Chapter 10 of Business Resource Management (Business Management) - Task Assignment and Delegation

1. Introductory Management
Theory and practice
Section
Leadership: Managing groups & Interpersonal
communication
Chƣơng 10
Giao việc & Ủy quyền

2. MỤC TIÊU BUỔI HỌC
 Giao việc cho tốt, đạt được sự hợp tác & cam kết
 Cách ủy quyền và cách đảm bảo việc ủy quyền
được làm tốt
 Cách nhận mệnh lệnh và ứng xử khi không đồng
ý với mệnh lệnh

3. CHƢƠNG TRÌNH
 Giao việc & Ủy quyền
 Nhận công việc được giao

4. CÁCH SẾP GIẢI THÍCH KHI GIAO VIỆC
 WHAT to be done?
 Quality Time
 Quantity Safety
 WHY that person is being asked to do it?
 WHY the task is important
 HOW to do it

5. 6 KIỂU MỆNH LỆNH CÔNG VIỆC
1. Trực tiếp (direct)
2. Rõ ràng (explicit)
3. Thể yêu cầu (request).Ví dụ: Would you
4. Nhấn mạnh (implied). Ví dụ: We need to
5. Không trực tiếp. Ví dụ: yêu cầu tình nguyện
6. Có điều kiện (conditional). Ví dụ: cho nhân
viên tự quyết cách thức làm

6. XỬ LÝ TỪ CHỐI KHI GIAO VIỆC
 Bình tĩnh
 Tìm hiểu nguyên nhân
 Xử lý
 Trao đổi/Thuyết phục
 Dùng quyền hạn
 Điều chỉnh nội dung việc
 Nhờ cấp cao hơn

7. THÁI ĐỘ VÀ KỸ NĂNG
Positive
Training Environment
(resources)
Willingness
Poor selection or task Motivation
assignment
Negative
Lacking Job knowledge/skill Sufficient

8. KHI NÀO GIAO VIỆC BẰNG VĂN BẢN?
 Thay đổi chính thức thủ tục
 Khi tiền lệ 1 công việc đã giao bằng văn
bản
 Phức tạp
 Khi phải giao cùng 1 việc cho nhiều người

9. AI GIAO VIỆC?
 Unity of command: nguyên tắc rằng mỗi
nhân viên chỉ nhận việc từ 1 người duy
nhất về công việc, nghề nghiệp hay dự án
 Cấu trúc ma trận

10. ỦY QUYỀN LÀ GÌ?
 Delegation is the assignment of authority
and responsibility to another person
(normally from a manager to a subordinate)
to carry out specific activities. However
the person who delegated the work remains
accountable for the outcome of the
delegated work

11. HIỂU VỀ ỦY QUYỀN
 Ủy quyền không không phải là giao việc.
 Ủy quyền không phải là chỗ để bạn “tống
khứ” (dumping) những công việc mà bạn
không thích làm.
 Ủy quyền không phải là từ bỏ trách nhiệm.
 Ủy quyền bao hàm 3 khái niệm quan trọng:
trách nhiệm, quyền hạn và trách nhiệm cuối
cùng.

12. VÌ SAO SẾP NGẠI ỦY QUYỀN?
 Một số giả định của sếp:
 Họ không đáng được như vậy
 Họ không thích có thêm việc …
 Sự sợ hãi :
 Tôi không muốn họ biết nhiều quá!
 Nếu họ làm sai, tôi sẽ bị khiển trách!
 Niềm tin cá nhân:
 Tôi có thể làm việc đó tốt hơn nhiều
 Nếu chính tay tôi làm thì sẽ nhanh hơn nhiều
 Tôi thích lúc nào cũng bận rộn.

