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Mise en place d'une cellule de Veille Juridique
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Mise en place d'une cellule de Veille Juridique
1.
Etude de cas
: Mise en place d'une cellule de veille juridique Knowledge management - Veille - Formation VIR Conseil © Vincent Ramette 2013 - Reproduction interdite 1 www.vincentramette.fr
2.
Knowledge management - Veille - Formation VIR Conseil © Vincent Ramette 2013 - Reproduction interdite - contact : www.vincentramette.fr CONTENU •Contexte •Organigramme fonctionnel avant
la réorganisation •Cartographie du processus de veille avant la réorganisation •Analyse de causalité •Nouveau processus de veille (simplifié) •Elaboration du plan de veille 2
3.
Knowledge management - Veille - Formation VIR Conseil © Vincent Ramette 2013 - Reproduction interdite - contact : www.vincentramette.fr CONTEXTE 1. Formulation de
la demande L'objectif de renforcer la capacité d'information et de conseil juridique d'une organisation par la mise en place d'une Cellule de veille juridique affectée à son département juridique. 2. Expression de besoin 2.a) Brain storming sur la veille juridique (synthèse et catégorisation) 3 La veille juridique c'est : Le service de veille juridique délivré c'est : La veille juridique ça pourrait être aussi : La limite à la veille juridique c'est : Etre à jour Envoi aux abonnés du service de veille des produits d'information de veille Suivre l'évolution de l'actualité législative et réglementaire pour pouvoir informer à la demande (usagers du service) La transparence suffisante (publication, information) des données juridiques publiées ou disponibles dans un cadre juridique spécifique organisant la diffusion des textes et permettant l'accès au droit. Information juridique Envoi aux abonnés de l'information continue l'actualité juridique et réglementaire Information en temps réel des bénéficiaires (usagers du service) Etre informé de l'actualité législative et réglementaire dans un domaine précis Recherche et transmission d'information juridique et réglementaire actualisée Produire une analyse en plus de transmettre l'information brut Etre à jour de en matière législative et réglementaire Recherche à la demande sur un sujet spécifique : constitution d'un dossier documentaire juridique à jour incluant des éléments de droit comparé Evaluer des tendances réglementaires probable afin d'anticiper d'identifier des hypothèses juridiques dans l'avenir pour des domaines d'application concret 2.b) périmètre du projet • La mission de la cellule de veille est de collecter, diffuser et/ou traiter l'information juridique la plus à jour possible (=le plus proche possible du temps réel). • Le périmètre "matériel" de la veille juridique est constitué par l'information juridique publiée. • Le périmètre "matière" est le droit des affaires interne, européen et normatif • Le service de veille a la responsabilité de sélectionner l'actualité hors périmètre pertinente pour les intérêts des usagers du service : information juridique non publiée, information non juridique publiée, toute autre information non publiée . 3. Valorisation du projet En interne : • Renforcement stratégique du client (identification de nouveaux produits, nouveaux marchés, nouvelles ressources internes, nouveau positionnement marché) • CA additionnel issu de la vente de produits et services de veille aux usagers du service de veille En externe : • Impacts fiscaux et business pour les usagers du service de veille
4.
Knowledge management - Veille - Formation VIR Conseil © Vincent Ramette 2013 - Reproduction interdite - contact : www.vincentramette.fr ORGANIGRAMME FONCTIONNEL AVANT LA
RÉORGANISATION Comité exécutif Direction Générale Service Economique Service Communication Service Juridique Président 4 Services Généraux Veille juridique Rédaction analyse actu légis. et régl. Conseil juridique interne et externe Construction positions doctrinales internes Mise à jour pages juridiques site web de l'organisation Sites Internet juridiques Alertes News Interventions (conférences, formations)
5.
Knowledge management - Veille - Formation VIR Conseil © Vincent Ramette 2013 - Reproduction interdite - contact : www.vincentramette.fr Processus Service économique Institutions normatives publiques et privées Organes de presse Acteurs économiques Actualités juridiques (site web) Rapports, articles, communiqués, événements, interviews, forum Internet Textes existants Nouveaux textes News presse Littérature grise Documents internes organisation Clients de l'organisation Institutions normatives publiques et privées Medias Internautes Service juridique Services généraux Service Communication Organisation Surveillance actualité (identifier, collecter) Traitement intellectuel Rédaction synthèse ou résumé Sélection informations Transmission interne Plan d'action Mise en oeuvre Organes internes CARTOGRAPHIE
DU PROCESSUS DE VEILLE JURIDIQUE AVANT LA RÉORGANISATION 5
6.
