Conceitos e princípios da Arquivologia

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ARQUIVOLOGIA
Texto de Apoio
Prof. Lino Madureira
MÓDULO 1 – Conceitos, características e
princípios relacionados a arquivos e
documentos.
ARQUIVOLOGIA
Disciplina que estuda as funções do arquivo e os
princípios e técnicas a serem observados na
produção, organização, guarda, preservação e
utilização dos arquivos. Também chamada
arquivística. (Dicionário Brasileiro de Terminologia
Arquivística)
ARQUIVO
Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os
conjuntos de documentos produzidos e recebidos
por órgãos públicos, instituições de caráter
público e entidades privadas, em decorrência do
exercício de atividades específicas, bem como por
pessoa física, qualquer que seja o suporte da
informação ou a natureza dos documentos. (Lei
8.159, Art. 2º)
- Conjunto de documentos produzidos e
acumulados por uma entidade coletiva, pública ou
privada, pessoa ou família, no desempenho de
suas atividades, independentemente da natureza
do suporte.
- Instituição ou serviço que tem por finalidade a
custódia, o processamento técnico, a conservação
e o acesso a documentos.
- Instalações onde funcionam arquivos.
- Móvel destinado à guarda de documentos.
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística)
DOCUMENTO
Unidade de registro de informações, qualquer que
seja o suporte ou formato. (Dicionário Brasileiro de
Terminologia Arquivistica)
ORGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO
- Arquivo
Acumulação ordenada dos documentos, em sua
maioria textuais, criados por uma instituição ou
pessoa, no curso de sua atividade, e preservados
para a consecução de seus objetivos, visando à
utilidade que poderão oferecer no futuro. (Marilena
Leite Paes)

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- Biblioteca
Conjunto de material, em sua maioria impresso,
disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e
consulta. (Marilena Leite Paes)
- Museu
Instituição de interesse público, criada com a
finalidade de conservar estudar e colocar à
disposição do público conjuntos de peças e
objetos de valor cultural. (Marilena Leite Paes)
É dever do Poder Público a gestão documental e a
proteção especial a documentos de arquivos,
como instrumento de apoio à administração, à
cultura, ao desenvolvimento científico e como
elementos de prova e informação. (Lei 8.159, Art. 1º)
Questões de Provas
AGU – CESPE - 2010
01 - O arquivo de um órgão é o conjunto de
documentos recebidos ou expedidos por
esse órgão no exercício de suas atividades.
Esse conjunto de documentos pode ser
formado por qualquer espécie documental.
PF/Escrivão – CESPE - 2009
02 - As informações contidas nos
documentos de arquivo são produzidas no
ambiente interno da organização ou são
recebidas do ambiente externo e têm uma
relação direta ou indireta com a missão
dessa organização.
03 - Uma base de dados desenvolvida em
uma instituição pública com vistas a
atender, racionalizar e implementar uma de
suas funções deve ser considerada como
parte dos arquivos dessa instituição.
MPU – CESPE - 2010
04 - Um arquivo documental tem por
objetivo servir como prova ou testemunho
da ação de pessoas jurídicas ou físicas.
PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E
ARQUIVO (Baseado em Schellenberg,
sistematização retirada de Marilena Leite Paes)
GÊNERO DOS DOCUMENTOS
BIBLIOTECA ARQUIVO
Documentos impressos
Audiovisual
Cartográfico
Documentos textuais
Audiovisual
Cartográfico
ORIGEM
BIBLIOTECA ARQUIVO
- Os documentos são
produzidos e
conservados com
objetivos culturais.
produzidos e
conservados com
objetivos funcionais.
AQUISIÇÃO ou CUSTÓDIA
BIBLIOTECA ARQUIVO
colecionados de fontes
diversas, adquiridos por
compra ou doação.
- Os documentos
existem em numerosos
exemplares.
- A significação do
acervo documental não
depende da relação que
os documentos tenham
entre si.
- Os documentos não
são objetos de
coleção; provêm das
atividades públicas ou
privadas, servidas
pelo arquivo.
produzidos num único
exemplar, ou limitado
em número de cópias.
- Há uma significação
orgânica entre os
documentos.

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MÉTODO DE AVALIAÇÃO
BIBLIOTECA ARQUIVO
- Aplica-se a unidades
isoladas.
- O julgamento não tem
caráter irrevogável.
- O julgamento envolve
questões de
conveniência, e não de
preservação ou perda
total.
- Preserva-se a
documentação referente
a uma atividade, como
um conjunto e não
como unidades
isoladas.
- Os julgamentos são
finais e irrevogáveis.
- A documentação não
raro existe em via
única.
MÉTODO DE CLASSIFICAÇÃO
BIBLIOTECA ARQUIVO
- Utiliza métodos
predeterminados.
- Exige conhecimento
do sistema, do
conteúdo e da
significação dos
documentos a
classificar.
- Estabelece
classificação
específica para cada
instituição, ditada
pelas suas
particularidades.
- Exige conhecimento
da relação entre as
unidades, a
organização e o
funcionamento dos
órgãos.
MÉTODO DESCRITIVO
BIBLIOTECA ARQUIVO
- Aplica-se a unidades
documentais.
- As séries (anuários,
periódicos,...) são
unidades isoladas para
catalogação.
- Aplica-se a
conjuntos
documentais.
- As séries são
consideradas unidades
para fins de descrição.
Questões de Provas
05 - Um documento arquivístico é confiável
quando ele mantém relações com os demais
documentos do órgão que refletem suas
funções e atividades.
TRE/BA – CESPE - 2009
06 - Os documentos de arquivo devem ser
organizados a partir dos mesmos princípios
aplicados na organização das bibliotecas,
principalmente no que se refere aos
métodos de classificação.
TRE/MT – CESPE - 2009
07 - Assinale a opção correta a respeito de
arquivo.
A) Os documentos de arquivo são
produzidos e recebidos com finalidades
históricas, culturais e científicas.
B) De acordo com o conceito de arquivo,
uma coleção de manuscritos históricos
colecionados por uma pessoa física não é
considerada arquivo.
C) O sentido ou significado do acervo
documental não depende da relação que os
documentos têm entre si.
D) Os documentos são produzidos em
exemplares múltiplos e inexiste uma
significação orgânica entre esses
documentos.
E) O julgamento acerca da preservação dos
documentos tem caráter revogável,
envolvendo questões de conveniência.
PF/Escrivão – CESPE – 2009
08 - O documento de arquivo somente
adquire sentido se relacionado ao meio que
o produziu, e o seu conjunto tem de retratar
a estrutura e as funções do órgão que
acumulou esse documento.
09 - Em regra, a inclusão de documentos em
um arquivo ocorre por compra ou permuta
de fontes múltiplas.

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FINALIDADES DO ARQUIVO
1º Servir à administração
2º Servir à história
FUNÇÃO DO ARQUIVO
Tornar disponível as informações contidas no
acervo documental sob sua guarda.
- Guarda e conservação
- Acessibilidade e pesquisa
CLASSIFICAÇÃO QUANTO AS AGÊNCIAS
CRIADORAS / ENTIDADES
MANTENEDORAS
- Públicos
Federal
Estadual
Distrito Federal
Municipal
- Privados
Institucionais
Comerciais
Pessoais
(Lei 8.159)
Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos, no exercício
de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito
federal, estadual, do Distrito Federal e municipal
em decorrência de suas funções administrativas,
legislativas e judiciárias.
§ 1º São também públicos os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por
instituições de caráter público, por entidades
privadas encarregadas da gestão de serviços
públicos no exercício de suas atividades.
Art. 11 Consideram-se arquivos privados os
conjuntos de documentos produzidos ou recebidos
por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de
suas atividades.
Art. 12 Os arquivos privados podem ser
identificados pelo Poder Público como de
interesse público e social, desde que sejam
considerados como conjuntos de fontes relevantes
para a história e desenvolvimento científico
nacional.
O DIREITO A INFORMAÇÃO
(Lei 8.159)
Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos
públicos informações de seu interesse particular
ou de interesse coletivo ou geral, contidas em
documentos de arquivos que serão prestadas no
prazo da lei, sob pena de responsabilidade,
ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível
à segurança da sociedade e do Estado, bem como
à inviolabilidade da intimidade, da vida privada,
da honra e da imagem das pessoas.
Art. 5º A administração pública franqueará a
consulta aos documentos públicos na forma da
Lei.
NATUREZA DO ASSUNTO
-Ostensivos / Ordinários
Documentos cuja divulgação não prejudica a
Administração.
- Sigilosos
Documentos que devem ser de conhecimento
restrito, e requerem medias especiais de
salvaguardar sua custódia e divulgação.
(Decreto 4.553)
Art. 2º São considerados originariamente
sigilosos, e serão como tal classificados, dados ou
informações cujo conhecimento irrestrito ou
divulgação possa acarretar qualquer risco à
segurança da sociedade e do Estado, bem como
aqueles necessários ao resguardo da
inviolabilidade da intimidade da vida privada, da
honra e da imagem das pessoas.
Parágrafo único. O acesso a dados ou informações
sigilosos é restrito e condicionado à necessidade
de conhecer.
Art. 5º Os dados ou informações sigilosos serão
classificados em ultra-secretos, secretos,
confidenciais e reservados, em razão do seu teor
ou dos seus elementos intrínsecos.
Prazos relacionados aos graus de sigilo:
- Ultra-Secreto 30 Anos
- Secreto 20 Anos
- Confidencial 10 Anos
- Reservado 5 Anos

