRISE 5
1.2 FACTEURS CLEFS DE SUCCÈS 6
1.2.1 Au cœur de la nouvelle expérience de travail : Place, People, Technology 6
1.2.2 De nouvelles opportunités : Green IT et Usages 6
2 SOLUTIONS ET BÉNÉFICES 8
2.1 PLACE : CRÉER UN NOUVEAU CADRE DE TRAVAIL 9
2.1.1 Solutions 9
2.1.2 Bénéfices 9
2.2 PEOPLE : ATTIRER ET RETENIR LES MEILLEURS TALENTS 14
2.2.1 Solutions 14
2.2.2 Bénéfices 19
2.3 TECHNOLOGY: DES TECHNOLOGIES INTÉGRÉES,
ORIENTÉES UTILISATEURS ET SÉCURISÉES 20
2.3.1 Solutions 20
2.3.2 Bénéfices 21
2.4 GREEN : UN CAMPUS RESPECTUEUX DE L’ENVIRONNEMENT 22
2.4.1 Solutions 22
2.4.2 Bénéfices 23
2.5 A LA DÉCOUVERTE DES NOUVEAUX USAGES :
UNE JOURNÉE DANS LA VIE DE… 24
2.5.1 Solutions 24
2.5.2 Bénéfices 27
3 POUR ALLER PLUS LOIN 42
Contacts 42

4 5
Retour sur la nouvelle expérience
de travail chez Microsoft France.
L’inauguration en octobre 2009 du nouveau siège de Microsoft à
Issy-les-Moulineaux a ouvert un nouveau chapitre de l’histoire de notre
entreprise en France.
Au cœur d’un nouveau quartier des médias et nouvelles technologies,
le Campus Microsoft incarne des priorités clés de notre entreprise :
une entreprise ouverte, qui a déjà accueilli en quelques mois 40 000
visiteurs, respectueuse de l’environnement avec un objectif de
réduction du bilan carbone de 25% et innovante avec la création de
Microsoft Recherche et Développement France.
Le Campus Microsoft offre aussi à nos collaborateurs une nouvelle
expérience de travail, saluée récemment par une première place dans
le classement des entreprises où il fait bon travailler en France(1)
et dont nous mesurons des premiers bénéfices immédiats :
∑ Une souplesse accrue, illustrée notamment par un gain de temps de déplacement
pour 70% des collaborateurs et l’organisation de 60 000 réunions virtuelles par an.
∑ Une plus grande efficacité, grâce au bureau mobile(2) et communiquant, permettant
à chacun de gagner du temps. Par exemple le simple usage de la messagerie
instantanée fait gagner à chaque collaborateur plus d’une heure par semaine.
Pour prendre la mesure des nouvelles possibilités offertes par Office 2010 et
SharePoint 2010, nous avons réalisé une étude(3) avec nos collaborateurs sur l’intérêt
et les gains de ces nouveaux usages en entreprise :
∑ Travail collaboratif en temps réel,
∑ Intégration des réseaux sociaux,
∑ Recherche et accès aux experts de l’entreprise,
∑ Télétravail et travail à distance,
∑ Dématérialisation des processus administratifs,
∑ Analyse et reporting en temps réel.
Je vous invite à découvrir dans ce document, notamment à travers des exemples
concrets de journées types de nos collaborateurs, une entreprise au cœur des
nouveaux réseaux, une entreprise qui pourrait être la vôtre.
Eric Boustouller
Président
Microsoft France
∑ Etre une vitrine technologique au service de nos clients
et de nos partenaires, afin de renforcer les valeurs
d’innovation, de dynamisme et de proximité de Microsoft. Le
Microsoft Technology Center, le Centre des Usages, le Centre
de Conférence notamment favorisent les rencontres et les
échanges entre les différents acteurs de l’innovation en
France.
∑ Etre au cœur de la Cité et de la Société numérique
française. Le bâtiment à l’architecture audacieuse marque
l’entrée du quartier Seine Ouest, nouveau pôle majeur des
médias et des hautes technologies. On y trouvera les sièges
sociaux de HP, Cisco, Canal +, TF1, France Télévisions,
France24, Eurosport, Steria, Safran, France Telecom,
Wavecom, Bouygues Telecom…
∑ Se doter d’une infrastructure d'avant-garde respectueuse
de l'environnement. Microsoft occupe 34000m2 d’un
bâtiment, où plusieurs technologies récentes assurent le
confort thermique et acoustique tout en respectant le label
de Haute Qualité Environnementale. On y trouve aussi des
équipements innovants, notamment, un réseau audio-vidéo
numérique sous IP, une infrastructure et des équipements IT
de communication et de partage pour tous, ainsi que des
systèmes de pilotage intelligents.
FONDEMENTS DE LA NOUVELLE
EXPERIENCE DE TRAVAIL
1.1 Un projet d’entreprise
(1) Le palmarès 2010 des "Best Workplaces France" a été établi par l’Institut Great
Place to Work® France et publié le 15 mars 2010. Microsoft France est classée
n°1 des entreprises de plus de 500 salariés.
(2) Le bureau mobile et communiquant s’appuie sur différentes technologies :
Windows 7, Office 2010, Live Meeting, Windows Phone, Exchange 2010,
Office Communications Server R2.
(3) Sondages quantitatifs et qualitatifs conduits par EMS Conseil auprès
des 1500 employés de Microsoft – Avril 2009 à Avril 2010.
EDITORIAL
1
Chaque jour, les 1500 collaborateurs de Microsoft France
conjuguent leurs efforts pour imaginer, concevoir,
commercialiser et améliorer toute une palette de logiciels et
services destinés à faciliter l'expression de tous les potentiels.
Revenant sur la vision d’entreprise où « la vocation du nouvel
environnement de travail est de réduire les tâches à basse
valeur ajoutée pour laisser les utilisateurs se concentrer sur
l’essentiel » (Bill Gates – Mai 2005), Microsoft France décide en
2006 de faire de son futur siège social(3) une vitrine de cette
vision du travail pour ses clients et ses partenaires. Ce projet
d’entreprise s’articule alors autour de quatre objectifs
principaux :
∑ Offrir à tous les collaborateurs de Microsoft une nouvelle
expérience de travail. Cet environnement doit
accompagner les évolutions des modes de travail des
différents profils de collaborateurs. L’adaptation des lieux
aux multiples façons de travailler à différents moments de la
journée, la démocratisation du bureau nomade et
communicant, la souplesse des espaces et des outils sont
ainsi au cœur des réflexions.
Un environnement
de travail
où il fait bon vivre
Qui s’appuie sur une
infrastructure d’avant
garde, respectueuse
de l’environnement
Une vitrine
technologique
au service
de nos clients
et partenaires
Au cœur de la cité
et de la société
numérique française
Figure 1. Le Campus – un projet d’entreprise.
(3) Le siège de Microsoft à
Issy-les-Moulineaux accueille
les collaborateurs de
Microsoft France, Microsoft
Europe, Moyen Orient et
Afrique et Microsoft
International, auparavant
répartis sur trois sites en Ile-
de-France.

