Atelier de dépôt dans HAL
Françoise Gouzi
Correspondante HAL UTM
Université Toulouse 2-Le Mirail
“Pourquoi publier en Open Access?”:

http://openarchiv.hypotheses.org/705
Brève histoire des AO et du libre accès
 Potentiel des nvx supports électroniques
 Crise du système traditionnel
 Augme...
Marchandisation de l’information
scientifique
 L’abonnement ne confère plus droit de propriété sur
l’information : droit ...
Le patrimoine scientifique à l’ère numérique:
tout chez l’éditeur
PUBLICATION dans des
revues à accès gratuit
Voie dorée ou Gold Access
 Revues hybrides
AUTOARCHIVAGE : les chercheurs
dép...
Quelques chiffres….HAL
Env. 275.000 documents en texte intégral, dont
51.000 en SHS (soit 18% des dépôts)
40.600 thèses ...
Le portail HAL-UTM
http://hal-univ-tlse2.archives-ouvertes.fr/

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12 collections/
19 équipes et UMR
Engagement des établissements d’enseignement sup.
2006 et 2013 : signature du protocole d’accord interétablissements (26)...
Visibilité mondiale de HAL

Sur env. 1600 portails
http://repositories.webometrics.info

Ranking web of world repositories
Les arguments…pour le chercheur
1 Visibilité nationale et internationale…
1.1 le libre accès…augmente le taux de citation ...
Les arguments…pour le laboratoire
1 L’utilisation institutionnelle
1.1 Recenser les travaux et les publications du laborat...
LE DEPÔT
Texte déposé sur HAL = travail achevé de recherche,
conforme aux usages scientifiques dans la discipline (conten...
Pense-bête avant dépôt
 Regarder dans HAL-SHS ou ds ma collection HAL (Consultation
par auteur) si j’ai déjà des dépôts e...
RAPPEL type de fichiers à déposer
 Fichier auteur, avant soumission il vs appartient
 Version pre-print est celle que l’...
La question des droits (1/3)
Le dépôt en accès libre ne remet pas en cause les droits de
propriété intellectuelle des aute...
La question des droits (2/3)
3. Si votre document a été confié à un éditeur ou à un
diffuseur :
- Si pas de CONTRAT ECRIT ...
La question des droits (3/3)
- Si le contrat a prévu la possibilité de diffuser le document en
accès ouvert APRES UN CERTA...
Et comment le savoir ?
 SHERPA/ROMEO : http://www.sherpa.ac.uk/romeo/ : positions sur l’autoarchivage d’éditeurs anglo-sa...
Rien dans Héloïse ni Sherpa-Romeo ?
• Soit, déposez votre fichier auteur !

• Soit, contactez votre référent HAL en lui fo...
LES ÉTAPES DU DÉPÔT
Le dépôt d’un document se fait en 6 étapes :
1. Identification sur HAL SHS
2. Sélection du type de doc...
1. Identification
 Se connecter au portail HAL UTM
http://hal-univ-tlse2.archives-ouvertes.fr/

 S’identifier (rubrique ...
2. Sélection du type de document
Une fois dans votre
“espace”, cliquer sur
l’onglet “déposer”

Sélectionner dans la
list...
3. Les Métadonnées ou champs à remplir
Remplir attentivement le formulaire
= champ obligatoire avec flèche orange (HAL-SH...
4. Les auteurs et leurs laboratoires
 Ajout < Nouvel auteur (champ libre = attention doublons, si vous
êtes déjà ds HAL, ...
5. Le dépôt des fichiers
Attention l’intitulé du
fichier doit être “court”
Choisir format fichier PDF
(si possible ADOBE...
6. Etape « droits »
 Renseigner obligatoirement la rubrique “origine des fichiers
déposés”
 Soit vous déposez un fichier...
Récapitulation
Relire attentivement la fiche récapitulative

