Alfresco, curso, open source, gestor documental

1. Alfresco
Más que un
Gestor Documental

2. Introducción

Conceptos:
− ECM Enterprise Content Managment
− BMP Bussines Managment Procces
Historia
Instalación
− https://addons.alfresco.com/

3. Historia

Fundado en 2005 por
ingenieros de Documentunt

En el año 2010 esponsoriza
Activiti

Marzo 2015 version 5.0.d

Enero 2016 version 5.1GA

Productos:
− Alfresco Community
− Alfresco One
− Alfresco Cloud (Saas)

4. Enterprise Content Manager

Gestión de contenidos empresariales. Son la fusión de todo tipo de técnicas CMS, DM, RM etc. puestas
al servicio de las necesidades de la empresa.

Los metadatos

Integración. WebDAV, CIFS, NFS, SharePoint,

Indexación para hacer búsquedas eficientes

Almacenamiento.

Distribución

Colaboración

Flujos de trabajo

Control de versiones

Publicación

Seguridad

5. Bussines Managment Procces

BMP
− Como disciplina de gestión para asegurar que la organización desempeña bien sus
procesos de negocio
− Como ingeniería de software que se ocupa de ejecutar los procesos de negocio dentro de
un sistema BPM

BPMN estandar de notación para diseñar modelos de flujos de trabajo.

BPEL (Process Engine). Motor para ejecutar flujos.

BRE. (Rule Engine) Cuando tus acciones valgan menos de 7 ptos, cierra la venta.

BAM (Activiti Monitor) AAAR de Pentaho. http://fcorti.com/alfresco-audit-analysis-
reporting/aaar-description-of-the-solution/aaar-alfresco/
BPMSystem
BPMN BPEL BRE BAM
Activiti AAAR
jBMP

6. Instalación
https://www.alfresco.com/products/community/download
Instalación Guiada
El script alfresco.sh
Instalación de AMP. Ejemplo: Instalación de Record Manager

7. Estructura de Ficheros

Los componentes de Alfresco se pespliegan en un
mismo tomcat como proyectos web.

Al agruparse en .war, se independizan componentes

alf_data contiene físicamente el repositorio de
archivos

Amps y amps_share contiene ficheros alfresco
module package

8. Seguridad

Auditar registro de login fallidos y exitosos

Plan de copias y restauración

Consejos
− Cambiar las contraseñas por defecto.
− No utilizar el usuario root, y crear un usuario específico para el aplicativo,
tanto dueño de las capetas como que sea el usuario que arranca el servicios
− Cambiar los puertos por defecto
− Utilizar SSL
− SELinux

9. Alfresco SOLR

Alfresco SOLR es un modulo independiente
de alfresco que incluye Apache Lucene para
apoyar las búsquedas dentro del repositorio

Indexa tanto metadatos como contenido de
ficheros

Apache Nutch

10. Document Manager

Operaciones con
ficheros

Flujos de trabajo

Tareas
Aplicación de reglas
sobre ficheros
Gestión de reglas

11. Operaciones con Ficheros

Operaciones con ficheros

Compartir públicamente
a través url

Iniciar flujos de trabajo

12. Gestión de Reglas

Sobre las carpetas del repositorio

Acciones que se ejecutarán

Disparadores
− Se crean/entran elementos
− Se actualizan elementos
− Se eliminan elementos

13. Flujos de trabajo

Iniciamos flujo de trabajo sobre un elemento
del repositorio

Especificaremos tareas a uno/varios usuario

14. Ejercicio Aprobación
Realizar el siguiente cometido:
Obtener el documento de datos del alumno,
cumplimentarlo y dejarlo en la carpeta del
espacio personal del usuario.
Generar una petición de revisión y aprobación
por parte del administrador

15. Solución Aprobación
Copiar el documento en nuestra “carpeta de espacio de
usuario”
Editarlo en nuestro ordenador, o bien descargándolo o
editándolo en-linea
Subir una nueva versión del documento

16. Solución Aprobación
Iniciar flujo de trabajo “revisar y aprobar (un
solo revisor)”

17. Solución Aprobación
En el apartado de mis tareas del usuario
asignado deberá aparecer:

18. Solución Aprobación

19. Ejercicio Reglas
Implementar las acciones para cumplir la
siguiente situación:
Existe una carpeta donde se reciben facturas,
dichas facturas deben de ser aprobadas. Las
facturas aprobadas se deben de almacenar en
una carpeta totalmente diferenciadas.