6 7
1.2 Facteurs clefs de succès
1.2.1 Au cœur de la nouvelle expérience de travail :
Place, People, Technology
Les différentes observations et études menées sur l’efficacité au travail(4) montrent que
la performance est facteur de trois éléments clefs : le cadre de travail (Place), les outils
de travail (Technology) et les pratiques RH de l’entreprise (People).
L’ensemble de ces facteurs clefs de
succès permet de faire d’un
changement, comme un
déménagement, une opportunité de
création de valeur.
La partie qui suit décrit les solutions
que nous avons mises en place sur
chaque axe – Place, People,
Technology, Green et Usages – ainsi
que les gains obtenus.
Une emphase particulière est
proposée sur les nouveaux usages de
travail collaboratif, de recherche et
réseaux sociaux en entreprise, de
travail à distance, de simplification des
tâches administratives qu’offrent Office
et SharePoint 2010, actuellement en
déploiement chez Microsoft France.
(4) « Workplace Advantage » est une étude menée
par Microsoft fin 2006, basée sur des études
quantitatives et qualitatives (en particulier plus de
470 000 observations de comportements en
situation de travail sur 26 sites répartis dans le
monde entier) ; Référence des usages IT au travail en
France, Novembre 2008.
« Green IT » : les gains liés à
l’environnement de travail peuvent
être significatifs
Aujourd’hui, le secteur de l’IT
représente 2% des émissions de CO2
– autant que le transport aérien.
Comment maîtriser cet impact alors
même que la “consommation
informatique” va continuer à croître ?
En s’appuyant sur des technologies
« Green » – systèmes d’exploitation
moins consommateurs, datacenters
optimisés, réseau IP par exemple – le
nouvel environnement de travail
concilie réduction des émissions de
carbone et efficacité.
Nouveaux outils et nouveaux
usages
Le PC, premier outil de travail pour
12 millions d’utilisateurs en
entreprise en France, est le premier
levier d’efficacité – 4h30 : C’est le
temps moyen qu’on passe à travailler
avec les technologies(5).
Comment intégrer les nouveaux
comportements participatifs en
entreprise ? Comment accompagner
la démocratisation des nouveaux
usages ? Comment mesurer les gains ?
En diffusant largement le bureau
mobile et communicant au sein de
l’entreprise, en mesurant la maturité
d’usage, en adaptant
l’accompagnement à chacun, en
mesurant les évolutions dans le
temps – le nouvel environnement
devient un levier de performance et
de compétitivité.
Figure 3
- Green IT et Usages
Figure 4. Green IT et
Usages : opportunités
d’amélioration
Figure 2.
Place-Technology-People
(5) Référence des usages IT au travail en France,
Novembre 2008.
1.2.2 De nouvelles opportunités :
Green IT et Usages
Au-delà du cadre, des outils et des pratiques RH, la mise en place d’un nouvel
environnement de travail suppose aujourd’hui une prise en compte des enjeux
environnementaux ainsi que des nouveaux usages des technologies de l’information.
Ces nouvelles exigences sont des leviers positifs pour les entreprises qui souhaitent
mettre la performance et une croissance durable au cœur de leur stratégie.

8 9
SOLUTIONS ET BÉNÉFICES
2.1.1 Solutions
Optimiser le taux d’occupation des espaces, intégrer la forte nomadisation des
fonctions, offrir un environnement en phase avec le caractère innovant de
l’entreprise, mais aussi donner un cadre agréable, fonctionnel et ergonomique : ces
éléments ont été au cœur de la réflexion sur les concepts d’aménagement.
Ceci s’est traduit par la mise en œuvre d’espaces aux concepts forts, qui se résume en
une promesse : faire du Campus Microsoft, le Campus développeur de nos
imaginaires.
2
2.1 Place : créer un nouveau
cadre de travail
Figure 5 - L'occupation des bureaux au cours d'une journée avant le déménagement

10 11
Espaces clients
Espaces de travail
Espaces communs
Figure 6- Les espaces sur le Campus
2.1.1.1 Des espaces adaptés à chaque type d’activité
Sur le Campus, les espaces sont organisés selon trois catégories : les espaces dédiés
aux visiteurs (15%), les espaces de travail (35%) et les espaces de vie collective (50%),
reflétant ainsi le développement des modes de travail collaboratif intra et inter
entreprise.
2.1.1.2 Des espaces adaptés aux modes de travail
Au sein de Microsoft, nous avons distingué deux façons de travailler,
structurantes dans l’appropriation de l’espace : une catégorie de
collaborateurs dite « Nomade » et une dite « Sédentaire ».
Un nomade est défini comme un collaborateur travaillant
essentiellement à l’extérieur du site, tandis qu’un sédentaire passe la
majorité de son temps sur site, en particulier à son poste de travail. À
titre d’exemple, un nomade sera un consultant ou un ingénieur
commercial tandis qu’un sédentaire sera plus généralement une
assistante, un contrôleur de gestion ou un ingénieur support.
Les besoins exprimés sont différents. Les sédentaires souhaitent ainsi
« un espace personnalisable qui marque leur appartenance à une équipe »,
« des rangements pratiques à proximité », « une séparation visuelle de face
et de côté, une confidentialité de l’écran ». Tandis que les nomades ont pour
attente « des espaces ouverts, vivants, qui favorisent des rencontres souvent
opportunes et permettent de découvrir les autres métiers », « peu de
rangement mais des zones de stockage sécurisées ».
Des attentes communes sont toutefois exprimées par tous : « des salles de
réunion et box bien équipés (vidéoprojecteur, tableau blanc…), en nombre
suffisant et accessibles, favorisant la créativité », « des cabines
téléphoniques bien isolées et en nombre suffisant », « un environnement
design, clair et ouvert mais imperméable aux nuisances sonores », « une
ambiance lumineuse », « surtout pas d’effet de batterie ou de sensation
d’enfermement, une circulation bien définie », « je veux être isolé de la
circulation mais pouvoir communiquer quand j’en ai envie ».
Afin de répondre à ces attentes et d’offrir un cadre de travail adapté à tous, les
concepts suivants ont été retenus :
∑ Le Campus est composé de 11 quartiers : les quartiers sont des espaces ouverts « à
dimension humaine » regroupant les unités logiques de l’entreprise (Ventes,
Marketing, Finance, etc.).
∑ Chacun des quartiers est doté d’une cafétéria, de pôles de 4 ou 6 postes de travail,
nomades et sédentaires, de cabines téléphoniques individuelles, de box permettant
de travailler jusqu’à 4 personnes ainsi que des salles de réunion de 8, 10 ou 15
places.
Les espaces clients
• Auditorium
• Centre de conférences
• MTC
• Maison numérique
• Espace VIP
Les espaces de travail
• Le « Quartier »
- Postes de travail
- Box, cabines téléphoniques, salles de projet,
salles de réunion…
- Points reprographie, stockages…
• L’espace de détente de l’étage
Les espaces communs
• La conciergerie
• Le fitness
• L’infirmerie
• Boutiques Services
• Les restaurants
• Le service courrier
• « le Village » : salles de réunions partagées
par tous, de toutes tailles