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Conceitos importantes com relação ao sigilo
(Decreto 4.553)
Art. 4º
II - CLASSIFICAÇÃO: atribuição, pela
autoridade competente, de grau de sigilo a dado,
informação, documento, material, área ou
instalação;
V - DESCLASSIFICAÇÃO: cancelamento, pela
autoridade competente ou pelo transcurso de
prazo, da classificação, tornando ostensivos dados
ou informações;
XV - RECLASSIFICAÇÃO: alteração, pela
autoridade competente, da classificação de dado,
informação, área ou instalação sigilosos;
(Lei 8. 159)
Art. 23
§ 3º O acesso aos documentos sigilosos referentes
à honra e a imagem das pessoas será restrito por
um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da
data de sua produção.
Questões de Provas
DPU – CESPE - 2010
10 - O procedimento de desclassificar
documentos consiste em
A) separar fisicamente os documentos
destinados a eliminação.
B) possibilitar o empréstimo de documentos
em âmbito interno.
C) liberar à consulta os documentos de
natureza especial.
D) facultar o acesso aos documentos
anteriormente classificados como sigilosos.
E) proceder à alteração da classificação
atribuída anteriormente, com base no plano
de classificação da instituição.
EVOLUÇÃO OU FREQUENCIA DE USO
1ª Idade – Corrente / Ativo
Constituído de documentos em curso ou
consultados frequentemente, conservados nos
escritórios ou nas repartições que os receberam e
os produziram ou em dependências próximas de
fácil acesso. (Marilena Leite Paes).
Conjunto de documentos, em tramitação ou não,
que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas
freqüentes pela entidade que o produziu, a quem
compete a sua administração. (Dicionário Brasileiro
de Terminologia Arquivística).
São conservados pela administração e somente
o pessoal dessa administração tem
competência para sobre o seu trato,
classificação e utilização.
2ª Idade – Intermediário / Semi-Ativo
Constituído de documentos que deixaram de ser
freqüentemente consultados, mas cujos órgãos
que os receberam e os produziram podem ainda
solicitá-los. Não há necessidade de serem
conservados próximos aos escritórios. (Marilena
Leite Paes).
Conjunto de documentos originários de arquivos
correntes, com uso pouco freqüente, que aguarda
destinação. (Dicionário Brasileiro de Terminologia
Arquivística).
Saem do domínio exclusivo da administração
que os produziu e tornam-se passivos de ação
comum desta e da Administração de Arquivos,
permanecendo a propriedade exclusiva da
primeira.
3ª Idade – Permanente / Inativo
Constituído de documentos que perderam todo
valor de natureza administrativa, que se
conservam em razão de seu valor histórico ou
documental e que constituem os meios de
conhecer o passado e sua evolução. (Marilena Leite
Paes).
Conjunto de documentos preservados em caráter
definitivo em função de seu valor. (Dicionário
Brasileiro de Terminologia Arquivística).
São de competência exclusiva da
Administração dos Arquivos.

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CLASSIFICAÇÃO QUANTO A EXTENSÃO /
ATUAÇÃO
- Setoriais
São aqueles estabelecidos junto aos órgãos
operacionais, cumprindo funções de arquivo
corrente. (Marilena Leite Paes).
- Gerais / Centrais
São os que se destinam a receber os documentos
correntes provenientes dos diversos órgãos que
integram a estrutura de uma instituição,
centralizando, portanto, as atividades de arquivo
corrente. (Marilena Leite Paes).
Questões de Provas
DPU – CESPE – 2010
11 - Com relação aos procedimentos
adotados nos arquivos permanentes,
assinale a opção correta.
A) É vedada a reprodução parcial ou total
dos documentos em suporte papel.
B) A pesquisa é facultada ao público
externo.
C) Os documentos existentes são passíveis
de eliminação.
D) Os documentos públicos posteriormente
serão transferidos para o Arquivo Nacional.
E) É comum o empréstimo de documentos,
inclusive para órgãos externos.
PF/Escrivão – CESPE – 2009
12 - O acesso aos documentos recolhidos ao
arquivo permanente, por natureza, é restrito,
e esses documentos podem ser consultados
apenas com autorização da instituição que
os acumulou.
13 - Dada a importância da preservação dos
documentos que compõem o arquivo
corrente de determinado setor de trabalho,
recomenda-se o arquivamento desses
documentos em local afastado do referido
setor.
CLASSIFICAÇÃO QUANTO A NATUREZA
DOS DOCUMENTOS
Arquivos Especiais
Tem sob sua guarda documentos de formas físicas
diversas (fotografias, fitas, microformas, slides...),
e que por esta razão merecem tratamento especial
não apenas no que se refere ao seu
armazenamento, como também no registro,
acondicionamento, controle e conservação.
(Marilena Leite Paes).
- Documento Especial
Documento em linguagem não-textual, em
suporte não convencional, ou, no caso de
papel, em formato e dimensões
excepcionais, que exige procedimentos
específicos para seu processamento
técnico, guarda e preservação, e cujo
acesso depende, na maioria das vezes, de
intermediação tecnológica. (Dicionário
Brasileiro de Terminologia Arquivística)
Arquivos Especializados
Tem sob sua guarda documentos resultantes da
experiência humana num campo específico,
independente da forma física que apresentem.
(Marilena Leite Paes).
CARACTERÍSTICAS
Conforme suas características os documentos
podem ser classificados de acordo com os
seguintes elementos: suporte, forma, formato,
gênero, espécie, tipo. (Janice Gonçalves)
SUPORTE
Definição Exemplos
Material sobre o qual
as informações são
registradas.
- Acetato
- Papel
- Fita Magnética
- Disco Óptico

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FORMATO
Configuração física de
um suporte, de acordo
com a natureza e o
modo como foi
confeccionado.
- Caderno
- Diapositivo
- Folha
- Folhas avulsas
- Mapa
- Planta
- Rolo de filme
- Cartaz
- Livro
FORMA
Estágio de preparação
e de transmissão de
documentos.
- Original
- Cópia
- Rascunho/Minuta
GÊNERO
Configuração que
assume o documento
de acordo com o
sistema de signos
utilizado na
comunicação de seu
conteúdo.
- Audiovisual
- Sonoro
- Iconográfico
- Textual
- Cartográfico
- Micrográfico
- Informático
ESPÉCIE
Configuração que
assume um documento
de acordo com a
disposição e a
natureza das
informações nele
contidas.
- Boletim
- Certidão
- Declaração
- Relatório
- Contrato
TIPO
“Configuração que
assume uma espécie
documental, de acordo
com a atividade que a
gerou”
- Boletim de
Ocorrência
- Boletim Médico
- Boletim Escolar
- Contrato de Locação
Questões de Provas
14 - Mapas, perfis, desenhos técnicos e
plantas fazem parte do gênero documental
cartográfico.
15 - Ofício, memorando e aviso são
exemplos de tipologias documentais.
16 - Os ofícios datilografados ou impressos,
os mapas e as plantas fazem parte do gênero
de documentos escritos ou textuais e são
muito comuns nos arquivos permanentes.
17 - Ofícios, memorandos, cartas,
telegramas e e-mails são tipologias
documentais.
18 - Documentos iconográficos são aqueles
em formatos e dimensões variáveis, com
representações geográficas, arquitetônicas
ou de engenharia.
19 - Os documentos do gênero iconográfico
têm suporte sintético, em papel
emulsionado ou não, e contêm imagens
estáticas, tais como ampliações fotográficas,
slides, diapositivos e gravuras.

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PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS
Fundo
Conjunto de documentos de uma mesma
proveniência. Termo que equivale a arquivo
Proveniência
Princípio básico da arquivologia segundo o qual o
arquivo produzido por uma entidade coletiva,
pessoa ou família não deve ser misturado aos de
outras entidades produtoras.
Organicidade
Relação natural entre documentos de um arquivo
em decorrência das atividades da entidade
produtora.
Unicidade
Os documentos são únicos em decorrência de sua
gênese.
Pertinência
Princípio segundo o qual os documentos deveriam
ser reclassificados por assunto sem ter em conta a
proveniência e a classificação original. Também
chamado princípio temático.
Ordem Original
Princípio segundo o qual o arquivo deveria
conservar o arranjo dado pela entidade coletiva,
pessoa ou família que o produziu.
Questões de Provas
20 - O estágio de evolução dos arquivos é
conhecido como princípio de respeito aos
fundos, que é o principal fundamento da
arquivologia.
21 - O princípio de respeito aos fundos ou
princípio da proveniência é um dos pilares
da arquivologia. Com relação a esse
princípio, assinale a opção correta.
A) A aplicação do princípio de respeito aos
fundos separa o arquivo em três fases: a
corrente, a intermediária e a permanente.
B) Esse princípio designa um conjunto de
operações que, a partir da avaliação de
documentos, promove a guarda temporária
ou permanente dos documentos.
C) Esse princípio permite a elaboração de
um instrumento de pesquisa destinado à
orientação dos usuários no conhecimento e
utilização dos fundos que integram o acervo
de um arquivo permanente.
D) Esse princípio é um elemento de
identificação das unidades de arquivamento,
constituído de números, letras ou
combinação de números e letras, que
permite a localização dos documentos.
E) Esse princípio determina que os
documentos provenientes de uma mesma
fonte geradora de arquivo devem ser
mantidos reunidos.
22 - Um dos critérios para que uma
instituição pública ou privada constitua um
fundo de arquivo é possuir atribuições
precisas e estáveis, definidas por um texto
com valor legal ou regulamentar.
23 - O tamanho do acervo documental e a
sua complexidade definem se o fundo de
arquivo de uma instituição pública ou
privada é um fundo fechado ou aberto.

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GABARITO DAS QUESTÕES
(Gabarito oficial da banca examinadora após
recursos)
01 C 13 E
02 C 14 C
03 C 15 E
04 C 16 E
05 E 17 E
06 E 18 E
07 B 19 C
08 C 20 E
09 E 21 E
10 D 22 C
11 B 23 E
12 E
BIBLIOGRAFIA CITADA
BRASIL. Lei 8159.
Brasil. Decreto 4.553
DICIONÁRIO brasileiro de terminologia
arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional,
2005. 232p. Disponível em:
<http://www.arquivonacional.gov.br/Media/Dicio
n%20Term%20Arquiv.pdf>.
GONÇALVES, Janice. Como classificar e
ordenar documentos de arquivo. São Paulo:
Arquivo do Estado, 1998. Disponível em:
<http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_colec
ao_como_fazer/cf2.pdf>.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática.
3. ed. ver. amp. Rio de Janeiro. FGV, 2004. 228
p.
MÓDULO 2 – Gestão documental; avaliação e
temporalidade.
GESTÃO DE DOCUMENTOS
Considera-se gestão de documentos o conjunto de
procedimentos e operações técnicas à sua
produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e intermediária,
visando a sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente.
(Lei 8.159, Art. 3º)
Questões de Provas
AGU – 2010 (CESPE)
24 O conjunto de procedimentos e
operações técnicas referentes à produção, à
tramitação, ao uso, à avaliação e ao
arquivamento dos documentos em fase
corrente e intermediária, visando sua
eliminação ou seu recolhimento para a
guarda permanente é denominado gestão de
documentos.
TRE-BA – 2009 (CESPE)
25 A gestão de documentos visa ao
tratamento do documento desde o momento
de sua criação ou recepção em um serviço
de protocolo até a sua destinação final, que
pode ser a eliminação ou a guarda
permanente.
MPU – 2010 (CESPE)
26 Considera-se gestão de documentos o
conjunto de procedimentos e operações
técnicas referentes a produção, tramitação,
uso, avaliação e arquivamento de
documentos.
DIAGNÓSTICO DE ARQUIVOS
Análise das informações básicas (quantidade,
localização, estado físico, condições de
armazenamento, grau de crescimento, freqüência
de consulta) sobre arquivos, a fim de implantar
sistemas e estabelecer programas de transferência,
recolhimento, microfilmagem, conservação e
demais atividades. (Ieda Pimenta Bernardes).

