ETUDE DE CAS
AELIAPEDIA :
l’intranet
collaboratif d’Aelia
XWiki SAS - 35/37, rue Beaubourg - 75003 Paris
Tél: +33 (0)1 45 42 40 90
Fax: +33 (0)9 59 26 92 14
Email: contact@xwiki.co...
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L'intranet collaboratif Aelia : l'étude de cas

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L'intranet "Aeliapedia" d'Aelia a été mis en place pour l'ensemble des employés d'Aelia, et plus particulièrement les conseillers dans les boutiques. Afin d'exercer au mieux leur travail, ces derniers ont besoin d'avoir accès à beaucoup d'informations. Le groupe a choisi XWiki Enterprise pour faciliter la construction des connaissances et rationaliser la communication, grâce à une interface facile à utiliser, totalement intégrée dans le système d'information existant, à un coût réduit.

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L'intranet collaboratif Aelia : l'étude de cas

  1. 1. ETUDE DE CAS AELIAPEDIA : l’intranet collaboratif d’Aelia
  2. 2. XWiki SAS - 35/37, rue Beaubourg - 75003 Paris Tél: +33 (0)1 45 42 40 90 Fax: +33 (0)9 59 26 92 14 Email: contact@xwiki.com Site web: www.xwiki.com 2 Dans un souci d'amélioration des processus, de la communication et du partage d'information entre ses équipes multi-sites et multi-métiers, Aelia a mis en place un intranet nouvelle génération dont la clé est la transversalité. Contexte et enjeux Comme dans toutes les grandes organisations, les équipes d'Aelia sont confrontées à la gestion des compétences, des connaissances, des processus métiers et au turnover de ses personnels et ce, quelles que soient les équipes (support, helpdesk, etc.). La DSI s'est progressivement rendu compte que les outils classiques étaient limités et que les informations étaient insuffisamment organisées et centralisées. Les besoins Aelia était à la recherche :  d'un outil fédérateur permettant de structurer davantage l'information, et accessible à tous  d'un outil universel capable d'adresser plusieurs types de besoins : transversalité, communication, organisation de l'information L'outil principal de la collaboration Que ce soit pour l'annuaire utilisateur, la documentation ou les applications métiers (gestion de projet, formations, etc.) les wikis sont maintenant incontournables chez Aelia. Plus de 2 300 pages sont consultées en moyenne par jour, faisant des wikis l'outil central dans la collaboration. Secteur : Distribution Besoin : Améliorer le partage d'information et la communication entre les différents services Solution : Intranet Produits : XWiki Enterprise « Les principales forces de XWiki sont sa flexibilité, sa capacité à s'intégrer facilement et rapidement dans le système d'information existant et à rendre les utilisateurs très vite autonomes. XWiki est capable d'adresser une multitude de besoins et comble un fossé entre l'informatique grand public et l'informatique professionnel. Il offre tout simplement le meilleur des deux mondes. » (Jean Leroux, DSI d'Aelia)
  3. 3. XWiki SAS - 35/37, rue Beaubourg - 75003 Paris Tél: +33 (0)1 45 42 40 90 Fax: +33 (0)9 59 26 92 14 Email: contact@xwiki.com Site web: www.xwiki.com 3 Aeliapedia De l'analyse et de la réflexion sur ces besoins est né l'intranet Aeliapedia. Il est basé sur XWiki Enterprise et se compose d'une dizaine de wikis parmi lesquels on trouve :  groupe Aelia : un wiki regroupant les informations sur le groupe  boutiques : un wiki regroupant toutes les informations liées à l'activité des points de vente et à destination des vendeurs (animations et opérations commerciales, challenges, etc.)  Aelia Campus : un wiki regroupant tous les supports liés à la formation chez Aelia. Les vendeurs peuvent ainsi y trouver des informations sur les produits vendus dans les boutiques, pour mieux conseiller les clients Focus sur le Wiki Campus En plus des fonctionnalités standards de gestion collaborative des documents, l'outil permet le développement d'applications web. C'est en utilisant cette possibilité de la plateforme XWiki qu'une application de gestion des supports de formation a été développée. Celle-ci permet de gérer des documents appelés fiches réflexes. Chaque fiche, remplie par les personnes responsables de la formation chez Aelia, comporte plusieurs propriétés, permettant de les décrire. On retrouve ainsi :  la liste des postes concernés par la fiche  la personne responsable au niveau IT  celle responsable au niveau process  la date de dernière mise à jour  la langue Une autre propriété intéressante est la notion de prérequis. Il est en effet possible de définir un ensemble de pages comme des prérequis à l'assimilation de la fiche courante. En plus de ces propriétés, chaque fiche peut contenir le support de formation en lui-même, à savoir un fichier PDF ou une vidéo.
  4. 4. XWiki SAS - 35/37, rue Beaubourg - 75003 Paris Tél: +33 (0)1 45 42 40 90 Fax: +33 (0)9 59 26 92 14 Email: contact@xwiki.com Site web: www.xwiki.com 4 Exemple d'une fiche réflexe, avec une vidéo comme support de formation : L’application Campus compte à ce jour près de 200 fiches consultables par les collaborateurs à tout moment
  5. 5. XWiki SAS - 35/37, rue Beaubourg - 75003 Paris Tél: +33 (0)1 45 42 40 90 Fax: +33 (0)9 59 26 92 14 Email: contact@xwiki.com Site web: www.xwiki.com 5 2 500 pages créées avant le lancement officiel Plus de 2 500 pages ont été créées dont plus de 1 000 fiches « produit », avant même le lancement officiel le lundi 23 mars 2009. Mais ce résultat n'aurait pas été possible sans :  un travail conjoint de la DOSI (Direction de l'organisation et des SI) et du service de la communication interne  la réorganisation d'Aelia, courant 2008 : organisation reposant sur les métiers et non plus sur les produits  l'utilisation de messages forts : l'arrivée de l'intranet dans les boutiques Aelia va permettre d'économiser 100 000 pages imprimées et d'améliorer les échanges

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