12 13
2.1.1.2 Des espaces adaptés aux modes de travail
Modernité, confort, couleurs, flexibilité au montage/démontage, intégration native
des technologies – Tels sont les critères clefs retenus dans la conception du nouveau
poste de travail.
∑ Des mobiliers esthétiques, aux
matériaux modernes.
∑ Des pôles de 4 bureaux (sédentaires)
ou 6 bureaux (nomades), de 80 cm
de profondeur et 120 cm ou 180 cm
de longueur, incluant une variété de
séparateurs.
∑ Chaque pôle est confortablement
distant du suivant et isolé de la
circulation par des rangements ou
des paravents.
∑ Les rangements pour les sédentaires
sont à proximité de leur bureau ; les
nomades bénéficient de casiers
personnels sécurisés.
(6) Enquête auto-administrée de satisfaction des utilisateurs du Campus menée par Microsoft Real Estate and
Facilities EMEA, Février 2010.
(7) Etude de géolocalisation des collaborateurs de Microsoft France menée par Entreprises et Mobilité Services
avant le déménagement à Issy-les-Moulineaux.
L’étude de satisfaction sur les espaces de travail(6) conduite 6 mois après
l’arrivée à Issy-les-Moulineaux révèlent les points suivants :
∑ La satisfaction liée au respect de la confidentialité lors de conversations
croit de 20%, reflétant ainsi l’efficacité de la répartition des espaces
individuels et communs.
∑ Les collaborateurs estiment à 86% que l’environnement du Campus est
particulièrement adapté aux visiteurs, contre une moyenne européenne
de 51%. A date, 40 000 visiteurs se sont rendus sur le Campus, confortant
l’idée d’un environnement ouvert.
Une projection(7) montre enfin un gain de temps de déplacement pour 70%
des collaborateurs de Microsoft France.
2.1.2 Bénéfices
∑ Les bureaux sont disposés autour
d’un mur technique central qui
permet de récupérer par le plancher
tous les câbles (électriques, réseau
IT...) et d’offrir aux utilisateurs une
série de prises très accessibles et
intégrées en façade.

14 15
La conception du nouveau Campus a donné à Microsoft l’opportunité de revisiter le
cadre de vie et les principes de flexibilité au travail. Si le principe d’efficacité reste la
règle, une attention particulière est portée sur l’équilibre entre vie privée et vie
professionnelle.
2.2.1 Solutions
2.2.1.1 Améliorer les services aux collaborateurs
∑ Tout d’abord, les collaborateurs bénéficient de services professionnels leur
permettant de gagner du temps : des processus administratifs intégralement
automatisés avec la technologie SharePoint (notes de frais, réservation des salles,
congés, etc.) ; des boutiques « services » : fournitures, petit matériel, prêt de
projecteur, support informatique.
∑ Ils bénéficient également de services à la personne, avec la boutique du CE
« Voyages et Loisirs », une salle de sport, un espace jeux à la cafétéria, une
conciergerie donnant accès à de nombreux services : pressing, courses, garde
d’enfants, ménage et repassage, cordonnerie, nettoyage et réparation automobile,
location de véhicules, démarches administratives, esthétique, loisirs, voyages ; d’une
offre variée de restauration…
∑ Pour faciliter l’accès au Campus, un service de navette est mis à disposition de tous ;
Le covoiturage est également encouragé et facilité par un service web.
2.2.1.2 Travailler flexible
Parallèlement au déploiement du bureau mobile et communiquant, Microsoft a mis
en place en octobre 2008 un accord de télétravail pendulaire, à caractère
volontaire pour le salarié. Il concerne 200 salariés cadres postés, comme des
ingénieurs support ou des personnes handicapées.
Au-delà de cet accord, l’entreprise a formulé quatre principes simples pour
permettre et réguler la flexibilité au travail.
2.2.1.2.1 Les principes de bon usage des emails
2.2 People : attirer et retenir
les meilleurs talents
L’usage de l’email n’est pas adapté
aux urgences. Pour cela, pensez
messagerie instantanée ou
téléphone.
La rédaction
systématique d’un résumé
du contenu de documents
attachés/pointés dans un message
est fortement recommandée.
L’envoi d’emails en dehors des heures
de bureau, et plus spécifiquement la
nuit, le weekend ou les jours fériés
doit rester marginal.
Une distinction doit être
faite, autant que possible, entre les
destinataires “pour action” (ligne a:)
et les destinataires “pour info”
(ligne cc:)
Les 4 principes
de bon usage
des emails

16 17
2.2.1.2.3 Les principes de tenue de réunion à distance2.2.1.2.2 Les principes de bonne gestion des réunions
Les réunions commencent et finissent
à l’heure et il est recommandé qu’elles
se tiennent dans la tranche horaire
9h30 – 18h00.
Les réunions donnent lieu à un
compte rendu concis et à un plan
d’actions partagé.
Les réunions doivent avoir un
agenda et un objectif clairement
précisés.
Au cours des réunions, l’usage du PC
doit être limité à la prise de note et
le téléphone mis en “mode réunion”.
Les 4 principes
de bonne gestion
des réunions
Organisée :
L’efficacité des réunions doit être
favorisée par l’organisateur qui
définit dans l’invitation Outlook la
nécessité d’une présence physique
obligatoire ou non pour les
participants.
Lieu adapté :
Le collaborateur
participant à distance
s’organise pour se trouver dans un
endroit calme et sûr, garantissant la
confidentialité des échanges et ne
mettant pas en jeu sa sécurité ou
celle des autres.
Basée sur les technologies MS :
L’organisateur choisit parmi les
technologies MS à sa disposition
(Communication Unifiée,
LiveMeeting, Roundtable…) les plus
adaptées pour l’efficacité et le
confort de l’échange.
Exception :
Les réunions de Division
et certaines réunions
d’équipes restent des moments
privilégiés d’interaction d’équipe et
impliquent une présence physique.
Les 4 principes
de tenue de réunion
à distance

