Wu Wise is een full-service contractmanagement bureau en maakt IT begrijpelijk, overzichtelijk en toegankelijk, zodat uw business en IT elkaar optimaal versterken. Onze ervaring is dat dat het beste lukt door eenvoudigweg aan de slag te gaan. Resultaten die u zeker van ons kunt verwachten: 1) Inzicht in uw afspraken, risico’s en (financiële) verplichtingen inclusief besparingspotentieel; 2) Inzicht in de gecontracteerde dienstverlening versus de echte levering; 3) Zicht op de behoeften van uw (gebruikers-)organisatie; daar waar het allemaal mee begint. Wu Wise laat uw contracten leven en voor u werken. Surf voor aanvullende informatie naar www.wuwise.nl.

1. MAKING DEALS COME TRUE
FULL-SERVICE LEVERANCIERS- & CONTRACTMANAGEMENT

2. INHOUD
‣ Afspraken waar maken
‣ Inkopen, en dan...?
‣ Contract Piramide
‣ Contract Governance
‣ Contract Cockpit
‣ Performance Dashboard
‣ Contract Management
‣ Vragen
© Wu Wise 2012 2

3. AFSPRAKEN
WAAR
MAKEN

4. FACTS & FIGURES
‣ ICT gebruik
- 19 miljard kosten per jaar door onkunde of technische problemen
(onbeschikbaarheid systemen) (bron: Universiteit Twente)
‣ Contract Management
- > 60% van contracten niet actief beheerd (bron: NEVI)
- 43% organisatie geen contractmanagementbeleid (bron: NEVI)
- 39% - 50% organisatie tbv’s nog niet duidelijk belegd (bron: NEVI)
- 5% van de facturen zijn te hoog (bron: Contracked)
- 5% - 20% besparingspotentieel in contracten ICT-portfolio (bron: Gartner)
© Wu Wise 2012 4

5. WAAROM EIGENLIJK
‣ Wens binnen organisatie om:
- grip op kosten en daarmee op leveranciers te krijgen
- inzicht in verplichtingen en (financiële) risico’s te krijgen
- inzicht in afspraken m.b.t. afgenomen dienstverlening te krijgen
- daadwerkelijke levering te laten aansluiten op behoefte en afspraken
‣ Bedrijfsdoelstellingen vanuit verschillende perspectieven
- Besparingen, kostenreductie
- Kwaliteit van de dienstverlening verhogen tegen dezelfde/lagere kosten
- Inkoopanalyse o.b.v. lopende verplichtingen
© Wu Wise 2012 5

6. SYMPTOMEN
‣ (On-)tevredenheid over IT Projecten en Beheer
- Projecten altijd te laat opgeleverd of beheer te duur
- Altijd meer werk bij nieuwbouw of migratietrajecten
- Gebruikers niet tevreden over eindresultaat
‣ Ontsluiting contracten
- Wie (her-)kent deze niet: “waar kan ik het contract terugvinden?”
‣ Niet nakomen van afspraken
- Continue discussie over “zit dit wel/niet in het contract”
- Verwijzen naar ‘oude’ contracten, maken afspraken in hier en nu
onbetrouwbaar
© Wu Wise 2012 6

7. INKOPEN

8. DE INKOOPSTAPPEN
Tactisch
Klant specificeren selecteren contracteren
Operationeel
bestellen bewaken nazorg Leverancier
© Wu Wise 2012 8

9. INKOOP VAN IT
Klant specificeren selecteren contracteren
? Leve-
rancier
‣ Ongoing service i.p.v. losse bestellingen
‣ Bewaking en monitoring is complex
‣ Afgenomen diensten zijn niet tastbaar
‣ Vraag: wie is verantwoordelijk na contractering en hoe besturen
we onze contracten?
© Wu Wise 2012 9

10. CONTRACT
PIRAMIDE

11. FULL-SERVICE BUREAU
‣ De producten en diensten van Wu Wise zijn georganiseerd
rondom de volgende onderwerpen:
- Contractmanagement
- Contractbeheer & -administratie
- Contract Behoeften
- Contract Goverance / Besturing
- Standaardiseren Contractdossiers (Contracten, SLA, DAP, DFA, etc.)
- Procesinrichting, -audits en -verbetering
‣ Kortom: contract besturing en inhoud (Contract Piramide)
© Wu Wise 2012 11

12. CONTRACT PIRAMIDE - 1
‣ Besturing
- Wens / behoeften
- Contract
- Daadwerkelijke levering
© Wu Wise 2012 12

13. CONTRACT PIRAMIDE - 2
‣ Inhoud
- Financiën
- Dienstverlening
- Relatie en communicatie
© Wu Wise 2012 13

14. MAKING DEALS...
Administratie, opslag en ontsluiting van
contracten
Performance bewaking
Aansturing, afstemming en regievoering
leveranciers
© Wu Wise 2012 14

