Während in Unternehmen die 'gute alte Briefpost' vorschriftsmäßig behandelt wird, unterliegt der Umgang mit E-Mails zahlreichen Missverständnissen. So erfüllen weniger als ein Drittel aller deutschen Unternehmen die ComplianceRichtlinien gesetzeskonformer Archivierung. ► Welche gesetzlichen Vorschriften gilt es zu beachten? ► Welche Rolle spielt dabei der Datenschutz? ► Wie kann eine Archivierung von E-Mails die IT-Kosten senken? [ aus der Reihe: webinar [at] id-netsolutions ]

1. 1
Willkommen zum Webinar: E-Mail-Management
Wichtiger Hinweis vorab:
Die Informationen stellen eine persönliche Meinung dar
und sind keinesfalls als Rechtsberatung anzusehen.
E-Mail-Management - ein unterschätztes Risiko?
Während in Unternehmen die 'gute alte Briefpost' vorschriftsmäßig behandelt
wird, unterliegt der Umgang mit E-Mails zahlreichen Missverständnissen.
So erfüllen weniger als ein Drittel aller deutschen Unternehmen die Compliance-
Richtlinien gesetzeskonformer Archivierung.
►Welche gesetzlichen Vorschriften gilt es zu beachten?
►Welche Rolle spielt dabei der Datenschutz?
►Wie kann eine Archivierung von E-Mails die IT-Kosten senken?

2. Ulrich Schmidt
 Senior Consultant
 Produktmanager
Aufgabenbereiche: Meine Spuren im Netz:
 Produktmanagement docufied
 Organisationsberatung
 Training
Webinar: E-Mail-Management – Ihr Referent
http://www.twitter.com/docufied
http://www.facebook.com/idnetsolutions
http://www.slideshare.com/usmitty
http://xing.to/us
Zitat eines Referenten:
"Ich muss mich ja sicherlich nicht bei Ihnen vorstellen,
Sie haben mich doch schon längst gegoogelt."

3. Thomas Finnern
 Kundenbetreuer
 Partnermanager
Webinar: E-Mail-Management – CoModerator
Aufgabenbereiche:
 Organisationsberatung
 Projektmanagement / Zertifizierter Projektmanager - GPM / IPMA
 Meine Spuren im Netz:
http://www.facebook.com/Thomas.Finnern
https://www.xing.com/profile/Thomas-Finnern

4. Webinar: E-Mail-Management - Agenda
4
Themen
E-Mail als Geschäftspost
E-Mail persönlich
E-Mail-Archivierung vs. E-Mail-Management
Lösungsansätze (Beispiel: ELO)
E-Mail-Management integriert im
unternehmensweiten Informationsmanagement

5. 5
Hätten Sie's gewusst?
Am 1. Juli 2014 tritt in Kraft:
die Pflicht der Behörden von Bund und Ländern, elektronische Dokumente
anzunehmen, auch dann, wenn diese mit einer qualifizierten elektronischen
Signatur versehen sind ("Pflicht zur Zugangseröffnung"").
in der Verwaltung des Bundes die Möglichkeit, De-Mail zum Ersatz der
Schriftform einzusetzen. Die Möglichkeit, Online-Formulare in Verbindung mit
dem elektronischen Identitätsnachweis des neuen Personalausweises zum
Ersatz der Schriftform zu nutzen, besteht aber bereits am Tag nach der
Verkündung des Gesetzes.
Webinar: E-Mail-Management – Aktuelles
Quelle: http://www.bmi.bund.de/SharedDocs/FAQs/DE/Themen/EGovernmentGesetz/01_in_kraft_treten.html

6. 6
Hätten Sie's gewusst?
Webinar: E-Mail-Management – Risiken I
Quelle: http://www.heise.de/newsticker/meldung/OLG-Unternehmen-darf-
Mails-von-Ex-Mitarbeiter-nicht-ungefragt-loeschen-1810126.html
Bild- bzw. Textzitat genehmigt durch:
http://www.heise.de/newsticker/meldung/In-eigener-Sache-Der-Heise-Zeitschriften-Verlag-und-
das-Leistungsschutzrecht-1815715.html