13. SẾP NÊN VÀ KHÔNG NÊN ỦY QUYỀN CÁI GÌ?
 Bạn ủy quyền những gì?
 Những việc mà bạn thích làm và cũng đồng thời
giúp người khác phát triển.
 Các công việc thường nhật hoặc cần thiết
 Những việc mà bạn biết rất tường tận và muốn
huấn luyện cho người khác.
 Công việc hấp dẫn, đòi hỏi sự sáng tạo và giúp
cho nhân viên phát triển.
 Những công việc bạn không nên ủy quyền
 Đánh giá thành tích công tác
 Định hướng hoạt động của đơn vị
 Động viên & giao tiếp nhân viên
 Xây dựng ê kíp

14. 5 BƢỚC ỦY QUYỀN
1. Quyết định ủy quyền cái gì?
2. Quyết định ủy quyền cho ai?
3. Ủy quyền
4. Thông tin những người liên quan
5. Giám sát kết quả

15. 5 MỨC GIÁM SÁT
1. Just do it
2. Keep me informed
3. Check back first
4. Let’s talk it through first
5. I’ll walk you through it

16. BÍ QUYẾT ỦY QUYỀN
 Con người
 Tin tưởng vào nhân viên
 Tin rằng “còn có những người khác có khả năng“
 Ủng hộ nhân viên
 Đúng người đúng việc
 Công việc
 Cụ thể và rõ ràng
 Đưa ra chỉ dẫn công việc đầy đủ
 Hãy "quản lý", đừng"làm“
 Ủy quyền là một cách dạy kỹ năng
 Giám sát & Khen ngợi kịp thời nỗ lực của nhân viên
 Không quản lý tùy hứng
 Tránh ủy quyền ngược & Linh hoạt trong ủy quyền

17. PHÂN TÍCH VỀ SỰ ỦY QUYỀN
1. Ông Đạo báo cho một nhân viên biết là anh ta phải cho tất cả các điểm
bán hàng biết là sắp có một mặt hàng văn phòng phẩm mới. Ông ta gửi
một mẫu tin : “Anh hãy lo việc này và báo cho tôi biết khi nào làm xong”.
2. Ông Đạo bảo một nhân viên rằng anh ta cần phải thông báo cho tất cả
các nhà phân phối là sắp có một mặt hàng văn phòng phẩm mới. Ông
Đạo gửi một thông báo nội bộ và một số tài liệu cho nhân viên nêu rõ:
“Sao chụp các tài liệu sản xuất và bán hàng (đảm bảo chúng phải rõ
nét) và gửi 2 bản cho mỗi điểm bán hàng trước thứ năm tuần tới”.
3. Ông Đạo giải thích cho một nhân viên cần phải làm gì (thông báo cho
tất cả các điểm bán hàng về một mặt hàng văn phòng phẩm mới) và
yêu cầu anh ta lên kế hoạch thực hiện sao cho tốt nhất và trở lại báo
cáo cho ông ta sau một tuần lễ. Khi anh nhân viên đã thảo xong kế
hoạch, anh ta sẽ thảo luận với ông Đạo.

18. CHƢƠNG TRÌNH
 Giao việc & Ủy quyền
 Nhận công việc được giao

19. NHẬN MỆNH LỆNH CÔNG VIỆC
1. Hỏi rõ ràng thông tin
 WHAT to be done?
 Quality Time
 Quantity Safety
 WHY that person is being asked to do it?
 WHY the task is important
 HOW to do it
2. Tìm hiểu toàn cảnh để hiểu lý do chính
phía sau 1 mệnh lệnh công việc
3. Gặp quản lý và trao đổi những mệnh lệnh
công việc không hiểu hoặc không đồng ý
một cách rõ ràng, bình tĩnh và thấu đáo

20. NHẬN MỆNH LỆNH CÔNG VIỆC (T.T.)
1. Nếu sếp vẫn giao việc (sau khi trao
đổi)
a. Làm như sếp bảo
b. Nếu có vi phạm luật hay chính sách
công ty, trao đổi với sếp của sếp

21. MỤC TIÊU BUỔI HỌC
 Giao việc cho tốt, đạt được sự hợp tác & cam kết
 Cách ủy quyền và cách đảm bảo việc ủy quyền
được làm tốt
 Cách nhận mệnh lệnh và ứng xử khi không đồng
ý với mệnh lệnh

