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Atelier de dépôt dans HAL
Françoise Gouzi
Correspondante HAL UTM
Université Toulouse 2-Le Mirail
Introduction :
une vidéo très pédagogique sur l’open access !
“Pourquoi publier en Open Access?”:
1. Contexte économique et
historique
1.1. L’édition scientifique
1.2. Le Libre Accès et les archives
ouvertes
1.1. L’édition scientifique
 L’abonnement ne confère plus les droits de propriété
sur l’information : droit d’accès temporaire et
marchandisation de l’information
 En cas de désabonnement, perte totale
 Et l’information reste archivée sur les serveurs de
l’éditeur
Le patrimoine scientifique à l’ère numérique
1.2. Le libre accès et les archives ouvertes
 Potentiel des nvx supports électroniques
 Crise du système traditionnel
 Augmentation régulière journaux et articles produits
 Coût moyen/revue a dépassé le coût de l'inflation,
 MAIS les budgets des BU stagnent !
Rôle important des bibliothécaires dans le mvt des AO 
alerte du corps enseignant et administrateurs sur la crise
provoquée par la croissance du coût des abonnements aux
revues savantes.
PUBLICATION dans des
revues en Libre Accès
Voie dorée ou Gold Access
AUTOARCHIVAGE : les chercheurs
déposent leurs articles  réservoirs
dediés (archives ouvertes)
Voie verte ou Green Access
2. La plateforme HAL
2.1. Contexte
2.2. Caractéristiques de HAL
2.3. Visibilité mondiale
2.1. Contexte : engagement et incitation
Quand ? 2006 … 2013
Quoi ? Convention de partenariat inter-établissements en
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Qui ? AMUE, CPU, CGE, 22 établissements
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 La grande majorité des dépôts dans HAL sont des
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 E-ISSN / ISSN
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2.3. Visibilité mondiale
Quelques chiffres….
 Texte intégral : 282.435 (18% SHS)
 Dépôts / mois : environ 2800
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 Portails HAL : 94
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3. La situation locale
3.1. Une stratégie d’accompagnement
3.2. Les arguments pour le chercheur
 1 référent HAL pour votre équipe
 1 politique interne au labo ou mandat
 Inciter les membres de l’unité à déposer leur production
 Informer sur les aspects techniques et juridiques de HAL
 1 collection HAL pour votre équipe
 Augmenter la visibilité de la production de l’équipe
 Export automatique de listes pour vos rapports d’activité
 Eviter multiples saisies (rapports, site web)
3.1. Une stratégie d’accompagnement
Accord CCSD / UTM (2011)
 Signature d’un protocole de mise à disposition d’un
portail HAL entre le CCSD et l’UTM (19/04/2011)
 CCSD mise à disposition gratuite et archivage à
long terme des documents (30 ans /CINES)
 UTM  1 chargée de mission AO (VP Commission
Recherche)
 Promotion, accompagnement et formation des
chercheurs au dépôt en texte intégral, collections
HAL, référents HAL…
Le portail HAL-UTM
13 collections/
19 équipes et UMR
3316
6437
 Visibilité nationale et internationale…
 Le libre accès…augmente le taux de citation
 Diffusion et visibilité : Google, Google Scholar, Isidore …
 Liens avec la communauté scientifique
 Un dépôt unique et simplifié
 Mise en ligne rapide et simple des résultats
 Datation des dépôts : antériorité scientifique
 Archivage à long terme : pérennité et citation stable
 Des services en plus
 Export de liste de publications
 Statistiques de consultations, alertes
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3.2. Les arguments pour le chercheur
Un article visible dans une archive ouverte
est 2 fois plus cité qu'un article non déposé en archive
ouverte
(étude comparative de l'Université de Liège sur 2 échantillons
d'articles : nombre de citations des articles référencés dans le Web
of Science et Scopus, déposés ou non dans l'archive ouverte Orbi de
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Privé/Public
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En savoir plus
http://openarchiv.hypotheses.org/1883
4. La question des droits
4.1. Le contrat auteur-éditeur
4.2. Les sites web ressources
4.1. Le contrat auteur-éditeur
 Lisez vos contrats !
 APRES publication SOUS contrat :
1. Sauf interdiction, l’auteur a le droit de diffuser sa version
auteur du document en Archives Ouvertes
2. Si l’auteur a signé la cession à titre exclusif des droits ou
une clause d’exploitation électronique du doc., il doit
demander l’autorisation de dépôt à l’éditeur et respecter
les règles d’embargo
 APRES publication SANS contrat : l’auteur peut diffuser son
document, le copyright n’est pas un frein
Tout document déposé dans HAL est protégé par le
droit d’auteur (date dépôt et ID unique)
Plus un article est visible plus il est risqué de le
plagier !