18 19
2.2.1.2.4 Les principes de la flexibilité 2.2.2 Bénéfices
• Microsoft se positionne en 1ère position des sociétés de plus de 500
employés où il fait bon travailler, au classement 2010 établi par
l’institut « Great Place to Work® ».
∑ Accord de télétravail pour les cadres postés : 90% des
collaborateurs éligibles ont opté pour le télétravail.
∑ Avec 60 000 réunions virtuelles par an, soit en moyenne une
réunion virtuelle par semaine et par collaborateur, la flexibilité
introduite pour la totalité des collaborateurs s’est rapidement
répandue.
Ouverte à tous :
la flexibilité, intégrée à notre culture,
est ouverte à tous les collaborateurs.
Pour favoriser le “OneMS”, le travail
en équipe et l’efficacité collective, la
présence sur site reste néanmoins le
point d’ancrage.
Agréée avec son
manager :
La mise en œuvre de la
flexibilité doit faire l’objet d’une
discussion préalable entre le
manager et le collaborateur, puis être
régulièrement abordée pour en
vérifier l’efficacité.
Responsable :
la flexiblité s’exerce de façon
responsable : chaque collaborateur
doit veiller à ne pas pénaliser la
disponibilité client, le
fonctionnement collectif et le rythme
du business.
Joignable :
La flexibilité implique la
joignabilité du
collaborateur grâce aux outils
disponibles pendant ses plages de
travail indiquées dans son agenda
Outlook à jour.
Les 4 principes
de la flexibilité

20 21
2.3 Technology : des technologies intégrées,
orientées utilisateurs et sécurisées
L’un des objectifs majeurs du Campus est de se constituer en vitrine technologique.
A ce titre, une infrastructure d’avant-garde est mise en place et l’équipement des
collaborateurs est revisité.
2.3.1 Solutions
∑ Le bureau mobile et communicant pour tous : le wifi est généralisé dans
l’intégralité du bâtiment ; les collaborateurs sont équipés de Windows mobile ou
Windows Phone ; Les ordinateurs portables sont équipés de Windows7, Office 2010
et l’infrastructure Exchange 2010, Office Communications Server R2, SharePoint
2010 permet l’accès à l’information de façon sécurisée de n’importe où : les
collaborateurs, grâce à la voix sur IP, Windows 7 Direct Access et SharePoint
Workspace 2010 sont libérés du lieu pour échanger et accéder aux informations
critiques sur leurs projets.
∑ La collaboration avancée (basée sur une infrastructure Windows Server 2008 R2 et
Exchange Server 2010) : 120 salles avec un équipement de vidéoconférence
optimisé pour Office Communications Server facilitent les réunions à distance avec
Live Meeting et la RoundTable ; un affichage des états de réservation de salles.
∑ La communication « riche » : captation et traitement des flux vidéo grâce à un
studio et un réseau d’affichage de 110 écrans qui sert aussi d’outil de communication
interne. Un intranet de nouvelle génération 100% SharePoint et Silverlight 3 qui offre
un moteur de recherche de salles et reste accessible en mode
déconnecté.
∑ Une infrastructure ‘Software plus Services’ : la coexistence d’une
infrastructure locale et de services hébergés dans le ‘Cloud’, permet
de gagner en flexibilité, d’en optimiser les coûts tout en garantissant
la confidentialité et la personnalisation des applications.
∑ Des applications interactives pour les visiteurs disponibles aux
accueils sur des tables Microsoft Surface : conciergerie virtuelle,
visite virtuelle du Campus…
2.3.2 Bénéfices
Pour la direction informatique de Microsoft, la mise en place de l’infrastructure du
Campus a permis :
∑ D’économiser sur les coûts d’infrastructure, d’administration, de support et de
maintenance IT, en accélérant le déploiement et en offrant plus de services
supplémentaires. A titre d’exemple :
- Via Microsoft Office Communications Server 2007 R2, Microsoft IT peut fournir
des ponts d’audioconférences aux utilisateurs sans faire appel à un fournisseur de
services externes : une économie immédiate de 50% et plus encore pour les
trois prochaines années.
- Le coût interne de mise en place d’un nouveau poste téléphonique est passé de
22¤ à 6¤.
∑ De se doter d’une plateforme agile, interopérable et extensible. La virtualisation des
services permet de réduire les coûts, d’augmenter l’utilisation de matériel et la
disponibilité des serveurs.

22 23
2.4 Green : un Campus
respectueux de l’environnement
Si Microsoft est une entreprise naturellement engagée dans le « Green IT » , le projet
du Campus a été une opportunité pour l’ensemble des collaborateurs de Microsoft
France de s’inscrire dans une démarche éco-citoyenne dans de nombreux autres
domaines.
2.4.1 Solutions
∑ Le Campus : un bâtiment labélisé Haute Qualité
Environnementale (HQE). Chauffage, climatisation, gestion de
l’eau… Le Campus a été pensé pour que sa consommation d’énergie
soit optimisée grâce à des installations spécifiques.
∑ Des gestes éco-citoyens. Microsoft travaille avec Generali,
investisseur propriétaire de l’immeuble, à l’obtention du label « HQE
Exploitation » en récompense des actions de sensibilisation aux
gestes éco-citoyens menées à destination des collaborateurs. Un
exemple d’initiative : aucune corbeille à papier n’est installée dans les
espaces de travail, des points de tri sélectifs sont disponibles à tous
les étages. On trie aussi au restaurant d’entreprise avant de déposer
son plateau !
∑ Plus proche et plus accessible, le Campus contribue à réduire le
bilan Carbone. L’implantation du site favorise l’utilisation des transports
en commun ; les temps de parcours domicile-travail ont été diminués pour 70% des
collaborateurs et les modes de transports alternatifs sont encouragés (covoiturage,
navettes…).
∑ Une informatique plus verte. Le déploiement de Windows 7, la généralisation des
outils de collaboration et la gestion optimale de la
consommation
énergétique du
Datacenter du Campus par
des solutions innovantes
(refroidissement à l’aide de
racks avec séparation des
flux d’air chaud et d’air
froid, optimisation du
câblage) concourent à
réduire l’empreinte
carbone.
2.4.2 Bénéfices
Dans le nouvel environnement de Microsoft France, les émissions
de CO2 devraient diminuer de 25% à court terme(9).
Cela passe notamment par :
∑ La baisse de la consommation d’énergie, estimée à 35%, du fait du
caractère HQE du bâtiment.
∑ La réduction des temps de transports et l’usage croissant des
technologies de réunion virtuelle : 32% de kilomètres en moins
pour les trajets domicile – travail pour les collaborateurs ;
l’utilisation moyenne des transports en commun devrait croître de
10% à 23% ; l’usage des outils de communication montre que
chacun fait déjà au moins une réunion virtuelle par semaine.
∑ Une informatique plus « verte » : l’utilisation de Windows 7 permet 10 à 12%
d’économie d’énergie pour les ordinateurs ; la virtualisation des serveurs et la mise
en œuvre du Datacenter écologique permettent quant à elles une baisse de 26% en
comparaison avec la situation précédente.
La récupération
des eaux de pluie
Sur le Campus, les eaux de pluie
sont récupérées pour l'arrosage
des massifs extérieurs et les
sanitaires.
Figure 7 - Points de tri sélectifs des espaces de travail(8) Green IT = écotechniques de l'information et de la communication, en abrégé éco-TIC , sont des
techniques de l'information et de la communication dont la conception ou l'emploi permettent de
réduire les effets négatifs de l'activité humaine sur l'environnement. Voir les engagements de Microsoft
sur http://www.microsoft.com/environment/.
(9) Estimation Action Carbon/Good Planet.
Figure 7 - Points de tri sélectifs des espaces de travail