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OS TRÊS MOMENTOS (FASES) DA
GESTÃO DE DOCUMENTOS
IEDA PIMENTA
BERNARDES
Marilena Leite Paes
Produção dos
Documentos
Inclui a elaboração de
formulários, implantação de
sistemas de organização da
informação, aplicação de
novas tecnologias aos
procedimentos
administrativos.
Produção
Elaboração dos
documentos em
decorrência das
atividades de um órgão
ou setor. O arquivista
deve contribuir para que
sejam criados apenas
documentos essenciais à
administração da
instituição e evitadas
duplicação e emissão de
vias desnecessárias;
sugerir a criação e a
extinção de modelos e
formulários; participar da
seleção dos recursos
humanos que deverão
desempenhar tarefas
arquivísticas e afins.
Manutenção e Uso
Implantação de sistemas de
arquivo, seleção dos
sistemas de reprodução,
automatização do acesso,
mobiliário, materiais, local.
Utilização
Inclui as atividades de
protocolo (recebimento,
classificação, registro,
distribuição, tramitação),
de expedição, de
organização e
arquivamento de
documentos em fase
corrente e intermediária,
bem como a elaboração
de normas de acesso à
documentação e à
recuperação da
informação.
Destinação Final dos
Documentos
Programa de avaliação que
garanta a proteção dos
conjuntos documentais de
valor permanente e a
eliminação de documentos
rotineiros e desprovidos de
valor probatório e
informativo.
Destinação
Análise e avaliação dos
documentos acumulados
nos arquivos, com vistas
a estabelecer seus prazos
de guarda, determinando,
quais serão objeto de
arquivamento permanente
e quais deverão ser
eliminados.
Questões de Provas
TRE-MT – 2009 (CESPE)
27 A gestão de documentos engloba, entre
outras, as fases de
A) produção e destinação.
B) emulação e migração.
C) conservação e restauração.
D) eliminação e preservação.
E) criação e aquisição.
28 Na fase de produção de documentos, o
arquivista deve evitar a duplicação e a
emissão de vias desnecessárias, além de
poder sugerir a criação ou extinção de
modelos e formulários.
29 A fase da gestão de documentos que
inclui as atividades de protocolo, de
expedição, de organização e de
arquivamento de documentos em fase
corrente e intermediária é denominada fase
de utilização de documentos.
30 A destinação final dos documentos deve
ser a eliminação, a guarda temporária no
arquivo intermediário, a guarda permanente
ou a eliminação por amostragem.
31 A fase de destinação de documentos, em
um programa de gestão de documentos, é
mais complexa que as fases anteriores, por
envolver a avaliação de documentos que
devem ser encaminhados para o arquivo ou
o descarte.
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
Processo de análise de documentos de arquivo,
que estabelece os prazos de guarda e a destinação,
de acordo com os valores que lhes são atribuídos.
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística).
Trabalho interdisciplinar que consiste em
identificar valores para os documentos (imediato e
mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a
estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação,
contribuindo para a racionalização dos arquivos e
eficiência administrativa, bem como para a
preservação do patrimônio documental. (Ieda
Pimenta Bernardes)
OBJETIVO DA AVALIAÇÃO DE

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DOCUMENTOS (Ieda Pimenta Bernardes)
- Preservação Documental
- Redução da massa documental
- Liberação de espaço físico
- Melhor conservação dos documentos de
guarda permanente
- Incremento à pesquisa
- Agilidade na recuperação dos documentos e
das informações
- Racionalização da produção e do fluxo de
documentos (tramite)
- Eficiência administrativa
VALOR PRIMÁRIO
Valor atribuído a documento em função do
interesse que possa ter para a entidade produtora,
levando-se em conta a sua utilidade para fins
administrativos, legais e fiscais. (Dicionário
Brasileiro de Terminologia Arquivística).
VALOR SECUNDÁRIO
Valor atribuído a um documento em função do
interesse que possa ter para a entidade produtora e
outros usuários, tendo em vista a sua utilidade
para fins diferentes daqueles para os quais foi
originalmente produzido. (Dicionário Brasileiro de
Terminologia Arquivística).
Valores –(Dicionário Brasileiro de Terminologia
Arquivística)
Valor Administrativo
Valor que um documento possui para a
atividade administrativa de uma entidade
produtora, na medida em que informa,
fundamenta ou prova seus atos.
Valor Fiscal
Valor atribuído a documentos ou arquivos para
comprovação de operações financeiras ou
fiscais.
Valor Legal
Valor que um documento possui perante a lei
para comprovar um fato ou constituir um
direito.
Valor Probatório
Valor intrínseco que permite a um documento
de arquivo servir de prova legal.
Valor Informativo
Valor que um documento possui pelas
informações nele contidas, independentemente
de seu valor probatório.
Valor Intrínseco
Valor que um documento possui em razão de
seu conteúdo, das circunstâncias de sua
produção, de suas assinaturas ou selos.
Valor Permanente
Valor probatório ou valor informativo que
justifica a guarda permanente de um documento
em um arquivo. Também chamado valor
arquivístico ou valor histórico.
PRAZOS CONSIDERADOS NO PROCESSO

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DE AVALIAÇÃO . (Ieda Pimenta Bernardes)
Prazo de Vigência
Intervalo de tempo durante o qual o documento
produz efeitos administrativos e legais plenos,
cumprindo as finalidades que determinaram sua
produção.
Prazo de Prescrição
Intervalo de tempo durante o qual o poder
público, a empresa, ou qualquer interessado pode
invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer
valer direito seu que entenda violado.
Prescrição: Extinção dos prazos
para a aquisição ou perda de
direitos contidos nos documentos
(Dicionário Brasileiro de Terminologia
Arquivística).
Prazo de Precaução
Intervalo de tempo durante o qual o poder
público, a empresa ou qualquer interessado guarda
o documento antes de eliminá-lo ou encaminhá-lo
para guarda definitiva no Arquivo Permanente.
Questões de Provas
32 O arquivo corrente é formado por
documentos que estão em trâmite, mas que
não são consultados frequentemente porque
aguardam sua destinação final.
33 Uma das principais funções do arquivo
intermediário é armazenar temporariamente
os documentos que não são mais
movimentados.
PF – ESCRIVÃO – 2009 (CESPE)
34 Documentos de arquivo produzidos ou
recebidos por uma instituição pública ou
privada, com valor administrativo, legal ou
fiscal, considerados como parte do arquivo
intermediário dessa instituição, são também
considerados de valor secundário.
35 A teoria dos valores de documentos,
concebida por Schellenberg, apesar da sua
importância para a avaliação de
documentos, não permite definir se o
documento é da fase corrente, da
intermediária ou da permanente.
TABELA DE TEMPORALIDADE
DOCUMENTAL
Instrumento de destinação, aprovado por
autoridade competente, que determina
prazos e condições de guarda tendo em
vista a transferência, recolhimento,
descarte ou eliminação de documentos.
Arquivística).
A tabela de temporalidade é um
instrumento arquivístico resultante de
avaliação, que tem por objetivos definir
prazos de guarda e destinação de
documentos, com vista a garantir o acesso
à informação a quantos dela necessitem.
Sua estrutura básica deve necessariamente
contemplar os conjuntos documentais
produzidos e recebidos por uma instituição
no exercício de suas atividades, os prazos
de guarda nas fases corrente e
intermediária, a destinação final –
eliminação ou guarda permanente – , além
de um campo para observações necessárias
à sua compreensão e aplicação. (Conarq –
Res. 14)
Nesse instrumento é importante registrar também
os documentos que deverão ser reproduzidos em
outros suportes (microfilmagem, digitalização
etc.).
A Tabela de Temporalidade é um instrumento
dinâmico de gestão de documentos, por isso
precisa ser periodicamente atualizada a fim de
incorporar os novos conjuntos documentais que
possam vir a ser produzidos, e devido as
mudanças que eventualmente ocorrem na
legislação e podem implicar em mudança nos
prazos de arquivamento. (Ieda Pimenta Bernardes).
* Ver exemplo de Tabela de Temporalidade Documental em
Anexo

13
TRANSFERÊNCIA
Passagem de documentos do arquivo corrente
para o arquivo intermediário. (Dicionário Brasileiro de
Terminologia Arquivística).
RECOLHIMENTO
Entrada de documentos públicos em arquivos
permanentes, com competência formalmente
estabelecida.
Operação pela qual um conjunto de documentos
passa do arquivo intermediário para o arquivo
permanente. (Dicionário Brasileiro de Terminologia
Arquivística).
ELIMINAÇÃO
Destruição de documentos que, na avaliação,
foram considerados sem valor permanente.
Também chamada expurgo de documentos.
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística).
A eliminação depende de algum instrumento legal
ou normativo que a autorize.
Questões de Provas
36 Os documentos, após cumprirem o prazo
determinado para sua permanência no
arquivo corrente, são recolhidos ao arquivo
especializado.
37 Os prazos de guarda dos documentos nos
arquivos do tipo corrente e intermediário
devem ser definidos com base na legislação
pertinente e nas necessidades
administrativas.
DPU – 2010 (CESPE)
38 Assinale a opção correta a respeito dos
procedimentos adotados para os
documentos na fase intermediária, ou
segunda idade dos arquivos.
A) Os documentos são recebidos por
transferência dos arquivos correntes.
B) Cumpridos os prazos estipulados na
tabela de temporalidade, os documentos
serão transferidos ao arquivo central.
C) O empréstimo de documentos é
facultado somente para o produtor do
documento.
D) Os documentos cujo prazo de guarda
seja estabelecido em cem anos deverão ser
recolhidos ao arquivo permanente.
E) O procedimento de microfilmagem é
indicado apenas para os processos que
estejam em péssimo estado de conservação.
39 A função do arquivo intermediário é
possibilitar o armazenamento de
documentos que, embora usados com pouca
frequência, devem ser mantidos, por
questões legais, fiscais, técnicas ou
administrativas.
40 Os documentos que não apresentam mais
valor primário, mesmo que tenham valor
secundário, podem ser eliminados, pois não
são mais necessários como prova de uma
atividade desenvolvida pela organização.
41 O arquivo permanente é uma extensão
do arquivo intermediário, tendo este último
a única função de evitar a transferência
prematura de documentos do arquivo
corrente para o arquivo permanente.

