2. 2.1 PROSEDUR PENCATATAN UTANG
Ada dua metode pencatatan utang
1. Account Payable Procedur
2. Voucher Payable Procedures
3. 1. Account Payable
Procedur
Menurut metode account
payable procedur, catatan
utang adalah berupa kartu
utang yang diselenggarakan
untuk tiap kreditur yang
memperlihatkan catatan
mengenai nomor faktur dari
pemasok, jumlah yang
terutang, jumlah pembayaran,
dan saldo utang.
Faktur dari
pemasok
Jurnal
pembelian
Kuintansi dari
pemasok Jurnal
pengeluaran kas
kartu
utang
Pencatatan
transaksi
Pembayaran
utang
Pencatatan transaksi
.......... timbulnya utang
4. 2. Voucher Payable Procedures
Menurut voucher payable procedures tidak diselenggarakan kartu
utang, namun digunakan arsip voucher (bukti kas keluar) yang
disimpan dalam arsip menurut abjad atau menurut tanggal jatuh
temponya. Arsip bukti kas keluar ini berfungsi sebagai catatan utang.
Prosedur pencatatan utang dengan voucher payable procedures dibagi
menjadi dua yaitu :
1. One-time voucher prosedur
2. Built-up Voucher Procedures
5. 1. One-time voucher prosedur
Dalam prosedur ini, untuk setiap faktur dari pemasok dibuatkan satu
set voucher (teridiri dari 3 lembar). One-time voucher prosedur ini
dibagi menjadi dua, yaitu :
1. One โ time voucher prosedur dengan dasar tunai (cast basis )
2. One time voucher prosedur dengan dasar waktu
6. 1. One โ time voucher prosedur dengan
dasar tunai (cast basis )
2. One time voucher prosedur
dengan dasar waktu
8. 2.2 DISTRIBUSI PEMBELIAN
โข Distribusi adalah prosedur peringkasan rincian yang
tercantum dalam media (faktur dari pemasok misalnya)
dan pengumpulan total ringkasan tersebut untuk
keperluan pembuatan laporan. Jika diterapkan dalam
pembelian, distribusi ini menyangkut peringkasan
pendebitan yang timbul dari transaksi pembelian dan
pembayarannya untuk penyusunan laporan dan
pencatatan dalam jurnal. Hampir semua debit dari
transaksi pembelian menyangkut persediaan dan biaya.
9. Ada 5 metode distribusi pembelian
1. Metode Jurnal Berkolom atau Metode Spread Sheet
11. 4. Metode Tiket Tunggal(Unit Ticket Method)
5. Metode Distribusi dengan Komputer
12. 2.3 SISTEM RETUR PEMBELIAN
2.3.1. Deskripsi kegiatan
Sistem retur pembelian digunakan dalam perusahaan untuk
pengembalian barang yang sudah dibeli kepada pemasoknya.
2.3.2. fungsi yang terkait
fungsi yang terkait dalam sistem retur pembelian ada 4 yaitu
1. Fungsi gudang
2. Fungsi pembelian
3. Fungsi pengiriman
4. Fungsi akuntansi
13. 2.3.3 Dokumen yang digunakan dalam sisitim retur pembelian ada 2 yaitu :
1. Memo Debit
2. Laporan pengiriman barang
2.3.4 Catatan Akuntansi yang digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi retur pembelian ada 3 yaitu :
1. Jurnal retur pembelian atau jurnal umum
2. Kartu persediaan
3. Kartu utang
14. 2.3.5 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sitem Retur Pembelian
Sistem retur pembelian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini :
a. Prosedur perintah retur pembelian
b. Prosedur pengiriman barang ke pemasok
c. Prosedur pencatatan utang
15. 2.3.6 Unsur pengendalian intern
๏ Organisasi
1. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi
2. Transaksi retur pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi pembelian, fungsi pengiriman,
fungsi pencatatan utang, fungsi akuntansi yang lain. Tidak ada transaksi retur pembelian
yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut
๏ Sistem Otoritas dan Prosedur Pencatatan
3. Memo debit untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian
4. Laporan pengiriman barang untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pengiriman
5. Pencatatan berkurangnya utang karena retur pembelian didasarkan pada memo debit
yang didukung dengan laporan pengiriman barang
6. Pencatatan ke dalam jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi
16. ๏ Praktik yang Sehat
7. Penggunaan Formulir Bernomor Urut Tercetak.
8. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodic
irekonsiliasi dengan rekening control utang dalam buku besar