7. 7
Kennen Sie das auch?
Webinar: E-Mail-Management – Risiken II
Zitat eines lieben Kollegen
hierzu:
"In Ämtern und Behörden
kommt das einer
Aufforderung zur Straftat
gleich." Wird hier doch
quasi zur Löschung von
"Geschäftspost"
aufgefordert.
[Sinngemäß wiedergegeben.]
Bildnachweis: privates Foto

8. 8
Haftung ist drin, wo Geschäftsführer drauf steht!
"Was kann ich dafür, wenn mein Mitarbeiter
mal vergisst seine E-Mail zu speichern?"
 "Woher soll ich denn wissen, was mein
Mitarbeiter so versendet?"
(z.B. rassistische, pornographische Inhalte)
Webinar: E-Mail-Management – Risiken III
Sollten Sie "private E-Mails"
am Arbeitsplatz erlauben – d.h.
nicht ausdrücklich verbieten,
dann sollten Sie Ihre Entscheidung
unbedingt noch einmal überprüfen.

9. 9
Das gilt auch für Sie: E-Mail ist Geschäftspost.
 Kundenkontakte sind heute ohne E-Mail kaum denkbar
 Vertragsanbahnung
 Auftragsannahme
 Ständige Erreichbarkeit (z.B. im Rahmen von SLA's)
 E-Mail ist oft eine unternehmenskritische Anwendung
 Praktische und rechtliche Gleichstellung mit
postalischem, papiergebundenem Schriftverkehr
Webinar: E-Mail-Management – Vorgaben I

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Webinar: E-Mail-Management – Vorgaben II
Pflichtangaben gem. Gesetz über elektronische
Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das
Unternehmensregister (EHUG) 01.01.2007
Rechtsform des Unternehmens
Sitz des Unternehmens
Angaben zur Geschäftsführung
Registereintrag und –gericht
ggf. weitere je nach Rechtsform des Unternehmens
§37a HGB (1) Auf allen Geschäftsbriefen des Kaufmanns gleichviel welcher Form, die an einen
bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen seine Firma, die Bezeichnung nach § 19 Abs. 1 Nr.
1, der Ort seiner Handelsniederlassung, das Registergericht und die Nummer, unter der die Firma in
das Handelsregister eingetragen ist, angegeben werden.
vgl. auch §35a GmbHG oder §80 AktG

11. 11
Als Geschäftsbrief gelten in der Regel:
• Ihr gesamter externer Schriftverkehr, d.h. jede schriftliche Mitteilung, die Sie
an einen oder mehrere Empfänger richten, sowie alle Nachrichten, die Sie mit
Hilfe neuer Telekommunikationssysteme übermitteln, wenn sie beim Empfänger
in Schriftform (Papier oder Bildschirm) ankommen, z.B. E-Mails.;
• beispielsweise Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen,
Quittungen sowie Bestellscheine.
• Grundsätzlich jedoch muss jeder „Geschäftsbrief“, der geeignet ist, im Einzelfall
den ersten schriftlichen Kontakt zwischen den Geschäftspartnern herzustellen,
die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten. Dies trifft beispielsweise
auf Angebots- und Annahmeschreiben, Auftragsbestätigungen, Rechnungen,
Quittungen, Mägelrügen etc. zu.
Nicht als Geschäftsbrief gelten:
• der interne Schriftverkehr zwischen einzelnen Abteilungen, Büros, Filialen und
Niederlassungen Ihres Unternehmens;
Lieferscheine, Empfangsscheine, Abholbenachrichtungen, u.ä.;
• Alle Nachrichten, die Sie an einen unbestimmten Personenkreis richten,
z.B. Werbeschriften, Postwurfsendungen und Zeitungsanzeigen.
Quelle: http://www.frankfurt-main.ihk.de/recht/themen/handelsrecht/brief/index.html
Webinar: E-Mail-Management – zum Nachlesen