14
PASSOS PARA A IMPLANTAÇÃO DE
PROCESSOS DE AVALIAÇÃO . (Ieda Pimenta
Bernardes).
- Constituição formal da Comissão de Avaliação
de Documentos, que garanta legitimidade e
autoridade à equipe responsável.
- Elaboração de textos legais ou normativos que
definam normas e procedimentos para o trabalho
de avaliação.
- Estudo da estrutura administrativa do órgão e
análise das competências, funções e atividades de
cada uma de suas unidades.
- Levantamento da produção documental:
entrevistas com funcionários, responsáveis e
encarregados, até o nível da seção, para identificar
as séries documentais geradas no exercício de
suas competências e atividades.
- Análise do fluxo documental: origem, pontos de
tramitação e encerramento do trâmite.
- Identificação dos valores dos documentos de
acordo com sua idade: administrativo, legal,
fiscal, técnico, histórico.
- Definição dos prazos de guarda em cada local de
arquivamento.
COMPETÊNCIA PARA AVALIAR
DOCUMENTOS (Conarq – Res. 14)
A Comissão Permanente de Avaliação compor-se-á
de:
- arquivista ou responsável pela guarda da
documentação;
- servidores das unidades organizacionais às quais
se referem os documentos a serem destinados,
com profundo conhecimento das atividades
desempenhadas;
- historiador ligado à área de pesquisa de que trata
o acervo;
- profissional da área jurídica, responsável pela
análise do valor legal dos documentos;
- profissionais ligados ao campo de conhecimento
de que trata o acervo objeto da avaliação
(economista, sociólogo, engenheiro, médico e
outros);
- outros profissionais que possam colaborar com
as atividades da comissão.
Competirá à comissão designar grupo de trabalho
responsável pela execução dos procedimentos
metodológicos
ATIVIDADES DAS COMISSÃO DE
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS (Ieda Pimenta
Bernardes).
Comissão Central de Avaliação
(Comissão Permanente de Avaliação)
- Coordenar e orientar as atividades desenvolvidas
pelas Comissões Setoriais de Avaliação,
respeitada a legislação específica de cada órgão.
- Avaliar, adequar e aprovar as propostas de
Tabelas de Temporalidade elaboradas pelas
Comissões Setoriais de Avaliação.
- Orientar a execução das decisões registradas na
Tabela de Temporalidade (eliminação,
transferência, recolhimento, reprodução).
- Supervisionar as eliminações de documentos ou
recolhimentos ao Arquivo Permanente, de acordo
com o estabelecido nas Tabelas de
Temporalidade.
- Aprovar as amostragens.
- Propor critérios de organização, racionalização e
controle da gestão de documentos e arquivos.

15
Comissão Setorial de Avaliação de Documentos
(Grupos de Trabalho)
- Promover o levantamento e a identificação das
séries documentais produzidas, recebidas ou
acumuladas por seu respectivo órgão.
- Elaborar a proposta da Tabela de
Temporalidade, encaminhando-a, acompanhada
das necessárias justificativas, para a apreciação e
aprovação da CCAD.
- Solicitar a colaboração de auxiliares temporários
para o desenvolvimento dos trabalhos, em razão
de sua especificidade ou volume.
- Acompanhar os trabalhos de organização,
racionalização e controle de arquivos e
documentos de seu órgão, visando o
estabelecimento de rotinas de eliminação ou envio
para guarda permanente.
- Propor as modificações cabíveis para a Tabela
de Temporalidade, atualizando-a sempre que
necessário.
- Elaborar a relação dos documentos a serem
eliminados ou remetidos para guarda permanente.
- Coordenar o trabalho de seleção e preparação
material dos conjuntos documentais a serem
eliminados, deixando-os disponíveis para
eventuais verificações.
- Presenciar a eliminação dos documentos,
lavrando a respectiva ata.
Questões de Provas
42 Uma das funções do diagnóstico da
situação arquivística é reunir informações
suficientes para a elaboração do código de
classificação e da tabela de temporalidade
de documentos de arquivo.
43 O processo de avaliação de um
documento tem como resultado a
elaboração da tabela de temporalidade do
documento.
recursos)
24 C 34 E
25 C 35 E
26 C 36 E
27 A 37 C
28 C 38 A
29 C 39 C
30 E 40 E
31 C 41 E
32 E 42 C
33 C 43 C
BIBLIOGRAFIA CITADA
BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar
documentos de arquivos. São Paulo: Arquivo do
Estado, 1998. 89 p. Disponível
em:<http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_c
olecao_como_fazer/cf1.pdf>.
BRASIL. Lei 8159.
CONARQ – Resolução 14. Disponível
Em:<http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/
Media/resolucao_14.pdf>.
http://www.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion
%20Term%20Arquiv.pdf>.
3. ed. rev. amp. Rio de Janeiro. FGV, 2004. 228
p.

17
EXEMPLO DE UMA TABELA DE TEMPORALIDADE
Área Folha Nº
Responsável Data / /
Tempo de arquivamento Item Documental e Destinação Final
Corrente Intermediário Destinação Final
Observações
RECRUTAMENTO E
SELEÇÃO
- Constituição de bancas
examinadoras;
- Editais;
- Exemplares únicos de
provas;
- Gabaritos;
- Resultados
- Recurso
6 Anos
5 Anos
Guarda Permanente
É opcional a seleção por
amostragem das provas dos
candidatos, segundo critérios
estabelecidos pela Comissão
Permanente de Avaliação.
LICENÇAS
- Acidente em serviço
- afastamento do
cônjuge/companheiro
- Atividade política
- Capacitação
profissional
- Gestante
- Paternidade
5 Anos
47 Anos
Eliminação

18
MÓDULO 3 – Práticas arquivísticas:
classificação, ordenação, protocolo.
CLASSIFICAÇÃO (Janice Gonçalves)
O objetivo da classificação é, basicamente, dar
visibilidade às funções e às atividades do organismo
produtor do arquivo, deixando claras as ligações entre
os documentos.
Podemos entender que a classificação é, antes de tudo,
lógica: a partir da análise do organismo produtor de
documentos de arquivo, são criadas categorias, classes
genéricas, que dizem respeito às funções/atividades
detectadas.
Ex: Uma classe RECURSOS HUMANOS
subdividida em Cadastro de Funcionário e
Benefícios
RECURSOS HUMANOS
Cadastro de Funcionários
Benefícios
Cada Subclasse pode ser subdividida de acordo
com a necessidade.
RECURSOS HUMANOS
Cadastro de Funcionários
documentos pessoais
Benefícios
alimentação
saúde
A classificação é geralmente traduzida em
esquema no qual a hierarquia entre as classes e
subclasses aparece representada espacialmente,
esse esquema é chamado de Plano de
Classificação.
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
Arquivística)
Esquema elaborado a partir do estudo das
estruturas e funções da instituição e análise do
arquivo por ela produzido, pelo qual se distribuem
os documentos em classes, de acordo com
métodos de arquivamento específicos. Expressão
geralmente adotada em arquivos correntes.
QUADRO DE ARRANJO
Esquema estabelecido para arranjo de documentos
de um arquivo, a partir do estudo das estruturas,
funções ou atividades do gerador e da análise do
acervo. Expressão adotada em arquivos
permanentes.
O Plano de Classificação pode seguir o critério
FUNCIONAL, ou o critério ESTRUTURAL.
Critério Funcional: que tem por eixo as funções
desempenhadas pela entidade produtora do
arquivo
Critério Estrutural: que tem por eixo a estrutura
administrativa da entidade produtora do arquivo
Um Plano de Classificação deve possuir três
características (Schellemberg):
· Simplicidade
· Flexibilidade
· Expansibilidade
ORDENAÇÃO (Janice Gonçalves)
Tem como objetivo básico facilitar e agilizar a
consulta aos documentos, pois, mesmo no que se
refere a uma mesma atividade, e em relação a um
mesmo tipo documental os documentos atingem
um volume significativo.
A ordenação é feita com base nos elementos
informativos contidos nos documentos:
· Nº do documento (atribuído pelo
emissor ou pelo receptor)
· Data
· Local de procedência
· Nome do emissor ou do
destinatário
Para a definição do critério de ordenação devemos
considerar os tipos de busca que recai sobre cada
documento.

19
Questões de Provas
ANAC – CESPE - 2009
44 O método de arquivamento dos
documentos de arquivo deve ser
definido a partir da natureza dos
documentos e da estrutura da
organização que os produz ou
recebe.
45 O instrumento auxiliar adotado
na gestão de documentos que
possibilita o arquivamento e,
posteriormente, a recuperação desses
documentos denomina-se plano de
A) descarte.
B) retenção.
C) arquivamento.
D) avaliação.
E) classificação.
MÉTODOS BÁSICOS DE ARQUIVAMENTO
(Marilena Leite Paes)
· ALFABÉTICO
· GEOGRÁFICO
· NUMÉRICOS
Simples
Dígito Terminal
Cronológico
· IDEOGRÁFICOS (Assunto)
Alfabético
enciclopédico
dicionário
Numéricos
duplex
decimal
Sistema Direto: a busca do documento é
realizada diretamente no local onde o documento
está guardado.
Sistema Indireto: para se localizar um
documento é necessário utilizar um índice ou um
código.
ORDENAÇÃO ALFABÉTICA
Existem dois tipos de ordenação alfabética.
Letra por Letra
Considera cada letra como elemento de
ordenação. (desconsiderar o espaço entre as
palavras).
Palavra por Palavra
Considera a palavra como elemento de ordenação.
Letra por Letra Palavra por Palavra
Monte Alegre
Monte Branco
Monteiro
Monte Mor
Montenegro
Monte Sinai
Monte Alegre
Monte Branco
Monte Mor
Monte Sinai
Monteiro
Montenegro
* As partículas não devem ser consideradas no
momento da ordenação (de, da, dos, e,...)
MÉTODO ALFABÉTICO
O elemento considerado para ordenação é o
Nome.
Regras de Alfabetação
1º) Para pessoa física considera-se o último
sobrenome e depois o prenome.
Alfabetado
Paulino Macedo
Pedro Paulo Silveira
José Antunes Andrade
Andrade, José Antunes
Macedo, Paulino
Silveira, Pedro Paulo