Knowledge management - Veille - Formation VIR Conseil © Vincent Ramette 2013 - Reproduction interdite - contact : www.vincentramette.fr ANALYSE DES CAUSES 6
7.
Knowledge management - Veille - Formation VIR Conseil © Vincent Ramette 2013 - Reproduction interdite - contact : www.vincentramette.fr NOUVEAU PROCESSUS DE
VEILLE (SIMPLIFIÉ) Document juridique primaire Commentaires Littérature grise Information informelle (AV, conf...) CommunicationsActualité juridique Réception veille automatique personnalisée ou standardisée Sélection veille manuelle Traitement intellectuel (VA) Déclinaison produits de veille Commentaires (institutionnels ou éditoriaux) Publication texteNouveau texte Communication sur un texte en préparation Diffusion temps réel suivant disponibilité doc primaire Diffusion différée : information VA 7
8.
Knowledge management - Veille - Formation VIR Conseil © Vincent Ramette 2013 - Reproduction interdite - contact : www.vincentramette.fr ELABORATION DU PLAN
DE VEILLE Processus d'élaboration du plan de veille : •Sélection des pages pertinentes par site •Identification des zones (cadre, page entière) à surveiller •Caractérisation du contenu pertinent (combinaisons texte, lien, image...), fonctionnalité associée, descriptif contenu •Détermination fréquence mise à jour (date dernière mise à jour), action périodique à prévoir (périodicité, type d'action). •Référencement des pages : organisation, URL, titre, nommage dans l'arborescence du site •Indexation (domaines, typologie contenus, organisations...) •Choix des clés de tri de dossiers (arborescence système ou favoris par exemple, assurer la cohérence avec l'existant) •Choix des principes de référencement et de nommage •Configuration du système de veille en fonction de la structure définie •Maintenance et revue périodique de l'ensemble 8
9.
Knowledge management - Veille - Formation VIR Conseil © Vincent Ramette 2013 - Reproduction interdite - contact : www.vincentramette.fr PLAN D'ACTION GÉNÉRAL 9 Plan d'action mise en place Service de Veille
En charge Intervenant Avancement Echéance Date revue Constitution plan de veille Sélection des pages pertinentes par site Identification des zones à surveiller Caractérisation du contenu pertinent Référencement des page Choix des clés de tri de dossiers Configuration du système de veille (automatique et manuelle) Revue d'avancement projet Pilote Balayage quotidien aléatoire de pages (vérification pertinence et cohérence) Reporting quotidien des erreurs Correction des erreurs Revue d'avancement projet Formation, documentation Recette
10.
Knowledge management - Veille - Formation VIR Conseil © Vincent Ramette 2013 - Reproduction interdite - contact : www.vincentramette.fr ANNEXES •Deux Etude de
cas •Processus général de veille 10
11.
Knowledge management - Veille - Formation VIR Conseil © Vincent Ramette 2013 - Reproduction interdite - contact : www.vincentramette.fr Cas réel n°1 COMPARATIF
: 2 ETUDES DE CAS Organigramme fonctionnel Direction juridique Juriste (Dt social) Juriste (Dt fiscal) Juriste (Dt sociétés) Produits et services de veille juridique Juristes Conseils juridiques par téléphone Actu législative Sites Internet Dossiers documentaires Revues 11 Service économique Juriste Communication Veille juridique Activités sectorielles Sites Internet Newsletters Contacts Communiqués Conférences Bulletin actualité juridique Diffusions rapports d'études Evénementiel Organigramme fonctionnel Produits et services de veille juridique Cas réel n°2
12.
Knowledge management - Veille - Formation VIR Conseil © Vincent Ramette 2013 - Reproduction interdite - contact : www.vincentramette.fr PROCESSUS GENERAL DE
VEILLE 12 Observation Manuelle (linéaire web et moteurs internes) Automatisée (RSS, mailing lists) Repérage et récupération Lecture Export/Copier-coller/Enregistrement Sélection Suppression des doublons Suppression infos non pertinentes Communication Classification et enrichissement Indexation/classification Interprétation, mise en valeur contenu Consultation Information interne Communication destinataires Enregistrement partagé Conservation Exploitation Formation système (outil, contenus) Accessibilité (droits, configuration, outils) Veille Communication interne/externe Insertion dossier en cours Mise à jour KM Autres actions... Axes de sélection/action : Force/Risque/opportunité/menace Formulation Compréhension, formulation, identification des sources, choix des outils, validationdu format des livrables
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