AVANT publication l’auteur reste détenteur des
droits sur son texte
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document dans tous les cas
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 Fichier auteur, avant soumission
 Version pre-print est celle que l’on envoie à l’éditeur, avant les
corrections du comité de lecture
 Version post-print est la dernière version avant publication
après les corrections du comité de lecture (final draft)
 Fichier Editeur ou « PDF éditeur » (pagination et mise en
page) – soumis à embargo éventuel
4.2. Les sites web ressources
 SHERPA/ROMEO : http://www.sherpa.ac.uk/romeo/ : positions sur
l’auto-archivage d’éditeurs anglo-saxons (env. 1400 / 22.000 revues)
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diffusion des revues sur différents supports (archives ouvertes, sites
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 DULCINEA : http://www.accesoabierto.net/dulcinea/ les politiques
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Rien dans Héloïse ni Sherpa-Romeo ?
 Soit, déposez votre fichier auteur !
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référence bibliographique complète de l’article à déposer. Il
centralisera les demandes par éditeur.
 http://www.cnrs.fr/dist/ « Je publie, quels sont mes droits ? »
5. Déposer dans HAL
5.1. Les étapes du dépôt
5.2. Les notices bibliographiques
5.3. Les services en plus
5.1. Les étapes du dépôt
Le dépôt d’un document se fait en 6 étapes :
a. Identification
b. Sélection du type de document
c. Saisie des métadonnées
d. Auteur(s) et affiliation laboratoire(s)
e. Transfert des fichiers
f. Droits et récapitulation des données saisies
a. Identification
 Se connecter au portail HAL UTM
http://hal-univ-tlse2.archives-ouvertes.fr/
 S’identifier (rubrique “S’authentifier”) via votre
compte personnel
b. Sélection du type de document
Une fois dans votre
“espace”, cliquer sur
l’onglet “déposer”
Sélectionner dans la
liste le type de doc.
dans les sous-menus
successsifs.
c. Saisie des métadonnées
Remplir attentivement le formulaire
= champ obligatoire avec flèche orange (HAL-SHS) ou bleu (HAL)
Champ titre : saisie libre (“…” ou ital : non pris en charge)
si le document existe déjà ds HAL le titre apparaîtra
automatiquement en menu déroulant, cela veut dire qu’il est
déjà ds HAL. Attention aux doublons !
Champ mots clefs (5 ou plus) séparés par “;” (non oblig pr
notice et PDF ms recommandé !!). Evitez de reprendre les mots
du titre.
Champ résumé (non oblig pr dépôt notice ms recommandé !!)
Vous assure un meilleur
référencement sur le web
d. Auteur(s) et affiliation laboratoire(s)
 Ajout < Nouvel auteur (champ libre) voir si vous êtes déjà ds
HAL) 
 Si doublon sur votre nom le signaler à votre référent HAL
 Sélectionnez votre laboratoire dans liste déroulante contrôlée
 Tapez le début, validez
 Champ Equipe (champ libre) pour signaler les axes ou équipes
thématiques d’un laboratoire ( voir référent HAL pour le
libellé utilisé)
"liste des laboratoires connus de Hal", ce qui assure
automatiquement la qualité de la mention de la structure.
e. Transfert ou dépôt des fichiers
L’intitulé du fichier doit
être court
Choisir format : fichier
PDF
“Parcourir” : télécharger
le fichier depuis clef USB
ou ordinateur
Cliquer sur “Transférer”
f. Droits et récapitulation des données saisies
 Renseignez obligatoirement la rubrique “origine des fichiers
déposés”
 Dépôt fichier “auteur” (le vôtre) ou dépôt fichier “éditeur”
(avec accord éditeur pour dépôt en archives ouvertes)
 Vérifiez en ligne des politiques d’autoarchivage/éditeurs :
http://heloise.ccsd.cnrs.fr/ (éditeurs francophones)
http://www.sherpa.ac.uk/romeo/ (éditeurs anglosaxons)
http://www.accesoabierto.net/dulcinea/ (éditeurs espagnols)
f. Droits et récapitulation des données saisies
Relire attentivement la fiche récapitulative
Vous pouvez encore faire des modifications en
revenant sur les étapes précédentes
Déterminez le moment du dépôt (embargo si besoin
max. 2 ans)  préconisations CNRS
A l’issue de la vérification cliquer sur “Dépôt”
5.2. Les notices bibliographiques
Si pas de texte intégral ou raison valable pour ne pas rendre
public votre article
 Choisir “référence bibliographique seule” dans l’étape 2
(Sélection du type de document)
 Renseignez les étapes Métadonnées et Auteurs
 Obligation minimum : résumé + mots clefs
 Validez
Pour des articles de revues déjà en ligne (ex. Persée,
Revues.org)
Pour ces dépôts, vous utiliserez le champ
Commentaires pour signaler :
« Disponible en ligne : URL de l’article » et ne déposerez
donc qu’une notice bibliographique de l’article.