20
2º) Quando houver sobrenomes iguais prevalece a
ordem alfabética do prenome.
Alfabetado
João Antunes
Paulo Antunes
Aníbal Antunes
Antunes, Aníbal
Antunes, João
Antunes, Paulo
3º) Sobrenomes compostos por substantivo
adjetivado, ou ligados por hífen, não se separam.
Alfabetado
Marcelo Costa Montes Claros
Heitor Villa-Lobos
Montes Claros, Marcelo Costa
Villa-Lobos, Heitor
4º) Sobrenomes formados por Santo, Santa, São,
não se separam.
Alfabetado
Jorge Santa Cruz
Waldemar Santo Antonio
Luis Carlos da Silva São Bento
Santa Cruz, Jorge
Santo Antonio, Waldemar
São Bento, Luis Carlos da Silva
5º) As indicações de grau de parentesco como
Filho, Júnior, Sobrinho, Neto, são consideradas
partes integrantes do último sobrenome e não são
separados na inversão.
Alfabetado
Wilson de Almeida Filho
Oscar de Oliveira Sobrinho
Sebastião de Pádua Júnior
Antonio de Brito Neto
Almeida Filho, Wilson de
Brito Neto, Antonio de
Oliveira Sobrinho, Oscar de
Pádua Júnior, Sebastião de
6º) Os títulos são colocados no final do nome
entre parênteses.
Alfabetado
Prof. José Cláudio de Souza
Dra. Paula Brito
Brito, Paula (Dra.)
Souza, José Cláudio de (Prof.)
7º) Os nomes espanhóis são registrados a partir do
penúltimo sobrenome, que corresponde ao
sobrenome paterno.
Alfabetado
Mario Vargas Llosa
Carlos del Prado Morales
Prado Morales, Carlos del
Vargas Llosa, Mario
8º) Os nomes orientais (japonês, chinês, árabe)
são registrados como se apresentam, sem inversão
Alfabetado
Tsutomu Kato
Tadashi Osanai
Ikutaro Kakehashi
Ikutaro Kakehashi
Tadashi Osanai
Tsutomu Kato
9º) Nomes de empresas e instituições (pessoa
jurídica) devem ser transcritos como se
apresentam, porém, os artigos iniciais não devem
ser considerados para alfabetação, e aparecem no
fim entre parênteses.
Alfabetado
EMBRATEL
Fundação Joaquim Nabuco
Pesca do Vale e Cia.
A Colegial Ltda.
Colegial Ltda (A)
EMBRATEL
Fundação Joaquim Nabuco
Pesca do Vale e Cia.
10º) Nos títulos de congressos, conferências,
reuniões, os números arábicos, romanos ou escrito
por extenso deverão aparecer no final entre
parênteses.
Alfabetado
II Conferência da Saúde
Quarto Encontro de Turismo
3º Congresso de Direito Penal
Conferência da Saúde (II)
Congresso de Direito Penal (3º)
Encontro de Turismo (Quarto)

21
MÉTODO GEOGRÁFICO
Utiliza informações do aspecto geográfico do
documento.
Existem 3 (três) formas de arquivamento
1ª FORMA: ESTADO – CIDADE
Os documentos são agrupados por Estados
Ex: Pernambuco
Rio Grande do Norte
Dentro das divisões estaduais seguem as
divisões por cidades, ficando a primeira
subdivisão para a capital
Ex: PERNAMBUCO
Pernambuco – Recife
Pernambuco – Brejinho
Pernambuco – Caruaru
Pernambuco – Limoeiro
Pernambuco – Olinda
RIO GRANDE DO NORTE
Rio Grande do Norte – Natal
Rio Grande do Norte – Brejinho
Rio Grande do Norte – Caicó
Rio Grande do Norte – Mossoró
2ª FORMA: CIDADE – ESTADO
Os documentos são agrupados por Cidade
Ex:
Brejinho
Brejinho
Caicó
Limoeiro
Mossoró
Natal
Olinda
Recife
Ao lado de cada Cidade indicar o Estado a que
pertence.
Ex:
Brejinho – Pernambuco
Brejinho – Rio Grande do Norte
Caicó – Rio Grande do Norte
Limoeiro - Pernambuco
Mossoró – Rio Grande do Norte
Natal – Rio Grande do Norte
Olinda - Pernambuco
Recife - Pernambuco
3ª FORMA: PAÍS – CIDADE
Os documentos são agrupados por País
Ex: França
Portugal
Dentro das divisões de País seguem as divisões
por Cidades, FICANDO A
PRIMEIRA SUBDIVISÃO PARA CAPITAL
Ex: FRANÇA
França – Paris
França – Lorena
PORTUGAL
Portugal – Lisboa
Portugal – Coimbra
Portugal – Porto

22
MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES
O Método numérico simples considera um
número já existente no documento (ex: nº de
matrícula do funcionário no cartão de ponto) ou o
receptor do documento pode atribuir um número
ao documento.
Importante: Controle da numeração para não
atribuir o mesmo número para dois itens
diferentes.
O método numérico simples é um método
indireto, pois exige a utilização de um índice
alfabético para a realização de uma busca.
Ex: Dossiês de Funcionários Ordenados por Nº de
Matrícula.
Pastas – Dossiês de Funcionários
41737
40072
30095
30021
20241
ÍNDICE ALFABÉTICO
Aguiar, Antonio - 40072
Caldas, Luis Henrique - 30095
Guerra Filho, George - 41737
Magalhães, João - 20241
Tenório, Edilson – 30021
MÉTODO DÍGITO-TERMINAL
A base do método consiste subdividir um número
de seis dígitos em três grupos de dois dígitos a
partir de uma leitura da direita para a esquerda,
separando os pares com hífen. Sendo o primeiro
par da direita denominado grupo primário,
seguido pelo grupo secundário, e grupo terciário.
Ex:
Decompondo o número 829319
Teremos: 82-93-19
Sendo o grupo primário para ordenação 19,
seguido do grupo secundário, 93, e do grupo
terciário 82.
Se o número apresentar apenas cinco dígitos o
grupo terciário deverá ser complementado com
um número 0 (zero).
Ex:
56212 05-62-12
Ex:
Numérico Simples Dígito Terminal
56212
86212
94217
218703
672789
972689
21-87-03
05-62-12
08-62-12
09-42-17
97-26-89
67-27-89

23
MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO
Utiliza a informação cronológica do documento
(DATA) para a ordenação.
No momento da ordenação, os documentos mais
recentes ficam sempre sobre os mais antigo, e se
forem pastas as pastas mais recentes vem na
frente das mais antigas.
INFORMAÇÃO CRONOLÓGICA
DIA MÊS ANO
1 Janeiro / jan. /01 ...
2 Fevereiro / fev / 02 ... 1º ANO
3 Março / mar. / 03 1940
4 Abril / abr. / 04 ... Seqüência
5 Maio / maio / 05 ... da 2º MÊS
... Junho / jun. / 06 1965 Ordenação
... Julho / jul / 07 1966 ⇒
... Agosto / ago. /08 ... 3º DIA
... Setembro / set. / 09 ...
29 Outubro / out. /10 1999
30 Novembro / nov. / 11 2000
31 Dezembro / dez. / 12 2001
ASSUNTO – ALFABÉTICO - DICIONÁRIO
Assuntos isolados são dispostos em ordem
alfabética.
EX:
ATESTADO MÉDICO
CONTA DE ÁGUA
CONTA DE LUZ
CONTRATO DE TRABALHO
FOLHA DE PAGAMENTO
NOTA FISCAL DE ENTRADA
NOTA FISCAL DE IMOBILIZADO
NOTA FISCAL DE SAÍDA
TESTE DE ADMISSÃO
ASSUNTO - ALFABÉTICO - ENCICLOPÉDICO
Assuntos correlatos são agrupados sob um título
geral.
EX:
CONTABILIDADE
Conta de Água
Conta de Luz
Notas Fiscais
nota fiscal de entrada
nota fiscal de imobilizado
nota fiscal de saída
PESSOAL
Atestado Médico
Contrato de Trabalho
Folha de Pagamento
Teste de Admissão
ASSUNTO – NUMÉRICO - DUPLEX
Os assuntos são divididos em classes e sub-classes.
O método permite a criação ilimitada de classes, o
que exige cuidado para que não sejam criadas
pastas com assuntos já incluídos em sub-pastas.
· Para cada assunto principal é atribuído um
número
CONTABILIDADE 1
PESSOAL 2
· Dentro dos assuntos principais podem
ocorrer subdivisões
CONTABILIDADE 1
CONTAS DE CONSUMO 1-1
NOTAS FISCAIS 1-2

24
· Dentro das subdivisões podem ocorrer
novas subdivisões.
CONTABILIDADE 1
CONTAS DE CONSUMO 1-1
Conta de Água 1-1-1
Conta de Luz 1-1-2
NOTAS FISCAIS 1-2
Nota Fiscal de Entrada 1-2-1
Nota Fiscal de Imobilizado 1-2-2
Nota Fiscal de Saída 1-2-3
Para a utilização do método duplex é fundamental
utilizar um plano de classificação (que contém
toda estrutura numérica utilizada) + índice (para
identificação do código numérico que deverá ser
utilizado com base no assunto).
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
1 CONTABILIDADE
1-1 CONTAS DE CONSUMO
1-1-1 Conta de Água
1-1-2 Conta de Luz
1-2 NOTAS FISCAIS
1-2-1 Nota Fiscal de Entrada
1-2-2 Nota Fiscal de Saída
ÍNDICE
Conta de Água
Conta de Luz
CONTABILIDADE
CONTAS DE CONSUMO
Nota Fiscal de Entrada
Nota Fiscal de Saída
NOTAS FISCAIS
1-1-1
1-1-2
1
1-1
1-2-1
1-2-2
1-2
ASSUNTO – NUMÉRICO - DECIMAL
O Método Decimal utilizado em arquivos é
baseado na técnica do Sistema Decimal de Melvil
Dewey – Classificação Decimal de Dewey
(CDD).
Esta Classificação divide o conhecimento humano
em 9 (nove) classes principais e 1 (uma) décima
reservada para assuntos gerais.
0 – Obras Gerais
1 – Filosofia
2 – Religião
3 – Ciências Sociais
4 – Filologia
5 – Ciências Puras
6 – Ciências Aplicadas
7 – Belas Artes
8 – Literatura
9 – História e Geografia
O número de classificação é composto por uma
parte inteira formada por três dígitos, podendo ou
não ter uma parte decimal.
100
110
111
111.1
Após o ponto podem existir quantos números
forem necessários. Lembrando que cada novo
número é um nível de especificidade e
detalhamento maior do assunto.
Importante: Não há uma classificação universal
para arquivos com uma listagem de assuntos que
cubra toda espécie de documento produzida e
recebida por uma entidade. Da Classificação de
Dewey podemos aplicar aos arquivos apenas a
técnica e não o sistema de classificação.
100 CONTABILIDADE
110 CONTAS DE CONSUMO
111 Conta de Água
112 Conta de Luz
113 Conta de Telefone
113.1 Fixo
113.2 Celular
113.21 Tim
113.211 Pré Pago
113.212 Pós Pago
113.22 Oi
113.23 Claro
120 NOTAS FISCAIS
121 Nota Fiscal de Entrada
122 Nota Fiscal de Saída
200 PESSOAL
A desvantagem é que para cada nível temos um
número de subdivisões limitado (0-9).