24 25
2.5 A la découverte des nouveaux Usages :
une journée dans la vie de…
La nouvelle expérience de travail, qui s’appuie sur le tryptique « Place – Technology –
People », prend toute sa mesure grâce à l’adoption et au bon usage des
technologies. Il s’agit de permettre à chaque utilisateur de s’approprier pleinement le
bureau mobile et communicant.
Pour cela, nous avons mené plusieurs actions afin de déterminer les besoins, faire
vivre le changement positivement, former et évaluer les améliorations.
Au-delà des solutions, vous découvrirez, par l’exemple de journées types de
collaborateurs de l’entreprise, la réalité des nouveaux usages en marche.
2.5.1 Solutions
Les utilisateurs sont au cœur de la démarche pour repenser la façon de travailler.
Dans cette optique, en plus d’analyses qualitatives, nous avons mené une étude
quantitative auprès de tous les utilisateurs de Microsoft France afin d’identifier leur
niveau de maturité sur l’usage des nouvelles technologies.
Les résultats de l’étude montrent que les technologies sont utilisées principalement
pour les types d’activités suivantes :
∑ Informer : vous tenez au courant. Vous informez votre entourage sur les projets sur
lesquels vous travaillez : objectifs, résultats, conclusions. Exemple : envoyer un email
à plusieurs personnes, passer un appel téléphonique, donner une information par
messagerie instantanée, etc.
∑ Partager : vous partagez des documents, des informations pour faciliter le
travail avec vos collègues, supérieurs, clients et fournisseurs. Exemple :
mettre à disposition de tous des documents sur un site SharePoint, etc.
∑ Organiser : vous prenez des rendez-vous et gérez des agendas, définissez
des priorités, des tâches, des ressources, des délais. Exemple : lister des
tâches, mettre des rendez-vous dans son agenda électronique, etc.
∑ Synchroniser : vous synchronisez les plannings. Vous tenez au courant les
membres d’une équipe pour avancer en même temps sur un projet. Vous
débloquez des situations. Vous coordonnez les différentes actions. Exemple :
gérer un projet via Project en tenant compte des dépendances entre les uns
et les autres pour avoir un planning à jour, etc.
∑ Rechercher : vous recherchez des informations sur Internet ou dans votre
entreprise. Exemple : utiliser un moteur de recherche par mots clés, utiliser les
fonctions de recherche d’emails dans Outlook ou de document dans SharePoint,
etc.
∑ Saisir des données : vous saisissez des données, mettez à jour des informations
dans des bases de données. Exemple : saisir des données sur Excel, entrer des
informations sur InfoPath pour créer un bon de commande, etc.
∑ Analyser : vous analysez et structurez des données dans des tableaux, des
graphiques. Exemple : faire des graphiques Excel, construire des tableaux croisés
dynamiques, etc.
∑ Créer : vous créez ou mettez en forme des textes et les illustrez pour créer des
supports d'informations, des dossiers, des présentations, des sites web. Exemple :
faire une présentation PowerPoint, filmer un webcast, etc.
∑ Coopérer : vous participez à l’élaboration d’un contenu commun avec d’autres
personnes aux expertises différentes des vôtres. Exemple : construire une
présentation en commun en temps réel via Live Meeting, organiser un
brainstorming d’équipe sur un forum SharePoint Workspace ou SharePoint, etc.
Le résultat du sondage permet de positionner l’entreprise sur une échelle définissant
les différents niveaux de maturité des usages. Ces niveaux s’échelonnent du
« basique », dans lequel peu de choses ont été mises en place concernant
l'automatisation, la standardisation, les outils et l’utilisation de ces outils ; jusqu'au
niveau « dynamique » où les outils informatiques répondent totalement aux besoins
identifiés et sont utilisés au maximum de leur potentiel.

26 27
2.5.1.2 Proposer des formations progressives
et personnalisées
2.5.2 Bénéfices
68 minutes par semaine : c’est le temps gagné par chaque collaborateur en moyenne
grâce à l’usage de la messagerie instantanée(11) .
L’adoption des nouveaux usages a permis aux collaborateurs de Microsoft de
travailler plus efficacement sur cet axe et bien d’autres encore :
∑ Les managers avant-vente interrogés estiment que Live Meeting permet de faire
une réunion interne sur deux sans avoir à se déplacer.
∑ L’optimisation globale de l’activité de support à distance a permis d’améliorer de 6
points le taux de satisfaction client.
∑ Le contrôle de gestion estime pouvoir gagner jusqu’à 10% de son temps grâce aux
fonctionnalités de reporting et d’analyse automatisées dans Excel.
L’usage observé(12) des technologies les plus récentes – Office 2010 et SharePoint
2010 – déployées en avance de phase en France – montre également de nombreux
bénéfices sur les axes suivants :
∑ Travail collaboratif en temps réel,
∑ Réseaux sociaux, recherche et accès aux experts de l’entreprise,
∑ Télétravail et travail à distance,
∑ Dématérialisation des processus administratifs,
∑ Analyse et reporting en temps réel.
Nous vous invitons ici à découvrir ces bénéfices en vous
immergeant dans la vie quotidienne de nos collaborateurs
interrogés.
2.5.1.3 Créer une communauté favorisant
le partage d’expérience
Afin d’inciter les utilisateurs à adopter les pratiques préconisées, nous avons créé une
communauté : les « Ambassadeurs ».
Cette communauté, constituée d’environ 70 personnes en Avril 2010, est
représentative de chaque division et chaque métier de Microsoft. Sa vocation est de
favoriser le partage d’expérience autour de l’usage des technologies. Pour chaque
métier donné – Finance, RH, Marketing, Ventes, etc. – l’Ambassadeur aura ainsi un
double rôle : être expert sur les usages associés à sa fonction d’une part (ex : le
décisionnel pour la finance, les réunions virtuelles pour les ventes, etc.) ; répandre
informellement les bonnes pratiques au sein de son réseau immédiat d’autre part.
Le partage d’expérience passe également par le portail des Ambassadeurs, lieu de
centralisation des bonnes pratiques, accessible à tous. Ce portail, basé sur SharePoint
2010, permet également à cette communauté pionnière de tester de nouveaux
usages en avance de phase : par exemple, un test sur les réseaux sociaux d’entreprise
et l’amélioration des méthodes de recherche d’expertise.
Nous avons proposé à nos collaborateurs des formations ludiques et
personnalisées pour leur faire tester de nouveaux usages et favoriser
l’adoption. Pour optimiser l’efficacité des formations, nous avons eu recours à
une approche de partage d’expérience plutôt qu’à des formats classiques. Les
sujets de formation n’étaient pas imposés. Les utilisateurs devaient s’inscrire
à au moins une séance d’une heure sur les nouveaux usages les intéressant.
(11) Office Communicator ; Direction Informatique de Microsoft France.
(12) Interviews qualitatives menées en avril 2010 par EMS Conseil.