20. Solución Reglas
Definir una regla
Definir la acción

21. Web Content Manager

Crear un sitio público

Publicar contenido

Gestionar publicaciones

Sample: Web Site Design Project

Alfresco Quick Start

22. Web Quick Start
1)Crear un sitio público
2)Añadimos el dashlet WCM Quick Start
3)Importamos una de las estructuras de
ejemplo: gobierno o finanzas

23. Web Quick Start
Configurar Alfresco Web Live y Editor

24. Templates

Surf Plataform 3.0
− Ficheros con formato XML
− Permite asociar a las páginas entre ellas
− Plantillas con las tecnologías Freemarker, JSP,
HTML, or Java
− Desarrollo de componentes con el patrón MVC:
freemarker para vista, javascript para lógica…
− Formatos. una misma página puede tener varios
formatos de visualización

25. Alfresco Web Editor
Edición y publicación online

26. Alfresco Share

Navegar por las
interfaz

Interactuar con el
repositorio

Crear espacios
colaborativos
Inicio. Mi dashboard
Mis sitios
Mis ficheros
Mis tareas
Búsquedas: Alfresco
Solr

27. Página de Inicio

Personalización de la página de inicio

Definir organización estructural

Añadir/quitar Dashlet

28. Gestión de usuario

Gestión de grupos

Gestión de usuarios

29. Navegación de nodos

Realizar consultas de búsqueda sobre la estructura
jerarquizada de nodos

Almacenes actúan como raíz de conjunto de nodos.
Ejemplo workspace://SpacesStore contiene los nodos
de documentos

Tipo de consulta: lucene...

Útil para tareas administrativas, comprobar
permisos, ver metadatos...

30. Búsquedas

Búsquedas de cualquier elemento

En el repositorio o en cualquier “sitio”

31. Sitios Colaborativos

Wiki

Blog

Calendario

Links

Lista de datos

Miembros

Biblioteca

32. Sitios Colaborativos

33. Record Managment
La gestión de los
“registros” de una
empresa desde su
creación a su
eliminación,
cumpliendo al mismo
tiempo la legislación.
Ciclos de vida de un
documento.
Auditorías.
Diseñado bajo la
normativa DoD
5015.2-STD

34. Instalación
Descargamos los ficheros
https://wiki.alfresco.com/wiki/Community_file_list_5.0.d#Records_Ma
nagement
Movemos los ficheros .amp
java -jar alfresco-mmt.jar install ../amps/alfresco-rm-server-
<version>.amp ../tomcat/webapps/alfresco.war
java -jar alfresco-mmt.jar install ../amps_share/alfresco-rm-share-
<version>c.amp ../tomcat/webapps/share.war

35. Repositorio

Creamos un Sitio
− Tipo “gestión de
documentos”

Creamos estructura
organizativa
− Serie
− Categorías
− Carpeta de records
− Records
¡Permisos!

36. Categorías

Detalle:
− Autoridad de disposición
− Instrucciones de disposición

Metadatos:
− Indicador de documento de archivo vital

37. Categorías. Planificación
disponibilidad

Pasos:
− Retener
− Destruir
− Interrumpir
− Transferencia
− Adhesión

38. Declarar Registros

En el repositorio. Declarar como documento de
archivo
Pasa a documento incompleto.

En el plan de ficheros.
Documento de archivo completo
Archivar en...
Congelar un registro implica mantenerlo pese a
cualquier orden de destrucción

39. Stratebi: Quiénes somos
www.TodoBI.com
info@stratebi.com
www.stratebi.com
Mas información
Tfno: 91.770.68.50
MadridMadrid: Pº de la Castellana, 164, 1º
BarcelonaBarcelona: C/ Valencia, 63
BrasilBrasil:: Av. Paulista, 37 4 andar