25
Questões de Provas
46 A localização dos documentos de
arquivo nos métodos de
arquivamento do sistema direto
depende de um índice ou de um
código.
47 Nome, local, número, data e
assunto são os elementos de um
documento que devem ser
considerados na ordenação dos
documentos de arquivo.
48 A ordenação geográfica, que é
típica do sistema direto, tem como
elemento principal o correspondente.
ANATEL – CESPE - 2008
49 A divisão da documentação em
classes, conforme os temas,
caracteriza o método de
arquivamento dígito-terminal.
ANTAQ – CESPE - 2008
50 O método numérico simples
determina a numeração sequencial
dos documentos, dispondo os
números em três grupos de dois
dígitos cada um. Por exemplo: 52-
63-19.
ANTAQ – CESPE - 2008
51 Uma das vantagens apresentadas
pelo método duplex de arquivamento
é a possibilidade ilimitada de classes
de documentos.
52 Considere que os documentos de
um determinado setor da DPU
estejam organizados com base na
procedência ou local. Nessa
situação, o método de arquivamento
adotado denomina-se
A) por assunto.
B) onomástico.
C) geográfico.
D) ideográfico.
E) alfabético.
MCT – CESPE - 2008
53 Na alfabetação de nomes
espanhóis, o registro é feito pelo
prenome.
ORGANIZAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO
Arranjo
Seqüência de operações intelectuais e físicas que
visam à organização dos documentos de um
arquivo ou coleção, de acordo com um plano ou
quadro previamente estabelecido.
Notação
Código de identificação que permite a ordenação
ou localização das unidades de arquivamento.
Também chamado cota. Se em vigor e formulado
de acordo com a Norma Geral Internacional de
Descrição Arquivística – ISAD(G), equivale a
código de referência.
Guia Fora
Indicador colocado no lugar de uma unidade de
arquivamento ou item documental para assinalar a
sua remoção temporária. Também chamado
fantasma ou ficha-fantasma.
INSTRUMENTOS DE PESQUISA
Guia
Instrumento de pesquisa que oferece informações
gerais sobre fundos e coleções existentes em um
ou mais arquivos.
Inventário
Instrumento de pesquisa que descreve, sumária ou
analiticamente, as unidades de arquivamento de
um fundo ou parte dele, cuja apresentação poderá
refletir ou não a disposição física dos documentos.
Catálogo
Instrumento de pesquisa organizado segundo
critérios temáticos, cronológicos, onomásticos ou
toponímicos, reunindo a descrição individualizada
de documentos pertencentes a um ou mais fundos,
de forma sumária ou analítica.

26
Repertório
Instrumento de pesquisa no qual são descritos
pormenorizadamente documentos, pertencentes a
um ou mais fundos e/ou coleções, selecionados
segundo critérios previamente definidos.
INSTRUMENTOS DE PESQUISA
AUXILIAR (Dicionário Brasileiro de
Terminologia Arquivística)
Índice
Relação sistemática de nomes de pessoas, lugares,
assuntos ou datas contidos em documentos ou em
instrumentos de pesquisa, acompanhados das
referências para sua localização.
Tabela de Equivalência
Instrumento que estabelece uma correspondência
entre notações diferentes.
PROTOCOLO - Atividade do Arquivo Corrente
a) Serviço encarregado do recebimento, registro,
classificação, distribuição, controle da tramitação
e expedição de documentos. (Dicionário Brasileiro de
Terminologia Arquivística)
b) Serviço encarregado do recebimento, registro,
autuação, classificação, distribuição, controle da
tramitação e expedição de documentos. Também
referido como unidade protocolizadora
(Conarq – Res. 14)
c) Marilena Leite Paes considera as seguintes
atividades de protocolo: Recebimento e
Classificação; Registro e Movimentação.
A) B) C)
Recebimento;
Registro;
Classificação;
Distribuição;
Controle da
tramitação e
expedição de
documentos.
Recebimento;
Registro;
Classificação;
Distribuição;
Controle da
tramitação e
expedição de
documentos;
Autuação.
Recebimento;
Registro;
Classificação;
Movimentação.

27
ROTINAS DE PROTOCOLO
(Marilena Leite Paes)
Recebimento e Classificação
· Receber a correspondência;
· Separar a correspondência oficial da
particular;
· Distribuir a correspondência particular;
· Separar a correspondência oficial de
caráter ostensivo da correspondência de
caráter sigiloso;
· Encaminha a correspondência sigilosa aos
respectivos destinatários;
· Abrir a correspondência ostensiva;
· Tomar conhecimento da correspondência
pela leitura, verificando a existência de
antecedentes;
· Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se
os antecedentes não estiverem no Arquivo,
o Setor de Registro e Movimentação
informará onde se encontram e os
solicitará para ser feita a juntada;
· Interpretar e classificar a correspondência,
com base no código de assuntos adotado,
se for o caso;
· Apor carimbo de protocolo –
numerador/datador, sempre que possível,
no canto superior direito do documento;
· Anotar abaixo do número e da data a
primeira distribuição e o código de
assunto, se for o caso;
· Elaborar o resumo do assunto a ser
lançado na ficha de protocolo;
· Encaminhar os papéis ao Setor de Registro
e Movimentação.
Registro e Movimentação
Funciona como uma atividade de distribuição de
documentos. Faz o registro do documento
anotando dados de identificação, e encaminha os
documentos aos setores a que se destinam.
· Preparar a ficha de protocolo, em duas
vias, anotando: número de protocolo; data
de entrada; procedência, espécie, número e
data do documento; código e resumo do
assunto; primeira distribuição;
· Anexar a segunda via da ficha ao
documento, encaminhando-o ao seu
destino, juntamente com os antecedentes,
após o registro e as anotações pertinentes
nas respectivas fichas, se for o caso;
· Inscrever os dados constantes da ficha de
protocolo nas fichas de procedência e
assunto, arquivando-as em seguida;
· Arquivar as fichas de protocolo em ordem
numérica;
· Receber dos vários setores os documentos
a serem redistribuídos; anotar nas
respectivas fichas o novo destino;
· Encaminhar os documentos aos
respectivos destinos, de acordo com
despacho de autoridade competente.
Autuação – Formação de Processos
Expedição – Controle de Documentos Emitidos

28
Questões de Provas
ANATEL – CESPE - 2008
54 O registro dos documentos que
chegam a um órgão público deve ser
feito no setor de protocolo e consiste
na reprodução dos dados do
documento destinada a controlar a
movimentação e fornecer dados de
suas características fundamentais
aos interessados.
MCT – CESPE - 2008
55 Após o cadastramento do
processo e(ou) documento, deve ser
feito um controle das
movimentações, conhecidas como
tramitação, visando a sua
localização física e a prestação de
informações às partes interessadas.
MI – CESPE - 2009
56 O recebimento, o registro, a
movimentação e a expedição de
documentos são atividades de
responsabilidade do setor de
protocolo.
MI – CESPE - 2009
57 A autuação mencionada na
situação descrita é o termo que
caracteriza a abertura do processo.
MI – CESPE - 2009
58 O controle da tramitação dos
processos pelos setores de trabalho
responsáveis pela condução dos
assuntos tratados nos processos é de
responsabilidade do setor de
protocolo e dos próprios setores de
trabalho por onde tramitam os
processos.
MMA – CESPE - 2009
59 A inclusão de dados sobre o
documento em uma base de dados é
conhecida como registro de
documentos e faz parte das
atividades de protocolo, vinculadas
aos arquivos correntes.
MS – CESPE - 2008
60 O recebimento e a expedição dos
documentos em um órgão público
são tarefas realizadas pelo protocolo.
MTE – CESPE - 2008
61 A entrada de um documento em
um ministério, por exemplo, exige
seu registro em um sistema de
protocolo manual ou informatizado.
Esse registro é realizado com o
objetivo de se extrair informações
específicas de acesso (data, número
do documento, destinatário, origem,
assunto etc.) do documento para seu
controle.
62 As rotinas do setor de protocolo
incluem atividades de
A) classificação, registro, avaliação
e empréstimo de documentos.
B) recebimento, classificação,
registro e movimentação de
documentos.
C) recebimento, eliminação e
empréstimo de documentos.
D) ordenação, classificação e
avaliação de documentos.
E) registro de processos,
classificação e avaliação de
documentos.
PF/ESCRIVÃO CESPE - 2009
63 O protocolo é a porta de entrada e
de saída dos documentos de uma
instituição e, por suas características,
faz parte das atividades dos arquivos
correntes.

29
DPU –CESPE - 2010
64 A finalidade da adoção da guia-fora
nos arquivos consiste em
A) possibilitar a identificação dos
documentos arquivados
equivocadamente.
B) indicar os documentos que foram
retirados do arquivo.
C) facilitar o rearquivamento dos
documentos.
D) registrar os descartes efetuados
no acervo arquivístico.
E) indicar os documentos que estão
destinados a restauração.
recursos)
44 C 55 C
45 E 56 C
46 E 57 C
47 C 58 C
48 E 59 C
49 E 60 C
50 E 61 C
51 C 62 B
52 C 63 C
53 E 64 C
54 C
BIBLIOGRAFIA CITADA
BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar
documentos de arquivos. São Paulo: Arquivo do
Estado, 1998. 89 p. Disponível
em:http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_c
olecao_como_fazer/cf1.pdf.
CONARQ – Resolução 14. Disponível
Em:http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/
Media/resolucao_14.pdf.
http://www.arquivonacional.gov.br/Media/Dicio
n%20Term%20Arquiv.pdf.
GONÇALVES, Janice. Como classificar e
ordenar documentos de arquivo. São Paulo:
Arquivo do Estado, 1998. Disponível em:
http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_colec
ao_como_fazer/cf2.pdf.
p.