22. BÀI TẬP NHÓM 3
Tình huống:
Công ty X đang gặp khó khăn trong tình cảnh nền kinh tế suy thoái. Trong một
cuộc họp Ban giám đốc, mọi người đều nêu vấn đề lương bổng, họ cho rằng vì
lương bổng quá thấp nên không tạo ra tinh thần làm việc trong công nhân.
Nhưng GĐ cty trả lời ông không quan tâm đến vấn đề đó, ông cũng nhấn
mạnh rằng vấn đề đó là nhiệm vụ của phó GĐ phụ trách nhân sự. Các cán bộ
quản lý sau cuộc họp đều có những ý kiến bất mãn.
Được biết vị GĐ cty nguyên là một chuyên viên tài chính trẻ & giỏi, HĐQT giao
chức vụ GĐ cho ông với hy vọng tài năng chuyên môn của ông sẽ giúp cho cty
vượt qua giai đoạn khó khăn tài chính trầm trọng. Ban đầu thì mọi việc cũng có
tiến triển, ông đã dùng các kỹ thuật tài chính để giải quyết những món nợ
trước mắt của cty.
Là một chuyên viên tài chính cho nên ông thường bối rối khi phải tiếp xúc đối
mặt với mọi người, vì vậy ông thường dùng văn bản giấy tờ cho các mệnh
lệnh chỉ thị hơn là tiếp xúc trực tiếp với mọi người. Ông cũng là người phó mặc
những vấn đề về kế hoạch và nhân sự cho các cấp phó của mình vì ông quan
niệm tài chính là quan trọng nhất. Và ông nghĩ cấp phó là người chịu trách
nhiệm cao nhất của phạm vi công việc mà họ đảm trách, chứ không phải ông.
Nhân viên các cấp vì vậy ít có cơ hội để trao đổi trực tiếp với lãnh đạo cấp
cao. Nhiều người có tâm huyết với công ty mong muốn đóng góp ý kiến để cải
tổ công ty nhưng họ không biết phải trao đổi với ai.

23. BÀI TẬP NHÓM 3 (T.T.)
Một số nhân viên cấp dưới & cấp phó tỏ ra không hài lòng và chán nản với GĐ
trẻ tuổi hơn mình, thời gian công tác không lâu nhưng có mức lương quá cao.
Dần dần một số nhân viên mới khác cũng bị lôi kéo. Tình hình kinh doanh của
công ty thì ngày càng giảm sút do mâu thuẫn bên trong khiến nội bộ lục đục.
Mọi cố gắng cải tổ của cty đang có nguy cơ phá sản. Các quản trị viên cấp
giữa ít hợp tác, các quan trị viên cao cấp thì không thống nhất và đổ lỗi cho
nhau hoặc đổ lỗi cho GĐ. Việc phối hợp công việc bị rối và dường như không
theo một kế hoạch chung & chủ đạo nào cả. Càng ngày GĐ càng mất kiềm
chế và hay quát tháo trước mặt nhân viên khiến không khí làm việc ngày càng
nặng nề. Nhiều nhân viên giỏi đang rục rịch ra đi vì bất mãn với mức lương và
công ty khác đang chào mời với mức lương cao hơn. GĐ mất niềm tin vào cấp
dưới và tỏ ý bóng gió muốn thay thế toàn bộ nhân sự khi thấy họ ra vẻ không
phục mình.
Câu hỏi: Đối chiếu với các kiến thức đã học, bạn vui lòng trả lời các câu hỏi
sau
1.Phân tích những vấn đề của công ty X dưới kiến thức lý thuyết quản trị mà
bạn đã học trong các chương vừa qua
2. Đề xuất kế hoạch giải quyết (cách thức, thời gian, thứ tự giải quyết…)

24. THAM KHẢO
1. Management – Theory and Practice của Kris Cole

25. KẾT THÚC CHƢƠNG 10
THANK YOU