28 29
8h01
« J’aime travailler tôt le matin pour passer en revue et analyser les ventes réalisées la
veille par mon équipe. Ces données proviennent de plusieurs logiciels différents et je
peux les analyser dans un outil que je connais bien : Excel. De plus, grâce à la
nouvelle fonctionnalité de connexion directe de Windows 7 (Direct Access), il suffit
que j’allume mon PC connecté à Internet pour accéder automatiquement au réseau
de mon entreprise. Plus besoin de maîtriser l’art du VPN.
Cette connexion directe m’évite ainsi de me poser la question de savoir si je suis
connecté au réseau de mon entreprise ou non. Cela peut paraître secondaire mais
mon travail au quotidien est en fait grandement facilité, car je peux par exemple
gérer les demandes administratives de mon équipe au fil de l’eau. Avant, ces
demandes s’accumulaient en attendant que je me connecte au réseau de l’entreprise ».
10h00
« Mon prochain rendez-vous est une réunion chez un client. Je suis serein sur le
document PowerPoint que nous devons leur présenter : notre client a pu accéder à
cette présentation en se connectant sur notre site de partage SharePoint via
Microsoft Online Services. J’ai ainsi évité de l’envoyer par email et également évité
de la lui renvoyer après une modification de dernière minute ».
14h15
« De retour au bureau, j’ai prévu de faire un point avec mon équipe.
Certaines personnes ne sont pas disponibles mais je peux suivre leur
activité ainsi que leurs projets sur SharePoint. Le réseau social de
l’entreprise me donne accès aux documents et aux informations
qu’ils ont souhaité partager au sujet des projets que je considère
comme critique. Sans les déranger, je sais si ces projets avancent
comme prévu ».
14h30
« Je suis invité à une réunion importante. Je choisis d'y assister, mais à distance et en
visio-conférence. Le fait de ne pas pouvoir m’y rendre personnellement ne doit pas
m’empêcher d’y assister ni d’avoir un contact visuel avec les participants ».
16h00
« Je reçois un e-mail d'un ami de promotion. Outlook 2010 me
permet de voir instantanément l’actualité de son profil dans
LinkedIn : il a changé de travail et des synergies très
intéressantes peuvent être construites entre nos deux métiers. Je
décide d’accepter le déjeuner qu’il me propose ».
17h40
« Il faut absolument que je trouve l’expert qu’il me manque pour le lancement d’un
nouveau projet. Les personnes auxquelles j’avais pensées ne sont pas disponibles. La
recherche dans SharePoint 2010 me fait apparaître trois experts pouvant
correspondre. Au vu de leur activité récente visible dans SharePoint, l’un d’entre eux
convient parfaitement. Celui-ci me le
confirme en répondant à mon message
instantané via Communicator. Après une
minute de recherche et deux clics dans
Communicator, mon expert
est identifié et contacté ».
2.5.2.1 Une journée dans la vie d’un Manager
« 90% des réunions que j’organise
permettent une participation à distance »
Thierry Picq – Manager avant-vente
« J’ai réduit de plus de 50% les
déplacements de mon équipe, pour
des réunions internes »
Thierry Picq – Manager avant-vente

30 31
« J’ai besoin de faire travailler plusieurs personnes sur un document
Word que j’ai créé. Je poste le document sur le site SharePoint de
mon équipe puis j’envoie le lien vers le document aux personnes
concernées.
Je travaille sur le document en même temps que mes collègues. Grâce
à SharePoint 2010, je vois en temps réel qui travaille sur quelle
partie.
Je souhaite échanger avec un collègue qui est en train de travailler sur
le document. En deux clics dans le document Word, j’échange avec lui
par messagerie instantanée. Notre discussion devant se prolonger,
nous démarrons une conversation téléphonique, toujours dans la même
fenêtre de Communicator. Afin d’échanger sur plusieurs documents, nous
partageons à tour de rôle nos bureaux ».
« Sur mon site personnel, je définis des thèmes qui m’intéressent. Si un nouveau
document sur ce thème est ajouté sur SharePoint, il sera remonté sur mon site de
façon automatique. Je peux visualiser et évaluer la pertinence de ce document.
Evidemment, ces évaluations permettront de remonter les documents les plus
appréciés dans les résultats de recherche ».
« Il ne me reste qu’une minute pour débuter une réunion à distance. C’est
amplement suffisant pour me mettre en condition : en un seul clic dans cette réunion
inscrite sur mon agenda électronique, je me connecte simultanément à la réunion
virtuelle ainsi qu’à la conférence téléphonique. Plus besoin d’utiliser un pont de
conférence externe et distinct de ma réunion virtuelle ».
Utiliser la messagerie instantanée pour
récupérer une information prend deux à
trois fois moins de temps qu’un appel
téléphonique.
2.5.2.2 Une journée dans la vie d’un membre
d’une équipe projet
« Les nouvelles technologies sont aussi bénéfiques pour moi. Et le fait que je maîtrise
les usages les plus utiles facilite aussi la vie de mon directeur ».
« Dans une autre vie, je passais la quasi-totalité de ma journée à gérer le calendrier
de mon directeur. Celui-ci était impliqué 1/4 d’heure par jour dans la gestion de son
calendrier. Voici les grandes étapes d’une activité qui n’est pas si lointaine. Pour rien
au monde je ne reviendrais en arrière.
Depuis que je suis chez Microsoft, ce travail occupe 2 heures de mon temps
quotidien au maximum. Mon directeur a un agenda en évolution constante : je fais
un point hebdomadaire d’un quart d’heure maximum avec mon directeur pour
traiter les points bloquants chaque semaine.
Ce mode de fonctionnement permet ainsi de réduire le temps passé à gérer les
calendriers de 6 à 2h… Quand à mon directeur, cela lui fait gagner une heure
hebdomadaire de tâches administratives ».
2.5.2.3 Une journée dans la vie d’une assistante
Qui fait quoi
sur le document ?
Contacter directement
quelqu’un à partir du
document.