Vous pouvez encore faire des modifications en
revenant sur ...
Le cas des notices bibliographiques
 Certaines revues électroniques encouragent
seulement le signalement de l’article, ma...
Les services : les alertes mail
Dans la rubrique Mon Espace<Mes alertes, vous avez la
possibilité de vous abonner pour rec...
Les services : Statistiques par chercheur/ par labo
Entre mars 2012 et avril 2013
Documentation en ligne
L’aide à l’utilisation de HAL :
• Les tutoriels de HAL
• Le manuHAL, manuel complet de l’utilisateu...
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  1. 1. Atelier de dépôt dans HAL Françoise Gouzi Correspondante HAL UTM Université Toulouse 2-Le Mirail
  2. 2. “Pourquoi publier en Open Access?”: http://openarchiv.hypotheses.org/705
  3. 3. Brève histoire des AO et du libre accès  Potentiel des nvx supports électroniques  Crise du système traditionnel  Augmentation régulière journaux et articles produits  Coût moyen/revue a dépassé le coût de l'inflation,  MAIS les budgets des BU stagnent ! Rôle important des bibliothécaires dans le mvt des AO  alerte du corps enseignant et administrateurs sur la crise provoquée par la croissance du coût des abonnements aux revues savantes.
  4. 4. Marchandisation de l’information scientifique  L’abonnement ne confère plus droit de propriété sur l’information : droit d’accès temporaire (une année)  En cas de désabonnement, perte totale  Et l’information reste archivée sur les serveurs de l’éditeur
  5. 5. Le patrimoine scientifique à l’ère numérique: tout chez l’éditeur
  6. 6. PUBLICATION dans des revues à accès gratuit Voie dorée ou Gold Access  Revues hybrides AUTOARCHIVAGE : les chercheurs déposent leurs articles (pré- ou postpublication) dans des réservoirs dediés. Voie verte ou Green Access
  7. 7. Quelques chiffres….HAL Env. 275.000 documents en texte intégral, dont 51.000 en SHS (soit 18% des dépôts) 40.600 thèses sur TEL 600.000 auteurs référencés près de 2800 dépôts/mois  2739 collections  Env. 100 portails
  8. 8. Le portail HAL-UTM http://hal-univ-tlse2.archives-ouvertes.fr/ 2978 5243 12 collections/ 19 équipes et UMR
  9. 9. Engagement des établissements d’enseignement sup. 2006 et 2013 : signature du protocole d’accord interétablissements (26) pour le développement des AO « se doter de moyens d’identification, de diffusion, de valorisation et de suivi de la production scientifique de leurs EC et C. » et de conservation pérenne !! Incitation institutionnelle : CNRS, MESR, ANR, Open Access, C.E Horizon 2020  incitation au dépôt en AO (embargo max 12 mois / SHS)
  10. 10. Visibilité mondiale de HAL Sur env. 1600 portails http://repositories.webometrics.info Ranking web of world repositories
  11. 11. Les arguments…pour le chercheur 1 Visibilité nationale et internationale… 1.1 le libre accès…augmente le taux de citation (3 à 5 x plus) 1.2 une meilleure diffusion et visibilité : Google, Google Scholar… 1.3 liens avec la communauté scientifique : dialogue 2 Un dépôt unique et simplifié 2.1 mise en ligne rapide et simple des résultats de la recherche 2.2 une datation des dépôts et donc des travaux 2.3 un archivage à long terme : pérennité et citation stable 3 Des services en plus 3.1 une seule saisie…un gain de temps 3.2 liste de publications…pour un cv, un rapport, un site web 3.3 Statistiques individuelles
  12. 12. Les arguments…pour le laboratoire 1 L’utilisation institutionnelle 1.1 Recenser les travaux et les publications du laboratoire et améliorer leur diffusion 1.2 Augmenter la visibilité du laboratoire : les COLLECTIONS HAL 2 Les services pour l’institution 2.1 Exportation de liste de publication et pages web  alimentation site web de l’institution 2.2 Le rapport quinquennal : gain de temps, exportation automatique par type de document, par date et avec plusieurs formats
