Monitoring beginnt nicht bei der Tool-Auswahl, sondern mit den richtigen Fragen. Folgende Checkliste hilft eine Monitoring-Ausschreibung anhand der eignen Ziele individuell zu formulieren.
2. Anforderungskatalog
Anforderungen intern
• Strategie vorhanden?
• taktische / operative Ziele definiert und dokumentiert?
• Initial Monitoring?
• Betriebswirtschaftliche Analyse
• Integration in andere Systeme (z.B. CRM)
• Wie viele Themen, Größe des Suchvolumens
• wie viele Lizenzen werden benötigt
• Achtung B2C: API zur Hotline/Community Management/CRM
Monitoring – Anbieter (allgemein)
• Firmensitz / Serverstandort (Datenschutz)
• kulturelle, sprachliche & betriebswirtschaftliche Kompetenz
• wie lange am Markt?
• Branchenerfahrung
• Herkunft (Branche)
• Branchenerfahrung / Referenzen im eigenen Zielmarkt
• IT-Sicherheit (bzw. Hackangriffe, Penetrationstests)
3. Anforderungskatalog
Analyse
• automatisiert vs. manuell
• Unterscheidung: redaktioneller Content / User Generated Content
• Presseclipping
Recht
• Umgang mit Urheberrecht / Datenschutz
• Serverstandort
• Umgang mit personenbezogenen Daten
Monitoring Ansatz
• Quellenset
• Datenhaltung, Datensicherung
• Historisierung
4. Funktionen
• Quellenset
– Anpassbares Quellenset (mindestens 1xQuartal prüfen), aber auch
direkt
– Quellenset einschränken oder offen lassen
– neue Quellen hinzufügen?
– können Sie selbst Such-Terme anlegen (und wollen Sie das?)
– Verwaltung von Such-Termen
• Priorisierung
• Mobile-fähig (Zugang über Smartphone/Tablet)
• Alerts (auch anpassbar)
• Alerts aufs Smartphone
• Sprachen, Sprachräume
• Nutzerfreundlichkeit des Dashboards
• Barrierefreiheit
• Handling & Performance
• eigenen Zugang zum System?
Anforderungskatalog
5. Service
• Deckt fachlicher Support auch Beratung mit ab (Searchstrings,
Einrichtungssetup vs. Support über Laufzeit)
• Testaccounts (+Support?)
• Nutzerverwaltung (Rollen & Rechte)?
• Integration in andere Systeme (CRM)
• Fachlicher vs. technischer Support
• Servicelevel
• Service Zeiten
• Sprache
Anforderungskatalog
7. Anforderungskatalog
Vertrag
• Laufzeiten
• Kündigungsfristen
• Preis wird nur bei Verlängerung der Laufzeit neu verhandelt
(Festpreis für Vertragslaufzeit!)
• Relaunch/neues Preisgefüge (vorher vertraglich sichern)
Preis
• Setup
• Betrieb
• Reporting
• Beratung
• Abrechnungsformen, nach Treffer oder pauschal, Service inkl?
• Kosten bei Mehrvolumen?