5.3. Les services : alertes mail
Dans la rubrique Mon Espace<Mes alertes, vous avez la
possibilité de vous abonner pour recevoir les nouvelles
publications déposées en choisissant des critères : la
fréquence, le type, le domaine, mots clefs.
5.3. Les services :
statistiques (chercheur/ laboratoire)
Entre mars 2012 et avril 2013
5.3. Les services :
export liste publications et CV perso
Documentation en ligne
L’aide à l’utilisation de HAL :
• Les tutoriels de HAL
• Le manuHAL, manuel complet de l’utilisateur.
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directement sur le site du CCSD.
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  • 1. Atelier de dépôt dans HAL Françoise Gouzi Correspondante HAL UTM Université Toulouse 2-Le Mirail
  • 2. Introduction : une vidéo très pédagogique sur l’open access ! “Pourquoi publier en Open Access?”:
  • 3. 1. Contexte économique et historique 1.1. L’édition scientifique 1.2. Le Libre Accès et les archives ouvertes
  • 4. 1.1. L’édition scientifique  L’abonnement ne confère plus les droits de propriété sur l’information : droit d’accès temporaire et marchandisation de l’information  En cas de désabonnement, perte totale  Et l’information reste archivée sur les serveurs de l’éditeur
  • 5. Le patrimoine scientifique à l’ère numérique
  • 6. 1.2. Le libre accès et les archives ouvertes  Potentiel des nvx supports électroniques  Crise du système traditionnel  Augmentation régulière journaux et articles produits  Coût moyen/revue a dépassé le coût de l'inflation,  MAIS les budgets des BU stagnent ! Rôle important des bibliothécaires dans le mvt des AO  alerte du corps enseignant et administrateurs sur la crise provoquée par la croissance du coût des abonnements aux revues savantes.
  • 7. PUBLICATION dans des revues en Libre Accès Voie dorée ou Gold Access AUTOARCHIVAGE : les chercheurs déposent leurs articles  réservoirs dediés (archives ouvertes) Voie verte ou Green Access
  • 8. 2. La plateforme HAL 2.1. Contexte 2.2. Caractéristiques de HAL 2.3. Visibilité mondiale
  • 9. 2.1. Contexte : engagement et incitation Quand ? 2006 … 2013 Quoi ? Convention de partenariat inter-établissements en faveur des archives ouvertes et de la plate-forme mutualisée et centrale HAL Qui ? AMUE, CPU, CGE, 22 établissements « se doter de moyens d’identification, de diffusion, de valorisation et de suivi de la production scientifique de leurs EC et C. » Incitation institutionnelle : CNRS, MESR, ANR, Open Access, Commission Européenne (Horizon 2020)
  • 10. 2.2. Caractéristiques de HAL  Plateforme à vocation nationale  Créée par le CCSD en 2001 (INRIA, l’INSERM, l’INRA, l’IRD, le CEMAGREF…etc)  Plateforme unique, avec des points d’entrée spécifiques : HAL-SHS, TEL, Medihal
  • 11. Texte déposé sur HAL = travail achevé de recherche, conforme aux usages scientifiques dans la discipline Tout dépôt du texte intégral est définitif dans HAL – système de « versionning » La « référence bibliographique » sur HAL  peut être supprimée
  • 12. Pense-bête avant dépôt  Regarder dans HAL-SHS ou dans ma collection HAL si j’ai déjà des dépôts et lesquels  Un dépôt peut être visible dans plusieurs collections ou portails HAL (les dépôts sont tamponnés automatiquement en fonction de l’affiliation labo code alpha-num UMR ou EA)  Avertir les co-auteurs lors d’un 1er dépôt.