32 33
« Le temps libre disponible grâce à la bonne gestion des
calendriers me permet de réaliser d’autres actions. Par
exemple, je dois parfois solliciter l’équipe que je suis pour
compléter un tableau Excel.
L’ancienne méthode consistait à envoyer le document et les réponses par email…
Mon manager ne pouvait voir le fichier qu’une fois les informations collectées. Si
jamais il y avait une modification à faire, il me fallait relancer le collaborateur
concerné et reconsolider des données.
Ce travail est devenu bien plus simple. Le fichier à compléter est à présent posté
sur un site partagé, SharePoint. J’envoie un lien vers ce fichier à tous les
collaborateurs. Chaque collaborateur va compléter directement les informations sur
le fichier partagé.
Les avantages sont multiples : je gagne au moins 2 heures à chaque fois, car toutes
les étapes de consolidation de données sont automatiques. En éliminant les copier-
coller, le risque d’erreur est minimisé. En plus, mon manager ne doit plus attendre
mon fichier consolidé pour pouvoir faire ses analyses. Il a une vue en temps réel sur
le fichier qui est mis à jour au fur et à mesure que chaque collaborateur finit sa
contribution ».
« Je gagne au moins 2 heures à chaque
consolidation de données et le risque
d’erreur est minimisé. »
Maeva Chelly – Assistante de Direction
« Comme pour tous les commerciaux, l’outil de suivi de relation client est pour moi
incontournable. L’évolution de cet outil me facilite la vie. Avant, notre système de
gestion de relation client n’était accessible que via une interface Web lourde et non
personnalisable. Il n’y avait aucun outil d’analyse intégré. Aujourd’hui, avec Global
Sales Experience, basé sur MS CRM et intégré à Outlook, j’ai l’accès en
permanence aux informations, même en mode déconnecté.
Le processus de mise à jour des informations, d’analyse et de prise de décision a été
grandement amélioré. Auparavant, afin de rentrer les informations dans le système
CRM, je devais être connecté au réseau interne de l’entreprise. Pour toute analyse,
j’étais obligé d’exporter les données dans un tableau Excel et de créer des tableaux
croisés dynamiques. Cette analyse devait être effectuée au moins toutes les semaines
afin de présenter mes chiffres à mon manager. Il était alors impossible de modifier
ces chiffres en temps réel lors de la réunion puisque les chiffres analysés n’étaient
qu’une extraction. Je devais ainsi refaire ces modifications à chaque réunion
hebdomadaire.
Aujourd’hui la saisie des données est facilitée et les analyses sont directement
effectuées dans l’outil avec une vue graphique interactive. Les informations
sont mises à jour au fil de l’eau et je peux voir en temps réel l'impact des
modifications ».
A la suite d’une visite chez un client, les cartes de visite récupérées doivent permettre
à chaque personne de mon équipe de savoir qui est le bon interlocuteur pour quel
sujet. Ceci est grandement facilité par le fait qu’un contact dans le CRM devient un
contact dans Outlook en un clic. L’information est ainsi facilement partagée ».
2.5.2.4 Une journée dans la vie d’un commercial

34 35
« Pour partager des documents avec mon client, j’utilise un
espace de partage dédié avec SharePoint Online. Cette
pratique permet d’échanger facilement avec mon client,
en évitant les transferts de documents par email ».
« Dans le cadre d’une réunion à distance, je partage immédiatement ma présentation
PowerPoint sans me soucier des problèmes de firewall grâce à PowerPoint
Broadcast. Le client peut ainsi visualiser ma présentation, quel que soit son
navigateur internet ».
L’illustration ci-dessous présente l’outil de reporting du CRM. Il est intégré à Outlook
et peut être consulté hors ligne.
« Avec cette nouvelle expérience de
travail, une décision commerciale est
lancée et son impact mesuré sous huit
jours »
Nicolas Farin – Ingénieur commercial
« En arrivant chez Microsoft, je rencontre mon responsable RH qui me présente
l’entreprise ainsi que le site Intranet où sont accessibles toutes les informations utiles
pour un nouvel arrivant. J’y trouve ainsi des informations permettant de faciliter le
processus d’intégration (processus administratifs, formulaires, …).
Il m’est demandé de compléter mon site personnel dans SharePoint 2010 afin de
mettre en avant mes compétences et me faire connaître dans l’entreprise. Depuis
mon profil, je peux visualiser l’organisation de mon équipe et des autres équipes. Je
construis ainsi mon réseau de collègues en les ajoutant sur mon site personnel. Cela
me permet également de voir quelles informations intéressent mes collègues. Je
m’abonne à celles qui me paraissent les plus appropriées.
Figure 9 - Visualisation de l'organisation
Mon manager m’accueille et me montre le site du département. L’historique, les
connaissances et les processus du département sont accessibles. Cette mise à
disposition de l’actualité formelle et informelle du département me permet
d’assimiler rapidement sa culture.
Un site collaboratif a été créé pour le projet sur lequel je commence à travailler. Je
peux rapidement y passer en revue le travail déjà réalisé et les rôles de chacun. Cela
me rend opérationnel assez rapidement ».
2.5.2.5 Une journée dans la vie d’un nouveau collaborateur
Figure 8 - Suivi des opportunités dans le CRM

