Es ist heute wichtig, den eigenen (beruflichen) Alltag effizient und produktiv zu bewältigen, viele kleine und große Aufgaben sind zu erledigen. Ständig gibt es diesen leisen Ruf im Kopf, ob wir an alles gedacht haben. Abends und im Urlaub grübeln wir darüber und finden nicht wirklich zur Ruhe. Eine Methode, unsere Aufgaben besser zu managen, ist Getting Things Done (GTD) von David Allen. Das Grundprinzip basiert darauf, die „losen Enden“ sicher in einem zuverlässigen System zu erfassen und unseren Kopf davon freizuhalten. Damit können wir uns auf die Aufgaben selbst konzentrieren und haben so auch die Kraft, uns auf die Ziele im Leben zu konzentrieren und diese zu erreichen.

1. Dr. Yvette Teiken
@yteiken
Praktisches
Selbst- und
Zeitmanagement
in der
Wissensgesellsc
haft

2. Zeitmanagement
 Viel Literatur zu dem Thema
 Viel Planungsaufwand
80/ 20 Regel
Viel Technik
…
 Bei mir geht’s nicht und auch bei vielen anderen nicht

5. Auswirkungen auf Berufswelt
 Maria:
Gehaltsabrechnung
Rechnungseingangsprüfung
Assistenztätigkeit
Yvette:
Mach die Kunden glücklich und
erreiche das Umsatzziel
Erstelle eine peppige Präsentation
für den BPW
Erschließe das neue Geschäftsfeld
xy

7. Auswirkungen auf Berufswelt
 Unser Eltern:
Aufgaben und Ziel von Arbeit klar definiert
Klare Teilung von Arbeit und Freizeit
Wissen, wann fertig
 Was heutzutage zählt:
Wissensarbeit: Arbeit ist nicht sichtbar
elektro-digitale Gegenwart
eigene Entscheidung
Kreativität
Viel mehr Input (in Echtzeit)

8. Information Overload

9. Auswirkungen
 Oftmals gehetzt, nie fertig, vergessen
 Nachts aufwachen  Einfall
 Schöne Unordnung / kreatives Chaos
 Viel zu lesen
 Aufschieberits
 Nie ganz da, Tausend Sachen im Kopf
 Lose Enden
 Leicht ablenkbar / kein Flow
 Reaktiv, statt aktiv  To Do Liste

10. To Do List

11. Meine Lösung:
GTD

12. Grundprinzip von GTD
 Organisationsprinzip nach David Allen
 Voller Kopf = Stress
 Innere Verpflichtungen / Zeug (losen Enden)
Stress kommt von einem selber
Kostet Energie: Beschäftigung mit dem Zeug
  Kopf leeren
 Wenn Kopf leer: Aufmerksamkeit auf das hier und jetzt
 Verpflichtungen kennen
 Überblick über alles in einem verlässlichen System
 Muss es an sich anpassen
http://www.mikestpierre.com/blog/2015/
2/25/new-podcast-with-david-allen

13. Grundworkflow
Erfassen
Durcharbeite
n

14. Erfassen

15. Erfassen

16. Erfasse alles, was du in dein Leben lässt
 Physikalische Eingangskörbe: für physisches Zeug rein
 Virtuelle Eingangskörbe: Mail, Facebook, twitter, ….
 Kopf auch in Eingangskorb
 Immer den Eingangskorb füllen können
 Anzahl der Eingangskörbe minimieren
 Eingangskörbe müssen geleert werden

17. Tipps zum Durcharbeiten
 Von oben nach unten
 Alles ist gleich wichtig
 Immer nur eins
 Es geht nichts zurück
 Wie oft durcharbeiten?

18. Durcharbeiten nach GTD  GTD Flow

19. Quelle:
http://blog.rapsli
.ch/posts/2010/
2010-11-10-
scrum-und-
getting-things-
done-gtd.html/

21. Wichtigste Transformation
 Zeug  Next Action
Alles hat einen nächsten Schritt
Kann man sofort ausführen
Terminiertes Ergebnis
 Terminkalender
Nur feste Termine
 Alles andere Next Action List

22. Next Actions und Kontexte
 Beispiele
Wäsche aus dem Keller
holen und zusammen legen
Die Idee mit dem Produkt
Tracking skizzieren
Den Drucker zu Hause
wieder einrichten
Schau dir im Confluence
die Seite zum IoT Portal an
und gib Feedback an ob wir
das so weiter machen
wollem
Bilder vom Telefon