  13. 13. LE DEPÔT Texte déposé sur HAL = travail achevé de recherche, conforme aux usages scientifiques dans la discipline (contenu comparable aux manuscrits soumis aux CL de revues scientifiques, ouvrages collectifs, etc. ) Tout dépôt du texte intégral est définitif dans HAL – système de versionning (V1, V2, V3….) les versions se superposent !! Notice bibliographique  peut être supprimée
  14. 14. Pense-bête avant dépôt  Regarder dans HAL-SHS ou ds ma collection HAL (Consultation par auteur) si j’ai déjà des dépôts et lesquels (notices /PDF)  Un dépôt peut être visible ds plusieurs collections ou portails HAL (les dépôts sont tamponnées automatiquement en fonction de l’affiliation labo code alphnum UMR ou EA)  Avertir mes collègues si je fais un dépôt d’articles ou je suis en co-écriture avec eux  Me doter de mes références de publi complètes (fenêtre ouverte pdt le dépôt) et procéder par copier/coller pr éviter les erreurs de saisie
  15. 15. RAPPEL type de fichiers à déposer  Fichier auteur, avant soumission il vs appartient  Version pre-print est celle que l’on envoie à l’éditeur, avant les corrections du comité de lecture  Version post-print est la dernière version avant publication après les corrections du comité de lecture (ou « épreuves/final draft »)  Fichier Editeur ou « PDF éditeur » (il comporte la pagination et mise en page éditoriale) – soumis à embargo éventuel
  16. 16. La question des droits (1/3) Le dépôt en accès libre ne remet pas en cause les droits de propriété intellectuelle des auteurs. 1. Assurez-vous de l’accord, pour le dépôt dans l’archive, de vos coauteurs et autres contributeurs (photographes, illustrateurs, autres auteurs…). 2 . Si votre document n’a pas été confié à un éditeur ou à un diffuseur : Vous êtes libre de le déposer mais en cas de projet ultérieur de publication, pensez à informer votre éditeur de ce dépôt. Source site web CNRS-Direction des Affaires juridiques http://www.dgdr.cnrs.fr/daj/propriete/droits/droits7.htm
  17. 17. La question des droits (2/3) 3. Si votre document a été confié à un éditeur ou à un diffuseur : - Si pas de CONTRAT ECRIT de CESSION avec l’éditeur, Vous êtes libre de le déposer après la première publication (préférable d’informer votre éditeur) - Si le contrat conclu N’A PAS PREVU LA CESSION EXCLUSIVE des droits pour tous supports ou pour les supports électroniques, Vous êtes libre de le déposer.
  18. 18. La question des droits (3/3) - Si le contrat a prévu la possibilité de diffuser le document en accès ouvert APRES UN CERTAIN DELAI, Vous êtes libre de le déposer passé le délai. (Embargo) -Si le contrat a prévu la cession de vos droits A TITRE EXCLUSIF POUR TOUS SUPPORTS, ou pour le seul support électronique, pour la durée de la protection légale : Vérifiez la politique actuelle de l’éditeur en matière de libre accès diffusée sur son site, ou sur les sites dédiés à ces questions ……
  19. 19. Et comment le savoir ?  SHERPA/ROMEO : http://www.sherpa.ac.uk/romeo/ : positions sur l’autoarchivage d’éditeurs anglo-saxons (env. 1400 / 22.000 revues)  HELOISE : http://heloise.ccsd.cnrs.fr/: politique des droits de diffusion des revues sur différents supports (archives ouvertes, sites perso, intranet) pour les éditeurs français.  DULCINEA : http://www.accesoabierto.net/dulcinea/ les politiques des revues espagnoles
  20. 20. Rien dans Héloïse ni Sherpa-Romeo ? • Soit, déposez votre fichier auteur ! • Soit, contactez votre référent HAL en lui fournissant une référence bibliographique complète de l’article à déposer. Il centralisera les demandes par éditeur. • http://www.cnrs.fr/dist/ « Je publie, quels sont mes droits ? »