  • 13. …les contenus déposés ne sont pas évalués  La grande majorité des dépôts dans HAL sont des post-publications (présence DOI)  E-ISSN / ISSN  Validation des métadonnées par le CCSD
  • 14. Sur env. 140 portails 2.3. Visibilité mondiale
  • 15. Quelques chiffres….  Texte intégral : 282.435 (18% SHS)  Dépôts / mois : environ 2800  Auteurs référencés : 600.000  Portails HAL : 94  Collections HAL : 2563
  • 16. 3. La situation locale 3.1. Une stratégie d’accompagnement 3.2. Les arguments pour le chercheur
  • 17.  1 référent HAL pour votre équipe  1 politique interne au labo ou mandat  Inciter les membres de l’unité à déposer leur production  Informer sur les aspects techniques et juridiques de HAL  1 collection HAL pour votre équipe  Augmenter la visibilité de la production de l’équipe  Export automatique de listes pour vos rapports d’activité  Eviter multiples saisies (rapports, site web) 3.1. Une stratégie d’accompagnement
  • 18. Accord CCSD / UTM (2011)  Signature d’un protocole de mise à disposition d’un portail HAL entre le CCSD et l’UTM (19/04/2011)  CCSD mise à disposition gratuite et archivage à long terme des documents (30 ans /CINES)  UTM  1 chargée de mission AO (VP Commission Recherche)  Promotion, accompagnement et formation des chercheurs au dépôt en texte intégral, collections HAL, référents HAL…
  • 19. Le portail HAL-UTM 13 collections/ 19 équipes et UMR 3316 6437
  • 20.  Visibilité nationale et internationale…  Le libre accès…augmente le taux de citation  Diffusion et visibilité : Google, Google Scholar, Isidore …  Liens avec la communauté scientifique  Un dépôt unique et simplifié  Mise en ligne rapide et simple des résultats  Datation des dépôts : antériorité scientifique  Archivage à long terme : pérennité et citation stable  Des services en plus  Export de liste de publications  Statistiques de consultations, alertes  CV (HAL V.3) 3.2. Les arguments pour le chercheur
  • 21. Un article visible dans une archive ouverte est 2 fois plus cité qu'un article non déposé en archive ouverte (étude comparative de l'Université de Liège sur 2 échantillons d'articles : nombre de citations des articles référencés dans le Web of Science et Scopus, déposés ou non dans l'archive ouverte Orbi de l'institution.) Source
  • 22. Réseaux sociaux VS Archives ouvertes Privé/Public Accès restreint Quid ID chercheur ? Quid stockage pérenne ? …. En savoir plus http://openarchiv.hypotheses.org/1883
  • 23. 4. La question des droits 4.1. Le contrat auteur-éditeur 4.2. Les sites web ressources
  • 24. 4.1. Le contrat auteur-éditeur  Lisez vos contrats !  APRES publication SOUS contrat : 1. Sauf interdiction, l’auteur a le droit de diffuser sa version auteur du document en Archives Ouvertes 2. Si l’auteur a signé la cession à titre exclusif des droits ou une clause d’exploitation électronique du doc., il doit demander l’autorisation de dépôt à l’éditeur et respecter les règles d’embargo  APRES publication SANS contrat : l’auteur peut diffuser son document, le copyright n’est pas un frein
  • 25. Tout document déposé dans HAL est protégé par le droit d’auteur (date dépôt et ID unique) Plus un article est visible plus il est risqué de le plagier ! AVANT publication l’auteur reste détenteur des droits sur son texte Vous pouvez déposer la version auteur de votre document dans tous les cas
  • 26. Rappel : type de fichiers à déposer  Fichier auteur, avant soumission  Version pre-print est celle que l’on envoie à l’éditeur, avant les corrections du comité de lecture  Version post-print est la dernière version avant publication après les corrections du comité de lecture (final draft)  Fichier Editeur ou « PDF éditeur » (pagination et mise en page) – soumis à embargo éventuel
  • 27. 4.2. Les sites web ressources  SHERPA/ROMEO : http://www.sherpa.ac.uk/romeo/ : positions sur l’auto-archivage d’éditeurs anglo-saxons (env. 1400 / 22.000 revues)  HELOISE : http://heloise.ccsd.cnrs.fr/: politique des droits de diffusion des revues sur différents supports (archives ouvertes, sites perso, intranet) pour les éditeurs français.  DULCINEA : http://www.accesoabierto.net/dulcinea/ les politiques des éditeurs espagnols
  • 28. Rien dans Héloïse ni Sherpa-Romeo ?  Soit, déposez votre fichier auteur !  Soit, contactez votre référent HAL en lui fournissant une référence bibliographique complète de l’article à déposer. Il centralisera les demandes par éditeur.  http://www.cnrs.fr/dist/ « Je publie, quels sont mes droits ? »
  • 29. 5. Déposer dans HAL 5.1. Les étapes du dépôt 5.2. Les notices bibliographiques 5.3. Les services en plus
  • 30. 5.1. Les étapes du dépôt Le dépôt d’un document se fait en 6 étapes : a. Identification b. Sélection du type de document c. Saisie des métadonnées d. Auteur(s) et affiliation laboratoire(s) e. Transfert des fichiers f. Droits et récapitulation des données saisies
  • 31. a. Identification  Se connecter au portail HAL UTM http://hal-univ-tlse2.archives-ouvertes.fr/  S’identifier (rubrique “S’authentifier”) via votre compte personnel
  • 32. b. Sélection du type de document Une fois dans votre “espace”, cliquer sur l’onglet “déposer” Sélectionner dans la liste le type de doc. dans les sous-menus successsifs.