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Als Geschäftsbrief gelten in der Regel:
• Ihr gesamter externer Schriftverkehr, d.h. jede schriftliche Mitteilung, die Sie
an einen oder mehrere Empfänger richten, sowie alle Nachrichten, die Sie mit
Hilfe neuer Telekommunikationssysteme übermitteln, wenn sie beim Empfänger
in Schriftform (Papier oder Bildschirm) ankommen, z.B. E-Mails.;
• beispielsweise Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen,
Quittungen sowie Bestellscheine.
• Grundsätzlich jedoch muss jeder „Geschäftsbrief“, der geeignet ist, im Einzelfall
den ersten schriftlichen Kontakt zwischen den Geschäftspartnern herzustellen,
die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten. Dies trifft beispielsweise
auf Angebots- und Annahmeschreiben, Auftragsbestätigungen, Rechnungen,
Quittungen, Mägelrügen etc. zu.
Nicht als Geschäftsbrief gelten:
• der interne Schriftverkehr zwischen einzelnen Abteilungen, Büros, Filialen und
Niederlassungen Ihres Unternehmens;
Lieferscheine, Empfangsscheine, Abholbenachrichtungen, u.ä.;
• Alle Nachrichten, die Sie an einen unbestimmten Personenkreis richten,
z.B. Werbeschriften, Postwurfsendungen und Zeitungsanzeigen.
Quelle: http://www.frankfurt-main.ihk.de/recht/themen/handelsrecht/brief/index.html
Webinar: E-Mail-Management – zum Nachlesen

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Wir sind uns einig, dass E-Mails aufbewahrt werden
müssen, dann stellen sich diese Fragen:
Trennen Sie "interne" und "externe" E-Mails?
Wie ist sichergestellt, dass die Mitarbeiter einen
"Geschäftsbrief" nicht einfach löschen können?
Wenn "private E-Mails" im Unternehmen zulässig sind,
wie stellen Sie das "Fernmeldegeheimnis" sicher?
Wie stellen Sie als potenzieller Telediensteanbieter sicher,
dass Sie nicht zur "SPAM- und Virenschleuder" werden?
Webinar: E-Mail-Management – resultierende Fragen I

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Zu den vorhergehenden Fragen gesellen sich leider
noch weitere hinzu:
Welche E-Mail ist steuerlich relevant? (ergänzende
Aufbewahrungspflicht – derzeit 10 Jahre ab Ende GJ)
Wie ist sichergestellt, dass Ihre Mitarbeiter die
Entscheidung hierüber treffen können?
Sie archivieren bereits E-Mails wegen der vorgenannten
Aufbewahrungspflichten:
Wie ordnen Sie die E-Mail einem Geschäftsvorfall zu?
Webinar: E-Mail-Management – resultierende Fragen II

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Als steuerlich relevant gelten in der Regel:
Nach Abgabenordnung (AO) § 147 Abs. 1 der AO :
(1) Die folgenden Unterlagen sind geordnet aufzubewahren:
1. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte,
die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen
Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
2. die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe [Anm.: E-Mail],
3. Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe [Anm.: E-Mail],
4. Buchungsbelege,
5. sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Vgl. hierzu auch:
BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 [GDPdU]
oder z.B. via
http://www.elektronische-steuerpruefung.de/faqs/faqsbmf.htm
die Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung.
Webinar: E-Mail-Management – zum Nachlesen

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"Man macht es, weil man muss!"
Webinar: E-Mail-Management – nur Archivierung?
Die klassische Archivierung greift – zu kurz.
Ergänzt das Backup
Einfache Vorgehensweise
Statisches Archiv
Ausreichend (?) für rechtliche Belange
[ Ist der "Geschäftsbezug" in zumutbarer Zeit herstellbar? ]
Kostensicht dominiert

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"Man macht es, weil man es kann!"
Webinar: E-Mail-Management – mehr als Archivierung?
Modernes E-Mail-Management greift.
Ganzheitliche Betrachtung
Lifecycle und Wert der Information
Kontextbezogene Verarbeitung
Verfügbarkeit - Sicherheit
Benutzerfreundlichkeit
Nutzensicht dominiert