30
MÓDULO 4 – Tecnologias aplicadas à gestão
documental (GED e Microfilmagem).
MICROFILMAGEM
“Art. 3° Entende-se por microfilme, para fins
deste Decreto, o resultado do processo de
reprodução em filme, de documentos, dados e
imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos,
em diferentes graus de redução”. (Decreto Nº
1.799 de 30/01/1996).
Lei 5.433 de 08 de maio de 1968
Regula a microfilmagem de documentos
oficiais e dá outras providências.
Decreto 1.799 de 30 de janeiro de 1996
Regulamenta a Lei 5.433/68.
Portaria nº 12 de 8 de junho de 2009
Secretaria Nacional de Justiça - dispõe
sobre o registro e a fiscalização do
exercício da atividade de microfilmagem
de documentos.
Vantagens da Microfilmagem
Integridade das informações. Segurança contra
fraudes e arquivamento incorreto, facilidade de
pesquisas através de Leitores de Microfilme.
Segurança: Duas vias de microfilme, original e
cópia, proporcionando à Microfilmagem total
segurança.
Rapidez de acesso: Fácil pesquisa, com auxílio
de índices em banco de dados, busca das
informações em poucos minutos e cópias em
papel se necessário.
Redução do espaço ocupado: até 98% de
redução de espaço físico dos arquivos.
Confiabilidade: Através do microfilme obtem-se
total durabilidade de arquivo.
Legalidade: A Microfilmagem possui uma
legislação própria.
Compatibilidade: A Microfilmagem é
compatível com as mídias magnéticas e ópticas.
MICROFORMAS
Termo genérico para designar todos os tipos de
suporte contendo microimagens.
Principais Bitolas
16mm (até A4)
35mm (Grandes Formatos, Plantas)
105 mm (Micropublicações, Microfichas)
PRINCIPAIS MICROFORMAS
Rolo de Microfilme
O rolo de microfilme é a microforma básica, a
primeira a ser utilizada e que serviu de origem à
maioria das microformas conhecidas. Apresenta o
menor custo por imagem filmada. Proporciona
perfeita integridade de arquivo.
O rolo de microfilme não se presta à
microfilmagem de informações sujeitas a
atualizações constantes em seus diversos itens,
servindo apenas nos casos de arquivos que
possuam somente crescimento seqüencial
numérico ou cronológico.
As larguras mais usadas são 16mm para
documentação administrativa e os de 35mm para
arquivos técnicos de plantas, mapas, livros, etc.

31
Jaqueta
A jaqueta é formada por duas folhas de poliéster
especial, transparentes e muito finas, unidas a
intervalos regulares de 16mm ou 35mm,
formando canais, que permanecem abertos nas
extremidades, por onde serão inseridas as tiras de
microfilme.
As jaquetas podem ter canaletas de 16mm, 35mm,
ou mistas. O tamanho padrão de uma jaqueta é
105mm x 148mm.
Suas principais vantagens são a possibilidade de
atualização por itens independentes de arquivo, a
facilidade de disseminação da informação e o
baixo custo dos aparelhos de leitura.
Cada Jaqueta possui uma tarja que serve para
indexação, possível por meio de vários recursos
como a datilografia, cores, ranhuras etc.
Microficha
A microficha nada mais é que uma folha de filme,
normalmente da largura superior a 70mm. A
microficha considerada padrão e a mais usada é a
de 105mm x 148mm. Sua capacidade pode variar
de 60 a 420 fotogramas. As microfichas podem
ser geradas de muitas maneiras diferentes, entre
elas as mais comuns são:
- Duplicando uma jaqueta
- Montando tiras de filmes
- Utilizando uma câmara planetária tipo
“Step Repeat”
- Utilizando uma câmara C.O.M.
EQUIPAMENTOS DE MICROFILMAGEM
Microfilmadoras Planetárias
Composta de uma base fixa onde está o campo
fotográfico, a unidade filmadora deste
equipamento está posicionada sobre o campo
fotográfico. Tanto o documento quanto o filme
estão parados no momento da microfilmagem.

32
Microfilmadoras Rotativas
Utilizada para microfilmar documentos
padronizados, possui um sistema de transporte por
meio de esteiras ou correias que conduzem o
documento para o interior da máquina. Na
microfilmadora rotativa tanto o documento quanto
o filme estão em movimento no momento da
microfilmagem.
Processadoras
Após a microfilmagem as processadoras
transformam a imagem latente em imagens
visíveis.
Duplicadores
Utilizado para fazer cópias das microformas.
Leitores Simples
Utilizados para a consulta das microformas, os
leitores simples se restringem apenas a consulta.
Leitores Copiadores
Diferente dos leitores simples, os leitores
copiadores possibilitam imprimir e/ou digitalizar a
imagem.
Scanner de Microfilme
Utilizado para digitalizar diretamente da película
com alta capacidade de produção

33
GED – GERENCIAMENTO ELETRÔNICO
DE DOCUMENTOS
É um conjunto de tecnologias que permite o
gerenciamento de documentos de forma digital.
Tais documentos podem ser das mais variadas
origens e mídias, como papel, microfilme, som,
imagem e mesmo arquivos já criados na forma
digital.
Document Imaging
É o processo que permite armazenar e gerenciar
imagens de documentos digitalizados. Os
documentos originalmente em mídias analógicas
(papel, mirofilme,...) deverão ser convertidos
através de processos de digitalização.
A principal vantagem é o armazenamento e a
diminuição do volume físico dos documentos.
13.000 páginas A4 digitalizadas
cabem em 1 CD-ROM. (700 MB).
Outro aspecto importante é com relação à
disponibilidade e acessibilidade. O mesmo
documento pode ser disponibilizado para consulta
de mais de uma pessoa ao mesmo tempo, e
acessibilidade pode ser restringida através de
senhas.
Workflow
Ferramenta para armazenamento, recuperação e
tramitação de Documentos, o termo Workflow
refere-se ao modo como os documentos são
processados.
Com os documentos convertidos para imagens,
era preciso uma tecnologia que substituísse o
processo humano de trâmite de documentos em
papel. Surgiu então a tecnologia de Workflow
para imagens de documentos
O Work Flow é uma poderosa ferramenta no
processo de tomadas de decisões onde é
necessário um intenso trâmite de documentos
muitas vezes até em cidades e países diferentes.
Vantagens:
- Incremento ao Tramite
- Informação “just in time”.
Questões de Provas
65 O microfilme de substituição é
aquele que serve à preservação das
informações contidas em
documentos que são eliminados,
tendo em vista a racionalização e o
aproveitamento de espaço.
66 O documento digitalizado tem o
mesmo valor legal do documento em
suporte papel, podendo, até, ser
apresentado em juízo.
67 Assinale a opção correta com
relação à microfilmagem e ao uso
das novas tecnologias.
A) A microfilmagem permite a
redução do espaço físico na guarda
de documentos, mas o seu uso ainda
é restrito devido à não aceitação do
microfilme como prova legal.
B) A migração de suportes é uma
técnica importante para combater a
rápida obsolescência dos software e
hardware, que compromete a
preservação de documentos digitais.
C) A digitalização de documentos é
vantajosa, pois permite o acesso
múltiplo e simultâneo aos
documentos e, além disso, possui
ampla aceitação legal.
D) A opção pelo uso da
microfilmagem deve embasar-se
apenas no exame dos custos ou da
economia decorrentes de seu
emprego.
E) A microfilmagem, por limitações
técnicas, é restrita aos
documentos em suporte papel.

34
PF/ESCRIVÃO – CESPE - 2009
68 A microfilmagem é grande aliada
da redução de espaço ocupado pelos
documentos arquivísticos em papel,
bem como da preservação dos
documentos originais. Entretanto, no
caso dos documentos considerados
de valor permanente, a
microfilmagem não permite a
eliminação dos documentos
originais.
69 Os documentos originais
considerados de guarda permanente
somente poderão ser eliminados
depois de microfilmados e
digitalizados.
70 O problema relacionado à
obsolescência dos equipamentos e
dos programas de informática, que
compromete a preservação de
documentos digitais, pode ser
resolvido com o uso de laminação..
TRE-GO – CESPE - 2008
71 Com relação à alteração do
suporte da informação em arquivos,
A) A atual legislação somente
autoriza a eliminação de documentos
permanentes após sua reprodução
por meio dos processos de
microfilmagem ou digitalização,
desde que garantida a autenticidade
da cópia.
B) Qualquer proposta de alteração
de suporte das informações
arquivísticas deve levar em
consideração as questões legais,
garantias jurídicas, normalização de
procedimentos, padrões de qualidade
estabelecidos pela legislação
brasileira. É necessário considerar,
ainda, as peculiaridades de cada
órgão, além de realizar estudos de
viabilidade econômica.
C) As vantagens da alteração do
suporte de documentos de arquivo,
incluem: agilizar o arquivamento das
informações por tornar
desnecessária a organização dos
documentos; facilitar o intercâmbio
com outras entidades; proporcionar
acesso às informações em redes;
reduzir a ocupação e melhorar o
aproveitamento do espaço; reduzir
custos de manutenção.
D) Apesar de ser um processo de
reprodução de documentos
tradicionalmente muito utilizado, a
microfilmagem não deve ser
realizada quando houver intenção de
eliminar os originais, pois tal
processo não pode, em circunstância
alguma, ter validade em juízo.
recursos)
65 C 66 E
67 B 68 C
69 E 70 E
71 B
BIBLIOGRAFIA CITADA
AVEDON, D. M. GED de A a Z: tudo sobre
GED – gerenciamento eletrônico de documentos
BRASIL. Lei 5.433 de 08 de maio de 1968.
BRASIL. Decreto 1.799 de 30 de janeiro de
1996.
2005. 232p.
SOUZA NETO, J. M. de. O microfilme. São
Paulo: CENADEM.