23. Meine Lieblingsliste

24. Keine Handlung notwendig

25. Referenzen/ Archiv

26. Mein Highlight 2015

27. Vielleicht / Irgendwann
 Alles was ich nicht aktuell machen muss und möchte
 Ideen
 Wird regelmäßig durchgesehen
Beispiele:
 Überlegen, was du mit deinen Artikeln zu Remote Arbeit aus
Marrakesch machst
 Das Brennstoffzellen Auto bauen
 Backup Strategie für Demo Server
 Beim Weingut z bestellen

28. Gegen das innere Nagen

29. Projekte

30. Projektplanung
 Alles was mehr als einen Schritt hat  Projekt
1. Zweck und Prinzipien definieren
2. Erfolg visualisieren
3. Brainstorming
4. Organisieren
5. Nächste Schritte identifizieren

31. Beispiel

32. +
Anfangen und dran bleiben

33. Anfangen

34. Anfangen
 Am Besten am Wochenende
 Dauer: 2 bis 3 Tage

36. Überblick behalten
 (mehrmals) Täglich
Kalender
Next Action List
Email
  Verlässliches System
 Wöchentlich (Wochendurchsicht)
Alles durchsehen  aktuellen Stand (Überblick)
Sehr wichtig!  sonst scheitern
Dauert 1-3 Stunden

37. Wochendurchsicht
 Get Clear
Alle Eingangskörbe leer
Zusammentragen / Kopf leeren
 Get Current
Gemachtes streichen
Projektliste durchsehen (NA? Umplanen?)
Kalender (vor und zurück)
Warten auf
Eigene Checklisten
 Get Creative:
Irgendwann vielleicht

38. Da fehlt doch noch was
 Was ist der nächste Schritt
 Ebenen des Lebens

39. Ebenen der Arbeit
 15000 Meter: Das Leben und der Rest
 12000 Meter: Die nächsten 3 bis 5 Jahre
 9000 Meter: Ziele für die nächsten 1 oder 2 Jahre
 6000 Meter: Verantwortungsbereiche
 3000 Meter: Laufende Projekte
 Startbahn: Aktuelles Handeln
http://www.star-

40. Praktisches
Wie setzt man es um?

41. GTD Tools
 Methode kein Tool
 Analog
Notizbücher
Hefter Karten
 Digital
Computer/ Mail Client / Datei System / Handy
Internet
 …
 Eigenen Weg finden
 Es muss zu dir passen

43. Meine Umsetzung
 Anforderungen
Hoher digitaler Anteil
Kooperation mit Email
Auf Arbeit und zu Hause
Mobil
Offline Fähig
Digitales Archiv

44. Kalender
 Zwei Exchange Kalender
Arbeit
Nicht Arbeit
Keine privaten Termine in Firmenkalender
 Synchronisation: Telefon

45. Listenverwaltung und digitales Archiv
 Digitales Notizbuch
 Kontextlisten:
Je ein Notizbuch
 Eingangsnotizbuch  Inbox
Ideen sammeln
Emails weiterleiten
Hat Email Adresse
 Archiv

46. Und mit Kind?
 Tendenziell ändert sich nichts
 Stärke Fokussierung
 Endlichkeit der Arbeitszeit
 Eher Arbeiten in Blöcken
 Andere Kontexte
Mit Kind
Ohne Kind
Unterwegs mit Kind

47. Weitere Tools

48. Tipps
 Buch lesen
 Gewöhnung  Flow spüren
 Anpassen an Persönlichkeit
 Austausch mit anderen
 Einführung: Krasser Bruch (2-3 Tage)
Ändert das ganze Leben, am Anfang viel
 Aufrecht erhalten ist schwierig

49. Zusammenfassung
 Stress entsteht in einem selbst
 Leerer Kopf reduziert Stress und erhöht Produktivität und
Kontrolle
 Transformation: Zeug  Action
 Man braucht ein verlässliches System
 Es gehört Disziplin dazu
 Akzeptieren, dass To Do Listen nie fertig sind
 Man braucht ein höheres Ziel zur Motivation

50. http://wwwu.edu.uni-klu.ac.at/dpfeifen/lv-hp/kaiser4.jpg

51. +
Danke!