18. 18
Webinar: E-Mail-Management – Lösungsansatz
Modernes E-Mail-Management ist Bestandteil
eines unternehmensweiten
Informationsmanagements
ECM: Enterprise Content Management oder
DMS: Dokumentenmanagement
oder EIM Enterprise Information Management
Am Beispiel von ELO lässt sich das zeigen …

19. 19
ELO
Webinar: E-Mail-Management – Lösungsansatz

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Webinar: E-Mail-Management – Live Einblicke
Virtuelle
Akten
Vorgangs-
bezug
Mailserver
-
Entlastung
Aufbewahrung
Unveränderbar

21. 21
Webinar: E-Mail-Management – ELO als Lösungsansatz

22. 22
Webinar: E-Mail-Management – Prozessintegration
E-Mail-Management
integriert in z.B.
"Eingangsrechnungs-
prüfung".
docufied smartINVOICE
Quelle: http://www.smartINVOICE.me

23. 23
Webinar: E-Mail-Management – ELO als Lösungsansatz
Quelle: http://www.id-netsolutions.de/unternehmen/prozesse/030_email.php

24. 24
Webinar: E-Mail-Management – ELO als Lösungsansatz
E-Mail-Management
ist integriert in Ihr
unternehmensweites
Informations-
Management
Quelle: http://www.id-netsolutions.de/leistungen/010_prozessberatung.php

25. 25
Webinar: E-Mail-Management – ELO als Lösungsansatz
Fazit
Modernes Informationsmanagement ...
... bietet die Chance den stetig wachsenden
Herausforderungen und Anforderungen durch Gesetze,
Bestimmungen und Verordnungen durch mehr
Transparenz der Geschäftsprozesse und besseres
Risikomanagement zu begegnen.
Die Einhaltung von Regeln kann dann
sogar als Gewinn verbucht werden.

26. Webinar: E-Mail-Management
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Fragen ?
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.
Bonus für die Webinar-Teilnehmer – Quellen:
 BITKOM Leitfaden zur privaten Nutzung von E-Mail und Internet
(V. 1.5; 01/2008) http://www.bitkom.org/de/themen/50792_50372.aspx
 Whitepaper: E-Mail-Management in Unternehmen; VOI e.V. März 2011
http://voi.de/publikationen/leitfaeden-whitepaper/download_form/12-whitepaper-e-mail-management-2
 Artikel des ULD Schleswig-Holstein, 01.04.2014: "Private sowie
dienstliche Internet- und E-Mail-Nutzung"
https://www.datenschutzzentrum.de/internet/private-und-dienstliche-internetnutzung.pdf

27. 27
Hinweis auf weitere "online"-Informationen
Wir freuen uns natürlich auf weitere Kontakte, Follower, +1 und Likes …
http://www.xing.com/companies/id-netsolutionsgmbh

28. Webinar @ id-netsolutions
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Schon mal vormerken:
i.d.R. jeden 2. Donnerstag im Monat
09:30 Uhr bis 10:15 Uhr - Dauer ca. 45 Minuten
Thema: siehe Ankündigung auf der Webseite
www.id-netsolutions.de – Schulungen - Webinar
Referent: wechselnd

29. docufied® Produktreihe
 Hersteller:
 Geschäftsführung: Adrian Ave, Nils Offer
 Handelsregister: AG Kiel HRB 1238 SE
id-netsolutions GmbH
Hamburg ● Hagen ● Mannheim
________________________
Segeberger Str. 9-13a
23863 Kayhude (bei Hamburg)
www.id-netsolutions.de
kontakt@id-netsolutions.de
fon: +49 (0) 40 645040-0
fax: +49 (0) 40 645040-999
Impressum

30. Das vorliegende Dokument enthält urheberrechtlich geschützte Informationen.
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id-netsolutions GmbH kopiert, vervielfältigt oder in eine für Maschinen,
insbesondere Datenverarbeitungsanlagen, verwendbare Sprache übertragen werden.
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