36
MÓDULO 5 – Preservação Documental
PRESERVAÇÃO
Norma Cianflone Cassares Dicionário Brasileiro de
Terminologia Arquivística
É um conjunto de medidas
e estratégias de ordem
administrativa, política e
operacional que
contribuem direta ou
indiretamente para a
preservação da integridade
dos materiais.
Prevenção da deterioração
e danos em documentos,
por meio de adequado
controle ambiental e/ou
tratamento físico e/ou
químico.
CONSERVAÇÃO
É um conjunto de ações
estabilizadoras que visam
desacelerar o processo de
degradação de documentos
ou objetos, por meio de
controle ambiental e de
tratamentos específicos
(higienização, reparos e
acondicionamento).
Promoção da preservação e
da restauração dos
documentos.
RESTAURAÇÃO
É um conjunto de medidas
que objetivam a
estabilização
ou a reversão de danos
físicos ou químicos
adquiridos pelo documento
ao longo do tempo e do
uso, intervindo de modo a
não comprometer
sua integridade e seu
caráter histórico.
Conjunto de
procedimentos específicos
para recuperação e reforço
de documentos
deteriorados
e danificados.
CARACTERÍSTICAS DO PAPEL
O papel é um suporte “HIGROSCÓPICO”, isto é,
tem a capacidade de absorver e expelir umidade
de acordo com o meio em que esteja, com esta
troca de umidade com o meio ele sofre dilatação e
contração das fibras. O controle do conjunto de
elementos ambientais é fundamental para a
preservação dos acervos.
FATORES AMBIENTAIS
Temperatura e Umidade Relativa do AR
A temperatura ideal deve ser mantida em torno
dos 20º C, e a umidade em 50%. Esse equilíbrio
deve ser mantido, pois, a umidade elevada
associada com a temperatura alta atuam como
agentes facilitadores da proliferação de fungos e
bactérias, bem como garante características
propícias para infestação por animais. Já a baixa
umidade resseca o papel tornando-o quebradiço.
É importante fazer o monitoramento do ambiente
através do “Termo-Higrômetro”, e garantir uma
boa circulação do ar.
Radiação da Luz
O Controle da luminosidade é um elemento que
contribui para a preservação dos documentos. A
incidência luz natural ou artificial sobre os
documentos causa danos de forma irreversível,
modificando cores, escurecendo, e ressecando o
papel.
Qualidade do Ar
É importante controlar a qualidade do ar pois nele
temos dois elementos que podem comprometer a
segurança dos documentos, os gases que
provocam reações químicas formando ácidos que
danificam os documentos, e as partículas sólidas
que se encontram em suspensão.

37
AGENTES BIOLÓGICOS
Os agentes biológicos de deterioração de acervos
são, entre outros, os insetos (baratas, brocas,
cupins), os roedores e os fungos, cuja presença
depende quase que exclusivamente das condições
ambientais reinantes nas dependências onde se
encontram os documentos.
Para que atuem sobre os documentos e proliferem,
necessitam de conforto ambiental e alimentação.
O conforto ambiental para praticamente todos os
seres vivos está basicamente na temperatura e
umidade relativa elevadas, pouca circulação de ar,
falta de higiene.
INTERVENÇÃO HUMANA
O homem é um dos maiores agentes de
deterioração dos documentos.
Vandalismo
Ataques a arquivos, e extravio e roubo de
documentos são atos intencionais que podem ser
minimizados com uma política de acesso e
segurança dos documentos.
Acondicionamento
O acondicionamento deve ser feito de forma
adequada utilizando materiais próprios para cada
suporte documental. Essa prática vai garantir a
proteção física aos documentos. Deve-se utilizar o
mobiliário e invólucros com padrão arquivístico.
A utilização de forma correta dos invólucros
(envelopes, pastas, caixas) também são
importantes para garantir a integridade
documental, visto que a prática mais comum é a
superlotação dos invólucros, danificando os
documentos na sua manipulação de retirada e
guarda.
PROCEDIMENTOS TÉCNICOS
Acondicionamento
Embalagem ou guarda de documentos visando à
sua preservação e acesso.
climatização
Processo de adequar, por meio de equipamentos, a
temperatura e a umidade relativa do ar a
parâmetros favoráveis à preservação dos
documentos.
controle ambiental
Conjunto de procedimentos para criação e
manutenção de ambiente de armazenamento
propício à preservação, compreendendo controle
de temperatura, da umidade relativa, da qualidade
do ar, da luminosidade, bem como prevenção de
infestação biológica, procedimentos de
manutenção, segurança e proteção contra fogo e
danos por água.
desacidificação
Processo pelo qual o valor do pH do papel é
elevado a um mínimo de 7, com vistas à sua
preservação.
desinfecção
Processo de destruição ou inibição da atividade de
microorganismos.
desinfestação
Processo de destruição ou inibição da atividade de
insetos.
desumidificação
Redução da umidade relativa do ar em áreas
determinadas, por meio de processos mecânicos
ou químicos.

38
encapsulação
Processo de preservação no qual o documento é
protegido entre folhas de poliéster transparente,
cujas bordas são seladas.
fumigação
Exposição de documentos a vapores químicos,
geralmente em câmaras especiais, a vácuo ou não,
para destruição de insetos, fungos e outros
microorganismos.
higienização
Retirada, por meio de técnicas apropriadas, de
poeira e outros resíduos, com vistas à preservação
dos documentos.
laminação
Processo de restauração que consiste no reforço
de documentos deteriorados ou frágeis,
colocando-os entre folhas de papel de baixa
gramatura, fixadas por adesivo natural, semi-sintético
ou sintético, por meio de diferentes
técnicas, manuais ou mecânicas.
planificação
Aplainamento mediante pressão, de documentos
dobrados, enrolados ou amarrotados.
reencolagem
Encolagem que visa restituir ao papel a substância
adesiva original perdida.
secagem a vácuo
Tratamento de documentos molhados mediante
gradual retirada de ar e elevação de temperatura.
secagem por congelamento
Tratamento de documentos molhados por
congelamento e subseqüente secagem mediante
vácuo e gradual elevação de temperatura.
Também chamado liofilização ou secagem a frio.
umidificação
Procedimento em que documentos quebradiços e
ressecados são colocados numa atmosfera úmida
para readquirirem flexibilidade pela absorção
gradual do vapor d'água.
velatura
Processo de restauração que consiste na aplicação
de reforço de papel ou tecido em qualquer face de
uma folha.
Questões de Provas
TRE-MT – CESPE – 2009
72 A conservação compreende os
cuidados prestados aos documentos
e, consequentemente, ao local de sua
guarda. Com referência à
conservação e restauração de
documentos de arquivo, assinale a
opção correta.
A) O ar seco é um elemento que
beneficia as condições físicas do
papel.
B) A temperatura ideal para
conservação dos documentos em um
depósito de arquivo deve ser
superior a 24o C.
C) O alisamento é um método
eficiente de combate aos insetos e
todos os outros tipos de pragas que
podem atacar o papel.
D) A limpeza dos documentos em
papel, fase posterior à fumigação,
pode ser feita em mesas
higienizadoras ou com um pano
macio, uma escova ou um aspirador.
E) A desinfestação consiste em
mergulhar o documento em banho
de gelatina ou cola, aumentando,
assim, a resistência das fibras do
papel.

39
PF/ESCRIVÃO – CESPE – 2009
73 A luz solar, o ar seco, a elevada
umidade, o mofo, as grandes
variações de temperatura e a poeira
são, a médio e longo prazos,
prejudiciais à conservação dos
documentos.
74 O alisamento é uma das
operações de restauração de
documentos mais utilizadas em
países tropicais.
75 O ar seco e a alta umidade são
fatores de enfraquecimento do papel.
76 A higienização mecânica dos
documentos feita com uma trincha
ou uma flanela é uma ação
importante para a conservação dos
documentos em papel.
77 O processo químico mais efetivo
para a desinfestação e desinfecção
de materiais arquivísticos é a
emulação.
MS – CESPE - 2008
78 A ação antrópica não interfere na
degradação dos arquivos.
MS – CESPE - 2008
79 A higienização de documentos é
um procedimento em que
documentos quebradiços e
ressecados são colocados em uma
atmosfera úmida para readquirirem
flexibilidade.
MS – CESPE - 2008
80 A higienização e o
acondicionamento são ações de
conservação dos documentos.
MS – CESPE - 2008
81 O ar seco e a umidade são fatores
de enfraquecimento do papel.
TRE/GO – CESPE - 2008
82 A respeito da preservação da
integridade dos documentos,
A) Preservação é o nome dado ao
processo de exposição de uma peça
documental a vapores químicos,
dentro de câmaras especiais a vácuo,
para destruição de insetos e fungos,
resultando na polimerização do
documento.
B) Denomina-se conservação o
conjunto de atividades que visam à
preservação dos documentos, isto é,
ações realizadas com o objetivo de
desacelerar os processos de
degradação por meio de controle
ambiental e de tratamentos
específicos, como higienização,
acondicionamento, reparos e outros.
C) A limpeza do depósito do arquivo
deve ser rigorosa para evitar a
proliferação de fungos e insetos; o
chão deve ser limpo com pano
umidecido em uma mistura de água,
solventes, cera e substâncias
bactericidas. Uma vez por mês, pelo
menos, as estantes devem ser limpas
com a mesma mistura.
D) A luz natural e o calor são
prejudiciais aos documentos.
Recomenda-se, para o local de
armazenamento, a utilização de
lâmpadas fluorescentes, por não
produzirem calor nem radiação
ultravioleta (UV), e o uso de
condicionadores de ar para manter a
temperatura abaixo de 5 graus
durante o dia. Durante a noite, os
aparelhos podem ser desligados,
para reduzir os custos e o risco de
incêndio.

40
TRE/MA – CESPE - 2009
83Quanto à preservação, à
conservação e à restauração de
documentos, assinale a opção
correta.
A) A desinfestação e o alisamento
são técnicas de restauração de
documentos.
B) A higienização dos documentos
consiste em mergulhar o documento
em banho de gelatina.
C) O silking é um método de
desinfestação que combate os
insetos e apresenta maior eficiência
que a fumigação.
D) A conservação compreende os
cuidados prestados aos documentos
e não se refere ao local de guarda.
E) A luz do dia e a umidade são
prejudiciais à conservação do acervo
documental.
TRE/MG – CESPE - 2008
84 A respeito da preservação,
conservação e restauração de
documentos, assinale a opção
correta.
A) Todos os documentos
transferidos ao arquivo
intermediário devem ser
higienizados e restaurados.
B) A laminação é uma das técnicas
de higienização mais utilizada na
conservação de documentos.
C) A umidade mais alta e a baixa
temperatura são condições ideais
para a preservação dos documentos
arquivísticos em papel.
D) As principais operações de
conservação dos documentos são:
desinfestação, limpeza, alisamento e
restauração.
E) A luz solar é menos nociva que a
luz artificial na conservação e na
preservação dos documentos de
arquivo.
recursos)
72 D 73 C
74 E 75 C
76 C 77 E
78 E 79 E
80 C 81 C
82 B 83 E
84 D
BIBLIOGRAFIA CITADA
CASSARES, Norma Cianflone. Como fazer
conservação preventiva em arquivos e
bibliotecas. São Paulo: Arquivo do Estado, 2000.
70 p.
2005. 232p.
p.

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