  • 33. c. Saisie des métadonnées Remplir attentivement le formulaire = champ obligatoire avec flèche orange (HAL-SHS) ou bleu (HAL) Champ titre : saisie libre (“…” ou ital : non pris en charge) si le document existe déjà ds HAL le titre apparaîtra automatiquement en menu déroulant, cela veut dire qu’il est déjà ds HAL. Attention aux doublons ! Champ mots clefs (5 ou plus) séparés par “;” (non oblig pr notice et PDF ms recommandé !!). Evitez de reprendre les mots du titre. Champ résumé (non oblig pr dépôt notice ms recommandé !!) Vous assure un meilleur référencement sur le web
  • 34. d. Auteur(s) et affiliation laboratoire(s)  Ajout < Nouvel auteur (champ libre) voir si vous êtes déjà ds HAL)   Si doublon sur votre nom le signaler à votre référent HAL  Sélectionnez votre laboratoire dans liste déroulante contrôlée  Tapez le début, validez  Champ Equipe (champ libre) pour signaler les axes ou équipes thématiques d’un laboratoire ( voir référent HAL pour le libellé utilisé) "liste des laboratoires connus de Hal", ce qui assure automatiquement la qualité de la mention de la structure.
  • 35. e. Transfert ou dépôt des fichiers L’intitulé du fichier doit être court Choisir format : fichier PDF “Parcourir” : télécharger le fichier depuis clef USB ou ordinateur Cliquer sur “Transférer”
  • 36. f. Droits et récapitulation des données saisies  Renseignez obligatoirement la rubrique “origine des fichiers déposés”  Dépôt fichier “auteur” (le vôtre) ou dépôt fichier “éditeur” (avec accord éditeur pour dépôt en archives ouvertes)  Vérifiez en ligne des politiques d’autoarchivage/éditeurs : http://heloise.ccsd.cnrs.fr/ (éditeurs francophones) http://www.sherpa.ac.uk/romeo/ (éditeurs anglosaxons) http://www.accesoabierto.net/dulcinea/ (éditeurs espagnols)
  • 37. f. Droits et récapitulation des données saisies Relire attentivement la fiche récapitulative Vous pouvez encore faire des modifications en revenant sur les étapes précédentes Déterminez le moment du dépôt (embargo si besoin max. 2 ans)  préconisations CNRS A l’issue de la vérification cliquer sur “Dépôt”
  • 38. 5.2. Les notices bibliographiques Si pas de texte intégral ou raison valable pour ne pas rendre public votre article  Choisir “référence bibliographique seule” dans l’étape 2 (Sélection du type de document)  Renseignez les étapes Métadonnées et Auteurs  Obligation minimum : résumé + mots clefs  Validez
  • 39. Pour des articles de revues déjà en ligne (ex. Persée, Revues.org) Pour ces dépôts, vous utiliserez le champ Commentaires pour signaler : « Disponible en ligne : URL de l’article » et ne déposerez donc qu’une notice bibliographique de l’article.
  • 40. 5.3. Les services : alertes mail Dans la rubrique Mon Espace<Mes alertes, vous avez la possibilité de vous abonner pour recevoir les nouvelles publications déposées en choisissant des critères : la fréquence, le type, le domaine, mots clefs.
  • 41. 5.3. Les services : statistiques (chercheur/ laboratoire)
  • 42. Entre mars 2012 et avril 2013
  • 43. 5.3. Les services : export liste publications et CV perso
  • 44.
  • 45.
  • 46. Documentation en ligne L’aide à l’utilisation de HAL : • Les tutoriels de HAL • Le manuHAL, manuel complet de l’utilisateur. • Le guide du dépôt et du bon usage de HAL. Ces documents sont tous accessibles en ligne directement sur le site du CCSD. ManuHAL http://www.ccsd.cnrs.fr/support.html

Notes de l'éditeur

  1. JISC = Joint Information Systems Committee (UK) We offer leadership and support to UK educational organisations at a local, national and international level. We provide resources, knowledge and expertise that colleges and universities would struggle to source individually.