  21. 21. LES ÉTAPES DU DÉPÔT Le dépôt d’un document se fait en 6 étapes : 1. Identification sur HAL SHS 2. Sélection du type de document à déposer 3. Saisie des métadonnées (cad les informations structurées sur le document) 4. Saisie des auteurs + affiliation laboratoire(s) 5. Transfert des fichiers s’il s’agit d’un dépôt avec texte intégral 6. Droits et récapitulation des données saisies
  22. 22. 1. Identification  Se connecter au portail HAL UTM http://hal-univ-tlse2.archives-ouvertes.fr/  S’identifier (rubrique “S’authentifier”)
  23. 23. 2. Sélection du type de document Une fois dans votre “espace”, cliquer sur l’onglet “déposer” Sélectionner dans la liste le type de doc. dans les sous-menus successsifs.
  24. 24. 3. Les Métadonnées ou champs à remplir Remplir attentivement le formulaire = champ obligatoire avec flèche orange (HAL-SHS) ou bleu (HAL) Champ titre : saisie libre (“…” ou ital : non pris en charge) si le document existe déjà ds HAL le titre apparaîtra automatiquement en menu déroulant, cela veut dire qu’il est déjà ds HAL. Attention aux doublons ! Vous assure un meilleur référencement sur le web Champ mots clefs (règle des 5 max) séparés par “;” (non oblig pr notice et PDF ms recommandé !!) Champ résumé (non oblig pr dépôt notice ms recommandé !!)
  25. 25. 4. Les auteurs et leurs laboratoires  Ajout < Nouvel auteur (champ libre = attention doublons, si vous êtes déjà ds HAL, vs verrez apparaître votre nom)   Si doublon sur votre nom le signaler à votre référent HAL  Sélectionnez votre laboratoire dans liste des labo (liste déroulante contrôlée !!) tapez les premières lettres, cliquez puis validez "liste des laboratoires connus de Hal", ce qui assure automatiquement la qualité de la mention de la structure.  Champ “Equipe” = en champ libre pour signaler les axes ou équipes thématiques d’un laboratoire ( voir référent HAL pour le libellé utilisé afin d’éviter doublons)
  26. 26. 5. Le dépôt des fichiers Attention l’intitulé du fichier doit être “court” Choisir format fichier PDF (si possible ADOBE PRO /fichier protégé) “Parcourir” =télécharger le fichier depuis clef USB ou ordinateur Cliquer sur “Transférer”
  27. 27. 6. Etape « droits »  Renseigner obligatoirement la rubrique “origine des fichiers déposés”  Soit vous déposez un fichier “auteur” (c’est le vôtre) soit vous déposez un fichier avec mise en page éditeur dont vous avez obtenu l’autorisation de dépôt sur HAL  Vérif. en ligne des politiques d’autoarchivage/éditeurs:  http://heloise.ccsd.cnrs.fr/ (éditeurs francophones)  http://www.sherpa.ac.uk/romeo/ (éditeurs anglosaxons)  http://www.accesoabierto.net/dulcinea/ (revues espagnoles)
  28. 28. Récapitulation Relire attentivement la fiche récapitulative Vous pouvez encore faire des modifications en revenant sur les étapes précédentes Déterminez le moment du dépôt (embargo si besoin max. 2 ans) A l’issue de la vérification cliquer sur “Dépôt”
  29. 29. Le cas des notices bibliographiques  Certaines revues électroniques encouragent seulement le signalement de l’article, mais pas le dépôt du PDF. (pour revues.org OK dépôt PDF!!)  Pour ces titres, vous utiliserez le champ COMMENTAIRES pour signaler :  « Disponible en ligne : URL de l’article » et ne déposerez donc qu’une notice bibliographique de l’article.
  30. 30. Les services : les alertes mail Dans la rubrique Mon Espace<Mes alertes, vous avez la possibilité de vous abonner pour recevoir les nouvelles publications déposées en choisissant des critères : la fréquence, le type, le domaine, mots clefs.
  31. 31. Les services : Statistiques par chercheur/ par labo
  32. 32. Entre mars 2012 et avril 2013
  33. 33. Documentation en ligne L’aide à l’utilisation de HAL : • Les tutoriels de HAL • Le manuHAL, manuel complet de l’utilisateur. • Le guide du dépôt et du bon usage de HAL. Ces documents sont tous accessibles en ligne directement sur le site du CCSD. ManuHAL http://www.ccsd.cnrs.fr/support.html

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