15. CONTRACT
GOVERNANCE

16. GOVERNANCE
‣ Wie doet wat?
➡ Wie gaat gegevens invoeren
➡ Wie maakt aanvullende afspraken en moeten deze ook in de tool terecht
komen
➡ Wie gaat informatie monitoren en acties uitvoeren
➡ Moet de leverancier hier een rol bij (kunnen) spelen?
‣ Hoe is eigenaarschap contracten en afspraken ingericht?
➡ Wie is verantwoordelijk wanneer het mis gaat?
➡ Wie heeft er baat bij behalen besparingen of kwalitatieve / compliance
afspraken?
➡ Hulpmiddel: restaurantmodel
© Wu Wise 2012 16

17. RESTAURANTMODEL
Demand Supply
Dat zal ik even Nee, maar
voor u navragen Hebben we we kunnen wel...
Heeft u ook... ? ook... ?
Familie
Gast Ober Ober Chef-Kok
RESTAURANT KEUKEN
© Wu Wise 2012 17

18. RESTAURANTMODEL
Demand Supply
Dat zal ik even Dat zal ik even
voor u navragen Hebben we voor u navragen
Heeft u ook... ? ook... ?
Leverancier
Groenten
Garde Leverancier
Familie Vlees
Rotisserie
Gast Ober Ober Chef-Kok Leverancier
Entre metier Patisserie
RESTAURANT KEUKEN
© Wu Wise 2012 18

19. RESTAURANTMODEL
Demand Supply
Prijs en kwaliteit
Kwaliteit
Leverancier
Groenten
Inhoud
Flexibiliteit
Prijs en en
inhoud Garde Leverancier
kwaliteit
Familie Vlees
kwaliteit, Rotisserie
Inhoud flexibiliteit
Gast Ober Ober Chef-Kok Leverancier
Entre metier Patisserie
Flexibiliteit
Kwaliteit, prijs en flexibiliteit
© Wu Wise 2012 19

20. CONTRACT
COCKPIT

21. CONTRACT COCKPIT
‣ Contractadministratie en -beheer
‣ Drie vormen:
- Basis: sturen op proces
- Uitgebreid: sturen op proces en inhoud
- Op maat: op basis van specifieke behoeften
‣ Gratis demo en 30 dagen proefabonnement
‣ Beheer: bijhouden wijzigingen & notificaties
‣ Online dashboard en maandelijkse rapportage
© Wu Wise 2012 21

22. © Wu Wise 2012 22

23. COCKPIT - BASIS
‣ Alle contracten online inzichtelijk
‣ Rechten per gebruiker te bepalen
‣ Sturen op afloopdatum, contractwaarde, indexering
‣ Online ontsluiting en rapportage
© Wu Wise 2012 23

24. COCKPIT - UITGEBREID
‣ Alle componenten van basis
‣ Aangevuld met:
- Inzicht in scope, availability- en procesafspraken
- Inzicht in rapportage- en communicatie afspraken
- Inzicht in financiële afspraken (bonus/malus, tarieven, vaste en variabele
kosten etc.)
© Wu Wise 2012 24

25. COCKPIT - OP MAAT
‣ Alle componenten van basis en uitgebreid
‣ Aangevuld met:
- Inzicht in specifieke contract componenten die van belang zijn voor
behalen van organisatie doelstellingen
© Wu Wise 2012 25

26. PERFORMANCE
DASHBOARD

27. PERFORMANCE DASHBOARD
‣ Monitoring daadwerkelijke prestaties leveranciers
‣ Drie vormen:
- Basis: sturen op proces
- Uitgebreid: sturen op proces en inhoud
- Op maat: op basis van specifieke behoefte
‣ Eenmalig aanmaken en toewijzing taken
‣ Maandelijks rapportage
© Wu Wise 2012 27

28. CONTRACT
MANAGEMENT

29. CONTRACT MANAGEMENT
‣ Maatwerk inzet van onze contractmanagement expertise
‣ Actieve besturing van SLA’s en andere IT contracten
‣ Prioriteiten en rolverdeling worden bepaald door klant
‣ Sturing op besparingen, kwaliteit, productiviteit of klantgerichtheid
‣ Aanbod:
- Op basis van fixed price, nacalcalculatie of strippenkaart
- Bij besparingsdoelstelling ook resultaat afspraken mogelijk
© Wu Wise 2012 29

30. VOORBEELDEN
‣ Aanschaf nieuwe applicatie, website, etc.
- contractinrichting en -onderhandeling (nieuwe) leverancier
- borging implementatie contract binnen organisatie
‣ Behoefte aan (extra) capaciteit
- periode van verlengingen is vaak hectisch en druk
‣ Diepte analyse bestaande contracten (wat heb ik gekocht?)
‣ Analyse t.b.v. consolidatie en/of hercontractering
‣ Risico analyse financieel en inhoudelijk
© Wu Wise 2012 30

31. VRAGEN