36 37
« Depuis chez moi, je participe à la réunion d’équipe en visio-conférence afin de
résoudre un problème technique chez un client. Au bureau, un de mes collègues
démarre la visio-conférence avec la RoundTable en quelques minutes. La vue
panoramique offerte par le RoundTable me permet de voir chacun d’entre eux.
Dans l’outil MS Solve, je consulte la base de l’historique des incidents similaires à ceux
du client en question. Ceci me permet de réutiliser des connaissances existantes et
ainsi de fournir au client une vue sur le délai réel de prise en compte.
Sur Communicator, un collègue m’invite au Virtual coffee. Je prends mon café et je
participe à la réunion virtuelle pour discuter avec mes collègues. L’environnement est
virtuel mais l’esprit d’équipe est pourtant bien réel. Qui dit télétravail n’exclut pas le
travail en équipe.
Je reçois un appel du client. La qualité de l’appel est bonne car je suis en VoIP,
comme tous mes collègues chez Microsoft. Le fait que je sois en télétravail est
transparent pour le client. L’important est que la qualité de service soit toujours
assurée.
Je dois ensuite coacher les personnes Offshore
effectuant le support à distance. Le fait d’être
éloigné ne veut pas dire qu’un esprit d’équipe
ne facilite pas notre travail. Afin de faciliter
notre coordination et notre appréciation
mutuelle, nous activons la visio-conférence et
partageons nos bureaux ».
« L’optimisation globale de l’activité de
support à distance a permis d’améliorer
de 6 points le taux de satisfaction client »
Nicolas Daudignon – Site Manager
« Aujourd’hui j’utilise une
solution de portail collaboratif
dont j’aurais bien du mal à me
passer. » Gaëlle Cottenceau –
Responsable communication
et événements partenaires
« Je suis en charge de la création de newsletters qui implique la coordination
d’environ cent contributeurs pour une cinquantaine d’actualités tous les mois. Avant
je jonglais entre des flux d’emails. Aujourd’hui j’utilise une solution de portail
collaboratif dont j’aurais bien du mal à me passer.
2.5.2.6 Une journée en télétravail 2.5.2.7 Une journée dans la vie
d’une responsable de communication
Dans cet espace collaboratif, nous avons une vue centralisée sur l’ensemble des
articles. Ceci permet d’éviter la redondance des news et ainsi de mieux gérer les
mises à jour. A la fin du cycle de validation, en un clic j’extraie le fichier Excel final
pour l’envoyer à l’agence de communication ».
« Pour échanger avec les agences de communication,
j’utilise Communicator. Cette solution intégrée de
messagerie instantanée, téléphonie et visio-conférence
me permet de démarrer une réunion en moins d’une
minute. Par ailleurs, je peux partager mon écran en
temps réel dans la réunion au lieu d’envoyer des
présentations, souvent lourdes, par e-mail ».
« Une réunion doit commencer mais la salle utilisée n’a pas
de vidéo projecteur. Tandis que les personnes externes
connectent leur ordinateur sur le réseau Wi-Fi accessibles aux
visiteurs, je partage rapidement mon écran via
Communicator. Lors de la réunion, chacun peut partager
son bureau selon le besoin ».
La consolidation des données est automatique. Chaque contributeur poste ses news
via un formulaire et choisit ses audiences au lieu d’envoyer ces informations par
email. L’utilisation des formulaires permet de vérifier en amont certains critères
simples : par exemple, le contenu d’une news ne peut pas dépasser 200 caractères et
son titre 50 caractères. Ces vérifications permettent d’éviter des aller-retour inutiles.
Dans l’ensemble, le processus devient très simple :

38 39
« Je participe en visio-conférence à une réunion à laquelle
sont conviées des équipes européennes, mon équipe et
certains managers travaillant de chez eux. Je partage mon
bureau avec des participants et je peux céder le contrôle
à un collègue pour qu’il puisse faire des modifications en
temps réel sur mon fichier si nécessaire ».
« En fin de période d’évaluation de performance, les managers
mènent des entretiens individuels avec chaque collaborateur
pour discuter des opportunités d’évolution de carrière. A partir
de SharePoint, j’ai un suivi détaillé en temps réel sur l’état
d’avancement de ces entretiens. Je vérifie l’état d’avancement
des entretiens. Si un manager est en retard je peux le relancer. Je
vérifie d’abord sa disponibilité par messagerie : il est occupé. Plus
tard, Communicator m’indique automatiquement qu’il est
disponible : c’est le bon moment pour régler ce point
ensemble ».
« Au vu de la confidentialité des informations disponibles dans la
synthèse des entretiens, SharePoint est idéal pour sa sécurité et sa
simplicité de gestion des droits d’accès. Je poste le fichier sur
SharePoint et je donne accès aux personnes concernées. Je suis sûr
que le bon fichier est accessible à la bonne personne,
indépendamment de son emplacement physique. Cette pratique
permet d’éviter la fuite des informations confidentielles liée aux emails ».
« J’ai un entretien avec un candidat. Je récupère son CV et les synthèses
de ses entretiens précédents sur SharePoint. Une fois l’entretien
terminé, je mets à jour son dossier dans SharePoint avec mes commentaires. La
prochaine personne qui mène l’entretien aura accès à l’historique complet de ce
candidat ».
2.5.2.8 Une journée dans la vie d’un responsable RH 2.5.2.9 Une journée dans la vie d’un contrôleur de gestion
Un plan de compte unique pour toutes les filiales de Microsoft et des systèmes
informatiques standardisés nous permettent de consolider rapidement les données
financières du pays et du groupe. Afin d’effectuer des analyses poussées, l’utilisation
de la Business Intelligence permet de personnaliser les requêtes en temps réel sur
une base de données à jour ».
« Une grande partie de mon travail consiste à extraire, analyser et présenter sous
forme de reporting les données du département que je dois suivre. Ces données
proviennent de sources multiples : Direction financière, Direction commerciale,
Direction des Ressources Humaines, données externes…
Mon manager peut avoir une vue globale de toutes les informations nécessaires
à l’aide du site SharePoint suivant :
Actualité des dernières
modifications des IFRS (flux RSS
externe)
Contact et coordonnées des
personnes impliquées dans ces
reportings
Statut automatique
des actions en cours

40 41
« Le reporting était auparavant très fastidieux. Il fallait en effet mettre à jour une
centaine de tableaux croisés dynamiques de manière mensuelle sinon
hebdomadaire. Ce rafraîchissement était fait manuellement avec chaque tableau
croisé dynamique. Aujourd’hui j’utilise les Slicers d’Excel 2010 pour
rafraîchir en un clic l’ensemble des tableaux croisés dynamiques liés.
De plus, la fonctionnalité « PowerPivot » permet de fusionner facilement
des données hétérogènes, par exemple le suivi des ventes ou bien une liste
d’études de marché, pour faire des analyses ».
« Nous participons souvent à des réunions virtuelles avec des interlocuteurs
internationaux. En utilisant la RoundTable et le partage d’écran via Communicator,
le travail devient plus efficace. Prenons l’exemple du suivi des ventes : avant, lors
d’une réunion, une seule personne partageait son écran avec le fichier de suivi. Afin
de montrer un fichier détenu par une autre personne, celle-ci devait transmettre son
fichier par email à l’organisateur de la réunion. Aujourd’hui, s’il faut vérifier une
information, le collègue qui détient l’information partage lui-même son écran grâce à
Communicator ».
« Grâce aux Slicers et à PowerPivot
d’Excel 2010, le gain de temps pour
un contrôleur de gestion de Microsoft
France peut atteindre 10%. »
Eric Bazin – Responsable financier
Figure 10 – Microsoft Office Excel – Les « Slicers » actualisent les tableaux croisés en un clic

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